Bölüm 14. Oda Bilgi Yönetim Sistemi (OBYS) Çalışmaları

Transkript

1 Bölüm 14 Oda Bilgi Yönetim Sistemi (OBYS) Çalışmaları

2 234 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu

3 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu 235 Birimler arasındaki kopukluğu gidermek amacıyla Odamıza ait tüm verilerin merkezileştirilmesi sonucu Oda Merkezimizde Bilgi İşlem Birimi oluşturulmuş ve bu birim Oda Bilgi Yönetim Sistemi nin (OBYS) planladığı hiyerarşi çerçevesinde ilerlemiştir. Bilgiye hızlı ve zamanında erişim amacıyla gerek Bilgi İşlem Birimi nin gerekse de diğer birimlerin görev tanımlarında yer alan bütün başlıklar belirli bir sistematik dahilinde entegre bir yapıya kavuşmuştur MERKEZİ ÜYE VERİ TABANI Üye kayıtlarının tutulduğu, Oda işleyişinin üye sicil numarası ekseninde merkezi veritabanında çevrimiçi (on-line) olarak gerçekleştirildiği Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulaması na Ekim 2004 itibariyle geçiş tamamlanmıştır. Bu sayede Oda bünyesindeki birimlerin modüler düzeyde birlikteliği ve çevrimiçi yapısıyla bilgi paylaşımı sağlanıp bu verilerin anlık ve güncel tutulmasıyla Odamız işleyişinin güvenli ve hızlı ilerlemesi sağlanmış ve günümüz teknolojisiyle hızla gelişen Internet yapısıyla anlık ve güncel verilere erişim sağlanmıştır MERKEZİ ÜYE VERİ TABANI UYGULAMASI YAZILIM GELİŞTİRME Süreç içerisinde Oda ihtiyaçlarıyla doğru orantılı olarak Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulaması ndaki modüller güncellenmiş, tespit edilen eksiklikler giderilmiştir. Bu doğrultuda; Proje Modülü Odamız faaliyet alanında olan proje denetimi verilerinin kayıt altına alındığı, Mekanik Tesisat Proje Müellifi Sicil Durum Belgesi ve Mekanik Tesisat Hizmetleri Fenni Mesuliyet Sicil Durum Belgesi nin verilebildiği, Proje onayı için yönetmelikte öngörülen değerlerin tanımlandığı modüldür. Bu kapsamda: Yapı Sınıf Tanımı Oranları, Bölge Katsayı Tanımları, Kullanım Amacı Tanımlamaları, Sabit Asgari Ücret Tanımları, Park Bahçe Ücret Tanımlamaları ve Firmalara göre istatistikî sorgulamaların da yapılabildiği Proje modülü Şubelerimizden gelen isteklerle geliştirilip kullanılabilir hâle getirilmiştir Periyodik Kontrol Modülü Yine Odamız faaliyet alanında olan, periyodik kontrolü yapılan araçların (buhar kazanı, araç kaldırma lifti, vinç vs.) ve bu araçların özelliklerinin tanımlandığı, verilerinin kayıt altına alındığı, kayıt altına alınan araçların kontrol aşamalarının takip edilebildiği, bunlara bağlı olarak çalışma takvimlerinin oluşturulabildiği ve hem araçlara hem de kontrolü yapan mühendislere göre sorgulamaların yapılabildiği modüldür. Modülü geliştirme çalışmaları devam etmektedir Yayın-Reklâm Modülü Odamız tarafından çıkarılan dergilerdeki yazılarla ilgili işlemlerin tanımlandığı veya takip edildiği, dergilerimize yazı gönderen üyelerimizin ve yayın kurullarının değerlendirme sonuçlarının yer aldığı, yıllık yazı sorgulamalarının istatistikî olarak temin edilebildiği, yayınlarımıza reklâm

4 236 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu veren firmaların iletişim bilgilerinin tutulduğu, sayfalara göre değişen reklâm ücretlendirmesi tanımlarının yer aldığı modüldür. Yürütülen çalışmalar neticesinde modül kullanılabilir hâle gelmiştir PBK Modülü Odamızın gündeminde olan Akreditasyon Çalışmaları kapsamında Personel Belgelendirme Kuruluşu nun (PBK) kayıtlarının tutulduğu PBK modülü oluşturulmuştur. Bu modül ile sınava giren adayların sınav ile ilgili tüm kayıtları saklanmakta, belge basımı gerçekleştirilmekte ve sınav istatistikleri tutulmaktadır. PBK modülü sayesinde gerçekleşen sınav kayıtlarına kolayca ulaşmak, aday listelerini ve sınav sonuç listelerini oluşturmak, sınav giriş belgesi ve sınav sonuç raporu almak mümkündür İstek Modülü Oda merkezinde, Şubelerdeki kullanıcıların Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulaması nda yapmış olduğu tüm hareketleri ve işlemleri gözlenebilmektedir. Şube ya da kullanıcı ile ilgili sorunlar yaşandığı anda kullanıcının uyarılması, bilgilendirilmesi ve Oda Merkezi Bilgi İşlem Birimi tarafından soruna anında müdahale edilmesi mümkündür. Ayrıca kullanıcının yaşadığı sorunu İstek modülüne kayıt etmesi sonrası bu istek obys@mmo.org.tr adresine e- posta ile ulaşmakta ve değerlendirilmektedir. Böylece program, kullanıcıların isteklerine göre geliştirilmektedir MERKEZİ ÜYE VERİ TABANI UYGULAMASI DONANIM GÜNCELLEME Sunucu Donanım Güncelleme Çalışmaları Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulaması nda Şubelerimizin bu uygulamayı daha rahat kullanabilmesi için sunucuya 1 adet HP Intel Xeon 2.80 GHz-512 KB Processor ve 2 adet KINGSTON 1 GB ECC PC2100 DDR SDRAM ilâvesi yapılarak sunucu çift işlemciye ve 4GB RAM e sahip olmuştur Sunucu Internet Hızı Yine Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulaması ndaki verilere Şubelerimizin daha hızlı erişimi amacıyla Oda Merkezimizin Internet çıkışından ayrı bir ADSL bağlantısı sağlanmıştır. Böylece Şubelerimizin Merkezi Üye ve Muhasebe Veri Tabanı Uygulaması ndaki bağlantıları ile Oda Merkezi Internet kullanımının birbirini etkilemesi engellenmiştir Sunuculara Bağlanan Kesintisiz Güç Kaynağı (UPS) Merkezi Üye ve Muhasebe Veri Tabanı Uygulaması nın kesintiye uğramaması ve sunucuların Oda Merkezinde yaşanan elektrik kesintileri yüzünden zarar görmemesi amacıyla sunucular Kesintisiz Güç Kaynağı na bağlanmış, bu sayede sistemin çevrimiçi olarak kullanımının kesintisiz devam etmesi sağlanmıştır. Ayrıca Kesintisiz Güç Kaynağı sayesinde şehir içi şebekesinde yaşanması muhtemel frekans ve gerilim dalgalanmalarının ve ani elektrik kesintilerinin sunuculara zarar vermesi engellenmiş, buna bağlı olarak veri kaybı önlenmiştir.

5 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu Yedekleme Ünitesi Merkezi Üye ve Muhasebe Veri Tabanı Uygulamalarının veri tabanlarının, yaşanması muhtemel bütün olumsuzluklara karşı yedeklenmesini sağlamak amacıyla Yedekleme Ünitesi kurulmuştur. Bu sayede, yaşanacak her türlü olumsuzluk sonrası üyelerimize ve muhasebe işleyişine ait verilerin tekrar güvenli bir şekilde sisteme yeniden aktarılması, Oda işleyişinin kesintiye uğramaması ve veri kaybının önlenmesi sağlanmıştır. Yedekleme Ünitesi nin yanında sunucuya monte edilen DVD-Writer sayesinde veri tabanları DVD lere yazılmakta ve bunlar güvenli bir ortamda muhafaza edilmektedir Diğer Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulaması nda kullanıcıların yapmış olduğu hareketler kullanıcıların yetkilerini içeren Kullanıcı Kartları dosyasındaki verilerle karşılaştırılıp programın kullanılmayan veya sıklıkla kullanılan modüllerinin analizi yapılmakta ve bunlar her ay raporlanmaktadır. Programın izlenirliğinde ve sürekli gelişiminde önemli olan bu prosedür ile ilgili raporlar düzenli olarak incelenmekte ve kullanıcılar uyarılmaktadır MERKEZİ MUHASEBE VERİ TABANI UYGULAMASI (NETSİS) Merkezi Muhasebe Veri Tabanı Uygulaması nda Odamızın kullandığı NETSİS programı ülke çapında yaygın tercih edilen ve Ar-Ge çalışmaları devam eden bir programdır. Odamızın da artan ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak NETSİS in yeni versiyonlarına dair yaptığımız Versiyon Güncellemesi Anlaşması kapsamında, geliştirilen modüller sisteme entegre edilmektedir. Bu sayede en güncel versiyon olan NETSİS versiyonu kullanıma açılmıştır. Merkezi Muhasebe Veri Tabanı Uygulaması da Merkez ve Şube kullanıcılarının kullanıcı adı ve şifrelerinin sisteme tanıtılmasıyla çevrimiçi olarak çalışmaya başlamıştır ODA VE ŞUBE WEB SAYFASI ODA WEB SAYFASI Oda çalışmaları, Odamızın web sayfasında üyelerimiz ve ilgililer için sürekli olarak güncel tutulmaktadır. Odamızın basın açıklamaları, verilen eğitimler, etkinlikler ve diğer güncel duyuruların siteye girilmesiyle Odamız web sayfası kendi alanında bir haber portalı gibi işlemektedir. Mart 2004-Nisan 2006 aralığında adresi kez ziyaret edilmiştir. Oda Merkezimize ait web sayfasının teknik alt yapısının güçlendirilmesi, güvenlik açıklarının kapatılması ve mevcut görünümünün güncellenmesi açısından versiyon güncellemesi işlemlerine başlanmış ve web sayfamız yeni görünümüyle yayına başlamıştır. Nisan 2006 tarihine kadar web sayfamıza 7818 kişi üye olmuştur. Odamızın yapmış olduğu etkinlikler, duyurular ve basın açıklamaları ile birlikte süreli yayınlarımız basıldığı anda bu 7818 üyemize elektronik ortamda haber olarak iletilmektedir. Üyelerimiz bu uygulama ile Oda çalışmalarını anında internet ortamından izleyebilmektedir.

6 238 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu ŞUBE WEB SAYFALARI Bu dönemde de Şube web sayfaları sürekli izlenmiş ve duyuruların zamanında iletilmesi amacıyla güncellenmesi yönünde uyarılmıştır. Şube web sayfalarının teknik açıdan da güncelliği takip edilmiş, alt yapı ve güvenlik yönünden sorunlu olan Şubelerimizin web sayfalarına Merkez Bilgi İşlem Birimimizle eş güdümlü olarak müdahale edilmiştir. Oda çalışmalarının Şube web sayfalarında güncel bir şekilde duyurulması amacıyla tüm Şube sayfalarına Oda Merkezi tarafından oluşturulan otomatik günce eklenmiştir. Bu sayede Odamıza ait güncel haberler, yayınlar ve etkinlikler tüm Şubelerimizin sayfalarında görüntülenmektedir TEKNİK ALT YAPI GELİŞTİRME Şube web sayfalarının merkezi olarak tek bir sunucuya bağlanması tüm Şubelerimizin web sayfalarının PHP formatına aktarımı ile tamamlanmıştır DİĞER Bu dönemde Internet Sunucumuzdaki Linux işletim sistemi yerine daha güvenli ve performansı yüksek olan, yine açık kaynak kodlu FreeBSD 6.0 işletim sistemi kurulmuştur. E-Posta arayüzü olarak da Squirr tercih edilmiş, e-posta servisimiz ClamAV ve MailScanner adlı iki antivirüs programıyla güçlendirilmiştir. Bunun yanında Internet sunucumuza, mmo.org. tr uzantılı e-posta hesaplarının sayısının artışı ve Oda Merkezi ve Şube web sayfalarımızın artan sığası nedeniyle 4 adet SCSI GB 10000RPM Ultra320 HardDisk ilâve edilmiştir. Sunucumuzun periyodik yedeklemesini yapmak üzere de 1 adet SEAGATE marka 300 GB lık harici yedekleme cihazı sunucumuza bağlanmıştır. Oda Merkezinin ve Şubelerin web sayfaları ile mmo.org.tr uzantılı e-posta adreslerinin yoğun kullanımı nedeniyle Internet Sunucumuzun kullandığı bant aralığı genişletilmiştir. Bu sayede web sayfalarımızı takip eden ilgililerin ve mmo. org.tr uzantılı e-posta sahibi üyelerimizin bilgiye hızlı erişimi sağlanmıştır MMO.ORG.TR UZANTILI E-POSTA ADRESİ UYGULAMASI Borcu olmayan veya maksimum 2 yıl (1 dönem) borcu olan üyelerimizin tamamına Şubelerine başvurmaları halinde ad.soyad@mmo.org. tr uzantılı elektronik posta adresi verilmesine devam edilmiştir. Teknik alt yapısı ClamAV ve MailScanner adlı iki anti-virüs programıyla güçlendirilen ve üyelerimize verilen bu elektronik posta adresleri aracılığıyla Oda çalışmaları hakkında kısa mesajlar iletilmiş, yayınlarımız duyurulmuş ve böylece sağlıklı ve hızlı iletişim kurma olanağı sağlanmıştır. Nisan 2006 ya kadar toplam 6527 üyemize e- posta adresi verilmiştir. Bunun yanında Internet Sunucumuza kurulan mailman liste programı, tek bir e-postayla üyelerimize haber, basın açıklamaları, etkinlik, duyuru vs. ile ulaşabilme imkânı sağlamaktadır. Oda Merkezi duyurularının iletildiği tummmo listecisinde üyemizin e- posta adresi kayıtlıdır.

7 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu 239 UBELERE AÇILAN E-POSTA SAYILARI ADANA ANKARA ANTLYA BURSA DEN ZL D.BAKIR ED RNE E. EH R G.ANTEP ST. ZM R KAYSER KOCAEL KONYA MERS N MERKEZ SAMSUN TRBZON ZONG. E-POSTA

8 240 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu ELEKTRONİK ARŞİV VE DOKÜMANTASYON ELEKTRONİK ARŞİV Odamızın üyeye dönüşüm projesi hedefleri kapsamında; Makina Mühendisleri Odası nın 1954 teki kuruluşundan bu yana yayınladığı tüm yayınların Internet ortamına aktarılarak üyelerimizin kullanımına açılması konusunda, 2003 yılının Aralık ayında başlatılan projeye devam edilmiştir. Proje, ülkemizde ve üyelerimiz arasında Internet kullanımının ulaştığı nokta da göz önüne alınarak Odamızın kütüphanesinde bulunan ve sınırlı kullanıma açık olan yayın arşivinin tüm üyelerimize sunulması noktasında gerekli görülmüştür. Bu proje kapsamında Odamızın 52 yıldan beri yayınlanmış ve yayınlanmakta olan tüm periyodik yayınları, Oda bültenleri, geçmiş yıllarda yapılan ve baskısı tükenmiş tüm Kongre, Kurultay ve Sempozyum kitapları ve aynı zamanda yine baskısı tükenmiş ve tekrar basılmayacak durumda bulunan teknik kitaplar, dokümandan tarama yöntemiyle Internet ortamına aktarılarak üyelerimizin kullanımına sunulmuştur. Nisan 2006 itibarıyla, sayfa doküman taranarak 3128 makale, tüm Oda Süreli Yayınları, 400 ü aşkın bildiri Odamız internet sitesinden kullanıma açılmıştır. Oda Elektronik Arşivine mmo.org.tr adresinden erişilebilmektedir KÜTÜPHANE VERİ TABANI UYGULAMASI Odamız üyeleri ve öğrenci üyelerine hizmet vermekte olan kütüphanemizde yer alan yayınların tek bir veri tabanında toplanması ve Internet ortamında tüm ilgililerin kullanımına açılması için bir çalışma başlatılmış ve bu kapsamda TMMOB da yapılan TMMOB Merkezi Sanal Kütüphane Toplantılarında alınan karar doğrultusunda Fenike adlı program kullanılmaya başlanmıştır. Hem Internet ortamında hem de yerel ağ içerisinde arama yapılmasına olanak sağlayan programla ilgili çalışmalar devam etmektedir ÜYE KAYITLARI ELEKTRONİK ARŞİV UYGULAMASI Büro çalışanlarının üye arşivine erişimini kolaylaştırmak ve evrakların kalıcılığını sağlamak amacı ile Odamız üyelerinin üye dosyalarının bilgisayar ortamına aktarılmasına yönelik başlatılan çalışma devam etmektedir. Bugüne kadar yaklaşık üyemize ait veri bilgisayar ortamına aktarılmıştır. Önümüzdeki 3 ay içerisinde çalışmanın tamamlanması planlanmaktadır ARAÇ TAKİP VERİ TABANI UYGULAMASI te LPG ye dönüşümü yapılan araçların son kontrollerini yapma ve Montaj Tespit Raporu düzenleme yetkisinin yeniden Odamıza devredilmesi sonrası kontrol edilen araçların verilerinin tutulması ve bu verilerin merkezîleştirilmesi amacıyla, tarihinde Ankara da yapılan TMMOB Makina Mühendisleri Odası Oda/Şube Yönetim Kurulu Sekreter ve Sayman Üyeler Toplantısı nda alınan 33/g no lu kararla İstanbul Şube nin çalışmaları neticesinde Mesleki Denetim Büroları nda kullanılmak üzere Doku Araç Takip Programı kullanılmaya başlanmıştır. Programın kullanımına yönelik olarak te Oda Merkezinde Şubelerimizin Bilgi İşlem Sorumlularına bir

9 M M O 40. Dönem Çalışma Raporu 241 eğitim verilmiştir. Süreçte karşılaşılabilecek sahtecilik (kontrol aşamasında yer alan KİT ve Tankların kontrol sonrası değiştirilmesi vb.) konusunda tedbir alınabilmesi amacıyla geliştirilen program mobil istasyonlarda dağıtık olarak kullanılmaktadır. Programın çevrimiçi kullanılmasına yönelik olarak network versiyonunun hazırlanması için çalışmalar devam etmektedir VPN (VIRTUAL PRIVATE NETWORK-SANAL ÖZEL AĞ) UYGULAMASI Merkezi Üye ve Muhasebe Veri Tabanı Uygulamaları ile Mesleki Denetim Büroları nda kullanılmaya başlanan Araç Takip Veri Tabanı Uygulaması verilerinin güvenliği amacıyla Oda Merkezindeki sunuculardan biri VPN uygulaması için ayrılmıştır. Bu kapsamda Şubelerdeki çevrimiçi sisteme geçişle işlevini yitiren OBYS ana makinaları VPN için yapılandırılmıştır. VPN sisteminde 18 Şubemizin sabit IP adresi (Internet Protocol Address) Merkezdeki VPN sunucusuna tanıtılmış ve sisteme başka bir IP adresinden erişim engellenerek sistemin ve verilerin güvenliği sağlanmıştır FIREWALL (GÜVENLİK DUVARI) UYGULAMASI Yine sistemin ve verilerin güvenliği amacıyla Oda Merkezinde bulunan bütün sunucuların önüne Firewall kurulmuştur. Bu sayede Internet çıkışı olan sunucuların ve Oda Merkezinde bulunan bilgisayarların zarar görmesi engellenmiştir SİSTEMLERİN GÜVENLİĞİ Sistemin ve verilerin güvenliği amacıyla VPN uygulamasının yanında kullanıcıların Terminal Sunucusu na erişim şifresi her ay değiştirilmektedir. 10 haneli alfa-nümerik olarak belirlenen şifreler her ay kullanıcının kendisine verilmektedir MERNİS (MERKEZİ NÜFUS İDARESİ SİSTEMİ) PROJESİ T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İdaresi Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen ve uygulamaya koyulan MERNİS Projesi tüm Ahval-i Şahsiye bilgilerini elektronik ortama aktaran ve Ahval-i Şahsiye bilgilerinde meydana gelen her tür değişikliğin ülkenin her tarafına dağılmış 923 merkezden anlık güncellenmesini ve bir ağ üzerinden güvenle paylaşımını sağlayan bir projedir. Proje ile bilgilerin güvenli paylaşımı, bilgilerin hızlı güncellenmesi amaçlanmıştır. Bu kapsamda projenin devamı niteliğinde olan Kimlik Paylaşım Sistemi Projesi ile birlikte de bilgiler kurumların kullanımına açılmıştır. Odamız üyelerinin nüfus bilgilerinin güncellenmesi amacıyla Kimlik Paylaşım Sistemi Projesi nin Merkezi Üye Veri Tabanı Uygulamamızla entegrasyonu çalışmaları devam etmektedir DİĞER Bütün bu uygulamaların yanında Bilgi İşlem Birimi; Şubelerimizin ve Oda Merkezimizin ihtiyaç duyduğu bilgisayar, yazıcı vb. gibi ürünlerin alımından önce ve sonra gerek donanımsal gerekse de yazılımsal alanlarda Teknik Danışmanlık hizmeti vermiş, bu ürünlerde karşılaşılan sorunlara çözüm üretmeye çalışmıştır. Bu sayede verimin arttırılması, maliyetin de düşürülmesi sağlanmıştır.