İÇİNDEKİLER. Programın açılışı...2. Ana menü...5. Tüm tabloların ortak özellikleri Aramalar Katalog girişleri Yeni kayıt...

Transkript

1 İÇİNDEKİLER Sayfa: Programın açılışı...2 Ana menü...5 Tüm tabloların ortak özellikleri... 6 Aramalar Katalog girişleri Yeni kayıt Kayıt çoğaltma...14 MARC aktarımı Taşınır mal yönetmeliği Dökümler (etiketler, çıktılar) Katalog dışı kayıtlar Süreli yayınlar Süreli yayın sayıları Üye kaydı Ödünç işlemleri...27 Ödünç istatistikleri...31 Sipariş...34 Satın alma

2 PROGRAMIN AÇILIŞI Masa üzerindeki File Maker Pro ikon una çift tıklayarak programı çalıştırın. 2

3 Çıkan ekrandan Remote butonuna basın Ardından gelen pencerede ilk olarak Hosts bölümünde ana makinenizin (server) ip numarası ya da adını seçin, seçimden hemen sonra sağ taraftaki Available Files bölümünde Yordam programının dosyası gözükecektir, bir kere tıklayıp seçerek aşağıdaki open butonuna basın

4 Program açıldığında karşınıza bir şifre ekranı gelecektir. Bu alana önce kullanıcı adınızı ardından da şifrenizi yazarak OK butonuna basın. Yanlış giriş yaptığınız sürece program açılmayacaktır. Kullanıcı adı ve şifresi olmayanlar programı kullanamazlar. Kullanıcı adı ve şifre girişinden sonra OK tuşuna basılmasıyla programın ana menüsü açılır. 4

5 ANA MENÜ Ana menü, programın tüm modüllerine, ayarların yapıldığı Tanımlar ve kullanıcı yetkilendirmelerinin yapıldığı Kullanıcı Hesapları modüllerine erişim amaçlı kullanılır. Ayrıca kullanıcılar ana menü yoluyla, kullanıcı değiştir ve oturum kapat işlemlerini gerçekleştirebilirler. Tanımlar ve Kullanıcı Hesapları modülleri programın yüklenmesinin ardından bir kereye mahsus ayarlanarak kullanıma hazır hale getirilir. Bu modüllere erişim, sadece yetkili kullanıcı hesabıyla mümkün olacaktır. 5

6 TÜM TABLOLARIN ORTAK ÖZELLİKLERİ Yukarıda kırmızı çerçeve içerisindeki bölge tüm tablolarda (katalog, süreli, sipariş, üye, ödünç, sayım...) mevcuttur. Bu bölgede, içinde bulunduğunuz tabloya ilişkin komut butonları (yeni kayıt, kayıt çoğalt, kayıt sil, kayıtları sırala...), tablo içerisindeki kayıt miktarlarını gösteren alanlar, kayıtlar arasında geçiş yapılmasını sağlayan, defter yaprakları simgesiyle gösterilmiş butonlar, tüm alanlardan arama yapabilen bir arama satırı ve büyüteç simgesiyle belirtilmiş normal arama butonu (ctrl+f) bulunur. Bu bölgenin dışında üst bölümde yer alan sekmelerden kayıtlar adlı sekmenin altında da yine içinde olduğunuz tabloya ilişkin komutların listesi bulunmaktadır. Not: Dökümler sekmesinin altında da yine içinde bulunduğunuz tabloya ait çıktı seçenekleri mevcuttur. (çeşitli liste ve etiketler gibi) 6

7 Yukarıda siyah ok ile belirtilmiş liste butonu, çalıştığınız tabloda o an için ekranda kaç kayıt varsa, o kayıtları liste halinde görmenizi sağlayacaktır. Liste ekranındayken bulunan sonuçları alan adlarına (bölüm, sınıflama, demirbaş, eser adı/yazar...) göre sıralayabilirsiniz. Satırların sol kenarındaki ekran simgesinden üstünde durduğunuz kayıdın detay akranına kısayol geçişi sağlayabilirsiniz. 7

8 Kırmızı ok ile gösterilen buton, kayıt girişi yapılan detay ekranına geçiş sağlar. 8

9 Kırmızı okla gösterilen ipucu satırı, farenin imlecini alanların üzerinde bir saniye bekletmeniz ile belirecektir. Bu ipucu satırında, imleci 1 sn. beklettiğiniz alana hangi verilerin nasıl bir yolla girileceği açıklanmaktadır. İpucu satırları, butonlar ve kutucuklar için de geçerlidir. Not: Alanların ipucu satırı için alan içerisindeyken tıklamanıza gerek yoktur. İmleci hangi alanda bekletirseniz o alanla ilgili olarak ipucu satırı açılacaktır. 9

10 ARAMALAR Tüm tablolarda (katalog, sipariş, üye, ödünç, istatistik, sayım vs.) arama yapmak için ctrl+f yapmanız ya da ekranın üst tarafında büyüteç simgesiyle belirtilen arama butonuna basmanız yeterlidir. Arama görünümüne geçtiğinizde ekranına sol alt köşesinde find yazacaktır. Önemli Not: Eğer Browse yazıyorsa varolan kayıtları görürsünüz ve arama amacıyla herhangi bir alana veri girişi yaparsanız o an açık olan kayıtta (kitap, tez, sipariş kayıdı, üye bilgileri) değişiklik yapmış olursunuz. Önemli Not2: Sık rastlanan bir hata da arama görünümündeyken (find) kayıt girişi yapmaya çalışmaktır. Eğer amacınız herhangi bir tabloda (katalog, üye, sipariş, sayım vs.) yeni kayıt girişi yapmaksa ekranın sol alt köşesinde browse yazdığından emin olun ve bundan sonra yeni kayıt komutunu kullanın. Öncelikle hangi tabloda (katalog, üye, ödünç, sayım vs.) arama yapmak istediğinize karar verin. Arama görünümüne (find) geçin ardından aramak istediğiniz veri ya da verileri (kitap adı, eser adı, sınıflama no, demirbaş, yayın tarihi, üye adı, telefon no, ünvan, ödünç tarihi vs.) uygun alanlara yazın. Son olarak ekranın üst tarafında bulunan aramayı başlat butonuna basın. Sonuçları ekrandan takip edebilirsiniz. Arama görünümüne (find) geçtikten sonra bulunduğunuz tabloda (katalog, sipariş, üye,ödünç vs.) istediğiniz tüm alanlardan arama yapmanız mümkündür. Alanları birarada kullanarak arama yapabilirsiniz. Örn yılında Ankara da basılmış edebiyat konulu Türkçe kitapların listesi... Bunun için yayın yılı alanına 1998, yayın yeri alanına Ankara, sınıflama numarası alanına edebiyat konu numarası, dil alanına da Türkçe yazmalısınız. Örn yılının Ocak ayında Akademik personelin ödünç aldığı yayınlar listesi...bunun için ödünç tarihi alanına , grubu alanına Akademik personel yazmalısınız. Sistemde aramalarınızı kolaylaştıracak bazı simgeler mevcuttur! Üç nokta yanyana (...): Aralık belirtmek için bu simgeyi her tabloda ve tüm alanlarda kullanabilirsiniz. Örn (on numaralı demirbaş ve sonrası) (2010 yılı ve öncesi) (edebiyat konulu kitaplar) (belirli tarihlerin arası. Bu ödünç tarihi de olabilir, katalog ya da üye kayıt giriş tarihi de olabilir farketmez) 10

11 Eşittir (=) : Tablolarda boş kalmış alanları tespit edebilirsiniz. Örn. Eser adı alanına eşittir koyup arama yaparsanız, eser adı olmayan katalog kayıtlarını görebilirsiniz. Yıldız(*): Tablolarda dolu olan alanları tespit edebilirsiniz. Örn. Telefon numaraları alanlarından birine yıldız koyup arama yaparsanız, telefon numaralarından en az biri dolu olan üye kayıtlarını görebilirsiniz. Eşittir eşittir (==): Çift eşittir simgesiyle tam eşleşme sağlayan aramalar yapabilirsiniz. Örn. Aradığınız kitabın adı Maden olsun. Normal bir arama yapıp eser adına maden yazabilirsiniz. Ama arama sonucunda adı sadece maden olan kitapla birlikte eser adında maden kelimesi geçen diğer kitaplar, maden kelimesine ek almış eser adına sahip kitaplar vs. de gelecektir (maden, Türkiye de madencilik, maden rezervlerimiz, Mosque of Madena Giant shandalier). Örneklerde maden kelimesi geçtiği için arama sonucu hepsini görebilirsiniz. Şayet aradığınız sadece Maden adlı eserse, aramaya başlat demeden önce maden kelimesinin önüne çift eşittir koyarsanız (==maden) adı sadece maden olan eser adlarını görebilirsiniz. Not: Bu simgeyi sadece bir sözcük için değil, bir harf ya da bir cümlenin tamamını bulmak için de kullanabilirsiniz. Sözcükleri ya da sayıları bölmek için de kullanılabilir. Örn. ==PQ* sınıflama numarası alanında sadece PQ ile başlayan sınıflama numaralarını görmek için yapılan bir arama. Sondaki yıldız PQ dan sonra başka bir ifadenin daha bulunduğunu belirtmektedir. (yıldız: dolu olan alanlar!!!) Ünlem (!): Hangi alanda kullandığınıza bağlı olarak o alanda tekrar eden verileri tespit etmenizi sağlar. Örn. Üye soyadı alanında! simgesiyle bir arama yaptığınızda aynı soyada sahip üyeler birarada gözükecektir. Örn2. isbn no alanında! simgesiyle bir arama yaptığınızda aynı isbn nosuna sahip kayıtlar birarada gözükecektir. Büyüktür, büyük eşittir, küçüktür, küçük eşittir (> < ) : Matematik işlemlerinde de kullanılan bu simgelerin anlamı matematikte olduğu gibidir. Özellikle sayısal alanlarda arama yaparken kullanılabilir. Not: Üç nokta ( ) simgesiyle de benzer aramalar yapılabilir. Çift tırnak ( ): Aramalarda özel anlam içeren simgeler kayıtlarda geçiyorsa ve aranması gerekiyorsa sadece çift tırnak içinde aranabilir. Örn. Eser adında, paralel eser adını da belirttiğiniz kayıtları arıyorsanız eşittir simgesini = bu şekilde aramanız gerekmektedir. 11

12 KATALOG GİRİŞLERİ Daha öncede belirtildiği gibi katalog tablosunda kayıt oluşturabilmek için Browse modda olduğunuza emin olun. Ekranın sol alt köşesinde kırmızı okla belirtilen alanı kontrol ederek emin olabilirsiniz. Katalog tablosunda yeni bir kayıt açmanın üç yolu vardır. 1. Yeni kayıt: Yukarıda yeşil okla belirtilen yeni kayıt butonuna (ya da ctrl+n klavye kısayolunu kullanabilirsiniz) bastığınızda boş bir kayıt oluşur. Alanları kataloglama kurallarını dikkate alarak doldurmanız önemlidir. Not: Demirbaş alanı asla boş bırakılamayacağından dolayı her yeni kayıt açılışında sistem, # gibi bir numarayı otomatik olarak verecektir. Numaranın geçici olduğunu başındaki # simgesinden anlayabilirsiniz. Kütüphanenizde kullanılan demirbaş sistemine göre kendi demirbaş numaranızı vermeniz gerekecektir. Bunun dışında demirbaş alanında aynı numarayı tekrar edemezsiniz, varolan bir numarayı değiştiremezsiniz. Eğer yapılmaması gereken bir işleme başlarsanız sistem size uyarı verecektir. Not: Alanların hiçbirinde, kataloglama kurallarının gerektirdiği durumlar haricinde boşluk (klavyedeki boşluk tuşu) bırakılmamalıdır. Aksi halde web üzerinden ve programın içerisinden yapılan aramalarda yanlış sonuçlara ulaşmak kaçınılmaz olacaktır! 12

13 Yukarıdaki yeni açılmış boş bir kayıttır. Sistemin geçici olarak verdiği demirbaş numarası da gözükmektedir! Geri kalan alanlar yukarıda da belirtildiği gibi kataloglama kurallarına göre doldurulmalıdır. Kırmızı okla belirtilen alanlar her yeni kayıtta otomatik olarak sistem tarafından doldurulacaktır. Ancak bu alanların içeriği (tür, şekil, ortam, dil, ülke, yazı türü, demirbaş, kopya, temel giriş, sağlama) kaydedilen materyalin türü ve özelliklerine göre yetkili kullanıcı hesabı tarafından değiştirilebilir niteliktedir. Önemli not: Yanında, kod (01, 03, 12 vs.) ya da kısaltma (tur, tu, eng, ota vs.) bulunan alanların aşağı açılır listeleri vardır ve alandaki bilgiler değiştirilecekse bu listelerden seçim yapılmalıdır. Alanlara elle girilen veriler daha sonra web üzerinden ve programın içerisinden yapılan aramalarda yanlış sonuçlara ulaşılmasına yol açabilir!!! 13

14 2. Kayıt çoğaltma: Kataloğunuzda önceden varolan bir kayıttan bir tane daha açmanız gerekiyorsa, çoğaltmanız gereken kaydı aramalar bölümünde anlatılan kurallara göre bularak, yukarıdaki turuncu okla belirtilen kayıt çoğalt butonuna (ya da ctrl+d klavye kısayolunu kullanabilirsiniz) basmanız yeterli olacaktır. Demirbaş hariç tüm alanlar çoğaltılacaktır. Not: Çoğaltma yaptığınız zaman yeni eklediğiniz materyalin isbn no, yayın yılı, basım kaydı, yayın yeri, yayınlayan, fiziksel niteleme gibi bilgilerini kontrol etmenizde fayda vardır. 14

15 3. MARC aktarımı: MARC aktarımı için öncelikle elinizdeki materyalin başka kütüphanelerdeki katalog kayıtları ve MARC görünümlerine ulaşmanız gerekecektir. Bunun için aşağıda birkaç adres öneriyoruz vs. İstediğiniz herhangi bir kurumun kütüphane katalog tarama sayfasında arama yapabilir ve MARC görünümüne ulaşabilirsiniz. Kütüphaneler farklı otomasyon sistemleri ve farklı web arayüzleri kullanabilirler ancak aradığınız materyalle ilgili bir katalog bilgisine ulaştığınızda, sayfada mutlaka MARC ibaresi geçen bir buton bulunacaktır.(marc ekranı, MARC etiketleri, MARC tags, MARC display, MARC screen vs.) Örn. Ulusal toplu katalog sayfasında yapılan bir arama sonucu katalog kayıtlarına ulaşılır. MARC görünümü için sağ üst köşede turuncu okla belirtilen Ayrıntılı Gösterim butonuna basılır. 15

16 Ayrıntılı gösterim materyalin hem katalog kaydını hem de MARC görünümünü içermektedir. MARC görünümü yukarıda görüldüğü gibi seçilerek kopyalanır. Kopyalanan MARC görünümü yukarıda kırmızı oklarla belirtilen Dosya/Marc/Marc Al (ya da kısaca Ctrl+Shift+1) komutu kullanılarak kendi kataloğunuza aktarılır. 16

17 Not: Materyalin katalog kaydı başka bir kütüphande bulunup MARC görünümü kopyalandıktan sonraki işlem her zaman aynıdır. (Dosya/Marc/Marc Al ya da kısaca Ctrl+Shift+1) Not2: Dosya/Marc/Marc Al (ya da kısaca Ctrl+Shift+1) komutu kullanıldıktan sonra sistem, kaydın yeni kayıt olarak mı yoksa birleştir ilerek mi aktarılacağını soracaktır. Şayet önceden yeni (boş) bir kayıt açtıysanız ya da özellikle bir materyalin içeriğini değiştirecekseniz birleştir komutunu kullanabilirsiniz. Eğer birleştir komutu kullanılacaksa kopyaladığınız MARC kodları sistemdeki hangi kayıtla birleştirilicekse o kayıt önceden aranarak ekrana getirilmelidir. Yeni (boş) kayıt açmadıysanız veya değiştirmeyi düşündüğünüz kayıt yoksa yeni kayıt komutunu kullanabilirsiniz. Not3: Katalog kaydını aktardıktan sonra kendi demirbaş sisteminize göre numara vermeyi unutmayınız. Ayrıca gelen kaydı inceleyerek hatalı alanları düzeltmeli ve kendi kütüphane sisteminize uygun hale getirmelisiniz. Özellikle sınıflama no, kopyacilt, yayın yeri, yayınlayan, fiziksel niteleme, konu başlıkları, basım kaydı, yayın yılı isbn gibi alanların içerikleri mutlaka kontrol edilmelidir. Aktardığınız katalog kaydını mutlak doğru olarak kabul etmemeniz, elinizde fiziki olarak bulunan materyalle karşılaştırma yapmanız önemlidir!!! 17

18 TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ Kütüphaneniz taşınır mal yönetmeliğine tabi ise ve taşınır mal yönetmeliği işlemlerinizi yordam üzerinden yürütecekseniz kırmızı çerçeve içerisindeki taşınır işlemleri alanlarını kullanmanız gerekecektir. 1. Yeni bir kayıt açtığınızda (her 3 yolla da olabilir. Yeni kayıt, kayıt çoğaltma, MARC aktarımı) öncelikle demirbaş vermek için Sıra Sicil No alanı içerisindeki yeşil + butonuna bir kez tıklayınız. Bu işlem katalog kayıdınız için hem sicil hem de demirbaş numarası verecektir. 2. Taşınır Fiş No alanına satın aldığınız her parti materyal için (bir defada satın alınan 500 kitap vs.) bir numara veriniz. Örn de ilk defa satın alma işlemi yapıyorsanız, alınan tüm materyallerin Taşınır Fiş No alanına 2012/1 yazabilirsiniz. Takip eden satın alma işlemlerinde 2012/2, 2012/3 gibi numaralar vermeye devam edebilirsiniz. Not: Burada önemli olan tek seferde satın alınan tüm materyallerin Taşınır Fiş No sunun aynı olması gerekliliğidir. Not2: Yıl içerisinde gelen bağış materyallere de belirli bir fiş numarası vermek zorunludur. Bağışlanan materyallere verilen fiş numaraları satın alınan materyallere verilen fiş numaralarının arasına girebilir. 18

19 Örn. 2012/ yılının 5. satın alma işlemini ifade ediyor ise bundan sonraki fiş numarası yani 2012/6 bağış materyaller için kullanılabilir. Tamamen bağış materyallerin kütüphaneye gelme ve kataloğa girme zamanıyla ilgilidir. Yani, bağış materyaller yılın başında gelmişse 2012/1 numaralı fişe de girebilirler. Bağış materyaller için yılda toplam kaç fiş çıkarılacağı ilgili birimlerin sorumluluğundadır. 3. Taşınır Fiş Tarihi alanına taşınır fişi çıkarmak istediğiniz tarihi yazınız. Burada da dikkat edilmesi gereken husus Taşınır Fiş No su aynı olan materyallerin Taşınır Fiş Tarihi nin de aynı olması gerekliliğidir. 4. Taşınır Fiyatı alnına satın aldığınız materyalin kdv li fiyatını yazınız. Ya da kdv siz fiyatını yazarak yan taraftan kdv oranını belirleyiniz. Sistem, hesaplamasını yaptıktan sonra kdv li olarak bir alt alana işleyecektir. 5. Taşınır İz Fiyatı alanına bağış ya da fiyatı belirlenemeyen materyallerin bir kurul tarafından belirlenen fiyatlarını yazınız. (en düşük 0,01 Tl gibi) Bu önemli alanların haricinde satın alma işlemi yapıldıktan sonra materyallerin hangi firmadan/lardan alındığını, fatura bilgilerini de ilgili alanlara isteğe bağlı olarak işleyebilirsiniz. Not: Ana sayfada bulunan Firma tablosuna çalıştığınız firmaları önceden kaydetmelisiniz. Taşınır İşlemleri alanlarından biri olan Firma alanında sizin bu şekilde kaydetmiş olduğunuz firmalar liste halinde gözükecektir. 19

20 Taşınır ile ilgili bir çıktı almak istiyorsanız önce bir arama (ctrl+f) yapın. Kaçıncı fişi çıkartmak istiyorsanız Taşınır Fiş No alanına ilgili fiş nosunu yazarak aramayı tamamlayın. Sonra yukarıda gördüğünüz sırayla dökümler/listeler/taşınır çıktılarından (kırmızı çerçeve içerisine alınmış) birini seçebilirisiniz. Not: Kırmızı okla gösterilmiş butona basarak taşınır fiş tanımları sayfasına geçiş yapın. Bu sayfada her bir Taşınır Fiş no için yeni bir kayıt açın. İpucu: Bir kez taşınır fiş tanımı oluşturduktan sonra oluşturduğunuz fiş tanım kayıdını çoğaltabilirsiniz. Sadece Taşınır Fiş No ve Taşınır Fiş Tarihi alanlarını değiştirmeniz yeterli olacaktır. 20

21 DÖKÜMLER Katalogdan istediğiniz kayıtlara ait barkod ya da sırt etiketi çıktısı almak için öncelikle hangi kayıtların etiketlerini çıkarmak istediğinizi belirlemeniz gerekmektedir. Katalog tablosunda arama yaparak daha önce belirtilen arama kriterlerini (..., *, =, == vs.) kullanarak doğru kayıtları ekranınızda toplamalısınız. Not: Kırmızı okla belirtilen alanda (found alanı) kaç kayıt gözüküyorsa orada gözüken kadar kayıdın çıktısını alabilirsiniz. Örn. Arama görünümünde demirbaş alanına yazıp arama yaparsanız found alanında 10 adet kayıt gözükecektir ve sadece bu 10 kayıdın çıktılarını alabilirisiniz. Dolayısıyla çıktı alacağınız zaman, önce belirli demirbaş aralıkları ya da tarih bazında bir arama yapmalısınız. Sonuçlara ulaştıktan sonra yukarıdaki kırmızı oklarla gösterildiği gibi, sırasıyla dökümler/etiketler/istediğiniz ebat ve türde etiket seçiminin ardından baskı işine geçebilirsiniz. Baskı öncesi görünüm aşağıdaki gibidir. 21

22 45x30 [4] Sırt Etiketi Örneği 45x30 [4] Barkod-Sicil Etiketi Örneği 22

23 KATALOG DIŞI KAYITLAR Katalog tablosuna kaydedilen her materyal (şayet taşınır mal yönetmeliğine tabi iseniz) sicil no, taşınır fiyatı, taşınır fiş no, taşınır fiş tarihi almak zorundadır. Eğer kaydedeceğiniz materyal bu alanların doldurulmasından muafsa diğer tablolara (süreli yayınlar, kitapdışı materyaller, e-kitaplar) kaydedilmelidir. Not: Süreli yayınlar eğer ciltlenmeyecekse katalog tablosuna değil süreli yayınlar tablosuna kaydedilmelidir! Not2: Kitapdışı materyaller (filmler, haritalar, diskler v.s.) çoğunlukla sicil ve demirbaş numarası aldıkları için kataloğa kaydedilmelerinde bir mahsur yoktur. Not3: Katalog tablosuna girilecek kitapdışı materyaller, tezler ve ciltli! süreli yayınların kaydı kitapların kaydından farklı değildir. Sadece girdiğiniz materyalin tür, şekil ve ortam bilgisini ilgili alanlardan değiştirmeniz yeterli olacaktır. Yalnız tezler için kullanılabilecek üniversite, enstitü, ana bilim dalı, bilim dalı ve fakülte alanları da yine katalog tablosu içerisindedir. 23

24 SÜRELİ YAYINLAR 1 2 Süreli yayınlarınızı kayıt altına almak için öncelikle ana sayfadan süreli yayınlar tablosuna giriş yapmalısınız. Bu tabloda dikkat edilmesi gereken, elinizdeki süreli yayın sayılarının kaydı ile süreli yayına açmış olduğunuz isim (kütük) kaydının karıştırılmamasıdır. Kütük kaydının fiziki bir karşılığı yoktur. Sanal bir kayıttır. Sayıların birarada tutulabilmesi gereklidir. İlk defa süreli yayın girişi yapılıyorsa öncelikle yeni kayıt (1 no lu kırmızı ok) butonuna basarak süreli yayına ait bir isim (kütük) kaydı oluşturulur. Bu kütük kaydında süre alanından süreli yayının çıkış aralığı (aylık, 3 aylık vs.) belirtilir. Ayrıca sayıdan sayıya değişmeyecek katalog bilgileri de bu kütük kaydına işlenmelidir (issn, konu başlıkları, yayın tarihi vs.). Kütük kayıdı için yeni kayıt butonuna basıldığında sistem otomatik olarak bir demirbaş numarası verecektir (S0001, S0002 vs.) Not: Yayın tarihi elinizde bulunan sayı/sayılara ait yayın tarihi değildir! Kaydetmek üzere olduğunuz süreli yayının ilk çıkış tarihini bu alana işlemeniz gerekmektedir. Örneğin National Geographic 1888 yılından beri yayımlanmaktadır. Sizin elinizdeki sayılar 2002 yılından başlıyorsa kütük kaydındaki yayın tarihi alanına 2002 değil 1888 yazmanız gerekmektedir. Şayet bilmiyorsanız [t.y.] ibaresi yazılabilir. 24

25 SÜRELİ YAYIN SAYILARI Yukarıdaki resimde 2 numaralı kırmızı okla gösterilen yeni sayı butonuna basarak önceden açmış olduğunuz süreli yayın kütük kaydına süreli yayın sayılarını ekleyebilirsiniz. Yeni sayı butonuna bastığınızda alt bölümdeki sayı alanının en üstünde boş bir satır belirecektir. Sistem süreli yayın sayılarına da otomatik demirbaş numarası verecektir (SY , SY vs.). Bundan sonra elinizdeki süreli yayın sayısını dikkate alarak yıl, cilt, sayı, dergi tarihi alanlarını doldurmanız gerekir. İsteğe bağlı olarak içindekiler alanı da yine elinizdeki süreli yayın sayısının içindekiler sayfalarına uygun şekilde doldurulabilir. Sayı hakkında daha fazla ayrıntı belirtmek için sağ tarafında bulunan yeşil buton ile (kırmızı okla gösterilen) sayının ayrıntı sayfasına geçiş yapılarak ilgili alanlar doldurulabilir.(url, fiziksel niteleme, içindekiler vs.) 25

26 ÜYE KAYDI 1 Kütüphanenizden faydalanacak kişileri sistemde üye tablosuna kaydetmeniz gerekmektedir. Ana sayfadan üye tablosuna geçiş yapıp yeni kayıt (ctrl+n) butonuna basarak boş bir kayıt oluşturduktan sonra kaydedeceğiniz kişiye ait bilgileri ilgili alanlara yazınız. Not: Üye kodu, durum, grubu (grubu alanı, daha önceden belirlenmişse gün sınırı, eser sınırı, uzatma sınırı gibi alanla ait verilerin otomatik olarak girilmesini sağlayacaktır) sistemin çalışabilmesi ve üyeye ödünç verilebilmesi için mutlaka doldurulması gereken alanlardır. Not2: Üye kodu, T.C. kimlik no, sicil no ya da ardışık bir numara sisteminden oluşabilir (000001, vs.). Katalog tarama sayfasında oturum açılabilmesi için üye kodu ve şifre gereklidir. Üyelerin oturum açmak için kullanacakları şifre sistemi tanımlar tablosundan belirlenecektir. Boş, 1, üye kodu, doğum tarihi, sicil no, üye kodunun son 4 hanesi seçeneklerinden biri üye şifresi olarak kullanılacaktır. Şifreyi ilk oturum açılışında değiştirmek güvenlik açısından önemlidir. Üyeler katalog tarama sayfalarında oturum açarak şahsi bilgilerine müdahale edebilirler aynı zamanda üzerlerindeki materyalleri, iade ettikleri materyalleri, arşivlerini takip edebilirler. Ayrıca eser istek, uzatma ve ayırtma işlemlerini kendileri yürütebilirler. Not: Kayıtlı üyelerin katalog tarama sayfasında oturum açıp kütüphanede olması gerektiğini düşündükleri materyaller için size eser istek formu göndermelerini istiyorsanız 1 numaralı kırmızı okla gösterilen kutucuğu işaretlemelisiniz! 26

27 ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ Ödünç işlemi yapabilmek için öncelikle katalog ve üye tablolarında materyal ve kişi kayıtlarının olması gerekmektedir. Ödünç verme: Ödünç verme işlemine başlarken yukarıda kırmızı okla belirtilen ödünç ver (ctrl+n) tıklayın. Sizden üye kodu veya adı soyadı ya da T.C. kimlik no isteyen bir pencere açılacaktır. İpucu!Üye bilgilerinden sadece birini yazmanız yeterlidir. 27

28 İkinci aşamada ödünç vermek istediğiniz materyalin demirbaşı istenecektir. Demirbaş numarası katalogda nasıl yazılmışsa burada da aynen yazmanız önemlidir. Not: Demirbaş numarası katalogda olarak gözüküyorsa ödünç verirken de olarak yazılmalı. Bir sıfır bile eksik ya da fazla olursa sistem karşılaştırma yapamayacağı için ödünç işlemi tamamlanamayacaktır. Demirbaş da yazıldıktan sonra sistem uyarı niteliğinde bir pencere daha açacaktır. Uyarı kontrol edilip tamam a tıklandıktan sonra ödünç verme işlemi tamamlanacaktır. 28

29 Uzatma yapma: Uzatma yapacağınız zaman kırmızı okla gösterilen uzatma yap butonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Açılan pencereye uzatma işlemi yapmak istediğiniz materyalin demirbaş numarasını yazıp tamam butonuna tıklayınız. Kaç gün uzatma yapmak istiyorsanız gelen pencereye uzatma yapmak istediğiniz kadar gün sayısı yazıp tamam butonuna tıklayınız. İşlem tamamlanacaktır. 29

30 İade alma: İade alma işlemi yapmak için kırmızı okla gösterilen iade al butonuna tıklayınız. Çıkan penceredeki demirbaş alanına iade almak istediğiniz materyalin demirbaşını yazıp tamam butonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Not: Demirbaş numarası katalogda olarak gözüküyorsa iade alırken de olarak yazılmalı. Bir sıfır bile eksik ya da fazla olursa sistem karşılaştırma yapamayacağı için iade işlemi tamamlanamayacaktır. E-posta gönderimi: Kayıtlı üyelere uyarı ya da ceza durumlarını belirtmek amacıyla e-posta gönderebilirsiniz. Önceden tanımlar tablosundan yapmış olduğunuz e-posta ayarları (e-postanın kaç gün önceden gönderilmeye başlanacağı, gecikme durumunda kaç günde bir e-postanın gönderileceği, ceza bilgisinin e-postaya eklenip eklenmeyeceği vs.) doğrultusunda sistem otomatik ya da elle e-posta gönderimi yapacaktır. Yukarıda bahsedilen ayarlar yapıldıktan sonra e-posta eğer elle gönderilecekse ödünç tablosunda sol tarafta kırmızı okla gösterilen e-posta gönder butonuna basılarak işleme başlanır. Sistem e-posta gönderilmeye uygun kişileri otomatik olarak belirleyecektir. 30

31 ÖDÜNÇ İSTATİSTİKLERİ Ödünç işlemleri üzerinden istatistik alabilmek için öncelikle ödünç tablosunda kırmızı okla gösterilen liste butonuna tıklayın. Geçeceğiniz ekran ödünç tablosunun listesidir Liste ekranında üye(1), ayırtma(2), katalog(3) ve ödünç(4) bilgileri bir arada bulunmaktadır. Tüm alanlardan arama yapılabilir. 31

32 Örn: Ödünç liste ekranında arama (ctrl+f) görünümüne geçtikten sonra ödünç t/z alanına herhangi bir tarih ya da tarih aralığı yazarak aramayı başlatın. İsterseniz tarihle birlikte grup, üye ya da demirbaş araması da yapılabilir.(arama görünümünde ödünç t/z alanına *.*.2012 ve grubu alanına akademik personel yazarak aratırsanız, 2012 yılında akademik personelin yapmış olduğu ödünç işlemleri listesine ulaşırsınız) Liste bölümünde birden fazla tablodan bilgi olduğu için örnekleri çoğaltmak mümkündür. 32

33 Önceki aramaya göre sol üst tarafta kırmızı okla gösterilen sayı (139) 2012 yılı içerisinde akademik personlin yaptığı ödünç işlemi miktarıdır. Ancak bu sayı ödünç verilen materyal sayısı ve ödünç alan kişi sayısını ifade etmez. O sayılara yine sol tarafta kırmızı oklarla gösterilen iki adet kırmızı butonu kullanarak ulaşılabilir. Birinci kırmızı buton hangi materyaller üzerinden ödünç işlemi yapıldığını göstermek için katalog tablosuna geçiş yapar. İkinci kırmızı buton kimlerin ödünç işlemi yaptığını göstermek için ödünç tablosunun detay görünümüne geçiş yapar. Not: Kırmızı butonları kullanarak geçiş yaptığınız tabloların sol üst tarafında (found) hanesindeki kayıt miktarlarını kontrol etmeyi unutmayınız! Yukarıda kırmızı okla belirtilen dökümler sekmesinden ise yaptığınız aramaya ilişkin daha detaylı sonuçlar almanız mümkündür. Bu sonuçlar bilgisayarınızın masaüstüne ya da sizin önceden belirlediğiniz bir dizine,.htm uzantısıyla gönderilecektir. Not2: Sol tarafta kırmızı çerçeve içerisindeki butonlar ile ödünçteki, iade edilmiş, bugün gelmesi gereken ve iadesi gecikmiş materyallerinizi kolayca listeleyebilirsiniz. Sonuçları çıktı ya da.pdf uzantılı dosya olarak almak isterseniz dökümler sekmesindeki ödünç listesini kullanabilirsiniz. 33

34 SİPARİŞ Ana sayfada bulunan sipariş tablosunda kayıtlı üyelerinizden gelen eser istek kayıtları tutulmaktadır. Yalnız kayıtlı üyeler değil kendiniz de eser istek kaydı oluşturup sonrasında toplu halde satın alma işlemlerinizi yine bu tablodan yürütebilirsiniz. Not: Üye kaydı bölümünde de belirtildiği gibi eğer kayıtlı üyelerinizin sisteme eser istek bilgisi göndermelerini istiyorsanız üye tablosunda ilgili üyeyi bulup o kayıttaki sipariş kutucuğunu işaretlemelisiniz! (bkz. s. 26) İstek bilgilerinin kimden geldiğini 1 numaralı çerçeveden, isteğin ne zaman gönderildiği ve hangi materyalle ilgili olduğu 2 numaralı çerçeveden takip edilebilir. Üyelerden istek geldiğinde ilk kontrol etmeniz gereken eser durumu (4 numaralı kırmızı çerçeve içerisinde) alanıdır. Sistem isbn numarasından karşılaştırma yaparak istenen materyalin kataloğunuzda kayıtlı olup olmadığını kontrol etmektedir. Şayet istenen materyal kataloğunuzda varsa kayıt sil (ctrl+e) komutunu kullanarak isteği kaldırmak sizin karar verme yetkinizdedir. 34

35 SATIN ALMA Tek seferde satın almak istediğiniz materyallerin hepsinin grup numarası aynı olmalıdır (üstte ortada kırmızı okla gösterimiş alan). Grup numarasının aynı olması, satın alma işlemlerinde bu kayıtları toplu halde aratırken kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca satın alma işlemlerinden sonra bilgilendirme amaçlı e-posta gönderimlerinde de bu grup numarası kullanılacaktır. Grup numarası verilmiş kayıtlar arasında bir arama yaparak kayıtların toplu halde ekrana gelmesini sağlayın. Sol tarafta kırmızı okla gösterilmiş teklif gönder (xls) butonunu kullanarak bilgisayarınızın masaüstüne ya da sizin önceden belirlediğiniz bir dizine teklif dosyanızı gönderin. Önemli Not!! Dışarı aktardığınız teklif.xls adlı dosyanın adını kesinlikle değiştirmeyiniz. Bu dosyayı, alan adlarında hiçbir değişiklik yapmadan fiyat teklifi alacağınız firmalara gönderin. Firmaların, sadece fiyat ve birim (TL, USD, EUR vs.) alanlarını doldurarak dosyayı geri göndermeleri gerekmektedir. Dosyadeki fiyatlandırılmış verileri fiyatlandırma listesine aktarmak için kırmızı çerçevenin sağ üst köşesindeki kırmızı okla gösterilmiş butonu kullanarak liste görünüme geçin. 35

36 Kırmızı çerçeve içerindeki excel dosyası sipariş tablosundan grup numarası seçilerek gönderilmiş teklif dosyasıdır. Firma Kaydı: Çalıştığınız firmaları ana sayfada bulunan firma tablosuna kaydedin. Firma kaydı diğer tablolardaki kayıt işlemiyle aynıdır. Önce firma tablosuna geçin. Yeni kayıt (ctrl+n) komutunu kullanarak boş kayıt oluşturun. Firma alanına bir firma kodu girin (F0001, F0002 vs.). Üye kodu ya da demirbaş gibi sadece kaydettiğiniz firmaya ait bir kod olacaktır. Diğer alanları da kaydettiğiniz firmaya ait bilgileri içerecek şekilde doldurun. 36

37 Önceden grup numarası belirlenmiş (örnekte gözüken grup numarası 1) ve firmalardan fiyatları alınmış teklif.xls dosyası solda kırmızı okla gösterilmiş Teklifleri Al (xls) butonu kullanılarak içe aktarılır. Kırmızı çerçeve içerisndeki firma alanından, önceden girmiş olduğunuz firmalardan ilgili olanı seçin. Ardından kırmızı okla belirtilmiş firma yazısına tıklayarak aktardığınız fiyatlanmış tüm kayıtların aynı firma bilgisine sahip olmasını sağlayınız. KDV oranı alanında da aynı işlemi uygulayınız. Not: Birden fazla firmadan teklif alabilirsiniz. Ama öncelikle çalıştığınız ya da çalışacağınız tüm firmaları anasayfadan geçiş yapabileceğiniz firma tablosuna kaydetmeyi unutmayınız. Not2: Daha önce de belirtildiği gibi, birden fazla teklif alırken dikkat edilmesi gereken önemli bir husus da dışa aktardığınız teklif.xls dosyasının adının değiştirilmemesidir. Bir kez fiyat teklifi aldıktan sonra dosyayı çoğaltarak başka bir isim verebilir ve başka bir yere kaydedebilirsiniz. Adını değiştirmediğiniz dosyanın içindeki fiyatları silip tekrar başka bir firmaya gönderilecek hale getirmeniz önemlidir! Birden fazla teklifi içe aktardıktan sonra grup no, firma alanlarını birarada kullanarak en ucuz teklifi veren firmaları listeleyebilirsiniz. Kırmızı ve bold karakterle yazılmış teklifler en ucuz olanlardır. Ayrıca adet alanının yanındaki * simgesi de ucuz teklifi ifade etmektedir. Hangi firma ya da firmalardan satın alma işlemi yapacağınızı belirlediyseniz listeyi yukarıda anlatılan kurallara göre oluşturup sol üstte kırmızı okla gösterilen dosyaya gönder (xls) komutunu kullanarak firmaya gönderilecek nihai satın alma listenizi oluşturabilirsiniz. 37

38 2 3 1 Materyaller satın alınıp fiziki olarak kütüphanenize girdikten sonra satın alma bilgileri alanında (1 numaralı kırmızı çerçeve) satın almayla ilgili alanları (firma kodu sizin firma tablosunda firmaya vermiş olduğunuz koddur ve listesi alan üzerine tıklandığında açılır, fatura tarihi, fatura no vs.) doldurun. Materyalin durumunu 2 numaralı kırmızı çerçeve içerisindeki seçeneklerden belirtilmelidir. 3 numaralı kırmızı çerçeve içerisindeki e-posta gönder komutu, materyal isteğinde bulunan kişilere materyalin durumu (2 numaralı kırmızı çerçeve içerisinden seçilen seçenekler...geldi, stokta yok, mevcut vs.) hakkında bilgi vermek için kullanılabilir. Satın alma işlemi tamamlanmış materyaller 3 numaralı kırmızı çerçeve içerindeki kataloğa aktar komutu kullanılarak toplu halde kataloğunuza aktarılabilir. Not: Yukarıdaki işlemleri yaparken aynı grup numarasına sahip materyallerin bir arada olmasına dikkat edilmelidir. Dolayısıyla işlem (e-posta göndermek, kataloğa aktarma vs.) yapmadan önce grup numarasıyla arama yapmak gereklidir. 38