KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU 2015 YILI

2 İÇİNDEKİLER SAYFA NUMARALARI I GİRİŞ 1-5 A. Misyon ve Vizyon 6 B. Organizasyon Yapısı 7 II İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI 8-36 İç Kontrol Sistemi Soru Formları 8-17 İç Kontrol Sistemi Soru Formları Genel Sonuçları II.1.Kontrol Ortamı Standardı II.2.Risk Değerlendirme Standardı II.3.Kontrol Faaliyetleri Standardı II.4.Bilgi ve İletişim Standardı II.5.İzleme Standardı III. DİĞER BİLĞİLER 37 III.1.İç Denetim Sonuçları 37 III.2.Dış Denetim Sonuçları 37 III.3.Diğer Bilgi Kaynakları 37 Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler 38 Kişi ve/veya İdarelerin Talep ve Şikâyetleri 39 Diğer Bilgiler 39 IV. İÇ KONTORL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ 39 V. SONUÇ VE ÖNERİLER 39 V.1. Güçlü Yönler 39 V.2. İyileşmeye Açık Alanlar 39 V.3. Eylem İçin Öneriler 39

3 I GİRİŞ: Dünyadaki yeni gelişmeler ışığında yönetim anlayışı da değişmekte ve kamu yönetimi kendini sürekli yenilemektedir. Bu doğrultuda ülkemizin refah düzeyinin artırılması, daha etkili ve verimli çalışan bir kamu yönetiminin oluşturulması temel bir politika olarak belirlenmiş ve bu kapsamda kamunun yeniden yapılanması çalışmaları başlatılmıştır. Bu amaçla, kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini uluslararası uygulamalara ve Avrupa Birliğine uyumlu olarak yeniden yapılandırmak üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 24/12/2003 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır sayılı Kanunla, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması öngörülmüştür. Kanun un İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmında (madde 55-67) İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir. İç Kontrol, faaliyetlerin belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, mali ve mali olmayan bilgilerin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her türlü organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir. İç Kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuatlar; 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5436 Sayılı Kanun, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, Kamu İç Kontrol Rehberi, Diğer mevzuat sayılı Kanun ve ilgili mevzuat iç kontrolle ilgili sorumlular ve sorumluluklarını aşağıdaki şekilde belirlemiştir: Üst yönetici, iç kontrolle ilgili gerekli talimatları verme, uygulamaları izleme ve gerekli tedbirleri alma görevlerini yürütmekten Bakan a karşı sorumludur. Harcama yetkilileri, birimlerinde iç kontrolü oluşturmaktan, uygulamaktan ve geliştirmekten üst yöneticiye karşı sorumludur. Strateji geliştirme birimi yöneticisi, iç kontrol çalışmalarını başlatmaktan, koordine etmekten, harcama birimlerine teknik destek ve danışmanlık sağlamaktan üst yöneticiye karşı sorumludur. İç denetçiler, iç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin yeterliliğini denetlemekten ve raporlamaktan üst yöneticiye karşı; çalışmalarını iç denetime ilişkin standartlara uygun olarak yürütmekten İç Denetim Koordinasyon Kuruluna karşı sorumludur İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 1

4 İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur sayılı Kanunun 55, 56, 57 ve 58 inci maddelerine dayanılarak hazırlanan 31/12/2005 tarihli ve (3. Mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol Standartları başlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. Kamu İç Kontrol Standartları özetle şu şekildedir: Kontrol Ortamı Standartları: Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol Ortamı bileşeni; Etik Değerler ve Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler, Personelin Yeterliliği ve Performansı, Yetki devri, olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır. Risk Değerlendirme Standartları: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Risk Değerlendirme bileşeni; Planlama ve Programlama, Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 2

5 Kontrol Faaliyetleri Standartları: Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. Kontrol Faaliyetleri bileşeni; Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, Hiyerarşik Kontroller, Görevler Ayrılığı, Faaliyetlerin Sürekliliği, Bilgi Sistemleri Kontrolleri, olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır. Bilgi ve İletişim Standartları: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. Bilgi ve İletişim bileşeni; Bilgi ve İletişim, Raporlama, Kayıt ve Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır. İzleme Standartları: İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İzleme bileşeni; İç Kontrolün Değerlendirilmesi, İç Denetim olmak üzere 2 standart altında 7 genel şarttan oluşmaktadır. Bu maddeler ve kavramlar çerçevesinde, 2005 yılında İç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslar yönetmeliği 2007 yılında Kamu iç kontrol standartları tebliği yayınlanmış bu tebliğ kapsamında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız 2008 yılında genel kapsamda Kahramanmaraş sütçü imam üniversitesi Kamu iç kontrol standartları eylem Planı nı hazırlamıştır. Ayrıca Dairemiz yayınlanan bu yönetmelik ve tebliğ kapsamında Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi ile Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Mali İşlemlerin Süreç ve Akış Şeması nı 2007 yılında yayınlamıştır İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 3

6 Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün, tarihli yazısıyla Kamu İç Kontrol Standartları Rehberi yayınlamış ve tüm kamu kuruluşlarının tarihine kadar Kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planlarının hazırlanarak gönderilmesini istemiştir. Dairemiz Rehber kapsamında tarih ve 161 sayılı Rektörlük oluruyla İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve tarih ve 162 sayılı Rektörlük oluruyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunu oluşturmuştur. Yayınlanan rehber kapsamında önce tüm üniversite akademik ve idari birimlerinin Kamu iç kontrol standartlarına ne kadar uyumlu olduklarının anlamak için tarih ve 88/1151 sayılı yazımızla 81 anket sorusundan oluşan mevcut durum analizi anket soruları sormuş ve birimlerin sorulara vermiş oldukları cevaplar neticesinde durumları öğrenilmiştir. Mevcut durum tespitinden sonra üniversitemizin genel kapsamda Kamu iç Kontrol Standartları uyum eylem planını hazırlamaya başlanmıştır. Çalışmalar sonucunda hazırlanan Kahramanmaraş sütçü imam üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı tarih ve 470 sayılı Rektörlük Oluruyla yürürlüğe girmiştir. Rektör oluruyla yürürlüğe giren Eylem planı tarih ve 523/4736 sayılı yazımızla Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. Kahramanmaraş Sütçü imam üniversitesi Kamu İç kontrol standartları uyum eylem planı tarih ve 524/4739 sayılı yazımız ekinde çalışma takvimiyle beraber birimlere gönderilmiştir ve birimlerin kendi birimlerini ilgilendiren konularda çalışmalar yapmaları istenmiştir. Dairemizce yayınlanan Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı na ilgili birimlerin neler yaptıklarının sorgulanması için tarih ve 71/753 sayılı yazımızla 2009 yılında yapılan faaliyetlerin Eylem planı formatında dairemize bildirilmesi istenmiştir. Tüm Akademik ve İdari birimlerden gelen cevapların değerlendirilmesi sonucunda bir rapor hazırlanmış ve tarih ve 363 sayılı yazımızla Rektörlük Makamına sunulmuştur. Rektörlük Makamının tarih ve 7263 sayılı havalesiyle Tüm Akademik ve İdari birimlere tarih ve 379/3911 sayılı yazımızla rapor gönderilmiş ve bir seminer düzenlenmiştir. Üniversitemiz üst yönetiminin 2010 yılı kasım ayında değişmesi sonucunda, Dairemiz tarih ve 174 sayılı Rektörlük oluruyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunu ve tarih ve 175 sayılı Rektörlük oluruyla İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunu oluşturmuştur yılında birimlerin denetlenmesi sonucunda hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları uyum eylem planı raporu tarih ve 62 sayılı yazımız ekinde Rektörlük Makamına sunulmuş ve Rektörlüğün tarih ve 73/784 sayılı yazısıyla Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Şubat 2014 tarihinde Tüm kamu ve kuruluşlarının Kamu İç Kontrol Standartları konularında çalışmalarını esas alan Kamu İç Kontrol Rehberini yayınlamıştır. Dairemizce birimlerin iç kontrol standartlarına uyumunun ne durunda olduklarının öğrenilmesi için tarih ve 345/4979 sayılı yazımızla Birimlerin gerçekleşme raporlarını göndermeleri istenmiştir. Birimlerin gönderdiği bu rapor kapsamında değerlendirilmeler yapılmıştır. Aynı zamanda tarih ve 344/4980 sayılı yazımızla Tüm akademik ve idari birimlerin Risk koordinatörlerini ve 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 4

7 Risklerini belirlemeleri ve risklere karşı alınacak önlemleri oluşturmaları istenmiştir. Bu kapsamda tarih ve 348 sayılı yazımızla İdare Risk Koordinatörü (İRK) belirlenmiştir yılı Kasım Ayında Üniversitemiz Üst Yönetimi değişmiştir. Bundan dolayı tarih ve 103 sayılı Rektörlük oluruyla İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ile tarih ve 104 sayılı Rektörlük oluruyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu yeniden oluşturulmuştur. İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarih ve saat da iktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Toplantı salonunda bir toplantı yapmış ve Eylem planının KF 8,3 numaralı prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır kapsamında standart formların izleme kuruluna sunulmasını karar vermiştir tarih ve 287 sayılı yazıyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna karar tutanağı ve 11 adet form gönderilmiştir. Dairemiz yine Tüm Birimleri Bilgilendirmek için tarihinde bir seminer düzenlemiştir. Aynı zamanda 2015 yılında da Kamu İç Kontrol Standartları, Uygulama örneği, Standart formlar ve Kontrol Formları ile Harcama Birimleri Kılavuzu kitaplarını yayınlamıştır. Tüm Akademik ve İdari Birimlerin 2015 yılı İç Kontrol uygulamalarını değerlendirmek için tarih ve 725/9223 sayılı yazımızla Web sayfamızda yayınlanan soru formlarını doldurarak göndermeleri istenmiştir. Sayıştay ın 2015 yılı Üniversitemiz denetimi sonucunda düzenlenen, 2015 yılı Düzenlilik Denetim Raporunda, Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planının Revize edilmesi istenmiştir. Düzenlenen Rapor kapsamında Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Revize edilmiştir. Revize edilen Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı, tarih ve sayılım yazımız ekinde Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. Revize edilen Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Web Sayfasında yayınlanmış ve Tüm Akademik ve İdari Birimlere duyurulmuştur İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 5

8 A. Üniversitemiz Vizyon ve Misyonu: ÜNİVERSİTEMİZ VİZYONU İnsana hizmet yolunda, çağın ihtiyaçlarına cevap veren, eğitim, araştırma ve buluşlarıyla güçlü ve saygın üniversitelerden biri olmak. ÜNİVERSİTEMİZ MİSYONU Yüksek kalite düzeyini esas alarak yararlı buluşlar gerçekleştirmek, üstün, etik ve bilimsel değerlerle donanımlı bireyler yetiştirmek, Üniversite-Sanayi-Kamu İşbirliğini güçlendirmek ve böylece şehrimiz, bölgemiz ve ülkemiz geleceğinde önemli bir rol üstlenmek ve bu etki alanını genişletmek; yurtdışı ilişkilerini artırarak uluslararası üniversite olmak İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 6

9 B. Organizasyon Yapısı: KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ ORGANİZASYON ŞEMASI SENATO REKTÖR YARDIMCILARI REKTÖR İÇ DENETÇİLER YÖNETİM KURULU FAKÜLTELER ENSTİTÜLER YÜKSEKOKULLAR MESLEK Y.O. BÖLÜMLER BAĞLI BİRİMLER ARŞ. ve UYG. MERKEZLERİ SAĞLIK ARŞ. ve UYG. HASTANESİ GENEL SEKRETER Tıp Fakültesi Diş Hekimliği Fak. Eğitim Fakültesi Fen Edebiyat Fak. Güzel Sanatlar Fak. İktisadi ve İdari Bil. Fak. İlahiyat Fakültesi Müh. ve Mim. Fak. Orman Fakültesi Ziraat Fakültesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimler Enstitüsü Sağlık Bilimler Enstitüsü Kahramanmar aş Sağlık Yüksekokulu Afşin Sağlık Yüksekokulu Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu Göksun Uygulamalı Bil. Yüksekokulu Afşin MYO Andırın MYO Elbistan MYO Göksun MYO Sağ. Hiz. MYO Pazarcık MYO Türkoğlu MYO Teknik Bil. MYO Sosyal Bil. MYO Türk Dili Güzel Sanatlar Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi Enformatik Beden Eğitimi ve Spor Bilimsel Arş. Prj. Yön. Birimi Döner Sermaye İşletme Müd. -Atatürk İlk.İnk.Tarihi UAM -Doğu Akdeniz Arkeoloji UAM -Türkçe Öğretim UAM -SEM -Çevre Sorunları UAM -K.Maraş Yöresi Kültür Değerleri UAM - Ekolojik Tarım UAM -Stratejik UAM -Prof. Dr. Nurettin Kaşka Sert Kabuklu Meyveler UAM -Tarımsal Yayım UAM -Kadını Çalışmaları UAM - ÜSKİM - Hayvansal Üretim UAM -Avrupa Biriliği UAM Sağlık, Araştırma ve Uygulama Hastanesi Hastane Başhekimliği İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dok. Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Elbistan Teknoloji Fak. - Deprem Araştırma ve Risk Yönetim Merkezi -Kariyer ve Girişimcilik Uyg. Ve Arş. Merkezi -Bilgisayar Arş.ve Uyg. Mer. Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğü Sivil Savunma Uzmanlığı 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 7

10 TÜM AKADEMİK VE İDARİ BİRİMLERE SORULAN İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU Birim: No Sorular Evet 1 Açıklama Hayır 2 Geliştirilmekte 3 Tarih: PUAN KONTROL ORTAMI STANDARDI KONTROL ORTAMI: Kontrol ortamı, iç kontrol sisteminin diğer unsurlarına temel oluşturan genel bir çerçeve sağlamaktadır. Misyonun belirlenmesini, kurum personeline duyurulmasını ve bunlarla uyumlu bir organizasyon yapısının ve kurumsal kültürün oluşturulmasını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır. Kontrol ortamı üzerinde etkili temel unsurlar kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, insan kaynakları yönetimi için yazılı kurallar ve uygulamalar, kurumsal yapı, yönetim felsefesi ve iş yapma biçimi olarak sayılabilir. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Ortamı Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz Biriminizde Kamu İç Kontrol Standartları bilinmekte mi? (Bu konuda farkındalığı artırmak amacıyla eğitimler verilmesi ve toplantılar düzenlenmesi uygun olacaktır.) Biriminizde iç kontrol sistemi ve işleyişine ilişkin olarak yönetici ve personelin farkındalık ve sahiplenilmesini arttırmaya yönelik çalışmalar yürütülüyor mu? Örneğin; iç kontrole ilişkin periyodik bilgilendirme toplantıları yapılması, tanıtım broşürleri hazırlanması, iç kontrolün hizmet içi eğitim programlarına dâhil edilmesi, iç kontrole ilişkin bilgi ve belgelere birimin web/intranet sayfasında kolay erişilebilir şekilde yer verilmesi gibi çalışmalar yürütülmekte mi? Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendiriliyor mu? Örneğin; kamu etik kurallarının içselleştirilmesi yönünde verilen eğitimlere ve düzenlenen toplantılara yönetici ve personelin katılımı sağlanıyor mu? (Etik davranış ilkelerinin, biriminiz personeli için düzenlenen uygulanan temel, hazırlayıcı ve hizmet içi eğitim programlarında yer alması uygun olacaktır.) Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik dışı davranış durumunda uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilmekte midir? (Bu soruya evet cevabı verilmiş ise bu farkındalığın nasıl sağlandığı açıklanmalıdır.) 1 Evet seçeneği işaretlenmişse Açıklama bölümünde kanıtlara (iç düzenlemeler, yapılmış faaliyetlerin detayları vb.) yer verilmelidir. 2 Hayır seçeneği işaretlenmiş ise Açıklama bölümünde gerekli açıklamalara yer verilmelidir. 3 Geliştirilmekte seçeneği işaretlenmişse Açıklama bölümünde gerekli açıklamalar (planlanan faaliyetlerin detayları vb.) yapılmalıdır İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 8

11 Biriminizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda bir standart geliştirildi mi? (Bu soru cevaplandırılırken Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında yapılan çalışmalar da değerlendirilebilir.) Biriminizin tüm iş ve işlemleriyle ilgili çıktılara personelin ve yetkili mercilerin erişimleri sağlanıyor mu? Biriminizde personelin ve birimden hizmet alanların değerlendirme, öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmalar (anket, yüz yüze görüşme, toplantı, elektronik başvuru vb.) mevcut mu? Etkin olarak kullanılıyor mu? (Mevcut ise kullanılan yöntemler hakkında kısaca bilgi veriniz. Düzenlenecek anketlerin gizlilik esaslı olması tavsiye edilmektedir.) Biriminizin misyonu yazılı olarak belirlenip, duyuruldu mu? (Misyon; ilan panolarında, intranette, e-posta yoluyla personele duyurulabilir.) Biriminizin ve alt birimlerin görev tanımlarına yönelik bir düzenleme(yönerge, genelge, onay vb.) var mı? (Bu soruya Hayır cevabı verilmişse bu işlemlerin ne zaman gerçekleştirilmesinin planlandığı belirtilmelidir.) Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları yazılı olarak belirlendi mi? İlgili yönetici ve personele bildirildi mi? (Personel görev tanımları, personelin görev yaptığı birimin görev tanımı esas alınarak hazırlanmalı, ilgili personele tebliğ edilmeli ve yılda en az bir kez gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. Bu soruya cevap verilirken personel görev tanımlarının format ve içeriğinin belirlenmesine ve belirli aralıklarla güncellenmesine yönelik iç düzenleme bulunup bulunmadığı da değerlendirilmelidir.) Biriminizin organizasyon şeması görev dağılımını, hesap vermeye uygun raporlama kanallarını gösteriyor mu? Biriminizin ve alt birimlerin görevleri, idarenizin ve biriminizin misyonu ile uyumlu mu? (Birimin ve alt birimlerin görevlerinin misyonla uyumunun sağlanması ve değişikliklerin sürekli izlenerek organizasyon yapısı ve görevlerin değişiklikler çerçevesinde revize edilmesi gerekmektedir.) Biriminizde hassas görevler ve bu görevlere ilişkin prosedürler belirlendi mi? (Söz konusu prosedürlerin yazılı olarak belirlenmesi, personele duyurulması ve hassas görevlere uygun kontrol faaliyetlerinin(görevler ayrılığı, rotasyon, yedek personel belirleme vb.) belirlenmesi önerilmektedir.) Biriminizde her düzeydeki yöneticinin, verilen görevlerin sonucunu izlemesini sağlayacak mekanizmalar oluşturuldu mu? ( Evet cevabı verilmiş ise bu mekanizmaların neler olduğu (raporlar, iş planları, periyodik toplantılar, otomasyon programı vs.) belirtilmelidir.) 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 9

12 Yazılı olarak belirlenmiş görevde yükselme usulleri var mıdır? (Söz konusu usullerin personelin performansını da dikkate alacak şekilde belirlenmesi ve bu usullerden personelin haberdar edilmesi gerekmektedir.) Biriminizde her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmekte mi? Biriminizin yöneticileri personelin yeterliliği ve performansı ile ilgili olarak yaptıkları değerlendirmeleri ilgili personelle paylaşıyor mu? (Yöneticilerin çalışanların performansına ilişkin değerlendirme sonuçlarını çalışanları ile paylaşmaları önerilmektedir.) Biriminizde performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınıyor mu? (Örneğin, performansı yetersiz görülen personelin performansını geliştirmek için eğitim verilmesi, teşvik etmek için eksik alanları ile ilgili görüşmeler yapılması, tecrübeli personelin refakatinde görevlendirilmesi gibi önlemler alınıyor mu?) Biriminizde yüksek performans gösteren personel için geliştirilmiş ve uygulanan ödüllendirme mekanizmaları var mı? (Yüksek performans gösteren personel için ödül/motivasyon mekanizmaları (yönetici tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir edilme, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.) geliştirilmesi ve bu kriterlerin tüm personele bildirilmesi tavsiye edilmektedir.) Biriminiz personeline yönelik insan kaynakları ile ilgili prosedürler (personel alımı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, performans değerlendirmesi vb.) var mı? Biriminizde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlendi mi? (İş akış süreçlerinin belirlenmesi ve bu süreçlerdeki imza ve onay mercilerinin belirlenmesi ve duyurulması önerilmektedir.) Biriminizde yapılacak yetki devirlerinin esasları yazılı olarak belirlendi mi? (Yapılacak yetki devirlerinin kapsam, miktar, süre ve devredilen yetkinin başkasına devredilip devredilemeyeceği gibi bilgileri içermesi gereklidir. Ayrıca, yetki devri yapılırken yetki ve sorumluluk dengesinin korunmasına özen gösterilmelidir.) Biriminizde yetki devredilecek personel için asgari gereklilikler (bilgi, beceri ve deneyim) belirlendi mi? Biriminizde yetki devredilen personelin, yetkinin kullanımına 24 ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene rapor vermesine ilişkin düzenleme var mıdır? TOPLAM PUAN KONTROL ORTAMI % Sİ 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 10

13 RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI RİSK DEĞERLENDİRME: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bölümde idare, risk algısı ve riskle başa çıkabilme kapasitesini aşağıdaki sorular aracılığıyla bir öz değerlendirmeye tabi tutmalıdır. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Risk Değerlendirme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz Performans programında yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama prosedürü belirlendi mi? Evet cevabı verildiyse uygulamada izleme ve değerlendirme sürecinin nasıl işlediği kısaca açıklanmalıdır. Bütçe hazırlık sürecinde stratejik plan ve performans programlarına uyumu sağlamaya yönelik prosedür var mıdır? (Stratejik planda gösterilen amaç ve hedeflerin hangi faaliyet ve projelerle gerçekleştirileceği, hangi göstergelerin izleneceği ve bu faaliyet ve projeler için gerekli kaynak ihtiyacı performans programlarında gösterilmektedir. Bu nedenle, birimlerin bütçe tekliflerini hazırlarken söz konusu plan ve programları dikkate almaları gerekmektedir.) Biriminizde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunu sağlamaya yönelik bir prosedür var mıdır? (Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından birimler faaliyetlerinde idarenin stratejik planı ve performans programında belirtilen amaç ve hedeflerine odaklanmalıdır.) Biriminiz tarafından görev alanınız çerçevesinde idarenizin hedeflerine uygun spesifik hedefler belirlendi mi? Biriminizde, üst yönetici tarafından onaylanmış olan risk strateji belgesi tüm çalışanlara duyuruldu mu? Biriminizde risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklar açık bir şekilde ve yazılı olarak belirlendi mi? (Risk yönetiminde görev ve sorumlulukların net olarak belirlenmesi ve söz konusu görev ve sorumlulukların uygun, yetkin ve yetkilendirilmiş kişilere verilmesi, risk yönetimi için güçlü bir alt yapı oluşturur.idareniz için Risk Strateji Belgesi hazırlanmış ise söz konusu belgede risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklara da yer verilmiş olması gerekir.) Biriminizde riskler, birim/program ve alt birim/ operasyon el düzeyinde tespit ediliyor mu? Biriminizde tespit edilen risklerin, muhtemel etkileri ve gerçekleşme ihtimalleri ölçülüyor mu? (Tespit edilen risklerin ihtimal ve etkileri ölçülmeli ve rakamla gösterilmelidir.) Biriminizde tespit edilen riskler, risk puanlarına(etki x Olasılık) veya önem derecelerine göre önceliklendiriliyor mu? (Risklerin önem sırasına göre önceliklendirilmesi kaynak tahsisinde etkinliği sağlar.) 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 11

14 Biriminizde tespit edilen riskler uygun araçlarla kayıt altına alınıyor mu? (Risklerin kaydedilmesi, verilen kararlar için kanıt oluşturulmasına, kişilerin risk yönetimi içindeki sorumluluklarını görmelerine ve izlenmesine yardımcı olmaktadır.) (Bu soruya Evet cevabı verilmiş ise risklerin kaydında kullanılan araçlar (risk kayıt formu, yazılım vb.)belirtilmelidir.) Biriminizde tespit edilen risklere verilecek cevap yöntemi belirlenirken fayda-maliyet analizi yapılıyor mu? (Risklere verilecek cevaplar belirlenirken; cevabın faydasının, getireceği maliyetten yüksek olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.) Biriminizde tespit edilen risklerin gerçekleşme olasılıklarında veya etkilerinde bir değişiklik olup olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı belirli periyotlarla gözden geçiriliyor mu? (Tespit edilen riskler risklerin önem derecesine göre yılda en az bir kez olmak üzere gözden geçirilmelidir.) Risk yönetimi sürecinde personelin katkısı alınıyor mu? (Personelin risk yönetim sürecini sahiplenmesi ve işlerinin bir parçası olarak görmesi, risklere karşı güçlü bir kurumsal risk yönetimi sürecinin etkililiğini artıracaktır. Bu soruya evet cevabı verdiyseniz bu katkıyı nasıl sağladığınızı açıklayınız.) Biriminiz yönetici ve personeli risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklarının bilincinde mi? (Bu soruya cevap verilirken personelin risk yönetimindeki görev ve sorumluluklarına ilişkin bilgilendirme ve farkındalığın nasıl sağlandığı değerlendirilmeli ve bu kapsamda hangi araçların kullanıldığı açıklanmalıdır.) Biriminizin diğer birimlerle ortak yürütülmesi gereken riskleri bulunması durumda söz konusu risklerin yönetilmesine ilişkin olarak ilgili birim ile gerekli işbirliği ve iletişim sağlanıyor mu? Biriminizde risk yönetiminden elde edilen deneyimler diğer birimlerle paylaşılıyor mu? (Özellikle yeni ortaya çıkmış riskler ve bunlarla başa çıkma yöntemleri konusunda olumlu ve olumsuz deneyimlerin paylaşılması ve bu anlamda nelerin yanlış gidebileceğinin bilinmesi, hataların tekrarlanmasını önleyebilecek ve risklerle başa çıkmada etkinliği artıracaktır. Bu soruya evet cevabı verdiyseniz deneyimlerin hangi yöntemlerle paylaşıldığını (çalışma toplantıları, uygulamalı eğitimler, farklı iletişim kanalları ile bilgi paylaşımı, iyi uygulama örneklerinin paylaşılması, olumsuz örneklerin ya da hataların paylaşılması gibi) açıklayınız.) TOPLAM PUAN RİSK DEĞERLENDİRME % Sİ 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 12

15 KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI KONTROL FAALİYETLERİ: Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Faaliyetleri Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz Biriminizin her bir faaliyet ve riskleri için etkin kontrol strateji ve yöntemleri belirlenip uygulanıyor mu? (Belirlenmiş kontroller risklerle uyumlu olmalı, riskin niteliğine göre farklı kontrol yöntemleri belirlenmelidir. Kontrol strateji ve yöntemleri; düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme, varlıkların periyodik kontrolü ve güvenliği vb. şekilde belirlenmeli ve uygulanmalıdır.birimdeki kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.) Biriminizde kontrol faaliyetleri tespit edilirken fayda maliyet analizi yapılıyor mu? (Birimde belirlenen kontrol yönteminin maliyeti ile beklenen faydası kıyaslanmalı, maliyeti faydasını aşan kontroller belirlenmeli ve daha az maliyetli alternatif kontroller seçilmelidir.) Biriminizde uygulanan kontrol faaliyetlerinin etkililiği düzenli olarak gözden geçiriliyor mu? (Kontrol faaliyetlerinin etkinliği ve işleyişinin planlandığı şekilde gerçekleşmesi izlenmelidir. Kontrollerin işlediğine ilişkin gerekli kanıtlar periyodik olarak toplanmalı ve analiz edilmelidir.) Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler mevcut mu? (Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler bulunmalıdır. Bu prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.) Biriminizin yöneticileri tarafından, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontroller yapılıyor mu? (Birimin faaliyet ve işlemleri bu alanda yapılmış olan düzenlemeler çerçevesinde yürütülmelidir. Bu düzenlemelere uyulup uyulmadığı yöneticiler tarafından sistemli bir şekilde kontrol edilmelidir. Bu amaçla paraf, uygun görüş, kontrol listeleri ve fiziki sayım gibi kontrol süreçleri tanımlanabilir. Bu kapsamda, personel tarafından yapılan işlerin düzenlemelere uygun olup olmadığı yöneticiler tarafından izlenmelidir. Belirlenen hata ve usulsüzlüklerin ne şekilde giderileceğine ilişkin olarak yönetici talimatları oluşturulmalıdır.) Biriminizde görevler ayrılığı ilkesi uygulanıyor mu? Hangi durumlarda görevler ayrılığı ilkesini uyguladığınızı açıklayınız. (Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir ve görevler ayrılığı ilkesinin gözetildiği yazılı dokümanlarla desteklenmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı hallerde, yöneticiler risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Bu tür durumlarda riski yönetmek için başka kontrol prosedürleri belirlenmelidir.) 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 13

16 Biriminizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlemler alınıyor mu? Evet cevabı verildiğinde buna ilişkin kanıtlar gösterilebilir. Biriminizde vekalet sistemi etkin bir şekilde uygulanmakta mı? (Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Vekil olarak görevlendirilen personel gerekli niteliğe sahip olmalıdır. Personel kanunlarında yer verilen vekâlet müessesesine ilişkin olarak, ayrıntılı iç düzenlemeler yapılmalı ve vekil personelde aranacak nitelikler ayrıntılı olarak belirlenmelidir.) Biriminizde görevinden ayrılan personel, yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin olarak yeni görevlendirilen personele rapor veriyor mu? (Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu yeni görevlendirilen personele vermesi yöneticiler tarafından sağlanmalıdır. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesine, öncelikli olarak dikkate alınacak risklere, süreli işler listesine ve benzeri hususlara yer verilmelidir.) Biriminizde kullanılan bilgi sistemlerinin güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmalar var mı? (Bu soruya cevap verilirken idarede bilgi güvenliği yönetim sistemi, ISO nun bilgi güvenliğine ilişkin sertifikası vb. mekanizmaların var olup olmadığı değerlendirilmelidir.) Biriminizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapıldı mı? (Bilgi sistemine yalnızca yetkili personelin erişimi sağlanmalıdır. Bu amaçla, bilgisayar programlarına erişebilmek üzere, sürekli güncellenen bilgi güvenliği yazılımları kullanılmalıdır. Belgelerle çalışılırken, belirlenmiş olan gizlilik düzeyinin korunmasına ilişkin düzenlemelere uyulmalıdır.) Bilgi sisteminde yeterli bir yedekleme mekanizması ve teste tabi 12 tutulmuş olağanüstü durum onarım planları/eylem planları mevcut mu? TOPLAM PUAN KONTROL FAALİYETLERİ % Sİ 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 14

17 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARDI BİLGİ VE İLETİŞİM: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve iç kontrole ilişkin sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak uygun bir bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Bilgi ve İletişim Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz Biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan yazılı, elektronik veya sözlü etkin bir iç iletişim sistemi mevcut mu? (Soru cevaplandırılırken personelin birbirleri ve yöneticileri ile hangi yöntemlerle/araçlarla iletişim kurdukları tespit edilerek bunların uygun ve/veya etkin olup olmadıkları değerlendirilmelidir. Personelin görevlerini kesintisiz şekilde yerine getirebilmelerini sağlayacak bilgileri alabilmeleri için üst yönetim dâhil her düzeydeki yöneticilerle iletişim içerisinde olması sağlanmalıdır.) Biriminizde dış paydaşlar ile etkin iletişimi sağlayacak bir dış iletişim sistemi mevcut mu? ( Dış paydaş birimi, servisi ve memuru veya haberleşme linki gibi.) Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin ve/veya dış paydaşların beklenti, öneri ve şikâyetlerini iletmelerine imkân veriyor mu? (Örneğin; 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun kurum içerisinde etkin bir şekilde işleyip işlemediği, talep ve şikâyetlerin süresinde cevaplanıp cevaplanmadığı, çalışanların şikâyet ve önerilerini yönetime sunmasına imkân veren bir sistemin mevcut olup olmadığı değerlendirilmelidir.) Biriminizde, personelin görev ve sorumlulukları ile birimin misyon ve hedefleri kapsamında kendisinden neler beklendiği yöneticiler tarafından yazılı olarak belirlenip ilgili personele bildiriliyor mu? (Her kademedeki yöneticiler, birimin misyon, ve hedefleri çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.) Mevcut bilgi sistemleri idare/birim tarafından belirlenmiş hedeflerin izlenmesine ve bu doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetler üzerinde etkin bir gözetim ve değerlendirme yapılmasına imkân veriyor mu? (Yönetim bilgi sistemi, karar alma süreçlerinde yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır.) Biriminizde hangi raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenip ve personele duyuruldu mu? (Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, alt birimler ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.) Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi mevcut mu? 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 15

18 Biriminizde -elektronik ortamdakiler dâhil- gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve günceli bir kayıt ve dosyalama sistemi mevcut mu? (Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel ve belirlenmiş standartlara uygun olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Bu soru cevaplanırken Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi(2005/7) ile Elektronik Belge Standartları Genelgesi(2008/16) sinde belirtilen hususlara uyulup uyulmadığı da değerlendirilmelidir.) Biriminiz personeli idare içinden ve idare dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik prosedürler hakkında bilgi sahibi mi? (İhbar prosedürlerinin ilan panoları, internet/intranet sayfaları ve benzeri yöntemlerle duyurulmalıdır.) İhbar sistemi olası veya süregelen usulsüzlük, yolsuzluk ve sorunların kurum içinden ve kurum dışından bildirilebilmesi için uygun araçlar içeriyor mu? (Çalışanlar ile dış paydaşlara bu araçlarla ilgili yeterli bilgilendirme yapılmalıdır.) İhbar sistemi, bildirimde bulunan personelin güvenliğini 11 sağlayıcı (haksız ve ayırımcı bir muameleye tabi tutulmama gibi) prosedürler içeriyor mu? (Bildirim yapan personele haksız ve ayrımcı muamele yapılmaması hususunda yöneticiler gerekli tedbirleri almalıdır.) TOPLAM PUAN BİLGİ VE İLETİŞİM % Sİ 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 16

19 İZLEME STANDARDI İZLEME: İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesi gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, iç kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla izlenmesi gerekir. Etkili ve verimli bir izlemenin temelinde idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği izleme prosedürlerinin tasarlanması ve uygulanması yatar. İzleme, doğru tasarlanıp uygulandığında, idarelere iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlar, iç kontrol aksaklıklarını zamanında tespit eder ve düzeltici önlem alacak kişilere ve gerektiğinde üst yönetime iletir. Böylece, kontrol sürecinde karşılaşılan aksaklıkların idarenin hedeflerine önemli bir zarar vermeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin İzleme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz Biriminizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya imkân sağlayacak toplantılar düzenleniyor mu? Biriminizde sürekli izleme faaliyetleri etkin olarak uygulanıyor mu? (Mali raporların ve faaliyet raporlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların araştırılması vb. sürekli izleme faaliyetleri ile sorunlar daha çabuk tespit edilip kontrol aksaklıkları için zamanında gerekli önlemler alınabildiğinden idarelerin öncelikle sürekli izleme faaliyetlerine ağırlık vermeleri önerilmektedir.) Biriminizde iç kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendiriliyor mu? (Biriminizde iç kontrol sisteminin hangi aralıklarla değerlendirildiği ve kullanılan yöntem hakkında bilgi veriniz. İç kontrol sistemi süreklilik temelinde izlenmeli gerektiğinde de özel değerlendirme yöntemleriyle değerlendirilmelidir. İç kontrol sisteminin özel değerlendirilmesi, çalışma grubu oluşturulması veya soru formu uygulaması suretiyle yapılabilir.) İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya kurumların talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmakta mı? Biriminizin yönetici ve çalışanlarıyla iç denetim birimi arasında etkin bir işbirliği var mı? (Biriminizin yönetici ve personelinin iç denetim faaliyetlerine yönelik farkındalık düzeyini artırmak için neler yapıldı? Kısaca yazınız.) İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenip uygulanıyor mu? (Biriminizde önlemlerin izlenmesinden sorumlu kişi ve birim ile izleme yöntemine ilişkin kısaca bilgi veriniz. İzleme sonuçları hangi yönetim kademesiyle ve hangi aralıklarla paylaşılıyor? Belirtiniz.) Biriminizde, iç denetim raporlarına istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin hazırlanan eylem planları izleniyor mu? (Cevabınız evet ise kullanılan izleme yöntemi hakkında bilgi veriniz.) TOPLMAL PUAN İZLEME % Sİ GENEL TOPLAM PUANI VE % Sİ 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 17

20 II İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU GENEL SONUÇLARI: TÜM AKADEMİK VE İDARİ BİRİMLER GENEL DEĞERLENDİRME TABLOSU BİRİM SORU CEVAPLARI KONTROL ORTAMI RİSK KONTROL DEĞERLENDİRME FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME 30%63 4%13 12%50 20%91 14%100 Genel Sekreterlik 5%21 4%25 0%0 0% GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 4%16 10%62 6%50 1% %71 22%69 20%83 16%73 14%100 Bilgi İşlem Daire 5%21 4%25 1%8 2% Başkanlığı GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 2%8 1%6 1%9 1% İdari ve Mali İşl. Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Personel İşleri Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Eğitim Fakültesi Elbistan Teknoloji Fakültesi 30%62,5 16%50 10%42 12%55 8%57 2%8 1%6 1%8 0%0 0%0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 7%29,5 7%44 6%50 5%45 3%43 36 %75 26 %82 18%75 18%82 14%100 4 %16 3%18 3%25 1% GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 2 %9 0%0 0%0 1% %92 26%82 22%92 12%55 14%100 1%4 2%12 0%0 0% GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 1%4 1%6 1%8 5% %84 18%56,3 24%100 18%82 14%100 1%4 2%12, GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 3%12 5%31, % %42 22%69 18%75 14%64 12%86 6%25 3%18 3%25 4%36 0%0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 8%33 2%13 0%0 0%0 1%14 48 % % % % % % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 0 % 0 1 % 6 0 % 0 0 % 0 0 % 0 18%37,5 12%37,5 18%75 16%72,7 14%100 13%54,2 10%62,5 3%25 3%27, GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 2%8,3 0%0 0%0 0% % 33 8 % % % 45 4 % 29 6 % % 63 5 % 42 5 % 45 3 % 43 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 10 % 42 2 % 12 0 % 0 1 % 10 2 % % % 62,5 20 % % % % 4 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 1 % 4 6 % 37,5 2 % 17 1 % 9 0 % 0 YENİ KURULDU FAALİYET YOK GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 18

21 Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İlahiyat Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Orman Fakültesi Tıp Fakültesi Ziraat Fakültesi Diş Hekimliği Fakültesi Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Kahramanmaraş Sağlık Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu Göksun Uygulamalı Bilimler YO. Afşin Sağlık Yüksekokulu 42 % 87,5 10 % % % % % 4 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 2 % 8,5 11 % 68 1 % 8 0 % 0 0 % 0 34 % % 62,5 24 % % % % 4 2 % 12,5 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 6 % 25 4 % 25 0 % 0 2 % 18 0 % 0 36 % % % 83 8 % % % 25 7 % 44 2 % 17 7 % 64 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 40 % % % % % % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 4 % 17 6 % 37 1 % 8 3 % 27 0 % 0 24 % 50 8 % % % 64 0 % 0 7 % 29 0 % 0 1 % 8 3 % 27 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 5 % % 75 5 % 42 1 % 9 7 % % % % 42 4 % 18 4 % 29 2 % 8 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 13 % % 69 7 % 58 9 % 82 5 % % % 62,5 16 % % % 72 4 % 17 4 % 25 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 2 % 8 2 % 12,5 4 % 33 2 % 18 2 % % 33 6 % % % % 86 3 % % 75 6 % 50 1 % 9 1 % 14 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 13 % 55 1 % 6 1 % 8 1 % 9 0 % 0 YENİ KURULDU FAALİYET YOK GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE % % % % % 71 6 % 25 6 % 37,5 1 % 8 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 6 % 25 2 % 12,5 4 % 33 2 % 18 2 % % % % % 64 6 % 43 1 % 4 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 8 % 33 8 % 50 2 % 17 4 % 36 4 % % 50 4 % % % 64 6 % 43 5 % 21 1 % 6 1 % 8 3 % 27 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 7 % % 81 5 % 42 1 % 9 4 % % 42 6 % 19 0 % 0 2 % 9 10 % 71 2 % 8 0 % 0 2 % 17 1 % 9 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 12 % % % 83 9 % 82 2 % 29 YENİ KURULDU FAALİYET YOK GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 19

22 Afşin Meslek Yüksekokulu Andırın Meslek Yüksekokulu Elbistan Meslek Yüksekokulu Göksun Meslek Yüksekokulu Pazarcık Meslek Yüksekokulu Türkoğlu Meslek Yüksekokulu Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Sağlık Bilimleri Enstitüsü Sağlık Uygulama ve Araştırma Hst. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü 20 % 42 4 % 12,5 6 % % 64 2 % 14 4 % 17 1 % 6,5 1 % 8 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 10 % % 81 8 % 67 4 % 36 6 % % 71 2 % 7 10 % % 45 6 % 43 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 7 % % 93 7 % 58 6 % 55 4 % % 54 2 % 6 10 % % 45 4 % 29 4 % 17 0 % 0 5 % 42 1 % 9 2 % 28 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 7 % % 94 2 % 16 5 % 46 3 % % % 31 4 % 17 2 % 9 10 % 71 2 % 8 0 % 0 2 % 17 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 12 % % 69 8 % % 91 2 % % 38 8 % % % % 71 8 % 33 0 % 0 2 % 16 3 % 27 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 7 % % 75 4 % 34 1 % 29 2 % % 79 8 % % % 64 6 % 43 1 % 4 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 4 % % 75 3 % 25 4 % 36 4 % % 38 8 % % % % 71 8 % 33 0 % 0 2 % 17 3 % 27 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 7 % % 75 4 % 33 1 % 9 2 % 29 YENİ KURULDU FAALİYET YOK GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE % 75 2 % 6 6 % % 45 6 % 43 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 6 % % 94 9 % 75 6 % 55 4 % % 79 6 % % % 73 8 % 57 0 % 0 1 % 8 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 5 % % 81 5 % 42 3 % 27 3 % % % % % % % 16 0 % 0 1 % 8 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 4 % 17 7 % 44 1 % 9 3 % 27 0 % 0 32 % % % % % % 16 0 % 0 1 % 8 0 % 0 0 % 0 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 4 % 17 7 % 43 1 % 8 3 % 27 0 % 0 SORULARA CEVAP VERİLMEMİŞ GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE SORULARA CEVAP VERİLMEMİŞ GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE 2015 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 20

23 TÜM AKADEMİK VE İDARİ BİRİMLER TOPLAM GENEL DEĞERLENDİRME TABLOSU BİRİM SORU CEVAPLARI KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME % % % % % 71 Tüm Akademik ve İdari Birimler % % % % % 3 GERÇEKLEŞTİRİLMEKTE % % % % % 26 Üniversitemiz 40 Akademik ve İdari birimlerinden, 2 İdari Birim sorulara cevap vermemiş, 4 Akademik birim ise yeni kurulmuş olduğundan faaliyette bulunmamış ve sorulara cevap vermemiştir. Toplam 6 birimden sorulara cevap alınamamıştır. Tüm Akademik ve İdari Birimlere, 5 ana başlık altıda, Kontrol Ortamı standardına 24 soru, Risk Değerlendirme standardına 16 soru, Kontrol Faaliyetleri Standardına 12 soru, Bilgi ve İletişim standardına 11 soru, İzleme standardına 7 soru, olmak üzere toplam 70 adet soru yöneltilmiştir. Yöneltilen bu sorulara verilen cevapların ( Evet 2 Puan, Hayır 0 Puan, Gerçekleştirilmekte 1 Puan) Birim bazında ve toplam bazda yüzdelikleri bulunmuştur. 5 standardın Genel yüzdelik ortalamaları Evet % 60,2, Hayır % 10,2, Gerçekleştirilmekte % 29,6 olduğu gözlemlenmiştir İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Sayfa 21