BAŞAKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 BAŞAKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar, Teşkilat Yapısı, Bağlılık Amaç MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Başakşehir Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün görev ve yönetimine ilişkin esasları kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu na, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu na, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar Hakkındaki yönetmeliğe, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkındaki kanuna, TS no lu Elektronik Belge Yönetimi standardına ve T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışılabilirlik Esasları na dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında; Belediye : Başakşehir Belediyesi'ni, Başkan : Başakşehir Belediye Başkanı'nı, Başkan Yardımcısı : Belediye Başkanı tarafından birimle ilgili olarak görevlendirilen Başakşehir Belediye Başkan Yardımcısı'nı, Müdürlük : Bilgi İşlem Müdürlüğü'nü, Müdür : Bilgi İşlem Müdürü'nü, Şeflik : Bilgi İşlem Müdürlüğü'ne bağlı hizmet veren şeflikleri, Personel : Bilgi İşlem Müdürlüğü'ne bağlı çalan çalışanlarının tümünü, ifade eder. Teşkilat Yapısı MADDE 5- (1) Müdürlük, müdür, şef, teknik eleman, memur ve yardımcı personellerden oluşur. Bağlılık MADDE 6- (1) Başkanlık makamına veya Başkanlıkça tespit edilen başkan yardımcısına bağlı olarak idari teşkilatta yer alır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. İKİNCİ BÖLÜM Personel Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumluluklar Personelin Unvan ve Nitelikleri MADDE 7- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü'ne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir: a) Bilgi İşlem Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve diğer mevzuat hükümleri doğrultusunda ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak atanır.

2 b) Şef: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır. c) Memurlar: KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır. d) Sözleşmeli Personel: 5393 sayılı yasanın 49. maddesine göre kadro karşılığı gösterilmek ve sözleşme yapılma suretiyle çalıştırılır. Müdürlüğün faaliyet alanları MADDE 8- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün faaliyet alanları aşağıdaki gibidir: a) Belediye bilgi sistemleri uygulama yazılımlarını kurar, devreye alır ve geliştirir. b) Farklı bilgi sistemleri uygulamalarının entegrasyonunu yaptırıp, birlikte çalıştırılabilmesini c) Belediye süreçlerinin ve bu süreçlerle ilgili verilerin analizlerinin ve düzenlemelerinin yapılıp dijital platforma aktarılmasını d) Belediye bilgi sistemlerinin E-Devlet projeleri ile entegrasyonunu e) Belediyede kullanılan yazılımların periyodik eğitimlerini organize eder. f) Belediye otomasyonuna ait yönetici raporlarını hazırlar. g) Belediyenin kurumsal çevrimiçi yayın organlarının teknik desteğini sağlar, talepler doğrultusunda yeni tasarımsal ve yazılımsal çalışmaları yapar. h) E-Belediye ve M-Belediye hizmetlerinin devamlılığını i) Belediye bilgi sistemleri dahilindeki kullanıcıların yetkilendirme işlemlerini yapar. j) Kurumsal E-Posta hizmetinin devamlılığını k) Belediyede kullanılmakta olan tüm sunucuların ve veritabanının yapılandırma, bakım ve güncelleme işlemlerini yapar. l) Kurumsal arşiv hizmetlerini m) Bilgi sistemleri ağ altyapısının kablolamasını, yapılandırılmasını ve devamlılığını n) Bilgi sistemleri güvenlik altyapısını kurar. o) Bilgi güvenliği kapsamında periyodik denetimler ve raporlamalar yapar. p) Belediye bilgi sistemlerinin teknik servisini q) Santral hizmetlerini verir. r) Belediyenin donanım ve yazılım ihtiyaçlarına göre ihale süreçlerini takip eder ve tedarik işlemlerini gerçekleştirir. Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 9- (1) Bilgi İşlem Müdürü'nün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: a) Bilgi İşlem Müdürü'nün Görevleri: 1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder. 2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir. 3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür. 4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplinini 5) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar. 6) Müdürlüğün çalışma programını belirleyip, çalışmaların bu program doğrultusunda yürütülmesini 7) Müdürlük şeflikleri arasında koordinasyonu 8) Müdürlüğün diğer müdürlükler ile olan koordinasyonunu 9) Uzun/orta/kısa vadeli planlamalar yapar. 10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir. b) Bilgi İşlem Müdürü'nün Yetkileri 1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamı'nca uygun görülen

3 programlar çerçevesinde yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi. 2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamı'na önerilerde bulunma yetkisi. 3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi. 4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi. 5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi. 6) Müdürlük emrinde görev yapan personele ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ve Başkanlık Makamı'na önerilerde bulunma yetkisi. 7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi. 8) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi. 9) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi. c) Bilgi İşlem Müdürü'nün Sorumlulukları: Yasalarda, Yönetmeliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen sorumluluklarının yanında görev ve yetkilerinin ifasında, Belediye Başkanı'na ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı'na karşıda sorumludur. Müdürlüğe bağlı şeflik ve büroların görevleri MADDE 10- (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamı'na karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir. (2) Yazılım Şefliği: Yazılım Şefliği'ne bağlı bürolar ve görevleri aşağıdaki gibidir: a) YBS (Yönetim Bilgi Sistemi) Bürosu: 1) YBS uygulama yazılımlarının kurulmasını, devreye alınmasını ve geliştirilmesini 2) Belediye bünyesinde bulunan verilerin YBS formatına uygun olarak derlenmesini, sisteme dahil edilmesini ve sistemde bulunan verilerin güncelliğinin korunmasını 3) YBS uygulama yazılımlarında yasal düzenlemeler, genelgeler ve bildiriler doğrultusunda gerekli revizyonların yapılmasını 4) Belediye bünyesinde yapılan çalışmaların YBS çatısına dahil edilebilecek olanların tespitini, gerekli yazılımsal analizlerini yapar ve ilgili konu hakkında programlama faaliyetlerinin başlatılmasını 5) E-Devlet çalışmaları kapsamında, diğer kamu kurumları ile yapılan protokoller çerçevesinde, YBS uygulamalarının E-Devlet entegrasyonlarının yapılmasını 6) YBS kullanıcılarının periyodik eğitimlerini düzenler. 7) YBS dahilinde bulunan modüller ve alt sistemlerin kullanıcı yetkilendirmelerini düzenler. 8) Belediye bünyesinde kullanılan diğer yazılımlar ile olan entegrasyonlarının yapılmasını 9) YBS verileri ile işlem yapan Karar Destek ve İş Zekası sistemlerini kurar ve yönetici raporlarının hazırlanmasını 10) Belediye bünyesinde bulunan ve YBS ile haberleşerek çalışması gereken tüm yazılımların entegrasyon süreçlerini yürütür. b) CBS (Coğrafi Bilgi Sistemi) Bürosu

4 1) CBS uygulama yazılımlarının kurulmasını, devreye alınmasını ve geliştirilmesini 2) Kent Bilgi Sistemi'nin kurulması çerçevesinde YBS ile entegrasyon çalışmalarını yürütür. 3) Üst yönetimin istekleri doğrultusunda CBS verilerinin kurumsal internet sitesinde, Kent Rehberi olarak yayınlanmasını 4) CBS sistemlerini kullanan müdürlüklerin taleplerini tespit etmek amacı ile koordinasyonu c) Çevrimiçi Sistemler Bürosu 1) Çevrimiçi sistemlerde (k urumsal internet sitesi, mobil site, mobil uygulamalar ve sosyal ağlar) sunulan içeriğin düzgün ve güncel olarak yayınlanmasını 2) Çevrimiçi sistemler ile ilgili üst yönetimin taleplerini gerçekleştirmek için tasarımsal ve yazılımsal faaliyetlerin 3) Çevrimiçi sistemleri hakkında periyodik kullanıcı raporlarını oluşturur ve bu raporlara göre sistemlerdeki gerekli yeniliklerin yapılmasını 4) Çevrimiçi sistemler yönetim panelinin kullanıcı yetkilendirmelerini yönetir. 5) E-Belediye ve M-Belediye hizmetlerinin sunulmasını 6) E-Belediye ve M-Belediye hizmetleri için YBS ile yapılması gerekli olan entegrasyonların 7) Kent rehberinin yayınlanabilmesi için CBS ile yapılması gerekli olan entegrasyonların (3) Bilgi Sistemleri Şefliği: Bilgi Sistemleri Şefliği'ne bağlı bürolar ve görevleri aşağıdaki gibidir: a) Sistem ve Veritabanı Bürosu: 1) Kullanıcıların masaüstü, dizüstü ve diğer tüm personel bilgisayarlarının kurum aktif dizin yapısını kullanabilmesi için kullanıcı ekleme, silme, bilgi güncelleme, şifre ve yetki ayarları düzenleme ve kontrol işlemlerinin gerçekleştirilmesini 2) Kurumsal elektronik posta kullanımında elektronik posta hesabı oluşturma, silme, bilgi güncelleme, boyut ayarlama işlemlerinin 3) Kurum içinde dijital dosya alışverişini sağlamak için dosya sunucusu üzerinde paylaşım yapısının kurulması, kullanıcı ihtiyaçlarına uygun alan oluşturulması, dosyalara erişim yetkilerinin ayarlanması işlemlerini 4) Sunuculara ait olay kayıtlarının incelenmesi, performans takibinin yapılması, antivirüs ve güncelleme işlemlerinin takibinin yapılması 5) Sanal sunucu sisteminin üstünde kurulacağı sunucuların temini, performansının takibi ve sorunlarının çözümlenmesini 6) Yedekleme altyapısının aktif olarak çalışmasından emin olunması, alınan yedeklerden geri dönüşlerin yapılması 7) Sorumlu olunan tüm süreçlere ait raporlama ve kontrol listeleri üzerinden takip ve değerlendirme işlemini yapar. 8) Veritabanı sunucusunun aktif çalışmasını, bağlantı sorunlarının giderilmesini 9) Bakım işlemlerinin gerçekleştirilmesini ve bakım raporlarının takibini 10) Veritabanı sunucularına erişimi denetler, güvenlik ayarlarını yapılandırma ve yetkilendirmeleri planlar. 11) Veritabanı sunucusu yedek alma, yedekten geri dönme ve kopya sunucu bağlantılarını kontrol etme süreçlerinin b) Arşiv Bürosu: 1) Kurum Arşivi'ne belgenin devir teslim işlemlerinin 2) Fiziksel arşivleme süreçlerinde belgenin tasnifi, veri girişi, tarama, adlandırma,

5 indeksleme, etiketlendirme, kutulama, dosyalama ve genel kontrol işlerinin 3) Dijital arşiv süreçlerinde belgenin tasnifi, veri girişi, tarama, görüntü iyileştirme, adlandırma, indeksleme, kontrol ve onaylama, sisteme aktarım işlerinin 4) Ödünç takip süreçlerinde dosya tespiti, dosya talebi, onay ve ödünç takip işlerinin 5) Standart dosya planı uygulanabilirliğinin takibinin 6) Ekspertiz ve vatandaş süreçlerinde belge sorgulama, tahakkuk kesilme ve evrak tesliminin 7) Kurum arşiv prosedürü, talimatı ve görev tanımlarının güncellenmesinin c) Ağ ve Bilgi Güvenliği Bürosu: 1) Kurum ve misafir kullanıcılarının internet, mail ve paylaşım klasörü erişiminin 2) Kurum ağ altyapı sisteminin yapılandırma ve sorun giderilmesinin 3) Müdürlük bazlı kullanıcı alanlarının belirlenmesi ve yetkilendirilmesinin 4) Ağ sisteminde yer alan ağ anahtarlarının kablolama işlemleri, yapılandırma ve sorunların çözümünün 5) Güvenlik duvarının aktif çalışması, yapılandırılması, güncellenmesi, müdürlük bazlı raporlamalarının alınmasını 6) Uzaktan erişim cihazlarının yapılandırılması, kullanıcı ekleme ve yetkilendirilmelerinin yapılmasını 7) Posta güvenliği cihazının aktif kullanılmasını, yapılandırılması ve sorun çözümünün 8) Kablosuz erişim, şifreleme ve erişim denetleme cihazları yapılandırma ve sorun çözümünün 9) Data hatlarına ait kullanım raporlarının alınması, incelenmesi ve kapasite planlamasının yapılmasını 10) Kurum Ağ altyapısındaki tüm cihazların izlenmesi ve periyodik raporlamaların yapılmasın 11) Bilgi güvenliği dokümanlarının güncellenmesi ve uygulamanın kontrolünü yapar. 12) Bilgi Güvenliği Ekibinin periyodik toplantılarını planlar ve toplantı sonra iş dağılımının yapılarak koordinasyonu 13) Bilgi güvenliği iç denetim ve yönetim gözden geçirmeleri planlar ve toplantı sonra iş dağılımının yapılarak koordinasyonu 14) Bilgi güvenliği sızma testlerinin yapılmasını ve raporlama yaparak alınacak tedbirleri yöneticisine iletir. 15) İş sürekliliği kapsamında planların oluşturulması, senaryoların çıkarılması, tatbikatların yapılması ve alınacak tedbirleri raporlamasının yapılmasını d) Teknik Servis Bürosu: 1) Son kullanıcı taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve çözüme kavuşmasını 2) Kurum içi ve dışı bilgi sistemi donanım arızalarına müdahale edilmesi, garanti kapsamındaki ürünlerin servise gönderimi ve arıza ve bakım süreçlerinin takibinin yapılmasını 3) Santral süreçlerinde telefon dahili hattı, faks hattı açma, kablolama ve sorun çözümü hizmetlerinin verilmesini Dahili numara aktarımı, gruplandırma, kısa kod verme ve yetkilendirme süreçlerinin 4) Bilgi sistemleri donanım envanterine kayırlı cihazların kurulumu, yer değişikliği

6 ve bakımlarının 5) Teknik personel performans raporlarının oluşturulması ve üst yönetime raporlanmasını (4) İdari İşler Şefliği: İdari İşler Şefliği'ne bağlı bürolar ve görevleri aşağıdaki gibidir: a) Kalem Bürosu: 1) Gelen-Giden evrakların takibini yapar. 2) Personel işlemlerinin takibini yapar. 3) Fatura işlemlerinin takibini yapar. 4) İhale dosyalarının referans sayılarını oluşturup ve gerekli kontrolleri yapar. 5) Stajyerlerin ve staj işlemlerinin takibini yapar. 6) Teminat iadesi yazılarını yazıp, muhasebeye ulaştırır. 7) Müdürlük içindeki tüm resmi yazışmalarının düzenini 8) Acil ihtiyaçlar için avans işlemlerini takip eder. b) İhale Bürosu: 1) Donanım ve yazılımla ilgili gelen istekleri değerlendirip ve alımlarını gerçekleştirir. 2) Bütçe takibini yapar. 3) Doğrudan temin alımlarını yapar. 4) Belediye ihtiyaçları doğrultusunda mal ve hizmet alımlarını ihale ve açık ihale usulünce yapar. 5) İhale teknik şartnamelerini hazırlar. 6) İş bitirme belgelerini hazırlar. 7) Bütçe yılı içerisinde yapılmış olan tüm dosyaları denetim komisyonu için raporlar. (5) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon Hizmetlerin icrası MADDE 11- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü'ndeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir: a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir. b) Görevin planlanması: Bilgi İşlem Müdürlüğü'ndeki çalışmalar, müdür ve şefler tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür. c) Görevin icrası: Bilgi İşlem Müdürlüğü personelleri kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. İşbirliği ve koordinasyon MADDE 12- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün şeflikler ve diğer müdürlükler ile olan işbirliği ve koordinasyonu aşağıdaki gibi gerçekleştirilmektedir: a) Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün şeflikler ve diğer müdürlükler ile olan işbirliği ve koordinasyonu müdür tarafından sağlanır. b) Bilgi İşlem Müdürlüğü'ne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre teslim edilir. c) Bilgi İşlem Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir. d) Birimlerde görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır. (2) Bilgi İşlem Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütür.

7 BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli Hükümler Yönetmelikte yer almayan hususlar MADDE 13- (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir. Yürürlülük MADDE 14- (1) Bu yönetmelik 15 maddeden ibaret olup Başakşehir Belediye Başkanlığı Belediye Meclisince alınacak kararın kesinleşmesi ile yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 15- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Bilgi İşlem Müdürü ve Belediye Başkanı yürütür.