Lotus Notes Uygulamalarını Google Apps'a Taşıma

Transkript

1 Lotus Notes Uygulamalarını Google Apps'a Taşıma

2 Giriş 3 Değerlendirme 3 Kullanım 3 Karmaşık Yapı 4 Eylem Planı 4 Taşıma 5 Uygulamaların işlevlerini Google Apps'a entegre etme 5 Şablonlar ve Mantık 6 Veriler 6 Birlikte Kullanım 7 Özet ve Sonuçlar 7

3 LotusScript tarafından sağlanan veritabanının kullanıcı etkinliğine erişim sağlayan örnek sınıfı görmek için lotus.com/ldd/sandbox. nsf adresini ziyaret edin ve UserActivity terimini arayın. NotesUserActivity sınıfı bireysel kullanıcı etkinliği girişlerine erişim sağlamanın yanı sıra belirtilen veritabanına ilişkin kullanıcı etkinliğinin de bir özetini içerir. Bu işlevin çalışması için belirtilen veritabanına ilişkin kullanıcı etkinliğinin etkinleştirilmesi gerekir. Bir veritabanı için NotesUserActivity nesnesinin bir örneğini oluşturduktan sonra bu aktivitenin kullanılabilmesi için HasUserActivity özelliğinin entegre edilmesi gerekir. Giriş Şirketler eski Lotus Notes platformundan Google Apps gibi bulut tabanlı bir çözüme geçiş planları yaparken kullanıcı bilgileri, posta, takvim, kişi verileri, uygulamalar ve ilgili veriler için çok sayıda taşıma stratejisini dikkate almak zorundadır. Posta, takvim ve kişi verileri birbirlerine oldukça benzer ve Google Apps Migration for Lotus Notes gibi genel araçlarla ele alınabilir. Ancak Notes uygulamalarının özellikleri farklı boyutlarda değişiklik gösterdiğinden taşımanın doğru bir şekilde sınıflandırılması son derece önemlidir. Bu doküman, Notes uygulamalarınızı ve bu uygulamaların verilerini incelemek için stratejileri keşfetmenizi sağlar ve bu işlevselliği Google Apps platformuna taşıma kararınızı ve bu taşıma sürecini nasıl gerçekleştireceğinizi belirler. Aynı zamanda belirli uygulamaların ve ilgili verilerinin taşınmasına ilişkin karar süreçleri için kullanım modellerini temel alan kılavuzlar sunar. Dokümanda daha sonra, uygulamaların Apps platformuna taşınması ve bu taşıma sürecine ilişkin stratejilerin tartışılması için hedef işlevi gören çeşitli Google Apps bileşenleri incelenir. Değerlendirme Herhangi bir uygulama veya veri taşıma sürecinin ilk adımı, mevcut durumun ve yeni platforma hangi uygulamaların taşınması gerektiğinin değerlendirilmesidir. Genelde veri havuzları ve uygulamalar özel bir amaç için oluşturulur ve söz konusu etkinlik, proje veya kullanım süresi sona erdiğinde uygulama kullanılmaz ancak olduğu gibi saklanır. Benzer şekilde uygulamalar zaman içinde organik olarak büyüyebilir ve son derece karmaşık bir hale bürünebilir. Bu duruma örnek olarak basit bir devamlılık izleme belgesinin onayların ve iş akışlarının tamamını içeren eksiksiz bir süre ve gider raporlama uygulamasına dönüşmesini gösterebiliriz. Yeni bir platforma taşıma, şirketin kullanılmayan uygulamaları elden çıkarmasına veya arşivlemesine bir fırsat olarak değerlendirilmesinin yanı sıra oldukça karmaşık olan uygulamaların değişen amaçlarını daha iyi gerçekleştirmek için daha akıcı bileşen kümelerine ayrılmasına da olanak tanır. Uygulama ve veri taşıma sürecinde her iki boyutun da incelenmesi oldukça önemlidir. Kullanım Ortak çalışmaya uygun veritabanlarının ve uygulamaların çoğu kısa süreli bir etkinlik, işlev veya proje için kullanılır ve söz konusu etkinlik sona erdiğinde kullanılmaz ancak olduğu gibi saklanır. Son kullanıcılar veya yöneticiler bu uygulamaların temizlenmesine neredeyse hiç teşvik edilmediğinden uygulamalar sistemde etkin olarak görünür. Hatta söz konusu uygulamalar ve içerdikleri veriler dikkate alınmazlarsa düzenlemelere uygunluk açısından bir risk de barındırırlar. Platform taşıma süreci, şirketteki etkin Notes uygulamalarının değerlendirilmesi için doğru bir zamandır. Notes uygulamalarının kullanımını değerlendirmek için uygulama verilerinin ne sıklıkta güncellendiğini ve uygulamaya erişen kullanıcıların yoğunluğunu (sayısını) dikkate almanız önem teşkil eder. Bu doküman, sunucu günlüklerine veya kullanım 3

4 geçmişine nasıl erişileceğine ilişkin teknik ayrıntıları içermez ancak bu işlemler doğrudan Domino sunucusu üzerinden veya LotusScript aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Çok sayıda üçüncü taraf ve danışmanlık şirketi bu türde bir kullanım denetimi yapılmasında destek olabilir. Güvenilir kullanım bilgileri elde ettiğinizde uygulamalarınızı etkinlik miktarlarına ve etkinlik yoğunluğuna göre aşağıdaki kullanım kategorilerinde sınıflandırabilirsiniz: Etkin Olmayan: Son 180+ gün içinde kullanıcılar tarafından erişilmemiş uygulamalar Kısmen Etkin: Düzenli olarak kullanılmayan, küçük bir çalışan grubu tarafından erişilen uygulamalar (örneğin 10 kullanıcıdan daha az) Etkin: Çok sayıda kullanıcı tarafından düzenli olarak erişilen uygulamalar Hangi uygulamaların taşınacağını belirlemenize yardımcı olması için bu değerlendirme verilerini kullanabilirsiniz. Etkin Olmayan uygulamalar kayıt amacıyla arşivlenmeli veya imha edilmelidir. Bu uygulamalar Google Apps'a taşınmaz. Kısmen Etkin uygulamalar alternatif kullanımlar için saklanabilir veya kullanıcılara göre Google Apps'a el ile taşınabilir. Etkin uygulamalar sahip oldukları karmaşık yapıya ve kullanım türüne göre bir taşıma planı kapsamında taşınmalıdır. Karmaşık Yapı Notes uygulamalarınızı ele aldığınızda değerlendirmeniz gereken bir diğer önemli boyut ise uygulamanın ne kadar karmaşık bir yapıya sahip olduğudur. Uygulamanın karmaşık yapısı çok sayıda farklı boyuta göre değerlendirilebilir. Bu aşamada sormanız gereken sorulardan bazıları: Veri kümesi ne kadar büyük? Kaç özel alan kullanılıyor? Kopyalanacak çok sayıda komut dosyasına bağlı mantıksal işlem var mı? Veri girişi için kaç form kullanılıyor? Veri görüntüleme için kaç görünüm kullanılıyor? Uygulamanın içerdiği özel iş akışı mantığı ve veri doğrulaması sayısı nedir? Karmaşık yapı, uygulamayı karmaşık hale getiren komut dosyaları, formüller, formlar ve aracılar gibi uygulamanın tasarım öğelerini dikkate alır. Dizin, 1 (en düşük) - 5 (en yüksek) ölçeğine göre hesaplanır. 1. Standart uygulamalar: Standart Lotus Notes şablonlarından özelleştirme olmaksızın derlenen uygulamalardır. 2. Veri uygulamaları: Özel veri şemalarına sahip ancak görünüm, form veya mantık açısından çok büyük özelleştirmeler içermeyen uygulamalardır. 3. Yapılandırılmış uygulamalar: Çoğunluğu özel veri şemalarından, görünümlerden ve formlardan oluşan ancak belirgin bir iş veya uygulama mantığı içermeyen uygulamalardır. 4. Komut dosyasıyla çalışan uygulamalar: Özel veri şemalarına, görünümlere ve formlara ek olarak veriler üzerinde işlem gerçekleştirmek için temel düzeyde komut dosyası kullanımı ve mantık içeren uygulamalardır. 5. Özel uygulamalar: Sunucu tarafında mantık, uygulama iş akışı, özel işlemler, kullanıcı arayüzleri ve benzer öğeler içeren tamamen özelleştirilmiş uygulamalardır. Notes ortamında dağıtılan her uygulamayı inceleyin ve her biri için yukarıdaki ölçeğe göre bir karmaşıklık derecesi belirleyin. Uygun karmaşıklık derecesinin hangisi olduğuna karar veremediğinizde yüksek olan karmaşıklık derecesini belirlemeniz önerilir. Taşıma tahmininin kabul edilebilecek hata miktarı göz önünde bulundurularak yakın bir şekilde belirlenmesine yardımcı olması için bu özenli tahminlere dikkat edilmesi önemlidir. Eylem Planı Lotus Notes uygulamalarınızın yukarıda belirtilen sınıflandırmasını temel alarak uygulamalarınızı Google Apps 4

5 platformuna nasıl taşıyacağınızı planlayabilirsiniz. Yeni platforma hangi uygulamaların taşınacağını, bu uygulamaların her biri için hedefin ne olacağını ve taşımak istemediğiniz uygulamalar için taşıma dışında bırakma planının ne olacağını belirleyin. Ayrıca bazı uygulamaların veya uygulamaların tamamının taşınması yatırım getirisi açısından cazip olmayabileceğinden bu dokümanda Notes'u yeni çözümlerle birlikte kullanma olanağından da bahsedeceğiz. Eylem planının temel bileşeni, kullanıcılarınız için bir iletişim ve eğitim planı hazırlanmasıdır. Hedefleri belirleyip taşıma işlemini gerçekleştirdikten sonra kullanıcılarınıza yeni uygulamaların nasıl kullanılacağının yanı sıra işlevler ve kullanıcı deneyimi açısından farkları içeren bir eğitim vermeniz son derece önemlidir. Eylem planının son aşaması konsolidasyona ve yeniden kullanıma odaklanmaktır. Notes uygulamalarınızın eksiksiz Şirket envanteri sayesinde uygulamalar ve kullanım modelleri arasındaki ortak özelliklere bakmak için çok uygun bir aşamadır. Genelde uygulamalar standart Lotus Notes şablonlarından derlenir ve stok uygulamalar tek bir uygulama türüne göre konsolide edilebilir ve yeniden kullanılabilir. Bu işlem uygulama taşıma zorluklarını en aza indirmenin yanı sıra sürekli bakım ve gelecekte ortaya çıkabilecek geliştirme gereksinimlerinin daha kolay yönetilmesini de sağlar. Taşıma Hangi Notes uygulamalarının taşınacağına hangilerinin bırakılacağına ilişkin envanteriniz ve eylem planınız hazırlandıktan sonraki adım Google Apps'taki hedeflerin belirlenmesidir. Bu adım, Notes uygulamalarınızdaki çeşitli temel işlevlerin Google Apps'taki benzer işlevlerle eşlenmesinden oluşur. Hedefler belirlendikten sonraki adım ise uygulama çerçevesinin oluşturulmasını, mantığın taşınmasını ve gereken özel geliştirmelerin yapılmasını kapsar. Uygulama hedefleri tamamen hazır duruma geldikten ve test edildikten sonra veri taşıma işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu süreçlerden bazıları uygulamanın mevcut örneklerinin sayısı ve otomasyonun göreli değeri temelinde otomatik hale getirilebilir. Uygulamaların işlevlerini Google Apps'a entegre etme Google Apps paketinde yerleşik olan uygulamalar ve bileşenleri bağımsız olarak veya sistem davranışı olarak Lotus Notes uygulamalarınızı hedefler. Google Apps'ta bulunan ve Notes uygulamaları ile ilgili olan temel bileşenler aşağıda açıklanmıştır. Google Sites işletme kullanıcıları için site oluşturma araç kutusudur. Google Sites ile kullanıcılar kendi sitelerini kolayca oluşturabilir ve güncelleyebilir. Google Sites, kullanıcıların videolar, slayt gösterileri, takvimler, sunumlar, ekler ve metinler dahil olmak üzere çok sayıda bilgiyi tek bir yerde görüntülemesine ve görüntüleme veya düzenleme amacıyla az kişiden oluşan bir çalışma grubuyla, departmanın veya şirketin tamamıyla paylaşmasına olanak tanır. Google Sites, içerikler için kapsayıcı görevi gören ön tanımlı sayfa türleri ve düzenlerin yanı sıra Google Gadget'ları biçiminde gömülü uygulama bileşenleri sağlar (aşağıya bakın). Ayrıca, özelleştirilebilir listeler ve doküman dosya dolabı deposu, paylaşım ve sürüm belirleme gibi temel uygulama işlevlerini de sunar. Google Sites, size belirli kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının erişimini sınırlamak için uygulamalara erişimi sınırlandırma yetkisi vererek tam erişim denetimi özellikleri sağlar. Google Sites'ta gömülü olan bileşenler bir site içinde farklı kullanıcıların farklı işlevleri kullanabilmesine izin vermek için (örneğin, bazı kullanıcılar için salt okunur, diğerleri için veri girişi) alternatif erişim kontrol listelerini kullanabilir. Google Sites'ın sahip olduğu güç, esnek ve yapılandırılabilir olmasında ve özellikle de kullanıcıların Google Gadget'ları gibi uygulama bileşenlerini kolayca gömülü hale getirebilmesinde yatar. Google E-tablolar yapılandırılmış veriler, veri değiştirme, form girişi ve iş akışı mantığı için önemli bir uygulamadır. Google E-tablolar, Google Sites'a veya herhangi bir HTML tabanlı web sayfasına ya da uygulamaya gömülü hale getirilebilen özel formlar oluşturma özelliğine de sahiptir. Ayrıca karmaşık veri analizi ve veri değiştirmenin yanı sıra veri girişi doğrulaması da yapabilir. Uygulama geliştirme amacı olan bir kullanıcı, Google E-tablolar'ı güçlü bir veritabanı ve yüksek oranda genişletilebilen bir veri yönetim motoru olarak değerlendirebilir. Google Apps Scripts Google Apps Scripts sunucu tarafındaki JavaScript arayüzüdür ve Google Apps paketindeki tüm verilere ve işlevlere erişmenizi sağlar. Komut dosyası kullanım arayüzü Google E-tablolar aracılığıyla Google Apps'a aktarılan verilerle etkileşim kurmak için özel işletme mantığı ve iş akışı kuralları oluşturmak üzere kapsamlı genişleme özelliğine sahiptir. Komut dosyaları; takvim, e-posta, dokümanlar, e-tablolar gibi zengin Google Apps ürünlerine erişime 5

6 Google Secure Data Connector, Google Apps'taki bulut tabanlı uygulamalarla kurumsal bir intranet veya diğer dahili uygulamalar arasında güvenli veri erişimi sağlar. SDC hakkında daha fazla bilgi edinmek için: securedataconnector/ sahiptir. Komut dosyaları aynı zamanda herkese açık internet (örneğin, Google. com) aracılığıyla veya Secure Data Connector kullanarak sizin intranetiniz aracılığıyla harici verilere ve web hizmetlerine erişebilir. Google Gadget'ları temel HTML ve JavaScript uygulamalarıdır ve web sayfalarına ve diğer uygulamalara gömülü hale getirilebilir. Google tarafından sağlanan çok sayıda hazır gadget; veri giriş formu, flash sunumu, video gibi çeşitli uygulama işlevselliği ortaya koyar. Bunlara ek olarak on binlerce gadget Google Gadget'ları platformu üzerine kurulmuş Google Sites aracılığıyla kullanılabilir durumdadır. En önemlisi ise Google Gadget'ları, bir Google sitesine veya Google E-tablosuna eklenebilen özel uygulama işlevselliği ve işletme mantığı kurulurken geliştirme genişletme mekanizması görevi görür. Gadget'lar özel kullanıcı arayüzü öğeleri, gelişmiş işletme mantığı ve veri değiştirme özellikleri sağlayabilir. Geliştirdiğiniz bir gadget, işletmenizin Google Apps kurulumu üzerinden erişilebilen özel bir dizinde yayınlanabilir ve çok sayıda uygulamada yeniden kullanılabilir. Google Gadget geliştirme hakkında daha fazla bilgiyi adresinde bulabilirsiniz. Google App Engine, zengin ve gelişmiş web uygulamaları geliştirmek için tamamen barındırılan geliştirme ortamı sağlayan güçlü bir geliştirme platformudur. Bir BT geliştiricisi en zorlu ve karmaşık özel Notes uygulamasının ihtiyaçlarını yerine getirmek için Google App Engine'de tamamen özel uygulamalar ve uygulama bileşenleri (Google Gadget'ların App Engine üzerinde yapılandırılması ve barındırılması dahil olmak üzere) oluşturabilir. Google App Engine hakkında daha fazla bilgiyi adresinde bulabilirsiniz. Belirli bir Notes uygulamasının hedefini belirlerken, uygulamanın Google Sites veya Google E-tablolar gibi tek bir uygulamaya mı yoksa iş akışı ve uygulama mantığı için Google Apps Scripts kullanan Google E-tablolar'ın gömülü olduğu Google Sites gibi birden fazla uygulamaya mı taşınacağının değerlendirilmesi önemlidir. Şablonlar ve Mantık Notes uygulamalarınızdaki işlevselliğin Google Apps ile eşlenmesi sırasında gerçekleştirilecek bir sonraki adım uygulama çerçevelerinin ve ilgili mantığın Google Apps'a taşınmasıdır. Bu etkinlik kümesi, Google Sites'ta şablonların ve sayfa türlerinin yapılandırılmasından, Google E-tablolar'da veri şemaları oluşturulmasına, Google Apps Scripts içinde mantığın ve iş akışı komut dosyalarının yapılandırılmasına ve Google Gadget'ları ve Google App Engine'de uygulama bileşenleri oluşturulmasına kadar her şeyi kapsar. Veriler Google Apps'ta uygulamalar için çerçeve ve mantık oluşturulduktan sonra verileri taşıyabilirsiniz. Çok sayıda prosedür ve araç Lotus Notes'taki verileri çıkarma ve Google Apps'a aktarma işlemlerini kolaylaştırır. Ancak taşımanın geçmiş verilerin kullanılmayacaksa arşivlenmesi, gereken yerlerde temizlenmesi veya normal hale getirilmesi için en uygun zaman olduğu unutulmamalıdır. Uygulamalar için belirlenen hedeflerin bulundukları konuma bağlı olarak verilerin Google Apps'a aktarılmasında faklı araçlar kullanılabilir. Google E-tablolar ve Google Sites için içe aktarma API'ları verilerin Google Apps'a taşınmasındaki başlıca iki mekanizmadır. 6

7 Birlikte Kullanım Karmaşık kurulumları ve kullanım modelleri olan bazı kuruluşlar Google Apps'a taşındıktan sonra belirli sayıda Lotus Notes uygulamasını desteklemeye devam eder. Taşıma masrafları beklenen yatırım getirisini sağlamıyorsa veya taşıma işlemini karmaşık hale getiren birkaç Notes uygulamasına bağlı kullanıcılar ve işletme süreçleri varsa, Lotus Notes kurulumuna destek sağlamaya devam edilmesi mantıklı bir seçim olabilir. Kullanıcılarınızın e-postalarını, takvimlerini, adres defterlerini ve Lotus platformunuzdaki uygulamaların büyük çoğunluğunu taşıdıktan sonra lisanslama masraflarını azaltabileceğinizi ve Notes altyapınızdaki çok sayıda sunucuyu taşıma dışında bırakabileceğinizi göreceksiniz. Özet ve Sonuçlar Google Apps; e-posta, takvim, kişiler, ofis verimliliği ve çalışan uygulamaları için bir hizmet olarak yazılım platformu sağlayan güçlü, genişletilebilir ve bulut tabanlı bir platformdur ve iş koluna özel uygulamaların dağıtılmasını destekler. Şirketler yıllardır Domino platformunu temel alan Lotus Notes uygulamalarına hatırı sayılır miktarlarda yatırım yaptı. Bu uygulamalar Lotus Notes taşıması için gerektiği şekilde Google Apps'a uyarlanabilir böylece devam eden BT bakım ve işletme giderlerinden tasarruf edilebilir. Bu dokümanda Lotus Notes uygulamalarını Google Apps bulut bilişim üzerine taşıma süreci çeşitli açılardan incelenmiştir ve bu taşımaları değerlendirmeye ve yürütmeye ilişkin bir model sunulmuştur. Taşıma kararlarına ilişkin kullanım ve konsolidasyon gibi dikkate alınması gereken önemli öğelerden bahsedilmiştir. Son olarak Notes uygulamaları için taşıma hedefleri görevi gören çeşitli Google Apps bileşenlerini açıklayıcı bilgiler verilmiştir ve bu bileşenler hakkında daha fazla bilgi içeren bağlantıların yanı sıra taşımanın nasıl değerlendirileceğini de açıklanmıştır. Telif Hakkı Google, Google Inc. şirketinin ticari markasıdır. Diğer tüm şirket ve ürün adları ilişkili oldukları ilgili şirketlerin ticari markaları olabilir. WP