Elit Yeminli Mali MÄşavirlik Anonim Şirketi

Transkript

1 İstanbul, 02 Haziran 2008 SirkÅler Numarası : Elit /21 SirkÅler Poyraz Sokak Sadıkoğlu 4 İşMerkezi K.1D.24 Ziverbey KadıkÜy İstanbul Telefon: (0 216) pbx Faks: (0 216) Elektronik Ortamda Alınan Faturaların Muhafazası Ve Yetkililere İbrazı 1) Genel AÉıklamalar: Maliye Bakanlığı, Vergi Usul Kanunu nun MÉkerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında yer alan, yetkisi ÑerÑevesinde yayımlamış olduğu 361 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile kağıt ortamında dézenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri iñeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları belirlemiştir. SÜz konusu uygulamadan yararlanmak iñin mékelleflerin BilanÑo esasına güre defter tutması, Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi donanım, yazılım, personel ve diğer añılardan gerekli donanıma sahip bulunması, Gerekmektedir. Uygulamadan faydalanmak isteyen mékellefler; Elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini, Elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan donanım ve muhasebe programlarını, Kayıtların nasıl oluşturulduğu ve saklandığını, Personel ve sistem gévenliklerini iñeren bir rapor hazırlamaları ve elektronik defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve günderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde Başkanlığa gündereceklerdir. 1

2 Başvuru Ézerine işyerinde Başkanlık personelince yapılacak tespitten sonra, şartları taşıyan mékelleflerle Başkanlık arasında bir protokol yapılacak ve uygulama Üncesi hazırlık dünemine başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine bildirilecektir. Hazırlık düneminin mékellef iñin yeterli olmaması halinde, düneme ilişkin sére BaşkanlıkÑa uzatılabileceği ve hazırlık dünemini başarı ile geñiren mékelleflere, elektronik defter ve belge uygulaması iñin bir izin belgesi verilecektir. Yine aynı Tebliğde yer alan añıklamalarda, mékelleflerin,yapılan protokolde belirlenen tarihten itibaren defter ve belgelerini yalnızca elektronik ortamda tutabilecekleri,alış ve gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri iñerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekleri, ayrıca bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza edecekleri,anlaşmalı matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek suretiyle Vergi Usul Kanunu uyarınca dézenlemek zorunda oldukları belgelerin aslını, kağıt ortamında dézenleyerek ilgili kişiye verecekleri, ancak bu belgelerin ikinci néshalarını veri formatına uygun şekilde elektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza edecekleri añıklanmıştı. 2) Elektronik Fatura Sistemi : Gelir İdaresi, Elektronik Fatura sistemi Ézerinde yoğunlaşmış ve elektronik fatura kayıt sistemi ile ilgili Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Taslağı nı adresindeki internet sitesinde vergi kamuoyunun bilgisine sunmuştu. Bu Taslak Tebliğde de, a) Elektronik Fatura Kayıt Sistemi, mékellefler tarafından bilgi işlem sistemi aracılığıyla elektronik belge olarak dézenlenen faturalarda bulunan bilgilerin belirlenen standartlarda ve elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı na aktarılması suretiyle faturalara ait ikinci néshaların kağıt ortamında saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; belli şartlar dahilinde faturalara ait birinci néshaların elektronik ortamda oluşturulması ve alıcılara iletilmesine imkan sağlayan bir sistem olarak tanımlanmış, b) Elektronik Fatura Kayıt Sisteminden yararlanmak Ézere başvuruda bulunmak isteyen mékelleflerin bilanño esasına güre defter tutuyor olmaları, tém faturaların elektronik ortamda dézenlenebildiği, arşivlenebildiği ve aktarılabildiği yazılım ve donanımı iñeren bir bilgi işlem sistemine sahip ve sahip olunan bilgi 2

3 işlem sisteminin etkin bir şekilde yünetilebilmesi ve işletilebilmesi iñin gerekli sayı ve nitelikte personele sahip bulunmaları, sahip olunan bilgi işlem sistemine ait séreñlere ilişkin gerekli iñ denetim mekanizmalarının oluşturulmuş ve teknik ve fiziki gévenliğin sağlanmış olması, bilgi işlem sistemi dahilinde kullanılan tém yazılım ve donanım unsurları ile fatura dézenleme séreñlerine, iñ denetim mekanizmalarına ve gévenlik Ünlemlerine ilişkin añıklamaların ve detayların ayrıntılı bir şekilde dokémanlara bağlanmış olması, bilgi işlem sistemini oluşturan her térlé donanımın TÉrkiye Cumhuriyeti sınırları iñerisinde ve TÉrkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geñerli olduğu alanlarda bulundurulması gerektiği belirtilmiş, c) Elektronik Fatura Kayıt Sisteminden yararlanabilmenin, ÉÑ aşamada gerñekleştirileceği, bu aşamaların başvuru aşaması, test aşaması ve protokol aşaması olduğu, yukarıda belirtilen koşulları sağlayan mékelleflerden sistemden yararlanmak isteyenlerin, sahip oldukları bilgi işlem sistemi ile fatura dézenleme séreñlerine ilişkin ayrıntılı añıklamaları iñeren bir raporu ekledikleri başvuru dilekñesini Gelir İdaresi Başkanlığı na gündermek suretiyle başvuruda bulunabilecekleri, test aşamasının, mékellefler tarafından sunulan bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığı nca değerlendirilip elektronik fatura kayıt sistemine geñiş sérecinin eksiksiz bir şekilde oluşturulması amacını taşıdığı, test aşamasını basarı ile tamamlayan mékelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı ile imzalayacakları protokol sonrasında sistemden yararlanmaya başlayabilecekleri ifade edilmişti. Gelir İdaresi Başkanlığı, elektronik fatura uygulaması ile ilgili olarak adresinde yaptığı añıklamalarda da, e-faturanın bilinen faturadan ÉÑ noktada farkının olacağını, daha añık bir ifade ile, sistemden yararlanacak olan mékelleflerin, dézenleyecekleri faturalarda seri-sıra numarası yerine fatura ID numarasını ve Elektronik Fatura Kayıt Sistemi amblemini kullanacaklarını ve sistem kapsamında dézenlenecek faturalarda Bu fatura Elektronik Fatura Kayıt Sisteminde kayıtlıdır. Faturanın kayıtlı olduğuna ilişkin sorgulama internet adresinden yapılabilir ifadesinin yer alacağını belirtmiştir. 3) Vergi Usul Kanununda Yapılan Yeni DÅzenleme: 5766 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil UsulÑ Hakkında Kanunda ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 17 inci maddesi ile ile Vergi Usul Kanunu nun 3

4 MÉkerrer 242 nci maddesinin (2) numaralı fıkrasının son paragrafı değiştirilerek, Maliye Bakanlığı na, elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve dézenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve dézenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak Ézere her térlé elektronik bilgi iletişim arañ ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının güzetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, Ñalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca Ñıkarılacak bir yünetmelikle belirlenecek olan Üzel hukuk tézel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını dézenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır. Yukarıdaki ifadelerden de kolayca anlaşılabileceği gibi, yapılacak dézenlemeyle, elektronik belge alt yapısının hazırlanmasına yünelik olarak ménhasıran bu konuda faaliyette bulunacak bir şirket kurulması ve elektronik ortamda tutulmasına ve dézenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alacak bilgilerin bu şirkete aktarılması ve burada muhafaza edilmesi planlanıyor. 4) Elektronik Fatura İle İlgili Muhafaza ve İbraz Zorunluluğu: Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında fatura dézenleme izni alan ve elektronik ortamda fatura dézenlemeye başlayan mékelleflere yünelik olarak, 33 numaralı Vergi Usul Kanunu SirkÉleriyle, elektronik ortamda alınan faturalarla ilgili muhafaza ve ibraz Üdevi konusunda añıklamalar yapmıştır.bu añıklamalar aşağıda Üzetlenmiştir; a) Kurumlar tarafından bu kapsamda dézenlenen faturalar, Vergi Usul Kanunu nun 229 uncu maddesinde Üzellikleri belirtilen fatura hékménde kabul edilecektir. b) Elektronik fatura dézenleme izni alan kurumlardan kağıt ortamında alınan faturaların, genel hékémler ÑerÑevesinde kağıt ortamında muhafaza edilmeye devam edilecektir. c) GÉvenli elektronik imza ile imzalanmış olarak elektronik veya manyetik ortamda alınan faturalar, kimlik doğrulama, veri béténléğé ve inkar edilemezlik gibi Üzelliklere haiz olan gévenli elektronik imzanın doğrulanması ve geñerliliğin tespiti kağıt fatura Ézerinde sağlanamayacağından, sadece elektronik veya manyetik ortamda muhafaza edilecektir. 4

5 d) Elektronik ortamda alınan faturaların kağıt néshasının saklanmasının, muhafaza ve ibraz Üdevlerinin yerine getirilmesi añısından yeterli olmayacaktır. e) Elektronik fatura dézenleme izni alan kurumlardan kağıt ortamında ya da gévenli elektronik imza ile imzalanmış fatura alan alıcıların bu faturaları yasal defterlerine kaydederek gider güsterebilecekleri ve indirim konusu yapabilecektir. f) E- faturalar Vergi Usul Kanunu ve diğer Kanunların belirlediği séreler dahilinde saklanacak ve yetkililerce istendiğinde ibraz edilecektir. Saygılarımızla, Elit Yeminli Mali MÅşavirlik Anonim Şirketi B.Nahit Kitiş Zafer Arıhan 5