Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve İlgili Mevzuatı Kapsamında İç Kontrol

Transkript

1 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve İlgili Mevzuatı Kapsamında İç Kontrol MURATPAŞA BELEDİYESİ 20 KASIM 2014

2

3 AŞAĞIDAKİLERİN HANGİLERİ İÇ KONTROL EYLEMİDİR? 01. Görev Ayrımı ve Dağılımına Dair Yıllık Listelerin Tanzim Edilmesi. 02. Kullanılan Yazılım Çerçevesinde Şifreler (Parolalar). 03. Yıllık Ücretli İzin Planlarının Şubat Ayı İçinde Hazırlanmasına Dair Bir Genelge. 04. Hesap Mutabakatları. 05. Personel Bilgilendirme Toplantıları. 06. Yeni Bilgisayar Sistemi Hakkında Eğitim. 07. Grup Dinamiği Hakkında Eğitim. 08. Ek Ders Ücretlerine Dair Cetvellerin Nasıl Doldurulacağına İlişkin Genelge. 09. Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği ne Dair Genelge Yayımlanması. 10. İç Kontrol ve Kamu Mali Yönetim Sistemi Hakkında Eğitim Alınması. 11. Harcama Yetkilisi Mutemetlerinin Mevzuat Eğitimine Alınması. 12. Son Dört Yıla Ait Bütçe Gerçekleşme Tablolarının Hazırlanması. 13. İnternet Erişimine Dair Tüm Kayıtların Muhafaza Edilmesi. 14. Yapılmakta Olan Yeni Ek Hizmet Binasındaki Yerleşim Planının Revizesi...

4 KAMU MALİ YÖNETİM SİSTEMİNİN UYGULANACAĞI KAMU İDARELERİ 4

5 5

6 Muhasebe Uygulaması Taşınır Uygulaması Bütçe Uygulaması Ön Mali Kontrol Uygulaması 6

7 Çok toplantı yapmak, kötü yapılan organizasyonun belirtisidir.

8

9 Rüya ile Hedef arasındaki fark, Eylemdir.

10

11 STRATEJİK PLAN TEM A B S İzleme Değerleme e-devlet GELİR PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ PERFORMANS PROGRAMI L İ D E R L İ K Standartlar Arşiv - Kayıt Performans Yönetimi BÜTÇE FAALİYET RAPORU 11

12 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Hiyerarşik Kontroller Kayıt ve Dosyalama Sistemi Yetki Devri Görevler Ayrılığı Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 12

13 İç Kontrol (5018 S.K) İç kontrolün tanımı MADDE 55.- İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.

14 İç Kontrol Nedir? İç Kontrol bir süreçtir. İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar. Yönetimin sorumluluğundadır. Risk esasına dayanır. İdarenin mali ve mali olmayan tüm işlemlerini kapsar. İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMAK İÇ KONTROLÜ TÜM BİLEŞENLERİYLE HAYATA GEÇİRMEK İÇİN YETERLİ MİDİR?

15 ? İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMAK, İÇ KONTROLÜ TÜM BİLEŞENLERİYLE HAYATA GEÇİRMEK İÇİN YETERLİ MİDİR?

16 İç Kontrolün Özellikleri İç kontrol, mali iş ve işlemlerle sınırlı değildir. En üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır. İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur. İç kontrol, tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.

17 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ Dört genel hedef (INTOSAI: Kamu Kesimi İç Kontrol Standartları Rehberi, Çev.B. Özeren): hesapverme sorumluluğu (raporlama), (yasalara ve yönetmeliklere) uygunluk, (düzenli etik kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin) faaliyetler ve kaynakları koruma Üç boyutlu matriksin dikey sütunlarında; söz konusu beş bileşen yatay sütunlarında ve organizasyon veya kurum ve onun departmanları da yan sütunlarında gösterilmiştir.

18 Hiç birimiz, hepimiz kadar zeki değiliz.

19 İç Kontrolün Amacı MADDE 56.- İç kontrolün amacı; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

20 5018 Kamu Mali Yönetim Kanunu Kapsamında İç Kontrol KANUNUN AMACI Politika ve hedefler belirlenmesi Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılması Hesap verebilirliğin sağlanması Mali saydamlığın sağlanması İÇ KONTROL TANIMI İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun. Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi. Varlık ve kaynakların korunması Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması. Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak

21 İç Kontrol Standartları İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ( Tarihli Mükerrer R.G) Madde 5- İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenir ve yayımlanır. İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilir.

22 İç Kontrolün Temel İlkeleri Madde 6- İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır: İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ( Tarihli Mükerrer R.G) a) İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. d) İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez (???) değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.

23 ??????? UYGULANABİLİRLİK KURUM KAPASİTESİ ÖNCELİKLER POLİTİKALAR

24 İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları Madde 7- İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır: İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ( Tarihli Mükerrer R.G) a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.

25 İÇ KONTROL EFSANELERİ Kontrol, sadece riski azaltmaktır. Kontrolleri bir kez tanımlamak yeterlidir. Daha çok kontrol daha iyidir. Kontrol denetçinin işidir. 25

26

27 İÇ KONTROL EFSANELERİNE YANITLAR Kontrol yönlendirici, ortaya çıkarıcı ve iyileştirici nitelikte olabilir. Riski azaltan tipi önleyici kontroldür. Strateji ve hedefler değiştikçe kontroller yeniden tanımlanmalıdır. Ayrıca kontrol etkinliği de sürekli izlenmelidir. Maliyet etkinliği unutulmamalıdır. Ayrıca kötü tasarlanmış çok sayıda kontrol, amacı sağlamayabilir. Denetçinin asli işi, kontrollerin etkinliğini izlemek ve iyileştirme önerisi sunmaktır. Kontrol ise herkesin işidir. 27

28

29 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ İç kontrol birbiriyle bağlantılı beş bileşenden meydana gelir: Kontrol ortamı: Kurumun iş görme biçimi Risk değerlendirme: Hedeflere ulaşma Kontrol faaliyetleri: Politikalar ve prosedürler Bilgi ve iletişim: Bilgilendirme, iletişim İzleme: Değerlendirme ve denetim

30 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ İç kontrol birbiriyle bağlantılı beş bileşenden meydana gelir. SİZCE YETERLİ Mİ? Personelin aktif katkı ve katılımı? Yönetimin sahiplenmesi?

31

32 EYLEM PLANI MATRİKSİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

33 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

34 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol S tandardı ve Genel Ş artı Mevcut Durum RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, olmalıdır. ulaşılabilir, ilgili ve süreli RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

35 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol S tandardı ve Genel Ş artı Mevcut Durum KFS7 KFS8 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS10 KFS11 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. KFS12 KFS 12.3 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

36 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol S tandardı ve Genel Ş artı Mevcut Durum BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

37 5- İZLEME Standart Kod No Kamu İç Kontrol S tandardı ve Genel Ş artı Mevcut Durum İS17 İS18 İS 18.1 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

38 İç Kontrole İlişkin Yetki ve Sorumluluklar İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Madde 8- Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.

39 Çıkardığımız Dersler ve Öneriler İç kontrol uyum eylem planları kurumun öz ürünü olmalı: Gerçekçi ve sürdürülebilir olmalıdır. Danışmanlık alınabilir. Ancak, bu sadece sürece katkı şeklinde olmalı!!! Sahiplenme: Her düzeyde olmalı Motivasyon!!!! = Enerji Kuruluş içinde dil ve kavram birliği oluşturulmalı Kuruluşun tüm birimlerinin aktif katılımı şart: Belirli bir birimin sorumluluğunda görülmemeli İdari ve beşeri kapasitenin geliştirilmesine katkıları önemsenmeli.

40 Zayıf yönlerinizden yakınmayın Kuvvetli yönlerinize konsantre olun.

41 İç Kontrole İlişkin Mevzuat ve Rehberler Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu tarih ve sayılı Resmi Gazete 2. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar tarih ve sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete 3. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik tarih ve sayılı Resmi Gazete 4. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik tarih ve sayılı Resmi Gazete 5. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği tarih ve sayılı Resmi Gazete 6. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi tarih 7. Kamu İç Kontrol Rehberi ( )

42 birlikte başarmak Karikatür: TİDE Kurucu ve Onursal Başkanı Ali Kamil UZUN

43 NEYE İHTİYACIMIZ VAR?

44 TAKIM BİLİNCİNE SAHİP BİR EKİP GÖREV BİLİNCİ İNANMIŞLIK YÖNETİM DESTEĞİ

45

46

47 TEŞEKKÜR EDERİZ.