KIRGIZİSTAN TÜRKİYE MANAS ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİM VE GÜVENCE SİSTEMİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç Madde 1 Bu Yönergenin amacı; Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesi akademik ve idari birimlerinde Ulusal Eğitim Politikalarının, Bologna Süreci gerekliliklerinin, iç ve dış paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini dikkate alarak hizmetlerin değerlendirilmesi ile SWOT analizi temelinde iş ve süreçlerinin sürekli olarak iyileştirilmesine yönelik bir Kalite Yönetim ve Güvence Sistemi (KYGS) oluşturulması ve sürdürülmesine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir. Kapsam Madde 2 Bu düzenleme, Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesi Kalite Yönetim ve Güvence Sistemini oluşturan tüm unsurların görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin planlama esaslarının kapsar. Tanımlar Madde 3 Bu düzenlemede geçen; Üniversite: Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesini, Yönetim Kurulu: Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesi Yönetim Kurulunu, ADEK: Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunu, İç Denetim ve Gözetim Ekibi (İÇDENGE): Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesi İç Denetim ve Gözetim Ekibini, Eğitim Birimi: Kalite Geliştirmeden sorumlu Rektör Yardımcısına bağlı olarak planlama başkanlığı bünyesinde teşkil edecek eğitim birimini, KYGS: Kalite Yönetim ve Güvence Sistemini, TKY: Toplam Kalite Yönetimini, Birim: Kırgızistan Türkiye Manas Üniversitesine bağlı Rektörlük, Fakülteler, Enstitüler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları, Araştırma ve Uygulama Merkezleri, Rektörlüğe bağlı birimler ile Genel Sekreterliğe bağlı Daire Başkanlıkları, Bürolar, Koordinatörlük, Müşavirlik ve Müdürlükleri ifade eder. İlkeler İKİNCİ BÖLÜM İlkeler ve Teşkilatlanma Madde 4 Bu Yönergenin amacına ulaşılması için aşağıdaki ilkeler esastır: a) Üst yöneticilerin kalite anlayışının tüm çalışanlarca benimsenmesi ve uygulanması için amaç ve hedefleri belirleme konusunda liderlik yapması ve çalışmalara bizzat katılımları, b) Kurum planlarının oluşturulmasında TKY politika ve stratejilerinin temel alınması, KYGS uygulamalarında kalite hedeflerine ulaşma düzeyinin sürekli olarak ölçülmesi, c) İş ve işlemlerini doğru ve etkin yapabilmesi, çalışanların kapasitesinden etkin biçimde yararlanılması ve performans değerlendirme stratejilerinin desteklenmesi, d) Süreçlerin uygulanmasında ortak aklın kullanılması ve katılımcılığa, Üniversite kaynaklarını daha etkin ve verimli kullanmaya, süreçleri iyileştirmeye, kaliteli hizmet sunmaya ve bütçe kaynaklarının israf edilmeden kullanılmasına dayanan bir kurum kültürünün oluşturulması,
e) Bir rektör yardımcısının önderliğinde, Üniversitenin tüm idari ve akademik süreçlerinde görevlendirilenlerin sorumluluk alması, insan kaynakları ve planlama birimleriyle birlikte çalışarak performans göstergelerinin tespit edilerek ölçümler yapılması, süreç iyileştirme çabalarının kurumsallaştırılması, f) Hizmetlerin paydaş odaklı olmasının sağlanması ve her düzeyde görev yapan personelin görev, yetki ve sorumluluğunun ön planda tutulması, öncelikle çalışanların ve hizmet sunulan iç ve dış paydaşların memnuniyetini sağlamaya yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi, g) Tüm birimler ve bu birimlerde çalışan personel arasında, her birimin ve her bireyin bütününü oluşturan bir parça olduğu yönündeki yaklaşımdan hareketle kurumsal ve bireysel amaçlar arasında denge kurularak, çalışanların iş tatmini ve buna uygun çalışma ortamının sağlanması ve değerlendirilmesi, h) Kalite Yönetim ve Güvence Sistemi uygulamalarına ilişkin çalışmaların kurum ve toplum yararı ile hizmet gereklerine uygun olarak gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi, i) Üniversitenin bir kurum olarak elde ettiği bütün sonuçların iş ve hizmet kalitesi açısından düzenli olarak değerlendirilmesi. Üniversitesinin kalite yönetim ve güvence sistemi Madde 5. a) Üniversitenin kaliteyi geliştirmeye yönelik çalışmalarını kurumsal bir zemine oturtmak ve sürekliliğini güvence altına almak için oluşturduğu, aşağıdaki şemada belirtilen kalite organizasyonunda, Rektörlüğe bağlı olarak, Kalite Yönetim Kurulu (KYK), Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK), İç Denetim ve Gözetim Ekibi (İÇDENGE), Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu ile Rektörlük merkez birimleri Kalite Geliştirme Ekipleri yer alır. b) Üst yönetimin liderliği, çalışanların katılımcılığı, paydaş odaklılığı, iletişim ve işbirliği, sürekli öğrenme ve gelişim ile ölçülebilir sonuçların KYGS organizasyonu bir ağ örgütlenmesi ile Üniversite'nin tüm birimlerinde varlığını sürdürür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Kurullar, Görevleri ve Görev Dağılımları Kalite yönetim kurulu ve yönetim temsilcisi Madde 6 Kalite Yönetim Kurulu'nun Başkanı Rektör veya görevlendireceği bir Rektör Yardımcısıdır. Kalite Yönetim Kurulu Başkanı aynı zamanda Yönetim Temsilcisidir. Kalite Yönetim Kurulu Rektör, Mütevelli Heyet Temsilcisi, Kalite Geliştirme ve Eğitim Öğretimden sorumlu Rektör Yardımcıları ile Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato tarafından seçilecek bir temsilci üyeden oluşur. Kalite Yönetim Kurulu'nun görev süresi, Rektörün görev süresi ile aynıdır. Görev süresi sona erenler tekrar aynı usulle görevlendirilebilir ve görevlendirmeleri aynı usulle sona erer. Kalite yönetim kurulunun görevleri Madde 7. a) Üniversite'nin misyon, vizyon ve hedeflerine uygun olarak belirlenen yıllık faaliyetleri ile ilgili kalite yönetim sistemi politikalarını ve organizasyonunu belirlemek, b) Birim Kalite Geliştirme Ekipleri tarafından sistemin işleyişi ile ilgili olarak hazırlanan durum tespiti, değerlendirme ve faaliyet raporlarını incelemek, sorumlu kurulları yönlendirmek ve karar almak, c) Kalite Yönetim ve Güvence Sisteminin sürekli iyileştirme prensibine uygun olarak politika ve hedeflerinde gereken güncelleştirmeleri yapmak, d) Kalite Yönetim ve Güvence Sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi amacı ile yönetimini gözden geçirme toplantılarını yapmak ve Kalite Yönetim ve Güvence Sisteminin iyileştirilmesiyle ilgili faaliyetleri sürdürmek, e) Kalite Yönetim ve Güvence Sistemi kapsamında karara bağlanmış ve onaylanmış iş süreçlerinin, prosedürlerinin ve belgelerin uygulamalarıyla ilgili izleme, değerlendirme ve raporlama konusunda sorumlu kurulları yönlendirmektir. Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme kurulu (ADEK) Madde 8 Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK), Üniversitenin "Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönergesi" uyarınca oluşturulan bir kuruldur. ADEK, yukarıda zikredilen yönetmelik ve yönergede belirlenen görevlerine ilaveten kurum içinde geliştirilen iş süreçleri doğrultusunda toplam kalite çalışmalarını koordine eder, toplam kalite çalışmaları verilerini muhafaza eder. Kalite Yönetim Kurulunun bir kalite politikası oluşturması ve sürekliliğini sağlaması için gereken unsurları belirler ve Kalite Yönetim Kurulu'na önerir. Belirlenmiş kalite standartlarını, bunlara ulaşma çalışmalarını ve yapılacak değişikliklerin ayrıntılarını bir program dahilinde izler. TKY ile ilgili eğitim programlarını hazırlar. Birimlerde yapılan TKY çalışmalarını yönlendirir. ADEK'e Yönetmelik, Yönerge ve bu düzenlemelerle verilen görevleri yerine getirmesinde yardımcı olmak üzere ADEK Başkanının teklifi ve Rektörlüğün onayı ile ADEK çekirdek grubu adı altında Toplam Kalite Yönetimi, Stratejik Planlama, Kalite Güvence, Akreditasyon ve Bologna Süreci konularında deneyimli öğretim elemanlarından oluşan beş kişilik bir ekip görevlendirilir. Rektörlük merkez teşkilatı kalite geliştirme ekibi Madde 9 Rektörlük Merkez Teşkilatı Kalite Geliştirme Ekibi, bir daire başkanının başkanlığında daire başkanlıklarını temsilen seçilen üç kişi, Rektörlüğe bağlı birimleri temsilen bir kişi ile idari personeli temsilen genel sekreterlikçe seçilen iki kişi olmak üzere toplam yedi kişiden oluşur ve Üniversitede uygulanmakta olan kalite yönetim ve güvence sistemi kapsamında Kalite Yönetim Kurulu ve ADEK tarafından belirlenen politika, strateji ve metotlara uygun olarak kendi plan, program ve uygun takvimi yapar, uygular ve sonuçlarını ADEK'e rapor halinde sunar. Rektörlük Merkez Teşkilatı Kalite Geliştirme Ekibinin Kalite Temsilcisi başkan olarak görev yapan daire başkanıdır.
Akademik birimler kalite geliştirme ekibi Madde 10 Üniversitenin stratejik planında belirlediği misyon, vizyon ve hedeflerine uygun olarak Kalite Yönetim Kurulu ve ADEK tarafından belirlenen politika ve stratejiler ile alınan kararlar ve belirlenen metotlara uygun olarak, ADEK ile işbirliği içerisinde, akademik birimlerle yapılacak faaliyetleri planlamak, organize etmek, koordine etmek ve uygulamak üzere her akademik birimde Dekanlık veya Müdürlüklerce üç yıl için bir Dekan Yardımcısı veya Müdür Yardımcısının başkanlığında, Kalite Güvence ve Bologna Temsilcisi, Program ve İnsan Kaynakları Geliştirme Temsilcisi, Fakülte/Yüksekokul Sekreteri ve Öğrenci Temsilcisinden oluşan beş kişilik bir Kalite Geliştirme Ekibi oluşturur. Ancak MYO'da programların sektör tabanlı gruplandırılması uygun olarak yukarıdaki şekilde bir Kalite Geliştirme Ekibi oluşturulur, bu ekibin üyesi beşten fazla olabilir. Akademik Birimler Kalite Geliştirme Ekiplerinin Kalite Temsilcisi ilgili dekan yardımcısı veya müdür yardımcısıdır. Üniversitede çok önem verilen ve başlıca kalite unsurlarından dil eğitiminin verildiği Hazırlık sınıfında ise Kalite Geliştirme Ekibi Program Başkanı, Koordinatörler arasından Müdürce seçilecek iki kişi, Kalite Güvence ve Bologna temsilcisi ile öğrenci temsilcisinin oluşturduğu beş kişiden oluşur, Hazırlık Sınıfı Kalite Geliştirme Ekibinin, Kalite Temsilcisi Program Başkanıdır. Hazırlık Sınıfı Kalite Geliştirme Ekibinin görevleri Akademik Birim Kalite Geliştirme Ekiplerinki gibidir. Üniversitenin bütün akademik ve idari birimleri ADEK'in çalışmalarına destek verir. ADEK'in yönlendirilmesi ve kendi kalite geliştirme ekiplerinin belirlediği metot, program ve takvime uygun olarak akademik ve idari birimlerin kalite geliştirme faaliyetlerini koordine ederler, iç değerlendirme ekibi ile uyumlu bir şekilde performanslarını izlerler ve sonuçlarını Kalite Yönetim Kurulu'na bir rapor halinde sunarlar. Kalite geliştirme ekiplerinin görev, yetki ve sorumlulukları Madde 11. a) Belirlenen problemlerin çözümü için verilerin toplanması, çözüm önerilerinin oluşturulması, hizmet, çalışma koşulları, iletişim vb. alanların kalitesinin artırılması, hizmet üretiminde hataların azaltılması, problem oluşmadan önlem alınması, çalışma ortamının geliştirilmesi, hizmet kalitesinin artırılması, eğitim öğretim ortam ve öğrenme yöntemlerinin geliştirilmesi, Üniversite yönetim süreçlerinin geliştirilmesi amacıyla düzenli toplantıların yapılması, b) Birimlerde uygulanmakta olan mevcut iç ve dış kaynaklı belgelendirme yapısının referans standart ve yasal mevzuata göre düzenlenmesi, ISO 9001:2000 standart şartlarına uygun bir şekilde ilgili birim belgelendirme yapısının oluşturulması, referans standart doğrultusunda oluşturulan belgelerin ilgili birim ve sorumlulara dağıtımının gerçekleştirilmesi ve hazırlanan belgelerin kullanım noktalarında bulunmasını sağlamak için gerekli tedbirlerin alınması, iç ve dış kaynaklı belgelerin güncel durumlarının takip edilmesi, birim sorumlusu ile birlikte değerlendirip gerekli değişikliklerin yapılmasının sağlanması, güncelliğini yitirmiş ve bölümde saklanma süreleri dolmuş belgelerle ilgili arşiv düzenlenmesinin yapılması, c) Birimin referans göstergeleri ile ilgili verilerin toplanması. Kalite temsilcisinin görevleri Madde 12 Kalite kurul ve ekip üyeleri ile birlikte çalışma esas ve kurallarını belirlemek, bağlı bulunduğu birimin Kalite Kuruluna bilgi vermek, ekip içi iletişimlerini sağlamak, toplantı tarihini ve gündemini hizmetleri aksatmayacak şekilde ekip üyeleri ile belirlemek, toplantılara başkanlık etmek, kurul üyelerinin kişisel istek ve yeterliliklerine göre görev dağılımını yapmak, çalışmaları kurul üyeleri ile birlikte değerlendirmek, raporlamak ve Kalite Yönetim Kuruluna sunulmasını sağlamaktır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Değerlendirme ve Gözetim İç değerlendirme ve gözetim ekibi (İÇDENGE) Madde 13 İç Değerlendirme ve Gözetim Ekibi, yedinci maddede zikredilen Yönetmelik ve Yönergede belirtilen görevleri yapmak üzere ADEK'in teklifi ve Rektörlüğün onayı ile görevlendirilen yedi kişiden oluşur. İç Değerlendirme ve Gözetim Ekibi'nin teşkilinde ADEK'ten bir, idari birimler adına bir, fakülteler ve enstitüler adına bir, yüksekokullar adına bir, meslek yüksekokulları adına bir temsilcisinin bulunmasına dikkat edilir. İç Değerlendirme ve Gözetim Ekibi Stratejik Plan, Kalite Yönetim Kurulu ve ADEK tarafından belirlenen politika, strateji ve alınan kararlar uyarınca akademik ve idari birimlerin uygulamalarını ve performanslarını birim kalite geliştirme ekipleri ile işbirliği ve uyum içerisinde değerlendirir ve sonuçlarını ADEK'e sunar. Üniversitenin bütün akademik ve idari birimleri İÇDENGE'nin görevlerini yerine getirmesinde gerekli işbirliği ve desteği sağlar. Değerlendirme ve ödül BEŞİNCİ BÖLÜM Değerlendirme ve Ödül Madde 14 Kalite Yönetim Kurulunca, birimlerin de önerileri alınarak, her yıl Ekim ayında, KYGS uygulanan birimlerin daha önce belirlenen esas ve kıstaslara göre (Kalite hedeflerine ulaşma, planları gerçekleştirme durumları, paydaş memnuniyet oranları, süreç yönetimi ve iyileştirmesi vb.) değerlendirmesi yapılarak başarı gösterdiği düşünülen birim ve ekiplerden uygun görülenler, bahar yarıyılı başında düzenlenecek bir törenle ödüllendirilir. ALTINCI BÖLÜM Belgeleme, Rapor ve Kalite El Kitabı Belgeleme ve rapor toplam kalite yönetimi raporları Madde 15 Yürütülen kalite çalışmalarına ait toplantı tutanakları, raporlar ve diğer belgeler ilgili birimde muhafaza edilir. Birimlerde yapılan bütün kalite geliştirme çalışmaları yılsonlarında "Toplam Kalite Yönetimi Faaliyet Raporu" adı altında birim yöneticisi tarafından rapora bağlanır. Raporun bir örneği "Toplam Kalite Yönetimi Raporları Dosyası" içinde saklanır; bir örneği Kalite Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Kalite Yönetim Birimine gönderilir. Kalite el kitabı Madde 16 Kalite El Kitabı, kalite yönetim sistemini ve sistemle ilgili süreçleri, kalite politikasını, kuralları, yöntemleri, organizasyon yapısını içeren, uluslararası standartlara ve mevzuata atıf yapılan kılavuzdur. Toplam Kalite Yönetiminin sürekli değişim ve gelişim ilkeleri doğrultusunda gözden geçirilerek güncellenir. Üniversite Kalite El Kitabı, Kalite Yönetim Kurulunun uygun görüşü üzerine Üniversite Senatosu tarafından onaylanır.
YEDİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Kalite çalışması kapsamındaki harcamalar Madde 17 Bu Yönerge kapsamında, Üniversite birimleri tarafından gerçekleştirilecek olan çalışmalara ilişkin harcamalar, Üniversitenin bütçesinden karşılanır. Uygulama Madde 18 Bu genelge Rektörlük idari birimleri ile akademik birimler tarafından Kalite El Kitabına göre uygulanır.