Global Business Research Congress (GBRC), May 24-25, 2017, Istanbul, Turkey

Transkript

1 Global Business Research Congress (GBRC), May 24-25, 2017, Istanbul, Turkey THE EFFECTS OF THE INFORMATION ON JOB ANALYSIS OBTAINED FROM THE HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM ON INFORMATION HEALTH DOI: /Pressacademia PAP- GBRC-V (78)-p Nezih Metin Özmutaf 1, Elif Aktekin 2, Bulent Ergani 3 1 İzmir Kâtip Celebi University, Cigli/İzmir, Türkiye. nezih.metin.ozmutaf@ikc.edu.tr 2 Ege University Atatürk Health Care Vocational School, Bornova/İzmir, Türkiye. elif_aktekin@hotmail.com 3 İzmir Kâtip Celebi University, Cigli/İzmir, Türkiye. bulenter_3543@hotmail.com To cite this document Ozmutaf, N, E. Aktekin, B. Ergani (2017). The effects of the information on job analysis obtained from the hr information system on information health. PressAcademia Procedia (PAP), V.3, p Permemant link to this document: Copyright: Published by PressAcademia and limited licenced re-use rights only. ABSTRACT The main goal of the research is to determine the perception of managers working in food production companies in Eagean Region on the information on business analysis obtained from the human resources (HR) information system on information health. The survey form of the study was applied face to face interview or through to 63 managers working at food production companies in Aegean Region between March 2016-June According to research results, business analysis factors of data / information derived from HR information systems leadership, motivation, communication, organizational relations, cooperation, audit of the work, mission, responsibility, jurisdiction, performance standards, mental and physical effort, way of doing work, technology equipment tools materials used in work, work information, to be open to learning, job related skills, relations with other works, education, working conditions and capabilities effect information health positively. Efficient use of information obtained from HR information systems can provide strategic advantages to businesses. Keywords: HR information systems, business analysis, information health, yönetim bilgi sistemleri JEL Codes: L10, L25, M10 İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNDEN ELDE EDİLEN İŞ ANALİZİ KAPSAMINDAKİ BİLGİLERİN BİLGİ SAĞLIĞINA ETKİSİ ÖZET Araştırmanın temel amacı, Ege Bölgesi nde gıda üretimi yapan firmaların insan kaynakları (İK) bilgi sistemlerinden elde edilen iş analizine yönelik bilgiler kapsamında bilgi sağlığına yönelik yönetici algılarının belirlenmesidir. Araştırmaya yönelik olarak hazırlanan anket formu Ege Bölgesi nde gıda üretimi yapan 63 firmada yüz yüze anket ve yöntemi ile Mart 2016 Haziran 2016 tarihleri arasında 63 yöneticisiye uygulanmıştır. Araştırma sonucunda İK bilgi sisteminden elde edilen data / bilgilerin iş analizi unsurları (liderlik, motivasyon, iletişim, örgütsel ilişkiler, iş birliği, işin denetimi, görev, sorumluluk, yetki alanı, performans standartları, zihinsel ve fiziksel çaba, işin yapılış biçimi, kullanılan teknoloji, araç, gereç, techizati malzeme, iş bilgisi, öğrenmeye açıklık, iş becerisi, iş ilişkileri, eğitim, çalışma koşulları ve yetenek) kapsamında bilgi sağlığını ileri düzeyde pozitif yönde etkilemektedir. İK bilgi sistemlerinden elde edilen bilgilerin etkin kullanımı işletmelere stratejik avantajlar sağlayabilecektir. Anahtar Kelimeler: İK bilgi sistemi, iş analizi, bilgi sağlığı, management information systems JEL Kodları: L10, L25, M10 DOI: /Pressacademia PressAcademia Procedia

2 1. GİRİŞ İnsan Kaynakları (İK) uygulamaları iş analizi ile başlamaktadır. İş Analizi sonucunda elde edilen verilerin, işletme faaliyetlerinin temel yapı taşlarını oluşturduğu söylenebilir. Sağlıklı bilgi edinimi ancak çağdaş yaklaşımlarla mümkün olabilecektir. Bu amaçla bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ve etkin kullanımı işletmelere rekabet avantajı sağlayabilecek unsurlardandır. Sağlıklı bilgi, gelişen örgütlerin pazardaki rekabet avantajı için stratejik bir gerçekliktir. Bilgi stratejisinin yönetimi, bilgiyi toplama, oluşturma, geliştirme, paylaşma, kullanma ve stratejik bir biçimde değerlendirme anlamına gelir (Barutçugil, 2002: 101). Kurumun genel bilgi sisteminin bir parçası olan İK bilgi sistemi, insan kaynakları işlevleri açısından sağlıklı bilgilerin yönetimini sağlar. Bu bağlamda, araştırmanın amacı, Ege Bölgesinde gıda üretimi yapan firmalarda çalışan yöneticilerin, İK bilgi sisteminden iş analizi kapsamında elde edinilen bilgilerin bilgi sağlığı konusundaki algılarını belirlemektir. Araştırmanın anket formu, Mart Haziran 2016 tarihleri arasında Ege Bölgesinde üretim ve ihracat yapan firmalarda çalışan 63 yöneticiye uygulanmıştır. 2. LİTERATÜR İNCELEMESİ 2.1. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri İK Bilgi sistemleri, Bir örgütün insan kaynakları fonksiyonunun etkin olarak işlemesine yardım etmek için örgütün insan kaynakları ile ilgili bireysel ve tüm insan kaynakları faaliyetleri ile ilgili örgütsel verilerin toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi, stratejik ve yönetsel kararların verilmesine yardımcı olacak biçimde bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan sistem olarak ortaya konabilir (Öge, 2005:112). Sistemin amacı, uygun zamanda, tam ve doğru enformasyonu sağlamak ve insan kaynağına dönük kararlar verecek olan ilgililere faydalı enformasyonu sağlamaktır. Günümüzde etkin insan kaynakları yönetiminin işletmelerde deneyim gerektiren bir uzmanlık alanı olduğu bilinci ortaya çıkmıştır. İnsan kaynakları departmanı firmanın gelişme ve büyüme stratejisine altyapı hazırlamaktadır. Bu sayede işgören için şartların iyileştirilmesi ona işin vazgeçilmez kaynaklarından biri olduğunu göstermektedir. İnsan artık şirketler için vazgeçilmez bir sermayedir. İnsan kaynakları, sorumluluk alanlarının dışında kurum kültürü yaratma, kurumsal iletişim ve çalışanların yetkinliklerinin geliştirilmesi yönüne büyük önem vermektedir (Gökalp, 2005:1). İnsan kaynaklarına yatırım yapan şirketlerin bu işler için ayırdığı bütçeler oldukça yüksektir. Çalışanlar için planlanan eğitim, kaynak kullanım, oryantasyon v.s. gibi konularda doğacak zaman ve diğer maliyetleri azaltmak, ancak teknolojiyi kaynak kullanımı ile birleştirerek mümkün olmaktadır. Sürekli iyileşme sürecinde işletmenin çevresi ile iletişimi sağlayan bilgi sistemlerinin, yöneticinin etkin kararlar alabilmesi ve bunları uygulayabilmesi için yeterli bilgiyi üretmesi ve sunması gerekir. Bu bağlamda yöneticilere istenilen yer ve zamanda bilginin hazır edilmesi bilgi sistemlerinin temel fonksiyonudur. Dolayısıyla bilgi ve bilgiyi farklı kademeler için işleyen ve değişik şekillerde sunan bilgi sistemleri, geleceğe yönelik planlar oluşturma, bu planları uygulama ve kontrol etme imkanı vermektedir (URL 1). Genel olarak, bugünün yöneticileri birincil güç kaynağının bilgi olduğunu vurgular ve bu, kuruluşta neler olduğunu anlamaya yardımcı olur. Bu bağlamda, bilgiler bilgi sistemlerinde saklanabilir (Stoner, Freeman, Gilbert, 1995: 545). Bir organizasyonda, bilgi sistemleri uygulamasında görev düzenlemeleri, yapılar ve çalışanlarla ilgili sonuçlar elde edilmelidir. Dolayısıyla, İK bilgi sistemi bilgi / veri akışını kolaylıkla gerçekleştirebilir (Laudon ve Laudon, 2012: 93) İş Analizi ve Bilgi Sağlığı Temel olarak, üstten alta doğru örgütlerdeki İK bilgi sistemleri stratejik, taktiksel ve operasyonel seviyeden oluşur. Stratejik grupta İK sistemleri, işçi müzakere sistemi, İK, muhasebe sistemleri yer alırken taktik seviyede iş analizi ve tasarımı, işçi toplama sistemleri, eğitim ve gelişim sistemleri, ödül sistemleri bulunmaktadır. Operasyonel seviyede ise resmi rapor, bordro, personel dosyaları, pozisyon ve beceri stok, devamsızlık ve izin durumları yer almaktadır. (Sabuncuoğlu, 2009: 345). İK yönetiminde iş analizi, iş ile ilgili görevler, sorumluluklar ve çalışma koşulları, teknoloji, ekipman, malzemeler, zihinsel süreç vb. sağlar (Jones and George, 2006: 421). Liderlik, motivasyon, iletişim, örgütsel ilişkiler, işbirliği ve iş kontrol konuları yöneticilerin iş analizi kapsamına eklenebilir (Ertürk, 2011: 31). Taktiksel seviyede yer alan iş analizi kapsamında toplanan verilerin, işlenerek bilgiye dönüştürülmesi ve ihtiyaç duyulan durumların yanı sıra gelecekle ilgili alınacak kararlarda değerlendirilmesi bilgi yönetimi sürecini göstermektedir. İş analizi bilgileri İK bilgi sisteminde güncellenebilir ve işlevsel olduğunda sağlıklı olarak ifade edilir. Sağlıklı bilgiler şirkete rekabet avantajı, verimlilik, kalite, maliyet minimizasyonu, güvenilirlik, verimlilik, karlılık ve yüksek performans gibi birçok fayda sağlayacaktır (Sabuncuoğlu, 2009: 341). DOI: /Pressacademia PressAcademia Procedia

3 3. VERİ VE YÖNTEM Araştırma için hazırlanan anket formu iki temel bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde, araştırmanın bağımsız değişkenleri olan yaş, eğitim durumu, görev alanı, mesleki çalışma süresi, işletme yaşı, bilgi sistemini kullanım süresi, bilgi sistemini kullanım süresi, işletmedeki çalışan sayısı, işletmedeki bilgi sistemindeki çalışan sayısı ve bilgi sisteminin işletmeye yıllık maliyeti yer almaktadır. Anketin ikinci bölümünde İK bilgi sisteminden elde edilen data / bilgilerin iş analizi kapsamında bilgi sağlığına etkilerine yönelik 21 önerme yer almıştır. Önermelere istatistiksel değerlendirmeler için 5 li Likert ölçeği kapsamında kesinlikle katılmıyorum için 1, katılmıyorum için 2, orta düzeyde katılıyorum için 3, katılıyorum için 4, kesinlikle sisteminin katılıyorum için 5 ağırlık değeri verilmiştir. 21 önerme faktör analizi sonucu 7 faktör altında toplanmıştır. Araştırmaya yönelik olarak hazırlanan anket formu Ege İhracatçılar Birliğine kayıtlı, gıda sektöründe faaliyet gösteren, üretim, ihracat ve ithalat yapan 63 firmada yüz yüze anket ve yöntemi ile Mart 2016 Haziran 2016 tarihleri arasında 63 yöneticiye uygulanmıştır. Araştırmada istatistiksel analizler kapsamında SPSS yazılımı kullanılmıştır. Araştırma kapsamında faktör analizi ve evren ortalamasına dayalı t testi yapılmıştır Araştırmanın modeli Araştımanın teorik modeli, Ege Bölgesi nde gıda üretimi yapan firmalardaki yöneticilerin İK bilgi sisteminden elde edilen bilgilerin iş analizi kapsamında bilgi sağlığına etkisi olduğu varsayımı üzerine kurulmuştur (Bkz. Şekil 1). Şekil 1: Araştırmanın Teorik Modeli İK Bilgi Sisteminden Elde Edilen İş Analizine Yönelik Bilgiler Bilgi Sağlığı Etkileşimi -İşe yönelik görev, sorumluluk, yetki alanı -Performans standartları, zihinsel ve fiziksel çaba -Pozitif yönde etkilenme -Nötr durum -Negatif yönde 3.2. Araştırmanın Temel Hipotezi H 0 : Gıda üretimi yapan firmalar da İK bilgi sisteminden elde edilen kapsamında bilgi sağlığı pozitif yönde etkilenmemektedir. H 1 : Gıda üretimi yapan firmalar da İK bilgi sisteminden elde edilen kapsamında bilgi sağlığı pozitif yönde etkilenmektedir. 4. BULGULAR VE TARTIŞMA 4.1. Bağımsız Değişkenlere Yönelik Bulgular Ankete katılan yöneticilerin (n=63) yaş (min-max=28-68) ortalaması ve standart sapması 45,1±9,44 tür. Ankete katılan yöneticilerin çoğunluğu lise ve ön lisans / lisans seviyesinde eğitime sahiptir. Yöneticilerin büyük çoğunluğu 10 yıl ve üstü yıl mesleki deneyime sahiptir (Tablo 1). Tablo 1: Yöneticilerin Eğitim Durumu ve Mesleki Çalışma Süreleri Eğitim n % Mesleki Çalışma Süresi (yıl) n % Lise 34 54,0 <10 6 9,5 Önlisans/Lisans 23 36,5 >= ,5 Lisansüstü 6 9,5 Toplam ,0 Toplam ,0 DOI: /Pressacademia PressAcademia Procedia

4 Yöneticilerin yer aldığı işletmelerin çoğunluğu 10 yıldan fazla süredir faaliyet göstermektedir. İşletmelerin büyük çoğunluğu küçük ölçekli ve çok azı orta ölçekli işletmedir. İşletmedeki İK bilgi sisteminde çalışan personelin büyük çoğunluğu 1 ve 2 kişidir. İK bilgi sistemini kullanım süresi çoğunluğunda 10 yıl ve üstüdür. Yine işletmelerin büyük çoğunluğu İK bilgi sistemini 1 ya da 2 yıl da bir güncellemektedir. İK bilgi sisteminin işletmelere maliyeti çoğu işletme için 5000 TL nin altındadır (Tablo 2). Tablo 2: İşletme ve İK Bilgi Sistemi İşletme Yaşı n % Bilgi Sistemini Kullanım Süresi (yıl) n % < ,2 < ,3 >= ,8 >= ,7 Toplam ,0 Toplam ,0 İşletme Çalışan Sayısı n % Bilgi Sistemini Güncelleme Süresi (yıl) n % < ,3 1, , ,7 2, ,5 Toplam ,0 3,00 1 1,6 Bilgi Sisteminde Çalışan Sayısı n % Toplam ,0 1, ,9 Bilgi Sisteminin İşletmeye Maliyeti n % 2, ,7 < ,0 3,00 4 6,3 >= ,0 Toplam ,0 Toplam , Ölçüm Aracının Güvenirliği Anketin ikinci bölümünde yer alan 21 önermeye temel bileşenler analizi kapsamında faktör analizi uygulanmıştır. Kaiser- Meyer-Olkin değeri 0,682 dir. Bartlett Küresellik Testi sonucunda sıfır hipotezi (H 0 : korelasyon matrisi birim matristir) 2 reddedilmiştir ( 210 =589,695, p=0.000). Anti imaj korelasyon matrisinin köşegen değerleri 0, arasında değer almıştır. Bu bulgular kapsamında 21 soruluk önermeden oluşan yapının faktör analizine uygunluğuna karar verilmiştir. Faktör analizi sonucu oluşan 7 faktör çerçevesinde toplam varyans % 71,946 sviyesinde açıklamaktadır. Toplam varyansın; birinci faktör %21,716 sını, ikinci faktör %10,256 sını, üçüncü faktör %9,743 ünü, dördüncü faktör %8,371 ini, beşinci faktör %7,736 sını, altıncı faktör %7,271 ini ve yedinci faktör %6,852 sini açıklamaktadır. Beş faktörlük yapının Cronbach Alfa değeri tür. Bu sonuca göre ankette yer alan önermelerin işaret ettiği faktörler konuyu yüksek düzeyde güvenilir olarak açıklamaktadır (Tablo 3). 7 faktör altında toplanan 21 önermenin tamamı için H 1 hipotezi kabul edilmiştir. Diğer bir deyişle yönetici algılarına göre; İK bilgi sisteminden elde edilen data ya da bilgiler önermelerin her biri kapsamında işletmedeki bilgi sağlığını ileri düzeyde pozitif yönde etkilemektedir (Tablo 3). DOI: /Pressacademia PressAcademia Procedia

5 Tablo 3: Faktör Analizi ve Tek Örnek t Testi Bilgi sisteminden elde edilen data ya da bilgi. kapsamında bilgi sağlığını pozitif yönde etkiler Tek Örnek t testi Faktör (Test Değeri 3 μ) x s t p Liderlik,915,056,069 -,055 -,017 -,014,014 4,5±,53 23,203 0,000 Motivasyon,876,100 -,018,146,207 -,040,126 4,5±,53 22,372 0,000 İletişim,846,057,186,158 -,035 -,147,049 4,5±,53 23,203 0,000 Örgütsel İlişkiler,832,133,029 -,076 -,069,199 -,110 4,5±,53 23,203 0,000 İşbirliği,710 -,026,422 -,065,168,156,085 4,4±,53 21,386 0,000 İşin denetimi,685,215,256,226,097,064,155 4,5±,50 23,750 0,000 İş e yönelik görev,183,866 -,042,029,113 -,161 -,142 4,4±,66 17,048 0,000 İş e yönelik sorumluluk,201,805 -,116 -,178,200,032,052 4,4±,66 17,197 0,000 İş e yönelik yetki alanı -,068,692,079,305 -,292,218,085 4,2±,65 15,505 0,000 Performans standartları,024 -,051,794 -,117 -,147,070 -,196 4,3±,71 14,636 0,000 Zihinsel çaba,296 -,044,758,153,061 -,043,116 4,4±,68 16,319 0,000 Fiziksel çaba,295 -,001,625,167,320 -,229,041 4,4±,56 20,588 0,000 İşin yapılış biçimi -,004 -,078,000,852,053 -,072,016 4,5±,50 23,750 0,000 İş te kullanılan teknoloji, araç, gereç, teçhizat, malzeme vb.,213,298,153,664,163,292 -,066 4,5±,50 23,750 0,000 Çalışanın iş bilgisi,059,111,018,096,800,153 -,020 4,5±,50 24,324 0,000 Çalışanın öğrenmeye açık olması,470 -,165,023,415,484 -,005,024 4,4±,50 23,273 0,000 Çalışanın işle ilgili becerisi,013 -,073 -,120 -,011,140,810 -,067 4,5±,50 23,750 0,000 Diğer işler ile ilişkiler -,012,197,304,016,434,528,138 4,3±,68 15,036 0,000 Çalışanın eğitimi,201,047 -,059,313 -,267,478,325 4,4±,50 22,889 0,000 İşe yönelik çalışma koşulları,019 -,089,047,063 -,191,126,778 4,3±,48 22,391 0,000 Çalışanın iş ile ilgili yetenekleri,103,056 -,083 -,083,230 -,093,744 4,5±,50 24,650 0, SONUÇ İK faaliyetleri iş analizi sonucu elde edilen bilgilerle başlamakta ve devam etmektedir. Bu çerçevede iş analizi için elde edilen bilgilerin sağlıklı olması tüm İK süreçlerini de sağlıklı konuma taşıyabilecektir. Sağlıklı bilgi ediniminin çağdaş yapılanması ise bilgi sistemlerinden elde edilen data / bilgiler şeklinde olduğu da günümüzde ifade edilebilecektir. Bu çalışma kapsamında bilgi sisteminden elde edilen bilgilerin geniş bir bakış açısı ile iş analizi kapsamında araştırma boyutları olarak ifade edilebilecek; liderlik, motivasyon, iletişim, örgütsel ilişkiler, iş birliği, işin denetimi, görev, sorumluluk, yetki alanı, performans standartları, zihinsel ve fiziksel çaba, işin yapılış biçimi, kullanılan teknoloji, araç, gereç, techizati malzeme, iş bilgisi, öğrenmeye açıklık, iş becerisi, iş ilişkileri, eğitim, çalışma koşulları ve yetenek çerçevesinde bilgi sağlığını ileri düzeyde pozitif yönde etkilediği yönetici görüşleri kapsamında belirlenmiştir. Çalışma aşağıdaki katkıları sağlamıştır: i. İş analizi konusu ve boyutları hemen her İKY ile ilgili kaynakta yer alabilmektedir. Ancak bu çalışma ile İK bilgi sistemi, iş analizi kapsamında bilgi sağlığı ile ilişkiselleştirilerek beraberce ele alınmıştır. DOI: /Pressacademia PressAcademia Procedia

6 ii. Çalışma uygulama ve teorik boyutları birleştirmiştir. Bu bağlamda Ege Bölgesi nde sektörel olarak önemli bir yer tutan gıda üretimi yapan firmaların hedef kitle olarak kabul edilmesi de konuya derinlik kazandırmıştır. KAYNAKLAR Barutçugil, İ. (2002). Bilgi Yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık. Ertürk, M. (2011). İnsan Kaynakları Yönetimi. İstanbul: Beta Yayım Dağıtım. Gökalp Z., İnsan Kaynakları Yönetimi ve Teknoloji, Erişim Tarihi: Jones, G.R., and George, J.M. (2006). Contemporary management. New York: McGraw- Hill Irwin Laudon J.P. ve Laudon K.C ( 2012). Management Information Systems.New Jersey:Prentice Hall, Öge, S. (2005), Elektronik İnsan Kaynakları Yönetiminde İnsan Kaynakları Enformasyon Sisteminin Önemi ve Temel Kullanım Alanları, Selçuk Üniversitesi Sabuncuoğlu, Z. (2009). İnsan Kaynakları Yönetimi. Bursa: Furkan Ofset. Stoner J.A.F, Freeman R.E, Gilbert D.A (1995). Management. New Jersey:Prentice Hall. Prentice-Hall International, ISBN , URL 1: Erişim: DOI: /Pressacademia PressAcademia Procedia