BİLGİ İŞLEM Daire Başkanlığı 2014 YILI ( DÖNEMİ) BİRİM FAALİYET RAPORU 1/93

Transkript

1 BİLGİ İŞLEM Daire Başkanlığı 2014 YILI ( DÖNEMİ) BİRİM FAALİYET RAPORU 1/93

2 İçindekiler I- GENEL BİLGİLER 4 A. Misyon ve Vizyon Hata! Yer işareti tanımlanmamış. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar 4 C. İdareye İlişkin Bilgiler 9 1.FİZİKSEL YAPI 9 2- ÖRGÜT YAPISI BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR İNSAN KAYNAKLARI SUNULAN HİZMETLER DİĞER HİZMETLER HATA! YER İŞARETİ TANIMLANMAMIŞ. 7- YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ HATA! YER İŞARETİ TANIMLANMAMIŞ. II- AMAÇ VE HEDEFLER 29 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 29 IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 32 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 32 2/93

3 SUNUŞ BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU Bilişim teknolojileri üniversitelerde, öğrencilerin, eğitimcilerin, araştırmacıların, yöneticilerin ve idari mekanizmanın kullanımına sunulmuş, onların işlevselliklerini ve verimliliklerini arttıracak araçlardır. Bu bağlamda bilişim alanında hizmetlerin aksatılmadan sürdürülebilmesi ve kalitesinin arttırılması için doğru planlamaların ve yatırımların yapılması kaçınılmaz bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır. Bu unsurlar dikkate alınarak, Daire Başkanlığımızın misyonu Teknolojinin gelişimini yakından takip ederek üniversitemizde yürütülen süreçlerin elektronik ortamda takip edilebilmesi ve yürütülebilmesi için bilişim sistemlerinin sağlanması, yapılması planlanan her türlü işleyiş için gerekli bilişim alt yapısının oluşturulması, yazılım, donanım teknik servis ve network hizmetlerinin yönetilmesini sağlayarak üniversitemize kaliteli bir hizmet sunmaktır. Şeklinde; vizyonu ise Teknolojik gelişmeleri uygulayarak bilişim alt yapısı, kullanıcı memnuniyeti, verilen hizmetlerin kalitesi açısından üniversitemizin dünya üniversiteleri arasında ön sıralara yerleşmesini sağlamaktır. olarak ifade edilmiştir. Bu hedefe ulaşmak için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ekibimiz tarafından Üniversitemizin gereksinimlerine göre hayata geçirilen projeler güncellenmekte ve sürdürülebilirliği sağlanmaktadır yılı için tasarlanarak planlanan ve uygulanan Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 2014 yılı faaliyet raporunu; Saygılarımla arz ederim. Süleyman AŞICI Bilgi İşlem Daire Başkanı 3/93

4 I- GENEL BİLGİLER Misyon Teknolojinin gelişimini yakından takip ederek üniversitemizde yürütülen süreçlerin elektronik ortamda takip edilebilmesi ve yürütülebilmesi için bilişim sistemlerinin sağlanması, yapılması planlanan her türlü işleyiş için gerekli bilişim alt yapısının oluşturulması, yazılım, donanım teknik servis ve ağ hizmetlerinin yönetilmesini sağlayarak üniversitemize kaliteli bir hizmet sunmaktır. Vizyon Teknolojik gelişmeleri uygulayarak bilişim alt yapısı, kullanıcı memnuniyeti, verilen hizmetlerin kalitesi açısından üniversitemizin dünya üniversiteleri arasında ön sıralara yerleşmesini sağlamaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar DAİRE BAŞKANI Daire Başkanının görev ve yetkileri aşağıda belirtilmiştir: 1) Kendisine bağlı birimlerin çalışma esaslarını ve programlarını hazırlayıp üst yönetimin onayına sunmak, uygulanmalarını sağlamak, izlemek, denetlemek ve sonuçlarını değerlendirmek, gerektiğinde etkinlik ve verimliliğin artırılması amacıyla üst yönetime tekliflerde bulunmak, diğer daire başkanları ile işbirliği yaparak görevlerin yürütülmesini sağlamak, 2) Dairesine ait görevlerin mevzuata uygun olarak zamanında ve eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak, 3) Görev alanına giren konularla ilgili genelgelerin hazırlanmasını sağlamak, 4) Şubelerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlamak, 5) Personelin izin işlerini planlamak ve zamanında kullanılmasını sağlamak, 6) Bakanlık stratejik planında ve faaliyet raporunda yer alan dairesi ile ilgili işlerin zamanında bitirilmesini sağlamak, 7) Personelin iş tutumu ve davranışlarını takip edip değerlendirmesini yapmak, 4/93

5 ödüllendirilmesi için teklifte bulunmak, gerekli hallerde yetkisi içindeki disiplin cezalarını vermek, 8) Üst yönetimin çalışma programının dairesine ait bölümünü hazırlamak, 9) Dairenin görevleri ile ilgili toplantılara katılmak, 10) Kendisine verilen görevlerin düzenli, verimli, süratli ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak, 11) Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak, 12) Üst yönetim ile diyaloga geçerek Başkanlığın ihtiyaçlarını, sorunlarını bildirmek, yürütülen projeler hakkında rapor sunmak, 13) Harcama Yetkilisi : 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu 31.maddede tanımlanan yetkiler doğrultusunda Başkanlığımıza tahsis edilen ödeneğin kullanılmasında Sayıştay a, Maliye Bakanlığı na ve üst yöneticiye karşı sorumluluğu olan yetkilidir. Harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili ekonomik ve verimli kullanılmasından, tahsis edilen ödenek ile sorumlu olduğu alanda, temin edilen her türlü tüketime yönelik mamul mal, sermaye yatırımı olan makine teçhizat vs. maddi değerlerin bir şekilde tüketilmesinden, hizmet kalemlerinde, verilen hizmetin satın alınmasına kadar ve bu kanun çerçevesi uhdesinde yapılması gereken diğer işlemlerden sorumludur. ŞUBE MÜDÜRÜ 1) Üniversitenin tüm birim, bölüm ve şubelerinin çalışma iç ve dış işleyiş sistemini en iyi şekilde öğrenerek birim ile Üst yönetim arasındaki koordinasyon ve iş akışını sağlamak, 2) Birim tarafından Üst yönetime sunulması gereken tüm raporların hazırlanmasını sağlayarak hazırlanan raporların son kontrollerini yaparak yönetime sunmak, 3) Sorumlu olduğu birimde norm kadro analizlerini, personel ihtiyaç ve performans gelişimlerini, personel eğitimlerini, özlük hakları uygulamalarını yerine getirmek, bu konular ile ilgili şube gereksinimlerini tespit ederek rapor halinde üst yönetime sunmak, 4) Üst yönetim tarafından belirlenmiş stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda birimin günlük, aylık, dönemsel ve yıllık iş planını belirlemek, 5) Belirlenen amaç ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak, kurumsal, bireysel ilişkileri geliştirmek, 6) Şube teknik yapısına %100 hâkim olarak teknik yapıda oluşan veya oluşabilecek problemleri tespit etmek, bu problemlerin giderilmesi için teknik kadroyu yönlendirerek problemlerin zamanında giderilmesini sağlamak, 5/93

6 7) Tüm birim ve departmanlarda rutin denetim görevini yerine getirmek ve olumsuzlukları üst yönetime raporlamakla yükümlüdür, 8) Birimlerin yöneticilerinden gelen istek ve önerileri analiz ederek, üst yönetime zamanında ve tam olarak iletilmesini sağlamakla yükümlüdür. UZMAN 1) Bilgisayar sistemleri yolu ile elde edilen bilgileri yönetim ve işletme alanlarındaki sorunların çözümüne uygulayabilen kişidir, 2) Hedeflere ulaşmak için kısa ve uzun dönemli planlar oluşturur, 3) Yönetim bilişim sistemleri birimlerinde sistemin alt yapısını planlar, sistem için gerekli donanım, yazılım ve personeli belirler ve bunların teminine çalışır, 4) Bilgisayar sistemini ve gerektiğinde ağ sistemini kurar, 5) Sistemlerin çalışması sırasında karşılaşılan sorunları ve eksiklikleri saptayarak, çözüm yolları bulur, 6) Teknolojideki gelişmeleri izleyerek donanım ve yazılımları güncelleştirir, TEKNİSYEN 1) Öğrenim ya da mesleğiyle ilgili olarak, planlanmış, projelendirilmiş imar ve montaj işlerini yürütmek veya yürütülmesini izlemek, bu işleri mevcut şartnamesine veya sorumlu mühendisin direktiflerine uygun olarak yapmak, 2) Mevcut alet, cihaz ve makinaların gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, gerektiğinde bunları fiilen kullanmak, 3) Konusuyla ilgili şartname, işletme ve bakım talimatlarını hazırlanarak, 4) Verilen talimat gereğince mühendislik işleriyle ilgili krokiler ve planlar çizmek, 5) Maliyet, malzeme hesapları ve çeşitleri yapmak, iş programlarının hazırlanmasında mühendise yardım etmek, 6) Etüt, araştırma, ölçme, hesaplama ve projelendirme, uygulama, kontrol ve benzeri işlemleri yapmak. 6/93

7 BİLGİSAYAR İŞLETMENİ 1) Gerekli sistem yardımıyla bilgisayarı çalıştırmak, 2) Girdi ve çıktıları sistem gereklerine uygun olarak yapmak, 3) Sistem arızalarını tanımlamak, girdi ve çıktıların bütünlüğünü ve doğruluğunu koruyacak biçimde düzeltici işlem yapmak. 4) Bilgisayarda yapılan işleri belirtilen zamanlamaya göre yapmak, sistem yazılımı yapmak ve belirli zamanda yapılması gereken işleri yoğunluğuna göre bilgisayar ortamında optimumda tutmak, 5) Sistem yazılımı ve uygulama programlarından gelen konsol mesajlarını anlayarak gereken işlemleri yapmak, 6) Amirlerince verilecek benzeri nitelikteki görevleri yapmak. SEKRETER 1) Bağlı bulunduğu yöneticinin iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, makamın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek, 2) Yöneticinin yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak, 3) Büro makinalarını kullanmak, 4) İmza ve havale edilen yazı ve dosyalan ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak, 5) Yöneticinin kırtasiye, demirbaş, temizlik vb. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak, 6) Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak, 7) Planlama; Geleceği zaman dilimlerine bölerek, yapılacak işlere önem ve öncelik sırası vererek bunları uygun biçimde bu zaman dilimleri içerisinde akıllıca dağıtıp yerleştirir, 8) Örgütleme; Yapılan her işin amacı verimli çalışmaya yöneliktir. Yapılan işlerin gerekçeleri bilinip, düzenli çalışmasını sağlayacak her türlü maddesel öğeler tam ve yeterlidir, 9) Koordinasyon; Haberleşme ve motivasyon mekanizmalarının düzenli yürütülmesini ve ayrıca diğer fonksiyonların verimliliğini artırır, 10) Kontrol; Amaçlanan hedefe varılıp varılmadığı çabaların ne kadar sonuç verdiği, neler yapılması gerektiği gibi soruları kontrol mekanizmasıyla cevaplandırır. 7/93

8 GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu 33.maddede tanımlandığı üzere harcama yetkilisi tarafından giderlerin gerçekleştirilmesi işlemlerini yapan kişi olarak tanımlanmıştır. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler. Gerçekleştirme görevlileri bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar. TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ 1) Kurumun ayniyat hizmetlerine ilişkin tüm hizmetleri yürüterek; demirbaş ve sair malzemenin kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde ambar ve mutemetliklere girişini, çıkışını ve korunmasını sağlamak, hurda haline gelmiş malzemelerin yok edilme ve satışları için gerekli işlemleri yapmak. 2) Yıl sonunda mal sayımını yaptırmak, sayım sonunda çıkan noksanlık ve fazlalıkların nedenlerini araştırıp gerekli işlemleri yaparak ayniyat hesabını Sayıştay'a sunmak. AMBAR MEMURU 1) Ambara gelen malzemeyi teslim almak, tasnif etmek, ambarda ayrılan yerlerine koymak, 2) Ambarı kullanılır şekilde bulundurarak, malzemeyi muhafaza etmek, bunlara ait kayıtları usulüne uygun olarak tutmak, 3) Ambardan çıkan malzemelerin talep formlarına göre ilgililerine teslimini sağlamak, ambara ait her türlü evrakı muhafaza etmek, 4) Amirlerince verilecek diğer görevleri yapmak. 8/93

9 C. İdareye İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı 1.2- Kapalı Alan Dağılımı Tablo 2. İzmir Katip Çelebi Üniversitesi Kapalı Alanlarının Dağılımı Kapalı Alan Miktarı (m 2 ) Açıklama Yerleşke Adı (m 2 ) Üniversite Maliye Haz. Diğerleri Balatçık x 455 Mitahatpasa x 20 Aydınlıkevler x Eğitim Alanları ve Derslikler Tablo 5. Eğitim Alanları ve Derslikler Eğitim Alanı Amfi Sınıf Bilgisayar Lab. Diğer Lab. Açıklama 0-50 Kişilik 2adet 160m^2 160 M4 bilgisayar lab ve merkezi derslik bilgisayar lab Kişilik Kişilik Kişilik Kişilik 251-Üzeri Kişilik 9/93

10 1.5-Sosyal Alanlar Kapasitesi Tablo 11. Toplantı-Konferans Salonları Toplantı Salonu Konferans Salonu Eğitim Salonu Açıklama 0-50 Kişilik 1 1 M1 binası Kişilik Kişilik Kişilik Kişilik 1.6-Hizmet Alanları Tablo 13. Hizmet Alanları Hizmet Alanları Sayısı/Adet Alanı/ m 2 Kullanan Sayısı (Kişi) Akademik ve İdari Personel Hizmet Alanları Ambar/Depo-Arşiv-Atölye Alanları Tablo 14. Ambar/Depo Alanları Birim Adı Adet Bilgi İşlem depo Alan (m²) /93

11 1.10- Laboratuvarlar Tablo 17. Laboratuvar Adı Merkezi Derslik Bilgisayar Labaratuvar M4 Labarutarı Bulunduğu Yerleşke Merkezi Derslikler 90 Sosyal Tesis Binası 45 Alan (m²) İlgili/Kullanan Akademik Birim Fakülteler Fakülteler Dayanıklı Taşınırlar Hesap Kodu I. Düzey Kodu II. Düzey Kodu Tablo 19. Dayanıklı Taşınırlar Ölçü birimi Miktarı 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Makineler ve Aletler Grubu Tarım ve Ormancılık Makineleri ve Aletleri İnşaat Makineleri ve Aletleri Atölye Makineleri ve Aletleri İş Makineleri ve Aletleri Güç Elektroniği ve Basınçlı Makineler ile Aletleri Posta Makineleri Paketleme Makineleri Etiketleme ve Numaralandırma Makineleri Ayırma, Sınıflandırma Makineleri Matbaacılıkta Kullanılan Makine ve Aletler Cihazlar ve Aletler Grubu Yıkama, Temizleme ve Ütüleme Cihaz ve Araçları Beslenme/Gıda ve Mutfak Cihaz ve Aletleri Kurtarma Amaçlı Cihaz ve Aletler Ölçüm, Tartı, Çizim Cihazları ve Aletleri Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan Cihazlar ve Aletler Araştırma ve Üretim Amaçlı Cihazları ve Aletleri Müzik Aletleri ve Aksesuarları Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz ve Aletler 254 Taşıtlar Grubu Karayolu Taşıtları Grubu Otomobiller Makam Araçları Hizmet Araçları Yolcu Taşıma Araçları Otobüsler Minibüsler 11/93

12 Midibüsler Minivanlar veya Vanlar Diğer Yolcu Taşıma Araçları Yük Taşıma Araçları Tırlar Kamyonlar Kamyonetler Kargo Kamyonları Pick-uplar Diğer Yük Taşıma Araçları 255 Demirbaşlar Grubu Döşeme ve Mefruşat Grubu Döşeme Demirbaşları Temsil ve Tören Demirbaşları Koruyucu Giysi ve Malzemeler Seyahat, Muhafaza ve Taşıma Amaçlı Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Hastanede Kullanılan Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Büro Makineleri Grubu Bilgisayarlar ve Sunucular Adet Bilgisayar Çevre Birimleri Adet Teksir ve Çoğaltma Makineleri Haberleşme Cihazları Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları Adet Aydınlatma Cihazları Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu Mobilyalar Grubu Büro Mobilyaları Adet Misafirhane, Konaklama ve Barınma Amaçlı Mobilyalar Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları Bebek ve Çocuk Mobilyası ve Aksesuarları Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler Beslenme/Gıda ve Mutfak Demirbaşları Grubu Yemek Hazırlama Ekipmanları Tarihi veya Sanat Değeri Olan Demirbaşlar Grubu Geleneksel Türk Süslemeleri Güzel Sanat Eserleri Mühür ve Mühür Baskıları Kütüphane Demirbaşları Grubu Kütüphane Mobilyaları Basılı Yayınlar Görsel ve İşitsel Kaynaklar Bilgi Saklama Üniteleri Eğitim Demirbaşları Grubu Eğitim Mobilyaları ve Donanımları Öğrenmeyi Kolaylaştırıcı Ekipmanlar 12/93

13 Derslik Süslemeleri Okul Bahçesi ve Oyun Demirbaşları Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Grubu Doğa Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Salon Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Saha Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Diğer Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Güvenlik, Kontrol ve Tedbir Amaçlı Demirbaşlar Grubu Güvenlik ve Korunma Amaçlı Araçlar Kontrol ve Güvenlik Sistemleri Yangın Söndürme ve Tedbir Cihaz ve Araçları Kullanımda Olan Demirbaş Niteliğindeki Değerli Eşyalar Büro Malzemeleri Diğer Demirbaşlar Grubu Seyyar Kulübe, Kabin, Büfe, Sandık ve Kafesler Seyyar Tanklar ve Tüpler TOPLAM Örgüt Yapısı Birimin/İdarenin organizasyon şemasına ve organizasyon yapısının etkinliğine ilişkin değerlendirmelere özet olarak yer verilecek, akademik ve idari kuruluş şeması oluşturulacaktır. 13/93

14 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar Tablo 21. Yazılımlar Kullanılan Yazılım Programları Microsoft lisans Paketi Kullanım Amacı Windows ve Office programlarını lisansı Log depolama lisans paketi E posta güvenlik cihazı lisans paketi Firewaal kayıt E posta güvenliği Ekran Okuma yazılımı Görme engelli programı Canlı destek yazılımı Uzaktan eğitim destek programı Ebook alım programı kütüphane Kaspersky Anti virüs yazılımı Say 2000i E- Bütçe KBS Muhasebe kayıtları Bütçe hazırlama ve işlemleri ile Muhasebe İşlem Fişi ve Ödeme Emri Belgesi Düzenlemesi Taşınır, Harcama Yönetim Sistemi, Ek ders,maaş Elektronik Belge Yönetim Sistemi Evrak kayıt Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi Öğrenci İşleri Personel Bilgi Sistemi Personel İşleri Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi Akademik Performans Bilgi Sistemi Yabancı Diller Bilgi Sistemi Malzeme Yönetim Sistemi Stratejik plan Akademik CV Yabancı Diller Ambar, stok Yönetimi 14/93

15 Satın Alma Bilgi Sistemi Kalite Yönetim Sistemi Uzaktan Eğitim Sistemi Bilimsel Araştırma Projeleri Sistemi Kurumsal Değerlendirme Sistemi Tüm Satın Alma Süreçleri Kalite Doküman Süreçleri Uzaktan Eğitim Öğrencileri BAP Projeleri Tüm İstatistiki veriler Tablo 22. Bilgisayarlar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Masa Üstü Bilgisayarlar Taşınabilir Bilgisayarlar Sunucular Modül Yıl Organizasyon Yönetimi 2012 Sistem Yönetimi 2012 Öğrenci Bilgi Sistemi 2012 Personel Bilgi Sistemi 2012 Elektronik Belge Yönetimi 2014 Satın Alma Yönetimi 2014 Malzeme Yönetimi 2014 Bilimsel Araştırma Projeleri Bilgi Sistemi 2014 Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi 2013 Kurumsal Değerlendirme Bilgi Sistemi 2014 Uzaktan Eğitim Bilgi Sistemi 2014 Akademik Performans Bilgi Sistemi 2013 Kalite Yönetim Sistemi /93

16 Yabancı Diller Bilgi Sistemi Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi Tablo 28. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) (Adet) Projeksiyon Slayt Makinesi Tepegöz Episkop Barkod Okuyucu Baskı Makinesi Fotokopi Makinesi Yazıcı Faks Fotoğraf Makinesi Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler Akıllı Tahta Diğer TOPLAM 3.4- İnternet Bağlantı Hızı Tablo 29. İnternet Bağlantı Hızları Yerleşke Adı İnternet Hızı Balatçık kampüsü 150 Mpbs Aydınlık evler 30 Mpbs mithatpaşa 5 Mpbs Sürekli Eğitim merkezi 10 Mpbs 16/93

17 Yaşlı bakım Mpbs Üniversite Web Sayfasının İstatistik Bilgisi Tablo 30. Üniversitemiz Web sayfası İstatistikleri Üniversite web sayfasına Türkçe giriş yapan kişi sayısı Üniversite web sayfasına İngilizce giriş yapan kişi sayısı İnsan Kaynakları 4.1- Akademik Personel Akademik Personelin Unvanlara Göre Dağılımı Unvan Profesör Doçent Yardımcı Doçent Tablo 31. Akademik Personel Dolu Kadro Durumları Boş Doluluk Oranı % Kadroların İstihdam Şekline Göre Tam Zamanlı Yarı Zamanlı Öğretim Görevlisi Okutman Araştırma Görevlisi Eğitim ve Öğretim Planlamacısı Sahne Uygulatıcısı Sanat Uygulatıcısı Sanatçı Öğretim Elemanı Uzman 7 17/93

18 Çevirici 7 Tablo 37. Akademik Personelin Yurtiçi Görevlendirme Sayısı (39. Madde) Unvanı Üniversitemizde Çalıştığı Birim/Bölüm Görevlendirildiği Yer Uzman Bilgi işlem 3 Sayısı Görevlendirme Şekli (Konferans, Kongre.) Malatya Üniversitesi ve YÖK Akademik Personelin Yaş-Cinsiyet-Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı Unvan Tablo 47. Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 23 yaş ve altı yaş yaş yaş yaş 51 yaş ve üzeri Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Uzman Araştırma Gör. Unvanlar Tablo 48. Akademik Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı Akademik Personel Sayısı Cinsiyete Göre Uzman K E 18/93

19 Tablo 49. Akademik Personelin Hizmet Süreleri ve UNVANI Yıl Yıl Yıl Yıl Yıl Üzeri TOPLAM Uzman Kişi Sayısı Yüzde (%) 14,28 85, İdari Personel Tablo 50. İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Doluluk Oranı % Genel İdari Hizmetler Sınıfı 6 6 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı 2 2 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı /93

20 Hizmet Sınıfı Genel İdari Hizmetler Tablo 52. Engelli İdari Personel Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Unvanı Özürlü Personel Sayısı Özürlülük Durumu/Derecesi Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetler Sınıfı 4c 1 Diyabet/ %40 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı TOPLAM İdari Personelin Eğitim Durumu Tablo 53. İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Kişi Sayısı Yüzde (%) 12,5 12,5 75 Yüksek.L. ve Doktora İdari Personelin Hizmet Süreleri Tablo 54. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı 1-3 yıl 4-6 yıl 7-10 yıl yıl yıl 21 yıl üzeri Kişi Sayısı Yüzde (%) 37,5 1, /93

21 4.19- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Kişi Sayısı 23 yaş ve altı Tablo 55. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı yaş yaş yaş yaş yaş üzeri Yüzde (%) İdari Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı Tablo 56. İdari Personel Cinsiyet İtibariyle Dağılımı Cinsiyete Göre K E Genel İdari Hizmetler Sınıfı 6 6 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı 2 2 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı İdari Personelin Yurtiçi ve Yurtdışı Görevlendirme Bilgileri Sıra No Tablo 57. İdari Personelin Yurtiçi ve Yurtdışı Görevlendirme Bilgileri Birimler Yurtiçi Geçici Görevlendirme Sayısı 1 Bilgi İşlem Yurtdışı Geçici Görevlendirme Sayısı 21/93

22 Sözleşmeli Personel (4C li) Tablo 58. Sözleşmeli Personel (4C li) in Birimlere Dağılımı Çalıştığı Birim Adı Bilgi İşlem 3 Kişi Sayısı 3 Tablo 59. Sözleşmeli Personel (4C li) in Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 60. Sözleşmeli Personel (4C li) in Yaş Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51-Üzeri Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 61. Sözleşmeli Personel (4C li) in Cinsiyet Dağılımı Kadın Erkek 22/93

23 Kişi Sayısı 3 3 Yüzde (%) Hizmet Satın Alma Yoluyla Çalıştırılan Personel Tablo 62. Hizmet Satın Alma Yoluyla Çalıştırılan Personel Sayısı Birim Hizmet Çeşidi Kişi Sayısı Temizlik Hizmeti Güvenlik Hizmeti Özel Bütçe Teknik Personel Hizmeti 8 Bilgisayar Hizmeti(Otomasyon-Yazılım) 20 Diğer Hizmet Alma 1 29 Temizlik Hizmeti Döner Sermaye Güvenlik Hizmeti Teknik Personel Hizmeti Bilgisayar Hizmeti(Otomasyon-Yazılım) Diğer Temizlik Hizmeti Genel Güvenlik Hizmeti Teknik Personel Hizmeti 8 Bilgisayar Hizmeti(Otomasyon-Yazılım) 20 Diğer Hizmet Alma 1 Genel 29 23/93

24 Tablo 63. Hizmet Satın Alma Yoluyla Çalıştırılan Personelin Birimlere Dağılımı Birim Adı Hizmet Alımı Personel Sayısı Bilgi işlem Tablo 64. Hizmet Satın Alma Yoluyla Çalıştırılan Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 65. Hizmet Satın Alma Yoluyla Çalıştırılan Personelin Yaş Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Üzeri Yaş Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 66. Hizmet Satın Alma Yoluyla Çalıştırılan Personelin Cinsiyet Dağılımı Kadın Erkek Kişi Sayısı Yüzde (%) /93

25 4.24-Personelin Atanmasına /Ayrılmasına ilişkin Bilgiler İdari Personel 3 Tablo 67. İdari Personel Atanmasına /Ayrılmasına ilişkin Bilgiler Ataması Yapılan Personel Sayısı Ayrılan Personel Sayısı Açıktan Nakil İstisna (*) Emekli Diğer 3 (*) Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu, Terörle Mücadele, Özelleştirme, Mahkeme Kararı, Şehit Gazi Yakını Tablo Yılında Ayrılan Akademik Personel Ayrılma Nedeni Prof. Doç. İsteğe Bağlı Emeklilik Yaş Haddinden Emeklilik Malulen Emeklilik Yrd. Doç. Öğretim Görevlisi Okutman Arş. Gör. Uzman Naklen Ayrılma 1 İstifa 1 Görev Süresi Bitenler Vefat Diğer Sebepler TOPLAM İdari Hizmetler Sunucu İşlemleri UBS Otomasyon sistemi teknolojik altyapısı için kullanılan sunucuların kontrolü ve stabil çalışması için gerekli olan işlemler yapılmıştır. Üniversitemizde kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan tüm elektronik makine teçhizatlarının araştırması ve temini yapılmıştır. Bu cihazların kurulumu yapılmış ve birimlere teslim edilmiştir. 25/93

26 Sunucularda kullanılan servislerin datalarının yedeklenmesi yapılmış ve periyodik olarak yedekler kontrol edilmiştir. Birimlerin alımını yaptığı yazılımlar için sanallaştırma ortamında gerekli sunucu kurulumları yapılmış ve birimlerin kullanımına açılmıştır. ULAKNET birimin üniversitemizden istemiş olduğu verilerin sağlanması için çalışmalar yapılmış ve gerekli veriler kullanılabilir halde ULAKNET gönderilmiştir. Üniversitemizin teknolojik altyapısı için temin edilen sunucuların çalışması ve güncellemeleri ve denetimleri günlük haftalık ve aylık periyodlarda sağlanmıştır. Üniversitemizin teknolojik altyapısı için gerekli olan iş sürekliliği ve yedekleme çözümleri için gerekli ihale süreçleri hazırlanmıştır. İhale sürecinden sonra temin edilen cihazların fiziksel olarak yerleşimi, bağlantıları ayarlanmış ve çalışmaya hazır edilmiştir. Fiziksel olarak konuşlandırılan cihazların yazılımsal kurulumları yapılarak yedekli çalışacak şekilde ileri düzey ayarlamalar yapılmıştır. Kütüphane otomasyon sistemi için Dspace sunucu güncellemesi yapılmış, kullanılır hale getirilmiştir. Bu sunucunun yönetim ve denetimi, gerekli güncellemeleri birimimiz tarafında yapılmaktadır. Kütüphane emanet ve güvenlik sistemi için kurulan sanal sunucunun yönetim ve denetimi, gerekli güncellemeleri birimimiz tarafında yapılmaktadır. BAP ve İhale ile alınan yazılımların Network lisanslama servileri için ayrı ayrı sanal sunucular kurularak lisans servislerinin çalışması sağlanmıştır. Üniversitemizin kullanmakta olduğu fax sistemine Kullanıcı bazlı yetkilendirme ve erişimi sağlanmıştır. UBS sistemi için gerekli olan güvenli sunucu sertifikalarının temini için gerekli süreçlerin hazırlanarak alımı yapılmıştır. Üniversitemizde kullanılacak olan ve birimimizin desteği ile hazırlanan ip kamera sistemi alındıktan sonra gerekli planlama ve hazırlıklar yapılmıştır. İhale sürecinden sonra ip kamera sistemi için temin edilen Ağ anahtarlarının, sunucuların ve depolama birimlerinin fiziksel olarak yerleşimi, bağlantıları ayarlanmış ve çalışmaya hazır edilmiştir. Akıllı Kart Birimi 2014 yılında Üniversite Akıllı Kart Sistemi yazılımı ve donanımı aktif edilmiştir. Bu bağlamda; 26/93

27 Mevcut olan tüm öğrencilerimizin ve personellerimizin kartlarının basımı tamamlanmıştır. Başvuru halinde kart basma işlemi devam etmektedir. Aydınlıkevler ve kampüs yemekhanelerine, yemekhane turnikeleri ve okuyucuları kurulmuştur. Yemekhane yazılımı, SKS Daire Başkanlığı ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığının da görüşleri alınarak tamamlanmış olup personellerimizin ve öğrencilerimizin, akıllı kartlarına bakiye yükleyerek yemekhane turnikelerinden geçişiyle yemek yemeleri sağlanmıştır. Burslu öğrenciler, öğrenciler, akademik-idarihizmet alımı personellerin yemekhane turnikelerinden geçiş raporlarını görüntüleyebilmeleri sağlanmıştır. Personel denetim/takip modülünün yazılımı tamamlanmıştır. Rektörlük, Merkezi Ofisler 1-2 ve Aydınlıkevler binalarına PDKS kart oyucuları montajı yapılmış olup, kartlı geçiş sistemi başlatılabilir. İsteyen birim yöneticilerine, yazılım üzerinden personelini kartlı geçişle takip edebilme raporlaması yapabilme yetkileri hazır haldedir. Üniversitemizin giriş tag ine 15 adet turnike ve 4 adet bariyer montajları tamamlanmış olup, araç ve öğrenci girişlerine açılmıştır.araç HGS kullanımı testi 2014 yılı için tamamlanmış olup 2015 yılında HGS geçişleri başlatılacaktır. Öğrencilerin ve personelin giriş/çıkış turnikelerini kullanmaları sağlanmıştır.ayrıca Kütüphane Dokümantasyon Başkanlığı binası girişine 6 ad. Turnike montajı yapılmış olup, kartlı geçiş sistemi devreye alınmıştır. Aydınlıkevler ve kampüs tüm derslikler girişlerine kart okuyucuların montajları yapılmış olup, öğrencilerimizin kartlı geçiş takibi yapılabilecektir. Öğrenci Takip Kontrol Sistemi yazılımının Üniversite Bilgi Sistemi ile entegre halde çalışması sağlanmış olup, yazılım için gerekli olan öğrenci, ders, derslik, ders saati ve öğretim üyesi vb. bilgilerin UBS den alınması tamamlanmıştır.2014 yılı sonu itibariyle yazılım testleri yapılmış olup, 2015 yılında öğrenci/öğretim üyesi,görevlisi nin kullanımına hazır hale gelecektir. Fiziksel olarak konuşlandırılan Ağ anahtarlarının, sunucuların ve depolama birimlerinin yazılımsal kurulumları yapılarak yedekli çalışacak şekilde ileri düzey ayarlamalar yapılmıştır. IP kamera sistemi için sunucu ağ anahtarı ve izleme merkezi yazlımlarının kurulumu yapılarak kullanımı için eğitim verilmiştir. Kullanımda olan sunucu sitemlerinin birimler tarafından ihtiyaç duyulan eğitim ve destek hizmetleri sağlanmıştır. Kullanılmakta olan mail servisimizin son sürüme güncellemesi yapılarak mail servisimiz daha kullanışlı ve güvenilir hale getirilmiştir. Donanım Grubu Alınan bilgisayarın gerekli programlar yüklenerek ve fiziksel kurulumu yapılarak 27/93

28 kullanıcıların hizmetine sunulmuştur. Alınan bilgisayar çevre birimleri kurulumları yapılarak kullanıcıların hizmetine sunulmuştur. Kullanıcılara; bilgisayar, bilgisayar çevre birimleri, teksir çoğalma makinalarının arızalarının onarımı ve bunları kullanırken ihtiyaç duyduğu konuda destek hizmeti verilmiştir. Mevcut derslikler, laboratuvarlar ve birimler üzerinde ki bilgisayarlara ait bakım, onarım ve arıza işlemleri periyodik ve gelen arıza talepleri üzerine yapılmıştır. Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Bilimsel Araştırma projeleri modülü yazılarak Ekim ayı başvuruların sistem üzerinden online olarak alınması sağlanmıştır. Kişisel Memur İşlemleri ekranı tamamlanarak, kurum personellerinin özlük bilgileri, maaş bilgileri gibi bir takım memuriyete ait bilgilerini kendi sistemleri üzerinden gösterilmesi sağlanmıştır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi tamamlanarak, evrak akışının EBYS üzerinden elektronik imza ile yapılması sağlanmıştır. Uzaktan Eğitim modülü tamamlanarak, örgün öğretimde bazı derslerin uzaktan eğitim ile verilmesi sağlanmıştır, Öğretim üyelerinin ders materyallerini sisteme yüklemeleri için ve öğrencilerin bu ders materyallerini UBS sistemi üzerinden takip etmesi için gerekli çalışmalar tamamlanmıştır. Malzeme yönetimi modülü tamamlanarak, kurumun kullanımına açılmıştır. Ambar talepleri, stok takipleri sistem üzerinden yapılabilmektedir. Satın alama modülü tamamlanmış olup, satın alma işlemleri sistem üzerinden yapılmaya başlanmıştır. Akıllı kart ile entegrasyon yapılarak, personel öğrenci bilgileri, ders programı gibi bilgilerin akıllı karta gönderilmesi sağlanmıştır. Kurumsal değerlendirme sistemi tamamlanarak, hem kurum içi hem de kurum dışına kuruma ait istatistiki bilgilerin verilmesi sağlanmıştır. Kalite Yönetim Sistemi tamamlanarak, kurumda kullanılan belgelerin kalite yönetimi UBYS üzerinden sağlanmıştır. Üniversite Bilgi Yönetimi Sempozyumu yapılarak, UBYS nin tüm üniversitelere tanıtımı yapılmıştır. Maaş modülü ile entegrasyon sağlanarak, personel bilgilerinin maaş modülüne gönderilmesi sağlanmıştır. akademik performans bilgi sistemi tamamlanarak, akademik personelimizin akademik çalışmalarını sisteme girerek, performans puanlarının sistem üzerinden hesaplanması sağlanmıştır. 28/93

29 II- AMAÇ ve HEDEFLER İdarenin Amaç ve Hedefleri III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 1.1- Bütçe Uygulama Sonuçları Tablo 139. Bütçe Giderleri 2014 Bütçesi Başlangıç Ödeneği Eklenen Ödenek 2014 Bütçesi Gerçekleşme Durumu Gerçekleşme Oranı (%) 01 Personel Giderleri Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 05 Cari Transferler Sermaye Giderleri hak alımları - Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri; Artan öğrenci ve personeller için malzeme ve yazılım hizmet alımı alımı. Tablo 142. Birimler Tarafından Düzenlenen Yerel, Ulusal ve Uluslararası Bilimsel Toplantı Sayısı Faaliyet Türü Yerel Bilimsel Toplantı Sayısı Ulusal Bilimsel Toplantı Sayısı Uluslararası Bilimsel Toplantı Sayısı Sempozyum ve Kongre 1 Konferans 29/93

30 Panel Eğitim Semineri Diğer Seminerler Açık Oturum Söyleşi Tiyatro Konser Sergi Turnuva Teknik Gezi Yukarıda yer verdiğiniz her bir Yerel, Ulusal, Uluslararası Bilimsel Toplantılarınızın her biri için aşağıdaki tabloları doldurunuz. Tablo 143. Birimler Tarafından Düzenlenen Yerel Bilimsel Toplantı Bilgileri Düzenleyen Birim Bilimsel Toplantı Türü Konusu/Adı Yer Tarih Katılımcı Sayısı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Sempozyum Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi İzmir 7 8 Kasım /93

31 B. Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri Tablo 146. Diğer Kurum ve Kuruluşlar Taratafından Düzenlenen Yerel, Ulusal ve Uluslararası Bilimsel Toplantılara Katılım Bilgileri Faaliyet Türü Sempozyum ve Kongre Yerel Bilimsel Toplantı Sayısı Katılan Kişi Sayısı Ulusal Bilimsel Toplantı Sayısı Katılan Kişi Sayısı Konferans 9 10 Panel Eğitim Semineri Diğer Seminerler Açık Oturum Söyleşi Tiyatro Konser Sergi Turnuva Teknik Gezi 9 10 Uluslararası Bilimsel Toplantı Sayısı Katılan Kişi Sayısı 31/93

32 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 1. Üstünlükler Yeni kurulan bir Üniversite olması nedeniyle bilişim alt yapısının üniversitenin gelişimine paralel olarak planlı bir şekilde büyümesi. Fırsatlarımız; Üst yönetimin bilişim alt yapısının hazırlanması noktasında istekli ve duyarlı olması çalışmalarımıza destek vermesi. 2. Zayıflıklar Zayıf yönlerimiz; Bilgi İşlem personeli kadrolarının yeterli sayıda verilmemesi. Sistem ve Network alanında yeterli personelin olmaması. İdari işlerin takip edilmesi, satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve muhasebat kayıtlarının yapılmasında idari kadroda memur personelin olmaması Tehditlerimiz; Personelin hasta kalması veya görevden ayrılması sonucunda idari yazışmalarda, sistem ve network tarafında yerine bakabilecek bir personelin olmaması. C. Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Bilgi İşlem Dairesi bünyesindeki kritik birimlerde deneyimli uzman personel kadrosu alımının yapılması 32/93