HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ Hukuk Müşavirliği 2010 YILI FAALİYET RAPORU

2 İçindekiler SUNUŞ... 3 A- Misyon ve Vizyon... 4 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 4 C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar...6 D- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER B Temel Politikalar ve Öncelikler III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler Mali Denetim Sonuçları Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme Ek 2: Tesis, Makine ve Cihazlar Ek 3: Demirbaşlar... 33

3 SUNUŞ yılları arasını kapsayan Müşavirliğimiz Stratejik Planında ortaya konulan amaç ve hedeflerimizi gerçekleştirmek amacıyla 2010 yılında yürütülen çalışmalara ilişkin ayrıntılı bilgiler rapor halinde aşağıda sunulmuştur. Av.Nilgün AYTEPE Hukuk Müşaviri

4 GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Üniversitemizin ve bağlı birimlerinin hizmetlerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak sorunsuz, etkin ve objektif bir biçimde yürütebilmelerini teminen, her türlü hukuki hizmeti vermek, hukuki ilişki ve ihtilafları Üniversitemiz menfaatleri yönünde düzenlemek ve çözüme kavuşturmaktır. Vizyon Sahip olduğu mevzuat birikimini, gelişen ve değişen teknolojiyi de kullanarak çalışmalarına yansıtan yenilikçi, çağdaş, gelişmelere açık, hızlı ve güvenilir hizmet anlayışıyla Üniversitemiz içinde ve diğer üniversiteler arasında model olmayı amaçlamaktadır. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Hukuk Müşavirliği; 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 35.maddesine göre Genel Sekreterlik Makamına bağlı bir birim olarak, Üniversitemizin öğrencileri ve personeli ile diğer kişi ve kuruluşlarla olan anlaşmazlık ve uyuşmazlıklarında adli ve idari mercilerde Üniversitemizin haklarını savunmak, Üniversitemizin tasarruflarının yürürlükteki mevzuata uygun olarak icrasında yardımcı olmakla görevlidir. Yönetmelik ve Yönergeler: Müşavirliğimizin işleyişine dayanak teşkil edecek Üniversite tarafından yürürlüğe konulmuş yönetmelik, yönerge, tebliğ vb. mevzuat yoktur. İç Genelgeler: Müşavirliğimiz hizmetlerinin yürütülmesine yönelik Üst Yönetici tarafından yayınlanan usul ve esaslara ilişkin iç genelge veya talimat yoktur. C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Müşavirliğimizin sürekli artan iş yükü yoğunluğu nedeniyle ortaya çıkan fiziki mekan yetersizliği yanında çalışma ofislerindeki eksiklikler de personelin sistemli ve verimli çalışmasını menfi yönde etkileyen bir unsur olarak görünmektedir. Söz konusu eksikliklerin giderilmesi için Üniversitemiz üst yönetimi bilgilendirilmektedir.

5 1.1- Taşınmazların Genel ı Müşavirliğimizin kullanımındaki çalışma mekanları, Merkez Kampusunda Üniversitemizin mülkiyetindeki alanlardır Kapalı Alanların ı Müşavirliğimiz Üniversitemizin merkez kapusunda bulunmakta olup, iş yükünün giderek artması nedeniyle, hizmet alanlarının yetersiz kalması ve daha fazla çalışma mekanına ihtiyaç duyulmaktadır. Mevcut fiziki alanlar aşağıda gösterilmiştir. Tablo 4. Müşavirliğimizin Kapalı Alanların ı Yerleşke Adı/Birim/Bölüm Mülkiyet Durumuna Göre Taşınmazın Alanı (m²) Üniversite Maliye Haz. Diğer (m²) Açıklama Çalışma Ofisleri ofis Arşiv bölüm Giriş Hol bölüm Ortak Alan bölüm bölüm 1.3- Kapalı Mekanların Hizmet Alanlarına Göre ı Müşavirliğimizin tüm kapalı alanı idari hizmetlerinin yürütülmesine tahsis edilmiştir Sosyal Alanlar Müşavirliğimize tahsis edilmiş sosyal alan bulunmamaktadır.

6 2- Örgüt Yapısı Müşavirliğimizin idari örgüt şeması aşağıda gösterilmiştir. Hukuk Müşaviri Avukatlar Şube Müdürü Büro Personeli 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Müşavirliğimizin hizmetlerinin bilişim sistemi içerisinde yürütülebilmesi için gerekli donanım alt yapısı hazır durumdadır. Müşavirliğimizin tüm bilgisayarları kurulan ağ sistemi sayesinde birbirleri ile bilgi alış verişi yapabilmektedir. Hizmet verimliliğinin ve kalitesinin arttırılması, bilginin depolanması, derlenmesi, ihtiyaç halinde tekrar kullanıma sunulması ve sahip olunan bilgilerin diğer kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılmasını sağlayacak olan DİJİTAL DÖNÜŞÜM projemizin gerekli fizibilite çalışmaları tamamlanmıştır. Projenin uygulamaya geçirilmesi için ihtiyaç duyduğu yazılım ve donanımların (özellikle hızlı tarama yapabilen tarayıcılar) teknik özellikleri tespit edilmiş olup, alımının yapılması için Genel Sekreterlik Makamının Olurları ile Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına iletilmiş ise de; Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca; Müşavirliğimiz Dijital Dönüşüm projesinin, Üniversitemiz geneli için planlanan Bilgi Belge Yönetimi Otomasyon programları ile aynı veritabanını kullanarak, entegre bir şekilde çalışmasını teminen Bilgi ve Belge Yönetimi Otomasyon programının uygulamaya konulmasını müteakip, Müşavirliğimizin projesinin uygulamaya konulmasının daha verimli olacağı düşünüldüğünden, Otomasyon programının Üniversitemizde kullanıma sunulması beklenmektedir. Ancak gün geçtikçe artan işyükü ile sahip olunan bilgi ve belgelerin elektronik ortamda kullanılmamasının yarattığı sıkıntı ve iş gücü kaybı nedeniyle 2010 yılı sonu itibariyle Müşavirliğimiz kendi imkanları ile geliştirdiği yöntemlerle Dijital Dönüşüm projesinin temelini oluşturan; yazılı belgelerin bilgisayar ortamına aktarılarak birim içinde kullanımına yönelik çalışmalara başlanmış olup, sistemin vaz geçilmez parçası olan tarayıcıların acilen alınması talebimiz iletilmiştir.

7 3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar Müşavirliğimizin tüm iş yükünün takip ve kontrolünde kullanılan bilgisayarlar aşağıda gösterilmiştir. Yazılım Cinsi Tablo 12. Yazılım ve Bilgisayarlar Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Sağlık Amaçlı (Adet) İdari Amaçlı (Adet) Üniversite Yazılımı Diğerleri Masa Üstü Bilgisayarlar Taşınabilir Bilgisayarlar Diğer Bilgisayarlar ve Sunucular

8 Tablo 13. Üniversitemiz Tarafından Kullanılan Yazılım Programları Kullanılan Yazılım Programları Sorumlu Birim Adı Kullanıcı Birimler e- Bütçe Maliye Bakanlığı Hukuk Müşavirliği Yazılımın Teknik Bilgileri ve Özellikleri Kullanım Alanları Bütçe hazırlama ve işlemleri ile Muhasebe İşlem Fişi ve Ödeme Emri Belgesi Düzenlemesi Kamu İhale Otomasyonu Strateji Geliştirme Daire Bşk. Hukuk Müşavirliği Satın almalar İcra Pro Hukuk Müşavirliği Hukuk Müşavirliği Evrak Takip Prog. Hukuk Müşavirliği Hukuk Müşavirliği Kazancı Mevzuat Kütüphane ve Doküm.D.Bşk. Dava Takip Prog. Hukuk Müşavirliği Hukuk Müşavirliği Dijital Arşiv Prog. Hukuk Müşavirliği Hukuk Müşavirliği Zirve Bilgisayardan Abonelik Sistemi ile çalışıyor. Müşavirliğimiz Şube Müdürünce hazırlanan birim içi takip yazılımıdır. Hukuk Müşavirliği Abonelik Sistemi DOS ortamında yazılmış, günümüz kullanımına çok kısıtlı olarak cevap veren yazılımdır. Müşavirliğimizin kendi imkanları ile yapılmıştır. Üniversitemizce başlatılan icra takiplerinin kaytı ve takibi ile UYAP kapsamında İcra Müd. Entegre çalışıyor. Gelen-Giden Evrak kayıtları. Müşavirliğmizce yapılan savunmalarda ve görüş yazılarında yardımcı kaynak. Dava dosyalarının kayıt ve takipleri Müşavirliğimizin tüm dokümanlarının PDF olarak bilgisayar ortamına aktarılması.

9 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Müşavirliğimizde hizmetin yürütülmesine yönelik kullanılan cihazlar aşağıda gösterilmiştir. Tablo 18. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Sağlık Amaçlı (Adet) İdari Amaçlı (Adet) Projeksiyon Slayt Makinesi Tepegöz/ Doküman Kamerası Episkop Barkod Okuyucu ve Optik Okuyucular Baskı Makinesi Fotokopi Makinesi Faks Fotograf Makinesi Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar Müzik Sistemi Mikroskoplar

10 4- İnsan Kaynakları Müşavirliğimiz şuan 27 personel ile hizmet yürütmektedir. Sürekli artan işyükü karşısında yetersiz kalan personel sayımızın da işyüküne paralel olarak arttırılması gerekmektedir. Müşavirliğimizin stratejik amaçlarına ulaşabilmesi için mevcut personel yapısını, bilişim teknolojilerini hizmetin her aşamasında kullanabilen ve aynı zamanda on parmak yazı yazma konusunda deneyimli kişileri ön planda tutarak değiştirmek zorundadır. İlk aşamada belirtilen bu özellikte iki erkek personel ihtiyacı görülmektedir. Mevcut personelimizin dağılımı aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. Tablo 20. Akademik, İdari ve Sözleşmeli Personel ı Kadro İdari Personel Akademik Personel Geçici İşçi Sözleşmeli Personel a (a/e) b (b/e) c (c/e) d (d/e) E Genel İçindeki Pay Kadın ,66 Personel sı Erkek , Personel ı İdari Personel Akademik Personel Geçici Personel Sözleşmeli Personel Bayan Erkek Şekil 3: Dolu Kadro Grafiği

11 Tablo 21. Yönetici Personel ı Yönetici Kadrosu Kadın Dolu Erkek Boş Genel Doluluk (%) Pers. (%) Rektör Rektör Yardumcısı Genel Sekreter Dekan Enstitü Müdürü Yüksekokul Müdürü Genel Direktör Genel Direktör Yardımcısı Hastane Başhekimi Hastane Başhemim Yardımcısı Döner Sermaye İşletme Müdürü Genel Sekreter Yardımcısı Daire Başkanı Hukuk Müşaviri %100 %100 Fakülte Sekreteri Enstitü Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Yurt Müsürü Hastane Müdürü Şübe Müdürü %100 %100 Hastane Müdür Yardımcısı Yurt Müdür Yardımcısı Şef %100 %

12 4.8- İdari Personel Müşavirliğimizin dolu kadro dağılımı aşağıda gösterilmiştir. Tablo 34. İdari Personel (Kadroların Doluluk na Göre) Hizmet Sınıflandırması Genel İdari Hizmetler Sınıfı Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetler Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hiz. Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Kadın Dolu Erkek Dolu t-2 t-1 T t-2 t-1 T t-2 t-1 t Boş 2010 Yılı Genel Doluluk (%) % Pers. (%) Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı Bayan Erkek Dolu Kadro ı Gen.İd.Hiz.Sınıfı Sağ.Hiz.Sınıfı Teknik Hiz.Sınıfı Eği.Öğr.Hiz.Sınıfı Avukatlık Hiz.Sınıfı Din Hiz.Sınıfı Yrd.Hiz.Sınıfı

13 Tablo 37. İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kadro İçindeki Payı Genel İdari Hizmetler Sınıfı a (a/f) b (b/f) c (c/f) d (d/f) e (e/f) f %60 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetler Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hiz. Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 8 8 %32 Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı 2 2 %8 2 %8 3 %12 5 %20 14 %56 1 %4 25 %100

14 İDARİ PERSONEL EĞİTİM DURUMU İlköğretim Lise Önlisans Lisans Y.Lisans Gen.İd.Hiz.Sınıfı Sağ.Hiz.Sınıfı Teknik Hiz.Sınıfı Eğt.Öğr.Hiz.Sınıfı Avukatlık Hiz.Sınıfı Din Hiz.Sınıfı Yard.Hiz.Sınıfı İDARİ PERSONELİN HİZMET SÜRESİNE GÖRE DAĞILIMI GİHS SHS THS EÖHS AHS DHS YHS YIL 6-10 YIL YIL YIL YIL YIL 31- Üstü 5 İDARİ PERSONELİN YAŞ DAĞILIMI Kadın Erkek ve Altı Yaş31-35 Yaş36-40 Yaş41-45 Yaş46-50 Yaş 50 ve Üstü

15 Kadro Tablo 38. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre ı 1 5 yıl 6 10 yıl yıl yıl yıl yıl 31 yıl ve üstü Genel a (a/h) b (b/h) c (c/h) d (d/h) e (e/h) f (f/h) g (g/h) h Genel İdari Erkek 1 16, , , Hizmetler Kadın 2 22, , , , Sınıfı 2 13, , , , Sağlık Hizmetleri Sınıfı Erkek Kadın Teknik Hizmetler Sınıfı Erkek Kadın Eğitim ve Öğretim Hiz. Sınıfı Erkek Kadın Avukatlık Erkek ,5 Hizmetleri Kadın , , ,5 Sınıfı 1 12,5 3 37,5 1 12,5 3 37, Erkek Kadın Din Hizmetleri Sınıfı İçindeki Payı Erkek Kadın Yardımcı Hizmetler Sınıfı Erkek Kadın

16 Kadro 23 yaş v altı Tablo 39. İdari Personelin Yaş İtibariyle ı yaş yaş yaş yaş yaş 50 yaş ve üstü a (a/h) b (b/h) c (c/h) d (d/h) e (e/h) f (f/h) G (g/h) h Genel İçindeki Payı Genel İdari Erkek Hizmetler Kadın Sınıfı 2 13, , , ,33 1 6, Sağlık Erkek Hizmetleri Kadın Sınıfı Teknik Erkek Hizmetler Kadın Sınıfı Eğitim ve Erkek Öğretim Hiz. Kadın Sınıfı Avukatlık Erkek Hizmetleri Kadın Sınıfı 1 12,5 1 12,5 5 62,5 1 12, Din Hizmetleri Sınıfı Erkek Kadın Yardımcı Erkek 1 1 Hizmetler Kadın 1 1 Sınıfı Erkek Kadın

17 4.13- Sözleşmeli Personel ve Geçici İşçiler Müşavirliğimizde çalışan (4/B) sözleşmeli personele ilişkin veriler. Tablo 40. Sözleşmeli Personel ve Geçici İşçiler (Çalıştıkları Pozisyona Göre) Kadro 4/B Sözleşmeli Personel Birim Özel Bütçe Döner Sermaye Dolu Boş t-2 t-1 t t-2 t-1 t t-2 t-1 t Doluluk Kadrolu İdari Personelin Doluluk (*) Kadrolu İdari Personele (*) t-2 t-1 t t-2 t-1 t % %8 Özel Bütçe Geçici İşçiler Döner Sermaye Özel Bütçe Genel Döner Sermaye %8 (*) (4/B Sözleşmeli Personel ve Geçici İşçilere karşılık gelen kadro sınıflandırmasına göre veriler alınacaktır.

18 5 - Sunulan Hizmetler Hukuk Hizmeti Adli ve İdari Yargı Hizmetleri Üniversitenin kamu ve özel sektör kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerle olan ihtilaflarının tüm yargı mercilerinde Üniversitenin hak ve menfaatleri korunarak takip ve sonuçlandırılmasını kapsar Yılı içinde yürütülen davalar ve sonuçlarına ilişkin veriler aşağıda gönderilmiştir. Tablo 62. Yürütülen Davalar Davacılar Devir Açılan Sonuçlanan Devam Eden İd. Mah. İşl. Kalktı İd. Mah. Temyizde Akademik Pers İdari Pers Öğrenci Üniversite Üniversite Dışı Tablo 63. Sonuçlanan Davaların Üniversite Açısından Değerlendirilmesi Davacılar Kazanılan Kaybedilen Kazanma Akademik %67,10 İdari %29,79 Öğrenci %45,12 Üniversite %69,23 Üniversite Dışı %86, %54,37 Not: İdari personeldeki başarı oranı düşüklüğü TEDİYE davalarından kaynaklanmaktadır.

19 Müşavirliğimizde toplam 10 avukat personelimiz bulunmaktadır yılı içinde işlem gören toplam dosya sayımızdan avukat başına düşen sayı aşağıda gösterilmiştir. Tablo Yılı İçinde AVUKAT Başına Düşen Dosya Devir Edenlerden Açılan Davalar Yıl İçindeki Takip Sonuçlananlardan Devam Edenlerden 128,9 79,6 208,5 42,3 202,6 Tablo 65. İcra Takipleri Dosya sı Takip Tahsilat Kalan Tah , , ,56 %33, Genel Nitelikteki Hizmetler Üniversite ve bağlı tüm birimlerine hizmet alanları ile ilgili danışmanlık hizmeti verilmesi ile idari düzenlemeler, protokol ve sözleşme tasarılarının hazırlanmasını kapsar Yılı içerisindeki hizmetlere ilişkin veriler aşağıda gösterilmiştir. Tablo 66. Genel Nitelikteki Hİizmetler Yönetmelik/Yönerge Sözleşme/ Protokol Gelen Evrak sı Giden Evrak sı İşlem sı Tablo 66. Genel Nitelikteki Hİizmetler Yargılama Sonucu Karşı Tarafa Ödenen Yasal Giderler Mahkeme Harç ve Giderleri , ,85.-

20 Soruşturma Hizmetleri 2547 sayılı Kanunun 53.maddesine göre Üniversite personelinin disiplin ve ceza soruşturmaları ile aynı kanunun 54.maddesine göre Üniversite öğrencilerinin disiplin soruşturmalarının takibi ve sonuçlandırılmasını kapsar Yılı içerisinde yürütülen soruşturmalara ilişkin veriler aşağıda sunulmuştur. Tablo 64. Yürütülen Soruşturmalar Soruşturma Türü Soruşturulan Devir Açılan Sonuçlan. Devam Eden Akademik Ön Soruşturma İdari Öğrenci Akademik Disiplin Soruşturması İdari Öğrenci Akademik Caza Soruşturması İdari Öğrenci Genel D- Diğer Hususlar

21 AMAÇ VE HEDEFLER II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Stratejik Amaç-1 Stratejik Amaç-2 Tüm hizmet alanlarımıza hukukun üstünlüğü ilkesinden hareketle yürürlükteki mevzuata uygun olarak daha etkin ve kaliteli hizmet sunmak. Müşavirliğimizin hizmet kalitesini ve hizmet verimliliğini en üst düzeyde sürdürebilmek amacıyla, çağdaş yönetim tekniklerinden yararlanılarak, çalışanların bilgi, beceri, motivasyon ve memnuniyetlerinin arttırılacağı imkanları oluşturmak. Hedef-1 Hedef-2 Hedef-3 Hedef-4 Hedef-1 Kısa vade: Müşavirliğimiz hizmetlerinin en az %90 oranında elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak makineteçhizat ve yazılım programlarını 2011 yılı sonuna kadar tamamlamak ve/veya yenilemek. Orta vadede: Müşavirliğimizin kurum içi yazışmalarını elektronik ortamda yürüterek kaynak ve zaman tasarrufu ile birlikte hizmette verimliliği ve etkinliği sağlamak. Orta vadede: Müşavirliğimizce sunulan ve gizlilik kaydı taşımayan, görev alanı ile ilgili genel nitelikteki hukuki danışmanlık hizmetlerini, internet web sayfasında tüm birimlerin ortak kullanımına açarak, hukuki yorum gerektiren ve uygulanması halinde menfaat çatışması nedeniyle ihtilaf konusu olabilecek işlemleri en aza indirmek. Sürekli Takip: Mevzuat ve uygulama değişiklikleri nedeniyle güncel bilgilerin takibi için Müşavirliğimiz kaynak başvuru kitapları ile bilgi programlarının güncellenmesi. Orta Vadede: Teknolojik gelişmelerin zorunlu kıldığı Üniversite içi birim ve bölümlerle, yurtiçi ve yurtdışı kurum ve kuruluşlarla entegrasyonun sağlanarak, sahip olunan bilgi ve belgelerin elektronik ortamda kullanılıp, paylaşılabilmesi için personel yapısını, bilişim teknolojilerini hizmetin her alanında kullanabilen kişilerden oluşturmak.

22 Hedef-2 Hedef-3 Sürekli Takip: Gelişen ve değişen şartlara en kısa sürede uyumun sağlanarak, hizmette kalite ve verimliliği en üst düzeyde tutabilmek amacıyla birim içi eğitim, bilgilendirme ve motivasyon programları düzenlemek. Sürekli Takip: Personelimizin çalışma ortamındaki memnuniyetini sağlayarak, Hacettepeli olma ayrıcalığını ve kültürünü, birimler arasındaki işbirliğini artıracak şekilde geliştirmek. B Temel Politikalar ve Öncelikler Kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen ve yürütülen hizmetlerin rekabet ortamında, çalışanlarının katılımıyla, hizmet alanların beklenti ve istekleri doğrultusunda en az maliyetle sürekli olarak iyileştirilmesi ve geliştirilmesi esasına dayanan Kalite Yönetiminin zorunlu kıldığı değişim, Üniversitemizin sürekli ve kaliteli hizmet sunumunu rekabetçi ortamda en üst düzeyde sürdürebilmesi için belirlediği amaç ve hedeflerini yakalamasını sağlamak adına Müşavirliğimizin de üzerine düşen değişimi ve yapılanmayı en kısa sürede gerçekleştirmek amacıyla bilişim teknolojilerini çalışmalarında kullanarak Üniversitemiz birimleri ile diğer kurum ve kuruluşlarla entegrasyonu sağlamayı hedeflemiştir. Bu amaçla; Müşavirliğimiz öncelikle bilişim teknolojilerinden yararlanarak, hizmet sunumunda kaliteyi yükseltmeyi ve bu sayede daha çok kişi, kurum ve kuruluşlarla elektronik ortamda hizmet üretimini ve hizmet paylaşımında bulunmayı gerçekleştirebilmek için mevcut bilgisayar sistemlerinin teknolojik gelişmelere cevap verebilecek düzeye getirilmesi veya yenilenmesi çalışmalarını tamamlama aşamasındadır. Müşavirliğimizin tüm çalışanlarının elektronik ortamda bilgi ve belgeye erişim konusunda sıkıntısı bulunmamaktadır yılı içinde; Dijital Dönüşüm Projemizin temelini oluşturan, Dijital Arşiv oluşturma çalışmalarına hız verilerek, arşiv belgelerimizden sıklıkla kullandığımız Y.Ö.K. Kararları, Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu Kararları, Yönetmelikler, Protokoller, Sözleşmeler vb. işleyişe dayanak teşkil eden mevzuatların Müşavirliğimiz imkanları ile elektronik ortama aktarılarak birim içi ortak kullanıma sunulması planlanmaktadır. Bu amaçla en az 3 adet hızlı tarayıcının ivedilikle alınarak kullanıma sunulması gerekmektedir. Üniversite geneli için yapımı sürdürülen Bilgi ve Belge Yönetimi Programının kullanıma sunulmasını müteakip Dijital Dönüşüm projesinin ihtiyaç duyduğu yazılımın alınması da orta vadeli hedeflerimiz arasındadır. 1. Mevcut Durum ve Performans Programı Müşavirliğimizin Orta Vadeli Programla ilişkili olarak döneminde, Üniversite Stratejik Planımızda 6 adet stratejik hedef yer almaktadır. Bu stratejik hedeflerden 1 tanesi 2011 yılında gerçekleştirilecek kısa vadeli, 3 tanesi orta vadeli ve 2 taneside sürekli takip gerektiren hedeflerdir.

23 FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler EKO. SINIF AÇIKLAMALAR Tablo Yılı Bütçe Ödeneği 2010 Mali Yılı Harcama Durumu Eklenen Ödenek Düşülen Ödenek Serbest Ödenek Harcama Kullanı m % Kalan Ödenek 01 PERSONEL GİDERLERİ SGK DEVLET PRİMİ GİDERLERİ Tüketime Yönelik Mal ve Malz. Alımları ,16 %57, ,84 03 Yolluklar ,50 %99,9 5,50 04 Görev Giderleri ,40 %112, , Hizmet Alımları ,60 %91,1 710,40 06 Temsil ve Tanıtma Giderleri Mamul Mal Alım, Bakım ve Onarım Giderleri ,68 %98,3 50,32 08 Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri Tedavi ve Cenaze Giderleri ,16 %65, ,84 05 CARİ TRANSFERLER SERMAYE GİDERLERİ SERMAYE TRANSFERLERİ TOPLAM ,50 % ,50

24 Bütçe Tertibi Yıllar K.B.Ö Eklenen Düşülen Tablo 73. Birim Özel Bütçesi Yıl Sonu Bütçe Öd. Harcama Kalan Harcama/YSB % Harcama/KBÖ % KBÖ/TOPLAM % (a) (b) (c ) (d) (e ) (f) (e/d) (e/a) (a/d toplam) PERSONEL GİDERLERİ SOS.GÜV.KUR. DEV.PRİ.GİD. MAL VE HİZMET ALIM GİD. CARİ TRANSFERLER SERMAYE GİDERLERİ SERMAYE TRANSFERLERİ TOPLAM , ,42 %84 %168 % , ,5 %112 %8579 %1, , ,42 %84 %168 % , ,5 %112 %8579 %1,3

25 3- Mali Denetim Sonuçları Müşavirliğimizde 2010 yılı içerisinde her hangi bir iç ve dış mali denetim yapılmamıştır. a- Harcama Öncesi Mali Kontrol Müşavirliğimizin tüm satınalma ve harcamalarında nihai karar yetkisi harcama yetkilisi sıfatıyla Hukuk Müşavirine aittir. Müşavirliğimizin Tüketime Yönelik Mal ve Malz. Alımları Giderlerinden; (03.2), (03.3), (03.5), (03.7) ve ( ) harcama kalemlerine tahsis edilen ödeneklerden yapılan giderlere ilişkin harcama ve tahakkuk işlemleri belge düzenleyicisi ve harcama yetkilisinin yetki ve sorumluluğunda yürütülmektedir. Müşavirliğimiz hizmetlerinin yürütülmesini teminen bütçenin Mahkeme Harç ve Giderleri kalemine konulan ödeneğin kullanımı: Müşavirliğimiz mutemedi tarafından aylık avans kullanılmak suretiyle yapılmaktadır. Aylık kullanılacak avans miktarı; bir ay boyunca yürütülmesi ön görülen hizmetlerin yoğunluğuna göre tespit edilerek belirlenir. Böylece fazla avans çekilerek Devlet parasının gereksiz yere mutemedin uhdesinde kalması önlenmiş olmaktadır. Harcama yapılabilmesi için yürütülecek hizmetin parasal harcamayı zorunlu kılması şartı aranır. Bu zorunluluk harcama yapılmadan önce işi takip eden, harcamayı yapan ve harcama yetkilisi tarafından üçlü kontrolle denetlenmektedir. Hizmet için harcama yapılması kaçınılmaz hale gelmiş ise yapılan harcama hizmete ilişkin yapıldığını tevsik amacıyla mutemet tarafından geçerli belgelere bağlanmak zorundadır. Bir ay boyunca yapılan harcamalara ilişkin belgeler mutemet tarafından tanzim edilerek sırasıyla belge düzenleyicisi ile harcama yetkilisine sunulur ve gerekli incelemeler sonunda yapılan harcamalar alınan avans miktarından düşülerek varsa kalan avans tutarı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı veznesine yatırılır. Belgelendirilen harcamaya ilişkin olarak ödeme belgesi (avans kapatma) düzenlenir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca harcamanın mevzuata uygunluğu yönünde inceleme ile avans kapatma işlemi sonuçlandırılır. Müşavirliğimizin iç denetim ve kontrollerinde; harcama işlemlerinden harcama yetkilisi sorumludur. b- Harcama Sonrası İç Denetim Müşavirliğimizde 2010 yılı içerisinde her hangi bir iç ve dış mali denetim yapılmamıştır. c- Dış Denetim Müşavirliğimizde 2010 yılı içerisinde her hangi bir iç ve dış mali denetim yapılmamıştır. 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri

26 Tablo 101. Performans Sonuçları Tablosu Stratejik Amaçlar Amaç 1.: SH:.. SH:.. Stratejik Hedefler Performans Hedefleri Göstergeler Hedef -1 Hedef 2 Hedef 3 Hedef 4 PH:.. PH:.. PH:.. PH: Yılı 2014 Yılı 2013 Yılı 2010 Yılı PG:.. PG:.. PG:.. PG:.. Uygulamaya başlaması Belgelerin elektronik ortama atılması Uygulamaya başlamak PG:.. Kullanıma açılması PG:.. PG:.. Kullanımı açılması PG:.. SH Hedef 5 PH: Sürekli Takip PG: Kaynakların Güncel olması Gerçekleşme Durumu (%) t-2 t-1 t Açıklama Üniversitemiz Belge Yönetim Proğramı bekleniyor. Dijital arşiv çalışmaları başladı. Donanım eksikliği giderilmeye çalışılıyor. Üniversitemiz Belge Yönetim Proğramı bekleniyor Web ortamında yayınlanacak görüşlerin kriterlerini belirleme çalışmaları devam ediyor. Web sayfamız kullanıma açıldı. Bu amaçla başvuru kaynak kitapları ile İnternet üzerinden abonelik sistemi ile çalışan KAZANCI Mevzuat programı kullanılmaktadır. Sürekli takip ediliyor.

27 Amaç 2.: SH:.. PH: Yılı Hedef 1 Hedef 2 PH:.. Sürekli PH:.. Sürekli PG:.. PG:.. PG:.. PG:.. PG:.. PG:.. Tüm ofis personelinin istenilen donanıma sahip olması Verilen bilgilendirme eğitimi sayısı. Ödüllendirilen Personel sı Personele bu konuda uygulama becerisi kazandırma çalışmalarına başlamıştır. 1- Yürütülen işlerin bilgisayarlara fihristlenerek takip ve kullanımı. 2- Dijital Arşiv oluşturma ve kullanıma sunma eğitimi. 1 Personele yılın memuru ödülü verildi. SH:.. Hedef 3

28 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Stratejik Amaçlar AMAÇ 1: Tüm hizmet alanlarımıza hukukun üstünlüğü ilkesinden hareketle yürürlükteki mevzuata uygun olarak daha etkin ve kaliteli hizmet sunmak. Tüm hizmet alanlarımıza hukukun üstünlüğü ilkesinden hareketle yürürlükteki mevzuata uygun olarak daha etkin ve kaliteli hizmet sunmak. Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme Durumu (%) 1) Müşavirliğimiz hizmetlerinin en az %90 oranında elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak makineteçhizat ve yazılım programlarını 2011 yılı sonuna kadar tamamlamak ve/veya yenilemek. 2) Orta vadede: Müşavirliğimizin kurum içi yazışmalarını elektronik ortamda yürüterek kaynak ve zaman tasarrufu ile birlikte hizmette verimliliği ve etkinliği sağlamak. 3) Orta vadede: Müşavirliğimizce sunulan ve gizlilik kaydı taşımayan, görev alanı ile ilgili genel nitelikteki hukuki danışmanlık 2011 yılı içinde uygulamaya konulması. Açıklama 0 Müşavirliğimizin tüm bilgi ve belgelerinin bilgisayar ortamına aktarılarak kullanıma sunulması DİJİTAL DÖNÜŞÜM projesi ile sağlanacaktır. Projenin yazılım araştırması tamamlanmış olup, alımının yapılması için Genel Sekreterlik Makamının olurları ile Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına intikal ettirilmiştir. Projenin uygulamaya konulması için Üniversitenin Bilgi ve Belge Yönetimi Programının tamamlanması beklenmektedir Yılı 0 Bilgisayar donanımı %95 tamamlandı. Yazılım olarak Üniversitemizin Bilgi ve Belge Yönetimi Otomasyon Programını kullanılacağından tüm Üniversitemizde uygulamaya konulması beklenmektedir Yılı Web ortamında yayınlanacak görüşlerin kriterlerini belirleme çalışmaları devam ediyor.

29 hizmetlerini, internet web sayfasında tüm birimlerin ortak kullanımına açarak, hukuki yorum gerektiren ve uygulanması halinde menfaat çatışması nedeniyle ihtilaf konusu olabilecek işlemleri en aza indirmek. Tüm hizmet 4) Üniversitemizin Web sayfamız 0 Sayfanın içerik alanlarımıza internet sitesinde, hizmete açılmıştır. düzenlemeleri devam hukukun Müşavirliğimiz ediyor. üstünlüğü hizmetlerinin ilkesinden tanıtıldığı Web hareketle sayfasını oluşturmak. yürürlükteki mevzuata uygun olarak daha etkin ve kaliteli hizmet sunmak. Tüm hizmet 5) Mevzuat ve Sürekli Takip 0 Bu amaçla başvuru alanlarımıza uygulama kaynak kitapları ile hukukun değişiklikleri İnternet üzerinden üstünlüğü nedeniyle abonelik sistemi ile ilkesinden Müşavirliğimiz çalışan KAZANCI hareketle kaynak başvuru Mevzuat programı yürürlükteki kitaplarının kullanılmaktadır. mevzuata uygun güncellenmesi. Sürekli takip ediliyor. olarak daha etkin ve kaliteli hizmet sunmak. AMAÇ 2: 1) Orta Vadede: Dijital bilgi ve belge Müşavirliğimizi Teknolojik yaratılması, n hizmet gelişmelerin zorunlu kullanılması ve kalitesini ve kıldığı Üniversite içi paylaşılmasının hizmet birim ve bölümlerle, yöntemleri ve verimliliğini en Yurtiçi ve Yurtdışı faydaları konusunda üst düzeyde kurum ve kuruluşlarla personel sürdürebilmek entegrasyonun bilgilendirmelerine amacıyla, sağlanarak, sahip başlanmış olup, çağdaş yönetim olunan bilgi ve personelin istenilen tekniklerinden belgelerin elektronik düzeye gelmesine yararlanılarak, ortamda kullanılıp, çalışılıyor.

30 çalışanların paylaşılabilmesi için bilgi, beceri, personel yapısını, motivasyon ve bilişim teknolojilerini memnuniyetleri hizmetin her alanında nin arttırılacağı kullanabilen imkanları kişilerden oluşturmak. oluşturmak. AMAÇ 2-2) Gelişen ve değişen Sürekli 2010 yılı içinde şartlara en kısa sürede motivasyonu uyumun sağlanarak, artırmaya yönelik hizmette kalite ve toplantılar verimliliği en üst düzenlenmekte. Birim düzeyde tutabilmek içi bilgilendirmeler amacıyla birim içi sürekli yapılmaktadır. eğitim, bilgilendirme ve motivasyon programları düzenlemek. AMAÇ 2-3) Personelimizin Sürekli Takip 0 Müşavirliğimizde Müşavirliğimizi çalışma ortamındaki rahat ve huzurlu bir n hizmet memnuniyetini çalışma ortamını kalitesini ve sağlayarak, sağlamaya yönelik hizmet Hacettepeli olma araç-gereç verimliliğini en ayrıcalığını ve eksikliklerinin üst düzeyde kültürünü, birimler giderilmesi sürdürebilmek arasındaki işbirliğini tamamlanmak amacıyla, artıracak şekilde üzeredir. çağdaş yönetim geliştirmek. tekniklerinden yararlanılarak, Memnuniyet anketleri uzmanlık gerektirdiğinden çalışanların henüz yapılamadı. bilgi, beceri, Üniversitemizin ilgili motivasyon ve birimlerinin anket memnuniyetleri nin arttırılacağı imkanları geliştirerek, değerlendirmenin profesyonelce oluşturmak. yapılması gerektiği düşünülmektedir. Performansa bağlı ödüllendirme Müşavirliğimizin kendi personelinin katkılarıyla sağlanan imkanlar ölçüsünde yıl sonunda yapılıyor

31 KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Güçlü Yönler: Ø Personelimizin genele yakın çoğunluğunun yükseköğrenim düzeyinde eğitim almış olması, Ø Personelimizin değişime ve gelişime açık olması Ø Personelimizin azimli, hoşgörülü ve özverili olması Ø Tecrübeli, ikna edici ve uzlaştırıcı kadroya sahip olunması, Ø Diğer kurum ve kuruluşlarla iletişimin iyi olması. Fırsatlar: Ø Hacettepe Üniversitesine bağlı birim olunması, Ø Üniversite dışında çok çeşitli kurumlarla iletişim içinde olunması, Ø Üniversite yönetim ve idarecileri ile direk ilişkili olunması, Ø Üst yönetimin desteği, B- Zayıflıklar Zayıf Yönler: Ø Diğer birim veya kişilerin kendi görev alanlarına giren konuları Müşavirliğimizden takip ve talep etme eğiliminde olmaları, Ø Üniversite personel ve öğrencilerinin Müşavirliğimizi özel hukuk bürosu olarak algılamaları, Ø Makamca görevlendirilen soruşturmacılar, Müşavirliğimizce mevzuat yönünden desteklenmesine rağmen kendilerince yürütülmesi gereken işlemlerde dahi Müşavirliğimiz elemanlarını görevlendirmek istemeleri, Tehditler: Ø Üniversite içi birimlerden talep edilen süreli bilgi ve belgelerin zamanında gönderilmemesi nedeniyle ortaya çıkan zorluklar, Ø Bilgi ve mevzuat yönünden yetişen personelin diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla Üniversitemiz arasındaki ücret eşitsizliği sebebiyle diğer kurumlara geçme eğilimi, Ø Üniversitemiz ile öğrenci ve personel arasındaki hukuki itilaflarda Müşavirliğimizin doğrudan hasım olarak görülmesi,

32 Ø Birimler tarafından tesis edilen işlemlerin zaman zaman uyarılara rağmen mevzuata aykırı olarak yapılmasında ısrar edilmesi ve sonucunda ortaya çıkan hukuki çıkmazlar, Ø Üniversite içi yazışmaların; her hangi bir hukuki uyuşmazlıkta yasal yollara başvurulmaksızın 3.kişilerce temin edilmesinin engellenememesi nedeniyle bu verilerin üniversite aleyhine kullanılmasına sebebiyet verilmesi. Ø Rektörlük Makamından istenilmesi hususu iç genelge ile tüm birimlerimize duyurulmasına rağmen birimlerimizin sözel bilgi ve görüş talebiyle (çoğu kez Anabilim/Anasanat dalı başkanlıkları ve öğretim elemanlarınca ) doğrudan Müşavirliğimize başvurma konusunda ısrar göstermesi, C- Değerlendirme Müşavirliğimizin Stratejik Planı 2007 yılından itibaren uygulanmaya başlanmıştır. Şuana kadar yapılan çalışmalar ile elde edilen sonuçlar; Müşavirliğimizin hedeflerine ulaşmak için öngördüğü süreye uygun hareket ettiğini göstermekte isede sahip olunan tüm bilgi ve belgelerin bilgisayar ortamına taşınarak, istenilen en güncel ve doğru bilgi veya belgeye en kısa sürede ulaşmayı sağlayacak olan DİJİTAL DÖNÜŞÜM projemizin geçen süre zarfında uygulamaya konulması için ilerleme kaydedilememiş olması hedeflerimizde sapmaya neden olmuştur. Üniversitemizin menfaatlerinin korunarak, elde edilecek başarıların kalıcı olarak sürdürülmesi, teknolojik gelişmelerin çalışma hayatına yansıtılarak sahip olunan bilgilerin sınırsızca kullanımını sağlayacak olan insan unsurunu ön plana çıkarmaktadır. Müşavirliğimiz stratejik amaç ve hedeflerini yakalamak adına, bundan sonraki personel teminlerinde bilişim teknolojilerini hizmetin her aşamasında kullanabilen bilgi ve deneyime sahip kişileri tercih edecektir. Bunun dışında kişileri olumsuz etkileyerek takımda zayıf halkaların oluşmasına ve dolayısıyla başarısızlığa sebebiyet verecek ortak beklentilerin en aza indirilmesi Üniversitemiz üst yönetiminin desteği ile mümkün olacaktır. ÖNERİ VE TEDBİRLER Çalışma hayatında kullanılan bilişim teknolojilerinin sürekli gelişmesi hizmet üretimini, hizmete erişimi ve kullanımı her geçen gün kolaylaştırmakta ise de Üniversitemizin menfaatlerinin korunarak, elde edilecek başarıların kalıcı olarak sürdürülmesi için sahip olunan bilgilerin sınırsızca kullanımını sağlayacak olan insan unsurunu ön plana çıkarmaktadır. Kişileri olumsuz etkileyerek takımda zayıf halkaların oluşmasına ve dolayısıyla başarısızlığa sebebiyet verecek ortak beklentilerin en aza indirilmesi Üniversitemiz üst yönetiminin desteği ile mümkün olacaktır.

33 EKLER Ek 2: Tesis, Makine ve Cihazlar Ek 2: Tesis, Makine ve Cihazlar Listesi Hesap Kodu I. Düzey Kodu II.Düzey Kodu DAYANIKLI TAŞINIRLAR Ölçü Birimi Miktarı İnşaat Makineleri ve Aletleri Adet Yıkama, Temizleme ve Ütülm.Cihaz Mutfaz Cihaz ve Alet Bilgisayar ve Monitörler/Sunucular Bilgisayar Çevre Birimleri (Yazıcılar) Teksir ve Çoğaltma Makine (Fotokopi) Haberleşme Cihazları Diğer Büro Makineleri Büro Mobilyaları Yangın Söndürme ve Tedbir Cihazları 3 Ek 3: Demirbaşlar Ek 3: Demirbaşlar Listesi Hesap Kodu I. Düzey Kodu II.Düzey Kodu DAYANIKLI TAŞINIRLAR Ölçü Birimi Miktarı İnşaat Makineleri ve Aletleri Adet Yıkama, Temizleme ve Ütülm.Cihaz Mutfaz Cihaz ve Alet Bilgisayar ve Monitörler/Sunucular Bilgisayar Çevre Birimleri (Yazıcılar) Teksir ve Çoğaltma Makine (Fotokopi) Haberleşme Cihazları Diğer Büro Makineleri Büro Mobilyaları Yangın Söndürme ve Tedbir Cihazları 3

34 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile ştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Ankara ) Av.Nilgün AYTEPE Hukuk Müşaviri