T.C. VAN BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ MECLİS KARARI

Transkript

1 Karar Tarihi : Karar No : 185 Evrakı Gönderen Birim : Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığının tarih 108 sayılı teklif yazısı ve eki. Karar Özeti : Van Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan Görev ve Çalışma Yönetmeliği nin kabulüne OYBİRLİĞİYLE. Meclisi Teşkil Edenler : Van Büyükşehir Belediye Meclisinin 2016 yılı Mart ayı Olağan Toplantısının 5. birleşimi 18/03/2016 tarihinde; Büyükşehir Meclis Başkan Vekili Cahit BOZBAY ın başkanlığında, Üyeden; İhsan GÜLER, Celattin BARTU, Nurhayat ÇELİK, Mehmet Salih LEYMUN, İsrafil ÖZAY, Senar ELTER, Şengül POLAT, Nahide KORKMAZ, Songül TAŞ, Mustafa ATAY, Habip TOPGAÇ, Pınar DEMİR, Mehmet Faruk BİNİCİ, Esra BABUR, Mustafa GÜNDÜZ, Özlem TÜCİ, Kebire BUDAKBEYOĞLU, Mehmet Salih ÖZBEK, Nizamettin YILMAZ, Halis BAYRAMOĞLU, Ahmet TÜRKMENOĞLU, Necdet ALBAYRAK, Kemal HAKAN, Melek ARAPOĞLU, Bahattin YAVUZ, Handan KARAKOYUN, Ebubekir ERTAŞ, Melahat ŞEDAL, Abdulbasit BİLDİRİCİ, Raif ACAR, Şehzade KURT, Kerem BAYNAL, Cevdet ALTINDAĞ, Necip ETİK, Fikret GENÇER, Ayfer SAYAT, Şahabeddin KARA, Kamuran BEKİROĞLU, Abubekir SEZER, Dindar AYAZ, Hamdiye ÇİFTÇİ, Mehmet Kasım HAZIR, Naib SAĞLAM, Cüzeyri ÖZKAPLAN, Burhan ÖZEVLİ, Sakine KUTPINAR, Salih BAKAN, Süleyman CAN, Muhammed Fehim OFLAS, Arif OFLAS, Nejla BAKIR ve Bedri AKMAN ın katılımıyla toplandı. Talep : Van Büyükşehir Belediyesine ait Daire Başkanlıklarına ait Görev ve Çalışma Yönetmelikleri güncellenerek ekte sunulmuştur. Destek Hizmetler Dairesi Başkanlığına ait Görev ve Çalışma Yönetmeliği nin; 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18. maddesinin (m) fıkrası gereği kabul edilip, 3011 sayılı Resmi Gazetede Yayımlanacak Olan Yönetmelikler Hakkında Kanun uyarınca mahalli gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edilerek yürürlüğe geçmesi için karara bağlanması. K A R A R : Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığının yukarıda tarih ve sayısı belirtilen teklif yazıları ve ekleri, Başkanlıktan Meclise tevdii edilmekle incelenerek gereği görüşüldü. Destek Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan Görev ve Çalışma Yönetmeliği nin; VAN BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının Kuruluş, Görev, Çalışma Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik I.KISIM Genel Esaslar BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar AMAÇ: MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Van Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının kuruluşu ve bağlı birimlerinin görev, yetki alanları ile sorumluluklarını, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. KAPSAM: MADDE 2 Bu Yönetmelik, 1

2 1-Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı ve buna bağlı müdürlüklerin ile alt birimlerinde görevlilerin yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını, 2- Başkanlık Makamı veya Büyükşehir Belediyesi yetkili organları tarafından verilen diğer görev, hizmet ve işlemleri ile bu amaçla görevlendirilenleri, Kapsar. DAYANAK: MADDE. 3-Bu Yönetmelik, sayılı Belediye Kanununun Maddeleri, sayılı Büyükşehir Belediye Kanununun Maddeleri, sayılı Devlet Memurları Kanununun ilgili maddeleri, 4-Başkanlık Makamı tarafından yayınlanan İmza Yönergesi, 5-Meclis tarafından karar altına alınan kadro ihdas kararnamesi, Hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR: MADDE. 4 - Bu yönetmelikte geçen deyim ve kavramlar olarak: a) Belediye : Büyükşehir Belediyesi ni, b) Alt Belediyeler : Merkez ilçe belediyelerini, c) İlçe Belediyesi : Bağlı ilçe belediyelerini, ç) Başkanlık Makamı: Büyükşehir Belediye Başkanlığını, d) Üst yönetici : Büyükşehir Belediyesi Başkanını, e) Meclis : Büyükşehir Belediye Meclisini, f) Encümen : Büyükşehir Belediye Encümenini, g) Genel Sekreter : Büyükşehir Belediye Genel Sekreterini ğ) Daire Başkanı :Destek Hizmetleri Daire Başkanını, h) Müdürlük :Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına bağlı alt birim Müdürlüklerini, ı) Müdür :Destek Hizmetleri Şube Müdürlerini, i) Belediye Kanunu :5393 sayılı kanunu, j) B.Ş. Belediye Kanunu: 5216 sayılı kanunu, k) Memur : 657 sayılı kanun kapsamında çalışan personeli, j) İşçi : 4857 sayılı kanun kapsamında çalışan personeli, k) Diğer Personel : Diğer mevzuatlar kapsamında çalıştırılan personeli, l) Yönetmelik : Bu Yönetmeliği, m) Diğer Yönetmelikler: Belediyeler mevzuatı kapsamında olan diğer yönetmelikleri, n) Organlar : Belediye meclisi, belediye encümeni ile yasal komisyonları, o) Kurum : Belediyeyi, ö) Başkanlık : Daire Başkanlığını, p) Karar ve kararname: Belediye encümeni ve meclisi kararlarını İfade eder. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Birimleri ve Teşkilat şeması KURULUŞ: MADDE. 5 Van Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı kuruluşu aşağıda belirlenen genel mevzuat kapsamında; 1- Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik kapsamında Belediye meclisi tarafından ihdas ve iptal edilen norm kadro esaslarına göre kurulur. 2-Daire Başkanlığı ve bağlı birimleri, 3. Maddede açıklanan yasal düzenlemeler yanında; a) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, b) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, c) 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu, d) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, e) 4857 sayılı İş Kanunu, f) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve 2

3 g) 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunu, ğ) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile ğ) Kurumun tabi olduğu diğer mevzuata dayanılarak düzenlenir. 3- Şube Müdürlükleri atama ve düzenlemeleri Başkanlık Makamı onayı ile gerçekleşir. 4-Daire Başkanlığının onayı ile kadrosuna bakılmaksızın ve kadro/unvan karşılığı olmaksızın hizmet gereği Şef, Şef Vekili, Amir, Sorumlu, Formen, Baş usta, Yetkili, Yönetici, Görevli, Yardımcı gibi unvanlarla görevlendirme sınırları belirtmek şartıyla görevlendirilme yapılabilir. 5- Daire Başkanlığı teşkilat şeması ile görevlendirmeler, bu yönetmelikte yapılacak ek ve değişiklikler aynı usullerle yapılır. ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ: MADDE.6-Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı birimleri olarak; Başkanlık Makamı Oluru ile bağlanan Şube müdürlüklerinden, görevlendirilen şeflik, amir, memur, işçiler ve diğer yetkili ile çalışanlardan oluşur. 1-İhale İşleri Şube Müdürlüğü: a-ihale İşleri Hazırlama şefliği, b-ihale Yapım ve Kararlar Şefliği, 2-Satın Alma İşleri Şube Müdürlüğü: a-iş Talepleri Hazırlama ve Değerlendirme Şefliği, b-mal ve Malzeme Alımları ve Teslim Şefliği, 3-Taşınır Mallar ve Ambarlar Şube Müdürlüğü: a-sarf/tüketim Malları Şefliği b-sabit Değerler/Demirbaşlar Şefliği, 4-Makine İşletme ve İkmal Şube Müdürlüğü: a-akaryakıt-yağ İkmal Şefliği b-makine Tescil ve İşletme Şefliği c- Saha Amirliği d- Garaj Amirliği e- Bunların yardımcıları. 5-Makine Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğü: a- Atölyeler Şefliği, b-yedek Parça Ambarları Şefliği d-atölye formenleri e- Baş ustalar, f- Bunların yardımcıları. 6-Tesisler, Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü: a-tesisleri Koruma, Kontrol ve Güvenlik Şefliği, b-tesislerin Bakım ve Onarım, Temizlik Hizmetleri Şefliği, c-enerji, Elektrik, Doğalgaz İşleri Şefliği, 7-İdari ve Mali İşler Şefliği, YÖNETSEL/YÜRÜTME ORGANLARI: MADDE. 7 Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının yönetsel/yürütme organları olarak; Belediye Meclisi, Belediye Encümeni, Belediye Başkanı, Genel Sekreter, Bağlı Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanı, Şube Müdürleri nden oluşur. Başkanlık Makamınca gerek görülen hallerde başka organ veya yetkililer dâhil edilir. II. KISIM Görevleri, Yetkileri ve Sorumlulukları: BİRİNCİ BÖLÜM Daire Başkanlığı DAİRE BAŞKANLIĞININ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: 3

4 MADDE.8-Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının başlıca görev ve yetkileri şunlardır; 1-Daire Başkanlığı adına havale edilen-gelen evrakları bağlı şube müdürlüklerine ve diğer alt birimlerine kapsam ve içeriğine göre havale ve dağılımını sağlamak. 2-Büyükşehir Belediyesi bünyesindeki tüm birimlerle olan yazışmaları, haberleşme hizmetlerinin sunulması faaliyetlerini hiyerarşi içerisinde koordine etmek ve yaptırmak. 3-Konsolide bütçe kapsamında, Belediyenin bağlı birimleri tarafından belirlenen alım, satım, hizmet, danışmanlık, yapım, kira ve taşıma işleri ile ilgili mal ve hizmet alımlarını 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu mevzuatına uygun olarak hazırlamak ve sonuçlandırmak. 4-Bu kalemlere ait (3-) hizmet ve işlerine ilişkin talepleri yurt içinden ve yurt dışından mevzuata uygun olarak takip ve temin edilmesini sağlamak. 5-Belediyeye bağlı ana hizmet birimlerinin her türlü tamirat, bakım, onarım talep ve hizmetlerini 4734 sayılı vd. mevzuat kapsamında değerlendirmek, gerçekleştirmesini sağlamak. 6-Belediye ana hizmet birimlerinden ve bağlı müdürlüklerden ile organlarından gelen ihaleli işlerin ihalesini 4734 sayılı yasa kapsamında hazırlamak, ihaleye çıkarmak ve sonuçlandırmak. 7-Kuruma ait taşınır ve taşınmazların satış, tahsis, kiraya verme, trampa ve mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlerin i, Encümen kararlarına göre; 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre işlemlerini yapmak ve sonuçlandırılmasını sağlamak. 8-İhale mevzuatı kapsamında yaptırılan ihale işlemlerini ihale işlem dosyasına göre 4735 sayılı kanun kapsamında takibini yapmak ve sonuçlandırmak. 9-Tüm kurumsal araç giriş ve çıkışların makine parkında düzenli bir şekilde gerçekleşmesi ile araç ve iş makinelerinin sicil kayıtlarını tutmak, iş ve hizmet görevlendirmelerinde gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak, 10-Belediyeye bağlı ana hizmet birimlerine bağlı tüm iş ve hizmet araçlarına ilişkin ikmal, akaryakıt, yedek parça alımı ve düzenlemelerini ilişkin tüm işlerinde bütünlük içersinde ve koordineli olarak yürütülmesini sağlamak. 11-Başkanlık Makamı, kurum personellerinin iş ve çalışma elbiselerini ve resmi kılık, kıyafet dikimi, tedarik ve temini gibi hizmetlerin düzenli bir şekilde yerine getirilmesi ve sürdürülmesini sağlamak, 12-Belediyeye bağlı ana hizmet birimlerinin iç temizlik hizmetlerinin düzenli olarak yapılmasını ve koordinasyonunu sağlamak. 13-Belediye idari sınırları içerisinde kalan şantiye, tesis, atölye vd. hizmet birimlerinde kendi alanına bağlı ve ait altyapı çalışmalarını yapmak, gerekli tedbirleri almak ve faaliyetlerini gerçekleştirmek. 14-İdareye gelen evrakların teslim alınması, idare tarafından diğer resmi kurum ve kuruluşlara gönderilen evrakların, posta, kargo veya tevzi memuru ile ilgili yerlere ulaştırılması, tebligat faaliyetlerini koordine etmek. 15-Belediyeye bağlı harcama birimlerince, taşınır mallara ilişkin işlem ve kayıtların Taşınır Mal Yönetmeliği usulüne uygun olarak yapılması için ilgili harcama yetkilileriyle gerekli koordinasyonu sağlamak. 16-Belediyeye ait ve bağlı ana birimlerine ait bina ve tesislerin elektrik tesisat ve hizmetlerini yerine getirmek, arıza, bakım ve onarımlarını taleplerini gidermek, yapmak ve yaptırmak. 17-Daire Başkanlığa bağlı tüm personel hareketlerini 657 ve 4857 sayılı mevzuat kapsamında yönetmek, özlük, mali ve idari işlerini sürdürmek, mesleki ve hizmet içi eğitimlerini, yurtiçi ve yurt dışı geçici görevlendirmelerini sağlamak sayılı Özel Güvenlik Kanununa göre Büyükşehir Belediye Başkanlığına bağlı bina, tesis, müştemilat, park, bahçe ve tarihi mekânların koruma ve güvenliğini sağlamak. Bunlara yönelik tedbirleri almak, koordine etmek, yapmak veya yaptırmak. 19-Başkanlığına ve bağlı birimlerine ait tahmini yıllık bütçe çalışmalarını 5018 sayılı yasa ve yönetmelikler kapsamında hazırlamak, yapmak ve geçici bütçe tasarısını ilgili kurul ve komisyonlara (Meclise) sunmak. 4

5 20-Başkanın Harcama yetkilisi olarak; Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliği kapsamında Başkanlığına ait gelir ve harcamalara ilişkin iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 21-Başkanlığa bağlı tüm görev yapan personelin II. derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat kapsamında denetim, koordine görev ve sorumluluklarını yerine getirmek. 22-Daire Başkanlığını Belediye/kurumu adına iç ve dış ilişkilerinde müşteriye-mükellefe (vatandaşa) karşı resmi ve genel değerlere göre kendi sınırları kapsamında temsil etmek. 23-Daire Başkanlığının görevlerine uygun yıllık faaliyet raporları ile performans programını kalite norm çalışmaları ve stratejik planları İSO standartlarında hazırlamak, bu alanlarda koordinatörlük etmek. 24-Toplam Kalite Yönetimi ile ilgili iç ve dış denetimlerde en iyi sonuçları alma doğrultusunda çalışmalarını yürütmek, ekibini bu doğrultuda hazırlıklı olarak yönlendirmek 25-Diğer mevzuatlarla Belediyeye/Başkanlığa verilen her türlü iş ve hizmetleri zamanında ve yerinde eksiksiz olarak yerine getirilmesini sağlamak, bu alandaki çalışmaları sürdürmek 26-Daire Başkanlığı faaliyetlerinin etkin, verimli, zamanında ve yerinde kurumun amaç ve hedeflerine uygun gerçekleştirilmesini sağlamak. 27-Yapılan çalışmalarda birim ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde fiilen çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 28-Başkanlığa bağlı birim ve ekiplerde çalışan tüm personelini 6331 sayılı kanun kapsamında gerekli sağlık ve güvenlik tedbirlerini almak ve gerçekleştirmesini sağlamak. 29-Başkanlık makamı ve kurumun yetkili organlarından belediyeye bağlı işletme, birlik, ortaklık ve şirketler hakkında yukarıda belirtilen hizmetler ile gelen talep, öneri ve talimatları ile kararları kapsamında destek olarak yerine getirmek, gerçekleşmesini sağlamak 30-Başkanlığına bağlı tüm birim çalışmalarını gelişen ve değişen teknolojik şartlara göre planlamak, izlemek, koordine etmek ve denetlemek. 31-Daire Başkanı, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Belediye üst yönetim adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette yerine getirilmesinden sorumludur. İKİNCİ BÖLÜM Şube Müdürlükleri Görev, Yetki ve Sorumlulukları İHALE İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: MADDE 9- İhale İşleri Şube Müdürlüğünün başlıca görev ve yetkileri şunlardır: 1-Başkanlığa/Müdürlüğe gelen tüm resmi evraklarının, dilekçe ve tutanakların kayıtlarını tutmak. 2-Başkanlıktan/Müdürlükten gelen-giden tüm evrakların kayıtlarını tutmak. 3-Gelen ve giden evrakları ilgilisine göre zimmetle ve imza karşılığı dağıtımını sağlamak ve gereklerini takip etmek. 4-Yazı ve evraklarının birer suretlerini içerik ve mahiyetlerine göre klasörlerde muhafaza etmek denetim ve incelemelerde hazır bulundurmak.. 5-Evrak ve belgelerin zaman aşımı süresine göre arşive kaldırmak, sürelere göre periyodik olarak güncelleştirmek ve güvenliğini sağlamak. 6-Evrak ve belgelerin her türlü iç ve dış tehditlere karşı korumak ve güvenliğini sağlamak. 7-Gizlilik dereceli evrak ve belgelerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ve kullanılmasına karşı güvenliğini sağlamak. 8- Kurumun envanterinde kayıtlı ve ellerinde bulunan atıl kalan, hurda demir vb. atıkların ilgili birimlerden gelen hazırlık dosyalarına göre imha ve satışlarını yapmak. 9-.a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında gelen talepler uyarınca; İhale işlem dosyasını hazırlamak ve sonuçlandırmak. b) 4735 sayılı yasa uyarınca sözleşmeye tabi ihalelerin sözleşmelerini yaptırmak. 5

6 c) 2886 sayılı yasa kapsamında Encümenden gelecek talep ve işlemler olması halinde; İhale işlem dosyasını hazırlamak ve sonuçlandırmak. 10-Personelin her türlü izinlerle ilgili bilgi, belge ve kayıtlarını tutmak, takip etmek, 11-Personelin her türlü görevlendirme onay, olur ve yazılarını düzenlemek. 12-Çalışmalarının etkin ve verimli yürütülmesi için teknik büro ve komisyonlar oluşturmak yetkili makamların onayına sunmak ve alanlarda yeni projeler geliştirmek. 13-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını hazırlamak, sonuçlandırmak ve yetkili komisyon ve organlara sunmak. 14-Gerçekleştirme görevlisi olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini yapmak. 15- Biriminde görev yapan personelin 1. Derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat uyarınca görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmek. 16-Birime ait yıllık veya dönemsellik faaliyet raporlarının, performans programlarının hazırlanması ve süresi içinde Daire Başkanlığına sunmak. 17-İSO, Stratejik plan ile kalite çalışmalarına geliştirme ve hazırlama hususunda gerekli çalışmaları yapmak ve raporlarını hazırlamak. 18-Yapılan çalışmalarda personel ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 19-Kendisine bağlı personelin birim içerisinde çalışma planlarını düzenlemek, hem kendi hem de birimler arasında koordineli işbirliği sağlamak. 20-Başkanlığa bağlı birimler ile belediye birimleri arası havale ve kayıt işlemlerini elektronik ortamda yapılmasını sistemini kurmak ve sağlamak. 21-Şube Müdürü sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Daire Başkanı adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. İHALE İŞLERİ ŞEFLİĞİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE.10- Aşağıda belirtilen yetki ve görevler şube müdürlüğü talimatları kapsamında İhale Şeflikleri tarafından yürütülür ve gerçekleştirilir: 1-Üst yönetimden ve Başkanlıktan gelen tüm evrak ve belgelerin kayıtlarını tutmak. 2-Başkanlığa bağlı genel evrak ile Müdürlüğün tüm görevli ve yetkili elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine teslimini sağlamak. 3- Kurumun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımları taleplerinin ait ihalelerinin dosyalarını hazırlamak faaliyetlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 4- Amirlerince ilgili mevzuat kapsamında verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek. 5-Gelen ve giden evrak kayıtlarını ve yapılan yazışmaları Resmi Yazışma Yönergelerine uygun surette yapılmasını sağlamak. 6-Memur, İşçi ve diğer statüde çalışan personelin aylık puantajını hazırlamak, onaylamak, süresi içinde ilgili birime ulaştırmak. 7-Bağlı tüm görevli personel hareketlerini mevzuat kapsamında (izin, görev, disiplin, dış görev vb.) denetlemek, planlama ve görev dağılımını sunmak. 8-Diğer birim ve ofislerden gelen her türlü mal, hizmet vb. talep alımlarını kayıt altına almak ve ilgili müdürlük ve birimlere intikalini sağlamak. 9-Müdürlüğe gelen her türlü evrakların önce kaydını yapmak, Müdür tarafından ilgili personele havale edilmesini, gereğini zamanında ve noksansız yerine getirmek. 10-a)4734 sayılı uyarınca: -gelen talepleri değerlendirmek, - piyasa araştırmaları yaparak, yaklaşık maliyetleri hazırlamak, -onay belgesini ve/veya harcama talimatlarını düzenlemek, -ihale ilanları düzenlemek ve ilanını yaptırmak, -KİK-EKAP üzerinden gerekli işlemleri hazırlamak ve tamamlamak, -Şartnameleri mevzuata uygun içerikte hazırlamak, -İhale komisyonlarını tayin ve tespit etmek, onaya sunmak. -Komisyon asil ve yedek üyelerine gerekli tebligatları yapmak, -Gerekli diğer yazışma ve bildirimleri yapmak, 6

7 -İhale işlem dosyasını hazırlamak ve sonuçlandırmak; -İhaleleri gerçekleştirmek ve yapılmasını sağlamak, -İhale sonucu itiraz ve başvuruları değerlendirmek ve sonuçlandırmak, -Dava konusu edilen ihaleler hakkında Hukuk Müşavirliği ile birlikte takiplerini yapmak, -Üzerinde İhale kalan yükleniciye gerekli olan tebligatını sağlamak, yaptırmak. -Yapılan ihalelerin hak edişlerini düzenlenmesi ve kontrolünü koordineli takip etmek. b) 4735 sayılı yasa uyarınca; -Yasal oranda kesin teminatlarının yatırılmasını sağlamak, -Diğer kurumlarla olan ilişki durumlarını sorgulamak, -Yer ve iş teslimatlarını ilgili birimle birlikte sağlamak, -Sözleşme yapılmaya davet etmek ve sözleşme yapılmasını sağlamak. -ihale yasak ve ceza fillerinin ortaya çıkması hallerinde gereklerini yerine getirmek, c) 2886 sayılı yasa kapsamında Encümenden gelecek talep işlemler olması ve halinde; -Gelen talep ve kararlar kapsamında ihale işlem dosyalarını hazırlamak. -tahmini bedel tespitlerini yapmak, -Onay belgesini düzenlemek, -Şartnameleri mevzuata uygun içerikte hazırlamak, -ihale ilanları düzenlemek ve ilanını yaptırmak, -İhale komisyonlarını tayin ve tespit etmek, -Komisyon asil ve yedek üyelerine gerekli tebligatları yapmak, -Gerekli diğer yazışma ve bildirimleri yapmak, -İhale işlem dosyasını hazırlamak: -İhaleleri gerçekleştirmek ve yapılmasını sağlamak, -İhale sonucu itiraz ve başvuruları değerlendirmek ve sonuçlandırmak, -Üzerinde İhale kalan yükleniciye gerekli olan tebligatlarını yaptırmak. -Yüklenici ile sözleşme metinlerini düzenlemek, onaylarını almak. -Yapılan ihalelerin hak edişlerini düzenlenmesi ve kontrolünü yapmak. -Kuruma ait taşınmazların, kiraya verme, trampa ve mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlerinin bu kanuna göre yapılarak sonuçlandırılmasını gerçekleştirir. 11-Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına ve birimlerine göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde denetim ve teftişlere hazır halde saklamak. 12-İşlemleri biten döküm ve evrakları arşiv standartlarında kayıt altına almak, arşivlemek. 13-Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili işlemleri düzenli tutmak ve kontrol etmek. 14-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak. 15-Müdürlük envanterinde kayıtlı demirbaş, araç, gereç ve malzemelerin dönem sonu sayım ve kayıtlarını yapmak, yaptırmak, kayıtlarını kontrol altında tutmak. 16-Çalışmalarının etkin ve verimli yürütülmesi için gelişen ve değişen şartlarda plan, projeler geliştirmek. 17-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını ve değişikliklerini hazırlamak ve ilgili komisyon ve organlara sunmak. 18-Şube müdürlüğü görevleri arasında yer almamakla birlikte müdürlük tarafından verilen diğer iş ve işlemleri, görevleri yerine getirmesini sağlamak. 19-Müdürlükler ve kurum ana hizmet birimleri arası evrak havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda çalışmaların yapılmasını sağlamak ve sonuçlandırmak. 20-Gerçekleştirme sorumlusu olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk, tahsilât iş ve işlemlerini takip etmek, aranılan belgelerin düzenlemelerini sağlamak ve yapmak. 21-Birim/bölüm şefi sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Şube müdürü adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. SATIN ALMA İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: MADDE.11-Satın Alma işleri/hizmetleri Şube Müdürlüğünün başlıca görev ve yetkileri şunlardır; 7

8 1- Daire Başkanlığından Müdürlüğe havale edilen evrakları ile talimatları kontrol eder, konusuna göre ilgili satın alma birimlerine havale etmek. 2-Satın alma talep ve iş takip işlemlerinin 4734 sayılı kanun hükümlerine uygunluğu açısından denetlemek, mevzuata uyarlı şekilde yapılmasını sağlamak. 3- Alım işlemleri için Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre gerekli belge, evrak ve dokümanları hazırlamak. 4-Satın alma komisyonlarını tayin ve tespit hazırlıklarını tamamlamak, onaya sunmak. 5-Muayene ve kabul komisyonlarını Yönetmelik hükümlerine göre tayin ve tespit hazırlıklarını tamamlamak, onaya sunmak. 6-Satın alma işlemleri tamamlanan veya yapılan hizmetlerin evrakların ödeme işlemlerinin yapılması için Muhasebe Yönetmeliğine uygun Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı Saymanlığına teslim edilmesini sağlamak. 7-Başkanlıktan/Müdürlükten gelen-giden tüm evrakların sistematik kayıtlarını tutmak, takiplerini yapmak. 8-Gelen ve giden evrakları ilgilisine göre zimmetle ve imza karşılığı dağıtımını sağlamak, sonuçlarını kayıt altına almak. 9-Taşınır Mal Yönetmeliğine göre birime ait mal kayıtlarını tutmak, yazı ve evraklarının birer suretlerini içerik ve mahiyetlerine göre klasörlerde muhafaza etmek. 10-Evrak ve belgelerin zaman aşımı süresine göre arşive kaldırmak, sürelere göre periyodik olarak güncelleştirmek ve güvenliğini sağlamak. 11-Evrak ve belgelerin her türlü iç ve dış tehditlere karşı korumak ve güvenliğini sağlamak. 12-Satın alınan her türlü mal ve malzemeleri bizzat yetkili komisyon nezaretinde alarak taşınır mallar ve ana ambarlarda görevli ve yetkili olanlara teslim etmek. 13-Gizlilik dereceli evrak ve belgelerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ve kullanılmasına karşı güvenliğini sağlamak, gerekli tedbirleri almak. 14-Başkanlığa bağlı birimler ile belediye birimleri arası havale ve kayıt işlemlerini elektronik ortamda yapılmasını sistemini kurmak ve sağlamak. 15-Birimine bağlı tüm personelin özlük ve mali kayıt ve tali dosyalarını tutmak, takip etmek. 16- Birimine bağlı personelin her türlü izin bilgi, belge ve kayıtlarını takip etmek, tutmak. 17- Birimine bağlı personelin her türlü görevlendirme onay, olur ve yazılarını düzenlemek, onaya sunmak ve usulüne uygun dosyalamak. 18- Belediye ana hizmet birimlerinde çalışan personelden; a) 4857 Sayılı İş Kanununa göre kadrolu işçi çalışanların giyim ihtiyaçlarını Toplu İş Sözleşmesi kapsamında, b) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi memur çalışanların giyim ihtiyaçlarını Giyim Yardımı Yönetmeliğine uygun olarak, c) Resmi ve özelliği bulunan iş ve görev elbiseleri özel mevzuatının belirlediği şart ve özelliklerde, ç) Yaklaşık piyasa maliyetlerini tespitlerini yaptırıp taleplerin yapılmasını sağlamak, d) teslim edilen-ambara giren bu malları hak sahiplerine Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında teslim ettirilmesini sağlamak. 19-Çalışmalarının etkin ve verimli yürütülmesini takip etmek için gelişen ve değişen şartlarda plan, projeler geliştirmek. 20-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını hazırlamak ve yetkili organlara sunmak. 21-Satın alma ve avans işlerini Taşınır Mal Yönetmeliğine göre hazırlamak. Yapılan ihalelerin hak edişlerini düzenlenmesi ve kontrolünü yapmak. 22-Gerçekleştirme görevlisi olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk, tahsilât iş ve işlemlerinin düzenlenmesini sağlamak ve gerçekleştirmek. 23- Biriminde görev yapan personelin 1. Derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat uyarınca görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmek. 24-Birime ait yıllık veya dönemsellik faaliyet raporlarının, performans programının hazırlanması ve süresi içinde Daire Başkanlığına sunmak. 25- İSO, Stratejik plan ile kalite çalışmalarına geliştirme ve hazırlama hususunda gerekli çalışmaları yapmak ve raporlarını hazırlamak.. 8

9 26-Yapılan çalışmalarda personel ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 27-Kendisine bağlı personelin birim içerisinde çalışmalarını düzenlemek, hem kendi hem de birimler arasında koordineli çalışma ve işbirliğini sağlamak. 28-Şube Müdürü sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Daire Başkanı adına temsilen görevli, yetkili ve bunların eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. SATIN ALMA ŞEFLİĞİ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE. 12 -Aşağıda belirtilen görev ve yetkiler şube müdürlüğü talimatları kapsamında Satın Alma Şeflikleri tarafından yürütülür: 1-Üst yönetimden ve Başkanlıktan gelen tüm evrak ve belgelerin kayıtlarını tutmak. 2-Başkanlığa bağlı genel evrak ile Müdürlüğün tüm görevli ve yetkili elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine teslimini sağlamak. 3-Kurumun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımları taleplerinin ait ihalelerinin dosyalarını hazırlamak faaliyetlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 4-Amirlerince ilgili mevzuat kapsamında diğer verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek. 5-Gelen ve giden evrak kayıtlarını ve yapılan yazışmaları Resmi Yazışma Yönetmelik ve Yönergelerine uygun surette yapılmasını sağlamak. 6-Memur, İşçi ve diğer statüde çalışan personelin aylık puantajını usulüne göre hazırlamak ve süresi içinde ilgili birime ulaştırmak. 7-Bağlı tüm görevli personel hareketlerini mevzuat kapsamında (izin, görev, disiplin, dış görev vb.) denetlemek, planlamak ve görev dağılımını sunmak. 8-Diğer birim ve ofislerden gelen her türlü mal, hizmet vb. talep alımlarını kayıt altına almak ve ilgili müdürlük ve birimlere intikalini sağlamak. 9-Evrakların ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılmasını, dış müdürlük ve kurumlara gönderilmesi gereken evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek.. 10-Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına ve birimlerine göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde denetim ve teftişlere hazır halde saklamak. 11-İşlemleri biten döküm ve evrakları arşiv standartlarında ayrıştırmak ve arşivlemek. 12-Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili işlemleri düzenli tutmak ve kontrol etmek. 13-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak. 14-Başkanlık envanterinde kayıtlı araç ve iş makinelerinin güncel ve dönemsel bilgilerini güncelleştirmek, maliyet analizlerini yapmak. 15-İdarenin mal ve hizmet ihtiyacını temin etmek için, yurt içindeki ve gerekiyorsa yurt dışındaki firmalardan fiyat araştırması faaliyetlerini yürütmek. 16-Firmalardan alınacak iş ve talep tekliflerin satın alma komisyonuna sunularak değerlendirilmesi faaliyetlerini yürütmek, 17-Komisyonda kabul gören teklifte söz konusu olan mal ya da hizmetin, teklif sahibi yükleniciden/firmadan teslim alınması çalışmalarını yürütmek. 18-Alınan mal ve hizmetlerin ödemeleri için tüm ödeme belgelerini düzenlemek, ilgili evrakların Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı Saymanlığına gönderilmesi çalışmalarını yürütmek. 19-Alınan her türlü mal ve malzemelerin Taşınır mal ve ambarlar şefliğine teslim edilmesi faaliyetlerini koordineli yürütmek. 20-Malzeme alımlarında gerekiyorsa satıcıyla/müşterilerle bire bir/ yüz yüze görüşmelerde ve bilgi alış verişinde bulunmak ve itilaflı sorunları çözmek veya çözdürmek. 21-İdareye ait elden çıkarılması gereken malzemenin ve araç-gereçlerin ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun şekilde satılması dosyalarını hazırlamak ve ilgili birime göndermek. 22-İlgili kanun ve yönetmeliklere göre mal, malzeme, yapım, hizmet ve danışmanlık hizmetlerinin satın alma işlemlerini mevzuata uygun surette yürütmek, 9

10 23-Kendisine teslim edilen ve servislerinde mevcut demirbaş eşyanın korunması ve bakımlarının yapılması faaliyetlerini yürütmek, 24-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak. 25-Müdürlük çalışmalarının etkin, verimli yürütülmesi için değişen ve gelişen şartlarda plan, projeler geliştirmek. 26-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını, değişikliklerini hazırlamak ve ilgili komisyon ve organlara sunmak. 27-Şube müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri görevleri yerine getirmek. 28-Müdürlükler ve kurum ana hizmet birimleri arası evrak havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılmasını sağlamak. 29-Gerçekleştirme sorumlusu olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini hazırlamak, düzenlemeler yapmak. 30-Birim/bölüm şefi sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Şube müdürü adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. MAKİNE BAKIM VE ONARIM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: MADDE.13- Makine Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğünün başlıca görev ve yetkileri şunlardır; 1-Daire Başkanlığından Müdürlüğe havale edilen evrakları ile talimatları kontrol etmek, konusuna göre ilgili görevlisine, görevli memuruna havale eder. 2-Başkanlıktan/Müdürlükten giden-giden tüm evrakların kayıtlarını tutmak, karşılık takiplerini yapmak, sonuçlandırmak ve denetlemek. 3-Gelen ve giden evrakları ilgilisine ve durumuna göre zimmetle ve imza karşılığı dağıtımını sağlamak, süreli olanları takip etmek. 4-Dokümantasyona ilişkin yazı ve evraklarının birer suretlerini içerik ve mahiyetlerine göre klasörlerde muhafaza etmek, teftiş ve denetimlere hazır bulundurmak. 5-Evrak ve belgelerin zaman aşımı süresine göre arşive kaldırmak, sürelere göre periyodik olarak güncelleştirmek ve güvenliğini sağlamak. 6-Evrak, belge ve elektronik kayıtlarının her türlü iç ve dış tehditlere karşı korumak ve güvenliğini sağlamak, gerekli tedbirleri almak. 7-Gizlilik dereceli evrak ve belgelerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ve kullanılmasına karşı gerekli önlemleri almak, güvenliğini sağlamak. 8-Başkanlığa bağlı birimler ile belediye birimleri arası havale ve kayıt işlemlerini elektronik ortamda yapılmasını sistemini kurmak ve sağlamak. 9- Birimine bağlı personelin her türlü görevlendirme onay, olur ve yazılarını düzenlemek ve üst makamların onayına sunmak. 10-Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çürümeye, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. 11-Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı kasıt, kusur ve ihmali olan görevli ve çalışanlar hakkında ilgili mevzuatlar dâhilinde yasal işlemleri başlatmak. 12-Kendisine bağlı ambarları, depo, hurdalık, tesis ve binalarındaki mal ve malzemelerin her türlü tehlike ve saldırılara karşı korumak için gerekli tedbirleri almak, koordinasyonu ve işbirliğini sağlamak. 13-Bağlı bulunan ambarları ve çalışanları belirli zamanlarda kontrol ve denetimi yapmak, giriş, çıkış kayıtları ile güvenliği için her türlü önlemleri almak, işletim sistemlerini tesis etmek. 14-Kuruma bağlı birimlere ait araç ve iş makinelerinin mevcut bakım ve onarım İşletme atölyelerinde, bakım ve onarım işlemleri için gerekli olan iş emri formları ile talepleri yapmak, sağlamak ve yürütmek. 15-Belediyenin araç ve iş makinelerinin bakım onarım ve revize keşif özetleriyle maliyetlerini çıkarmak, kayıtlara işlemek, maliyet hesaplarını tutmak, onarıma ve bakıma sevk etmek, her dönem için araçların faal olmasını sağlamak. 10

11 16-Atölyelerin ve alt-yan birim iş ocaklarının iş sağlığı ve güvenliği kriterlerine uygun şartlarda iş verimini ve kalitesini en üst seviyede işletilmesini ve yönetilmesini sağlamak. 17-Ekipman da oluşan arızaların tespitini yapmak, atölyede bakım ve onarımını yapmak, atölyede yapılamayacak olanların dış piyasaya veya yetkili servislerinde sevkini yapmak. 18-Merkez atölyelerle şube atölyelerinde yedek parça ihtiyacının tespitini ve teminini planlamak, ihaleye veya satın almaya hazırlık işlemlerini yapmak, yapılan iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak, 19- İSO, Stratejik plan ile kalite çalışmalarını geliştirme ve hazırlama hususunda gerekli çalışmaları yapmak, yedek parça mal ve malzeme ambarlarını kurmak, yönetmek ve her türlü kayıt ve kontrollerini, raporlarını hazırlamak.. 20-Çalışmalarının etkin, verimli yürütülmesini takip etmek için günün gelişen ve değişen şartlarına uygun olarak plan, projeler geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak. 21-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını ve değişikliklerini hazırlamak ve yetkili komisyon ve organlara sunmak. 22-Yedek parça ambar ve depolarında mal ve malzemelerin Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıt ve denetimlerini yürütmek ve bunların her türlü güvenliğini sağlamak. 23-Aylık-üçer aylık ve yılsonu Taşınır Mal hesaplarının çıkartılması, stok ve demirbaş sayımlarının yapılması için komisyonların oluşturulmasını Harcama Yetkilisine teklif etmek ve sonuçlandırılmak. 24- Ambarlar arası taşınır mal transferlerini ve düşümü yapılacak malların yetkili ve görevliler aracılığı ile güvenli şartlar altında gerçekleştirmek. 25-Birime bağlı şefler, formenler, baş usta, usta yardımcıları, ara yedek elemanları ile alan çalışanlarını hiyerarşi içerisinde yönetmek görev emirlerini hazırlamak, hizmet esas ve usullerini ile iş akışını güvenlik kuralları kapsamında sağlamak. 26-Başkanlığa ait İç Yönerge kapsamında birimlerini ve personellerini yönetmek, kalite ve verimliliğini artırmak, çalıştırmak ve çalışma barışı ve disiplinini sağlamak. 27-Gerçekleştirme görevlisi olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini takip etmek, denetlemek ve gerçekleştirmek. 28- Biriminde görev yapan tüm personelin 1. Derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat uyarınca görev, yetki ve sorumluluklarını yerine eksiz olarak yerine getirmek. 29-Birime ait yıllık veya dönemsellik faaliyet ve performans raporlarının hazırlanması gerçekleştirmek ve süresi içinde Daire Başkanlığına sunmak. 30-Yapılan çalışmalarda personel ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 31-Kendisine bağlı personelin planlı çalışmalarını düzenlemek, hem kendi hem de birimler arasında gerekli koordineli çalışma ve işbirliği sağlamak. 32-Şube Müdürü sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Daire Başkanı adına temsilen görevli, yetkili ve bunların eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. MAKİNE İŞLETME VE İKMAL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: MADDE.14-Makine İşletme ve İkmal Şube Müdürlüğünün başlıca görev ve yetkileri şunlardır; 1-Daire Başkanlığından Müdürlüğe havale edilen evrakları ile talimatları kontrol etmek, konusuna göre ilgili görevlisine, görevli memuruna havale eder. 2-Başkanlıktan/Müdürlükten giden-giden tüm evrakların kayıtlarını tutmak, karşılık takiplerini yapmak, sonuçlandırmak ve denetlemek. 3-Gelen ve giden evrakları ilgilisine ve durumuna göre zimmetle ve imza karşılığı dağıtımını sağlamak, süreli olanları takip etmek. 4-Dokümantasyona ilişkin yazı ve evraklarının birer suretlerini içerik ve mahiyetlerine göre tasnif ederek klasörlerde muhafaza etmek. 5-Evrak ve belgelerin zaman aşımı süresine göre ayıklanarak arşive kaldırmak, sürelere göre periyodik olarak güncelleştirmek ve güvenliğini sağlamak. 6-Evrak, belge ve elektronik kayıtlarının her türlü iç ve dış tehditlere karşı korumak ve güvenliğini sağlamak. 11

12 7-Gizlilik dereceli evrak ve belgelerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ve kullanılmasına karşı tedbirleri almak, güvenliğini sağlamak. 8-Başkanlığa bağlı birimler ile belediye birimleri arası havale ve kayıt işlemlerini elektronik ortamda yapılmasını sistemini kurmak ve sağlamak. 9- Birimine bağlı personelin her türlü görevlendirme onay, olur ve yazılarını düzenlemek ve üst makamlara onayına sunmak. 10- Kuruma bağlı birimlere ait bütün araç ve iş makinelerin her biri için kurumsal sicil ile trafik tescil kayıtlarını tutturmak, takip etmek ve zorunlu trafik sigortalarının yapılmasını ve yaptırılmasını sağlamak. 11-Kuruma ait araç parkının yetersizliğinden dolayı yıllık olarak kiralanan hizmet ve servis araçlarının sayısı ile çalışma ve görev yerlerinin tespiti yapılarak hizmet alımına ilişkin dosyalarını hazırlamak ve sağlamak. 12-Belediye ana hizmet birimlerine kiralanan her türlü araç ve servis otobüslerinin sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak çalışmalarını sağlamak, organize etmek, denetlemek. 13-Büyükşehir Belediyesine bağlı ana hizmet birimlerinin kurumsal hizmet ve iş çalışmalarında gerekli diğer lojistik destek hizmetleri sunmak. 14-Belediye envanterinde kayıtlı ve de ihtiyaç duyulan araç, gereç, iş makinesi veya ekipmanın tespitini ve teminini sağlamak, mevsimine göre araçlarda bulundurulması zorunlu lazım edevat ve aletleri, belgeleri bulundurmak. 15-Kurumsal hizmetlerin ifası için hizmet ve iş makinelerinin il içi ve il dışı görevlendirmelerini en seri, verimli ve zamanında yapmak, giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak ve denetlemek. 16-Büyükşehir Belediyesi envanterine kayıtlı araçların ihtiyacı olan akaryakıt ve türevlerinin yıllık ve dönemsel ihtiyaç talepleri çıkarmak, hazırlamak ve başkanlığa sunmak. 17- Kurum, kuruluş, dernek, vakıf ve vatandaştan gelen araç taleplerinin (cenaze, birim içi sosyal ve kültürel etkinlikler) hiyerarşi ve mevzuat içerisinde karşılanmasını sağlamak ve bu alanlarda diğer kurumlardan destek talep etmek. 18- İş veya trafik kazası yapan araçların kaza tespit ve tayin raporları ve işlemlerini takip etmek, kaza oranlarına göre görevliler hakkında gerekli yasal işlemleri başlatmak, Sigorta ve poliçe işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 19- İSO, Stratejik plan ile kalite çalışmalarını geliştirme ve hazırlama hususunda gerekli çalışmaları yapmak ve raporlarını hazırlamak, saha ve garaj amirlikleri çalışmalarını düzenlemek. 20-Çalışmalarının etkin, verimli yürütülmesi takip etmek için günün gelişen ve değişen şartlarına uygun olarak plan, projeler geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak. 21-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını ve değişikliklerini hazırlamak ve ilgili komisyon ve organlara sunmak. 22-Aylık dönemler sonunda tüm iş ve hizmet araçlarına ilişkin akaryakıt maliyetleri ile yedek parça bakım onarım maliyetlerini makine sicil dosyalarındaki formatlara uygun hesaplamak ve bunları düzenli olarak arşivlemek. 23-Belediye organlarının uygun gördüğü, yardım talebinde bulunan kamu kurum ve kuruluşlarına ile Belediye işletme ve şirketlerine araç ve iş makinesi satışı, tahsisi, kiralama, vb. işlerini yürütmek. 24- Hurdaya ayrılan veya ekonomik ömrünü tamamlayan iş ve hizmet araçlarının demirbaş ve trafik kayıtlarından düşürülerek, (237 Sayılı Taşıt Kanunu) ilgili kanun maddelerine uygun olarak terkin, devir ve işlem dosyaları hazırlayarak ilgili birime göndermek teslimlerini sağlamak. 25-Birime bağlı şefler, formenler, baş şoförler, şoförler, ara yedek elemanları ile alan çalışanlarını hiyerarşi içerisinde yönetmek için talimatlar hazırlamak, hizmet esas ve usullerini ile iş akışını güvenlik kuralları kapsamında sağlamak. 26- Başkanlığa ait İç yönerge kapsamında birimlerini ve personellerini yönetmek, araç ve gereçleri zimmetli olarak çalıştırmak ve çalışma barışı ve disiplinini sağlamak. 27-Gerçekleştirme görevlisi olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini takip etmek, denetlemek ve gerçekleştirmek. 12

13 28- Biriminde görev yapan tüm personelin 1. Derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat uyarınca görev, yetki ve sorumluluklarını eksiz olarak yerine getirmek. 29-Birime ait yıllık veya dönemsellik faaliyet ve performans raporlarının hazırlanması gerçekleştirmek ve akaryakıt tanklarında bulunan, alınan akaryakıt, yağ ve türevleri ile süresi içinde Taşınır Mal yönetmeliği kapsamında yönetmek, raporlarını sunmak. 30-Yapılan çalışmalarda personel ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 31-Kendisine bağlı personelin planlı çalışmalarını düzenlemek, operatör, sürücü ve şoförlerin makinenin özelliklerine göre aranılan belgeler kapsamında çalıştırmak, hem kendi hem de birimler arasında koordineli işbirliği sağlamak. 32-Şube Müdürü sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Daire Başkanı adına temsilen görevli, yetkili ve bunların eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. MAKİNE ŞUBE ŞEFLİKLERİ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE. 15 -Aşağıda belirtilen hizmet, yetki ve görevler, müdürlüğün talimatları kapsamında birim itibariyle Şefler tarafından yerine getirilir; 1-Üst yönetimden ve Başkanlıktan gelen tüm evrak ve belgelerin kayıtlarını tutmak. 2-Başkanlığa bağlı genel evrak ile Müdürlüğün tüm görevli ve yetkili elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine teslimini sağlamak. 3-Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımları taleplerinin ile ihalelerinin dosyalarını hazırlamak faaliyetlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 4-Gelen ve giden evrak kayıtlarını ve yapılan yazışmaları Resmi Yazışma Yönetmelik ve Yönergelerine uygun surette yapılmasını ve güvenliğini sağlamak. 5-Memur, İşçi ve diğer statüde çalışan tüm personelin aylık puantajını usulüne göre hazırlamak ve süresi içinde ilgili birime ulaştırmak. 6-Bağlı tüm görevli personel hareketlerini mevzuat kapsamında (izin, görev, disiplin, dış görev vb) belgelerini düzenlemek, hazırlamak, denetlemek, planlamak ve görev dağılımını sunmak. 7-Diğer birim ve ofislerden gelen her türlü mal, hizmet vb. talep alımlarını kayıt altına almak ve ilgili müdürlük ve birimlere intikalini sağlamak. 8-Evrakların ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılmasını, dış müdürlük ve kurumlara gönderilmesi gereken evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek.. 9-Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına ve birimlerine göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde denetim ve teftişlere hazır halde saklamak. 10-İşlemleri biten döküm ve evrakları arşiv standartlarında hazırlamak ve arşivlemek. 11-Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili işlemleri düzenli tutmak ve kontrol etmek. 12-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak. 13-Başkanlık envanterinde kayıtlı araç ve iş makinelerinin güncel ve dönemsel bilgilerini güncelleştirmek, maliyet analizlerini yapmak, bakım onarım ve ikmallerini sağlamak. 14-İdarenin hizmet ve iş makineleri ihtiyacını temin etmek için, yurt içindeki ve gerekiyorsa yurt dışındaki firmalardan fiyat araştırması faaliyetlerini rapor ederek yürütmek. 15-Firmalardan alınacak iş ve talep tekliflerin satın alma komisyonuna sunularak değerlendirilmesi faaliyetlerini yürütmek, ambar ve depolardan uygun surette takiplerini yapmak. 16-Komisyonda kabul gören teklifte söz konusu olan mal ya da hizmetin, satın alma müdürlüğünden teslim alınması çalışmalarını yürütmek ve sağlamak. 17-Alınan mal, malzeme ve hizmetlerin ödemeleri için satın alma ile birlikte ilgili evrakların Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı Saymanlığına gönderilmesi çalışmalarını yürütmek. 18-Alınan her türlü mal ve malzemelerin kayıtları için Taşınır Mal ve Ambarlar Müdürlüğü Şubesi Şefliğine teslim ve takip edilmesini sağlamak, yürütmek. 19-Ambar stoklarının kayıtlarını tutmak, yılda en az iki kez ambar sayımı yapmak, Ambara giren malzeme ve malları tasnif etmek, etiketlemek, düzenli bir şekilde korumak, 13

14 20-Ambardaki malzeme ve eşyayı yetkililerin yazılı isteğine dayanan alındı karşılığında ilgililere vermek, gelen ve satın alınan malların muayene komisyonunca muayenesinden sonra ambara girişlerini düzenlemek, 21-Ambardan sevk edilen mal ve malzemelerin sevk belgelerini düzenlemek, Ambar mizanlarını çıkarmak ve muhasebe ile uygunluğunu sağlamak, 22-Ambarlarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar/fireler ve kayıplar için gerekli belgeleri düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yaparak Ayniyat Saymanına vermek. 23-Teslim ve kontrol işlemleri biten mal ve malzemeleri personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılmasını, dış müdürlük ve kurumlara gönderilmesi gereken evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek. 24-Malzeme alımlarında ortaya çıkabilecek sorunları satın alma ile görüşmek, bilgi alış verişinde bulunmak ve itilaflı sorunları çözmek veya çözdürmek. 25-İdareye ait elden çıkarılması gereken malzemenin ve araç-gereçlerin ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun şekilde satılması faaliyetlerini yürütmek ve ilgili şubeye bildirmek. 26-İlgili kanun ve yönetmeliklere göre mal, hizmet ve danışmanlık hizmetlerinin satın alma işlemlerini satın almaya bildirmek ve yürütmek. 27-Kendisine teslim edilen ve servislerinde mevcut demirbaş eşyanın korunması ve bakımlarının yapılması faaliyetlerini yürütmek. 28-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini, çalışmalarını, kendi hizmet ve çalışma alanı ile ilgili araç ve makinelerinin dönemsel maliyet raporlarını sürdürmek ve hazırlamak. 29-Müdürlük çalışmalarının etkin, verimli yürütülmesi için değişen ve gelişen şartlarda plan, projeler geliştirmek. 30-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını, değişikliklerini hazırlamak ve ilgili komisyon ve organlara sunmak. 31-Üst yönetim ve Başkanlık Makamı ile Şube müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak, görevleri yerine getirmek. 32-Müdürlükler ve kurum ana hizmet birimleri arası evrak havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılmasını sağlamak. 33-Gerçekleştirme sorumlusu olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini takip etmek, uygun surette gerçekleşmesini yapmak. 34-Şube müdürlüğü görevleri arasında sayılan hususları amirlerince ilgili mevzuat kapsamında verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak ve şeflikler arası koordinasyon içerisinde yerine getirmek. 35-Birim/bölüm şefi sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Şube müdürü adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. MAKİNE ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİNDE DİĞER YETKİLİ VE SORUMLULAR: MADDE.16- Makine İşletme ve İkmal Şube Müdürlüğü ile Makine Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğünde ihtiyaca göre görevlendirilecek diğer yetkili ve sorumluları için: 1-Bu iki Şube Müdürlüğü bünyesinde olması ve çalışması gereken diğer alt birimler, görevli ve yetkili olması gerekenler arasında Saha Amiri, Garaj Amiri, Atölye Şefi, İkmal Şefi, Atölye Formeni, İş Ocakları Formeni, Baş Usta, Usta, Operatör, Oto Elektrikçisi vb. ile bunların Yardımcıları, gibi unvanlı çalışanları hakkında; 2-Görev, yetki ve sorumluluklarını belirleyen bir İÇ YÖNERGE ile belirlenir. 3-İç Yönerge üçlü imza ve Başkanlık Makamı onayı ile yürürlüğe girer. 4-İç yönergede yapılacak ek ve değişikliklerde aynı usullerle yapılır. TAŞINIR MALLAR VE AMBARLAR ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: MADDE.17- Taşınır Mallar ve Ambarlar Şube Müdürlüğünün (Makine işletme ve bakım şube müdürlüklerine bağlı ambar ve akaryakıt işletmeleri hariç) başlıca görev ve yetkileri şunlardır; 1-Daire Başkanlığından Müdürlüğe havale edilen evrakları ile talimatları kontrol etmek, konusuna göre ilgili görevlisine, görevli memuruna havale eder. 14

15 2-Başkanlıktan/Müdürlükten giden-giden tüm evrakların kayıtlarını tutmak, karşılık takiplerini yapmak, sonuçlandırmak ve denetlemek. 3-Gelen ve giden evrakları ilgilisine ve durumuna göre zimmetle ve imza karşılığı dağıtımını sağlamak, süreli olanları takip etmek. 4-Dokümantasyona ilişkin yazı ve evraklarının birer suretlerini içerik ve mahiyetlerine göre klasörlerde muhafaza etmek, teftiş ve denetime hazır bulundurmak. 5-Evrak ve belgelerin zaman aşımı süresine göre arşive kaldırmak, sürelere göre periyodik olarak güncelleştirmek ve güvenliğini sağlamak. 6-Evrak, belge ve elektronik kayıtlarının her türlü iç ve dış tehditlere karşı korumak ve güvenliğini sağlamak. 7-Gizlilik dereceli evrak ve belgelerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ve kullanılmasına karşı güvenliğini sağlamak. 8-Başkanlığa bağlı birimler ile belediye birimleri arası havale ve kayıt işlemlerini elektronik ortamda yapılmasını sistemini kurmak ve sağlamak. 9- Birimine bağlı personelin her türlü görevlendirme onay, olur ve yazılarını düzenlemek ve başkanlığa sunmak. 10-Birimlerin her türlü kırtasiye, demirbaş, temizlik, gerektiğinde kurumun ihtiyacı olan diğer her türlü taşınır mal ve malzemeleri ambarda giriş ve çıkışlarını muhafaza altına aldırmak. 11-Kurumsal ana hizmet birimlerinden gelen ihtiyaçlar dâhilinde talep eden birimlere dağıtımını Yönetmelik esas ve usulleri kapsamında yaptırarak, denetim ve takibini yapmak. 12-Belediyeye alınan ve bağışlanan tüm tüketim ve demirbaş malzemelerini, ilgili mevzuatlar kapsamında, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıtlarını yaptırmak ve takiplerini sağlamak. 13- Yıl içinde hurdaya ayrılan her türlü demirbaş ve sarf malzemeler ile ölü stoklar kayıtlardan düşürülerek ilgili kanunlar ( ) dâhilinde satış işlemlerini gerçekleştirmek ve ihale birimine göndermek. 14- Kayıtlardan terkin ve düşümü yapılan, hurdaya ayrılan veya ekonomik ömrünü tamamlayan her türlü araçların tasfiye ve satışlarını sağlamak. 15- Kendisine teslim edilen-ambara giren bu malları hak sahiplerine Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında teslim ettirilmesini sağlamak. 16- Sayıştay a hesap vermekle yükümlü olduğu gibi mevzuatın öngördüğü şekilde belgeleri hazırlattırmak ve bağlı bulunduğu Saymanlığa ile üst yöneticiye göndermek. 17- Alımı yapılan mal ve malzemenin, ilgili teknik ve idari şartnameleri doğrultusunda muayene ve kabullerinin yapılabilmesi için gerektiğinde personelini görevlendirmek. 18- Müdürlüğüne bağlı ambarların yılsonu sayım ve devirlerinin çıkarılmasını sağlamak, çıkan sayım döküm sonuçları Envanteri Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına sunmak. 19- Belediyeye bağlı tüm harcama birimlerinin ayrı ayrı taşınır hesaplarının, konsolide edilmesi için gerekli işlemlerini yürütmek. 20-Kurumun yılsonu ve dönemsel olarak Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini, Taşınır Konsolide Görevlisi olarak hazırlamak ve üst makamlara sunmak. 21-Kendisine bağlı ambarlarda her kademede görevli bulunan elemanlarını yönlendirmek, çalışmaların sevk ve idaresini yürütmek. 22-Harcama birimlerinden ve Ambarlardan gelen Taşınır İşlem Fişlerini içerik ve taşınır kod açısından uygunluğunu kontrol etmek, kayıtlarını yapmak. 23-Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çürümeye, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. 24-Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı kasıt, kusur ve ihmali olan görevli ve çalışanlar hakkında ilgili mevzuatlar dâhilinde yasal işlemleri başlatmak. 25-Kendisine bağlı ambarları, depo, hurdalık, tesis ve binalarındaki mal ve malzemelerin her türlü tehlike ve saldırılara karşı korumak için gerekli tedbirleri almak, koordinasyonu ve işbirliğini sağlamak. 26-Bağlı bulunan ambarları ve çalışanları belirli zamanlarda kontrol ve denetimi yapmak, giriş, çıkış kayıtları ile güvenliği için her türlü önlemleri almak, işletim sistemlerini tesis etmek. 15

16 27-Atıl demirbaşları, taşınırları takip edilerek, kullanılabilecek durumda bulunan demirbaşların tamir bakım ve onarımlarını yaptırmak, yeniden değerlendirilerek hizmete kazandırılmasını sağlamak. 28-Belediyeye hibe edilen, bağışlanan ve imal edilen demirbaşların kayıtlara alınabilmesi için, Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca gerekli olan işlemleri yaptırmak. 29-Aylık-üçer aylık ve yılsonu Taşınır Mal hesaplarının çıkartılması, stok ve demirbaş sayımlarının yapılması için komisyonların oluşturulmasını Harcama Yetkilisine teklif etmek ve sonuçlandırılmak. 30-Ambarlar arası taşınır mal transferlerini ve düşümü yapılacak malların yetkili ve görevliler aracılığı ile güvenli şartlar altında gerçekleştirmek. 31-Taşınır Mal Yönetmeliği ile ilgili değişiklileri takip ederek, Ayniyat Memuru ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerine bildirerek, programa uyumlarını sağlatmak. 32-Taşınır Mal Programında yeni bir taşınırın sisteme tanıtılmasını yaptırmak. 33-Belediyenin misyon, vizyon, hedef, strateji ve politikaları kapsamında tespit edilmiş hedef ve politikalara uygun çalışmaların raporlamalarını yaptırmak ve izlenmesi sağlamak 34-ISO , Stratejik plan ile kalite çalışmalarını geliştirme ve hazırlama hususunda gerekli çalışmaları yapmak ve raporlarını hazırlamak.. 35-Çalışmalarının etkin, verimli yürütülmesini takip etmek için günün değişen, gelişen yeni şartlarında plan, projeler geliştirmek. 36-Birim Müdürlüğüne ait bütçe ilkeleri kapsamında tasarısını hazırlamak ve ilgili komisyon ve organlara sunmak. 37-Alınan her türlü mal ve malzemelerin Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıt ve denetimlerini sağlamak. 38-Gerçekleştirme görevlisi olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini takip etmek, denetlemek ve gerçekleştirmek. 39- Biriminde görev yapan tüm personelin 1. Derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat uyarınca görev, yetki ve sorumluluklarını yerine eksiz olarak yerine getirmek. 43-Birime ait yıllık veya dönemsellik faaliyet ve performans raporlarının hazırlanması gerçekleştirmek ve süresi içinde Daire Başkanlığına sunmak. 40-Yapılan çalışmalarda personel ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 41-Kendisine bağlı personelin planlı çalışmalarını düzenlemek, hem kendi hem de birimler arasında koordineli verimli çalışmalarla işbirliği sağlamak. 42-Şube Müdürü sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Daire Başkanı adına temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. TAŞINIR MALLAR ŞEFLİĞİ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE. 18 Şube müdürlüğü talimatları kapsamında taşınır mallar, ambarlar stoklar şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır; 1-Üst yönetimden ve Başkanlıktan gelen-giden tüm evrak ve belgelerin kayıtlarını tutmak. 2-Başkanlığa bağlı genel evrak ile Müdürlüğün tüm görevli ve yetkili elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine teslimini sağlamak. 3- Ambara giren malzemelerin kaydını tutmak, bunları yangın, çürüme, bozulma, çalma gibi her türlü tehlike ve zararlardan korumak, koruma tedbirleri almak, yazılı olarak bilgi vermek, önerilerde bulunmak, 4- Amirlerince ilgili mevzuat kapsamında verilecek diğer her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek. 5-Gelen ve giden evrak kayıtlarını ve yapılan yazışmaları Resmi Yazışma Yönetmelik ve Yönergelerine uygun surette yapılmasını sağlamak ve sonuçlandırmak. 6- Memur, İşçi ve diğer statüde çalışan personelin aylık puantajlarını hazırlamak, onaylamak, onaylatmak, süresi içinde ilgili birime ulaştırmak. 7- Bağlı tüm görevli personel hareketlerini mevzuat kapsamında (izin, görev, disiplin, dış görev vb.) belgelerini düzenlemek, denetlemek, planlamak, görev vermek ve üst amirine bildirmek. 16

17 8- Ambar stoklarının kayıtlarını tutmak, yılda en az iki kez ambar sayımı yapmak, Ambara giren malzeme ve malları tasnif etmek, etiketlemek, düzenli bir şekilde korumak, 9-Ambardaki malzeme ve eşyayı yetkililerin yazılı isteğine dayanan alındı karşılığında ilgililere vermek, gelen ve satın alınan malların muayene komisyonunca muayenesinden sonra ambara girişlerini düzenlemek, 10-Ambardan sevk edilen mal ve malzemelerin sevk belgelerini düzenlemek, Ambar mizanlarını çıkarmak ve muhasebe ile uygunluğunu sağlamak, 11-Ambarlarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar/fireler ve kayıplar için gerekli belgeleri düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yaparak Ayniyat Saymanına vermek. 12-Ambar ve depo memuru ayniyat saymanının mutemetleri olarak Ayniyat Saymanı ile Ambar Memuru ayniyat ve ambar işlemlerinden dolayı mütesselsilen sorumlu olmak. 13- Kurumsal tüm birimlere ait yapılan mal ve malzeme alımlarında ana tevzi ve değerlendirme ambarında gerekli olan mal denetimlerini yapmak, yaptırmak. 14-Teslim ve kontrol işlemleri biten mal ve malzemeleri personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılmasını, dış müdürlük ve kurumlara gönderilmesi gereken evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek. 15-Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına ve birimlerine göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde denetim ve teftişlere hazır halde saklamak. 16-İşlemleri biten döküm ve evrakları arşiv standartlarında hazırlamak ve arşivlemek. 17-Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili işlemleri düzenli tutmak ve kontrol etmek. 18-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak. 19-Başkanlık envanterinde kayıtlı demirbaş, araç ve iş makinelerinin maliyet analizlerini yapmak, kayıtlarını kontrol altına almak.. 20-Çalışmalarının etkin ve verimli yürütülmesi için gelişen ve değişen şartlarda plan, projeler geliştirmek. 21-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını ve değişikliklerini hazırlamak ve yetkili komisyon ve organlara sunmak. 22-Şube müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri görevleri yerine getirmek. 23-Müdürlükler ve kurum ana hizmet birimleri arası evrak havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılmasını sağlamak. 24-Gerçekleştirme sorumlusu olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini yapmak. 25-Birim/ şefi sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Şube müdürü adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. TESİSLER, KORUMA VE GÜVENLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: MADDE.19- Tesisler, Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğünün başlıca görev ve yetkileri şunlardır: 1- Daire Başkanlığından Müdürlüğe havale edilen evrakları ile talimatları kontrol etmek, konusuna göre ilgili görevlisine, memurlarına havale etmek. 2-Başkanlıktan/Müdürlüklerden gelen-giden tüm evrakların kayıtlarını tutmak, denetlemek, takip etmek. 3-Gelen ve giden evrakları ilgilisine göre zimmetle ve imza karşılığı dağıtımını sağlamak, acil ve süreli olanları sonuçlandırmak, takip etmek. 4-Yazı ve evraklarının birer suretlerini içerik ve mahiyetlerine göre klasörlerde muhafaza etmek, elektronik ortamda kayıtlarını tutmak. 5-Evrak ve belgelerin zaman aşımı süresine göre arşive kaldırmak, sürelere göre periyodik olarak güncelleştirmek ve güvenliğini sağlamak. 6-Evrak ve belgelerin her türlü iç ve dış tehditlere karşı kurumsal sistem içerisinde korumak ve güvenliğini sağlamak. 7-Gizlilik dereceli evrak ve belgelerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ve kullanılmasına karşı gerekli tedbirleri almak, güvenliğini sağlamak. 17

18 8-Başkanlığa bağlı birimler ile belediye birimleri arası havale ve kayıt işlemlerini elektronik ortamda yapılmasını sistemini kurmak ve sağlamak. 9- Birimine bağlı personelin her türlü görevlendirme onay, olur ve yazılarını düzenlemek ve başkanlığa sunmak. 10-Kuruma bağlı ana hizmet birimleri ile bağlı kuruluşların kışlık yakacak odun, kömür, yakıt, gazyağı, doğalgaz vb. ihtiyaçlarını tespit etmek, ilgili mevzuata göre alım için ilgili şubelere taleplerini yapmak ve sağlamak. 11- Bunları (10-) zamanında ve yerinde bütçe ilkeleri kapsamında yapılmasını sağlamak ve sonuçlandırmak. 12-İçişleri Bakanlığı Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı doğrultusunda belediye hizmet binalarının ve tesislerinin her türlü güvenlik önlemlerini aldırmak. 13-Gerekli koruma ve güvenlik planlarını hazırlatmak, görevli personelin kontrol, sevk ve idaresini yapmak, resmi melbusat ve araçlarının teminin sağlamak sayılı Özel Güvenlik Kanunu gereğince, Başkanlığa bağlı tüm belediye hizmet binaları, park, bahçe ve müştemilatlarına olası sabotaj, hırsızlık ve yangınlara karşı her türlü önlem ve tedbirlerin alınmasını sağlamak sayılı Belediye Kanunun 75. maddesine istinaden resmi kurumlarla karşılıklı imzalanan protokoller gereğince tarihi öneme haiz cami ve türbelerin sabotaj, hırsızlık ve yangınlara karşı her türlü önlem ve tedbirlerin alınmasını sağlamak sayılı Özel Güvenlik Kanunu gereğince, Başkanlığımıza bağlı belediye binalarının korunması amacıyla görevlendirilen güvenlik görevlilerinin görev ve sorumlulukları ile ilgili talimatları hazırlatmak ve bunların uygulanmasını sağlamak. 17-Belediyeye bağlı görev yapan güvenlik görevlilerine gerekli hizmet içi ile güvenlik ve koruma eğitimlerin alınmasını gerçekleştirmek. 18-Belediyeye bağlı güvenlik hizmeti verilen tüm noktaların koruma planlarını hazırlatmak, onaylamak ve Valilik Makamına iletilmesini sağlamak. 19-Kalite sisteminin sürekli uygulanabilirliği ve geliştirilmesi ile süreçlerin iyileştirilmesine ilişkin düzenleyici ve önleyici faaliyetler doğrultusunda katkı sağlamak. 20-Üst yönetim ve Daire Başkanı tarafından güvenlik ve koruma için verilen emirleri uygulamak, birim personelininin görevlerini belirlemek ve yerine getirilmesini, denetlenmesini sağlamak. 21-Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlamak, müşteri memnuniyetini arttırmaya yönelik çalışmalara katkı sunmak, tespit edilmiş strateji hedef ve politikalar doğrultusunda planları hazırlamak, uygulamak, aksayan yönlere yönelik çözümler üretmek. 22-Birim çalışmalarında kullanılan demirbaş ve her türlü mal ve sarf malzemelerin amacına uygun ve yerinde kullanılmasını ve güvenliğini sağlamak. 23-Bünyesinde İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği çalışmalarını diğer yetkili ve ilgili OSGB. İle yürütmek, yürütülen iş ve işlemlerin yürütülmesinde gerekli takım, alet ve edevatı tespit etmek, temin etmek, muhafazasını sağlamak sayılı Kanun ve Uygulama Yönetmeliğine göre hizmet satın alma yöntemi ile çalıştırılan özel güvenlik personelinin, güvenlik hizmetlerinin devamlı kontrol ve denetimini; görevli denetim sorumlusu tarafından yaptırmak sayılı Kanun gereği görev yapılan noktaya ait gerekli belgelerin bulunmasını kontrol etmek, ayrıca fiziki şartların gelişmesi konusunda gerekli çalışmaları yapmak. 26-Üst makamlar tarafından düzenlenecek toplantılara iştirak etmek, istenilen bilgileri temin etmek, verilen talimatların uygulanmasını yürütmek. 27-Şubesine bağlı Kontrol ve Denetleme Sorumlusu tarafından güvenlik hizmeti verilen noktalarda gerekli iletişimde bulunarak koordinasyonu sağlamak, belirli dönemlerde denetim ve kontrol mekanizması ile ihtiyaçlarını karşılamak. 28-Kuruma ait bina, tesis ve işletmelerin elektrik, sıhhi tesisat, gibi hizmetlere ilişkin bakım, onarım, tadilat (büyük bakım, tadilat ve onarımlar hariç) talep ve ihtiyaçlarını karşılamak üzere gerekli alt yapı çalışmaları yapmak veya yaptırmak ve gerçekleşmesini sağlamak. 18

19 29-Belediyenin kullanımındaki tüm bina, tesisi ve alanlarda elektrik tesisatı, sıhhi tesisat, mekanik tesisat, ısıtma ve soğutma sistemleri ile binaların bakım ve onarımını yapmak üzere gerekli plan, proje, keşif çalışmalarını yapmak, yaptırmak. 30-Kurumsal birimlerine destek verilerek, tüm asansör, tüm meydan saati ve güç kaynaklarının bakım ve arızalarının takip edilmek, elektrik aboneliklerinin güncel tutularak fatura ön kontrollerinin yapılması ve ödemeye gönderilmesi işlerini yerine getirmek. 31-Belediyeye bağlı hizmet binaları ve müştemilatlarda mevcut bulunan tüm güvenlik sistemlerinin çalışır vaziyette tutulmasını sağlamak, ihtiyaç duyulan yerlere ait güvenlik sistemleri ile ilgili talepleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile koordinasyon neticesinde tamamlamak. 32-Belediyeye bağlı bina ve müştemilatlarında güvenliğin sağlanması işi ile ilgili gerekli hizmet alımı ihale dosyasını hazırlamak, ihale birimine sunmak, ihale sonucunda aylık olarak hak ediş dosyalarını hazırlamak, dosyalarının kontrol ve incelenmesi neticesinde Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına sevkini gerçekleştirmek. 33-Belediyenin misyon, vizyon, hedef, strateji plan ve politikaları kapsamında tespit edilmiş hedef ve politikalara uygun çalışmaların raporlamalarını yaptırmak ve yayınlanmasını sağlamak. 34-ISO , Stratejik plan ile kalite çalışmalarını geliştirme ve hazırlama hususunda gerekli çalışmaları yapmak ve raporlarını hazırlamak. 35-Çalışmalarının etkin, verimli yürütülmesini takip etmek için gelişen ve değişen günün teknolojik ve donanım şartlarında plan, projeler geliştirmek. 36-Birim Müdürlüğüne ait Bütçe ilkeleri kapsamında tasarısını hazırlamak ve sunmak. 37-Gerçekleştirme görevlisi olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk, tahsilât iş ve işlemlerini ilişkin belge ve bilgileri hazırlamak düzenlemek ve yapmak. 38- Biriminde görev yapan personelin 1. Derece disiplin amiri olarak ilgili mevzuat uyarınca görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmek. 39-Birime ait yıllık veya dönemsellik faaliyet raporlarının hazırlanması ve süresi içinde Daire Başkanlığına sunmak. 40-Yapılan çalışmalarda personel ve ekiplerini motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalarına katılmak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak. 41-Kendisine bağlı personelin çalışmalarını düzenler ve hem kendi hem de birimler arasında koordineli çalışmalarda işbirliği sağlamak. 42-Şube Müdürü sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Daire Başkanı adına temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. TESİSLER VE GÜVENLİK ŞEFLİĞİ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE. 20 -Aşağıda belirtilen görev ve yetkiler, şube müdürlüğü talimatları kapsamında Tesisler, Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü Şeflikleri tarafından yerine getirilir: 1-Üst yönetimden ve Başkanlıktan gelen tüm evrak ve belgelerin kayıtlarını tutmak. 2-Başkanlığa bağlı genel evrak ile Müdürlüğün tüm görevli ve yetkili elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine teslimini sağlamak. 3-Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımları taleplerinin ait ihalelerinin dosyalarını hazırlamak faaliyetlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 4-Gelen ve giden evrak kayıtlarını ve yapılan yazışmaları Resmi Yazışma Yönetmelik ve Yönergelerine uygun surette yapılmasını sağlamak. 5-Memur, İşçi ve diğer statüde çalışan personelin aylık puantajını usulüne göre hazırlamak ve süresi içinde ilgili birime ulaştırmak. 6-Bağlı tüm görevli personel hareketlerini mevzuat kapsamında (izin, görev, disiplin, dış görev vb.) belgelerini düzenlemek, denetlemek, planlamak ve görev dağılımlarını onaya sunmak. 7-Diğer birim ve ofislerden gelen her türlü mal, hizmet vb. talep alımlarını kayıt altına almak ve ilgili müdürlük ve birimlere intikalini sağlamak. 8-Evrakların ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılmasını, dış müdürlük ve kurumlara gönderilmesi gereken evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek. 19

20 9-Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına ve birimlerine göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde denetim ve teftişlere hazır halde saklamak. 10-İşlemleri biten döküm ve evrakları arşiv kayıt standartlarında arşivlemek. 11-Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili işlemleri düzenli tutmak ve kontrol etmek. 12-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak, sonlandırmak. 13-Belediyenin kullanımındaki tüm bina, tesis ve alanlarda (elektrikçisi olmayan birimlerin) elektrik tesisatı, mekanik tesisat, ısıtma ve soğutma sistemleri ile binaların bakım ve onarımını yapmak üzere gerekli plan, proje, keşif çalışmalarını yürütmek. 14-Elektrikçisi olmayan birimlerine destek verilerek, tüm asansör, tüm meydan saati ve güç kaynaklarının bakım ve arızalarının takip edilmek, elektrik aboneliklerinin güncel tutularak fatura ön kontrollerinin yapılması ve ödemeye gönderilmesi işlerini yerine getirmek. 15-Belediyeye bağlı hizmet binaları ve müştemilatlarda mevcut bulunan tüm güvenlik sistemlerinin çalışır vaziyette tutulmasını sağlamak, ihtiyaç duyulan yerlere ait güvenlik sistemleri ile ilgili talepleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile koordinasyon neticesinde tamamlamak. 16-İlgili Komisyon ve kurullarda kabul gören teklifte söz konusu olan mal ya da hizmetin, satın alma müdürlüğünden teslim alınması çalışmalarını yürütmek. 17-Bünyesinde İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği çalışmalarını yürütmek, yürütülen iş ve işlemlerin yürütülmesinde gerekli takım, alet ve edevatı tespit etmek, temin etmek, muhafazasını sağlamak sayılı kanun ve uygulama yönetmeliğine göre hizmet satın alma yöntemi ile çalıştırılan özel güvenlik personelinin, güvenlik hizmetlerinin devamlı kontrol ve denetimini; görevli denetim sorumlusu tarafından yaptırmak. 19-Alınan her türlü mal ve malzemelerin Taşınır Mal ve Ambarlar Müdürlüğü /Şubesi Şefliğine teslim edilmesi faaliyetlerini yürütmek. 20- Şubesine bağlı Kontrol ve Denetleme Sorumlusu tarafından güvenlik hizmeti verilen noktalarda gerekli iletişimde bulunarak koordinasyonu sağlamak, belirli dönemlerde denetim ve kontrol mekanizması ile ihtiyaçlarını karşılamak. 21-İdareye ait elden çıkarılması gereken malzemenin ve araç-gereçlerin ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun şekilde satılması faaliyetlerini yürütmek ve ilgili şubeye bildirmek. 22-İlgili kanun ve yönetmeliklere göre mal, hizmet ve danışmanlık hizmetlerinin satın alma işlemlerini satın almaya bildirmek ve yürütmek. 23-Kendisine teslim edilen ve servislerinde mevcut kurum birimlerine ait tüm demirbaş eşyanın korunması ve bakımlarının yapılması faaliyetlerini yürütmek. 24-Yılsonu envanterinin ile çalışma ve performans faaliyet raporlarını düzenlenmesini çalışmalarını sürdürmek ve hazırlamak. 25-Müdürlük çalışmalarının etkin ve verimli yürütülmesi için gelişen ve değişen şartlarda projeler geliştirmek. 26-Birim Müdürlüğüne ait bütçe tasarısını, değişikliklerini hazırlamak ve yetkili komisyon ve organlara sunmak sunmak. 27-Şube müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri görevleri yerine getirmek. 28-Müdürlükler ve kurum ana hizmet birimleri arası evrak havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılmasını sağlamak. 29-Gerçekleştirme sorumlusu olarak mali mevzuat uyarınca tahakkuk ve tahsilât iş ve işlemlerini yapmak, belgeleri düzenlemek. 30-Şube müdürlüğü görevleri arasında sayılan hususları amirlerince ilgili mevzuat kapsamında verilecek her türlü hizmetleri, görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek. 31-Birim/şefi sıfatıyla, yukarıda açıklanan maddeler uyarınca Şube müdürü adına ve temsilen görevli, yetkili ve bunların mevzuata uygun surette eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sorumludur. İDARİ İŞLER ŞEFLİĞİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: 20