ERGO Etik Kuralları. 1. Amaç

Transkript

1 ERGO Etik Kuralları 1. Amaç ERGO Grup Şirketleri, tüm çalışanlarının birbirleri, yöneticileri, müşterileri ve toplum ile olan ilişkilerinde sevgi, saygı, güven ve ahlaki değerler çerçevesinde ve ilgili yasal mevzuata uygun hareket etmelerini arzu etmektedir. Etik Kurallar, ERGO Grup Şirketleri çalışanlarının uymaları gereken etik ve ahlaki davranış kurallarının genel hatlarını belirlemeyi ve tüm çalışanların söz konusu kuralları takip etmesini sağlamayı amaçlamaktadır. 2. Kapsam Bu dokümanda belirtilen kurallar, ERGO Grup Şirketleri nde görev yapan tüm çalışanların uymaları gereken etik kuralları içermektedir. Söz konusu kurallar, ERGO International AG nin belirlemiş olduğu ilkelere sadık kalınarak, yerel mevzuat ve toplumsal değerlere uygun şekilde hazırlanmıştır. Burada tanımlanmamış ve belirli birim ve/ya grup şirketleri için geçerli olabilecek diğer düzenlemeler, yasal mevzuat ve işbu etik kuralları ile çelişmemek kaydıyla, gerekli onaylar dahilinde uygulanabilir. 3. Sorumluluklar ERGO Grup Şirketleri nde görev yapan tüm çalışanlar, görev süreleri boyunca burada bahsedilen etik kurallarını takip etmek ve uygulamakla bireysel olarak yükümlüdür. ERGO Grup Şirketleri yöneticileri, söz konusu kuralların yayınlanmasından, kuralların kendilerine bağlı çalışanlar tarafından anlaşılmasından, benimsenmesinden ve uygulanmasından sorumludur. 4. Tanımlar ERGO International AG : Merkezi Almanya da bulunan ve dünya çapında çeşitli alanlarda faaliyet gösteren, Türkiye de bulunan ERGO Grup Şirketleri nin de bağlı olduğu şirketler grubu. ERGO Grup Şirketleri : Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ERGO markası altında faaliyet gösteren ve bünyesinde aşağıdaki şirketleri bulunduran şirketler topluluğudur: ERGO Grubu Holding A.Ş. (EGH) ERGO Sigorta A.Ş. (ES) ERGO Emeklilik ve Hayat A.Ş. (EEH) ERGO Bilişim Teknolojisi Ltd. Şti. (EB) ERGO Portföy Yönetimi A.Ş. (EP) Etik Kurallar 1/9

2 Gizli Bilgi / Ticari Sır : ERGO International AG ve ERGO Grup Şirketleri nin ticari faaliyetleri ve sır niteliğinde olan, üçüncü kişilerle paylaşılması şirket çıkarlarını zedeleyecek her türlü bilgi. Şüpheli İşlem : Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmelik in 27 (1) inci maddesine göre; Şirketimiz nezdinde veya aracılığıyla yapılan veya yapılmaya teşebbüs edilen işleme konu malvarlığının; yasa dışı yollardan elde edildiğine veya yasa dışı amaçlarla kullanıldığına, bu kapsamda terörist eylemler için ya da terör örgütleri, teröristler veya terörü finanse edenler tarafından kullanıldığına veya bunlarla ilgili ya da bağlantılı olduğuna dair herhangi bir bilgi, şüphe veya şüpheyi gerektirecek bir hususun bulunması halidir. Bunun dışında ERGO Etik Kuralları nda ayrıntılı olarak belirtilen yasal düzenlemelere, ERGO iş prensiplerine aykırı her türlü davranış ve tutum şüpheli işlem olarak düşünülmelidir. 5. Uygulama 5.1. Genel Prensipler Yasal Düzenlemelere Uyum ERGO Grup Şirketleri olarak, gerçekleştirilmekte olan ve/ya gerçekleştirilecek her türlü ticari faaliyetimizin ilgili yasalar, yönetmelikler ve diğer yasal düzenlemeler ile tam uyum içerisinde olması esastır. Çalışanlar, görev alanları ile ilgili yasal mevzuatı takip etmekle ve faaliyetlerinde bu düzenlemelere uymakla yükümlüdür Şirket Yönetmelikleri ile Uyum Çalışanlar, ERGO Grup Şirketleri ana sözleşmesi, Yönetim Kurulu kararları, politikaları, yönetmelikleri, prosedürleri ve sair grup içi ve/ya şirket içi düzenlemeleri ile yasal mevzuat ve grup ve/ya şirket içi düzenlemelerle çelişmemek kaydıyla yöneticileri tarafından kendilerine verilen talimatlara uymakla yükümlüdür İdari ve Cezai Yaptırımlar Çalışanların yasal düzenlemelere uymamaları, bunları bilinçli ve/ya bilinçsiz bir şekilde ihlal etmeleri sebebiyle ERGO Grup Şirketleri nin maddi ve/ya manevi zarara uğraması durumunda, olayın meydana geldiği zaman dilimi içerisinde geçerli olan İş Kanunu ve ilgili diğer düzenlemeler kapsamında kalmak kaydıyla, çeşitli idari ve/ya hukuki yaptırımlar uygulanabilecektir İnsan Kaynakları ve Sosyal Politikalar ERGO Grup Şirketleri, çalışanları arasında sevgi ve saygı esasına dayalı sorumlu davranış biçimlerinin yaygınlaştırılmasını ve bu sayede işbirliği ve güven esaslı bir çalışma ortamının oluşturulmasını amaçlamaktadır. Etik Kurallar 2/9

3 ERGO Grup Şirketleri gerek işe alım sürecinde, gerekse çalışma ortamında kişilik haklarına ve kişisel gizliliğe saygılı, eşit ve adil bir yaklaşımı teşvik etmektedir. Tüm çalışanlara eşit kariyer ve eğitim olanakları sağlanmasına özen gösterilmektedir. Çalışanlar, çalışma arkadaşlarına, müşterilerine ve/ya işleri dolayısıyla temasta oldukları diğer kişilere yönelik olarak din, dil, ırk, cinsiyet, ideoloji, yaş, fiziksel engeller ve benzeri konularda doğrudan veya dolaylı olarak ayrımcılık içeren davranış ve faaliyetlerde bulunamazlar. Çalışanlar iş ortamında bu ve benzeri davranışların önlenmesi ve giderilmesi konusunda sorumluluk sahibidir. Benzer şekilde sözlü veya fiziksel şiddet türleri, bezdirme, tehdit, taciz ve benzeri her türlü gayri ahlaki davranış biçimi kesinlikle tasvip edilmez. Çalışanlar siyasi, sosyal ve dini görüşlerini çalışma ortamında ifade edemezler ve tartışamazlar Dürüstlük / Kamu Algısı ERGO müşterilerinin, çalışanlarının, hissedarlarının ve en önemlisi kamuoyunun güvenine bağımlıdır. Bu ayrıca çalışanlarının zihinlerine, profesyonel sorumluluklarına da uzanacak şekilde kazınmalıdır. Bu sadece mesleki görevlerdeki profesyonel ve titiz performansı değil, üçüncü partilerin yasal haklarına dikkat etmek ve onlara saygı göstermeyi ve ERGO'nun kamuoyu gözünde zarar görmesine neden olacak ayrımcı davranışlardan uzak durmayı da içerir. ERGO yöneticileri ve üst düzey yöneticileri de kendi davranışları hususunda belirli bir rol model fonksiyonuna sahiptir. Resmiyet taşıyan olaylar da dahil olmak üzere, şirket etkinliklerinin planlanması ve hazırlanmasında bu prensiplerin gözlenmesi sağlanmalıdır. Resmiyet taşıyan bir etkinliğe dair eylemlerde, şirketin nasıl görüldüğü ve onun saygınlığına dair gerekli hassasiyetin gösterilmesi konusunda oy birliği ile alınmış bir kabul vardır Menfaat İlişkileri ve Çatışmalar Çalışanlar, faaliyetleri esnasında ERGO Grup Şirketleri nin maddi ve manevi çıkarlarını gözetmekle yükümlüdür. Bu bağlamda çalışanlar, kişisel çıkarları ile şirket çıkarlarının çatışmasına yol açabilecek, aşağıda bahsedilen durumlardan kaçınmalıdır. Çıkar çatışmasının kaçınılmaz olduğu durumlarda bağlı bulunulan yöneticiye konuyla ilgili bilgi verilmeli ve yöneticinin alacağı karar doğrultusunda hareket edilmelidir. Yöneticinin kararsız kalması veya anlaşmazlık yaşanması durumunda, konu uyum fonksiyonu sorumlularına iletilmeli ve bu yetkililerce değerlendirilmelidir Hediye Verme ve Menfaat Sağlama Tüm ticari faaliyetlerin eşitlik ve akılcılık prensipleri doğrultusunda ve ticari ahlak kuralları çerçevesinde yürütülmesi esastır. Çalışanlar, profesyonel faaliyetleri ve iş ilişkileri kapsamında, kendilerine veya ERGO Grup Şirketleri ne haksız rekabet avantajı sağlamak amacıyla veya böyle bir izlenim yaratabilecek şekilde, diğer çalışanlara veya üçüncü kişilere doğrudan veya dolaylı menfaat teklif edemezler, hediye veremezler. Normal ticari faaliyetler kapsamında verilecek hediyelerin ve/ya davetlerin maddi değeri ve uygunluğu, genel ticari uygulamalar ve kabul gören etik kurallar çerçevesinde belirlenecektir. Buna göre maddi değeri 200 TL ve üzerinde olan hediyeler ile olağan ticari faaliyetlerin gereği olan iş yemekleri dışındaki her türlü aktivite ilgili İcra Kurulu Üyesi nin bilgi ve onayı ile gerçekleştirilecektir. Etik Kurallar 3/9

4 Belirtilen limiti aşan hediyeler ve sosyal etkinlik davetiyeleri veya normal bir iş yemeğinin ötesine geçen eğlence etkinlikleri üst yöneticilere raporlanmalı ve yukarıdaki prensiplere dikkat edilerek önceden onayları alınmalıdır. Çalışanlar limiti geçen hediye ve etkinlikler için Hediye Verme Formu nda belirtilen anlaşmayı belgelemeli, kaydetmeli ve mümkün olduğunda faturayı bu forma eklemelidir. Kamu görevlilerine, politikacılara ve diğer devlet kurumlarının temsilcilerine, bu kişilerin bağımsızlıklarını ve ERGO Grup Şirketleri nin ticari faaliyetleri ile ilgili konulardaki kararlarını etkileyebilecek hediye ve benzeri menfaatler teklif edilemez. Kamu görevlisinin tarafsızlığını, performansını, kararını veya görevini yapmasını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan, doğrudan ya da dolaylı olarak kabul edilen her türlü eşya ve menfaat hediye kapsamındadır Tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik doğrultusunda hediye alma yasağı kapsamı dışında kalan eşya ve menfaatlerin sağlanması söz konusu olduğunda, konu uyum fonksiyonu sorumlusu olarak Kurumsal Yönetim ve Uyum Departmanı Müdürü ne iletilmeli ve bu yetkililerce değerlendirilmelidir Hediye Alma ve Menfaat Sağlanması Çalışanlar, kendilerine ticari faaliyetleri ile ilgili kararlarını etkilemek amacıyla veya böyle bir izlenim oluşturabilecek şekilde sağlanan hediye, davet ve diğer menfaatleri kabul etmemelidir. Doğrudan sağlanan maddi çıkarların (para vb.) alınması kesinlikle yasaktır. Genel ticari uygulamalar ve etik kurallar çerçevesinde teklif edilen hediyelerde, maddi değerlerinin 100 TL yi aşmaması ön koşuldur. Ticari ilişkiler kapsamında, belirlenen bu değerden daha yüksek maddi değere sahip hediyelerin kabul edilmesi durumunda, bağlı bulunulan EC Üyesi konuyla ilgili olarak bilgilendirilecek ve söz konusu hediyeler, çekiliş ile çalışanlara dağıtılmak ve/ya bir hayır kurumuna bağışlanmak üzere Şirkete devredilecektir. Finansal nitelik arz eden hediyelerin kabulu istisnasız olarak yasaktır. Yukarıda bahsedilen tutarın üzerinde kalan diğer hediyeler ise bağlı bulunulan EC Üyesi onayı ile kabul edilebilir. İş bağlantılı verilen yemek davetlerine icabet edilmesi ekseriyetle kabul edilebilir kapsamdadır. İş yemekleri dışında kalan diğer aktivitelere katılım (örn: genel mahiyette eğlence içerikli davetler) ise, olağan iş teamülleri dahilinde olması kaydıyla mümkündür. Tüm yasaklanmış hediye, davet ve diğer menfaatler çalışan tarafından ilgili EC üyesine raporlanmalıdır. Çalışanlar yukarıda belirtilen konularda ERGO Hediye Kabul Yönetmeliği ne uygun olarak hareket ederler Rüşvet Çalışanlar, başta kamu görevlileri ve kurum temsilcileri olmak üzere hiçbir kurum ve kuruluş personeline, doğrudan veya dolaylı olarak rüşvet öneremez Şirket Dışı Ticari Faaliyetler Çalışanların şirket dışı ticari faaliyetler ile iştigallerinde, şirket ve ana şirket olan Munih Reasürans Şirketi menfaatlerinin ön planda tutulması esastır. Çalışanlar sigortacılık başta olmak üzere, ERGO Grup Şirketleri nin faaliyet gösterdiği alanlarda ikinci bir işte çalışamazlar, bu alanlarda faaliyet gösteren şirketlere ortak olamazlar. Ayrıca şirket Etik Kurallar 4/9

5 itibarını zedeleyeci işlerde çalışılması ve/ya bu şirketlere ortak olunması da kesinlikle yasaktır. Çalışanlar, doğrudan veya dolaylı olarak ERGO Grup Şirketleri nin tedarikçisi ve/ya acentesi olamazlar; ERGO Grup Şirketleri ile bu tür bir iş ilişkisinde bulunan herhangi bir şirkette hiçbir sıfatla yer alamazlar. Çalışanların yukarıda belirtilen koşullara uymak kaydıyla, şirket dışı herhangi bir ticari faaliyette bulunmaları halinde, söz konusu faaliyetlerinin şirket işlerini aksatmaması, mesai saatleri içerisinde bu işlere zaman ayırmamaları gerekmektedir. Çalışanlar, her durumda şirket dışı ticari faaliyetlerine ilişkin bağlı bulundukları Üst Yönetim in (Genel Müdür Yardımcısı veya Direktör ve eğer varsa Genel Müdür ün), İnsan Kaynakları ndan sorumlu Direktör ün ve CSMO nun onayını almalıdır. Ayrıca, çalışanların eşleri ve birinci derecede yakınlarının ERGO Grubu Holding ve Grup Şirketleri ile olan iş ilişkileri İnsan Kaynaklarına bildirilmelidir Akrabalık İlişkileri Çalışanların görevlerini profesyonel is iliskileri içinde sürdürebilmeleri, çalısma hayatında esitlik ilkesine uygun davranabilmeleri ve akrabalık ilişkileri konularında ERGO Akrabalık İlişkileri Prosedürü ne uygun olarak hareket edilir. Ayrıca Bireysel Emeklilik ve Sigortacılık mevzuatı gereğince ES ve EEH Şirketlerinin ortakları, yönetim ve denetiminde bulunan kişiler ve bunlar adına imza atmaya yetkili olanlar ile meslekî faaliyette bulunan şirket çalışanları; acente ve brokerlik yapamaz, bunların yönetim ve denetim kurullarında görev alamaz, imzaya yetkili olarak çalışamaz, bunlara ortak olamaz ve bunlardan ücret karşılığı herhangi bir iş kabul edemezler.. Bu sınırlandırmalar söz konusu kimselerin eş ve velayeti altındaki çocukları için de geçerlidir Borçlanma Yasağı ERGO Grup Şirketleri çalışanları, her ne suretle olursa olsun görevlerinin uygulanması sırasında veya bu görevleri ile ilişkili olarak müşterilerden, 3. şahıslardan borç para almamalı, bir yarar sağlamamalı, kefalet ilişkisi içine girmemelidir. ERGO Grup Şirketleri çalışanları mali gücünün üzerinde borçlanmaması gerekir. Çalışanlar kendilerine ait özel ve mali işlerini sorumlu bir şekilde yönetmeli, ödeyemeyecekleri borç yüküne girmemelidirler. Çalışanlar ilişkilerin zedelenmemesini teminen ast-üst arasındaki karşılıklı borçlanmama kuralına da hassasiyet göstermelidirler Ticari Sırlar ve Bilgi Güvenliği Çalışanlar, görevleri esnasında eriştikleri ve ERGO Grup Şirketleri, müşterileri, acenteleri, aracıları, faaliyetleri, stratejileri, ticari raporlar, muhasebe kayıtları ve benzeri konularda ticari sır niteliği taşıyan her türlü bilgiyi gizli tutmakla ve gizliliğini korumakla doğrudan yükümlüdür. Çalışanlar, şirket faaliyetlerinin nitelikleri gereği edinilmiş olan müşterilerine ait kişisel bilgilerin saklanması ve korunmasından sorumludur. Söz konusu bilgiler, ilgili yasal düzenlemelerde belirtilen koşullar kapsamında toplanacak ve sadece faaliyetler ile ilgili konularda, faaliyetlerin gerektirdiği ölçüde ve mevzuatla tam uyum içerisinde kullanılacaktır. Etik Kurallar 5/9

6 Çalışanlar, hangi bilgileri, ne şekilde ve kimlerle paylaşabilecekleri konusunda kararsız kalmaları durumunda, ilgili departman yöneticilerine veya uyum fonksiyonu sorumlularına danışmalıdır. Çalışanlar ilgililerden onay almaksızın, yukarıda bahsedilen bilgileri üçüncü kişiler ile paylaşamaz. Çalışanlara, bilgisayar ve/ya diğer veri depolama aygıtları ile e-posta adresleri iş amaçlı kullanılmak üzere verilmiş olup ERGO Grup Şirketleri tarafından gerekli durumlarda bunlara başvurulabilir. Bu durum kişilerin özel haklarının ihlalini oluşturmaz. Çalışanlar yukarıda anlatılan hususlar hakkında ERGO Bilgi Güvenliği Yönetmeliği ne uygun olarak hareket ederler Şirket İçinden Bilgi Verme ERGO Grup Şirketleri çalışanları, şirketlerin faaliyetleri dolayısıyla edindikleri bilgiler ışığında şirket dışı üçüncü şahıslara ve yetkisiz kişilere yatırım tavsiye ve yönlendirmelerde bulunamaz; yetkisiz kişilerin, yatırım kararlarını etkileyebilecek ve haksız maddi kazanç sağlamalarına yol açabilecek bilgilere erişimlerine müsaade edemezler. Çalışanlar, söz konusu bilgileri kendilerine veya üçüncü şahıslara maddi çıkar sağlamak amacıyla kullanamazlar Suistimalin Önlenmesi Tüm çalışanlar, ERGO Grup Şirketleri bünyesinde faaliyet gösteren şirketlerde suistimal ve benzeri art niyetli aktivitelerin önlenmesi için gereken çabayı göstermekle yükümlüdür. Çalışanlar suistimal, görevi kötüye kullanma, yolsuzluk, dolandırıcılık, sahtekarlık, hile, aldatma hatalı uygulamalar, ticari suçlar ile ERGO Türkiye yi yasal yaptırımlara maruz bırakabilecek veya itibar kaybına yol açabilecek benzeri ihlaller başta olmak üzere, Etik Kurallarımıza ve ilgili Kanunlara aykırılık tespit etmeleri durumunda, söz konusu aykırılığı zaman kaybetmeden Suistimal Önleme Görevlisi ne bildirmelidir. Bildirimi yapan çalışan(lar)ın kimliği gizli tutulacak ve kasıtlı olarak yanlış bildirimde bulunma durumu hariç, yapmış oldukları bildirim sebebiyle herhangi bir olumsuzluğa maruz bırakılmayacaklardır. Yukarıda belirtilen hususlar ile ilgili tüm bildirimler mail adresine ya da no.lu telefondan ERGO Türkiye Suistimal Önleme Görevlisi ne yapılabilir. Tüm bildirimler gizlilik kuralları çerçevesinde değerlendirilecektir Suç Gelirlerinin Aklanması ve Terörün Finansmanı İle Mücadele tarihli sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun kapsamında yükümlü sayılan ES ve EEH Şirketleri suç gelirlerinin aklanması faaliyetlerini engellemek için tasarlanmış yerleşik politika ve prosedürlere bağlı kalarak, suç gelirlerini aklama işlemlerinin önlenmesine yönelik mevzuat hükümleri doğrultusunda hareket eder. Grup bünyesinde gerekli önlemleri alır, personel ve acenteleri için eğitim faaliyetlerinde bulunur Rekabet ve Tekelcilik Kuralları ERGO Grup Şirketleri, tüm faaliyetlerini etik ve ahlaki ilkeler ışığında, ilgili yasal düzenlemelerle tam uyumlu bir şekilde sürdürme anlayışını benimsemiştir. Bu bağlamda, ticari faaliyetlerde ve rekabette dürüstlük ve adalet kavramları ön planda tutulmaktadır. Etik Kurallar 6/9

7 ERGO Grup Şirketleri, çalışanlarının da aynı anlayışı benimsemeleri için gerekli bilgilendirmeleri ve iç düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Çalışanlar, şirket tarafından belirlenen bu kurallara uymakla yükümlüdür İş Ortakları ve Müşteriler ile İlişkiler ERGO Grup Şirketleri, uluslararası alanda kabul gören ve temelde eşitlik, şeffaflık, hesap verebilirlik ve sorumluluk kavramlarına dayanan bir kurumsal yönetim anlayışını benimsemiştir. Tüm faaliyetlerinde ve ilişkilerinde bu anlayışı temel alan ERGO Grup Şirketleri, faaliyet gösterdiği alanlardaki iş ortakları ve müşterileri ile olan iletişiminde de aynı prensipler ışığında hareket etmektedir. Bu bağlamda, ERGO Grup Şirketleri sunmuş olduğu ürün ve hizmetler ile ilgili olarak; Müşteri memnuniyetini sağlayacak her türlü tedbiri almaya, Müşteri ve iş ortaklarının sır niteliğindeki bilgilerinin gizliliğine, Müşterileri ve iş ortakları ile haksız menfaat ilişkilerinden uzak, ticari etiğin ve ahlak kurallarının ön planda olduğu dürüst iş ilişkileri kurmaya, Müşteri portföyünü doğru ve mevzuata uygun şekilde yönetmeye özen gösterir. ERGO Grup Şirketleri, başta sigortacılık faaliyeti olmak üzere tüm faaliyetlerine ilişkin bilgilendirme ile ilgili yükümlülüklerini mevzuatlar ile tam uyum içerisinde gerçekleştirir; müşterilerinin bilgi taleplerini ve şikayetlerini, tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren Sigorta Sözleşmelerinde Bilgilendirmeye İlişkin Yönetmelik kapsamında tanımlandığı şekilde ve zamanında yerine getirmeye özen gösterir. Şirket ayrıca, ilgili mevzuatın kamuoyunun bilgilendirilmesine ilişkin kısmına da uyumlu hareket eder Bilgilerin Bütünlüğü ve İletişim ERGO Grup Şirketleri, faaliyette bulunduğu alanlara ilişkin genel bilgiler başta olmak üzere, ilgili yasal mevzuat maddelerinde belirtilen her türlü bilginin tam, doğru ve güvenilir bir şekilde sağlanması ve saklanması için azami gayret göstermektedir. Şirketlere ait muhasebe kayıtlarının, finansal bilgilerin ve diğer ticari raporlarının tamlığı ve doğruluğu da bu kapsamda değerlendirilmektedir. ERGO Grup Şirketleri, faaliyetlerine ilişkin raporları, ilgili yasal düzenlemelerde belirtildiği şekilde ve sürelerde hazırlar. Söz konusu bilgilerin kimlere ve ne şekilde duyurulacağı, yine ilgili yasal mevzuat ve şirket iletişim / bilgilendirme kuralları çerçevesinde tanımlanır. Yalnızca ERGO Grup Şirketleri üst düzey yöneticileri ile Yönetim Kurulu ya da üst düzey yöneticiler tarafından yetkili olarak atanan çalışanlar görsel ve yazılı basına resmi demeç verebilir ya da basın ve/veya şirket ortakları ile irtibata geçebilir Şirket Mal Varlıklarının Korunması Şirket mal varlıkları, ERGO Grup Şirketleri nin sahip olduğu her türlü menkul, gayri menkul ve diğer fiziksel varlıkların yanı sıra, faaliyet alanları ile ilişkili maddi olmayan (fikri) varlıklardan oluşmaktadır. Çalışanlar, şirket mal varlıklarının ve kaynaklarının korunmasından sorumludur. Söz konusu varlıklar, sadece iş amaçları doğrultusunda ve sorumlu bir şekilde kullanılmalıdır. Etik Kurallar 7/9

8 Faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olan operasyonel kaynakların ne şekilde kullanılacağı, şirket politika ve yönetmeliklerinde tanımlanır. Çalışanlar şirket varlıklarının korunması ve yasal risklerin en aza indirilmesi amacıyla, yasal düzenlemeler, şirket politika ve prosedürleri ile benzeri kuralları takip etmekle yükümlüdür Çevrenin Korunması Çalışanlar, çevre koruma ile ilgili yasal düzenlemeleri takip etmekle ve faaliyetleri esnasında bu düzenlemelere aykırı davranışlarda bulunmamakla yükümlüdür. Buna, çevrenin kirletilmemesi, kağıt israfının azaltılması ve doğal kaynakların korunması da dahildir. ERGO Grup Şirketleri, çevrenin korunmasına katkı sağlayacak uygulamaları desteklemektedir Bağışlar ve Sponsorluk ERGO Grup Şirketleri tarafından yapılacak her türlü bağış ve yardımda, ilgili tarihte geçerli olan Gelir Vergisi ve Kurumlar Vergisi Kanunları ile diğer yönetmelik, tebliğ ve düzenlemeler dikkate alınacaktır. Yapılacak bağışın niteliğine göre hangi kurum, kuruluş, dernek veya vakıflara bağışta bulunulabileceği, söz konusu bağışa ilişkin olarak düzenlenmesi zorunlu belge ve makbuzlar, bağışın ne şekilde muhasebeleştirileceği konularında söz konusu düzenlemelere başvurulacaktır. ERGO Grup Şirketleri herhangi bir siyasi partiye bağışta bulunmaz ve siyasi kampanyalara destek vermez. ERGO Grup Şirketleri nin üstleneceği her türlü sponsorluk ile ilgili olarak, bağış ve yardımlarda olduğu gibi, ilgili tarihte geçerli olan Gelir Vergisi ve Kurumlar Vergisi Kanunları ile diğer yönetmelik, tebliğ ve düzenlemeler dikkate alınacak ve mevzuatta belirtilen usul ve esaslar doğrultusunda hareket edilecektir. Sponsorluk alan ile ERGO Grup Şirketleri arasında tarafların hak ve yükümlülüklerini içeren yazılı sözleşme yapılması zorunludur. Sponsorluk, ayni veya nakdi olarak yapılabilir. Ayni sponsorlukta harcamalar sponsor tarafından bizzat yapılarak harcama belgeleri sponsor adına tanzim edilir. Sponsorluğun nakdi yapılması halinde ise, sponsorluk bedeli sponsorluk alanın banka hesabına yatırılır. Vergi veya sosyal güvenlik kuruluşlarına borcu nedeniyle takibata uğrayan gerçek veya tüzel kişilere sponsorluk verilmez. Her türlü bağış ve sponsorluk faaliyetlerinde, şirket içi yetki ve onay limitlerine uyulması esastır. Yetki ve onay tanımlamalarına uyulmaksızın, bireysel anlaşmalar yapılamaz Aykırılıkların Bildirimi Genel Bildirim Kuralları ERGO Grup Şirketleri bünyesinde faaliyet gösteren şirketler ve bu şirketlerin yöneticileri, kendi çalışanlarının işbu Etik Kurallar konusunda bilgilendirilmiş olmalarını ve kendi görev ve sorumlulukları ile ilgili olan kuralları takip etmelerini sağlamakla yükümlüdür. Çalışanlarımız suistimal, hatalı uygulamalar, ticari suçlar ile ERGO Grup Şirketleri ni yasal yaptırımlara maruz bırakabilecek veya itibar kaybına yol açabilecek benzeri ihlaller başta olmak üzere, bu dokümanda belirtilen kurallara ve ilgili kanunlara aykırılık tespit etmeleri durumunda, söz konusu aykırılığı zaman kaybetmeden departman yöneticilerine, İç Denetim Departmanı na ve/ya uyum fonksiyonu sorumlularına ve ERGO International Şikayet Amiri ne bildirmekle (5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, ilgili diğer Yönetmelik ve Tebliğler kapsamında yapılacak şüpheli İşlem bildirimleri ise yerel mevzuat gereği ERGO International Şikayet Amiri ne bildirilemez.) Etik Kurallar 8/9

9 yükümlüdür. Uyum İhlalleri Bildirim Prosedürü nde açıklanmaktadır. Bu uygulama çalışanların bu suçları kamu kurumları ve düzenleyici otoritelere raporlaması durumunu değiştirmez. İhlal bildirimleri gizlilik ve gerekli ketumluk ile yürütülecektir. Eğer bir ihlal hakkında mantıklı bir şüphe varsa, Uyum (veya başka bir görevlendirilmiş bölüm) alınan bilginin gizliliğini koruyarak meselenin araştırılmasında İç Denetimin veya olaya bağlı olarak Bilgi Güvenliği Uzmanları, MASAK Uyum Görevlileri veya diğer uzman kişilerin yardımına başvurabilir. Bildirimi yapan çalışan(lar)ın kimliği gizli tutulacak ve kasıtlı olarak yanlış bildirimde bulunma durumu hariç, yapmış oldukları bildirim sebebiyle herhangi bir olumsuzluğa maruz bırakılmayacaktır Şüpheli İşlem Bildirimi tarihli sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili yönetmelik ve tebliğler uyarınca, yükümlüler nezdinde veya bunlar aracılığıyla yapılan veya yapılmaya teşebbüs edilen işlemlere konu malvarlığının yasa dışı yollardan elde edildiğine veya yasa dışı amaçlarla kullanıldığına dair herhangi bir bilgi, şüphe veya şüpheyi gerektirecek bir hususun bulunması halinde bu işlemlerin yükümlüler tarafından MASAK a bildirilmesi zorunludur. Çalışanlar şüpheli bir işlem ile karşılaştıklarında, herhangi bir parasal sınır gözetmeksizin, ERGO Grup Şirketleri Uyum Görevlilerine (ES ve EEH) bildirecektir. Uyum Görevlileri, ilgili mevzuatta kendilerine verilen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde konuyu değerlendirecek ve gerekli görmesi durumunda mevzuatta belirtilen usul, esas ve sürelerde MASAK a bildirimde bulunacaklardır ERGO Türkiye Uyum Fonksiyonu Sorumlusu ERGO Türkiye Uyum Fonksiyonu sorumlusu iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir: Serdal Gazcılar Kurumsal Yönetim ve Uyum Departmanı Saray Mah. Dr.Adnan Büyükdeniz Cad. No:4 Akkom Ofis Park 2.Blok Kat: Ümraniye/İstanbul Tel: Faks: E-Posta: serdal.gazcilar@ergoturkiye.com Etik Kurallar 9/9