ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK

Transkript

1 ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel İlkeler Amaç Madde 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanlığına bağlı birimlerin çalışma usul ve esasları ile görev tanımlarını belirlemek üzere birimlere yönerge çıkarma yetkisi verilmesidir. Kapsam Madde 2- (1) Bu Yönetmelik, Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanlığına bağlı birimler ile daha sonra kurulacak birimleri kapsar. Hukuki Dayanak Madde 3- (1) Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 15. maddesinin 1. fıkrasının (b) bendine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen, Büyükşehir Belediye Başkanlığı: Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanlığını, Belediye Başkanı: Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanını, Belediye Meclisi: Eskişehir Büyükşehir Belediye Meclisini, Genel Sekreter: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterini, Genel Sekreter Yardımcısı: Genel sekreter yardımcılarını, Birim: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Teşkilat Şemasında yer alan daire başkanlıkları ile diğer birimleri, Yönerge: Birimler tarafından hazırlanıp, Büyükşehir Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girecek metni, İfade eder. Genel İlkeler Madde 5 - (1) Belediyenin organizasyonuna ilişkin genel esaslar şunlardır; a) Büyükşehir Belediye birimleri, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik esasları çerçevesinde Büyükşehir Belediye Meclisince kurulur, kaldırılır ve değiştirilir. b) Büyükşehir Belediye birimlerine ilişkin Belediye Meclisine sunulan her değişiklik gerekçeli bir rapora dayanır. Sayfa 1 / 8

2 c) Kanunlarda belirtilen tüm imza yetkileri Büyükşehir Belediye Başkanına aittir. Bu yetkiler ilgili mevzuat ve bu Yönetmelik ile belirlenen esaslar doğrultusunda devredilir. ç) Büyükşehir Belediye birimlerinin görev yetki ve sorumlulukları, bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, iç kontrol ve süreç çalışmaları ile bütünleşik olarak Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından onaylanmış, Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergelerle belirlenir. d) Büyükşehir Belediye teşkilatı; teşkilat şemasında yer alan daire başkanlıkları, bunlara bağlı müdürlükler ve diğer birimler şeklinde kurulur. İKİNCİ KISIM Genel İşleyiş, Yetki ve Sorumluluklar Genel Sekreter Madde 6- (1) Belediyede hizmetlerin yürütülmesinde, belediye başkanı adına, onun direktifi ve sorumluluğu altında; mevzuat hükümlerine, belediyenin amaçlarına, politikalarına, stratejik planına ve yıllık programlarına uygun, başkanın yazılı olarak verdiği görev, yetki ve sorumluluk altında görev yapar. (2) Belediyede, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludur. (3) Belediyede iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden sorumludur. (4) Birinci fıkrada yazılı görev ve yetkiler altında çalışan tüm birimler birinci derecede genel sekretere karşı sorumludurlar. Genel Sekreter Yardımcıları Madde 7- (1) Belediyede hizmetlerin yürütülmesinde, belediye başkanı adına onun direktifi ve sorumluluğu altında mevzuat hükümlerine, belediyenin amaç ve politikalarına, stratejik planına ve yıllık programlarına uygun olarak verilen görev, yetki ve sorumluluk altında görev yaparlar. (2) Belediyede, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. (3) Belediyede iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden sorumludurlar. (4) Genel sekreter yardımcıları, kendilerine bağlı birimlerin işleyişlerinden dolayı genel sekretere ve başkana karşı sorumludurlar. Sayfa 2 / 8

3 Daire Başkanları Madde 8- (1) Daire Başkanları ve diğer birim amirlerinin ortak görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Belediye üst yönetimi ve ilgili mevzuatça belirlenmiş amaç, hedef, strateji, ilke ve değerler doğrultusunda daire başkanlığına ait plân, program ve bütçe önerisini hazırlatmak ve Başkanlığın onayına sunmak, onaylanan plan, program ve bütçenin uygulanmasını sağlamak, b) Daire Başkanlığında, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasını, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesini, belirlenmiş standartlara uyulmasını ve mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesini sağlamak, c) Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamı ve saydamlığı sağlamak, ç) Görev ve yetki alanı çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlamak, d) Daire Başkanlıklarında iç kontrol sistemini ve işleyişini sahiplenmek ve desteklemek, iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmak, e) Daire Başkanlığı personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmak, f) Daire Başkanlığında yürütülen faaliyetlere ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olmasını sağlamak, g) Daire Başkanlığında personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesinin oluşturmasını ve personele duyurulmasını sağlamak, ğ) Daire Başkanlığında yürütülen faaliyetler içerisinden hassas görevleri ve bu görevlere ilişkin prosedürleri belirleyerek personele duyurmak, h) Daire Başkanlığı personeline vermiş olduğu görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmak, aylık toplantılar düzenlemek, ı) Daire Başkanlığının sorumluluğunda bulunan her görev için gerekli eğitim ihtiyacını belirlemek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetlerini her yıl planlayarak yürütmek ve gerektiğinde güncellemek, i) Dairesi personelinin yeterliliğini ve performansını en az yılda bir kez değerlendirmek ve değerlendirme sonuçlarını personel ile görüşmek, j) Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler almak, yüksek performans gösteren personelin ödüllendirilmesi için üst makama öneride bulunmak, k) Daire Başkanlığında yürütülen faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamak, l) Daire Başkanlığının görev alanı çerçevesinde Belediyenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemek, m) Daire Başkanlıklarında, personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı hallerde risklerin farkında olmak ve gerekli önlemleri almak, Sayfa 3 / 8

4 n) Daire Başkanlıklarında yürütülen faaliyetlere ilişkin olarak hazırlanan prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmak ve personelin iş ve işlemlerini aylık olarak düzenlenecek toplantılar ve benzeri yöntemlerle izlemek, onaylamak, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermek, o) Sorumluluğu altında yürütülen faaliyetlere ilişkin bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir bir şekilde temin edilmesini ve güncellenmesini sağlamak, ö) Belediyenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında ilgili personele bildirmek, p) Kendisine bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yaparak sonuçları üst makama sunmak, r) Yapılacak işler hakkında astlarına gerekli açıklamalarda bulunarak yol göstermek, gerektiğinde yardım ve önerilerde bulunmak, s) Öncelikle daire içinde olmak üzere, gerektiğinde belediyenin diğer birimleriyle ve diğer kuruluşlarla etkin haberleşme ve bilgi alışverişi faaliyetlerini yürütmek ve koordine etmek, ş) Gelen-giden evrakların havalesini yapmak ve evrakları takip ederek zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak, t) Birim faaliyetlerini etkileyecek veya ilgilendirecek nitelikteki dış gelişmeleri ve yayınları izlemek, ilgililere bilgi vermek, gerektiğinde personeline konu kapsamında açıklama yapmak, u) Başkanlığına bağlı birimlerin harcama yetkilisi olarak, bütçe ile tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapmak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemek, ü) Görevlerin daha sağlıklı, süratli ve verimli olarak yürütülmesinde, ihtiyaç duyacağı yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için, üst makamlara önerilerde bulunmak, v) Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek, sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak, y) Üst makamlar tarafından verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. Şube Müdürleri Madde 9- (1) Daire başkanlıkları ve diğer birimlere bağlı olarak görev yapan şube müdürlerinin ortak görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır; a) Belediye üst yönetimi ve ilgili mevzuatça belirlenmiş amaç, hedef, strateji, ilke ve değerler doğrultusunda şube müdürlüğüne ait plân, program, gösterge, rapor ve bütçe önerisini hazırlayarak ilgili makama sunmak, b) Müdürlüğün hizmet alanı ile ilgili işlerin; stratejik plan, performans programı, yatırım programı ile bütçede yer alan hedefler doğrultusunda; mevzuata, iş akımına ve iç kontrol prosedürlerine uygun olarak sürekli, verimli ve güvenli olarak yürütülüp zamanında gerçekleştirilmesini temin ve kontrol etmek, Sayfa 4 / 8

5 c) Müdürlüğün sorumluluğuna verilen birimin özel hedeflerine ilişkin olarak iş planı hazırlamak ve personel arasında gerekli görev dağılımını yaparak ilgili makamın onayına sunmak, ç) Müdürlükte yürütülen her bir faaliyet ile mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını içeren, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun, ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olan yazılı prosedürleri usulüne uygun olarak belirlemek ve onaylanmak üzere ilgili makama sunmak, d) Müdürlüğün sorumluluğuna verilen birimin özel hedeflerine ilişkin riskleri her yıl usulüne uygun olarak tespit etmek, değerlendirmek ve bu doğrultuda eylem planları oluşturmak, e) Müdürlükte yürütülen her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlemek ve uygulamak, f) Müdürlükte yürütülen iş ve işlemler ile performans programında yer alan göstergelere ilişkin verilerin düzenli olarak kayıt altına alınmasını sağlamak ve izleme toplantılarına esas olmak üzere her ay ilgili makama raporlamak, g) Görev alanına giren faaliyetlere ilişkin mevzuatı bilmek, takip etmek ve değişiklik olması durumunda belirlenen usuller doğrultusunda duyurmak, ğ) Müdürlüğünde yürütülen çalışmaları denetime hazır bulundurmak, h) Müdürlükteki personelin; özlük haklarını takip etmek, yer değiştirmesi, ödüllendirilmesi ve tecziyesi hakkında üst amirlere bilgi sunmak, yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek, mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek, ı) Müdürlüğe gelen her türlü evrakı incelemek, varsa ilgilisine havale etmek, yazışma kurallarına uygun olarak zamanında cevaplamak, kaydedilerek ilgili mevzuat doğrultusunda arşivlenmesini ve muhafaza altına alınmasını sağlamak, i) Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki çerçevesinde incelemek, parafe veya imza etmek, j) Görev ve sorumluluk alanında yer alan faaliyetlere ilişkin olarak ortaya çıkan mevzuat yetersizliği ve aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaparak, alınması gereken kanuni ve idari tedbirler konusunda ilgili makama teklifte bulunmak, k) Görev ve sorumluluk alanında yer alan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak, l) Görev ve sorumluluk alanında yer alan faaliyetlerin geliştirilmesine yönelik iyileştirme faaliyetlerini başlatmak, iyileştirme planları hazırlamak ve üst makama onaylatmak, m) Müdürlüğe intikal eden bilgi edinme başvurularını cevaplamak ve takibini yapmak, n) Hizmet alanının güvenliğini sağlayacak her türlü tedbirleri almak, o) Daire Başkanlıklarında iç kontrol sistemini ve işleyişini sahiplenmek ve desteklemek, iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmak, Sayfa 5 / 8

6 ö) Daire Başkanının ve üst makamların vereceği diğer görevleri yapmak. Diğer Personelin Görev Yetki ve Sorumlulukları Madde 10- (1) Diğer personelin görev yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Başta Devlet Memurları Kanunu ile İş Kanunu olmak üzere diğer kanunlarda kabul edilmiş yasaklayıcı ve disiplin cezası gerektiren fiillerle ilgili hükümlerden ayrı olarak, kendilerine verilen işleri ilgili mevzuata, iş akımına ve iç kontrol prosedürlerine uygun olarak nitelikli, hızlı ve verimli bir şekilde yerine getirmek, b) İç kontrol sistemini ve işleyişini sahiplenmek ve desteklemek, c) Birim çalışmalarıyla ilgili olarak karşılaşılan sorunları ve varsa önerilerini amirlerine intikal ettirmek, ç) Yapılan iş ve işlemlerde resmi yazışma kurallarına ait yönetmelikte belirlenmiş usul ve esaslara uymak, d) Çalışmalarında kullandıkları devlete ait her türlü doküman, mal ve eşyanın kullanımı ile muhafazasından birinci derecede sorumlu olmak, e) Görevli olduğu faaliyetlerin yürütülmesi sırasında kendisi tarafından üretilen verileri belirlenen usuller çerçevesinde ve zamanında kayıt altına alarak ilgili amirine sunmak, f) Amirleri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Yetki Devrine İlişkin Esaslar Madde 11- (1) Yetki devrinde aşağıdaki esaslar göz önünde tutulur: a) Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenerek ilgililerine bildirilir. b) Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. c) Yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması esastır. ç) Yetki devredilen personelin, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devreden makama bilgi vermesi, yetki devreden makamın ise bu bilgiyi araması esastır. d) Birimlerde yürütülen faaliyetlere ilişkin iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri faaliyetten sorumlu yönetici tarafından belirlenir ve personele duyurulur. Faaliyetlerde Sürekliliğin Sağlanmasına İlişkin Esaslar Madde 12 - (1) Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı ilgili birim amiri tarafından gerekli önlemler alınır. (2) Görevinden ayrılan personelin, iş ve işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi ilgili birim amiri tarafından sağlanır. (3) Birim amirinin görev başında bulunmadığı zamanlarda genel olarak görev yönünden en kıdemli yardımcısı veya amirin belirleyeceği kişi ona vekâlet edecek olup bu husus birim amirince Başkanlığa teklif Sayfa 6 / 8

7 olunur, Başkan isterse idari ve teknik hususları göz önüne alarak değişiklik yapabilir. Görevin gerektirdiği nitelik ve yetkinliklerin vekilde de aranması esastır. Kayıt ve Dosyalama Sistemine İlişkin Esaslar Madde 13 (1) Birimlerdeki kayıt ve dosyalama sistemlerine ilişkin olarak aşağıdaki esaslar göz önünde bulundurulur: a) Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsar. b) Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. c) Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. d) Kayıt ve dosyalama sistemi ilgili mevzuatı ile belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Amir-Emir ve Memurlar Madde 14 - (1) Amir, makam ve memuriyeti bakımından emir vermek yetkisi olan kimsedir. (2) Amirler, kendilerine bağlı olan personele, göreve ilişkin olmak ve yürürlükteki mevzuat hükümleri içinde kalmak şartıyla görev ve emir vermeye yetkilidirler. (3) Memurlar kendi görev alanlarındaki işleri, kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgelere aykırı olmamak kaydıyla amirlerinin emirleri uyarınca yapmak zorundadır. ÜÇÜNCÜ KISIM Yönergelerin Hazırlanması, Yürürlüğe Girmesi ve Uygulanması Yönergelerin Hazırlanması Madde 15 - (1) Büyükşehir Belediye birimlerinin görev yetki ve sorumlulukları, bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, iç kontrol ve süreç çalışmaları ile bütünleşik olarak Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından onaylanmış Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergelerle belirlenir. (2) Yönergeler, ilgili birimlerce hazırlanır. Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterinin başkanlığında ilgili genel sekreter yardımcısı ile ilgili birim amirinin de katılacağı komisyonda görüşülerek son şeklini alır. (3) Birimlere ait görev ve çalışma yönergelerin, Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak birimler ile bunlara bağlı alt birimlerin çalışma usul ve esasları ile sorumluluklarını belirtir şekilde düzenlenmesi zorunludur. (4) Yönergelerde birimler ile bunlara bağlı alt birimlere ilişkin detaylı bir görev tanımı yapılması gerekir. Yönergelerin Yürürlüğe Girmesi Madde 16- (1) Onbeşinci maddeye göre hazırlanan yönergeler, Büyükşehir Belediye Başkanının onayı ile birlikte yürürlüğe girer. Sayfa 7 / 8

8 Yönergelerin Uygulanması Madde 17 - (1) Birimler yönergelerin uygulanmasından genel sekreter yardımcılarına, Genel Sekretere ve Büyükşehir Belediye Başkanına karşı sorumludurlar. DÖRDÜNCÜ KISIM Çeşitli ve Son Hükümler Yönergelerin Güncellenmesi Madde 18 - (1) Birimler çalışma usul ve esaslarına ilişkin Yönergeleri her yıl nisan ayı sonuna kadar yeniden değerlendirir ve gerekli revizyon işlemlerini yapar. (2) Yönergelerin güncel kalması, takibi, yayımlanması konusunda gerekli yazışmalar 1. Hukuk Müşavirliği (Yazı İşleri Şube Müdürlüğü) koordinasyonunda ilgili birimler tarafından yürütülür. Tereddütlerin Giderilmesi ve Düzenleme Yapılması Madde 19 - (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması sırasında doğacak tereddütleri gidermeye ve gerekli düzenlemeleri yapmaya Büyükşehir Belediye Başkanı yetkilidir. Hüküm Bulunmayan Haller Madde 20 - (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri uygulanır. Yürürlükten Kaldırılan Hükümler Madde 21 - (1) Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren daha önce Eskişehir Büyükşehir Belediye Meclisince Kabul edilip yayımlanan Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmelik yürürlükten kalkar. Geçici Madde 1- Bu Yönetmelik uyarınca, yürürlüğe konulması gereken tüm Yönerge ve Genelgeler Yönetmeliğin yürürlüğe girmesini takip eden 6 ay içinde tamamlanarak yayımlanır. Yürürlük Madde 22 - (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23 - (1) Bu Yönetmeliği Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Sayfa 8 / 8