Mal Teslim Alma İş Akış Şeması

Transkript

1 Mal Teslim Alma İş Akış Şeması Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelir Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre TKYS programına mal girişlerinin yapılması. Harcama Bilgilerinin HYS girilmesi Taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması

2 Muayene Komisyonu İş Akış Şeması Resmi yazı Talebin yazı yolu ile gelmesi Personelin görevlendirilmesi Muayene Kabul Komisyonunun oluşturularak ilgili birime bildirilmesi Resmi yazı Dekan onayı iş akışı Muayene Kabul Komisyonu Üyeleri tarafından alınan ekipman, yazılım ve/veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Hayır Uygun mu? Evet Alınan ekipman, yazılım ve/veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygun hale getirilmesinin istenmesi Muayene Alınan ekipman, yazılım ve/ veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygun olduğunun onaylanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı

3 Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak İşlemler İş Akış Şeması Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak Personelin Dekan tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Taşınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Taşınır çıkış işleminin yapılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Taşınır İşlem Fişi Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Saymanlık Taşınır Hesapları ile Fakülte Taşınır Hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hayır Hesaplar mu? tutuyor Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Evet Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak Saymanlığa onaya gönderilmesi Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Dekan Onayı İş Akış Şeması A

4 A Giden Evrak İş Akış Şeması Gelen Evrak İş Akış Şeması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Saymanlık tarafından onaylanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin Şube Müdürüne gelmesi Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvel ve eklerinin Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetvelinin bir nüshasının merkez konsolide görevlisine gönderilmesi Dekan Onayı İş Akış Şeması Giden Evrak İş Akış Şeması

5 Stratejik Plan Hazırlama İş Akış Şeması Stratejik plan yazısı Stratejik plan çalışmalarının başladığının duyurulması SPK ve ADKG nin kurulması ve üyelere duyurulması Stratejik Plan Hazırlama Gruplarının Oluşturulması Stratejik Planlama Eğitimi Stratejik plan hazırlama zaman takvimi oluşturulması Zaman takviminin duyurulması Bölümlerin stratejik plan taslaklarını hazırlaması Değerlendirme ve Geri Besleme Fakülte stratejik planın konsilide edilmesi Fakülte stratejik planı Fakülte onay iş akış şeması Stratejik planın SGDB gönderilmesi

6 Stratejik Planın İzlenmesi ve Değerlendirilmesi İş Akış Şeması İdare Performans Programı Fakülte Stratejik Planının izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak yıl sonunda Dekanlık yazı işlerinden cari yılın ve bir önceki yılın İdare Performans Programının yazı ile istenmesi Fakülte Stratejik Planının izlenmesi amacıyla cari yılın İdare Performans Programında yer alan faaliyetlerin gerçekleşme durumlarını içeren Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporları nın düzenlenmesi Bir önceki yılın İdare Performans Programında yer alan faaliyetler ile cari yılın Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporları ndaki gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması Fakülte Stratejik Planın izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak cari yılın ve bir önceki yılın Birim Faaliyet Raporları ve İdare Faaliyet Raporu nun değerlendirmeye alınması Birim Faaliyet Raporları ve İdare Faaliyet raporu İdare Performans Programında yer alan performans hedefleri ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması İdare Performans Programında yer alan performans göstergeleri ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans göstergelerinin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması Performans Programında yer alan faaliyetler ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan faaliyetlerin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması İdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karşılaştırmalı sonuçlarının SGDB Başkanına ve Rektöre sunulması İdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karşılaştırmalı sonuçlarının Birimlere gönderilmesi A

7 B Stratejik Planın uygulama başarısının değerlendirilmesi Uygulama başarılı mı? Evet Hayır Stratejik Plan Oluşturulması/ Yenilenmesi İş Akışı Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporu nun hazırlanması ve onay için SGD Başkanına ve Rektöre sunulması Dekan Onayı İş Akışı Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Raporu

8 Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Şeması GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınır işlem Fişi Taşınır İşlem Fişi Harcama birimi Tasınır işlem fisi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen tasınırların çıkısları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen tasınır islem fisleri muhasebe birimine gönderilmez Muhasebe Yetkilileri, tasınır giris, çıkıs ve değer düsüslerine iliskin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Dekanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmıs tüketim malzemelerinin tasınır II inci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir

9 Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama İş Akış Şeması Taşınır İstek Belgesi/Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması Talep edilen malzemenin stok durumunun SGB.net programından kontrol edilmesi Stokta mevcut mu? Hayır Evet Olmayan malzemenin alınması için Fakülte Sekreterine bildirilmesi Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi Merkez saymanlığa üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim raporu Dekan Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı

10 Taşınırların Kaydı İş Akış Şeması Muyenesi yapılan ve girişi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi Muayene kabul tutanağı Girişi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi Taşınır İşlem fişi ile muayne ve kabul komisyonunca düzenlenen muayne ve kabul tutanağı ilgili satınalma birimine gönderilmesi İlgili birimlerin yapmış olduğu malzeme isteklerinin Dekanlık havaleli olarak gelmesi İstekler karşılanarak Taşınır İşlem çıkış fişi düzenlenip,birimlere zimmet karşılığı teslim edilmesi Periyodik dönemlerde sayım işlemleri yapılarak stok kontrolü yapılması,harcama yetkilisine stok planlaması konusunda yardımcı olunması Yıl sonu işlemlerinin yapılması,yıllık hesapların çıkarılması,mizanların ve defterlerin düzenlenip ertesi yıla devirlerin yapılması

11 Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış Şeması Her yılın son ayında sayım komisyonunda yer alacak personelin Fakülte Dekanı tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisi belirlenen personeli onaylaması ile sayım komisyonunun oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Dahili Evrak Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Taşınır çıkış işleminin yapılması Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi SGDB Hesapları ile Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesinin taşınır hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hayır Hesap tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Evet Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem fişi no'suna ilişkin tutanak hazırlanması Dekan Onayı Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB'ye onaya gönderilmesi

12 Ayniyat Sarf Malzeme İş Akış Şeması İhtiyaç talepleri İhtiyaç taleplerinin toplanması Hazırlanan talep formunun Dekanlığa gelmesi Fakülte Sekreterine gönderilmek üzere Dekan tarafından imzalanması Ambar ayniyat sorumlusundan ihtiyaçların temin edilmesi İhtiyaçların personele gönderilmesi

13 Bölüm Başkanı Seçimi ve Ataması İş Akış Şeması Dekanlık yazısı Bölüm başkanı belirlemek üzere,dekanlık tarafından bölümdeki anabilim dalı Başkanlarının yazılı görüşleri istenir. Dekan Anabilim Dalı başkanlarının yazılı görüşlerini dikkate alarak, Bölüm başkanı adayını belirler. Bölüm başkanı atama onayını Rektöre sunar Evet Bölüm başkanı adayının ikinci bir idari görevi var mı? Hayır Dekan, Bölüm başkanını atar, atama rektörlük makamına ve bölüme bildirilir Rektörün onayından sonra Bölüm başkanı atanarak, görevine başlar.

14

15 Bütçe Hazırlama İş Akış Şeması Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla ilgili yazının ulasması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır Fakülte Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Baskanlığından görüş alınır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliskin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Baskanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır

16

17 Dekan / Fakülte Sekreteri Onayı İş Akış Şeması Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması Evrakın Dekan veya Fakülte sekreterine iletilmesi Evrakın Dekan veya Fakülte sekreteri tarafından incelenip imzalanması İmzadan çıkmış evrak

18 Fakülte Kurulu İş Akış Şeması FAKÜLTE KURULU İŞ AKIŞ SÜRECİ (Personel İşleri) Fakülte Kuruluna Girecek Belgelerin Toplanması HAYIR Eksik Olan Belgelerin Tamamlanması Fakülte Kuruluna Girecek Belgelerin Kontrol Edilmesi Gerekli kontroller düzgün yapılmış mı? EVET Fakülte Kurulu Gündeminin Hazırlanması Gündeminin İlgili Birim Amirleri Tarafından Kontrol Edilmesi ve Paraflanması Fakülte Kurulu Tarihinin ve Saatinin Fakülte Sekreteri Tarafından İlgililere ile Duyurulması Alınan Kararların Yazılması, İlgili Birim Amirlerince Kontrol Edilip Paraflanması ve Fakülte Kurulu Üyelerince İmzalanması Toplantı sonucunda alınan kararlar uygun yazılmış mı? HAYIR EVET Karar Örneklerinin Hazırlanarak Belgeleri ile Birlikte İlgili Birime Zimmet Defteri ile Teslim Edilmesi Yazılan Kararların ve Gündemin İlgili Dosyalara Kaldırılması

19 Fakülte Yönetim Kurulu İş Akış Şeması FAKÜLTE YÖNETİM KURULU İŞ AKIŞ SÜRECİ (Personel İşleri) Fakülte Yönetim Kuruluna Girecek Belgelerin Toplanması HAYIR Eksik Olan Belgelerin Tamamlanması Fakülte Yönetim Kuruluna Girecek Belgelerin Kontrol Edilmesi Gerekli kontroller düzgün yapılmış mı? EVET Fakülte Yönetim Kurulu Gündeminin Hazırlanması Gündeminin İlgili Birim Amirleri Tarafından Kontrol Edilmesi ve Paraflanması Fakülte Yönetim Kurulu Tarihinin ve Saatinin Fakülte Sekreteri Tarafından İlgililere e- mail ile Duyurulması Alınan Kararların Yazılması, İlgili Birim Amirlerince Kontrol Edilip Paraflanması ve Fakülte Yönetim Kurulu Üyelerince İmzalanması Toplantı sonucunda alınan kararlar uygun yazılmış mı? HAYIR EVET Karar Örneklerinin Hazırlanarak Belgeleri ile Birlikte İlgili Birime Zimmet Defteri ile Teslim Edilmesi Yazılan Kararların ve Gündemin İlgili Dosyalara Kaldırılması

20

21 Giriş ve Tüketim ve Kullanım Suretiyle Çıkış İş Akış Şeması Tasınır kayıt ve kontrol yetkilisi A Giriş İşlemleri B Çıkış İşlemleri Taşınır İşlem Fişi Taşınır İstek Belgesi Defter Kayıtları Taşınır İşlem Fişi 150 Kodunda kayıtlı malzemeler Tüketim Malzemeleri Defteri Kodunda Kayıtlı Malzemeler Dayanıklı Tasınırlar Defteri Kitap Alımları Kütüphane Defteri Tasıtlar Zimmet Fisi Dayanıklı Tasınırların Kullanıma Verilmesi Demirbas, Makine ve Cihazlar Zimmet Fisi Oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilen dayanıklı tasınırlar için; Dayanıklı Tasınırlar Listesi Tüketim Malzemeleri; ihtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını tasıyan Tasınır istek Belgesi karsılığında