T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2014 YILI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2014 YILI FAALİYET RAPORU Kocaeli, Ocak 2015

2 İÇİNDEKİLER SAYFA BİRİM YÖNETİCİ 3 I - GENEL BİLGİLER 4 A - Misyon ve Vizyon 4 B - Yetki, Görev ve Sorumluluklar 4 C - İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 11 II - AMAÇ ve HEDEFLER 11 A - Birimin Amaç ve Hedefleri B - Temel Politikalar ve Öncelikler 13 III - FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 13 A - Mali Bilgiler Bütçe Uygulama Sonuçları Mali Denetim Sonuçları 16 B- Performans Bilgileri Faaliyet ve Proje Bilgileri Faaliyet Bilgileri Proje Bilgileri Performans Hedef ve Gösterge Tablosu IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 24 A Üstünlükler 24 B Zayıflıklar 24 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 24 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 25 2

3 BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU Küreselleşen dünya ve beraberinde getirdiği rekabetçi ortam, günün koşullarına uyum sürecinde kurumları farklı yönetim anlayışı arayışlarına yöneltmiştir. Mevcut statükonun korunması ve otoriter yönetim esaslarına dayalı, temeli katı çizgilerle çizilmiş modelleri benimseyen klasik yönetim anlayışı, globalleşen dünya teknolojisinin hızlı değişimi ve temel sorun kaynak kıtlığı seyri içerisinde yönetim anlayışında kaçınılmaz bir değişimi zorunlu kılmıştır. Günümüz iş dünyasının değişen ve gelişen koşullarına ayak uydurabilmenin ön koşulu insana verilen değer ve baş döndürücü hızla yaşanan değişim sürecine uygun yönetim sistemlerini yakından takip ederek geleceğimize yön vermektir. Bu anlayıştan hareketle Üniversitemizin bilinen kıt kaynaklarını etkin, verimli ve amacına uygun kullanmak için sürekli değişim, rekabet temeline dayalı kaynak kullanımı, şeffaflık ve çalışan ile dış müşteri memnuniyetini esas alan katılımcı bir yönetim anlayışı amacımız olacaktır. Amacımıza ulaşmak için birlik, beraberlik ve takım ruhu ile hareket etme konusunda azami çaba sarf etmek hepimizin görevi olmalıdır. Daire Başkanlığımızın 2014 yılı faaliyetlerine ilişkin verilerden de anlaşılacağı üzere, harcama yetkimizde bulunan kaynaklarla ne denli etkin ve verimli hizmet sunulmaya çalışıldığı açıkça görülmektedir. Bilgilerinize arz ederim. Tülay KOŞUCU İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı 3

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon : Misyonumuz ; Üniversitemiz birimlerinin, hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri için, mevcut ödenekler dahilinde; ihtiyaçların en kısa zamanda, kaliteli ve en uygun fiyatla satın alınması, depolanması ve dağıtılmasını sağlamaktır. Vizyon : Vizyonumuz ; Üniversitemizin bilinen kıt kaynaklarını etkin, verimli ve amacına uygun kullanmak için sürekli değişim, rekabet temeline dayalı kaynak kullanımı, şeffaflık ve çalışan ile dış müşteri memnuniyetini esas alan katılımcı bir yönetim anlayışı ile işinde uzman, yaratıcı ve yenilikçi elemanlarıyla Üniversitemizde örnek bir Başkanlık olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname, 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar ve düzenlemeler ile verilen yetki, görev ve sorumlulukları yerine getirmektir. C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1. İdari Personel Hizmet Alanları 1.1. İdari Personel Hizmet Alanı Sayısı/Adet Alanı/ m 2 Kullanan Sayısı( Kişi) Servis Çalışma Odası Toplam Ambar Alanları Ambar Sayısı Ambar Alanı : 1 Adet : 540 m Arşiv Alanları Arşiv Sayısı Arşiv Alanı : 5 Adet : 122 m2 4

5 1.4- Dayanıklı Taşınırlar Hesap Kodu I.Düzey Kodu II. Düzey Kodu Dayanıklı Taşınırlar 253 TESİS, MAKİNE VE CİHAZLAR HESABI Tesisler Grubu Makineler ve Aletler Grubu Tarım ve Ormancılık Makineleri ve Aletleri İnşaat Makineleri ve Aletleri Atölye Makineleri ve Aletleri İş Makineleri ve Aletleri Güç Elektroniği ve Basınçlı Makineler ile 29 Aletleri Posta Makineleri Paketleme Makineleri Etiketleme ve Numaralandırma Makineleri Ayırma, Sınıflandırma Makineleri Matbaacılıkta Kullanılan Makine ve Aletler Cihazlar ve Aletler Grubu Yıkama, Temizleme ve Ütüleme Cihaz ve 5 Araçları Beslenme/Gıda ve Mutfak Cihaz ve 17 Aletleri Kurtarma Amaçlı Cihaz ve Aletler Ölçüm, Tartı, Çizim Cihazları ve Aletleri Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan 0 Cihazlar ve Aletler Araştırma ve Üretim Amaçlı Cihazları ve 0 Aletleri Müzik Aletleri ve Aksesuarları Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz ve Aletler TAŞITLAR GRUBU Karayolu Taşıtları Grubu Otomobiller Makam Araçları Hizmet Araçları Yolcu Taşıma Araçları Otobüsler Minibüsler Midibüsler Minivanlar veya Vanlar Diğer Yolcu Taşıma Araçları Yük Taşıma Araçları Tırlar Kamyonlar Kamyonetler Kargo Kamyonları 0 Adeti 5

6 Pick-uplar Diğer Yük Taşıma DEMİRBAŞLAR GRUBU Döşeme ve Mefruşat Grubu Döşeme Demirbaşları Temsil ve Tören Demirbaşları Koruyucu Giysi ve Malzemeler Seyahat, Muhafaza ve Taşıma Amaçlı 0 Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Hastanede Kullanılan Demirbaş 0 Niteliğindeki Taşınırlar Büro Makineleri Grubu Bilgisayarlar ve Sunucular Bilgisayar Çevre Birimleri Teksir ve Çoğaltma Makineleri Haberleşme Cihazları Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları Aydınlatma Cihazları Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu Mobilyalar Grubu Büro Mobilyaları Misafirhane, Konaklama ve Barınma 41 Amaçlı Mobilyalar Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları Bebek ve Çocuk Mobilyası ve 0 Aksesuarları Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler Beslenme/Gıda ve Mutfak Demirbaşları Grubu Yemek Hazırlama Ekipmanları Canlı Demirbaşlar Grubu Çiftlik Hayvanları Hizmet Amaçlı Hayvanlar Gösteri Amaçlı Hayvanlar Koruma Altına Alınan Hayvanlar Tarihi veya Sanat Değeri Olan Demirbaşlar Grubu Etnografik Eserler Arkeolojik Eserler Geleneksel Türk Süslemeleri Güzel Sanat Eserleri Kitap, Belge, El Yazmaları ve Nadir 0 Eserler Para, Pul, Sikke ve Madalyonlar Tabletler Mühür ve Mühür Baskıları Arşiv Vesikaları 0 6

7 Fosiller Kütüphane Demirbaşları Grubu Kütüphane Mobilyaları Basılı Yayınlar Görsel ve İşitsel Kaynaklar Bilgi Saklama Üniteleri Eğitim Demirbaşları Grubu Eğitim Mobilyaları ve Donanımları Öğrenmeyi Kolaylaştırıcı Ekipmanlar Derslik Süslemeleri Okul Bahçesi ve Oyun Demirbaşları Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Grubu Doğa Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Salon Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Saha Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Diğer Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Güvenlik, Kontrol ve Tedbir Amaçlı Demirbaşlar Grubu Güvenlik ve Korunma Amaçlı Araçlar Kontrol ve Güvenlik Sistemleri Yangın Söndürme ve Tedbir Cihaz ve 25 Araçları Demirbaş Niteliğindeki Süs Eşyaları Vitrinde Sergilenen Eşyaları Duvarda Sergilenen Süs Eşyaları Masa, Sehpa ve Zeminde Sergilenen Süs 0 Eşyaları Kullanımda Olan Demirbaş Niteliğindeki Değerli Eşyalar Yemek, Servis ve Çatal-Bıçak Takımları Büro Malzemeleri Diğer Demirbaşlar Grubu Seyyar Kulube, Kabin, Büfe, Sandık ve 0 Kafesler Seyyar Tanklar ve Tüpler Sergileme ve Tanıtım Amaçlı Taşınırlar 1 7

8 2- Örgüt Yapısı Üniversitemizin kuruluşundan itibaren faaliyetlerini sürdüren Başkanlığımızda; Satınalma, Bilimsel Araştırmalar, Ayniyat ve Levazım, Genel Evrak ve İç Hizmetler olmak üzere beş Şube Müdürlüğü ve bir Tahakkuk Birimi bulunmaktadır. DAİRE BAŞKANLIĞI Satınalma Şube Müdürlüğü Ayniyat ve Levazım Şube Müdürlüğü Bilimsel Araştırmalar Şube Müdürlüğü Genel Evrak Şube Müdürlüğü İç Hizmetler Şube Müdürlüğü 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar Başkanlığımız bünyesinde yürütülmekte olan işlemler bilgisayar ortamında yürütülmekte olup, yapılan işlerin niteliğine göre yerel ağ ve internet ortamında bilgi paylaşımı sağlanmaktadır Yazılım ve Bilgisayarlar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam Yazılım Masa Üstü Bilgisayarlar Taşınabilir Bilgisayarlar Diğer Bilgisayar ve Sunucular

9 3.2- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar : Cinsi 3.2. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam (Adet) Fotokopi Makinesi Faks Televizyonlar Tarayıcı Yazıcılar TOPLAM İnsan Kaynakları 4.1- İdari Personel : 4.1. İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Doluluk Oranı % Genel İdari Hizmetler Sınıfı Koruma-Güvenlik Hizmetleri Teknik Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu : 4.2. İdari Personelin Eğitim Durumu Yüksek L. İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans ve Doktora TOPLAM Kişi Sayısı Yüzde ( % ) 24,06 31,60 18,87 22,64 2, İdari Personelin Hizmet Süreleri : Kişi Sayısı 4.3. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri TOPLAM Yüzde(%) 7,55 7,55 6,13 17,92 26,42 34,

10 4.4- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı : İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Kişi Sayısı 23 yaş ve altı yaş yaş yaş yaş 51 yaş üzeri Yüzde (%) 0,47 6,60 10,38 11,32 52,36 18, Sunulan Hizmetler İdari Hizmetler : Üniversitemiz tüm birimlerinin her türlü mal ve hizmet alımlarının, makine-teçhizat ve taşıt alım ihalelerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri doğrultusunda hazırlanarak sonuçlandırılması, Üniversitemize ait kantin, büfe gibi yerlerin kiralanması ile ilgili ihalelerin 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre gerçekleştirilmesinin sekreterya hizmetlerinin yürütülmesi, Tübitak, Devlet Planlama Teşkilatı, San-Tez, MARKA, AB ve Üniversitemiz tarafından desteklenen tüm Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Projelerinin satın alımları da dahil olmak üzere, her türlü işlemlerin yürütülmesi, Satın alınan ve hibe edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin muayenesinin yapılmasının sağlanması ile kayıt altına alınarak ihtiyaç sahibi birimlere dağıtımı, Üniversitemizin koruma, güvenlik ve ulaşım hizmetlerinin aksatılmadan yürütülebilmesi ve Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale edilen temizlik ve güvenlik hizmeti alımıyla ilgili denetim ve kontrollerin yapılarak, sözleşme hükümlerinin uygulanmasının sağlanması konularında Genel Sekreter Yardımcılığı ile işbirliği içerisinde yürütülmesi, Başkanlığımız kadrosunda bulunan personellerin maaş, sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi giderleri ve yolluk ödemeleri, Ayrıca, Yönetim Kurulu ve Senato Kararlarının yazılımının sağlanması ve Üniversitemize gelen - giden bütün yazışmaların kayıtlarının tutularak ilgili yerlere dağıtımının yapılması Genel Sekreterlik ile koordineli bir şekilde yürütülmektedir. 10

11 5.2 - Diğer Hizmetler : 5..2 Yurtdışı Kongre Katılım Desteği ( BAP KAPSAMINDA ) Yıllar Desteklenen Kişi Sayısı Destek Verilen Tutar (TL) Genel Toplam (TL) , , , ,55 Toplam , ,53 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Daire Başkanlığımız harcamaları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmektedir. II- AMAÇ ve HEDEFLER A-Birimin Amaç ve Hedefleri Amacımız ; Üniversitemizin bilinen kıt kaynaklarını etkin, verimli ve amacına uygun kullanmak için sürekli değişim, rekabet temeline dayalı kaynak kullanımı, şeffaflık ve çalışan ile dış müşteri memnuniyetini esas alan katılımcı bir yönetim anlayışı ile işinde uzman, yaratıcı ve yenilikçi elemanlarıyla, bünyesindeki hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için, insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlamaktır. 11

12 Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Hedef-1 : Harcama sürecinde yetki sorumluluk dengesini kurmak. Stratejik Amaç-1 : Etkin bir İç Kontrol Sistemi geliştirmek. Hedef-2 : Bilginin hızlı aktarılması ve tasnifinin yapılarak, erişimini kolaylaştırmak için Yönetim Bilgi Sistemlerinden yararlanmak. Hedef-3 : Kaynakların kullanımında; verimlilik, saydamlık, sürekli gelişim, katılımcılık, hesap verebilirlik, öngörülebilirlik, yerindelik, beyana güven, ve hizmetten yararlananların ihtiyacına ve hizmetlerin sonucuna odaklılığı esas alan bir sistem geliştirmek. Hedef-1 : Personellerimizin nicelik ve nitelik yönünden gelişimini sağlamak. Stratejik Amaç-2 : Çalışma hayatı kalitesinin arttırılması, çalışanlar arası iletişim ve motivasyonun sağlanması, kuruma bağlılığın arttırılması ve sonuç olarak performansın yükseltilmesi en önemli amaçlarımızdan birisidir. Hedef-2 : Katılımcı yönetim anlayışını benimsemek Hedef-3 : Başarılı personellerimizi teşvik etmek. 12

13 B-Temel Politikalar ve Öncelikler Günümüz iş dünyasının değişen ve gelişen koşullarına ayak uydurabilmenin ön koşulu insana verilen değer ve baş döndürücü bir hızla yaşanan değişim sürecine uygun yönetim sistemlerini yakından takip ederek geleceğimize yön vermek temel politika ve önceliklerimiz arasında bulunmaktadır. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler Daire Başkanlığımızın iç ve dış mali denetimlerinde, Ön Mali Kontrol incelemesinden geçen İhale işlem dosyalarında Kamu İhale Kurumu incelemeleri de dahil olmak üzere herhangi bir hatalı işlem tespit edilmemiştir. 1-Bütçe Uygulama Sonuçları : Başkanlığımıza ayrılan 2014 yılı bütçe ödenekleri uygulama sonuçları aşağıdaki gibidir : İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı : 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 01 - Personel Giderleri , ,79 %92, Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri , ,75 %95, Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,34 %103, Sermaye Giderleri , ,87 %102,66 Bütçe Giderleri Toplamı , ,75 %100, Rektörlük Özel Kalem : 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,30 %48,09 Bütçe Giderleri Toplamı , ,30 %48,09 13

14 1.3 - Genel Sekreterlik Özel Kalem : 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,50 %60,38 Bütçe Giderleri Toplamı , ,50 %60, Rektörlük Bilimsel Araştırma Projeleri : 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,19 %130, Sermaye Giderleri , ,84 %23,12 Bütçe Giderleri Toplamı , ,03 %88, DPT Projeleri : 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,38 %37, Sermaye Giderleri , ,46 %56,70 Bütçe Giderleri Toplamı , ,84 %53, Tübitak Projeleri ( * ) : 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 01 - Ödül ve İkramiyeler , ,00 %99, Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,79 %60, Yurtiçi Burslar ve Harçlıklar , ,48 %70, Sermaye Giderleri , ,43 %65, Diğer ( Kurum Hissesi ) , ,37 %135,71 Toplam , ,07 %70,54 ( * ) Bütçe Dışı 14

15 1.7 Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Destekli SAN-TEZ Projeleri ( * ): 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 01 - Proje Maaşı , ,00 %81, Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,25 %44, Yurtiçi Burslar ve Harçlıklar , ,00 %86, Sermaye Giderleri , ,97 %67,15 Toplam , ,22 %64,31 ( * ) Bütçe Dışı 1.8 Avrupa Birliği ( AB ) Kuruluşları Destekli Projeler ( * ): 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 01 - Proje Maaşı , ,37 % Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,63 % 42,59 Toplam , ,00 %56,40 ( * ) Bütçe Dışı 1.9 Doğu Marmara Kalkınma Ajansı ( MARKA ) Destekli Projeler ( * ): 1.1. Bütçe Giderleri Başlangıç Ödeneği Durumu Oranı (%) 01 - Proje Maaşı , ,34 % Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,38 %100 Toplam , ,72 %100 ( * ) Bütçe Dışı 15

16 2-Mali Denetim Sonuçları Daire Başkanlığımızın iç ve dış mali denetimlerinde, Ön Mali Kontrol incelemesinden geçen İhale işlem dosyaları da dahil olmak üzere herhangi bir hatalı işlem tespit edilmemiştir. B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri : Rektörlük, Rektörlüğe bağlı birimler ile Başkanlığımız sorumluluğunda bulunan her türlü satınalma işlemlerinin yapılması, Üniversitemiz resmi araçlarının ve Umuttepe Kampüsünde bulunan jeneratörlerin yakıtlarının temini için gerekli ihale işlemlerinin yapılması, Elektrik, su ve doğalgaz giderlerinin ödenmesi için gerekli işlemlerin yapılarak, gecikme zammına girmemesi için zamanında ödenmesin sağlanması, Posta ücretleri ile telefon abonelik ve kullanım giderlerinin ödenmesi, Üniversitemiz Rektörlüğü ve Rektörlüğe bağlı birimler ile tüm Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarının makine - teçhizat ve bilgisayar taleplerinin karşılanması için ihale aşamasından ödeme aşamasına gelinceye kadar yapılması gerekli tüm işlemlerin gerçekleştirilmesi. Üniversitemiz bağlı Birimleri ile Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarının temizlik ve güvenlik hizmetlerinin ihalelerinin yapılması ile sözleşme hükümlerinin uygulanmasının sağlanması, Rektörlük, Rektörlüğe bağlı birimler ve Başkanlığımız sorumluluğunda kullanılan cihazların bakım - onarımlarının ve periyodik bakımlarının yaptırılmasının sağlanması, Üniversitemizin resmi araçlarının sigorta işlemlerinin ve bakımlarının yaptırılması, Üniversitemiz Umuttepe Kampüsü ve tüm Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarındaki kantin, kafeterya, çay ocağı, fotokopi ve kırtasiye reyonu, ATM hizmetleri v.b. gibi tüm kiralama işlemleri ile ilgili olarak 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde gerekli tüm işlemlerin sekreterya hizmetlerinin yürütülmesi, Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlığımız kadrosunda bulunan personelin 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu uyarınca yazlık ve kışlık giyecek yardımı işlemlerinin yapılması. Bilimsel Araştırma Projeleri ile ilgili talep dilekçelerinin, ara ve sonuç raporlarının görüşülerek karara bağlanması ve alınan kararların proje sahiplerine tebliğ edilmesinin sağlanması ( 2014 yılında da 95 adet Bilimsel Araştırma Projesi desteklenmiştir. ) 16

17 Tübitak ve DPT destekli projelerle ilgili gerekli işlemlerin yapılmasının sağlanması, ( 2005 yılından itibaren kabul edilen 149 Tübitak Destekli Bilimsel Araştırma Projesinin 49 u yürürlüktedir.) Üniversitemize gelen ve giden evrakların kayıtlarının tutulması, ilgili birimlere havale edilmesi, zimmet karşılığı teslim edilmesi, postaya hazırlanması ve postalanması gibi işlemlerin yerine getirilmesinin sağlanması, 2547 sayılı Kanunun 14 ve 15 inci maddelerinin (b) bentleri kapsamında Üniversitemiz Senatosu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu toplantılarının gündeminin hazırlanması, alınan kararların yazılması ve ilgili yerlere ulaştırılmasının sağlanması ( 2014 yılında Disiplin Kurulu 9, Üniversitemiz Senatosu 11, Yönetim Kurulu da 20 kez toplanmıştır.) Daire Başkanlığımıza 2014 Yılında tahsis edilen ödeneklerle ; Başkanlığımız kadrosunda maaş alan personele 2014 yılı içerisinde toplam ,79 TL lik brüt maaş ödemesi, ,75 TL lik Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Gideri ve 9.616,24 TL lik yolluk ödemesi yapılmıştır. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları tertibinden ,78 TL tutarında elektrik, su, doğalgaz, akaryakıt, kırtasiye ve diğer malzeme alımları yapılmıştır. Görev Giderleri tertibinde bulunan 4.000,00 TL lik ödeneğin 3.906,28 TL lik araç muayenesi ve egzoz muayenesinde kullanılmıştır. Hizmet alımları tertibinde bulunan ödenekten ,05 TL tutarında Temizlik Hizmeti, Güvenlik Hizmeti, Telefon giderleri ve diğer hizmet alımları yapılmıştır. Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri tertibinden ,40 TL tutarında demirbaş malzeme alımı ile bakım onarım gideri yapılmıştır. Memurların Öğle Yemeğine Yardım tertibinden ,22 TL lik ödeme yapılmıştır. Ayrıca Üniversitemizin üyesi olduğu Avrupa Üniversiteler Birliğine ( EUA ) üyelik aidatı olarak 2014 yılında 8.975,14 TL lik ödeme yapılmıştır Sermaye Giderleri harcama kaleminden ,09 TL tutarında Makine - Teçhizat, ,22 TL tutarında Bilgi Teknolojileri ve ,56 TL tutarında Bilgisayar Yazılımı alımı yapılmıştır. 17

18 Ayrıca Üniversitemiz tarafından Bilimsel Araştırma Projelerine tahsis edilen ödeneklerle ; Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere ,05 TL lik sarf malzemesi alımı yapılmıştır. Yolluklar tertibinden ,55 TL Üniversitemiz öğretim üyeleri ve öğretim elemanlarının Ulusal ve Uluslararasında yapılan Kongrelere katılımlarını desteklemek üzere kullanılmıştır. Hizmet alımları tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere ,11 TL lik çeşitli analiz hizmetleri ve diğer hizmet alımları yapılmıştır. Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere ,26 TL lik demirbaş malzeme alımı yapılmıştır. Mamul Mal Alımları tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere ,84 TL lik Makine- Teçhizat alımı yapılmıştır yılında kabul edilen 2011 K No lu DPT projesinde kullanılmak üzere tahsis edilen ,00 TL lik ödeneğin ,84 TL si ile Medikal Elektrooptik Sistemler Araştırma Merkezi nin kurulumu için makine teçhizat (06.1) alımı yapılmıştır ,22 TL si de Yolluk ödemelerinde kullanılmıştır. Tübitak destekli projelere de; 2014 yılında ,07 TL lik harcama ile satınalma işlemi, proje teşvik ikramiyesi ve burs ödemesi gerçekleştirilmiştir. Doğu Marmara Kalkınma Ajansınca (MARKA) desteklenen TR42/13/GPD/1 Nolu projeden ,72 TL lik harcama ile satınalma işlemi ve maaş ödemesi gerçekleştirilmiştir Yukarıda sayılan işlemlerle ilgili her türlü demirbaş malzeme ve makine teçhizatın muayene ve kabul işlemleri yapılmış olup, proje çalışmalarında kullanılmak üzere yürütücüsüne zimmet karşılığı teslim edilmiştir Faaliyet Bilgileri Ulusal ve Uluslararası Bilimsel Toplantı Sayısı Faaliyet Türü Sempozyum ve Kongre ( Bilimsel Araştırma Projelerinden Desteklenenler ) Toplam Sayısı

19 1.2 - Proje Bilgileri Bilimsel Araştırma Proje Sayısı 2014 Projeler Önceki Yıldan Devreden Proje Yıl İçinde Eklenen Proje Toplam Yıl İçinde Tamamlanan Proje Toplam Ödenek (TL) DPT ,00 TÜBİTAK ,00 A.B _ ,50 BAP ( DÖSE PAYI) ,62 SAN - TEZ ,02 MARKA _ ,28 GENÇLİK VE SPOR BAKANLIĞI DESTEKLİ PROJELER (GPDP) _ ,00 Toplam , Bilimsel Araştırma Proje Bütçesi Yıllar DPT , , , ,00 TÜBİTAK , , , ,00 A.B , ,50( ) ,50 SAN - TEZ , , , ,02 BAP ( DÖSE PAYI ) , , , ,62 MARKA , ,28 GENÇLİK VE SPOR BAKANLIĞI DESTEKLİ PROJELER (GPDP) TOPLAM , , , , , , ,

20 2- Performans Hedef ve Gösterge Tablosu Bu kısım da 2014 Yılı Birim Performans Hedefleri ile gerçekleşmelerine yer verilmiştir. PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU İdare Adı KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ Stratejik Amaç Stratejik Hedef Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının iyileştirilmesi Eğitim, öğretim ve sağlık hizmetleri için gerekli laboratuar, sınıf, amfilerinin oluşturulması teknolojik donanımlarının sağlanması hedeflenmiştir. Sorumlu Harcama Birimleri Performans Hedefi İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı, Satınalma Şube Müdürlüğü, Teknik Şartnameyi Oluşturan ve Uygunluğunu Onaylayan Birimler. Binaları tamamlanan ve ihtiyaç duyulan okulların ve birimlerin büro, sınıf, laboratuarlarında kullanılmak üzere gereksinim duyulan teknolojik donanım, yazılım, mefruşat ihtiyaçları karşılanması hedeflenmiştir. Performans Göstergeleri Ölçü Birimi 2014 GERÇEKLEŞEN 1 Bilgisayar alım sayısı Adet Projeksiyon alım sayısı Adet Yazıcı alım sayısı Adet 60 4 Yazılım alım sayısı Adet 16 5 Diğer Makine ve Teçhizat alım sayısı Adet Mobilya ve mefruşat alım sayısı Adet FAALİYETLER Bilgi Teknolojileri ve Makine Teçhizat Alım Faaliyeti KAYNAK İHTİYACI BÜTÇE BÜTÇE DIŞI TOPLAM , ,61 GENEL TOPLAM , ,61 20

21 PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU İdare Adı KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ Proje Adı 2011 K nolu DPT Projesi Stratejik Amaç Stratejik Hedef Araştırma kalitesini arttırarak, ulusal ve uluslararası sorunların çözümüne bilgi ve teknolojik katkı sağlamak İleri disiplinlerarası endüstriyel araştırma-geliştirme laboratuarlarının kurulması ve her yıl yeni araştırma projelerinin yürütülmesi hedeflenmiştir. Sorumlu Harcama Birimleri İdari ve Mali işler Daire Başkanlığ, Bilimsel Araştırma Projeleri Şube Müdürlüğü, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü, Proje Yürütücüsü. Performans Hedefi Medikal Elektrooptik Sistemleri Mükemmeliyet Merkezi oluşturulması hedeflenmiştir. 1 Performans Göstergeleri Medikal Elektro Optik Sistemleri Araş. Merk. tamamlanma oranı Ölçü Birimi 2014 GERÇEKLEŞEN Oran % Oluşturulan laboratuar sayısı Adet 3 1 FAALİYETLER Mükemmeliyet Merkezi Oluşturma Faaliyeti KAYNAK İHTİYACI BÜTÇE BÜTÇE DIŞI TOPLAM GENEL TOPLAM

22 PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU İdare Adı KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ Stratejik Amaç Stratejik Hedef Araştırma kalitesini arttırarak, ulusal ve uluslararası sorunların çözümüne bilgi ve teknolojik katkı sağlamak Üniversitemizde var olan ve bilimsel araştırmalara yönelik donanım parkının envanterinin bir araya getirilerek kullanımı ve %20'lik verim artışı sağlanması hedeflenmiştir. Sorumlu Harcama Birimleri İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı, Bilimsel Araştırma Projeleri Şube Müdürlüğü, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü,Proje Yönetim Kurulu, Proje Yürütücüsü. Performans Hedefi Bilimsel araştırmaya yönelik donanım parkının envanteri bir araya getirilerek %20 verim sağlanacak ve böylece yeni projeler desteklenecektir. Performans Göstergeleri Ölçü Birimi 2014 GERÇEKLEŞEN 1 Araştırmaya yönelik cihaz sayısı Adet 82 2 Yürütülen proje sayısı Adet 'de yürütülecek proje sayısı Adet 95 4 Proje sayısındaki artış oranı Oran - 5 Envanteri tamamlanan laboratuar sayısı Adet 64 6 Verim sağlamak üzere desteklenen laboratuar sayısı Adet 64 FAALİYETLER KAYNAK İHTİYACI BÜTÇE BÜTÇE DIŞI TOPLAM 1 Rektörlük Bilimsel Araştırmalar Faaliyeti GENEL TOPLAM

23 PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU İdare Adı KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ Stratejik Amaç Stratejik Hedef Araştırma kalitesini arttırarak, ulusal ve uluslararası sorunların çözümüne bilgi ve teknolojik katkı sağlamak Üniversitemizin araştırma birimleri, merkezleri ve laboratuarları ile teknoparklarda ve diğer sanayi kuruluşları arasındaki işbirliğini kuvvetlendirmek ve her yıl en az 2 adet şirket ortaklı proje yürütmek hedeflenmiştir. Sorumlu Harcama Birimleri İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı, Bilimsel Araştırma Projeleri Şube Müdürlüğü, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü, Proje Yürütücüsü. Performans Hedefi Üniversite araştırmacılarıyla sanayi kuruluşları arasında her yıl en az 2 proje oluşturulacaktır. Performans Göstergeleri Ölçü Birimi 2014 GERÇEKLEŞEN 1 San-Tez proje sayısı Adet 9 FAALİYETLER KAYNAK İHTİYACI BÜTÇE BÜTÇE DIŞI TOPLAM 1 Sanayi İşbirliği Proje Yürütme Faaliyeti , ,02 GENEL TOPLAM , ,02 23

24 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Başkanlığımızın 2014 yılı faaliyetlerine ilişkin verilerinden de anlaşılacağı üzere, Başkanlığımız sorumluluğunda bulunan kaynaklarla ne denli etkin ve verimli hizmet sunulmaya çalışıldığı açıkça görülmektedir. B- Zayıflıklar Daire Başkanlığımızın faaliyet dönemi içerisinde yürüttüğü işlemlerdeki iş süreçlerinin ( örneğin: İhale işlemleri ) uzunluğu ve bürokratik işlemlerin uzamasından kaynaklanan zaman kayıpları vb. birimler arası iletişim eksikliği gibi nedenlerden dolayı bazı sıkıntılar yaşanmaktadır. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca kaynakların etkin kullanımı, mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim, izleme ve paylaşım gibi konularda yaşanabilecek sıkıntıları etkili bir uygulama ile minimuma indirmek gerekmektedir. Ayrıca İhale sürecinde karşılaşılan sorunların azaltılmasında yarar görülmektedir. 24

25 Ek 3: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [6] Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. [7] Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [8] ( Kocaeli,. / 01 / 2014 ) Tülay KOŞUCU İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı [1] Bakan sunuşu, sadece merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile sosyal güvenlik kurumlarının faaliyet raporlarında yer alır. [2] Kamu idareleri, misyon ve vizyon alt bölümüne ilk stratejik planlarını hazırladıkları yıldan itibaren yer verirler. [3] Üst yönetici tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı idare faaliyet raporuna eklenir. [4] Yıl içinde üst yönetici değişmişse benden önceki yönetici/yöneticilerden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. [5] Üst yöneticinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. [6] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir. [7] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. [8] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. [9] Strateji geliştirme başkanlıklarında başkan, strateji geliştirme daire başkanlıklarında daire başkanı, strateji geliştirme ve malî hizmetlerin yerine getirildiği müdürlüklerde müdür, diğer idarelerde idarelerin mali hizmetlerini yürüten birim yöneticisi. 25