ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ HARCAMA BİRİMLERİNİN ORTAK NİTELİKTEKİ GÖREV VE ÇALIŞMALARINA İLİŞKİN YÖNERGE

Transkript

1 ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ HARCAMA BİRİMLERİNİN ORTAK NİTELİKTEKİ GÖREV VE ÇALIŞMALARINA İLİŞKİN YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Misyon Amaç ve Kapsam Madde 1-(1)Bu Yönergenin amacı; Eskişehir Büyükşehir Belediyesi harcama birimlerinin ortak nitelikteki görevlerini tanımlamak ve bu görevlerin yerine getirilmesi için yürütülecek iş ve işlemleri ortaya koymaktır. Dayanak Madde 2-(1)Bu Yönerge; tarih ve 53 sayılı Meclis kararı ile yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliğe, Başkanlık Makamı oluru ile tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına, Başkanlık Makamı oluru ile tarihinde yürürlüğe giren Görev ve Çalışma Yönergesi Hazırlama Kılavuzuna dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3-(1)Bu Yönergede yer alan; a)alt birim: Birime bağlı müşavirlik, müdürlük, şeflik vb. alt birimleri, b)alt birim amiri: Birim amirine bağlı alt birimlerin amirlerini, c)belediye: Eskişehir Büyükşehir Belediyesini, ç)birim: Belediye teşkilat şemasında yer alan harcama birimlerini, d)birim amiri: Harcama biriminin en üst düzey yöneticisini, e)harcama birimi: Belediye bütçesinde ödenek tahsis edilen birimleri, f)harcama yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst düzey yöneticisini, g)iç Kontrol: Belediyenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütününü, ğ)ilgili düzenleme: Üst Yönetici oluru ile yürürlüğe konulan yönerge, genelge, kılavuz ve benzeri düzenlemeleri, h)meclis: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Meclisini, ı) Ön malî kontrol: İdarenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; İdare bütçesi, bütçe tertibi, kullanabilir ödenek tutarı, harcama programı ve diğer mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolü, ı)şube müdürlüğü: Birime bağlı şube müdürlüklerini, i)üst yönetici: Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanını, Sayfa 1 / 10

2 j)üst yönetim: Üst Yönetici, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarını, k)yönerge: Bu yönergeyi, ifade eder. Fonksiyonel görev dağılım tablosu MADDE 4-(1)Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosuna (Ek-1) kaydedilir. (2)Ortak Nitelikte Görevlere ilişkin olarak hazırlanan Görev dağılım tablosu birim düzeyinde oluşturulur. (3)Fonksiyonel görev dağılımı tablolarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına tabidir. Görev dağılımı tablolarında olan değişikliklerin, aynı gün içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından tablolara işlenmesi ve personele duyurulması sağlanır. İKİNCİ BÖLÜM Mali Hizmetler Fonksiyonu Stratejik plan çalışmalarına katkı sağlanması MADDE 5-(1) Belediyemizin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren stratejik planın hazırlanması süreci Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı nın koordinatörlüğünde tüm harcama birimlerinin katılım ve katkılarıyla yürütülür. Stratejik planda yer alan izleme ve değerlendirme sistemine göre stratejik plan belirli dönemlerde izlenir. a-stratejik planlama sürecinde istenilen bilgi ve verileri sağlamak b-stratejik planın izlenmesi sürecinde istenilen bilgi ve verileri sağlamak Performans programına ilişkin çalışmaların yürütülmesi MADDE 6-(1) Performans programını hazırlama süreci, Üst Yönetici ve harcama yetkilileri tarafından program dönemine ilişkin öncelikli stratejik amaç ve hedeflerin, performans hedef ve göstergelerinin, faaliyetlerin ve bunlardan sorumlu harcama birimlerinin belirlenmesi ve en geç mayıs ayı sonuna kadar harcama birimlerine duyurulmasıyla başlar. Bahsi geçen duyuru üzerine Birimin sorumlu olduğu faaliyetlerin maliyetleri tespit edilir. Bu faaliyetlerin maliyetleri ile faaliyetlerle doğrudan ilişkilendirilemeyen genel yönetim giderleri Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına bildirilir. Üst Yönetici ve harcama yetkilileri, performans programlarının hazırlanmasında ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve verinin toplanması ile analiz edilmesi için gerekli ortam, yapı ve süreçleri oluştururlar. Yılı performans programının başlangıç tarihinden itibaren 3 er aylık dönemlerde, Birimin performans hedefleri ile bu hedeflerin gerçekleşme durumları karşılaştırılır ve belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilir. Eğer belirlenen hedeflere ulaşma seviyesinde sapma olduğu tespit edilir ise bu durumun nedenleri belirlenerek sonraki dönemlerde sapmaları ortadan kaldıracak önleyici tedbirler alınır. Sayfa 2 / 10

3 a- Birim faaliyetlerinin maliyetlerini hesaplamak ve istenilen bilgileri sağlamak b- Birimin performans hedeflerine ilişkin gerçekleşme durumlarını izlemek Birimin bütçe teklifi ve yatırım programının hazırlanması MADDE 7-(1) Her yıl haziran ayı sonunda Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı na gönderilmek üzere harcama birimlerine bütçe ve yatırım tekliflerinin hazırlanması için üst yönetici tarafından çağrıda bulunur. Maliye Bakanlığınca hazırlanan bütçe çağrısı ve eki bütçe hazırlama rehberi ve Orta Vadeli Mali Plan ile Kalkınma Bakanlığınca hazırlanan Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi ile Orta Vadeli Program doğrultusunda her bir harcama birimi temmuz ayı sonuna kadar bütçe ve yatırım teklifini gerekçeli olarak hazırlayarak birim performans programıyla da uyumlu olacak şekilde Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı na gönderir. a- Birim bütçe teklifini hazırlamak b- Birim yatırım programını hazırlamak Birim Bütçe ve Yatırım Programı raporlarının hazırlanması MADDE 8-(1) Kalkınma Bakanlığı ve Valiliğe belirli periyodlarda gönderilmek üzere hazırlanan raporlar süresi içerisinde Bütçe Performans ve Denetim Şube Müdürlüğüne teslim edilir. a- Yatırım uygulama, izleme ve değerlendirme raporlarını hazırlamak b- İller Yatırım Projeleri İzleme Raporu ile Yatırımcı Kuruluş Dönem Raporunu hazırlamak c- Ana Çalışma Programını hazırlamak ç- Yatırım Projeleri Çalışma ve İş Programını hazırlamak d- Brifing Raporunu hazırlamak e- Proje Takip Sistemi Formlarını doldurmak f- İl Sosyo-Ekonomik raporunu hazırlamak Birim faaliyet raporunun hazırlanması MADDE 9-(1) Birim Faaliyet Raporu harcama biriminin yıl boyunca yürüttüğü faaliyetlerin sonuçlarını, belirlenmiş hedeflere yönelik gerçekleşmeleri de ortaya koyacak şekilde açıklayan ve idare faaliyet raporuna esas teşkil eden rapordur. Birim faaliyet raporu hazırlayan harcama yetkilileri, raporun içeriğinden ve raporda yer alan bilgilerin doğruluğundan üst yöneticiye karşı sorumludur. Birim faaliyet raporları, geride bırakılan yıla ilişkin olarak hazırlanır. Ancak üst yönetici, harcama birimlerinin faaliyetlerini ve performansını izleyebilmek amacıyla, harcama yetkililerinden üçer veya altışar aylık birim faaliyet raporları isteyebilir. İlgili yıla ilişkin birim faaliyet raporları harcama yetkilisince imzalanarak, idare faaliyet raporuna esas teşkil etmek üzere izleyen yılın en geç mart ayı sonuna kadar üst yöneticiye sunulur. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına gönderilir. Sayfa 3 / 10

4 a-birim faaliyet raporunu hazırlamak Birim giderlerinin gerçekleştirilmesi MADDE 10-(1) Birimde gerçekleştirme işlemleri, 5018 sayılı Kanun başta olmak üzere ilgili diğer mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirme görevlileri ile harcama yetkilisi tarafından yürütülür. Gerçekleştirme işlemlerine başlanılmadan ya da satın alma talebinde bulunulmadan önce ilgili harcama kaleminde yeterli ödenek bulunup bulunmadığı gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilir Sayılı Kanuna tabi yapım işleri ile mal ve hizmet alımlarına ilişkin bir gider söz konusu ise usulüne uygun olarak satın alma talebinde bulunulur. Gerekli durumlarda harcama birimi tarafından teknik şartname ve/veya sözleşme tasarısı hazırlanır, piyasa fiyat araştırması yapılır. İlgisine göre komisyon ve/veya teşkilat kurularak kontrol, muayene ve kabul işlemleri tamamlanır. Onay belgesi, komisyon tutanakları, taşınır işlem fişi, fatura vb. harcama belgeleri ödeme emri belgesine eklenmek üzere hazırlanır. Ödeme emri belgesi düzenlenir. Gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderlerin söz konusu olduğu durumlarda mevzuatına uygun olarak ön ödeme işlemleri yürütülür. a-gerçekleştirme öncesi işlemleri yürütmek b-kontrol teşkilatı faaliyetlerini yürütmek c-muayene ve kabul işlemlerini yürütmek ç-hak-ediş belgelerini düzenlemek d-ödeme emri belgesi ve eklerini düzenlemek e-ön ödeme işlemlerini yürütmek Birim taşınır mal işlemlerinin yürütülmesi MADDE 11-(1) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanlar cins ve niteliklerine göre sayılarak, tartılarak, ölçülerek teslim alınır. Taşınırların giriş kayıtları tutulur, bunlara ilişkin taşınır işlem fişleri düzenlenir. Doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırlar ambarlarda muhafaza edilir. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırlar kontrol edilerek teslim alınır, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesi önlenir. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırlar ilgililerine teslim edilir. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirler alınır ve alınması sağlanır. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmalar harcama yetkilisine bildirilir. Ambar sayımı ve stok kontrolü yapılır, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırlar harcama yetkilisine bildirilir. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırlar bulundukları yerde kontrol edilir, sayımları yapılır. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlaması yapılır ve yılı gider bütçe teklifi hazırlık çalışmaları sırasında ilgili kalemlere planlama dâhilinde yeteri kadar ödenek konulması sağlanır. Tüketilen ya da kullanım ömrü dolan taşınırların çıkış ve hurdaya ayırma işlemleri yapılır, gerekli kayıtlar tutulur ve belgeler düzenlenir. Kayıtları tutulan taşınırların yönetim hesabı hazırlanarak harcama yetkilisine sunulur. a-taşınır girişlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek Sayfa 4 / 10

5 b-taşınır sayım işlemlerini yürütmek c-taşınır çıkışlarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ç-taşınır Yönetim Hesabını hazırlamak d-malzeme ihtiyaç planlaması yapmak Birimin mali nitelikteki diğer iş ve işlemlerinin yürütülmesi MADDE 12- (1) Birimin faaliyetlerine ilişkin gelir tarife teklifleri hazırlanarak süresi içerisinde Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına gönderilir. Birimin görev ve sorumluluk alanı dâhilinde yürüttüğü faaliyetlere ilişkin gelirlerin kayıtları tutulur. a-birim gelir tarifelerini belirlemek b-birimin faaliyetlerine ilişkin gelirleri tahakkuk ettirmek ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İç Kontrol Fonksiyonu Birim görev ve çalışma yönergesinin güncellenmesi MADDE 13-(1) Birimin, Başkanlık Makamı olurları ile yürürlüğe konulan, Görev ve Çalışma Yönergesi ilgili düzenleme doğrultusunda ve belirlenen dönemlerde gözden geçirilerek güncellenir. Birimin sorumluluğunda bulunan görevlerde; mevzuat, organizasyonel yapı veya plan/program değişiklikleri gibi nedenler ile meydana gelen farklılıkların görev ve çalışma yönergelerine yansıtılması için güncelleme çalışmaları yürütülür. a- Birim görev ve çalışma yönergesini güncellemek Birim faaliyetlerine ilişkin iş planlarının oluşturulması MADDE 14-(1) Birimin Görev ve Çalışma Yönergesinde yer alan tüm iş ve işlemler ile belirli tarihe kadar tamamlanması gereken projeler/eylemler için ilgili düzenleme doğrultusunda alt birim amirleri tarafından yıllık iş planı hazırlanarak birim amirinin onayına sunulur. Birim amiri tarafından onaylanan iş planları tüm alt birim personeline duyurulur. Yıllık iş planları her yıl en geç Ocak ayı sonuna kadar hazırlanır. a-birimin yıllık iş planını oluşturmak Birim personelinin görev tanım formlarının oluşturulması Madde 15- (1)Birimde görevli her bir personel için ilgili düzenleme doğrultusunda görev tanım formları hazırlanır. Görev tanım formları, biri ilgili birim arşivinde diğeri ise ilgili personelde kalmak üzere iki nüsha olarak düzenlenir. Görev tanım formlarının güncelliğinin sağlanmasından ilgili birim ve alt birim amirleri sorumludur. a-görev tanım formu oluşturmak Sayfa 5 / 10

6 Birim faaliyetlerine ilişkin prosedürlerin oluşturulması MADDE 16-(1) Birimin Başkanlık Makamı olurları ile yürürlüğe konulan Görev ve Çalışma Yönergesinde yer alan tüm iş ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler, yürürlükte bulunan düzenleme doğrultusunda oluşturulur. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsar. Birim amiri, prosedürler ve ilgili dokümanların, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmasını sağlamakla yükümlüdür. Birim amiri ile alt birim amirleri, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yaparlar. a-faaliyet prosedürü hazırlamak b-faaliyet prosedürünü güncellemek Birim hedeflerine ve faaliyetlerine ilişkin risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi MADDE 17-(1) Birimin yılı performans hedeflerine ve faaliyetlerine ilişkin riskleri ilgili düzenleme doğrultusunda belirlenir. Belirlenen her bir riskin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri, ilgili düzenleme doğrultusunda analiz edilir ve sonuçları birim amiri onayına sunulur. Risk değerlendirme çalışmaları sonucunda etki ve olasılık bakımından kabul edilebilir değerlerin üzerinde riskli görülen hususlara ilişkin olarak ilgili düzenleme doğrultusunda eylem planı oluşturulur. Yukarıda bahsi geçen çalışmalar sırasında iç ve dış denetim raporlarında tespit edilen eksiklik, hata, risk ve önerilere ilişkin hususlar göz önünde bulundurulur. a- Birim hedeflerine ve faaliyetlerine ilişkin riskleri belirlemek, değerlendirmek ve kaydetmek b-birim risk eylem planını hazırlamak ve izlemek Birimde tespit edilen risklere ilişkin kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi ve değerlendirilmesi MADDE 18-(1) Birimin hedefleri ile faaliyetleri için öngörülen risklerin etki ve olasılığını azaltmayı ve böylece Belediyenin amaç ve hedeflerine ulaşma olasılığını artırmayı amaçlayan uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenir ve uygulanır. Birim amiri ile alt birim amirleri, görevlerin ve hedeflerin gerçekleştirileceğine dair makul güvence elde etmek için risk yönetimini esas almak suretiyle kontrol faaliyetlerini planlar, bunları organize eder ve yönlendirir. Bahsi geçen kontrol faaliyetleri Birimin tüm faaliyetleri için bir bütün olarak tasarlanarak uygulanır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolünü ve işlem sonrası kontrolleri kapsar. Faaliyetler ile çıktıları kontrol edilir, raporlanır, karşılaştırılır, analiz edilir ve izlenir. Belirlenen kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını da kapsar. Belirlenen kontrol faaliyetlerinin fayda ve maliyeti değerlendirilir. Kontrol maliyetinin beklenen faydayı aştığı durumlarda bu kontrol faaliyeti tercih edilmez. a-birim kontrol faaliyetlerini belirlemek ve değerlendirmek Sayfa 6 / 10

7 Yönetici kontrol faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 19-(1) Birim personelinin yürüttüğü iş ve işlemler birim amiri ile alt birim amirleri tarafından izlenir ve onaylanır. Birimin sorumluluğunda yürütülen iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğu birim amiri ile alt birim amirleri tarafından ilgili düzenleme doğrultusunda sistemli bir şekilde kontrol edilir. Kontroller sırasında faaliyet prosedürü eki olan kontrol listelerinden yararlanılır. Faaliyet prosedürlerinin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli tedbirler alınır. Birim amiri ile alt birim amirleri tarafından yapılan kontroller neticesinde tespit edilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları engellemeye yönelik olarak gerekli tedbirler alınır ve ilgilileri yazılı olarak talimatlandırılır. a-birimde yürütülen iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu kontrol etmek Birim izleme ve değerlendirme çalışmalarının yürütülmesi Madde 20- (1) Birimin sorumluluk alanında yer alan faaliyetlerle bu faaliyetlere ilişkin aksaklıkların değerlendirilmesi, gerekli önlemlerin alınması, gelecek perspektifinin oluşturulması ve kurumsal iletişimin geliştirilerek sorun çözme kapasitesinin artırılması amacıyla; birim amirinin başkanlığında, alt birim amirleri ve ilgili personelin katılımı ile her ay periyodik izleme ve değerlendirme toplantıları düzenlenir. Birim faaliyetlerine ilişkin istatistikî kayıtlar elektronik ortamda tutularak izleme toplantılarına esas olmak üzere birim amirine raporlanır. Toplantı sonucunda yapılan değerlendirmeler ve alınan kararlar bir tutanak ile kayda alınarak bağlı bulunulan bir üst amire bildirilir. a-birim faaliyetlerine ilişkin istatistikî kayıtları tutmak ve raporlamak b-birim izleme ve değerlendirme toplantısı düzenlemek Birimin görev alanına ilişkin mevzuat değişikliklerinin takip edilmesi ve duyurulması MADDE 21-(1)Şube müdürleri, sorumluluk alanlarına ilişkin mevzuatı takip eder ve mevzuat değişikliklerini yürürlükte bulunan düzenleme doğrultusunda ilgililerine duyururlar. a-mevzuat takip işlerini yürütmek Birim ön mali kontrol işlemlerinin yürütülmesi MADDE 22- (1) Birimde ön malî kontrol görevi, Belediye nin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yerine getirilir. Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin malî karar ve işlemler, harcama birimi tarafından Belediye nin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama veya finansman programları, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden kontrol edilir. Malî karar ve işlemler harcama birimi tarafından kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından da kontrol edilir. Harcama biriminde mali işlemlere yönelik olarak süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Harcama biriminde yapılan kontrol sonucunda, malî karar ve işlemin uygun görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülür. Sayfa 7 / 10

8 a-birim ön mali kontrol işlemlerini yürütmek DÖRDÜNCÜ BÖLÜM İnsan Kaynakları Fonksiyonu Birim personelinin izin işlemlerinin yürütülmesi MADDE 23-(1) Birimde görevli memur, sözleşmeli ve işçi personelin izin haklarının kullanılmasına ilişkin iş ve işlemler ilgili mevzuatları doğrultusunda yürütülür. Yıllık izin hakkını kullanmak isteyen personel matbu izin formunu doldurarak bağlı olduğu amirin onayına sunar. Talebi uygun görülen personel belirlenen tarihler arasında izin hakkını kullanır. Birim amiri tarafından onaylanan matbu izin formunun bir nüshası İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına gönderilir. Personelin diğer izin işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak yürütülür. a-personelin izin işlemlerini yürütmek Birim personeline yönelik eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi Madde 24- (1) Birim personelinin, mesleki yeterliliklerinin sürekliliğini sağlamak üzere; bilgi, beceri ve donanımlarını artırarak daha etkin ve verimli olmalarını, yeni gelişmeleri öğrenmelerini, bireysel bilgi, beceri ve yetenekler edinmelerini sağlamak, bilgi tazelemek, teknoloji kullanma kapasitelerini artırmak amacıyla gerekli eğitimleri almaları sağlanır. Birim amiri, ilgili düzenlemeler doğrultusunda personelin eğitim ihtiyacını belirler. Bütçe hazırlık çalışmaları sırasında personelin katılması planlanan eğitimler göz önünde bulundurulur. a-birim personelinin eğitim ihtiyacını belirlemek b-birim personelinin eğitimlere katılımını sağlamak ve eğitim sonuçlarını değerlendirmek Birim personelinin performansının değerlendirilmesi MADDE 25-(1)Birim personelinin performansı ilgilileri tarafından yılda en az bir kez yürürlükte bulunan düzenleme doğrultusunda değerlendirilir ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülür. Değerlendirme sonucunda, performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik olarak birim ve alt birim amirleri tarafından gerekli önlemler alınır. Birim amiri, yüksek performans gösteren personelin ödüllendirilmesi için üst yönetime öneride bulunulur. a- Personelin performansını değerlendirmek BEŞİNCİ BÖLÜM Resmi Yazışma, Evrak Kayıt ve Arşiv İşlemlerine İlişkin Fonksiyonlar Birim resmi yazışma ve evrak kayıt işlemlerinin yürütülmesi Sayfa 8 / 10

9 MADDE 26-(1) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca, gerek Belediye birimleri arasında gerekse Belediye dışındaki diğer idareler ya da gerçek/tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla resmi yazışma işlemleri ilgili birim tarafından yürütülür. Resmi yazılar düzenlenirken standart dosta planına uygun kodlar kullanılır. Muhataba gönderilmek üzere hazırlanan resmi yazılar, paraflı nüshası hazırlayan birimde kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir. Gelen ve giden evraklar Yönetim Bilgi Sistemi Yazışmalar Modülü üzerinden kayıt altına alınarak teslim alınır ve ilgililerine gönderilir. Birimde ayrıca evrak kayıt ve zimmet defterleri kullanılabilir. Belgeler, sırtlıkları standart dosya planına göre düzenlenen dosyalarda ilgisine göre tasnif edilerek muhafaza altına alınır. a-birim resmi yazışma işlemlerini yürütmek b-birim gelen evrak işlemlerini yürütmek c-birim giden evrak işlemlerini yürütmek Birim arşivine verilecek malzemelere ilişkin işlemlerin yürütülmesi MADDE 27-(1) Alt birimlerde, her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme gözden geçirilmek suretiyle; işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olanlar, şeklinde bir ayırıma tabi tutulur. Ayırım işleminden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme; birimi, işlem yılı, konu ve işlem itibariyle aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Alt birimlerde, yukarıda sayılan işlemleri tamamlanmış arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrol ilgili alt birim personeli ile birim arşivi yetkili personeli tarafından beraber yürütülür. Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum Arşivinde yapılır. a- Birim arşivine verilecek malzemelere ilişkin işlemleri yürütmek Birime gelen istek ve şikâyetlerin değerlendirilmesi ve cevaplanması MADDE 28-(1) Birime intikal eden istek ve şikâyet başvuruları ilgili mevzuatı doğrultusunda ve süresi içerisinde cevaplanır. a-birime e-posta ile gelen istek ve şikâyet başvurularını değerlendirmek ve cevaplamak b-birime dilekçe ile yapılan istek ve şikayet başvurularını değerlendirmek ve cevaplamak c-birime Bilgi Edinme Kanunu kapsamında yapılan başvuruları değerlendirmek ve cevaplamak ALTINCI BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Görevin devir ve teslimi Madde 29- (1) Çeşitli nedenlerle görevinden ayrılan personel; Sayfa 9 / 10

10 a)üzerinde bulunan görevlerle ilgili bilgi ve belgelere ait dosya ve evrakı birim amirinin belirlediği sorumluya eksiksiz olarak teslim eder ve devir ile ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-2) birim amirine verir. b)kendisine teslim edilmiş olan makine, araç, gereç ve malzemeleri yetkililere teslim eder ve bununla ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-2) birim amirine verir. (2)Devir ve teslim ile yükümlü olanlar, bu işlemleri mevzuatında belirlenen hükümlere göre yapar. Hassas görevlerin belirlenmesi MADDE 30-(1)Yönergede, yer alan tüm iş ve işlemlerden, ilgili düzenlemeler doğrultusunda, riskli ya da zorluk değeri yüksek olduğu tespit edilenler hassas görevler olarak belirlenerek Hassas Görevler Listesine kaydedilir. (Ek-3) (2)Hassas görevler, sorumluları tarafından her yıl gözden geçirilir ve gerekli görülürse güncellenir. (3)Belirlenen hassas görevlere ilişkin olarak ilgili düzenlemeler doğrultusunda prosedürler hazırlanır ve tüm personele duyurulur. Görevler ayrılığı MADDE 31-(1)Görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda, Yönergede yer alan tüm iş ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilir. (2)Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamaması durumunda birim amirleri, bahsi geçen ilkenin tam olarak uygulanamamasından kaynaklanan riskleri ilgili düzenlemeler doğrultusunda tespit ederek gerekli önlemleri alırlar. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 32-(1)Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üst Yönetici yetkilidir. girer. Yürürlük MADDE 33-(1)Bu Yönerge Üst Yönetici tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe Yürütme MADDE 34-(1)Bu Yönerge hükümlerini Üst Yönetici yürütür. Sayfa 10 / 10