BURSA ESKİŞEHİR BİLECİK KALKINMA AJANSI TEKNİK ŞARTNAME

Transkript

1 BURSA ESKİŞEHİR BİLECİK KALKINMA AJANSI TEKNİK ŞARTNAME İŞİN ADI: İNOVASYON VE TASARIM BULUŞMALARI AR-GE PROJE PAZARI LİF VE POLİMER ARAŞTIRMALARI SEMPOZYUMU VE TÜRKİYE UTİB TEKSTİL VE KONFEKSİYON SEKTÖRÜNDE ULUSLARARASI 8. AR-GE PROJE PAZARI ZİRVESİ ORGANİZASYONU İÇİN HİZMET SATIN ALIMI İHALESİ İHALE TARİHİ VE SAATİ..: 31/03/2016 Perşembe Saat : 15:00

2 1. TEKNİK ŞARTNAME İLE İLGİLİ GENEL HÜKÜMLER Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı (BEBKA), 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine tabi olmadığından, mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin işi ihale edip etmemekte, kısmen ihale etmekte veya dilediğine kısmen veya tamamen vermekte serbesttir. İhalenin tamamen veya kısmen iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce Ajanstan herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. İstekli, şartname koşullarını bir bütün olarak sağlamak zorundadır. Bu şartnamede belirtilmeyen hükümler konusunda İdari Şartname hükümleri geçerlidir. 2. ŞARTNAMENİN KONUSU BEBKA; Bursa, Eskişehir ve Bilecik illerinde kamu, özel sektör ve sivil toplum kuruluşları arasında koordinasyon ve işbirliğini geliştirerek kalkınmaya yön veren, yerel sorunlara yine yerel odaklı çözümler sunan, kaynakların yerinde ve etkin kullanımıyla sürdürülebilir kalkınmaya hizmet eden bir kurumdur. Kuruluş misyonu doğrultusunda, BEBKA, TR41 bölgesinde (Bursa Eskişehir Bilecik) gelişmeye ihtiyaç duyan veya gelişmekte olan sektörlerin analiz etmekte, gelişmesine katkıda bulunacak yönde mali destek programları geliştirmekte, ulusal, bölgesel ve yerel düzeyde koordinasyonu sağlayarak bu programları uygulamaktadır. Bölgenin Ar-Ge kapasitesini güçlendirmek ve ulusal ve uluslararası rekabet gücünü artırma amacı ile, Bursa Ticaret ve Sanayi Odası (BTSO), Uludağ Tekstil İhracatçıları Birliği (UTİB) ve BEBKA ortak girişimi ile Bursa Merinos Atatürk Kongre Kültür Merkezi nde Mayıs 2016 tarihlerinde Türkiye UTİB Tekstil ve Konfeksiyon Sektöründe Uluslararası 8. Ar-Ge Proje Pazarı Zirvesi ve eş zamanlı olarak Mayıs 2016 tarihlerinde AR-GE Proje Pazarı Lif ve Polimer Araştırmaları Sempozyumu düzenlenecektir. Bu etkinlikler ile sektörün ihtiyaç duyduğu nitelikli ulusal ve yabancı üniversitelerin Ar-Ge projelerinin sanayicilerle buluşmalarına imkân sağlanarak dünya piyasası ile rekabetçi koşulların yaratılması amaçlanmaktadır. Bu etkinlikler kapsamında BEBKA tarafından satın alınacak hizmetlere yönelik detaylar aşağıda sunulmaktadır. 1

3 A. TEKNİK DESTEK HİZMETLERİ A.1. PROJELERİN TOPLANMASI, JÜRİ DEĞERLENDİRME İŞLEMLERİ, TEKNİK İŞLER HİZMETİ Proje Pazarı, sergi ve ödül törenine ilişkin konsept, tasarım, medya plan ve sergileme konusunda öneri geliştirilecek, ödüllerin konsept ve temini, ödül töreni organizasyonu yapılacaktır. Akademik çevrenin koordinasyonu sağlanması, etkinlik kapsamında davet edilecek akademik çevrelerin geliştirilmesi yönünde öneri getirilmesi, ilişkilerin sağlanması ve koordinasyonu yüklenici tarafından gerçekleştirilecektir. Mevcut akademisyen listesinin güncellenmesi, geliştirilmesi, bu listedeki akademik çevre ile birebir kurumsal e-postaları yoluyla kişilerle iletişime geçilerek etkinliğin duyurulması, duyuru mailinin oluşturulması ve gönderimlerinin yapılması; geribildirimlerin takibi ve raporlaması yüklenici tarafından yapılacaktır. 8. Proje Pazarı web sitesi tasarımı ve yönetimi ve proje önerileri başvurularının web sitesi üzerinden alınması, bu amaçla web sayfasında gerekli güncellemeler yapılacaktır. Projeler tasnif edilerek Proje önerilerinin uzmanlık alanlarına göre ilgili hakemlere gönderilecektir. Jüri üyelerinin koordinasyonu ve iletişiminin sağlanması, jüri değerlendirme sürecinin organize edilmesi, jüri üyelerinin web sitesinde başvurulara ilişkin oylama yaptıkları teknik altyapının sağlıklı ve süreklilik içerisinde işleyişinin kontrolü yüklenicinin sorumluluğundadır. Projelerin hakem değerlendirme sonuçları tüm başvuru yapan yerli ve yabancı akademisyenlere bildirilecektir. Hakem değerlendirmeleri neticesinde başvuruda bulunan projelerden sergilenmeye layık bulunan projelerin proje yazarlarından katılım formları derlenecek, bu kişilerin konaklama ve ulaşım/ara ulaşım hizmetlerini yerine getirilecektir. Yabancı akademisyenlerin ve Bursa dışından gelen yerli akademisyenlerin konaklama programının oluşturulması ve katılımcılara geri bildirim yapılması yüklenici tarafından yürütülecektir. Tüm katılımcıların konaklama ve uçuş teyitleri rezervasyon kesinleşmeden önce BEBKA nın onayına sunulacaktır. Proje sahiplerinin sanayicilerle gerçekleştirilmesi planlanan ikili görüşmelerinin ayarlanması, bu amaçla kategori bazında tasniflenecek projelerin özet tanıtım bültenlerinin oluşturulması, etkinlikten makul bir süre öncesinde bu görüşmelerin programa ilave edilmesi için gerekli çalışma yüklenici tarafından yapılacaktır. Sergilenmeye layık bulunan proje önerilerinin toplanması, tasnifi, yurtdışından gönderilen proje önerilerinin özet bölümlerinin iyi derecede İngilizce bilen Tekstil Mühendisi veya dengi bir uzman tarafından Türkçe ye ve zorunlu hallerde yurtiçinden gönderilen proje önerilerinin özet bölümlerinin İngilizce ye çevrilmesi yüklenici tarafından yapılacaktır. Dereceye giren projeler, sanayiciler ve diğer ödül sahiplerinin katılım teyitlerinin hem etkinlik 2

4 öncesi hem de etkinlik gün ve saatinde alınarak, ilgili kişilerin ödül töreninde bulunmasının sağlanması ve gereken raporlamaların yapılması yüklenici sorumluluğundadır. Randevu sistemi için projeler konu başlıklarına ayrılacaktır Organizasyona sanayiciler de davet edilecek, sanayici-akademisyen buluşmasını randevu sistemi sonucu ayarlanan ve etkinlik gününde yapılacak toplantılar yüklenici tarafından organize edilecektir. Yabancı akademisyen ve araştırmacılara refakat edecek 30 kişi olarak öngörülen Tekstil Mühendisliği ve benzeri bölümler son sınıf ve Yüksek Lisans öğrencilerinin etkinlik öncesinde ilgili akademisyen metinlerine odaklandırılarak hazırlıklı olmalarının sağlanması ve etkinlik sırasındaki tüm organizasyon yüklenici tarafından yapılacaktır. Proje önerileri kategorize edilecek, posterler etkinlikten önceki gün belirlenen kriterler esas alınarak organizasyonun yapılacağı salona düzenli bir şekilde yerleştirilecektir. Proje Pazarı yönetim sayfasında ihtiyaç duyulabilecek ek yazılım taleplerinin yerine getirilmesi ve bununla ilgili iş ve hizmetlerin web tabanlı yürütülmesi yüklenici sorumluluğunda olacaktır. Ar-Ge Proje Pazarı na başvuran tüm akademisyenlerin proje önerilerinin yer alacağı proje pazarı kitabı kitabı edit edilecek, dizgisi yapılacaktır. Ar-Ge Proje Pazarları etkinliklerinin sonuçlarının değerlendirilmesi amacıyla akademisyenlere etkinlik sırasında değerlendirme anketi dağıtılacaktır. Yüklenici tarafından, etkinlik sonrasında, verilen tüm hizmetleri kapsayan bir değerlendirme raporu hazırlanacaktır. A.2. ARGE PROJE PAZARI TANITIM TOPLANTILARI) HİZMETİ AR-GE Proje Pazarı hakkında sanayi temsilcilerini bilgilendirmek amacı ile 5 farklı şehirde (Gaziantep, Kayseri, Adana, Çorlu, Bursa ) tanıtım toplantıları düzenlenecektir. Yapılacak bu tanıtım toplantılarının etkin bir şekilde yapılabilmesi için, konsept belirlenecek, firmaların katılımının artırılması yönünde gerekli iletişim ve koordinasyon ile toplantıların organizasyonu ve uygulaması gerçekleştirilecek, fotoğraf çekimi, LCV, kargolama hizmetleri sağlanacaktır. Tanıtım toplantılarına AITEX, CITEVE, CENTEXBEL gibi yurtdışı araştırma merkezleri ya da yurtiçinden konusunda uzman akademisyenler veya benzer ortak kuruluşlar ile Ar-Ge Merkezleri ve diğer firma yetkililerinin davet edilmesi, organizasyonu ve teyit etmeleri halinde katılım organizasyonu gerçekleştirilecektir. Her şehirde bir toplantı düzenlenecektir. Tanıtım toplantılarında imza listesi alınacak ve BEBKA ya sunulacaktır. Fotoğraf çekimi yapılacak ve fotoğraflar BEBKA ya sunulacaktır. Her bir şehir toplantısı için çay-kahve ve kurabiyeli ikram hizmeti sağlanacaktır. Tanıtım 3

5 toplantı sayısı gerçekleşen toplantı sayısı üzerinden yapılacaktır. Tanıtım toplantılarına katılımcı sayısı tahmini toplam 500 kişidir. Etkinlik sonrasında, verilen tüm hizmetleri içeren PowerPoint formatında sonuç raporu sunulacaktır. Etkinlik sonrası SWOT analizi ve iyileştirme önerilerine yer aldığı rapor hazırlanacaktır. A.3. WEB SAYFASI VE SOSYAL MEDYA TAKİBİ VE YÖNETİMİ HİZMETİ Yüklenici firma, işin başlangıç tarihinden itibaren ve web sitelerinin güncellenmesi ile twitter, facebook, linkedin gibi sosyal medya sayfaları oluşturarak güncelleme ve veri giriş hizmetlerini bu şartname esaslarına göre mevcut teknolojiyi kullanmak suretiyle kesintisiz olarak gerçekleştirilecektir. Yüklenici firma, temel haber kaynaklarından somut bir belgeye dayandırarak temin edeceği ve doğruluğu teyit edilmiş haber, veri ve bilgiyi web sitesinde yayımlayabilir. Web sitelerine içerik oluşturabilecek olan her türlü bilgi, haber, belge, video, fotoğraf ve benzeri doküman BEBKA dan temin edildikten sonra, web güncelleme ile ilgili hizmetler BEBKA tarafından belirlenen esaslara göre, yüklenici firma tarafından yürütülecektir. Web sitesine içerik sağlanması hususunda en önemli bilgi ve haber kaynakları BEBKA nın onayı koşuluyla yüklenici firmadır. İlgili kurumların verdiği bilgilere göre günlük, haftalık, aylık veya tespit edilecek diğer periyotlarda güncelleme yapılacak ve yapılan faaliyetlerle ile ilgili veriler BEBKA ya sunulacaktır. Yüklenici firma, BEBKA nın yayımına izin verdiği güncelleme veri girişi ve yayınlama hizmetlerini, herhangi bir değişiklik yapılmadan aynen web sitesinde gün içerisinde yayımlar. Verilecek hizmetler; Ar Ge Proje Pazarı Etkinliği kapsamında etkinliğin mevcut web sitelerinin ( ve ) site genel planına uygun olarak yeni verileri ve görsel malzemesine ilişkin güncelleme hizmetlerinin sağlanması, Türkçe web sitelerindeki güncellemelere paralel olarak, İngilizce bölümde de İngilizce bölüme yapılacak veri ve bilgi girişleri Türkçe metinlerden daha kısa, sade, kolay anlaşılır ve profesyonel bir üslupta gerekli güncellemelerin eş zamanlı olarak bu konuda çeviri ile ilgili tüm giderler yüklenici firmaya ait olmak kaydıyla yapılması, Aynı şekilde, yabancı kaynaklardan elde edilen ve web sitesinin İngilizce bölümünde yayınlanan veri, haber ve benzeri dokümanın da Türkçe web sitesinin ilgili bilgi başlığı altında yayınlanmak üzere çevirisinin yapılması. 4

6 B. ÖĞLE YEMEĞİ VE İKRAMLAR Etkinlik Merinos Atatürk ve Kültür Kongre Merkezi nde düzenlenecektir. Hazırlıklar tarihinde yapılacaktır Mayıs 2016 günlerinde Orhangazi Salonu, Hüdavendigar Salonu, Seminer Salonları , Merinos Fuar alanında hazırlık ve organizasyon yapılacaktır. Etkinlikler kapsamında EK-2 deki birim fiyat teklif cetvelinde belirtilen sayılarda Merinos Kültür ve Kongre Merkezi nde öğle yemeği verilecektir. Yemek rezervasyonları, teyit alınan davetli sayısına göre kesinleştirilecek olup kesinleştirilmeden önce İdare onayı alınacaktır. Hak ediş, kesinleştirilen sayılar üzerinden birim fiyat teklif cetvelinde belirtilen birim fiyatlar baz alınarak hesaplanacaktır. Her halükarda, şartnamede belirtilmiş olan kişi sayısını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır. C. KONAKLAMA 300 akademisyen ve hakemin Bursa da en az 4 yıldızlı otel standartlarında, 26 (yabancı akademisyenin en az 5 yıldızlı otel standartlarında konaklamaları sağlanacaktır Mayıs 2016 tarihlerinde, oda-kahvaltı, single konaklama şeklinde ayarlanacaktır. Detaylar EK-2 de sunulmaktadır. Toplam 300 oda ve 2 geceden 600 adet konaklama olarak kullanım yapılacaktır. Konaklama katılım sağlayacak kişiler üzerinden değil kalınacak gece üzerinden hesaplanacak ve ödemeler buna göre yapılacaktır. Misafirlerin konaklayacağı otellerin birbirine ve Merinos AKKM'ye yakın olarak planlanması gerekmektedir. Otel seçimlerinde BEBKA nın onayı alınacaktır. Konaklama yapılacak kişi sayısı, yüklenici tarafından alınacak davetli teyidi doğrultusunda kesinleştirilecek olup, hizmet satın alımı sonucunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda belirtilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen oda/kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, şartnamede belirtilmiş olan kişi sayısını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır. Proje sunmak üzere uzak mesafeli yabancı ülkelerden katılacak yabancı akademisyenlerin, uçuş saatleri sebebi ile, etkinlikten 1 gün önce gelme ve/ya 1 gün sonraya kalma durumlarına istinaden, 11 Mayıs 2016 veya 14 Mayıs 2016 tarihinde olmak üzere, oda kahvaltı, single olarak, İstanbul da Atatürk Havalimanına yakın mesafeli 4 yıldızlı bir otelde 16 oda olmak üzere ek konaklama verilebilecektir. Konaklama yapılacak kişi sayısı, yüklenici tarafından alınacak davetli teyidi doğrultusunda kesinleşecek olup, hizmet sonucunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda belirtilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen oda/kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, şartnamede belirtilmiş 5

7 olan 16 odayı aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır. Yüklenici, konaklamalara ilişkin rezervasyonları kesinleştirmeden önce rezervasyona ilişkin kısmi ya da tüm listeyi BEBKA ya sunacak, kesinleştirme işlemini BEBKA yetkililerinin kontrolü ve onayı sonrasında yapacaktır. D. SEYAHAT VE ARA TRANSFERLER BEBKA tarafından verilecek listeler bağlayıcı olmak kaydıyla, etkinlikte 3 farklı grup katılımcı seyahat türü bulunmaktadır: A. Yabancı katılımcılar (uçak) B. Türkiye de ikamet eden ancak uzak illerden gelen katılımcılar (uçak + geri ödemeli tren-karayolu-denizyolu ulaşımı) C. Türkiye de ikamet eden ancak yakın illerden gelen katılımcılar (geri ödemeli trenkarayolu-denizyolu ulaşımı) Etkinliğe katılmak için ulaşım organizasyonu yapılacak yurtdışından ve yurtiçinden gelecek tüm kişilerin konaklamasının yapılacağı otele kadarki ulaşımı dâhil edilerek fiyat tekliflerinin verilmesi gerekmektedir. Yabancı ülkelerden seyahatlerini uçak yolu ile yaparak etkinliğe iştirak edecek tahmini 16 kişinin seyahatleri ile ilgili uçuş seyahat planlarının yapılması ile etkinliğe katılacak katılımcıların, öncelikli THY ekonomi sınıfı uçak biletlerinin alınması, katılımcılara zamanında iletilmesi, bu süreçle ilgili BEBKA ya sözlü ve gerektiğinde yazılı raporlamaların yapılması, şartnamede belirtilen diğer hususlara göre uçak bileti temini ve yolcuların rahat ve güvenli bir şekilde nakli ile ilgili süreçler yerine getirilecektir. Yurtdışından uçak ile gelecek yabancı akademisyenler ile uzak illerden yurtiçinden uçakla gelecek Türk akademisyenlerin uçak biletleri süreçlerinin yönetilmesi ile ilgili genel hükümler şunlardır; i. Yüklenici firma Teknik Şartname eki listede yer alan tahmini uçuş bilgilerine göre, her bir destinasyon için geliş-dönüş karşılıklı olarak fiyat teklifi sunacaktır. Seyahat edecek kişi sayısı, yüklenici tarafından organizasyona katılacak katılımcı/davetlilerden alınacak teyit doğrultusunda kesinleştirilecek olup, yüklenici tarafından gerçekleştirilen işin sonunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda söz konusu destinasyon için yüklenici tarafından verilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen ve BEBKA tarafından onaylanan biletleme işlemi yapılmış olan kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, her bir destinasyon için şartnamede belirtilmiş olan uçuş sayılarını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır. ii. Yabancı akademisyenlerin Türkiye de tatil amaçlı kalmak istemeleri halinde uçak 6

8 biletleri etkinlik tarihinden farklı bir tarih olarak alınabilir. Ancak bu tarihleri arasındaki konaklama talepleri karşılanmaz. Konaklama talepleri sadece etkinlik günlerini kapsar. Bu konuda doğabilecek fiyat farklılıkları yüklenici tarafından karşılanır. iii. iv. Öncelik THY ekonomi sınıfı biletlerdir. Destinasyon itibarıyla THY uçuşu olmaması, THY nin uygun tarih ve saatli uçuşunun bulunmaması gibi hallerde başka havayoluna ilişkin ekonomi sınıfı bilet tercih edilebilir. Çoklu uçuşlarda, en uygun alternatifler sunulmalıdır. v. Seyahat hizmetleri kapsamında yüklenici firma, katılımcı listesinin kesinleşmesi ve yükleniciye sunulmasının ardından, opsiyon süresi içerisinde katılımcıdan bilet teyidinin alınarak, kesin bilete dönüştürülmesi, e-biletlerin yolcuya e-posta ve SMS ile zamanında gönderilmesi, BEBKA ya biletler ve yolcuların detayları hakkında bilgi verilmesinden sorumludur. vi. Yüklenici etkinliğe yurtdışından katılacak yabancı akademisyenlerin refakatçilerinin uçak ve konaklama taleplerinin oluşması halinde, ödemelerinin ana davetlinin kendisi/refakatçisi tarafından yapılması kaydıyla, BEBKA ya sağlanan avantajlar üzerinden bilet temini konusunda ana davetli katılımcının refakatçisinin biletlerinin opsiyon süresi içerisinde rezerve edilmesi yönünde organizasyon desteği verilmesi (Yüklenici, katılımcının refakatçilerin ödemelerinin bizzat kendileri tarafından yapılması gerektiğine ilişkin bilgilendirilmesinden sorumludur.) vii. viii. ix. Yüklenici, katılımcıların otel yerleştirmeleri ve ara ulaşım hizmetlerini yürüten etkinlik yönetim şirketi ve seyahat hizmetlerinin yürütülmesi sırasında koordineli çalışılması gereken diğer şirket ve kurumlar ile etkin koordinasyon sağlanarak katılımcıların ve olası refakatçilerinin uçuşla ilgili her türlü soru ve sorunlarına yanıt verecek hizmetin sağlanmasından sorumludur. Yüklenici, seyahat hizmeti verilen katılımcıların gidiş-dönüş uçuşlarına ilişkin Boarding Card asıl/fotokopilerinin katılımcıdan temini, bunun mümkün olmadığı durumlarda ilgili e-biletlerin BEBKA ya ibrazından sorumludur. Yüklenici tarafından, etkinlik boyunca ve etkinlik süresince ihtiyaç duyulabilecek sözlü veya yazılı raporlama hizmetinin BEBKA ya sunulması gerekmektedir. x. BEBKA, yolcu listesini arttırmak ve eksiltmek hakkını Teknik ve İdari Şartnamedeki hükümler esas alınmak üzere saklı tutar. Bursa ya yakın illerden tren, karayolu, denizyolu ile etkinliğe katılacak olan tahmini 121 yerli katılımcının şehirlerarası seyahat biletlerinin katılımcıya geri ödenmesi ile ilgili süreç 7

9 yüklenici tarafından gerçekleştirilecek ve yönetilecektir. (Katılımcıların kendisi tarafından alınan geliş-gidiş seyahat biletlerinin geri ödenmesi ile ilgili hizmetler, sekretarya hizmetinin yürütülerek 21 gün içerisinde iade talebinde bulunan katılımcılardan alınacak dilekçe, IBAN ve ekinde fatura asıllarına istinaden geri ödemenin yapılması, evrak ve Excel ortamında raporlanması vb. hizmetleri içerir.) Gaziantep, Kahramanmaraş, Kayseri, Hatay gibi uzak mesafeli illerden gelecek tahmini 141 yerli katılımcı için, uçuş seyahat planının yapılması, katılımcıların öncelikli THY ekonomi sınıfı uçak biletlerinin alınması ve katılımcılara zamanında iletilmesi, bu süreçle ilgili BEBKA ya sözlü ve gerekirse yazılı raporlamaların yapılması, şartnamede belirtilen diğer hususlara göre uçak bileti ile ilgili diğer süreçler yüklenici tarafından gerçekleştirilecek ve yönetilecektir. Yüklenici firma Teknik Şartname EK-2 de birim fiyat teklif cetvelinde yer alan tahmini uçuş bilgilerine göre, her bir destinasyon için geliş-dönüş karşılıklı olarak fiyat teklifi sunacaktır. Seyahat edecek kişi sayısı, yüklenici tarafından alınacak teyit doğrultusunda yüklenici tarafından BEBKA onayı alınarak kesinleştirilecek olup, hizmet sonucunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda söz konusu destinasyon için belirtilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen biletleme işlemi yapılmış olan kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, her bir destinasyon için şartnamede belirtilmiş olan uçuş sayılarını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır. 300 katılımcı akademisyen, hakemler için 12 ve 13 Mayıs 2016 tarihlerinde 2 gün boyunca konaklama yapılacak muhtelif oteller ile Merinos Kongre Merkezi arasında, sabah ve akşam günde 2 kez olmak üzere servisle karşılıklı transfer gerçekleştirilecektir. Söz konusu transferler için, transfer raporları araç ve isim bazlı oluşturularak BEBKA ya sunulacaktır. E. Diğer Hizmetler 2 gün boyunca kullanılacak branding ve dekor üretim kalemleri, basılı malzemeler, teknik malzemeler, ekip bilgileri ve diğer tüm hizmet kalemleri EK-2 deki birim fiyat teklif cetvelinde detaylı şekilde belirtilmiştir. 8

10 3. YÜKLENİCİ İÇİN TEKNİK YETERLİLİK KRİTERLERİ Bu şartnameye teklif verecek olan kurumlar aşağıdaki niteliklere sahip olmalıdır; 1- Daha önce benzer nitelik, içerik ve büyüklükte en az 3 ayrı etkinlik/kongre/organizasyon yapmış olmak. Bu kriterle ilgili destekleyici belgeler, Teknik Şartname Ek-1 de belirtilen şekilde sunulmalı, ayrıca bitirilen işler fatura ya da iş bitirme belgeleri ile yapılan işlere ait görsel dokümanlarla ibraz edilmelidir. 2- Teknik şartnamede belirtilen iş kısımlarının hangi bölümlerinin hangi personel tarafından yapılacağının belirtilmesi, işi koordine edecek personele ilişkin özgeçmişlerin sunulması gerekmektedir. 3- İhaleye girebilmek için gereken diğer bilgi ve belgeler İdari Şartnamede belirtilmiştir. 4. DİĞER HÜKÜMLER Teklif değerlendirme komisyonu tekliflerin değerlendirilmesi sırasında gerekli gördüğü durumlarda İstekliden yazılı veya sözlü açıklamaları ve bunlarla ilgili belgeleri isteyebilir. Sözleşme konusu işin yapılabilmesi amacıyla kullanılması gerekli olan tüm yazılım ve donanım ürünleri Yüklenici tarafından sağlanacaktır. Sözleşme konusu işin yapılabilmesi için gerekli her türlü ulaşım, konaklama vb. giderler yüklenici tarafından karşılanacaktır. Yüklenicinin, sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya getirmesi nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk kendisine aittir. Yüklenici bu konuda Ajanstan herhangi bir talepte bulunamaz. Buna rağmen Ajans hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla yükleniciye rücu eder. 5. GİZLİLİK Ajanstan işbu şartname kapsamında aktarılabilecek tüm dokümanlar HİZMETE ÖZEL gizlilik derecesine sahip olarak değerlendirilecek ve ona uygun muamele görecektir. İşbu şartname kapsamında üretilecek tüm dokümanlar HİZMETE ÖZEL gizlilik dereceleri verilerek muhafaza edilecektir. Yüklenici ile ayrıca sözleşmenin eki olan Gizlilik Sözleşmesi akdedilecektir. Yüklenici hizmetin yürütülmesi sırasında, gizlilik hususunda alt yüklenicileri ve çalışanlarının da eylemlerinden sorumlu olup, gerekli tedbirleri almak zorundadır. Ekler: EK 1: Benzer İş Tecrübeleri Özeti EK 2: Teklife Esas Öngörülen Birim Fiyat Cetveli 9

11 Ek-1 EK-1: BENZER İŞ TECRÜBELERİ ÖZETİ Benzer iş tecrübeleri aşağıdaki tabloya özet olarak doldurulmalı, ayrıca her bir benzer iş tecrübesine ilişkin destekleyici belgeler düzgün bir şekilde dosyalanarak fatura ya da iş bitirme belgeleri ile yapılan işlere ait görsel dokümanlarla ispatlanmalıdır. İlaveten, etkinlik/organizasyona ilişkin kreatif çalışmalar, sahne dekor, sergi alanı görselleri, web sitesi vb. tanıtım ara yüzlerine ilişkin linklerin de ibraz edilmesi tavsiye edilir. Her bir benzer iş tecrübesi için sunulacak destekleyici belgelerin 10 sayfadan fazla olması durumunda o işe dair destekleyici belgeler CD/DVD formunda sunulabilecektir. İstekliler tarafından benzer iş kapsamındaki belgelerden fatura ve iş bitirme belgelerin asılları ya da aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri ya da ihale öncesinde belgelerin asıllarının İdare ye ibraz edilmesi suretiyle İdare tarafından belgelerin asıllarının görüldüğüne ilişkin üzerlerinde İdare kaşesi ve İdare yetkilisinin imzası olan suretler verilmelidir. Diğer destekleyici dokümanlar fotokopi olarak sunulabilecektir. Ajans ihtiyaç duyması halinde ek bilgi ve belge talep edebilecektir. No Hizmet Verilen Kurum adı Organizasyon/ Etkinlik Adı İçeriği Katılımcı Sayısı Tutar (TL) Tarihi ve Yeri İstekli Firma Adı: İmza ve Kaşe: 10