TOFAŞ BAYİ YÖNETİM SİSTEMİ

Transkript

1 TOFAŞ BAYİ YÖNETİM SİSTEMİ Kullanım Kılavuzu 10 Temmuz 2011 Hazırlayan: Ayhan DURAK Infinity Teknoloji

2 İçindekiler Giriş... 2 İş Akış Şeması... 3 Sisteme Giriş ve İlk Ayarlar... 4 Tanımlamalar... 5 Senaryolar... 8 Ortak Gider Tanımları Satış Yeni Araç Bütçesi Satış Yeni Araç Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Satış 2. El Bütçesi Satış 2. El Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Servis Bütçesi Servis Bütçesi Satılan Malın Maliyeti ve Dışarıya Yaptırılan İşler Servis Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Servis Dışı Yedek Parça (Toptan Yedek Parça) Bütçesi Yedek Parça Primleri Servis Dışı Yedek Parça Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Personel Bütçesi Genel Gider Bütçesi Finansman Bütçesi Finansman - Nakit Akış Tablosu Finansman - Genel Bütçe Onayı Raporlar Raporlar Özet Gelir Tablosu Raporlar Bütçe Sapma Raporu Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 1

3 1. Giriş Tofaş Bayi İş İdaresi Yönetim Sistemi Programı, kısaca BYS diyeceğiz, bir bütçe planlama ve raporlama programıdır. Programın amacı tüm Tofaş Bayilerinde bütçenin denetim ve yönetim aracı olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak ve hedeflerle yönetim anlayışını yerleştirmektir. Yıllık dönemlerde belirli senaryolara bağlı kalarak Tofaş Bayilerince hazırlanacak bütçeler ve bunların gerçekleşemn değerleri bu programda bütün süreçleri kapsayacak şekilde planlanmakta, kayıt altına alınmakta, takip edilmekte ve raporlanmaktadır. BYS, 9 ana bölümden oluşmaktadır. Bu bölümlerin iş akış sırası aşağıda, Tablo-1 de verilmiştir. Program iş akış sırasına uygunluğu kontrol etmekte, akış sırasında önceliği olan bölümlere ait bütçe işlemleri tamamlanmadan sonraki bölümlere geçilememektedir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 2

4 Satış Yeni Araç Servis Satış 2. El Toptan Yedek Parça Personel Genel Giderler Finansman TOPLAM BÜTÇE Tablo1 - İş Akış Şeması Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 3

5 2. Sisteme Giriş ve İlk Ayarlar BYS ye Tofaş IDM sisteminde tanımlı kullanıcı adı ve şifrenizi kullanarak girebilirsiniz. Giriş sayfasında ayrıca işlem yapmak istediğiniz bütçe yılını da seçmelisiniz, önceki yıllara ait bütçelere buradaki Bütçe Yılı listesinden ulaşabilirsiniz. Giriş yaptığınızda karşınıza programın ana sayfası gelecektir. ANA SAYFA Tüm BYS sayfaları Başlık Bölümü ve İçerik Bölümü olmak üzere 2 bölümden oluşmaktadır. Başlık Bölümü sayfanın üst tarafındaki Tofaş Logosu, Bayinizin Kısa Adı ve Adınız Soyadınızın gösterildiği Ana Menüye (siyah menü) kadar olan bölümdür. Tüm ekranlarda Başlık Bölümü aynıdır. Başlık Bölümündeki en önemli özellik Ana Menünün en sağındaki Senaryo Listesidir. Bütçe Planlama aşamasında tüm sayfalarda burada seçili senaryoya göre işlem yapılmaktadır. Birden çok senaryo ile çalışıyorsanız; öncelikle senaryo listesinde işlem yapmak istediğiniz senaryonun seçili olduğunu kontrol etmelisiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 4

6 Ana Sayfada İçerik Bölümünde Duyurular, Görevler ve Görüşlerinizi İletin bölümleri bulunmaktadır. Duyurular ve Görevler Tofaş İş İdaresi bölümünce belirlenmekte ve kullanıcılara atanmaktadır. Program hakkındaki görüşlerinizi Görüşlerinizi İletin bölümünden bize ulaştırabilirsiniz. TANIMLAMALAR BYS yi kullanmaya başlamadan önce bayinizi programa tanıtmak için yapmanız gereken ayarlar vardır. Bu ayarlar yetkiye bağlıdır ve bayinizdeki BYS Sistem Yöneticisi tarafından yapılmalıdır. Bayinizin BYS Sitem Yöneticisi, Tofaş İş İdaresi bölümü tarafından veya Bayi Sahibi/Genel Müdür tarafından Tanımlamalar-Kullanıcılar sayfasından atanmaktadır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 5

7 Tanımlamalar menüsünde sıra ile aşağıdaki ayarlar yapılmalıdır. 1. Markalar sayfasından satış yapılan markaları girmelisiniz. Alfa ve Lancia satışı yapan bayiler, bu markaları da işaretleyip Güncelle tuşuna basmalıdır. Sadece Fiat satışı yapan bayilerin bir işlem yapmasına gerek yoktur. 2. Gövdeler menüsünden aktif olarak satışını yaptığınız gövdeleri seçmelisiniz. Bu ekran sadeleştirme içindir. Sistemde tüm gövdeler kayıtlıdır, eğer model bazında satış bütçesi yapıyorsanız, sadece bu ekrandan seçtiğiniz gövdeler ekrana gelecektir. Seçenekleri işaretlediğinizde otomatik kayıt yapılacaktır, ayrıca başka bir işleme gerek yoktur. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 6

8 3. Bölümler sayfasında, Bayinizde bulunan bölümleri seçmelisiniz. Satış, Satış 2.El, Servis ve Toptan Yedek Parça (Servis Dışı Yedek Parça) bölümleri seçili gelmektedir ve zorunludur. Diğer bölümler (Muhasebe, İdari İşler vb.) Personel planlaması ve Genel Giderlerin paylaştırılması için kullanılacaktır. Genel Gider paylarını ve Personel bütçesini ayrıca takip etmek istediğiniz her bölümü burada işaretlemelisiniz. Seçenekleri işaretlediğinizde ve kaldırdığınızda otomatik olarak kayıt yapılacaktır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 7

9 4. Senaryolar sayfasında bütçe planlama döneminde kullanılacak senaryoları girmelisiniz. Her bütçe dönemi için birden çok senaryoya göre planlama yapılabilmekte ve bütçe takvimi sonunda bunlardan biri Reel Bütçe olarak onaylanmaktadır. Her bütçe yılı için Normal Senaryo isimli bir senaryo sistem tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Yeni bir senaryo eklemek için; Senaryolar sayfasında ilk satırdaki Senaryo Adı alanına 15 harfi geçmeyecek şekilde senaryo adını giriniz Yeni Araç Bütçesi kolonunda; Oto-LCV Bazında veya Model bazında seçeneklerinden size uygun olanı seçmeli ve İşlemler bölümündeki büyük + (artı) sembolüne tıklamalısınız. Eğer Satış Yeni Araç bütçesini model bazında yapmak ve takip etmek isterseniz Model Bazında seçeneğini işaretlemelisiniz. Bu durumda her model (Gövde) için tek tek satış hedefi girmeniz istenecektir. Bu kolonda Oto-LCV bazında seçerseniz; satış hedeflerini Oto ve LCV olarak 2 kalemde girmeniz yeterli olacaktır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 8

10 5. Ortak Gider Tanımlarını girmelisiniz. BYS sisteminde, Departman Giderleri ve Ortak Giderler (Genel Giderler) olmak üzere 2 ayrı şekilde gider girilmektedir. Ortak Giderlerden her bölümün ne kadar pay alacağı ortak gider tanımları ekranlarında belirlenmektedir, bu tanımlar 3 ayrı ekranda yapılmaktadır. Bunlara soldan sağa sıra ile giriş yapılmalıdır. Ortak Gider Birimleri Burada isimlendirme yapılmaktadır. Giderlerin dağıtılacağı kriterlere göre isimler belirlenmektedir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 9

11 Ortak Gider Tanımları Bu ekranda Ortak Gider Birimlerine ait değerler, bölümlere göre girilmektedir. Burada eksik bir bölüm olduğunu düşünüyorsanız, öncelikle Tanımlamalar-Bölümler sayfasından ilgili bölümü eklemelisiniz. Girdiğiniz değerler reel olmalıdır, toplamlarını 100 e denk getirmek veya yüzdelik değer girmek zorunda değilsiniz. Program girilen değerlere göre yüzdelik payları hesaplamakta ve gider dağılımını yapmaktadır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 10

12 Ortak Gider Payları Bu bölümde hangi ortak giderin, hangi dağıtım birimine göre dağıtılacağı belirtilmektedir. Yaptığınız tanımlara göre, her ortak gider için bir dağıtım birimi seçmelisiniz. Genel Giderler sayfasında işlem yapabilmek için buradaki tüm giderlere ait dağıtım birimlerini belirlemelisiniz, burada eksik giriş yaptığınızda, Genel Giderler sayfasındaki Kayıt işlemi kapalı olacaktır. Önemli Uyarı: Bütçede Genel Gider girişlerini tamamladıktan sonra Ortak Gider Tanımlarında veya Ortak Gider Paylarında değişiklik yaparsanız, bu değişiklikler önceden girdiğiniz giderlerin dağılımını etkilemeyecektir. Yaptığınız değişikliklerin geçerli olmasını istiyorsanız: Genel Gider sayfasına gidip, hem planlama sayfasında hem de gerçekleşenler sayfasında Kaydet işlemi yapmalısınız. 6. İş Geliştirme Bölümlerini girmelisiniz. Servis bölümünün bütçesi yapılırken İş Geliştirme Ciroları ayrıca takip edilmektedir. İş Geliştirme Bölümleri bayi bazında farklılık gösterebildiği için sistemde tüm bölümler tanımlanmıştır. Bunlardan hangilerinin kullanıyorsanız listeden seçmelisiniz. 7. Aylık fiyat artışlarını bölümlere göre girmelisiniz. BYS programında bütçe hedefleri yıllık olarak girilmekte daha sonra girilen yıllık hedefe uygun olarak aylık hedefler belirlenmektedir. Yıllık hedefleri belirlerken girdiğiniz Ortalama Satış Fiyatı, Ortalama İşçilik Fiyatı, Ortalama Yedek Parça Fiyatı gibi değerler bütçe dönemi başındaki değerleri ifade etmektedir. Bütçe yılı içinde belli dönemlerde bu rakamlarda artış olacağını öngörüyorsanız artış oranlarını bu bölümde belirtmelisiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 11

13 Örneğin yeni araç Satışlarında 2011 Mart ayında %1 lik bir fiyat artışı, Servis fiyatlarında ise Haziran ayında %2 lik bir fiyat artışı öngörüyorsanız aşağıdaki gibi giriş yapmalısınız. Bütçe yılı içinde gerçekleşen fiyat artışlarını da yine bu sayfada Gerçekleşen alanlarına girmelisiniz. 8. YP Kâr Marjlarını giriniz. Servis ve Toptan Yedek Parça (Servis Dışı Yedek Parça) bölümleri için ayrı ayrı giriş yapmalısınız. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 12

14 3. SATIŞ YENİ ARAÇ BÜTÇESİ Ana Menüden Satış Yeni Araç Bütçesine tıkladığınızda, bu bölüme girmeye yetkiliyseniz, Satış Yeni Araç sayfası karşınıza gelecektir. Yetkili değilseniz uyarı yazısı alacaksınız. Hangi kullanıcıların, hani bölümlere girmeye yetkili olduğu BYS Sistem Yöneticisi tarafından Tanımlar->Kullanıcılar sayfasında belirlenmektedir. Sayfa Başında Bütçe Onay tablosu bulunmakta olup, bölüm bütçesi tamamlandığında onaylama buradan yapılmalıdır. Her bölüm bütçesi öncelikle bölüm müdürü, sonra Bayi Finansman Sorumlusu tarafından onaylanmaktadır. Bu kural tüm bölümler için aynıdır. Onaylama işleminden sonra rakamlarda değişiklik yapılamamaktadır, ancak onay BYS Sistem Yöneticisi tarafından iptal edilebilmektedir. Satış Yeni Araç bütçesinde; Satışlar, İskonto Oranları, Primler, Bütçe Tablosu, Departman Giderleri bölümleri bulunmaktadır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 13

15 Bu bölümler sıra ile doldurulmalı ve her biri kendi bölümünün altında bulunan Kaydet butonuna basılarak kaydedilmelidir. Satışlar Bölümünde; model bazında veya Oto-LCV bazında yıllık satış hedefleri adet bazında girilmelidir. Her satır için ayrıca Ortalama Araç Satış Bedeli girilmelidir. Plânlamaya yardımcı olmak amacıyla bir önceki yılın satış adetleri ve bütçe yılı için Tofaşın öngördüğü satış adetleri tabloda verilmiştir. Ortalama Araç Satış Bedeli belirlenirken aracın KDV ve ÖİV hariç brüt tutarı, yani Tofaş Liste Fiyatı dikkate alınmalıdır. Yıllık Satış Adedi ve Ortalama Araç Satış Bedeli çarpılarak yıllık brüt satışlar hesaplanmaktadır. Bu satışların ay bazında dağılımı ise yine bu sayfada bulunan Bütçe Tablosu üzerinden yapılmaktadır. BYS içinde tutar ve sayı girilen alanlarda rakam, nokta ve virgül girişine izin verilmiştir. Ondalık ayıracı Türkçe yazım kurallarına uygun şekilde virgüldür, kuruşlu bir değer girmek isterseniz sayıyı virgül ile ayırmalısınız. Tamsayı girilmesi gereken alanlarda, örneğin yeni araç satış adedi, virgül girişine izin verilmemektedir. Nokta binlik ayıracı olarak kullanılmakta, sadece sayının kolay okunmasını sağlamaktadır. Tutar alanlarına bunun dışında bir değer girerseniz, kaydetme işlemi sırasında program uyarı verecek ve kayıt yapmayacaktır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 14

16 İskonto Oranları girişi Binek (Oto) ve Ticari (LCV) olarak ayrılmıştır. Satış Kanallarına göre iskonto hedefleri ve payları girilmeli ve Kaydet butonuna tıklanmalıdır. Giriş tamamlandığında payların toplamı %100 olmalıdır, aksi halde uyarı verilecek ve kayıt yapılmayacaktır. Kayıt yapıldığında tablonun en alt satırında Ağırlıklı Ortalama İskonto gösterilecektir, bu değer binek ve ticari satış hedefleriniz ve paylarınız dikkate alınarak hesaplanmış ortalama iskonto oranınızdır. Yine aynı satırda Ortalama Kâr Marjı verilmiştir. Bu tüm bayiler için aynı olup Bayi İş İdaresi tarafından girilmektedir. Primler tablosundan Prim Hedefleri girilmelidir. Bu tabloda primin En Yüksek Oranı ve primin hangi satış kanalından satılan hangi modeller için geçerli olduğu verilmiş, bu değerlere göre Prime Tabi Ciro hesaplanarak gösterilmiştir. Prim oranını girdiğinizde Prime Tabi Ciro üzerinden ne kadar Prim alabileceğiniz tabloda anında gösterilmektedir. Prim oranı, en yüksek oranı geçmemelidir. Primler tablosunun en alt satırında Prim Dışı Özel Satış Oranı ve Ek Komisyon Oranı bulunmaktadır. Prim Dışı Özel Satış Oranı, prim tutarı hesaplanırken kullanılmaktadır. İskonto Oranları tablosunda girilen Özel Satış paylarına göre hesaplanan Özel Satış Cirosu, prim dışı özel satış oranı ile çarpılmakta ve hesaplanan bu tutara prim verilmemektedir. Ek Komisyon Oranı ise yeni araç satışları sırasında elde edilen ek gelirleri (Tafik Tescil vb.) içermektedir ve toplam satış tutarı üzerinden yüzde girilerek hedeflenmektedir. Girişleri yaptıktan sonra Kaydet butonuna basarak verileri kaydetmelisiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 15

17 Satışlar, İskonto Oranları ve Primler tablosunda girilen verilere göre oluşturulan Satış Yeni Araç Bütçesi, Bütçe Tablosunda ay bazında gösterilmektedir. Yıllık satış adetlerinin aylara dağılımı bir önceki yılın dağılım oranlarına göre yapılmaktadır. Yeni bütçe yılında satış adetlerinin aylara dağılımını adet veya yüzde değerlerini belirleyerek istediğiniz şekilde değiştirebilirsiniz. Yeni dağılıma göre oluşan değerleri kaydetmeden önce aylık toplamların, yıllık satış toplamına eşit olmasını sağlamalısınız, aksi halde tabloyu kaydedemezsiniz. Satış Yeni Araç bölümünde girdiğiniz değerlere göre Bütçe Tablosu oluşturulup Brüt Kâr a ulaşılmaktadır. Bu tablodaki değerlerin tamamı; Satış Hedefleri, İskontolar ve Primler tablolarındaki verilerinden hesaplanmaktadır. Aylık Satış Cirosu, Tanımlar-Aylık Fiyat Artışları tablosundaki Satış (Öngörülen) oranı kadar artırılmaktadır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 16

18 Satış Yeni Araç Bölümünde son olarak Departman Giderlerinin bütçelenmesi bulunmaktadır. Burada ilk olarak personel maaş ve prim hedeflerini girmelisiniz. Maaşlar aylara göre girmiş olduğunuz personel adetlerinin, yine girmiş olduğunuz personel brüt ücretleri ile çarpımı sonucu bulunmaktadır. Personel Primlerinini ise; Brüt Satış Cirosu üzerinden yüzde olarak veya Personel Brüt Maaşı üzerinden yüzde olarak girebilirsiniz. Bunlardan sonra Satış Yeni Araç Bölümüne ait diğer giderleri aylık bazda girmelisiniz. Departman Gider kalemleri ve Genel Gider (ortak gider) kalemleri Tofaş Bayi İş İdaresi bölümünce belirlenmektedir. Departman Giderleri listesinin sonunda Satış Yeni Araç departmanının Genel Giderlerden aldığı paylar bulunmaktadır. Bu paylar ortak gider tanımları sayfalarındaki değerlere göre hesaplanmaktadır. Girişleri tamamladığınızda Kaydet tuşuna basarak girdiğiniz değerleri kaydetmelisiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 17

19 Satış Yeni Araç - Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Satış Yeni Araç gerçekleşen değerlerin girişi, sayfanın sağ üst bölümünde bulunan Gerçekleşenler Sayfasına Git bağlantısına tıklanarak yapılmalıdır. Açılan sayfada gerçekleşen yeni araç satışları ay bazında listelenecektir. İşlem yapmak istediğiniz ayın karşısındaki Giriş butonuna basınız. Aylık giriş ekranında aylık satışlar, stok bilgileri ve departman giderleri bölümleri bulunmaktadır. Bunların her birine giriş yapıp Kaydet tuşuna basmalısınız. Yeni Araç Satış Bilgileri senaryo oluştururken seçtiğiniz opsiyona bağlı olarak model bazında veya Oto-Lcv bazında girilmektedir. Giriş ekranına veriler aşağıda görüldüğü gibi satış kanalı bazında girilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 18

20 BYS sisteminde Aylık Satış Adetleri ve Tutarları entegrasyonla Bayi Otomasyon Sisteminden alınmakta, her ayın 5 inde bir önceki aya ait veriler sisteme aktarılmaktadır. Bununla birlikte bayilerin BOS tan gelen verileri değiştirerek bütçeye kendi rakamlarını girme hakkı bulunmaktadır. Sistemden Gelen ve bayinin girdiği rakamları izleyebilmek için giriş sayfasında G ve S satırları vardır. G ile başlayan satırlar bayinin girdiği, S ile başlayan satırlar sistemden gelen verileri göstermektedir. Bayi rakamlarda hiçbir değişiklik yapmamışsa G ve S satırları eşit olur. Sitemdeki tüm raporlarda ve işlemlerde bayinin girdiği değerler (G satırları) geçerlidir. Sistemden alınan Satış Yeni Araç verileri içinde Bayiye Satış rakamları yoktur, bunlar manuel girilmelidir. Yeni Araç Satışlarının altında Aylık Prim tablosu bulunmaktadır. Primler buraya girilmelidir. Aylık primlerin hesaplanması, prim tipine göre 3 aylık-6 aylık dönemlerde olabilmektedir, bu durumda bu alanlara yaklaşık prim karşılıkları girilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 19

21 Yeni Araç Satış bölümünün hemen altında Ek Komisyon Cirosu girişi bulunmaktadır. Aylık Gerçekleşen Ek Komisyon Cirosu bu alana girilip Kaydet yapılmalıdır. Gerçekleşen Yeni Araç satışları sayfasında ayrıca Gerçekleşen Stok değerleri girişi için Stok Maliyeti tablosu ve Departman Giderleri bölümü bulunmaktadır. Stok Maliyeti tablosundaki rakamlar finansal hesaplamalarda kullanılmaktadır ve aşağıda görülen bölüme girip kaydedilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 20

22 Satış Yeni Araç Gerçekleşenler bölümüne son olarak Departman Giderleri girilmelidir. Listeye tüm aylar gelmektedir, giriş yapılacak aya dikkat edilerek ilgili sütuna gerçekleşen giderler girilmelidir. Alfa-Lancia Satışı Yapan Bayiler İçin: Satış Yeni Araç Fiat Bütçesi için anlatılan tüm kurallar Alfa-Lancia bütçesi için de geçerlidir. Ancak Alfa-Lancia bölümünde ayrıca departman giderleri tanımlanmamıştır, departman giderleri Fiat Satış Yeni Araç bütçesi içinde takip edilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 21

23 4. SATIŞ 2.EL BÜTÇESİ Satış 2. El Bütçesi; Satış Hedefleri, İskonto ve Kâr Marjı bölümlerinden oluşmaktadır. 2. El Satış Hedefi, Satış Yeni Araç Hedefinin yüzdesi olarak veya doğrudan Satış Adedi olarak belirlenebilir. Ayrıca Ortalama 2. El Araç Satış Bedeli hedefi girilmeli ve Satış Hedefleri tablosu kaydedilmelidir. Sayfadaki ikinci tabloda, öncelikle 2. El Satışlarının yüzde kaçının Perakende, yüzde kaçının Galeriye satmayı planladığınızı Payı kolonuna girerek belirlemelisiniz. Bu satış kanallarına göre Araç Başı Kar Hedefi, Araç Başı Bakım Gideri, Araç Başı İskonto Tutarı Hedeflerini girip Kaydet tuşuna basarak kaydetmelisiniz. 2. El satışlarda İskonto takip etmek istemiyorsanız İskonto alanlarını 0 (sıfır) olarak girebilirsiniz. Satış 2. El Bütçesinde diğer bölümlerden farklı olmak üzere, Bakım Gideri mevcuttur. Bakım Gideri maliyet olarak değerlendirilip Araç maliyetine eklenerek Brüt Kar a ulaşılmaktadır. Satış 2. El Bütçe Tablosu ve Departman Giderleri girişleri kuralları Satış Yeni Araç bölümünde anlatıldığı gibidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 22

24 Satış 2. El - Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Satış 2. El sayfasının sağ üst köşesindeki Gerçekleşen Ekranına Git bağlantısına tıkladığınızda Aylık Liste karşınıza gelecektir. Buradan Giriş yapmak istediğiniz ayı seçip karşısındaki Giriş butonuna bastığınızda ekrana giriş sayfası gelecektir. Galeriye ve Perakende satışları ayrı ayrı girip Kaydet tuşuna basmalısınız. 2. El satışları otoeksper sisteminden takip eden bayilerin verileri takip eden ayın 5 inde otomatik olarak sisteme aktarılmaktır. Bayiler bu rakamları aynen kullanabilir veya kendi rakamlarını girebilirler. Satış 2. El gerçekleşen sayfasındaki stok girişleri ve departman giderleri girişleri, Satış Yeni Araç Gerçekleşenler bölümündeki stok girişleri ve departman gideri girişleri ile aynıdır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 23

25 5. SERVİS BÜTÇESİ Servis Bütçesi; Satış Hedefleri, İskonto Oranları, Primler, Dışarıya Yaptırılan İşler, İşçilik Maliyetleri ve İş Geliştirme bölümlerinden oluşmaktadır. Bu bölümler sıra ile doldurulmalı ve her biri kendi bölümünün altında bulunan Kaydet butonuna basılarak kaydedilmelidir. Sayfa başındaki onay sisteminin çalışma şekli Satış yeni Araç bölümünde anlatıldığı gibidir. Servis Bölümünde yapacağınız planlamaların tamamını Mekanik ve Kaporta-Boya birimleri için ayrı ayrı belirtmeniz istenecektir. İlk olarak Servis Satış Hedeflerini girmelisiniz; burada İş Kabul Kartı bazında Yıllık Satış Adetleri, İKK Başı Yedek Parça ve İşçilik cirolarının girişini yapmalısınız. Satış Hedeflerini tahmin edebilmeniz için bu tabloda bir önceki yıl gerçekleşen değerler ve Merkez Öngörüleri verilmiştir. Girişleri yapıp kaydetmelisiniz. İskonto Tablosunda; Yedek Parça ve İşçilik iskontolarını ayrı ayrı girerek kaydetmelisiniz. Primler tablosuna Prim Hedefini girip kaydetmelisiniz. Servis sayfasında sadece Satış Sonrası Performans primi girilmektedir, diğer yedek parça primleri Servis Dışı Yedek Parça sayfasından girilmektedir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 24

26 Servis Diğer Tanımlar bölümünde Aylık Direkt İşçilik Maliyetleri ve Dışarıya Yaptırılan İşler tanımları bulunmaktadır. Direkt İşçilik Maliyetleri sayfanın en altında bulunan Departman Giderleri tablosunda bulunan Servis Direkt Personel Maaşları ve Servis Direkt Primleri girişlerine göre hesaplanmaktadır. Bu bölümde Dışarıya Yaptırılan İşler için Yüzde ve Kâr Marjı girişi de yapmalısınız. Toplam Servis girişlerinin ne kadarını dışarı yaptırmayı planlıyorsanız Yüzde alanına bu değeri girmelisiniz. Kâr Marjı Alanına ise dışarıya yaptırılan işlerin hedeflenen kâr marjını girmelisiniz. Verileri girdiğinizde, tabloda, yıllık servis bütçeniz dikkate alınarak, dışarıya yaptırılacak işlerin toplam tutarı ve elde edilecek brüt kar gösterilecektir. Girişleri yaptıktan sonra Kaydet tuşu ile girdiğiniz değerleri kaydetmelisiniz. Mekanik ve Kaporta-Boya yedek parça maliyetleri hesaplanırken; dışarıya yaptırılan işlerin yedek parça payı, yedek parça cirolarından düşüldükten sonra kalan tutar yedek parça kar marjı ile çarpılarak maliyet bulunmaktadır. Dışarıya Yaptırılan İşlerin maliyeti ise servis maliyetlerine eklenmektedir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 25

27 Servis Bütçesi - Bütçe Tablosu aylara bölünmüş özet Servis Bütçesini göstermektedir. Bütçe Tablosuna aylık satış adetleri girilmiş olarak gelmektedir; rakamlar bir önceki yılın dağılımına göre belirlenmektedir. Adetleri veya yüzdeleri kullanarak dağılımı istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz. Bütçe Tablosunda Satılan Malın Maliyeti hesaplanırken; Direkt İşçilik Bedeli alınmakta, Dışarıya Yaptırılan İşler düşüldükten sonra kalan yedek parça cirosu üzerinden Yedek Parça Kâr Marjına göre yedek parça maliyeti bulunmakta, bu tutarlara Dışarıya Yaptırılan İşlerin maliyeti, Boya Materyal Maliyeti ve İş Geliştirme Maliyeti eklenmektedir. Boya Materyal Maliyeti ve İş Geliştirme Maliyeti direkt bütçe tablosu üzerinden girilmektedir. İş Geliştirme Maliyeti, iş kabul kartı (İKK) açılmayan iş geliştirme birimlerinin maliyeti hesaplanarak girilmelidir. İKK Açılan birimlerin maliyeti İşçilik ve Yedek parça maliyetlerinin içinde zaten bulunmaktadır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 26

28 Servis Dışı Yedek Parça bölümünde tanımlanan Yedek Parça Primlerinin servis bölümüne düşen payları da yine Bütçe Tablosunda Mekanik Yedek Parça Primleri ve Kaporta-Boya Yedek Parça Primleri satırlarında gösterilmektedir. Servis Departman Giderleri bölümünü çalışma prensipleri Satış Yeni Araç bütçesinin Departman Giderleri bölümü ile aynıdır. Servis Bütçesinde son olarak İş Geliştirme Cirosu bulunmaktadır. İş Geliştirme Cirosu tablosuna Tanımlar-İş Geliştirme Birimleri bölümünde işaretlediğiniz birimler gelecektir. Her biri için yıllık satış hedefi tutarını veya yüzdesini girip Kaydet tuşuyla tabloyu kaydetmelisiniz. Finansal raporlarda İKK Açılmayan birimlerin ciroları servis cirolarına eklenecektir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 27

29 Servis - Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Servis sayfasının sağ üst köşesindeki Gerçekleşen Ekranına Git bağlantısına tıkladığınızda Aylık Liste karşınıza gelecektir. Buradan Giriş yapmak istediğiniz ayı seçip karşısındaki Giriş butonuna bastığınızda ekrana giriş sayfası gelir. Mekanik ve Kaporta Boya bölümlerine ayrı ayrı giriş yapıp kaydetmelisiniz. BYS Sistemine aylık servis satışları entegrasyonla gelmektedir, servis verileri her ayın 5 inde sisteme aktarılmaktadır. Garanti içi ve dışı ayrımı sistemde bulunmasına rağmen entegrasyonla gelen veriler içinde bu ayrım olmadığı için tüm tutar garanti içi alanlarına girilmektedir. Sistemden gelen verileri aynen kullanabilirsiniz veya rakamlarda düzeltme yapabilirsiniz, bu durumda giriş yaptığınız değerler geçerli olacaktır. İş Geliştirme Maliyeti girilirken İKK Açılmayan iş geliştirme birimlerinin toplam maliyeti girilmelidir. Mekanik ve Kaporta-Boya bölümlerini kaydettikten sonra sıra ile; Primler, Stok Devir Bilgileri, Departman Giderleri, İş Geliştirme Cirolarını girmelisiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 28

30 6. SERVİS DIŞI YEDEK PARÇA Servis Dışı Yedek Parça Bölümü, Satış Hedefleri, İskonto ve Primler bölümlerinde oluşmaktadır. Servis Dışı Yedek Parça satışınız olmasa bile, servisten satılan yedek parça primlerinin hesaplanabilmesi için bu sayfadaki Primler bölümünü mutlaka doldurmalısınız. İlk olarak Yıllık Satış Hedeflerini girmelisiniz. Eğer Toptan Yedek Parça veya Banko Satışı olarak yedek parça satışınız varsa, bu satışlar için hedeflediğiniz yıllık tutarı Toptan YP den Brüt Satışlar satırına girmelisiniz. Servisten Yapılan Brüt Satışlar, servis bölümüne girdiğiniz toplam yedek parça tutarından gelmektedir. İskonto Oranları ve İlave Satış Risturnleri Peşin ve Vadeli satışlar dikkate alınarak girilmeli ve kaydedilmelidir. Yedek Parça Primleri yüzdelik oran olarak hedeflenmelidir. Kademeli prim yapısı ve prim şartları değerlendirilerek yaklaşık hedeflenen prim oran olarak bütçeye kaydedilmelidir. YP Primlerinin servisten yapılan satışlar için hesaplanan bölümü Servis Bütçesine aktarılmakta, Yedek Parça Bütçe Tablosunda sadece TYP den yapılan satışların prim payı girilmektedir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 29

31 Servis Dışı Yedek Parça Bütçe Tablosuna diğer bölümlerden farklı olarak Iskarta girişi bulunmaktadır. Iskartaya ayrılması planlanan yedek parça tutarı ay bazında Iskarta alanlarına girilmelidir. Iskarta tutarları, maliyetlere eklenecektir. Servis Dışı Yedek Parça bölümünde bulunan Departman Giderleri girişi bundan önceki bölümlerde anlatıldığı gibidir. Bu sayfada son olarak Aksesuar Bütçesi bulunmaktadır. Aksesuar Bütçesi Servis Dışı Yedek Parça bölümünde ayrı bir işkolu şeklinde takip edilmekte olup, satış, iskonto, prim ve maliyet tutarları bu tabloya ayrıca girilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 30

32 Finansal raporlarda aksesuar bütçesine girdiğiniz brüt satışlar, servis dışı yedek parça brüt satışlarına; iskontolar, servis dışı yedek parça iskontolara; primler servis dışı yedek parça primlere, maliyet, servis dışı yedek parça maliyet alanlarına eklenmektedir. Servis Dışı Yedek Parça Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Servis Dışı Yedek Parça sayfasının sağ üst köşesindeki Gerçekleşen Ekranına Git bağlantısına tıkladığınızda Aylık Liste karşınıza gelecektir. Buradan Giriş yapmak istediğiniz ayı seçip karşısındaki Giriş butonuna bastığınızda ekrana giriş sayfası gelir. Aylık gerçekleşen değerleri tabloya girip kaydetmelisiniz. Servis Dışı Yedek Parça gerçekleşen satışları sisteme entegrasyonla gelmekte, veriler her ayın 5 inde aktarılmaktadır. Aylık satış, iskonto, risturn, maliyet ve ıskarta verilerini girdikten sonra gerçekleşen Akseuar değerlerini girmelisiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 31

33 Aksesuar bölümünü kaydettikten sonra sıra ile; Primler, Stok Devir Bilgileri, Departman Giderleri bölümlerini girmelisiniz. 7. PERSONEL BÜTÇESİ Personel Bütçesi, genel olarak departman bazında personel adetlerinin, personele ödenecek yıllık brüt ücretlerin ve primlerin, aylık bazda planlanıp girilmesi şeklindedir. Kendi bütçesini hazırlayan departmanların, yani kâr merkezlerinin (Satış Yeni Araç, Satış 2.El, Servis ve Servis Dışı YP) bütçelerini hazırlarken hedefledikleri personel adetleri, brüt maaşları ve primleri bu sayfaya getirilmektedir. Personel bütçesini yapmaya yetkili kişi bu değerleri değerlendirmekte, değiştirmeden kabul edebildiği gibi, revize ederek de bütçeye işleyebilmektedir. Finansal raporlardaki personel değerleri bu ekrandan girilmiş verilere bakılarak hesaplanmaktadır. Departman Bütçeleri içinde girilen personel maaş ve primleri bilgi içindir ve bütçe raporlarına bir etkisi yoktur. Kâr merkezi dışındaki departmanların personel bütçeleri de bu sayfada, personel yetkilisi tarafından girilmektedir. Departman Bazında, 12 aylık personel adetleri, vergi ve sigorta payları dahil olmak üzere brüt ücretler ve verilmesi planlanan primler listeye girilmeli ve kaydedilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 32

34 Personel Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Personel sayfasındaki Gerçekleşenler Ekranına Git bağlantısına tıklanarak ilgili ayın altındaki alanlara gerçekleşen değerler girilmelidir. 8. GENEL GİDER BÜTÇESİ BYS Bütçe uygulamasında 2 tip Gider bulunmaktadır. Bunlar Departman Giderleri ve Genel (Ortak) Giderlerdir. Departman Giderleri, bölüm bütçeleri yapılırken girilmektedir. Ortak Giderlerin girişi ise bu sayfadan yapılmalıdır. Gider Kalemleri ve giderlerin departman gideri veya ortak gider olarak belirlenmesi Bayi İş İdaresi birimince yapılmaktadır. Bayiler ise Tanımlar bölümündeki Ortak Giderler menülerini kullanarak Ortak Giderleri departmanlara paylaştırmaktadır. Girilen Genel Giderler bu paylar dikkate alınarak departmanlara dağıtılmakta ve departman bütçeleri oluşturulmaktadır. Genel Gider girişleri aylık bazda tabloya işlendikten sonra Kaydet tuşuna basarak kayıt yapılmalıdır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 33

35 Ortak Gider Tanımlarında girilen değerlere göre giderlerin bölümlere paylaştırılması Genel Giderlerin kaydedilmesi sırasında yapılmaktadır. Genel Gider kayıtları yapıldıktan sonra ortak gider tanımlarında veya paylarında bir değişiklik yapılırsa, giderler yeni paylara göre dağıtılmayacaktır. Giderlerin yeni girilen paylara göre dağılmasını istiyorsanız Genel Gider sayfasında tekrar Kaydet işlemi yapmalısınız. Bu kural genel gider gerçekleşenler sayfası için de geçerlidir, gerçekleşen genel giderlerin ortak gider tanımlarında yaptığınız değişikliklere göre yeniden paylaştırılmasını istiyorsanız, bu sefer gerçekleşenler sayfasına gidip, o sayfada Kaydet işlemi yapmalısınız. Genel Giderler Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Genel Giderler sayfasındaki Gerçekleşenler Ekranına Git bağlantısına tıklanmalı, ekrana gelen sayfada ilgili ayın altındaki alanlara gerçekleşen değerler girilmelidir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 34

36 9. FİNANSMAN BÜTÇESİ Finansman Bütçesi, Nakit Akış Tablosu ve Genel Bütçe Onayı sayfalarından oluşmaktadır. Ayrıca bu bölümden finansal raporlara erişim bulunmaktadır. Nakit Akış Tablosu Nakit Akış Tablosunda bayinin nakit akış vadelerine göre tahsilat ve ödeme bilgileri ile otomotiv dışı faaliyet gelir ve giderleri, sermaye, vergi, yatırım giderleri, geri ödemeler, faiz gelir ve giderleri bulunmaktadır. Erken Ödeme Primi (Geliri) yine nakit akış tablosuna girilmektedir. Finansal Raporlara gelir olarak eklenen Nakit Akış birimleri aşağıdaki gibidir: Otomotiv Diğer Gelirler Erken Ödeme Geliri Faiz Geliri Otomotiv Dışı Gelirler Finansal Raporlara gider olarak eklenen Nakit Akış birimleri aşağıdaki gibidir: Faiz Gideri Otomotiv Diğer Giderler Otomotiv Dışı Giderler Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 35

37 Tahsilat, Ödeme ve Faaliyet Giderleri departman bütçelerine girilen verilerin Nakit Akış Vadelerine göre vadelendirilmesi ile tabloya getirilmekte, diğer verilerin ise aylık bazda girilmesi gerekmektedir. Tahsilat ve Ödemelerin vadelendirmesi ortalamaya göre yapılmaktadır. Örneğin Yeni Araç Tahsilat Süresi 10 gün girilmiş ise, Ocak 2011 satış yeni araç tahsilatı hesaplanırken; Aralık 2010 satışların 10/30 u bulunup, Ocak 2011 satışlarının 20/30 una eklenmektedir. Nakit Akış Tablosuna aylık değerler girilip Kaydet işlemi yapılmalıdır. Aynı şekilde tablonun altındaki Nakit Akış Vadeleri de girilip kaydedilmelidir. Nakit Akış Tablosu Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi Finansman sayfasındaki Gerçekleşenler Ekranına Git bağlantısına tıklanmalı gelen ekranda ilgili ayın altındaki alanlara gerçekleşen değerler girilmelidir. Genel Bütçe Onayı BYS sisteminde, Bütçe Hazırlama Sürecinin sonunda senaryolardan biri Reel Bütçe olarak seçilerek onaylanmalıdır, bu onay yapılan tüm planların ve hedeflerin kabul edilmesi demektir bu yüzden önemlidir, bayiler tek senaryo ile çalışmış olsalar bile Reel Bütçe onayı yapmalıdırlar. Finansman Bölümünde Genel Bütçe Onayı sayfasını seçtiğinizde karşınıza yapmış olduğunuz senaryoların Özet Bütçe Tabloları gelecektir. Bu tabloda departmanların gelirleri ve giderleri listelenmiştir. Uygun bulduğunuz senaryonun en alt satırındaki Reel Bütçe Olarak Onayla butonuna basarak onay işlemini yapabilirsiniz. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 36

38 10. RAPORLAR Özet Gelir Tablosu Finansman Bölümü altındaki Özet Gelir Tablosu bağlantısına tıklayarak raporu alabilirsiniz. Bu rapor herhangi bir filtre bölümü (tarih v.s. soran) içermemekte bağlantıya tıklandığında bütçe yılı içindeki tüm senaryolar kontrol edilerek Özet Gelir Tablosu hazırlanmaktadır. Raporun amacı bütçe planlama aşamasında, hazırlanan senaryoyu geçen yılın gerçekleşen rakamları ve diğer senaryolar ile karşılaştırmaktır. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 37

39 Bütçe Sapma Raporu Finansman Bölümü altındaki Bütçe Sapma Raporu bağlantısına tıklayarak raporu alabilirsiniz. Bütçe Sapma Raporu, bütçe yılı içinde gerçekleşen değerler ile bütçeyi karşılaştırıp sapmaları raporlamaktadır. Ayrıca raporun dip toplamlarına bakarak gerçekleşen satışlarınızı, giderlerinizi, finansal bilgilerinizi ve total kârınızı görebilirsiniz. Raporu başlatmadan önce yıl-ay seçimi yapmalısınız. (Alfa-Lancia satışı olan bayiler ayrıca marka seçimi yapmalıdır.) Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 38

40 Bütçe Sapma raporu departman bazında tüm göstergeleri, brüt ve net karları planlanan ve gerçekleşen olarak göstermektedir. Raporun sonunda konsolide gelirler ve giderler gösterilmekte ve Total Net Kar verilmektedir. Ayrıca raporun altında ek olarak Gider Dağılımları verilmektedir. Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 39