T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ Adalet Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü. REKTÖRLÜK MAKAMINA (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı)

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ Adalet Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü *BEA5JR2Y* Sayı : Konu : İç Kontrol Eylem Planı Öngörülen Eylemler REKTÖRLÜK MAKAMINA (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı) İlgi : 30/12/2016 tarihli, sayılı yazınız. İlgi yazınızda belirtilen hususlar dikkate alınarak güncellenen İç Kontrol Standartları Belgesi ve ekleri yazımız ekinde sunulmuş olup ayrıca sgd@usak.edu.tr adresine de gönderilmiştir. Bilgilerinize arz ederim. e-imzalıdır Doç.Dr. Vedat ÇAKIR Müdür EKLER : 1- İÇ KONTROL STANDARTLARI (ADALET MYO) 2017 (58 sayfa) 2- İç Kontrol Standartları Tebliğ Tebellüğ Belgeleri (2 Adet) (4 sayfa) Mevcut Elektronik İmzalar VEDAT ÇAKIR (Adalet Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü - Müdür) 19/01/ :19 1 Eylül Kampusü İzmir Yolu 8.Km 64100/Uşak Ayrıntılı bilgi için irtibat: Barış KOÇ Tel: Faks: E-Posta: adaletmyo@usak.edu.tr Elektronik ağ: Sayfa 1 / 1

2 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ADALET MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL STANDARTLARI Ocak

3 1 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük YÖNETMELİK Resmi Gazete Tarihi: Resmi Gazete Sayısı: KAMU GÖREVLİLERİ ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ İLE BAŞVURU USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı; kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini belirlemek, bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak ve görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek ve Kurula başvuru usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2 - Bu Yönetmelik; genel bütçeye dâhil daireler, katma bütçeli idareler, kamu iktisadi teşebbüsleri, döner sermayeli kuruluşlar, mahalli idareler ve bunların birlikleri, kamu tüzel kişiliğini haiz olarak kurul, üst kurul, kurum, enstitü, teşebbüs, teşekkül, fon ve sair adlarla kurulmuş olan bütün kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan; yönetim ve denetim kurulu ile kurul, üst kurul başkan ve üyeleri dâhil tüm personeli kapsar. Cumhurbaşkanı, Türkiye Büyük Millet Meclisi üyeleri, Bakanlar Kurulu üyeleri, Türk Silahlı Kuvvetleri, yargı mensupları ve üniversiteler hakkında bu Yönetmelik hükümleri uygulanmaz. Hukuki Dayanak Madde 3 - Bu Yönetmelik, 25/5/2004 tarihli ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 3 ve 7 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen; a) Kanun: 25/5/2004 tarihli ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunu, b) Kurum ve kuruluş: 2 nci maddede geçen ve kapsama dahil kamu kurum ve kuruluşlarını, 2

4 c) Kamu görevlileri: 2 nci maddede geçen ve kapsama dahil kamu kurum ve kuruluşlarında görevli tüm personeli, d) Kurul: Kamu Görevlileri Etik Kurulunu, e) Etik davranış ilkeleri: Kamu görevlilerinin uyması gereken etik davranış ilkelerini, f) Başvuru sahibi: Kanun kapsamında başvuru hakkını kullanarak Kurula veya yetkili disiplin kurullarına başvuran gerçek kişileri, g) Bilgi: Kurum ve kuruluşların kayıtlarında yer alan 5176 sayılı Kanun kapsamında yapılacak inceleme ve araştırmalara ilişkin her türlü veriyi, h) Belge: Kurum ve kuruluşların sahip oldukları 5176 sayılı Kanun kapsamında yapılacak inceleme ve araştırmalarla ilgili yazılı, basılı veya çoğaltılmış dosya, evrak, kitap, dergi, broşür, etüt, mektup, program, talimat, kroki, plan, film, fotoğraf, teyp ve videokaseti, harita, elektronik ortamda kaydedilen her türlü bilgi, haber ve veri taşıyıcılarını, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Etik Davranış İlkeleri Görevin Yerine Getirilmesinde Kamu Hizmeti Bilinci Madde 5 - Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; sürekli gelişimi, katılımcılığı, saydamlığı, tarafsızlığı, dürüstlüğü, kamu yararını gözetmeyi, hesap verebilirliği, öngörülebilirliği, hizmette yerindeliği ve beyana güveni esas alırlar. Halka Hizmet Bilinci Madde 6 - Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; halkın günlük yaşamını kolaylaştırmayı, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamayı, hizmet kalitesini yükseltmeyi, halkın memnuniyetini artırmayı, hizmetten yararlananların ihtiyacına ve hizmetlerin sonucuna odaklı olmayı hedeflerler. Hizmet Standartlarına Uyma Madde 7 - Kamu kurum ve kuruluşlarının yöneticileri ve diğer personeli, kamu hizmetlerini belirlenen standartlara ve süreçlere uygun şekilde yürütürler, hizmetten yararlananlara iş ve işlemlerle ilgili gerekli açıklayıcı bilgileri vererek onları hizmet süreci boyunca aydınlatırlar. Amaç ve Misyona Bağlılık Madde 8 - Kamu görevlileri, çalıştıkları kurum veya kuruluşun amaçlarına ve misyonuna uygun davranırlar. Ülkenin çıkarları, toplumun refahı ve kurumlarının hizmet idealleri doğrultusunda hareket ederler. Dürüstlük ve Tarafsızlık Madde 9 - Kamu görevlileri; tüm eylem ve işlemlerinde yasallık, adalet, eşitlik ve dürüstlük ilkeleri doğrultusunda hareket ederler, görevlerini yerine getirirken ve hizmetlerden 3

5 yararlandırmada dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, cinsiyet ve benzeri sebeplerle ayrım yapamazlar, insan hak ve özgürlüklerine aykırı veya kısıtlayıcı muamelede ve fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalarda bulunamazlar. Kamu görevlileri, takdir yetkilerini, kamu yararı ve hizmet gerekleri doğrultusunda, her türlü keyfilikten uzak, tarafsızlık ve eşitlik ilkelerine uygun olarak kullanırlar. Kamu görevlileri, gerçek veya tüzel kişilere öncelikli, ayrıcalıklı, taraflı ve eşitlik ilkesine aykırı muamele ve uygulama yapamazlar, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya zararını hedef alan bir davranışta bulunamazlar, kamu makamlarının mevzuata uygun politikalarını, kararlarını ve eylemlerini engelleyemezler. Saygınlık ve Güven Madde 10 -Kamu görevlileri, kamu yönetimine güveni sağlayacak şekilde davranırlar ve görevin gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını davranışlarıyla gösterirler. Halkın kamu hizmetine güven duygusunu zedeleyen, şüphe yaratan ve adalet ilkesine zarar veren davranışlarda bulunmaktan kaçınırlar. Kamu görevlileri, halka hizmetin kişisel veya özel her türlü menfaatin üzerinde bir görev olduğu bilinciyle hizmet gereklerine uygun hareket eder, hizmetten yararlananlara kötü davranamaz, işi savsaklayamaz, çifte standart uygulayamaz ve taraf tutamazlar. Yönetici veya denetleyici konumunda bulunan kamu görevlileri, keyfi davranışlarda, baskı, hakaret ve tehdit edici uygulamalarda bulunamaz, açık ve kesin kanıtlara dayanmayan rapor düzenleyemez, mevzuata aykırı olarak kendileri için hizmet, imkân veya benzeri çıkarlar talep edemez ve talep olmasa dahi sunulanı kabul edemezler. Nezaket ve Saygı Madde 11 - Kamu görevlileri, üstleri, meslektaşları, astları, diğer personel ile hizmetten yararlananlara karşı nazik ve saygılı davranırlar ve gerekli ilgiyi gösterirler, konu yetkilerinin dışındaysa ilgili birime veya yetkiliye yönlendirirler. Yetkili Makamlara Bildirim Madde 12 - Kamu görevlileri, bu Yönetmelikte belirlenen etik davranış ilkeleriyle bağdaşmayan veya yasadışı iş ve eylemlerde bulunmalarının talep edilmesi halinde veya hizmetlerini yürütürken bu tür bir eylem veya işlemden haberdar olduklarında ya da gördüklerinde durumu yetkili makamlara bildirirler. Kurum ve kuruluş amirleri, ihbarda bulunan kamu görevlilerinin kimliğini gizli tutar ve kendilerine herhangi bir zarar gelmemesi için gerekli tedbirleri alırlar. Çıkar Çatışmasından Kaçınma Madde 13 - Çıkar çatışması; kamu görevlilerinin görevlerini tarafsız ve objektif şekilde icra etmelerini etkileyen ya da etkiliyormuş gibi gözüken ve kendilerine, yakınlarına, arkadaşlarına ya 4

6 da ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşlara sağlanan her türlü menfaati ve onlarla ilgili mali ya da diğer yükümlülükleri ve benzeri şahsi çıkarlara sahip olmaları halini ifade eder. Kamu görevlileri, çıkar çatışmasında şahsi sorumluluğa sahiptir ve çıkar çatışmasının doğabileceği durumu genellikle şahsen bilen kişiler oldukları için, herhangi bir potansiyel ya da gerçek çıkar çatışması konusunda dikkatli davranır, çıkar çatışmasından kaçınmak için gerekli adımları atar, çıkar çatışmasının farkına varır varmaz durumu üstlerine bildirir ve çıkar çatışması kapsamına giren menfaatlerden kendilerini uzak tutarlar. Görev ve Yetkilerin Menfaat Sağlamak Amacıyla Kullanılmaması Madde 14 - Kamu görevlileri; görev, unvan ve yetkilerini kullanarak kendileri, yakınları veya üçüncü kişiler lehine menfaat sağlayamaz ve aracılıkta bulunamazlar, akraba, eş, dost ve hemşehri kayırmacılığı, siyasal kayırmacılık veya herhangi bir nedenle ayrımcılık veya kayırmacılık yapamazlar. Kamu görevlileri, görev, unvan ve yetkilerini kullanarak kendilerinin veya başkalarının kitap, dergi, kaset, cd ve benzeri ürünlerinin satışını ve dağıtımını yaptıramaz; herhangi bir kurum, vakıf, dernek veya spor kulübüne yardım, bağış ve benzeri nitelikte menfaat sağlayamazlar. Kamu görevlileri, görevlerinin ifası sırasında ya da bu görevlerin sonucu olarak elde ettikleri resmi veya gizli nitelikteki bilgileri, kendilerine, yakınlarına veya üçüncü kişilere doğrudan veya dolaylı olarak ekonomik, siyasal veya sosyal nitelikte bir menfaat elde etmek için kullanamazlar, görevdeyken ve görevden ayrıldıktan sonra yetkili makamlar dışında hiçbir kurum, kuruluş veya kişiye açıklayamazlar. Kamu görevlileri, seçim kampanyalarında görev yaptığı kurumun kaynaklarını doğrudan veya dolaylı olarak kullanamaz ve kullandıramazlar. Hediye Alma ve Menfaat Sağlama Yasağı Madde 15 - Kamu görevlisinin tarafsızlığını, performansını, kararını veya görevini yapmasını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan, doğrudan ya da dolaylı olarak kabul edilen her türlü eşya ve menfaat hediye kapsamındadır. Kamu görevlilerinin hediye almaması, kamu görevlisine hediye verilmemesi ve görev sebebiyle çıkar sağlanmaması temel ilkedir. Kamu görevlileri, yürüttükleri görevle ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendileri, yakınları veya üçüncü kişi veya kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle herhangi bir hediye alamazlar ve menfaat sağlayamazlar. Kamu görevlileri, kamu kaynaklarını kullanarak hediye veremez, resmi gün, tören ve bayramlar dışında, hiçbir gerçek veya tüzel kişiye çelenk veya çiçek gönderemezler; görev ve hizmetle ilgisi olmayan kutlama, duyuru ve anma ilanları veremezler. 5

7 Uluslararası ilişkilerde nezaket ve protokol kuralları gereğince, yabancı kişi ve kuruluşlar tarafından verilen hediyelerden, 3628 sayılı Kanunun 3. maddesi hükümleri saklı kalmakla birlikte, söz konusu maddede belirtilen sınırın altında kalanlar da beyan edilir. a) Aşağıda Belirtilenler Hediye Alma Yasağı Kapsamı Dışındadır: b) Görev yapılan kuruma katkı anlamına gelen, kurum hizmetlerinin hukuka uygun yürütülmesini etkilemeyecek olan ve kamu hizmetine tahsis edilmek, kurumun demirbaş listesine kaydedilmek ve kamuoyuna açıklanmak koşuluyla alınanlar (makam aracı ve belli bir kamu görevlisinin hizmetine tahsis edilmek üzere alınan diğer hediyeler hariç) ile kurum ve kuruluşlara yapılan bağışlar, c) Kitap, dergi, makale, kaset, takvim, cd veya buna benzer nitelikte olanlar, d) Halka açık yarışmalarda, kampanyalarda veya etkinliklerde kazanılan ödül veya hediyeler, e) Herkese açık konferans, sempozyum, forum, panel, yemek, resepsiyon veya buna benzer etkinliklerde verilen hatıra niteliğindeki hediyeler, f) Tanıtım amacına yönelik, herkese dağıtılan ve sembolik değeri bulunan reklam ve el sanatları ürünleri, g) Finans kurumlarından piyasa koşullarına göre alınan krediler. h) Aşağıda belirtilenler ise hediye alma yasağı kapsamındadır: i) Görev yapılan kurumla iş, hizmet veya çıkar ilişkisi içinde bulunanlardan alınan karşılama, veda ve kutlama hediyeleri, burs, seyahat, ücretsiz konaklama ve hediye çekleri, j) Taşınır veya taşınmaz mal veya hizmet satın alırken, satarken veya kiralarken piyasa fiyatına göre makul olmayan bedeller üzerinden yapılan işlemler, k) Hizmetten yararlananların vereceği her türlü eşya, giysi, takı veya gıda türü hediyeler, l) Görev yapılan kurumla iş veya hizmet ilişkisi içinde olanlardan alınan borç ve krediler. m) Bu Yönetmelik kapsamına giren en az genel müdür, eşiti ve üstü görevliler, bu maddenin 5 inci fıkrası ve 6 ncı fıkranın (a) bendinde sayılan hediyelere ilişkin bir önceki yılda aldıklarının listesini, herhangi bir uyarı beklemeksizin her yıl Ocak ayı sonuna kadar Kurula bildirirler. n) Kamu malları ve kaynaklarının kullanımı Madde 16 - Kamu görevlileri, kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanamaz ve kullandıramazlar, bunları korur ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli tedbirleri alırlar. Savurganlıktan Kaçınma Madde 17 - Kamu görevlileri, kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarının kullanımında israf ve savurganlıktan kaçınır; mesai süresini, kamu mallarını, kaynaklarını, işgücünü ve imkânlarını kullanırken etkin, verimli ve tutumlu davranırlar. 6

8 Bağlayıcı Açıklamalar ve Gerçek Dışı Beyan Madde 18 - Kamu görevlileri, görevlerini yerine getirirken yetkilerini aşarak çalıştıkları kurumlarını bağlayıcı açıklama, taahhüt, vaat veya girişimlerde bulunamazlar, aldatıcı ve gerçek dışı beyanat veremezler. Bilgi Verme, Saydamlık ve Katılımcılık Madde 19 - Kamu görevlileri, halkın bilgi edinme hakkını kullanmasına yardımcı olurlar. Gerçek ve tüzel kişilerin talep etmesi halinde istenen bilgi veya belgeleri, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununda belirlenen istisnalar dışında, usulüne uygun olarak verirler. Üst yöneticiler, ilgili kanunların izin verdiği çerçevede, kurumlarının ihale süreçlerini, faaliyet ve denetim raporlarını uygun araçlarla kamuoyunun bilgisine sunarlar. Kamu görevlileri, kamu hizmetleri ile ilgili temel kararların hazırlanması, olgunlaştırılması, alınması ve bu kararların uygulanması aşamalarından birine, bir kaçına veya tamamına, aksine yasal bir hüküm olmadıkça, o karardan doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek olanların katkıda bulunmasını sağlamaya dikkat ederler. Yöneticilerin Hesap Verme Sorumluluğu Madde 20 - Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesi sırasında sorumlulukları ve yükümlülükleri konusunda hesap verebilir ve kamusal değerlendirme ve denetime her zaman açık ve hazır olurlar. Yönetici kamu görevlileri, kurumlarının amaç ve politikalarına uygun olmayan işlem veya eylemleri engellemek için görev ve yetkilerinin gerektirdiği önlemleri zamanında alırlar. Yönetici kamu görevlileri, yetkisi içindeki personelin yolsuzluk yapmasını önlemek için gerekli tedbirleri alırlar. Bu tedbirler; yasal ve idari düzenlemeleri uygulamayı, eğitim ve bilgilendirme konusunda uygun çalışmalar yapmayı, personelinin karşı karşıya kaldığı mali ve diğer zorluklar konusunda dikkatli davranmayı ve kişisel davranışlarıyla personeline örnek olmayı kapsar. Yönetici kamu görevlileri, personeline etik davranış ilkeleri konusunda uygun eğitimi sağlamak, bu ilkelere uyulup uyulmadığını gözetlemek, geliriyle bağdaşmayan yaşantısını izlemek ve etik davranış konusunda rehberlik etmekle yükümlüdür. Eski Kamu Görevlileriyle İlişkiler Madde 21 - Kamu görevlileri, eski kamu görevlilerini kamu hizmetlerinden ayrıcalıklı bir şekilde faydalandıramaz, onlara imtiyazlı muamelede bulunamaz. Kamu görevlerinden ayrılan kişilere, ilgili kanunlardaki hükümler ve süreler saklı kalmak kaydıyla, daha önce görev yaptıkları kurum veya kuruluştan, doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir yüklenicilik, komisyonculuk, temsilcilik, bilirkişilik, aracılık veya benzeri görev ve iş verilemez. 7

9 Mal Bildiriminde Bulunma Madde 22 - Kamu görevlileri, kendileriyle eşlerine ve velayeti altındaki çocuklarına ait taşınır ve taşınmazları, alacak ve borçları hakkında, 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu hükümleri uyarınca, yetkili makama mal bildiriminde bulunurlar. Kurul, gerek gördüğü takdirde mal bildirimlerini inceleme yetkisine sahiptir. Mal bildirimlerindeki bilgilerin doğruluğunun kontrolü amacıyla ilgili kişi ve kuruluşlar (bankalar ve özel finans kurumları dâhil) talep edilen bilgileri, en geç otuz gün içinde Kurula vermekle yükümlüdürler. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Etik Davranış İlkelerinin Uygulaması ve Etik Kültürün Yerleştirilmesi Etik Davranış İlkelerine Uyma Madde 23 - Kamu görevlileri, görevlerini yürütürken bu Yönetmelikte belirtilen etik davranış ilkelerine uymakla yükümlüdürler. Bu ilkeler, kamu görevlilerinin istihdamını düzenleyen mevzuat hükümlerinin bir parçasını oluşturur. Bu Kanun kapsamındaki kamu görevlileri, bir ay içinde, Ek-1 de yer alan "Etik Sözleşme" belgesini imzalamakla yükümlüdürler. Bu belge, personelin özlük dosyasına konur. Kurum ve kuruluşların yetkili sicil amirleri, personelin sicil ve performansını, bu Yönetmelikte düzenlenen etik davranış ilkelerine uygunluk açısından da değerlendirirler. Personeli Bilgilendirme Madde 24 - Kamu kurum ve kuruluşlarında istihdam edilen her düzeydeki personel, istihdama ilişkin koşulların bir parçası olarak etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendirilir. Etik Kültürün Yerleştirilmesi ve Eğitimi Madde 25- Kurul, etik kültürün yerleştirilmesi ve geliştirilmesi konusunda her türlü çalışmayı yapar, yaptırır, araştırma, yayın, anket, kamuoyu yoklaması, bilimsel toplantılar ve benzeri etkinlikler düzenler, kamu görevlileri için eğitim programları hazırlar, koordine eder, yürütür veya bu konularda bakanlıklar, diğer kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, mahalli idareler ve konusunda uzman sivil toplum kuruluşlarıyla işbirliği yapabilir. Etik davranış ilkelerinin, kamu görevlilerine uygulanan temel, hazırlayıcı ve hizmet içi eğitim programlarında yer alması, kurum ve kuruluş yöneticilerince sağlanır. Kurumsal Etik İlkeleri Madde 26 - Bu Yönetmelikle belirlenen etik davranış ilkeleri, kapsama dahil kurum ve kuruluşlarda uygulanır. Ayrıca, yürüttükleri hizmetin veya görevin niteliğine göre kurum ve 8

10 kuruluşlar kendi kurumsal etik davranış ilkelerini düzenlemek üzere Kurulun inceleme ve onayına sunabilir. Bilgi ve Belge İsteme Yetkisi Madde 27- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, Kurulun başvuru konusu ile ilgili olarak istediği bilgi ve belgeleri süresi içinde vermek zorundadırlar. Kurul, bu Yönetmelik kapsamındaki kuruluşlardan ve özel kuruluşlardan ilgili temsilcileri çağırıp bilgi alma yetkisine sahiptir. İnceleme ve Araştırma Yetkisi Madde 28 - Kurul, etik davranış ilkelerine aykırı davranış ve uygulamalar hakkında, resen veya yapılacak başvurular üzerine, gerekli inceleme ve araştırmayı yapmaya yetkilidir. Kurul, etik ilkelere aykırı davranış ve uygulamalar hakkında yapacağı inceleme ve araştırmalara esas olmak üzere gerektiğinde yetkili makamlar kanalıyla kurum ve kuruluşlardan bilgi ve belge toplayabilir. Kurul inceleme ve araştırmasını etik davranış ilkelerinin ihlal edilip edilmediği çerçevesinde yürütür. Kurul yapacağı inceleme ve araştırmayı, en geç üç ay içinde sonuçlandırır. Kurul, ayrıca kurum ve kuruluşlarda etik davranış ilkelerinin yerleştirilmesi ve geliştirilmesi konusunda faaliyet, inceleme ve araştırma yapabilir. Etik Komisyonu Madde 29 - Kurum ve kuruluşlarda, etik kültürünü yerleştirmek ve geliştirmek, personelin etik davranış ilkeleri konusunda karşılaştıkları sorunlarla ilgili olarak tavsiyelerde ve yönlendirmede bulunmak ve etik uygulamaları değerlendirmek üzere kurum veya kuruluşun üst yöneticisi tarafından kurum içinden en az üç kişilik bir etik komisyonu oluşturulur. Etik komisyonu üyelerinin ne kadar süreyle görev yapacağı ve diğer hususlar, kurum ve kuruluşun üst yöneticisince belirlenir. Etik komisyonu üyelerinin özgeçmiş ve iletişim bilgileri, üç ay içinde Kurul a bildirilir. Etik komisyonu, Kurul ile işbirliği içinde çalışır. Görüş Bildirme Madde 30 - Kurul, kurum ve kuruluşların, etik davranış ilkeleri konusunda uygulamada karşılaştıkları sorunlara yönelik olarak görüş bildirmeye yetkilidir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Başvuru ve Resen İnceleme Usul Ve Esasları Başvuru Hakkı Madde sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına İlişkin Kanunda belirlenen esaslara göre, medeni hakları kullanma ehliyetine sahip Türkiye Cumhuriyeti Vatandaşları ile Türkiye'de 9

11 oturan yabancı gerçek kişiler başvuruda bulunabilirler. Herhangi bir nedenle Türkiye de bulunup da başvuru nedeni sayılan etik ilkelerden birisine aykırı davranıldığına tanık olan yabancı, başvuru hakkı açısından Türkiye de oturuyor kabul edilir. Başvuruda bulunabilmek için başvuranın menfaatinin etkilenmesi koşulu aranmaz. Ancak, kamu görevlilerini karalama amacı güttüğü açıkça anlaşılan ve başvuranın kimliği tespit edilemeyen başvurular değerlendirmeye alınmaz. Yargı organlarınca incelenmekte olan veya karara bağlanmış bulunan uyuşmazlıklar hakkında Kurula veya yetkili disiplin kurullarına başvuru yapılamaz. İnceleme sırasında yargı yoluna gidildiği anlaşılan başvuruların işlemi durdurulur. Daha önce Kurulca incelenmiş şikâyet konusu, yeni kanıtlar gösterilmedikçe bir daha şikayet konusu yapılamaz ve incelenemez. Başvuru Biçimleri Madde 32 - Başvurular; a) Yazılı dilekçe, b) Elektronik posta, c) Tutanağa geçirilen sözlü başvuru yolları ile yapılır. Başvuru Usulü Madde 33 - Başvuru, gerçek kişiler tarafından adı, soyadı, oturma yeri veya iş adresi ile imzayı kapsayan dilekçelerle, en az genel müdür ve Kurulca genel müdür düzeyinde oldukları kabul edilen EK-2 listede bulunan unvanlarda bulunanlar için Kurul Başkanlığına, diğer görevliler için ise kurum yetkili disiplin kurullarına yöneltilmek üzere ilgili kurum amirliğine yapılır. Dilekçede, etik ilkeye aykırı davranış iddiasına ilişkin bilgi ve belgeler açık ve ayrıntılı olarak belirtilir. Elde bulunan belgeler dilekçeye eklenir. Başvuru konusu aykırı davranış iddiası, kişi, zaman ve yer belirtilerek somut biçimde gösterilir. Başvuru dilekçelerinin daktilo ile yazılması veya bilgisayar çıktısı olması koşulu aranmaz. Dilekçelerin okunaklı ve anlaşılır olması yeterlidir. Başvurunun Kurul kayıtlarına geçtiği tarih, başvuru tarihidir. Başvuru dilekçeleri posta yoluyla da Kurula gönderilebilir. Bu durumda dilekçenin Kurul kayıtlarına geçtiği tarih süre başlangıcına esas alınır. Başvurunun tutanağa geçirilmek koşuluyla sözlü yapılması durumunda başvuranın imzası ve adresi de tutanağa alınır. Elektronik Ortamda Yapılacak Başvurular Madde 34 - Başvurunun; gerçek kişiler tarafından elektronik posta yoluyla yapılması halinde, başvuru sahibinin adı ve soyadı, oturma yeri veya iş adresi belirtilir. Türkiye de oturan yabancıların bu yolla yaptıkları başvurularda, pasaport numarası ve uyruğu gösterilir. Elektronik posta yolu ile yapılacak başvurularda, başvurunun Kurulun elektronik posta adresine ulaştığı tarih başvuru tarihidir. 10

12 Başvuruların Kabulü ve İşleme Konulması Madde 35 - Başvuru dilekçeleri kaydedilir ve başvuran hazır ise tarih ve sayı içeren alındı verilir. Kurum ve kuruluşların herhangi bir birimine yanlışlıkla ulaşan başvuru dilekçeleri işleme konulmadan ilgisine göre yetkili disiplin kuruluna veya Kamu Görevlileri Etik Kurulu Başkanlığına gönderilir. a) Kaydedilen başvuru en kısa zamanda Kurul Başkanı veya görevlendireceği üye tarafından bir raportöre verilir. b) Raportör başvuruyu görev, konu ve kabul edilebilirlik yönlerinden inceleyerek bir ön rapor hazırlayıp Kurul Başkanına sunar. c) Raportörün raporunda, başvuranın adı, soyadı, şikayet edilen kamu görevlisinin adı, soyadı, görevi, başvuru konusu, raportörün önerisi, adı, soyadı ile tarih ve imzası yer alır. d) Rapor, Kurul Başkanı veya ilgili üye tarafından, gerekirse ilgili yerlerden gerekli ek bilgi ve belgeler de istenip eklenerek görüşülmek üzere Kurul gündemine alınır. e) Kurul raporu görüşerek gerekirse incelemeyi derinleştirmek suretiyle ilgili yerlerden gerekli bilgi ve belgelerin istenmesine karar verir. Başvurunun kabul edilebilir bulunması durumunda, şikayet edilen kamu görevlisinin savunması alınır. Savunma süresi, istem yazısının kendisine bildirildiği tarihi izleyen günden itibaren 10 gündür. Sürenin son gününün resmi tatil gününe rastlaması durumunda, tatili izleyen çalışma günü sürenin son günü olarak kabul edilir. f) Kendisinden bilgi istenen resmi ve özel kurum ve kuruluşlar istenen bilgi ve belgeleri belirlenen süre içinde Kurula vermekle yükümlüdürler. g) Kurul incelemesini en geç üç aylık süre içinde bitirerek üye tam sayısının salt çoğunluğu ile karar verir. Bu süre, başvurunun kayda alındığı tarihte başlar. h) Kurul Üyelerine, incelemelerin gerektirdiği durumlarda iş bölümü çerçevesinde görev verilebilir. i) İsim ve imza bulunmayan başvuru dilekçeleri ile 33 ve 34 üncü maddelerde belirtilen unsurları içermeyen elektronik posta yolu ile gönderilmiş başvurular işleme konulmaz ve mümkünse durum başvuru sahibine bildirilir. Gerçeğe aykırı beyanları içerdiği sonradan anlaşılan başvurular, bu durumun anlaşıldığı tarihte işlemden kaldırılır. Elektronik posta yoluyla yapılan başvurularda, başvuru sahibi gerçek kişilerin verdiği T.C. kimlik numarası, İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün internet sayfasından başvuru sahibi tarafından verilen kimliğin doğru olup olmadığının tespiti amacıyla gerektiğinde sorgulanır. Gerçeğe aykırı ad ve soyadı ile yapılan başvurular işleme konulmaz. Elektronik ortamda veya yazılı olarak alınan başvuruların bilgi veya belge güvenliği kurum ve kuruluşlarda genel hükümlere göre sağlanır. Kurula gönderilen bilgi ve belgeler ile Kurul 11

13 tarafından edinilen bilgilerin değerlendirme ve incelenmesinde gizlilik derecesi bulunanların korunmasında ve saklanmasında gizlilik ilkesine uyulur. Kurul Başkanı ve Üyeleri ile sekretarya personeli, gizlilik ilkesinin gereklerine uymakla yükümlüdür. Bu yükümlülük Kurul Başkan ve Üyeleri ile diğer personelin görevlerinden ayrılmalarından sonra da devam eder. İncelenmesi biten belgeler yerine geri gönderilir. Resen İnceleme Madde 36 - Kurulun inceleme yetkisi içinde bulunan bir kamu görevlisinin etik ilkelere aykırı davrandığının çeşitli yollarla öğrenilmesi üzerine Kurul resen inceleme yetkisini kullanabilir. a) Bu konuda Kurul Başkanınca görevlendirilecek bir üyenin veya raportörün gözetiminde gerekli bilgiler toplanarak hazırlanan rapor Başkana sunulur. b) Başkan tarafından belirlenecek gündemde konu Kurulda görüşülerek gerekirse inceleme derinleştirilmek suretiyle gerekli bilgi ve belgeler getirtilir. İnceleme 35 inci maddede belirlenen usule göre tamamlanır, gerekli karar verilir. Toplanma ve Karar Yeter Sayısı İle Kararlarda Bulunacak Hususlar Madde 37 - Kurul, Başkan veya Başkanın özrü nedeniyle toplantıya katılamaması durumunda vekil olarak belirlediği Üyenin Başkanlığında üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve aynı çoğunlukla karar verir. Kararlarda, başvuranın adı, soyadı ile şikâyet edilen kamu görevlisinin adı, soyadı, görevi, karar tarih ve sayısı ile kararın dayandığı belge ve bilgiler, savunma ve inceleme sonucu ile karara katılan Başkan ve Üyelerin ad ve imzaları, varsa azlık oyu, raportörün adı, soyadı yer alır. İncelenmekte olan başvuru konusunun yargıya götürüldüğü anlaşılırsa inceleme bulunduğu aşamada durdurulur ve yargı kararı sonucuna göre değerlendirilir. Disiplin Kurullarında İnceleme ve Karar Verme Usulü Madde sayılı Kanun ile bu Yönetmelik kapsamında bulunan ve Kurulun görev alanı dışındaki kamu görevlilerinin etik ilkelere aykırı davrandığı yolunda disiplin kurullarına yapılan başvurular, yetkili disiplin kurullarınca bu Yönetmelikte düzenlenen etik davranış ilkeleri ile başvuru usul ve esasları çerçevesinde incelenir. Bu kurulların verdiği etik ilkeye aykırı davranışın varlığı veya yokluğu konusundaki kararlar ilgili kurum veya kuruluş yetkilisine, hakkında başvuru yapılan kamu görevlisine ve başvuru sahibine bildirilir. Disiplin kurullarının kararları kamuoyuna duyurulmaz. Kararlar Üzerine Yapılacak İşlem Madde 39 - Kararlar Başkan ve Üyeler tarafından imzalanmakla kesinleşir. Kesinleşen karar Başbakanlık Makamına sunulur. Kararlara karşı idari yargı yolu açıktır. 12

14 Kurul, başvuruya konu işlem veya eylemi gerçekleştiren kamu görevlisinin etik davranış ilkelerine aykırı işlem ve eylemi olduğunu tespit etmesi halinde bu durumu Başbakanlık, Kurul kararı olarak Resmî Gazete aracılığıyla kamuoyuna duyurur, ancak, Kurul kararlarının yargı tarafından iptali halinde Kurul, yargı kararını yerine getirir ve Resmî Gazete de yayımlatır. Etik ilkeye aykırı davranışın saptanamadığına ilişkin kararlar da Başbakanlık Makamına ve ilgililere yazılı olarak bildirilir. Bu kararlar kamuoyuna duyurulmaz. Kabul edilebilirliliği bulunmayan başvurular hakkında verilen kararlar yalnızca başvuru sahibine iletilir. Madde 40 - Oluştuğu tarihi izleyen günden başlayarak iki yıl içinde yapılmayan etik ilkelere aykırı davranışlar hakkındaki başvurular incelenmez. Geçici Madde 1 - Bu Yönetmeliğin Resmî Gazete de yayımı tarihinden önce gerçekleşen etik ilkelere aykırı davranışlar şikayet ve ihbar konusu yapılamaz. Geçici Madde 2 - Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren üç ay içinde kapsam içindeki kamu görevlileri, 23 üncü maddede düzenlenen "etik sözleşme" belgesini imzalarlar ve bu belgeler personelin özlük dosyasına konulur. Yürürlük Madde 41 - Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 42 - Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakan yürütür. KAMU GÖREVLİLERİ ETİK KURULUNUN YETKİ ALANINA GİREN EN AZ GENEL MÜDÜR, EŞİTİ VE ÜSTÜ KAMU GÖREVLİLERİ A) TBMM ve Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğinde - Genel Sekreter - Genel Sekreter Yardımcısı - Devlet Denetleme Kurulu Üyeleri B) 1 - Başbakanlık ve Bakanlıklarda - Müsteşar - Müsteşar Yardımcısı - Genel Müdür - Teftiş Kurulu Başkanı - Kurul Başkanı (Ek göstergesi 6400 ve üzerinde olanlar) - Valiler - Kaymakamlar - Büyükelçiler, Daimi Temsilciler 13

15 - Başbakan Başmüşaviri 2 - Bağlı-İlgili ve İlişkili Kurum ve Kuruluşlarda - Müsteşar - YÖK Başkanı, Yürütme Kurulu Üyeleri, Genel Sekreteri ve ÖSYM Başkanı - Müsteşar Yardımcısı - Genel Müdür - Teftiş Kurulu Başkanı ve Diğer Denetim Kurullarının Başkanları - Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları (ek göstergesi 6400 ve üzeri) - Başkan (ek göstergesi 6400 ve üzeri olanlar) - Düzenleyici ve denetleyici Kurum ve Kurul Başkan ve Yardımcıları - Kurul Üyeleri - Kurum ve Kuruluş Başkan Yardımcıları (ek göstergesi 6400 ve üzeri olanlar) - Kamu İktisadi Teşekkülleri ve bağlı ortaklıklarının Genel Müdürü - Kamu İktisadi Teşekkülleri Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeleri C) Mahalli İdarelerde - Büyükşehir Belediye Başkanı - İl ve İlçe Belediye Başkanları - Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreteri ve Genel Sekreter Yardımcıları - Büyükşehir Belediyesi ve Bağlı Kuruluşları Genel Müdürü - Büyükşehir Belediyesi Teftiş Kurulu Başkanı - İl Belediye ve İl Özel İdare Birlikleri ile bunların Üst Birlik Başkanları - Büyükşehir Belediye Şirketleri Genel Müdürleri, Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeleri - Büyükşehir sınırları içindeki Belediye Başkanları D) Kamu Kurumu Niteliğindeki Meslek Kuruluşlarında - Yönetim Kurulu Başkanı - Üst Birliklerde Başkan, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Sekreter E) 5176 sayılı Kanun çerçevesinde; ilgili mevzuatında özlük hakları veya emeklilik yönünden müsteşar, müsteşar yardımcısı, genel müdür statüsünde olduğu belirtilenler, Kanun kapsamında bulunan kurum ve kuruluşlardaki diğer yönetim ve denetim kurulu üyeleri ile teşkilat yapısı ve yürüttükleri hizmetlerin niteliği dikkate alınarak kurul tarafından en az genel müdür veya eşiti sayılan diğer kamu görevlileri. ETİK DEĞER VE DÜRÜSTLÜK 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 3 ve 7 nci maddelerine dayanılarak hazırlanıp tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu Görevlileri Etik Davranış 14

16 İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikle; kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini belirlemek, bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak ve görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek ve Kurula başvuru usul ve esaslarını düzenlemiştir. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 23 üncü maddesi gereğince Başkanlığımız personeline Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi imzalattırılarak özlük dosyalarına konulmuştur. Kamu görevlileri, görevlerini yürütürken ekte yer alan yönetmelikte belirtilen etik davranış ilke ve değerlere bağlı olarak görev yapmak ve hizmet sunmakla ve imzalamış oldukları etik sözleşmesine uymakla yükümlüdürler. EKLER LİSTESİ Ek 1- Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Ek2- Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi Tebliğ Tebellüğ Belgesi Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ Kamu hizmetinin her türlü özel çıkarın üzerinde olduğu ve kamu görevlisinin halkın hizmetinde bulunduğu bilinç ve anlayışıyla; Halkın günlük yaşamını kolaylaştırmak, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamak, hizmet kalitesini yükseltmek ve toplumun memnuniyetini artırmak için çalışmayı, Görevimi insan haklarına saygı, saydamlık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda yerine getirmeyi, 15

17 Dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, yaş, bedensel engelli ve cinsiyet ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranmayı, Görevimi, görevle ilişkisi bulunan hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye almadan, maddi ve manevi fayda veya bu nitelikte herhangi bir çıkar sağlamadan, herhangi bir özel menfaat beklentisi içinde olmadan yerine getirmeyi, Kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanmamayı ve kullandırmamayı, bu mal ve kaynakları israf etmemeyi, Kişilerin dilekçe, bilgi edinme, şikâyet ve dava açma haklarına saygılı davranmayı, hizmetten yararlananlara, çalışma arkadaşlarıma ve diğer muhataplarıma karşı ilgili, nazik, ölçülü ve saygılı hareket etmeyi, Kamu Görevlileri Etik Kurulunca hazırlanan yönetmeliklerle belirlenen etik davranış ilke ve değerlerine bağlı olarak görev yapmayı ve hizmet sunmayı taahhüt ederim. Standart: 2. Misyon-Vizyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler MİSYON: Ülkemizdeki Hukuk ve Adli hizmetler alanında ihtiyaç duyulan nitelikteki adli personeli, günümüz ve geleceğin mesleki ihtiyaçları gözetilerek hazırlanan müfredata uygun olarak yetiştirerek, Temel Hukuk bilgisine sahip, yüksek değer üreten bilgi ve birikimle donatılmış farkındalık yaratan mezunlar vermektir. VİZYON: Temel hukuk bilgisine sahip ara insan gücü ihtiyacının karşılanmasına önemli katkılarda bulunabilen, Akademik geleneklerini oluşturmuş, ulusal ve uluslararası yeterliliği olan, etkin ve verimli eğitim ve öğretim olanağı sunan, çalışma ortamı üst düzeyde, araştırmaya önem veren bir anlayışa sahip olmak, Kurumsal kültürünü şeffaflık, etkinlik, verimlilik, hesap verebilirlik ilkeleri üzerine kurmuş, Akademik etkinlikler düzenleyebilen, bilimsel yayınlar yapabilen, öğrenciler tarafından tercih edilen, ülke çapında tanınan ve ülkemizin en iyi adalet meslek yüksekokulu olabilmektir. 16

18 TEŞKİLAT VE ORGANİZASYON ŞEMASI TEŞKİLAT ŞEMASI MÜDÜR MYO Yönetim Kurulu M. Yüksekokul Kurulu Disiplin Kurulu Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı Bölüm Başkanlıkları MYO Sekreteri Öğrenci İşleri Personel Hukuk Bölümü Başkanlığı - Adalet Programı Müdür Sekreterliği Burs Komisyonu Tahakkuk Bölüm Sekreterliği Staj Sınav-Ders Program Kom. Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölümü Başkanlığı - Sosyal Güvenlik Programı Öğrenci İşleri Servisi Bilimsel Araştırma Kom. Muayene-Kabul Kom. Tahakkuk-Satın Alma Servisi Rehberlik Hizmetleri Bilgi İşlem (Web Sayfası) Taşınır Kayıt Kontrol Servisi Eğitim Öğretim Kom. Bütçe Özlük İşleri Servisi Stratejik Plan-Faaliyet Raporları Yazı İşleri Servisi Ayniyet ve Satın Alma Teknik Hizmetler Servisi Yardımcı Hizmetler Servisi 17

19 ORGANİZASYON ŞEMASI MÜDÜR (Doç. Dr. Vedat ÇAKIR) Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu - Doç. Dr. Vedat ÇAKIR - Öğr. Gör. Ahmet TÜRKAN - Öğr. Gör. Muhammet Esat BOLAT - Öğr. Gör. Arzu ERDİNÇ - Öğr. Gör. Nurcan PARLAK - Öğr. Gör. Muhammet KORKUTAN Meslek Yüksekokul Kurulu - Doç. Dr. Vedat ÇAKIR - Öğr. Gör. Ahmet TÜRKAN - Öğr. Gör. Muhammet Esat BOLAT - Öğr. Gör. Arzu ERDİNÇ - Öğr. Gör. Nuırcan PARLAK M.Y.O. Disiplin Kurulu - Doç. Dr. Vedat ÇAKIR - Öğr. Gör. Ahmet TÜRKAN - Öğr. Gör. Muhammet Esat BOLAT - Öğr. Gör. Arzu ERDİNÇ - Öğr. Gör. Nurcan PARLAK - Öğr. Gör. Muhammet KORKUTAN Müdür Yardımcısı Öğr. Gör. Ahmet TÜRKAN Müdür Yardımcısı Öğr. Gör. M. Esat BOLAT M. Yüksekokulu Sekreteri (Barış KOÇ) Öğr. Gör. Nurcan PARLAKMülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm Başkanı Sosyal Güvenlik Prg. Başkanı Öğr. Gör. Nurcan PARLAK Hukuk Bölüm Başkanı Öğr. Gör. Arzu ERDİNÇ Adalet Program Başkanı Öğr. Gör. Muhammet KORKUTAN Müdür Sekreteri (Muhammed BULUT) Bölüm Sekreteri (Levent YILDIRAN) Öğrenci İşleri Servisi (Şef Yüksel AKIN) Tahakkuk Servisi (Halil ARSLANALP) Yazı İşleri Servisi (Muhammet BULUT) Taşınır Kayıt Servisi (Halil ARSLANALP) ADALET MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI İş Tanımı Meslek Yüksekokulu ve birimlerin temsilcisi olan Müdür, Rektörtarafından üç yıl süre ile atanır ve bağlı bulunduğu Yükseköğretim Kurumunun üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler ekseninde oluşturulacak değerler doğrultusunda eğitim-öğretim faaliyetlerinin, bilimsel ve akademik çalışmaların daha etkili, kaliteli ve verimli olarak yürütülmesi amacıyla değişkenlikuyarlama, eşitlik-nesnellik ve süreklilik-düzenlilik esasları doğrultusunda yapılacak çalışmaları planlar, yönlendirir, koordine eder ve denetler. 18

20 Müdür (Harcama Yetkilisi) Birimin Harcama Yetkilisi olarak Meslek Yüksekokulu bütçesinden harcama yapmak üzere görevlilere harcama talimatı verir. Verilen harcama talimatının Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Mevzuat hükümlerine uygun olmasından ödeneklerin ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur. Görev ve Sorumluluklar Meslek Yüksekokulu kurullarına başkanlık etmek, Meslek Yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve Meslek Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Meslek Yüksekokulunun genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek Meslek Yüksekokulunun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, okulun bütçesi ile ilgili öneriyi yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak Meslek Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununla verilen görevleri yapmak Meslek Yüksekokulun ve bağlı birimlerin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. Yetkiler Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek Üniversitesi nin temsil yetkisini kullanmak İmza yetkisine sahip olmak Harcama yetkisi kullanmak. Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak Emrindeki yönetici ve personeli cezalandırma, ödüllendirme, sicil verme, eğitim verme, işini değiştirme ve izin verme yetkisine sahip olmak Kuruma alınacak personelin seçiminde değerlendirmeleri karara bağlama ve onaylama yetkisine sahip olmak 19

21 MESLEK YÜKSEKOKUL KURULU İş Tanımı Meslek Yüksekokul Kurulu, müdürün başkanlığında, müdür yardımcıları ve bölüm başkanlarından oluşur. Meslek Yüksekokul Kurulu akademik bir organ olup okulun akademik faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerini yürütür. Görev ve Sorumluluklar 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununda verilen görevleri yapmak Meslek Yüksekokulu eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim - öğretim takvimini kararlaştırmak MeslekYüksekokuluYönetimKuruluna üye seçmek Kanun ve yönetmeliklerle verilen diğer görevleri yapmak Her yarıyıl başında ve sonunda toplanmak Yetkiler Görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisi YÖNETİM KURULU İş Tanımı Müdürün başkanlığında, müdür yardımcıları ile müdürce gösterilecek altı aday arasından yüksekokul kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim üyesinden oluşur. Görev ve Sorumluluklar Gerekli görülen hallerde geçici çalışma grupları, eğitim - öğretim koordinatörlükleri kurarak ve bunların görevlerini düzenlemek. İdari faaliyetlerde Müdüre yardımcı olmak. M.Y.O.kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulamasında müdüre yardım etmek M.Y.O. nun eğitim-öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak M.Y.O. nunyatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak Müdürün, M.Y.O. uyönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununda verilen görevleri yapmak Yetkiler Görevvesorumluluklarıgerçekleştirmeyetkisi 20

22 DİSİPLİN KURULU Görev ve Sorumluluklar Yükseköğretim kurumları içinde veya dışında yükseköğretim öğrenciliği sıfatına, onur ve şerefine aykırı harekette bulunan, öğrenme ve öğretme hürriyetini, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak kısıtlayan, kurumların sükun, huzur ve çalışma düzenini bozan, boykot, işgal ve engelleme gibi eylemlere katılan, bunları teşvik ve tahrik eden, yükseköğretim mensuplarının şeref ve haysiyetine veya şahıslarına tecavüz eden veya saygı dışı davranışlarda bulunan ve anarşik veya ideolojik olaylara katılan veya bu olayları tahrik ve teşvik eden öğrencilere; eylem başka bir suçu oluştursa bile ayrıca uyarma, kınama, bir haftadan bir aya kadar veya bir veya iki yarıyıl için kurumdan uzaklaştırma veya yükseköğretim kurumundan çıkarma cezaları verir. Üniversite yerleşkesi içinde veya dışında öğrencilerin işlemiş oldukları disiplin suçlarından dolayı soruşturma yapmaya ve doğrudan gerekli cezayı vermeye veya disiplin kuruluna sevk etmeye ilgili Meslek Yüksekokul müdürü yetkilidir. Disiplin soruşturmasına, olay öğrenilince derhal başlanılır ve soruşturma en geç onbeş gün içinde sonuçlandırılır. Yetkiler Görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisi MÜDÜR YARDIMCISI Görev ve Sorumluluklar Müdür yardımcıları, müdür tarafından, kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere Meslek Yüksekokulunun aylıklı öğretim elemanları arasından seçilirler ve en çok üç yıl için atanırlar. Müdür, gerekli gördüğü hallerde yardımcılarını değiştirebilir. Müdürün görevi sona erdiğinde, yardımcılarının görevi de sona erer. Gerektiğinde yetki devri ile gerçekleştireceği görevler, Personel Özlük İşlerini takip etmek, Bütçe işlemlerini yürütmek, Ayniyat işlemlerinin gerçekleşmesini sağlamak, Maaş işlemlerinin takibini yapmak, Satın Alma işlemlerini takip etmek, Bilgi İşlem (Web sayfasının güncellenmesini sağlamak), M.Y.O. gelir ve giderlerinin bütçeye uygun hareket edilmesini sağlamak, Ön Lisans derslerin takibini yapmak, 21

23 Öğrenci İşlerinin takibini yapmak, Öğrencilerin stajını takip etmek, Eğitim Öğretim Komisyonlarını takip etmek, Bilimsel Araştırma işlemlerini takip etmek, Ders ve sınav programlarını takip etmek, Rehberlik hizmetlerini takip etmek, Yetkiler Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, emrindeki; yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak, Görevin Unvanı : Yüksekokul Sekreteri Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst Yönetici/Yöneticileri : Müdür Astları : İdari Personel S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51/ b, 51/c maddelerinin gereğini yapar. 2 Meslek Yüksekokulundaki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlar. Meslek Yüksekokulu nun Üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütür, istenildiğinde üst 3 makamlara gerekli bilgileri sağlar, Meslek Yüksekokulu idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Yüksekokul 4 Müdürüne önerilerde bulunur. 5 Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütülmesini sağlar. Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul 6 Disiplin Kurulu gündemini hazırlar ve ilgililere duyurur. Raportörlüğünü yapar. Karar ve tutanaklarını hazırlar, uygulanmasını sağlar. Meslek Yüksekokulu bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar; gerekli bakım 7 ve onarım işlerini takip eder; ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar. Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet 8 araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırır. 9 Meslek Yüksekokuluna gelen ilan ve duyurulardan ilgililerin haberdar edilmesini sağlar. 10 Meslek Yüksekokulu ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlar. 11 Resmi evrakları tasdik eder. Evrakların ilgililerinden teslim alınması ve arşivlenmesini sağlar. İdari birimlerin düzenli çalışmasını; bütün tüketim -demirbaş malzeme ve materyallerin temini ve 12 kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetir. Meslek Yüksekokulu personelinin özlük haklarına ilişkin dosyaları hazırlar, güncel tutulmasını 13 sağlar ve muhafaza eder. İdari personelin görev ve işlerini denetler, ilgili mevzuat açısından idari personelin eğitilmelerini 14 sağlar. Tüm birimlerden gelen İdari ve Mali işler evraklarını ve diğer her türlü evrakı kontrol eder, 15 gereği için hazırlıklar yapar. Gerçekleştirme Görevlisi olarak mali işleri yürütür. 22

24 16 İdari personelin izinlerini planlar, tüm personelin sağlık raporları ile kanuni izinlerini takip ederek ve yasal prosedürleri uygular. 17 Meslek Yüksekokulunun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımınında Gerçekleştirme Görevlisi olarak sürecin baştan sona yürütülmesini sağlar. 18 Meslek Yüksekokuluna ait demirbaşların kayıtlarının tutulmasını, ambar giriş-çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlar. 19 Çalışmalara ait yıllık faaliyet raporunun düzenlenmesini sağlar. Görev alanına giren konularda, uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği veya 20 aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaptırarak, alınması gereken yasal ve idari tedbirler konusunda Müdürlük ve Genel Sekreterlik Makamına tekliflerde bulunur. 21 Ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Müdürlük Makamına önerilerde bulunur. 22 İlgili mevzuatla kendisine verilen diğer görevleri yürütür. Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip 23 eder ve gereğini yapar. 24 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 25 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 26 Müdürün vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 27 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER - Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 1 - Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak Doç. Dr. Vedat ÇAKIR ONAYLAYAN Müdür BÖLÜM BAŞKANLARI İŞ TANIMI Bölüm Başkanı, bölümün aylıklı profesörleri, bulunmadığı takdirde doçentleri, doçent bulunmadığı takdirde yardımcı doçentler, yardımcı doçentler de bulunmadığı takdire Öğretim Görevlileri arasından müdürün önerisi üzerine rektörce üç yıl için atanmaktadır. Görev ve Sorumluluklar Bölüm başkanı, bölümün her düzeyde eğitim - öğretim ve araştırmalarından ve bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Görevin Unvanı : Bölüm Başkanı Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst : Müdür Yönetici/Yöneticileri Astları : Bölüme Bağlı Program, Akademik ve İdari Personeli S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1 Bölümün alanına uygun Programların kurulmasını sağlamak, 2 Bölümün eğitim-öğretim, idari, araştırma faaliyetlerinin yürütülmesini sağlamak, 3 Kaynakların etkili, verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak 4 Meslek Yüksekokulu Kurulu toplantılarına katılarak, bölümü temsil etmek 5 Bölümle ilgili gelişmeleri izlemek, eğitim-öğretimle ilgili yaşanan sorunları çözmek üzere uygun 23

25 gördüğü zamanlarda, bölüm kurulu ve program başkanları ile toplantılar yapmak, 6 Bölüm akademik kurulunu toplamak 7 Öğrencilerin başarı durumlarını izlemek, bunların sonuçlarını değerlendirmek 8 Akademik personelin performansını izleyerek sonuçlarını müdürlüğe bildirmek 9 Bölüm kadro yapısının yeterli olması için gerekli planlamaları yapmak 10 Bölümde görevli elemanları izlemek, görevlerini tam olarak yapmalarını sağlamak 11 Bölümün faaliyet, stratejik plan, performans kriterlerini hazırlamak 12 Ders planlarının güncellenmesini sağlamak 13 Bölümde European Credits Transfer System (ECTS- AKTS) dikkate alınarak diploma ekinin hazırlanmasını sağlamak 14 ERASMUS ve FARABİ programları ile ilgili çalışmaları yürütmek 15 Bölümde yapılması gereken seçimlerin zamanında yapılmasını sağlamak 16 Ders programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak 17 Ek ders ödemeleri ile ilgili belgeleri zamanında müdürlüğe ulaştırmak 18 Sınav programlarının hazırlanması, düzenli yürütülmesini sağlamak 19 Öğrenci danışmanlık hizmetlerini arttırmak, öğrencilerle toplantılar düzenlemek 20 Bilimsel toplantılar düzenlemek, bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artıcı önlemler almak, öğretim elemanlarının ulusal ve uluslararası faaliyetlere katılmalarına yardımcı olmak 21 Öğrenci danışmanlık hizmetlerini arttırmak, öğrencilerle toplantılar düzenlemek 22 Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 23 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 24 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 25 Müdürün vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 26 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2 İmza yetkisine sahip olmak, 3 Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak. 4 Bölümüne alınacak personelin seçiminde değerlendirmeleri karara bağlama ve onaylama yetkisine sahip olmak. ONAYLAYAN PROGRAM BAŞKANI İŞ TANIMI Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür Programın profesörleri, bulunmadığı takdirde doçentleri, bulunmadığı takdirde yardımcı doçentleri, yardımcı doçent de bulunmadığı takdirde öğretim görevlileri arasından, o program dalında görevli öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerince seçilen ve müdür tarafından 3 yıl için atanan Program Başkanı; Uşak Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler ekseninde oluşturulacak değerler doğrultusundaprogramın eğitim-öğretim uygulama ve araştırma faaliyetlerini etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütür. 24

26 Görevin Unvanı : Program Başkanı Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst : Müdür ve Bölüm Başkanı Yönetici/Yöneticileri Astları : Programa Bağlı Akademik ve İdari Personeli S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1 Programın öğretim elemanları arasında eşgüdümü sağlamak, 2 Programın ders dağılımlarını öğretim elemanları arasında dengeli ve makul bir şekilde yapmak, Bölüm Başkanlığı ile kendi programı arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde 3 yürütülmesini sağlamak, 4 Ek ders ve sınav ücret çizelgelerinin zamanında ve doğru bir biçimde hazırlanmasını sağlamak, 5 Programda genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 6 Programda eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak, 7 Programın eğitim-öğretimle ilgili sorunlarını tespit edip, Bölüm Başkanlığına iletmek, Programdaki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, 8 9 düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak, Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak programdaki öğretim elemanları arasında uygun bir iletişim ortamının oluşmasına çalışmak 10 Programda araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlamak 11 Programda değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütmek, 12 Programın çıktı yeterliliklerinin belirlenmesini sağlamak, 13 Programın öz değerlendirme raporunu hazırlamak 14 Programın stratejik planını hazırlamak, 15 Programın akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapmak, 16 Programın değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının yıllık raporlarını hazırlayıp ve Bölüm Başkanlığına sunmak, 17 MeslekYüksekokulAkademikGenelKuruliçinprogramileilgiligereklibilgilerisağlamak 18 Her eğitim-öğretim yarıyılında programın seminer programlarını hazırlayıp ve Bölüm Başkanlığına sunmak 19 Ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılabilmesi için danışmanlarla toplantıla rdüzenlemek 20 Danışmanlık yönergesinin uygulanmasını sağlamak 21 Ders notlarının düzenli bir biçimde otomasyon sistemine girilmesini sağlamak 22 Derslik kapı programları ile öğretim elemanı kapı programlarının hazırlanmasını sağlamak 23 Öğretim elemanlarının hazırlayacakları ders öğretim programlarının internet ortamında ilan edilmesini ve öğrencilere duyurulmasını sağlamak 24 Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlamak 25 ERASMUS programlarının planlanmasını ve yürütülmesini sağlamak 26 Programda European Credits Transfer System (ECTS- AKTS) dikkate alınarak diploma ekinin hazırlanmasını sağlamak 27 Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 28 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 29 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 30 Müdürün ve Bölüm Başkanının vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 31 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 25

27 ONAYLAYAN Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür ÖĞRETİM ÜYESİ İŞ TANIMI Uşak Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler ekseninde oluşturulacak değerler doğrultusunda Ön lisans düzeyinde eğitim-öğretim ve uygulamalı çalışmalar yapmak ve yaptırmak, proje hazırlıklarını ve seminerleri yönetmek vbfaaliyetleri etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütmek Görevin Unvanı : Öğretim Üyesi (Yrd.Doç.Dr., Doç. Dr. ve Prof.Dr.) Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst Yönetici/Yöneticileri : Müdür, Bölüm Başkanı, Program Başkanı, Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Yükseköğretim kurumlarında ve bu kanundaki amaç ve ilkelere uygun biçimde önlisans 1 düzeyinde eğitim - öğretim ve uygulamalı çalışmalar yapmak ve yaptırmak, proje hazırlıklarını ve seminerleri yönetmek Yükseköğretim kurumlarında, bilimsel araştırmalar ve yayımlar yapmak,ilgili birim 2 başkanlığınca düzenlenecek programa göre, belirli günlerde öğrencileri kabul ederek onlara gerekli konularda yardım etmek, bu kanundaki amaç ve ana ilkeler doğrultusunda yol göstermek ve rehberlik etmek 3 Yetkili organlarca verilecek görevleri yerine getirmek 4 Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, 5 Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamalarına yardımcı olmak 6 Uygun görülen toplantılara katılmak, bölümün faaliyetlerine destek vermek 7 ERASMUS ve FARABİ programları ile ilgili çalışmalara katılmak Dersleri programda yer aldığı şekilde zamanında ve eksiksiz yapmak. Ders ve sınav programında 8 yapılmak istenen değişiklikleri, bölüm başkanlığının bilgisi ve onayından sonra uygulamak, bu konuda öğrencileri önceden bilgilendirmek 9 Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasına yardımcı olmak, 10 Öğrencilerin devam ve başarı durumlarını izlemek 11 Bölümün eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına destek vermek 12 Öğrencilerin devamsızlık ve başarısızlık nedenlerini araştırmak, sonuçlarını bildirmek 13 Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına vermek 14 Uşak Üniversitesi Danışmanlık Yönergesinde belirtilen görevleri, danışmanlığını yaptığı her bir öğrenci için ayrı ayrı yürütmek, 15 Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 16 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 17 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 18 Müdürün ve Bölüm Başkanının vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 26

28 19 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. Doç. Dr. Vedat ÇAKIR ONAYLAYAN Müdür ÖĞRETİM ELEMANLARI İŞ TANIMI Ders vermekle ve uygulama yaptırmakla yükümlü bir öğretim elemanıdır. Üniversitelerde ve bağlı birimlerinde, ilgili kanun uyarınca atanmış öğretim üyesi bulunmayan dersler veya herhangi bir dersin özel bilgi ve uzmanlık isteyen eğitim-öğretim ve uygulamalarını yürütmek. Görevin Unvanı : Öğretim Görevlisi Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst : Müdür, Bölüm Başkanı ve Program Başkanı Yönetici/Yöneticileri Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Yükseköğretim kurumlarında ve bu kanundaki amaç ve ilkelere uygun biçimde önlisans 1 düzeyinde eğitim - öğretim ve uygulamalı çalışmalar yapmak Yükseköğretim kurumlarında, bilimsel araştırmalar ve yayımlar yapmak, ilgili birim başkanlığınca düzenlenecek programa göre, belirli günlerde öğrencileri kabul ederek onlara 2 gerekli konularda yardım etmek, bu kanundaki amaç ve ana ilkeler doğrultusunda yol göstermek ve rehberlik etmek 3 Derslerle ilgili gerekliliklerin yerine getirilmesinde öğretim üyelerine yardımcı olmak, 4 Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamalarına 5 yardımcı olmak 6 Uygun görülen toplantılara katılmak, bölümün faaliyetlerine destek vermek 7 ERASMUS ve FARABİ programları ile ilgili gerekli faaliyetleri yürütmek çalışmalara katılmak Dersleri programda yer aldığı şekilde zamanında ve eksiksiz yapmak. Ders ve sınav programında 8 yapılmak istenen değişiklikleri, bölüm başkanlığının bilgisi ve onayından sonra uygulamak, bu konuda öğrencileri önceden bilgilendirmek 9 Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasına yardımcı olmak, 10 Öğrencilerin devam ve başarı durumlarını izlemek Bölümün eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması 11 zorunlu çalışmalarına destek vermek 12 Vize-Final oranlarını Öğrenci Otomasyon sistemine işlemek ve sınav tanımını yapmak 13 Danışmanı olduğu öğrencilerin mazeret sınavı başvuru dilekçelerini kontrol etmek ve onaylamak 14 Öğrencilerin devamsızlık ve başarısızlık nedenlerini araştırmak, sonuçlarını bildirmek 15 Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına vermek 16 Ders notlarını belirtilen süre içerisinde öğrenci otomasyon sistemine girmek, Maddi hata dilekçelerini ilgili mevzuatta belirtilen tarihlerde incelemek ve sonucunu Müdürlüğe 17 bildirmek Uşak Üniversitesi Danışmanlık Yönergesinde belirtilen görevleri, danışmanlığını yaptığı her bir 18 öğrenci için ayrı ayrı yürütmek, Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip 19 eder ve gereğini yapar. 27

29 20 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 21 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 22 Müdürün ve Bölüm Başkanının vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 23 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. ONAYLAYAN Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür MÜDÜR SEKRETERLİĞİ Görevin Unvanı : Müdür Sekreterliği (Memur, Bilgisayar İşletmeni, Şef) Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst : Müdür ve Meslek Yüksekokulu Sekreteri Yönetici/Yöneticileri Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Müdürün haftalık ve/veya günlük çalışmalarının-görüşmelerinin-toplantılarının programını 1 hazırlar ve uygulanmasını sağlar. Müdürün haftalık ders çizelgelerini edinir, üst yöneticilerin toplantı-izin-görev durumlarını 2 izleyerek soranlara, bilgi edinmek/görüşmek isteyenlere gerçekçi bilgiler verir/yardımcı olur; bu doğrultuda aldığı notları da yöneticilere iletir. Üst yöneticilere telefon aracılığı ile iletişim hizmeti sunar; bu bağlamda yanlış 3 anlamalara/algılamalara fırsat vermemek için özenli davranır. Üst yöneticilerle yüz yüze görüşmek isteyenlere aracı olur; bilgilendirir, uygunluk görüşüne göre 4 izler ve görüşmenin yapılmasını sağlar. 5 Üst yöneticilerce verilen yazıları yazar, gereğini yapar. 6 Üst yöneticilerin yerine vekâlet edilmesi ile ilgili olarak birimleri bilgilendirir. Müdürlük adına gelen e-postaları günlük kontrol eder, gerekli bilgileri müdüre verir ve e- 7 postaların gereğinin yapılmasını sağlar. 8 Müdür web sayfasında personele ilişkin güncellenmesi gereken bilgileri günceller. 9 Görev alanıyla ilgili duyuruların yapılmasını sağlar. 10 Meslek Yüksekokuluna gelen duyuru afişlerinin gerekli yerlere asılması işlemlerini yürütür. 11 Dinî ve Millî bayramlarda Müdürün tebrik mesajlarını hazırlar ve dağıtımını sağlar. Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlar ve güncel tutulmasını 12 sağlar. Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin , fax ve telefon bilgilerini gerekli 13 birimlere bildirir. Yüksekokul binasına ait oluşan arıza bildirimlerini ilgili birimlere yapar ve bu konuda işlem 14 hakkında üst amirine bilgi verir. Üst yöneticiden çıkan evrakların imzasının kontrolünü yapar, görev alanıyla ilgili tüm postaların 15 hazırlanması ve gönderilmesinden sorumludur. Meslek Yüksekokulu Yönetiminin vereceği diğer işleri yapar. 16 Yazıları dosyalar, saklar ve arşivler. 17 Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 18 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 19 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 20 Müdürün ve Meslek Yüksekokulu Sekreterinin vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 28

30 21 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. Doç. Dr. Vedat ÇAKIR ONAYLAYAN Müdür YAZI İŞLERİ Görevin Unvanı : Yazı İşleri (Memur, Bilgisayar İşletmeni, Şef) Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst Yönetici/Yöneticileri : Müdür, Meslek Yüksekokulu Sekreteri Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1 Birime ulaşan evrakı inceler. Evrak kaydını yapar. 2 İşlem yapılacak olan evraklar ile bilgi edinilecek evrakların gerekenlerini ayırır. 3 Yapılan işler konusunda üst amire bilgi verir. 4 Meslek Yüksekokulu ve Yönetim Kurullarına girecek evrakları inceler ve gündemi yazar. 5 Hazırlanan evrakı inceler ve Meslek Yüksekokulu Sekreteri ne sunar. 6 Meslek Yüksekokulu Kurulu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu Kararlarının ilgili birimlere gönderilmesi işlemlerini yapar. 7 Meslek Yüksekokulu Kurulu, Yönetim Kurulu ile Senato üyesinin görev sürelerini takip eder. 8 Akademik Genel Kurul toplantısı için gereken bilgileri ilgili birimlerden yazılı olarak ister. 9 Bilgisayar ortamındaki kayıtların düzenli aralıklarla yedeklenmesini sağlar. 10 Birimlerden Meslek Yüksekokulu Sekreterine getirilen yazılarla ilgili dosyalarla ilgili gereki işlemleri yapar. 11 Görev alanıyla ilgili duyuruların yapılmasını sağlar. 12 Meslek Yüksekokulunda oluşturulan komisyonların yazışmalarını yapar. 13 Aday memurların asaletlerinin onayına ilişkin işlemlerin yapılmasını sağlar, 14 Görevde Yükselme vb. sınavların duyurulması ve takibini yapar, 15 Soruşturma sonucuna göre verilen cezaların takip edilmesi ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimlerin yapılmasını sağlar, 16 Akademik ve İdari personelin izin işlemlerini takip eder. 17 Akademik Personelle ilgili Bölüm Başkanlıklarından gelen izin, görevlendirme vb. yazıları ilgili birimlere gönderilmesini sağlar. 18 Akademik personel alımı ile ilgili gerekli yazışma ve işlemleri yapar. 19 Kısmi zamanlı burslu öğrencilerin puantajlarını hazırlar ve Rektörlük Makamına sunar. 20 Program ve Bölüm Başkanlarının görev süre bitimleri ve seçim duyurularını takip eder. 21 Yarıyıl sonu sınavlarından önce devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder. 22 Öğrencilerle ilgili havale edilen her türlü duyuruları yapar ve süresi dolanları ilgili dosyasına kaldırır. 23 Zamanı dolan ilanların kaldırılarak dosyasında muhafazasını sağlar. 24 Özlük dosyalarını takip eder. 25 Bilgi edinme ile ilgili işlemleri yaparlar. 26 Yazıları dosyalar, saklar ve arşivler. 27 Görev alanıyla ilgili tüm postaların hazırlanması ve gönderilmesinden sorumludur. 28 Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 29

31 29 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 30 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 31 Müdürün ve Meslek Yüksekokulu Sekreterinin vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 32 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. 1 YETKİLER Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. ONAYLAYAN Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür ÖĞRENCİ İŞLERİ Görevin Unvanı : Öğrenci İşleri (Memur, Bilgisayar İşletmeni, Şef) Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst : Müdür ve Meslek Yüksekokul Sekreteri Yönetici/Yöneticileri Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Öğrenci işleri biriminde yürütülmekte olan işlerin zamanında ve doğru olarak yapılması için, 1 gerekli iş akışlarını günlük, aylık ve yıllık olmak üzere düzenler ve uygular. Öğrenci işleri birimine havale edilen yazı ve evrakları kontrol ederek eksiksiz şekilde zamanında 2 yapar ve ilgilisine sunar. 3 Gerektiğinde öğrenci işlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle işbirliği yapar. Normal ve ikinci öğretimde okuyan tüm öğrencilerin otomasyon kapsamında kullanılan 4 bilgisayar programına gerekli bilgilerin girişini yapar. Öğrenci işleri biriminde yapılamayan işler ve nedenleri konusunda, Meslek Yüksekokul 5 Sekreterine anında bilgi verir. Öğrenci İşleri Otomasyonu kapsamında, bilgisayar programına yönelik olarak karşılaştıkları 6 sorunların giderilmesi için Meslek Yüksekokul Sekreterine bilgilendirerek iş akışının aksamasına fırsat vermez. Öğretim elemanlarının kullandıkları not giriş programı ile ilgili sözlü ve/veya yazılı yönelttikleri 7 sorularını yanıtlar, programın kullanılmasına ilişkin açıklamalar yapar. Kullanılan bilgisayar programındaki verileri kontrol eder, oluşan hataları belirler ve düzeltilmesi 8 yönünde ilgili birimleri bilgilendirerek programın kullanım amacına göre geliştirilmesine yardımcı olur. Rektörlük Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı nca yapılan toplantılara katılır. Anılan Daire ile 9 işbirliği ve ilişki içinde istemlerini Meslek Yüksekokul Sekreterine bildirir. Bölüm Başkanlıklarından bildirilen ve Yönetim Kurulunda karara bağlanan ders dağılımlarının 10 Rektörlük Makamına sunulmasını sağlar. Her bölümün eğitim/öğretim planlarını (ders açma ve öğretim elemanı tanımlama dahil) 11 bilgisayara işler, günceller. Öğretim elemanlarının vize, final ve bütünleme sınavı notlarını zamanında programa girip 12 girmediklerini kontrol eder, Meslek Yüksekokul Sekreterine bilgilendirir. 13 Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulunun onay verdiği not düzeltmelerini yapar. Yabancı Dil muafiyet sınavı için listeleri düzenleyerek gerekli yazışmaları yapar. Muafiyet 14 sonuçlarını otomasyon sistemine girer. 15 Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Kararıyla mazeret sınavı not giriş takvimini tanımlar. 16 Yarıyıl Sonu ve Bütünleme sınavı not giriş takvimini tanımlar. 17 Meslek Yüksekokuluna kayıt yaptıracak öğrencilerin, kayıtlarını yapar. Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin Muafiyet sonuçlarını Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu 18 Kararı doğrultusunda otomasyon sisteme işler. 30

32 19 Öğrencilerin yaptıkları ders kayıt formlarını (öğrenci ve danışman imzalarını kontrol ettikten sonra) özlük dosyalarına koyar. 20 Her eğitim-öğretim yılında Yönetim Kurulu Kararı gereğince öğrencilerin danışman öğretim elemanı listesini otomasyon programdan günceller. Yatay geçişe hak kazananların (tüm yatay geçişler için) ilgili belgelerini kontrol eder, Bölüm 21 Başkanlığına gönderir, Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu kararıyla kesinleşen sonuçlara göre kayıtları yapar, öğrencilerin geçiş yaptığı Üniversitelerinden özlük dosyalarını ister. 22 Yatay geçiş yapan öğrencilerin katkı, burs vs. aktarımlarında öğrenciye gerekli bilgiyi aktararak yazışmalarında yardımcı olur. 23 Meslek Yüksekokuluna ayrılacak öğrenci kontenjanlarıyla ilgili yazışmaları yapar. 24 Kayıt dondurma, işlemlerini Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda yapar. 25 Üniversitemiz Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin hatasız bir şekilde uygulanması için Yönetmeliğin değişikliklerini takip eder, duyurularını yapar. 26 Katkı Kredisi, öğrenim ve burs alan öğrencilerin harç ve burs yazışmaları ile ilgili gerekli olan işlemlerini yürütür. 27 Sınıflarında ilk %10 na giren öğrencileri belirleyerek Meslek Yüksekokulu Yönetim Kuruluna sunulmasını sağlar ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığıyla ilgili gerekli yazışmaları yapar. 28 Öğrencilerin Askerlik belgelerini kanuni süresi içerisinde düzenler ve ilgili Askerlik Şubelerine gönderir. 29 Öğrenci disiplin işlemlerini Meslek Yüksekokulu Disiplin Kurulu Kararı doğrultusunda takip ederek dosyasına işler ve gerekli yazışmaları yapar. 30 Öğrenci belgesi, transkript, ders içerikleri vb. belgeleri düzenler ve öğrencilere verir, ilgili mevzuata uygun olarak posta işlemlerini yapar. 31 Öğrencilerin her türlü öğrenci kimliği müracaatları (kayıp, yenileme, ilk defa) ile ilgili gerekli yazışmaları yapar. 32 Kimlik ve bandrollerin dağıtım işlemlerini yapar. 33 Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını cevaplar veya ilgili birime yönlendirir. 34 Öğrenci Temsilciliği seçimleriyle ilgili sekretarya işerini Bölüm Sekreteriyle işbirliği içinde yapar. 35 Son sınıf öğrencilerinin transkriptlerini ilgili bölüm başkanlığına üst yazı ile gönderir. Ve gerekli mezuniyet işlemlerini ve yazışmalarını yapar. 36 Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme belgesini düzenler ve Lise Diplomalarını imza karşılığında teslim ederek çıkış işlemlerini tamamlar. 37 Mezun öğrenciler arasında ilk 3'e giren öğrencileri tespit eder Yazı İşlerine gönderir. 38 Öğrenci İşleri ile ilgili Senato Kararlarını takip eder ve gerekli işlemleri yapar. 39 Öğrencilerin harç iade işlemlerini tahakkuk birimi ile takip eder. 40 Görev alanıyla ilgili olarak öğrenci işleri birimini ilgilendiren tüm postaların hazırlanması ve gönderilmesinden sorumludur. Öğrencilerin stajlarıyla ilgili başvuru formunun kabulü, formların staj komisyonuna teslimi, staj 41 dosyalarının öğrencilerden teslim alınmasını ve tasniflerek staj komisyonuna teslimi ve son olarakta staj komisyonunca onaylanarak kendisine verilenleri teslim alarak arşivlemesini yapar. 42 Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 43 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 44 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 45 Müdürün ve Meslek Yüksekokulu Sekreterinin vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 46 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 31

33 ONAYLAYAN BÖLÜM SEKRETERLİĞİ Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür Görevin Unvanı : Bölüm Sekreterliği (Memur, Bilgisayar İşletmeni, Şef) Görevin Kapsamı : Adalet Meslek Yüksekokulu Üst : Müdür, Bölüm Başkanı, M.Y.O. Sekreteri Yönetici/Yöneticileri Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1 Bölüm Başkanlığına gönderilen yazıların gereğini yapar. 2 Bölüm personeliyle ilgili tüm gerekli tebliğileri ve duyurları yapar. Eğitim öğretim ile ilgili bölüm başkanlığı faaliyetlerini ve işlemlerini Bölüm Başkanının talimatı 3 doğrultusunda yapar ve Müdürlüğe bildirir. 4 Sınav evraklarını yönetmeliğe uygun olarak zamanında teslim alır ve arşivler. Yatay geçiş, mazaret sınav talebi, maddi hata itiraz dilekçesi, yaz okulu başvuru dilekçesi ve 5 buna benzer eğitim öğretim kapsamındaki dilekçelerin kabulünü ve EBYS sitemine işlenmesini ve ilgililerine iletilmesini sağlar. 6 Kendisine bildirilen sınav programlarını ilgililerine yazılı olarak iletir. Bölüm personelinin yıllık izin, doğum, ölüm, mazeret izni, rapor, görevlendirme vb. yazılarını ve 7 izin dönüşlerinde göreve başlamalarını Müdüriyet Makamına yazar. 8 Bölüm öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili yazıları Müdürlüğe iletir. Yeni kayıt ve yatay geçiş ile gelen öğrencilerin bir önceki öğrenim kurumunda gördükleri derslerden muafiyet ve intibak talep dilekçelerini işleme alarak Bölüm Başkanlığınca oluşturulan 9 komisyon tarafından değerlendirildikten sonra Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere üst yazı ile Müdürlük Makamına sunar. Bölümlerin vize ve final oranlarının hazırlanmasını sağlayarak üst yazı ile Meslek Yüksekokulu 10 Yönetim Kuruluna sunar. 11 Bölümlerin dosyalama işlemlerini ve arşivleme işlemlerini yapar. Görev alanıyla ilgili olarak Bölüm Sekreterliğini ilgilendiren tüm postaların hazırlanması ve 12 gönderilmesinden sorumludur. 13 Yeni program teklifleri ve öğrenim protokolleri için gerekli yazışmaları yapar. Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip 14 eder ve gereğini yapar. 15 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 16 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 17 Müdürün, ve Bölüm Başkanının ve Meslek Yüksekokulu Sekreterinin vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 18 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. Doç. Dr. Vedat ÇAKIR ONAYLAYAN Müdür TAHAKKUK Görevin Unvanı Görevin Kapsamı Üst : Tahakkuk (Memur, Bilgisayar İşletmeni, Şef) : Adalet Meslek Yüksekokulu : Müdür ve Meslek Yüksekokulu Sekreteri 32

34 Yönetici/Yöneticileri Astları : - S.N. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Meslek Yüksekokulumuz öğrencilerinin yaz dönemi staj sigorta giriş-çıkış ve prim ödeme süresi 1 içerisinde gerekli işlemleri yapar. Her yarıyıl başında Müdürlük Makamından gelen ders programlarına uygun olarak, kendisine 2 teslim edilen ders yükü bildirim formlarıyla ilgili gerekli işlemleri yapar Akademik, idari ve yabancı uyruklu personelin özlük, terfi, maaş, ek ders ücreti, fazla mesai, 3 final ücretleri gibi faaliyetlerin puantaj cetvellerini hazırlar ve izin, sağlık raporu gibi nedenleri de dikkate alarak ödemelerin gerçekleştirilmesini sağlar. Akademik ve İdari Personele ait emekli kesenekleri ile SGK keseneklerinin icmal bordrolarını 4 hazırlayarak ilgili birimlere iletir. 5 Kişi borcu evraklarını hazırlar. Akademik, idari ve yabancı uyruklu personelin SGK verilerini, işe giriş ve ayrılış bildirgelerini 6 SGK nin internet veri sistemine girer 7 Akademik, idari ve yabancı uyruklu SGK pirim ödemelerini yapar. Akademik, idari ve yabancı uyruklu maaş işlerinde; icra, sendika vb işlemlerinin takibini yapar. 8 Sendika aidatlarının takibi ve ilgili sendikalara postalanmasını sağlar. Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda harcama yetkilisine ve 9 gerçekleştirme görevlisine gerekli bilgileri sağlar Meslek Yüksekokulunun muhasebe servisini ilgilendiren tüm konularda gelen ve giden 10 evrakların takibini yapar. Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında Taşınır Kontrol Yetkilisi ile eşgüdümlü olarak çalışır. 11 Ödeme emrine eklenmesi gereken taahhüt ve tahakkuk belgelerini tam ve eksiksiz olarak yapar. 12 Tahakkuk işlemleri sonunda tüm evrakları (ekleri ile birlikte) düzenli olarak arşivler Görev alanıyla ilgili olarak muhasebe servisini ilgilendiren tüm postaların hazırlanmasını ve 13 gönderilmesini sağlar Öğrenci harç iadeleri ile ilgili ödeme evraklarını tanzim eder ve öğrenci işleri servisi ile koordineli olarak sonuçlandırır Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 16 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 17 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 18 Müdürün ve Meslek Yüksekokulu Sekreterinin vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 19 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. 20 Yıl sonunda hazırlanan Faaliyet Raporu ile ilgili tüm bütçe verilerini hazırlar ve tasnif eder. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. ONAYLAYAN Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür SATINALMA, AYNİYAT (TKKY) Görevin Unvanı Görevin Kapsamı Üst Yönetici/Yöneticileri : Satın Alma, Ayniyat (Memur, Bilgisayar İşletmeni, Şef) : Adalet Meslek Yüksekokulu : Müdür ve Meslek Yüksekokulu Sekreteri 33

35 Astları : - S.No GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1 Meslek Yüksekokulunun tüketim ve demirbaş malzeme ihtiyaçlarını tespit eder. Meslek Yüksekokulunun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli 2 çalışmalarını yapar. Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması, satın alma oluru ve onay belgesinin hazırlanmasını sağlar. 3 Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taşınır malzemelerin tahlil ve kontrolünü takip eder. Taşınır işlem fişinin muayene raporunun hazırlanması, satın alınan ürünün ilgili birime teslim 4 işlemlerini gerçekleştirir. Tüketim ve demirbaş (eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve 5 bakımları vb.) malzemelerin ihale ile satın alım ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar ve taşınır kayıt işlemlerini gerçekleştirir. Sorumluluğu altındaki tüm satın alım işlerinin, ödeme durumları, ödenekleri ve iş programlarına 6 göre mali ve teknik olarak gerçekleşmesi gereken durumlarla ilgili kayıtları tutar 7 İhale ve satın alım işlemlerinde tutulan evrakların arşivlenmesini yapar. 8 İhale ve satın alım işlemlerinin kanun ve yönetmeliklere uygun bir şekilde yapılmasını sağlar. 9 Hizmet alımı ile ilgili işlemleri yürütür. Taşınırların yılsonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletir. Taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlar. 12 Kullanımdan düşen demirbaş malzemelerinin tespitini yapar, Değer Tespit Komisyonuna bildirir. 13 Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında tahakkuk ile eşgüdümlü olarak çalışır. 14 Harcama cetvellerini aylık olarak tahakkuk ile eşgüdümlü olarak takip eder. 15 Dayanıklı Taşınırları ilgililerine tutanak karşılığı teslim eder ve bu tutanakların görünür yere asılmasnını sağlar. 16 Dayanıklı Tüketim Malzemelerinin görünür yerlerine malzemeye ait barkot etiketi yapıştırır Görev alanıyla ilgili olarak ayniyat birimini ilgilendiren tüm postaların hazırlanması ve gönderilmesinden sorumludur. Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde tanımlı bulunan hesabından evrakları günlük takip eder ve gereğini yapar. 19 Kullanıcı adı ve şifrelerininin gizliliğini sağlar. 20 Kamu kaynaklarının etkin verimli ve tasarruflu bir şekilde kullanımasına azami özen gösterir. 21 Müdürün ve Meslek Yüksekokulu Sekreterinin vereceği görevle ilgili diğer işleri yapar. 22 Meslek Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekler. YETKİLER 1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. ONAYLAYAN Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür 34

36 MESLEK YÜKSEKOKULU HİZMET BİRİMLERİ TEŞKİLAT ŞEMASI SUNULAN HİZMETLER MÜDÜR SEKRETERLİĞİ YAZI İŞLERİ M.Y.O. nun iç ve dış kurumlarla iletişimini sağlamak M.Y.O. nun kurum içi ve kurum dışı birimlerle yazışmalarını yapmak ve dosyalamak ÖĞRENCİ İŞLERİ BÖLÜM SEKRETERLİĞİ M.YO.Öğrencileriyle ilgili iş ve işlemleri yürütmek Bölümle ilgili iç ve dış yazışmaları yürütmek. TAHAKKUK SATIN ALMA, AYNİYAT M.Y.O. Personelinin maaş işlemleri, fazla mesai, ek ders ücretleri, sınav ücretleri vb. ödemeleri yapmak M.Y.O nun satın alma işlemlerini yapmak ve demirbaş işlemlerini takip etmek. DESTEK (İlgili Daire Bşk.lığınca yürütülmektedir.) GÜVENLİK (İlgili Daire Bşk.lığınca yürütülmektedir.) TEMİZLİK HİZMETLERİ (İlgili Daire Bşk.lığınca yürütülmektedir.) 35

37 İŞ AKIŞ ŞEMALARI Öğrenci Belgesi-Transkript Belgesi Düzenlemesi İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Belge Talebi Öğrenci Öğrenci tarafından ilgili belge için müracaatta şahsen bulunulması - Çıktı Alınması Öğrenci İşleri Bürosu Öğrenci Otomasyon Sisteminden öğrenim durumu kontrol edilerek ilgili belgenin çıkarılarak imza için öğrenciye teslim edilmesi Öğrenci Belgesi, Transkript İmzaya Sunulması Öğrenci/M.Y.O. Sekreteri Öğrenci tarafından ilgili belgenin M.Y.O. Sekreterine mühürlenerek imzalatılması Öğrenci Belgesi, Transkript Yatay Geçiş Kabul ve Kayıt İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı YÖK ün Yatay Geçiş Kontenjan Öğrenci İşleri Daire YÖK ün yatay geçiş kontenjan duyurusu yazısını Daire Başkanlığı, Duyurusu Başkanlığı M.Y.O. na bildirilmesi Gelen Evrak Yatay Geçiş Başvurusu Öğrenci İlgili öğrencinin Bölüm Başkanlığına dilekçe ile başvurması Öğrenci Belgesi, Transkript, Ders İçerikleri, Fotoğraf Yatay Geçiş Değerlendirme Komisyonunun Oluşturulması Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı tarafından; her Programndan bir öğretim elemanı olmak üzere Yatay Geçiş Değerlendirme Komisyonunun oluşturulması Komisyon Yazısı Yatay Geçişlerin Değerlendirilmesi Komisyon, Yatay geçiş başvurularının değerlendirilerek sonucun Komisyon Kararı ve ve Yönetim Kuruluna Sunulması Bölüm Başkanlığı M.Y.O.Yönetim Kuruluna sunulması Başvuru Belgeleri YÖK ün belirlediği kontenjan doğrultusunda Bölüm Yönetim Kurulunda Görüşülmesi M.Y.O. Yönetim Başkanlığınca ilgili yönetmelik çerçevesinde yapılan M.Y.O. Yönetim Uygun / Uygun Değil Kurulu değerlendirmelerinin M.Y.O. Yönetim kurulunda Kurul Kararı görüşülerek karara bağlanması Yönetim Kurul Kararıyla yatay geçişi uygun Sonuçların İlan Edilmesi Müdürlük Makamı görülen/görülmeyen öğrencilerin isimleri ve kayıt İlan Listesi tarihlerinin ilan edilmesi (Asıl-Yedek Liste) Yatay geçiş hakkı kazanan öğrencilerin, bilgilerinin Kayıt İşleminin Yürütülmesi Öğrenci İşleri Personeli Öğrenci Otomasyon Sistemine girilerek kayıtlarının gerçekleştirilmesi Asıl listeden kayıt hakkını kullanmayan öğrencilerin yerine yedek listeden kayıtların alınması Öğrenci Belgesi Öğrenci Belgesi Öğrencilerin Özlük Dosyasının İstenmesi Öğrenci İşleri Personeli Kayıt işlemi gerçekleştirilen öğrencinin geldiği Yükseköğretim Kurumundan dosyasının İstenmesi Giden Evrak Ders Muafiyeti ve Sınıf İntibakı İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Öğrenci tarafından daha önce başka bir Muafiyet Başvurusunun Yapılması Öğrenci yükseköğretim kurumunda başarmış olduğu dersler için İLK KAYIT OLDUĞU yarıyılın başında eğitimöğretimin başlama tarihinden sonraki ilk hafta içerisinde daha önce öğrenim gördüğü Yükseköğretim Kurumu tarafından onaylanmış Ders İçerikleri (Onaylı) Not Döküm Belgesi (Transkript) belgelerle birlikte muafiyet talebinde bulunması 36

38 Muafiyet ve İntibak Değerlendirme Komisyonunun Oluşturulması Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı tarafından; Muafiyet başvurularını değerlendirmek üzere Muafiyet ve İntibak Değerlendirme Komisyonunun oluşturulması Komisyon Yazısı Başvurularının Değerlendirilmesi ve Yönetim Kuruluna Sunulması Komisyon, Bölüm Başkanlığı Komisyon tarafından başvuruda bulunan öğrencilerin, transkript ve ders içeriklerinin değerlendirilerek sonucun M.Y.O. Yönetim Kuruluna sunulması Komisyon Listesi ve Başvuru Belgeleri Sonuçların İlan Edilmesi Müdürlük Makamı M.Y.O. Yönetim Kurul Kararıyla ders muafiyeti ve sınıf intibaklarınınilan edilmesi İlan Listesi Öğrenci Otomasyon Sistemine Girilmesi Öğrenci İşleri Personeli Yönetim Kurulu Kararının öğrenci işleri tarafından Öğrenci Otomasyon Sistemine girilerek kararın ilgili Bölüm Başkanlığına bildirilmesi Transkript Öğrenci Temsilcisi Seçim İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Öğrenci Temsilcisi Seçim Takviminin Bildirilmesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Rektörlük (Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı) tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi için işlemlerin başlatılmasını bildiren yazının Müdürlüğe gelmesi Sağlık Kültür Daire Başkanlığı Gelen Evrak Seçim Duyurusu Müdürlük Makamı Program Temsilci ve M.Y.O.Temsilcisi seçim ve başvuru tarihlerinin duyurulması İlan Öğrencinin Bölüm Başkanlığına dilekçe ile başvurması Başvuruların Yapılması Öğrenci Başvuru Şartları:Aktif öğrenci olması, Siyasi parti kaydı olmaması, disiplin cezası almamış olması Başvuru Formu (uzaklaştırma) Adayların İlan Edilmesi Öğrenci Öğrenci temsilciliklerine aday olan seçime bir hafta kala adaylıklarının ilan edilmesi Seçim Kampanyası Sandık Kurullarının oluşturulması ve belirlenen Oy Pusulası, Seçimlerin Yapılması Bölüm Başkanlığı tarihlerde seçimin yapılarak iki yıl için Bölüm Temsilcisinin seçilmesi Sandık Kurulu Tutanağı M.Y.O. Temsilcisinin Seçilmesi Müdürlük Makamı Seçilen Bölüm Temsilcilerin arasından M.Y.O. Temsilcisinin seçilmesi Oy Pusulası, Seçim Tutanağı Sonuçların Bildirilmesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Seçim sonuçlarının ve seçilen Bölüm-M.Y.O. Temsilcilerin bilgilerinin Rektörlük Makamına bildirilmesi Eğitim M.Y.O.si Giden Evrak Kayıt Dondurma İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Senatonun belirlediği haklı ve geçerli nedenlere dayalı Kayıt Dondurma Başvurusu Öğrenci bir mazereti nedeniyle eğitim öğretime ara vermek zorunda kalan öğrencilerin, mazeretini belgelendirmek suretiyle dilekçe ile Bölüm Dilekçe, mazeret belgesi Başkanlığına kayıt dondurma talebinde bulunması Öğrencinin mazeretinin, Bölüm Başkanlığı tarafından Öğrencinin Mazeretinin M.Y.O. Yönetim Kuruluna Sunulması Bölüm Başkanlığı haklı ve geçerli nedenler kapsamında değerlendirilerek M.Y.O. Yönetim Kuruluna Bölüm Başkanlığı Gelen Evrak sunulması Yönetim Kurulunda Görüşülmesi Uygun / Uygun Değil M.Y.O. Yönetim Kurulu Öğrencinin mazereti; kayıt dondurma ile ilgili haklı ve geçerli nedenler kapsamında değerlendirilerek Yönetim Kurulunda karara bağlanması M.Y.O.Yönetim Kurul Kararı Yönetim Kurul Kararının Öğrenci İşleri M.Y.O. Yönetim Kurulu Kararının öğrenciye ve ilgili Müdürlük Makamı Bildirilmesi Personeli birimlere bildirilmesi Giden Evrak 37

39 Kayıt Silme İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Kayıt Silme Başvurusu Öğrenci Öğrencinin kayıt sildirme isteğini dilekçe ile Müdürlük Makamına başvurması Dilekçe Öğrenci İşleri Birimine Havale Edilmesi Müdürlük Makamı / Öğrenci İşleri Personeli M.Y.O.ca, kayıt silme işlemlerinin yapılması için dilekçenin öğrenci işleri birimine havale edilmesi ve öğrenci adına ilişik kesme belgesinin düzenlenmesi İlişik Kesme Belgesi Öğrenci, İlişik Kesme Belgesini İlgili Birimlere Spor İlişik Kesme Belgesindeki İmzaların Tamamlanması Öğrenci Sorumlusu, Kütüphane birimine onaylatılması; üzerinde kitap, spor malzemesi vbolupolmadığının İlişik Kesme Belgesi tespiti Öğrencinin İlişiğinin Kesilmesi Öğrenci İşleri Personeli Onaylanmış İlişik Kesme belgesine istinaden öğrencinin ilişiğinin kesilerek öğrenci bilgi sisteminden arşive aktarılması İlişik Kesme Belgesi Öğrenciye Lise Diplomasının Verilmesi Öğrenci İşleri Personeli Lise diplomasının arkasına kayıt silme işleminin işlenmesi; Lise Diploması ve Transkriptinin öğrenciye verilmesi Lise Diploması, Transkript Kayıt silme işlemlerinin Öğrenci İşleri Daire İlgili Birimlere Bildirilmesi Müdürlük Makamı Başkanlığına ve Kredi Yurtlar Kurumuna (kredi M.Y.O. Giden Evrak alıyorsa) bildirilmesi Burs İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı KYK-TEV ve Diğer Kurum/Kuruluşların Burs Kontenjan Duyurusu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı-Müdürlük Makamı Kurum/Kuruluşlardan gelen Burs Duyurularının öğrenci ilan panolarında duyurulması Kurumlar/Kuruluşlar Gelen Evrak, Duyurular Burs Başvurusu Öğrenci İlgili öğrencinin Bölüm Başkanlığına dilekçe ile başvurması Dilekçe ve Ekleri Burs Değerlendirme Komisyonunun Oluşturulması Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı tarafından; Burs Değerlendirme Komisyonunun oluşturulması Komisyon Yazısı Başvuruların Değerlendirilmesi ve Komisyon, Bursbaşvurularının değerlendirilerek sonucun Komisyon Listesi ve Yönetim Kuruluna Sunulması Bölüm Başkanlığı M.Y.O.Yönetim Kuruluna sunulması Başvuru Belgeleri Yönetim Kurulunda Görüşülmesi Uygun / Uygun Değil M.Y.O. Yönetim Kurulu Kurum/Kuruluşların ayırdığı kontenjan doğrultusunda Komisyon değerlendirmelerinin M.Y.O. Yönetim Kurulunda görüşülerek karara bağlanması M.Y.O.Yönetim Kurul Kararı Sonuçların İlgili Kurum/Kuruluşlara Bildirilmesi Müdürlük Makamı Yönetim Kurul Kararıyla burs verilmesi uygun görülen öğrencilerin bilgi ve belgelerinin, burs tahsisi için burs verecek Kurum ve Kuruluşlara bildirilmesi (Asıl- Yedek Liste) M.Y.O. Giden Evrak, Burs Listesi (Asıl- Yedek) Sınav Programı Hazırlama, Uygulama ve Değerlendirme İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Müdürlük Makamının; Vizeve mazeret sınavlarının Sınav Takvimi Duyurusu Müdürlük Makamı hangi tarihler arasında yapılacağının bölümlere üst yazı ile bildirilerek, sınav programı ve gözetmen M.Y.O. Giden Evrak listesinin hazırlanmasının istemesi Sınav Programının Hazırlanması ve Müdürlük Makamına Sunulması Bölüm Başkanlığı Öğretim elemanlarından sınav programı (öğrenci sayısı, sınav tarihi, süresi, yazılı veya uygulamalı olup Bölüm Başkanlığı Gelen Evrak, 38

40 olmayışı, ek gözetmen ihtiyacı vb) ile ilgili görüş ve Sınav Programı önerilerin yazılı olarak alınması ve akademik takvimdeki tarihlere göre sınav programı ve gözetmen listesinin hazırlanarak Müdürlük Makamına sunulması Sınav Programının İlan Edilmesi Sınavların Uygulanması Müdürlük Makamı Bölüm Başkanlığı / Öğretim Elemanı/ Gözetmen Sınav Programının Duyuru Panolarında ve Web sayfasında ilan edilmesi, ilgili öğretim elemanlarına resmi olarak bildirilmesi Sınavların belirlenen tarih, saat ve dersliklerde yapılmasının sağlanması Sınav Programı ve Görevlendirme Yazısı - Sınavların Değerlendirilmesi, İlanı ve Sınav Evraklarının Teslim Edilmesi Öğretim Elemanı Sınav sonuçlarının dersin öğretim elemanı tarafından sisteme girilerek onaylanması ve ilan edilmesi, çıktılarının imzalı olarak Öğrenci İşleri Bürosuna teslim edilmesi Sınav not çizelgesi, Sınav kâğıtları ve Teslim Tutanağı Dilekçenin incelenerek, lgili yönetmelikteki şartları taşıyıp taşımadığının kontrolü, uygun ise (sınav ilan Not İtiraz Dilekçelerinin Kabulü UYGUN / UYGUN DEĞİL Öğrenci/ Bölüm Başkanlığı tarihinden itibaren 5 takvim günü içerisinde başvurmak) Bölüm Başkanlığına yapılan not itiraz dilekçelerinin resmi yazıyla ilgili öğretim elemanına Sınav Cevap Kâğıdı / Red Yazısı iletilmesi, değil ise gerekçeli olarak dilekçe sahibine resmi yazı ile tebliği. İtiraz Dilekçesinin Değerlendirilmesi Öğretim Elemanı Dersin öğretimelemanı tarafından sınav kâğıdının tekrar incelenerek ve sonucun Bölüm Başkanlığına bildirilmesi Değerlendirme SonucuYazısı Yönetim Kuruluna Sunularak Karara Bağlanması Bölüm Başkanlığı / M.Y.O. Yönetim Kurulu Öğretim elemanı tarafından 3 iş gününde tekrar değerlendirilen sınav kâğıdının Bölüm Başkanlığı tarafından M.Y.O. Yönetim Kuruluna Sunulması ve Karara bağlanması. Yönetim Kurulu Kararı İtiraz Sonucunun Sisteme Girilmesi Öğrenci İşleri Personeli Yönetim Kurulu Kararının ve sınav notunun öğrenci otomasyon sisisteme girilmesi. - Mazeret Sınavı İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Üniversite Senatosunun belirlediği Uşak Üniversitesi Öğrencilerin Mazeretli Sayılma ve Mazeret Sınavları Uygulama Esaslarına dayalı mazereti Mazeret Sınavı Başvurusunun Yapılması Öğrenci nedeniyle ara sınavlara giremeyen öğrencilerin, mazeretini gösterir belgeyi aldığı tarihi izleyen Dilekçe, Mazeret Belgesi günden itibaren 5 gün içinde dilekçe ile mazeret sınavı talebini, Danışman onayını aldıktan sonra Bölüm Başkanlığına bildirmesi M.Y.O. Yönetim Kuruluna Sunulması Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığınca değerlendirilen dilekçe ve mazeret belgelerinin Müdürlük Makamına sunulması Bölüm Başkanlığı Gelen Evrak İlgili yönetmelik maddesi çerçevesinde yapılan Mazeretlerin M.Y.O. Yönetim M.Y.O.Yönetim değerlendirmelerde mazeret sınavı açılması uygun M.Y.O. Yönetim Kurulunda Karara Bağlanması Kurulu bulunan / bulunmayan öğrencilerin başvurularının Kurul Kararı M.Y.O. Yönetim Kurulunda karara bağlanması Yönetim Kurulunda belirtilen tarihler arasında Sonuçların ve Sınav Takviminin İlan Edilmesi Bölüm Başkanı Mazeret Sınav Takviminin hazırlanarak ilan edilmesi Yönetim Kurul Kararıyla Mazeret Sınavı açılması Liste, Sınav Programı uygun bulunan/bulunmayan öğrencilerin listesi ve 39

41 sınav takviminin ilan edilmesi Sınavların Uygulanması Bölüm Başkanlığı / Öğretim Elemanı/ Gözetmen Sınavların belirlenen tarih, saat ve dersliklerde yapılmasının sağlanması - Sınavların Değerlendirilmesi, İlanı ve Sınav Evraklarının Teslim Edilmesi Öğretim Elemanı Sınav sonuçlarının dersin öğretim elemanı tarafından sistemegirilerek onaylanması ve ilan edilmesi, çıktılarının imzalı olarak Öğrenci İşleri Bürosuna teslim edilmesi Sınav not çizelgesi, Sınav Kâğıtları ve Teslim Tutanağı Tek Ders Sınavı İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Tek Ders Sınav Tarihinin Belirlenmesi Müdürlük Makamı Tek ders sınav tarihinin belirlenmesi Yönetim Kurulu Kararı Mezun olabilmek için zorunlu staj çalışması hariç, Tek Ders Sınav Başvurusunun Yapılması Öğrenci devam koşulunu yerine getirmiş olduğu tek dersten başarısız olan öğrencilerin, dilekçe ile danışma Dilekçe, Transkript onayından sonra bölüm başkanlığına başvurması Sınav Programının İlan Edilmesi Bölüm Başkanlığı Sınav Programının Duyuru Panolarında ilan edilmesi, ilgili öğretim elemanlarına resmi olarak bildirilmesi Sınav Programı ve Görevlendirme Yazısı Bölüm Başkanlığı / İlgili yönetmelik maddesi çerçevesinde dilekçelerin Sınavların Uygulanması Öğretim Elemanı/ incelenerek M.Y.O. Yönetim Kurulunca belirlenen - Gözetmen tarih, saat ve dersliklerde yapılmasının sağlanması Sınavların Değerlendirilmesi, İlanı ve Sınav Evraklarının Teslim Edilmesi Öğretim Elemanı Sınav sonuçlarının dersin öğretim elemanı tarafından sisteme girilerek onaylanması ve ilan edilmesi, çıktılarının imzalı olarak Öğrenci İşleri Bürosuna teslim edilmesi Sınav Not çizelgesi, Sınav Kâğıtları ve Teslim Tutanağı Mezuniyet ve Diploma Düzenlenmesi İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Eğitim-öğretim programını başarıyla tamamlayan, Mezuniyet İşlemlerinin Başlatılması Öğrenci İşleri Personeli başarısız dersi olmayan ve genel not ortalaması en az 2.00 olan öğrencilerin tespiti için son sınıf öğrencilerin Transkriptinin Bölüm Başkanlığına M.Y.O. Giden Evrak, Transkript gönderilmesi Öğrencinin Tranksipti, Danışmanı ve Bölüm Başkanı Mezuniyetiyete Hak Kazanan Öğrencilerin Tespiti Bölüm Başkanı / Danışman Öğretim Elemanı tarafından incelenerek toplamda alması gereken Kredi/AKTS miktarı, genel akademik başarı not ortalama şartını yerine getiren öğrencilerin tespit Bölüm Başkanlığı Gelen Evrak, Mezun Öğrencilerin Listesi edilmesi ve M.Y.O. Yönetim Kuruluna sunulması Mezuniyetlerin M.Y.O. Yönetim Kurulunda Karara Bağlanması M.Y.O. Yönetim Kurulu Mezun olmaya hak kazan öğrencilerin mezuniyetleri ve mezuniyet tarihlerinin Yönetim Kurulunda karara bağlanması M.Y.O. Yönetim Kurul Kararı Öğrenci Otomasyon Sisteminde mezuniyet işleminin Diploma Hazırlama İşlemlerinin Öğrenci İşleri gerçekleştirilerek diplomaların hazırlanması için bilgi M.Y.O. Giden Evrak Başlatılması Personeli ve belgelerin Öğrenci işleri Daire Başkanlığına ve Ekleri gönderilmesi Diplomaların Hazırlanarak İmzalanması Öğrenci İşleri Daire Başkanı/ Müdür, Rektör Diplomaların; Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından hazırlanarak imzaların tamamlanması - 40

42 Öğrenci/ Eğitim Diploması hazır olan öğrencinin Öğrenci İşlerine Öğrencinin Müracaatı M.Y.O.si Öğrenci İşleri/ Öğrenci İşleri müracaat ederek İlişik Kesme Formu imzalarını tamamlaması, Transkript ve lisans diplomasını Diploma Daire Başkanlığı diploma bürosundan teslim alması Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Yazılı bildirim üzerine yetkili amir (Müdür) Şikayetin Yazılı Olarak Bildirilmesi Öğretim Elemanı soruşturmayı bizzat yapabileceği gibi soruşturmacı Dilekçe ve Eki tayin suretiyle yaptırabilir, Soruşturmacı Tayini Müdürlük Makamı Olayı soruşturulması için bir öğretim elemanının soruşturmacı olarak görevlendirilmesi Görevlendirme Yazısı İfadelerin Alınması Soruşturmacı Olaya ilişkin tanıkların, şahitlerin yazılı ya da sözlü ifadelerinin alınması Davetiye Alınan ifade dinlenen tanık ve elde edilen belgeler doğrultusunda değerlendirmenin yapılması ve ilgili öğrenciye isnat edilen suçun neden ibaret olduğu, savunmasını yapacağı tarihten en az yedi gün önce Savunma Hakkı Öğrenci yazılı olarak bildirilmesi ve savunmaya özür bildirmeksizin katılmadığı takdirde savunma Savunma Davet Yazısı hakkından vazgeçtiğinin bildirilmesi Soruşturma onayı, soruşturmaya başlama tarihi, soruşturulanın kimliği, isnat edilen suç konuları, Tamamlanan Soruşturma Dosyasının Disiplin Kuruluna Tevdi Edilmesi Soruşturmacı soruşturmanın safhaları, deliller ve alınan savunmanın özetlendiği soruşturma raporunda isnat edilen suçun sabit olup olmadığının değerlendirilmesi ve disiplin - cezasının teklif edilmesi soruşturma raporunun dosya ile birlikte soruşturmayı açan mercie tevdi edilmesi Raportör Belirlenmesi Müdürlük Makamı Soruşturma dosyasını inceleyerek hazırlayacağı raporu Soruşturma Kurulu Başkanına sunar Rapor Soruşturma dosyası Disiplin Kurulunda görüşülerek dosyada eksiklik varsa dosya yeniden soruşturmacıya gönderilirek eksikliklerin tamamlatılır. Yeterli bulundu ise öğrencinin durumu karara bağlanır. Uyarma, Kınama 1 Haftadan 1 Aya kadar Disiplin Kurulunda Görüşülmesi Disiplin Kurulu Uzaklaştırma Cezaları Disiplin Amirince, Bir veya - iki yarıyıl için uzaklaştırma cezası ile yükseköğretim kurumundan çıkarma cezaları, yetkili disiplin kurulunca verilir. Disiplin Kurulu soruşturmacının önerdiği cezayı kabul ve red edebileceği gibi başka bir disiplin cezası da verebilir Disiplin soruşturması sonunda, ilgili öğrenciye verilen Cezanın Tebliğ Edilmesi Müdürlük disiplin cezasının ve süresinin, disiplin cezasına karşı başvuru yolunun açık olduğunun tebliğ edilmesi. Tebliğ Belgesi Disiplin cezası Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve İlgili Birimlere Bilgi Verilmesi Müdürlük Yükseköğretim Kurulu başta olmak üzere ilgili birimlere bildirilir. Giden Evrak 41

43 Gelen-Giden Evrak İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Üniversitemiz Elektronik Belge Yazı Sistemi (EBYS) Müdürlük Makamı / üzerinden elektronik olarak yapıldığı için Müdürlük Gelen Evrak M.Y.O. Sekreteri / Makamına gelen evrakların tamamı Müdür ve M.Y.O. Gelen Evrak Görevli Personel Sekreteri tarafından silsile yoluyla ilgili personele havale edilir. Gelen Evraka İşlem Yapılması Görevli Personel İşlem gören evraklara elektronik cevap oluşturularak geri dönüşümü sağlanır. Giden Evrak Dosyalanması Görevli Personel İşlem yapılan evrak görevli personel tarafından elelektronik sistemde dosyalanır. Arşiv M.Y.O. Kurulu/Yönetim Kurulu İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Gündem Maddelerinin Belirlenmesi M.Y.O. Sekreteri Birim ve kişilerden gelen tekliflerin değerlendirilerek Müdüre sunulması Gelen Evrak Toplantı Çağrısı Müdür/ M.Y.O. Sekreteri Kurul üyelerine toplantı; tarih, saat ve yerinin bildirilmesi Toplantı Davet Yazısı Kurulun Toplanması Kurul Üyeleri Kurulun gündem maddelerini görüşerek karara bağlaması Kurul Kararı Karar Metninin İmzaya Açılması M.Y.O. Sekreteri Kurullarda alınan kararların yazılarak imzaya sunulması Karar Metni Kararın İlgili Birim ve Kişilere Dağıtımı M.Y.O. Sekreteri Görevli Personel Kurul Kararının gereği için ilgili birim ve kişilere dağıtımının yapılması Giden Evrak Karar Metni Kurul Kararlarının Karar Defterine Yapıştırılması M.Y.O. Sekreteri Kurul Kararlarının karar defterine yapıştırılması ve mühürlenmesi Karar Defteri Akademik Personel Alımı İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Bölüm Başkanlığınca ihtiyaç duyulan Akademik Akademik Personel Talebinin Bildirilmesi Bölüm Başkanlığı Personel kadrolarının varsa bölüm kurulu kararı ve Kadro Talep Formu ile birlikte üst yazıyla Müdürlük Gelen Evrak Makamına Bildirmesi Rektörlük Makamına Sunulması Müdürlük Makamı Bölüm kadro taleplerinin M.Y.O. tarafından Rektörlük Makamına gönderilmesi Giden Evrak Üniversite Yönetim Kurulunda Görüşülmesi Üniversite Yönetim Kurulu Kadro taleplerinin Rektörlük Makamı tarafından değerlendirilerek Üniversite Yönetim Kurulunda karara bağlanması Üniversite Yönetim Kurulu Kararı İzin almak üzere Yönetim Kurulunda uygun görülen Taleplerin YÖK e Bildirilmesi Rektörlük taleplerin bir ay içerisinde Yükseköğretim Kuruluna bildirilmesi Giden Evrak Kullanma izni verilen kadroların ve ilan metinlerinin Yükseköğretim Kurulunun internet adresinde Personel Alımının Duyurulması Rektörlük YÖK yayınlanmak üzere Rektörlükçe Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi ilan metninde İlan Metni adaylarda ilgili yönetmelik kapsamında belirlenen şartlar, son başvuru tarihi, ön değerlendirme 42

44 Başvuruların Yapılması Sınav Jürilerinin Oluşturulması Ön değerlendirme ve Giriş Sınavlarının Yapılması ve Sonuçların İlan edilmesi Adayların atamalarının Yönetim Kurulunda Görüşülmesi Atamaların Yapılması Adaylar Müdürlük Makamı / Yönetim Kurulu Müdürlük Makamı M.Y.O. Yönetim Kurulu Personel Daire Başkanlığı sonuçlarının ilan tarihi, giriş sınavı tarihi ve sonuçlarının açıklanacağı günleri içeren sınav takviminin belirlenmesi Adayların istenen belgelerle birlikte başvurularını Müdürlük Makamına yapması Müdürün önereceği en az sekiz öğretim üyesi arasından (biri ilgili Program başkanı, Program başkanı yoksa bölüm başkanı olmak üzere) ilgili yönetim kurulunca seçilecek üç asıl bir yedek üyeden Sınav Jürisinin oluşturulması Sınav komisyonu Kanun/Yönetmelikte belirtilen esaslar doğrultusunda sınavları yapar. Sınavlarda başarılı olan adaylar, başarı puanları esas alınarak ilan edilir. Adayların atamalarının Yönetim Kurulunda karara bağlanarak Rektörlük Makamına teklif edilmesi Rektörlük tarafından gerekli incelemelerin yapıldıktan sonra adayların atamasının yapılarak atama onayının M.Y.O.ye gönderilmesi Dosya Yönetim Kurulu Kararı Tutanak Yönetim Kurulu Kararı Atama Onayı Atama Onayının Tebliğ Edilmesi Müdürlük Makamı Atama onayının ilgiliye tebliğ edilmesi Giden Evrak Göreve Başlama Müdürlük Makamı İlgilinin göreve başlamasının yapılarak diğer iş ve işlemlerin yapılması ve Personel Dire Başkanlığına Bildirilmesi Akademik Personel İzin Kullanımı İş Akış Şeması Giden Evrak İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Elektronik Belge Yönetim Sistetimi Üzerinden (EBYS) İzin Talebinde Bulunulması Bölüm Başkanı Onayı Öğretim Elemanı Bölüm Başkanı Yıllık İzin, mazeret izni, araştırma izni ve diğer izinler için Elektronik Belge Yönetim Sisteminden (EBYS) izin formunun doldurulması İzin talebinin ilgili Bölüm Başkanı tarafından onaylanması İzin Formu İzin Formu MYO Sekreteri Kontrolü MYO Sekreteri İzin hakkının ilgili kayıtlardan kontrolünün yapılması İzin Formu M.Y.O. Onayı Göreve Başlama Müdür Öğretim Elemanı Bölüm Başkanı tarafından onaylanan izin formunun en son M.Y.O.Müdürü tarafından onaylanması İzin bitiminde göreve başlamasının yazılarak özlük dosyasına kaldırılması İdari Personel İzin Kullanımı İş Akış Şeması İzin Formu İzin Formu İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Elektronik Belge Yönetim Sistetimi Üzerinden (EBYS) İzin Talebinde Personel Yıllık İzin, mazeret izni, zorunlu mazeret izne ve diğer izinler için Elektronik Belge Yönetim Sisteminden İzin Formu Bulunulması (EBYS) izin formunun doldurulması M.Y.O. Sekreteri Onayı M.Y.O. Sekreteri İzin talebinin M.Y.O. Sekreteri tarafından onaylanması İzin Formu M.Y.O. Sekreteri tarafından onaylanan izin M.Y.O. Onayı Müdür formunun en son M.Y.O. Müdürü tarafından İzin Formu onaylanması Göreve Başlama Personel İzin bitiminde göreve başlamasının yazılarak özlük dosyasına kaldırılması İzin Formu Asıl Kadrosuna Bildirilmesi Personel Daire 2547 S.K. 13/b-4 maddesince görev yapan personelin Başkanlığı asıl kadrosuna sistem üzerinden bildirilmesi Giden Evrak 43

45 Hastalık İzin Kullanımı İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Sağlık Raporunun Bildirilmesi Raporun Hastalık İznine Dönüştürülmesi İlgili Personel Evrak Kayıt Personeli Bölüm Başkanı M.Y.O. Sekreteri Memuriyet Mahalli içinde alınan Sağlık Raporunun aynı gün, memuriyet mahalli dışına alınan sağlık raporunun adres belirtilmek suretiyle en geç üç gün içinde Müdürlük Makamına bildirilmesi ve Evrak Kayıt sistemine işlenmesi Sağlık raporunun birim amirince hastalık İznine dönüştürülmesi Gelen Evrak Hastalık izin Formu M.Y.O. Onayı Müdür Hastalık izninin onaylanması Hastalık izin Formu İlgili Birimlere Bildirilmesi Dosyalanması Görevli Personel Personel İşleri Onay ve eklerinin Personel Daire Başkanlığına hastalık izinlerinin, tahakkuk servisine bildirilmesi İzin Takip Formuna İşlenerek ilgilinin dosyasına kaldırılması Yurt Dışı İzin Kullanımı İş Akış Şeması Hastalık İzin Formu ve Ekleri Evrakın Dosyalanması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı İzin Başvuru Talebi Öğretim Elemanı Dilekçe ekinde Yurtdışı İzin Talep Formuyla birlikte Bölüm Başkanlığına başvurulması İzin Formu Müdürlük Makamına Gönderilmesi Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı tarafından dilekçe ve Yurt Dışı İzin Formu Müdürlük Makamına havale edilir. Dilekçe, İzin Formu M.Y.O. Onayı Müdürlük Makamı Yurtdışı izin talebinin birim amirince değerlendirilmesi - Rektörlük Makamına Gönderilmesi Müdürlük Makamı Uygun görüldüğü takdirde izin formunun Rektörlük Makamına gönderilmesi İzin Formu Rektörlük Onayı Rektörlük Makamı Rektörlük makamınca uygun bulunması halinde izin formunun onaylanması İzin Formu İki nüsha olarak düzenlenip onaylanan izin formunun İzin Onayının Öğretim Elemanına Bildirilmesi İlgili Birim/ Personel Daire Başkanlığı bir nüshasının ilgiliye verilmesi, Kullanılacak izin sürelerinin İzin Takip formuna işlenerek bir nüshanın ilgilinin şahsi dosyasına kaldırılması ve Personel İzin Formu İzin Takip Formu daire başkanlığına bildirilmesi Maaş Ödeme İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişikliklerin güncellenmesi. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da say2000i Özlük Bilgilerin Güncellenmesi Tahakkuk Personeli sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işleminin - tamamlanması. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işleminin gerçekleştirilmesi Bordo Dökümü Tahakkuk Personeli Maaş programından bordro dökümünün alınması Bordro Çıktısı 44

46 Ödeme emri belgesinin e-bütçe sisteminden düzenlenip, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Tahakkuk Personeli Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli belgelerin eklenerek gerçekleştirme görevlisine Ödeme Emir Belgesi gönderilmesi Gerçekleştirme Görevlisinin Kontrolü ve İmzası M.Y.O. Sekreteri Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanıp eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilmesi Ödeme Emir Belgesi ve Ekleri Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri Harcama Yetkilisi Onayı M.Y.O.Müdürü belgesi ve eki belgelerin her ayın 11'ine kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi Evrakın Dosyalanması Son Kontrollerin Yapılarak Muhasebe Birimine Gönderilmesi Tahakkuk Personeli - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Giden Evrak Ek Ders Ödeme İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Akademik takvime uygun olarak dönem başında, Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlıkları tarafından verilecek dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanlarının Ders Görevlendirmeleri Ders Görevlendirmeleri belirlenmesi Belirlenen dersi verecek öğretim elemanı birimde Görevli Personel yoksa 2547 sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca - diğer birimlerden görevlendirme talep edilmesi M.Y.O. Kurulunda Görüşülmesi M.Y.O.Yönetim Kurulu Ders dağılımının Yönetim Kurulunda görüşülüp karara bağlanması Kurul Kararı Öğretim elemanları tarafından hazırlanan Ders Yükü Formlarına istinaden İlgili aya ait fiilen yapılan Ders Yükü Formunun Hazırlanması Öğretim Elemanı derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan ders yüklerinden ekders ücret çizelgesinin Ek Ders Ücret Çizelgesi hazırlanması ve yoklama belgeleri ile birlikte tahakkuk servisine elden teslim edilmesi Hazırlanan çizelge YÖK tarafından belirlenen Ders Çeşitli Ödemeler Bordrosunu ve Banka Listesinin Düzenlenmesi Görevli Personel Yükü Tespitinde Uyulacak Esaslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilip bu çizelgeye göre çeşitli ödemeler bordrosu ve banka Çeşitli Ödemeler Bordrosu ve Banka Listesi listesinin düzenlenmesi Ödeme emri belgesinin e-bütçe sisteminden düzenlenip, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Tahakkuk Personeli Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli belgelerin eklenerek gerçekleştirme görevlisine Ödeme Emir Belgesi gönderilmesi Gerçekleştirme Görevlisinin Kontrolü ve İmzası M.Y.O. Sekreteri Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanıp eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilmesi Ödeme Emir Belgesi ve Ekleri Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri Harcama Yetkilisi Onayı M.Y.O.Müdürü belgesi ve eki belgelerin her ayın 11'ine kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi Evrakın Dosyalanması Son Kontrollerin Yapılarak Muhasebe Birimine Gönderilmesi Tahakkuk Personeli - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - 45

47 Yurtiçi-Yurt Dışı Geçici Görev Yolluğu İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Talebin Alınması Evrakın Müdürlük Makamına Sunulması Öğretim Elemanı Bölüm Başkanlığı Personelin yurtiçi-yurtdışı kongre ve sempozyumlarayolluklu-yevmiyeli katılma talebinde bulunması Bölüm Başkanlığı tarafından Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere Müdürlük Makamına sunulması Dilekçe ve ekleri - M.Y.O. Yönetim Kurulunda Görüşülmesi M.Y.O. Yönetim Kurulu Görevlendirme talebinin Yönetim Kurulunda değerlendirilerek karara bağlanması Yönetim Kurulu Kararı Kararın Rektörlük Makamına Sunulması Müdürlük Makamı Yönetim Kurulu Kararıyla birlikte ilgili belgelerin üst yazıyla Rektörlük Oluruna sunulması Onay Rektörlük Oluru Rektörlük Makamı Kararın uygun görüldüğüne dair Olur izninin Müdürlük Makamına gönderilmesi Rektörlük Olur u E Devlet üzerinden gerekli veri girişi yapılır, çıktısı Yolluk Alacak Personelin E - DEVLET ten veri girişi Yolluk Talep Eden Personel alınır ve gerekli belgeleri ile (Rektörlük oluru, ulaşım bileti, konaklma faturası) tahakkuk görevlisine elden Belgeler ulaştırır Ödeme emri belgesinin e-bütçe sisteminden düzenlenip, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Tahakkuk Personeli Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli belgelerin eklenerek gerçekleştirme görevlisine Ödeme Emir Belgesi gönderilmesi Gerçekleştirme Görevlisinin Kontrolü ve İmzası M.Y.O. Sekreteri Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanıp eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilmesi Ödeme Emir Belgesi ve Ekleri Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri Harcama Yetkilisi Onayı M.Y.O.Müdürü belgesi ve eki belgelerin her ayın 11'ine kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi Evrakın Dosyalanması Son Kontrollerin Yapılarak Muhasebe Birimine Gönderilmesi Tahakkuk Personeli - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Giden Evrak Yurtiçi-Yurt Dışı Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Gelen Evrak, Talebin Alınması İlgili Personel M.Y.O. Sürekli Görev Yolluğu alacak personelin yurt içi/dışıgörevlendirmegiderlerinin ödenmesitalebininalınması Atama Onayı Göreve Başlama Yazısı Aile Durum Bildirimi İkametgâh Belgesi Evrakın Sevki Görevli Personel M.Y.O. Kaydedilen evrakın görevli personel tarafından M.Y.O.Sekreterine havale edilmek üzere Müdürlük Makamına sunulması - Yolluk Bildiriminin Hazırlanması Görevli Memur Sürekli Görev Yolluğu alacak personel tarafından imzalanan yolluk beyanının Müdürlük Makamına sunulması Yolluk Bildirimi ve Dayanakları Ödeme emri belgesinin e-bütçe sisteminden Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Tahakkuk Personeli düzenlenip, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli Ödeme Emir Belgesi belgelerin eklenerek gerçekleştirme görevlisine 46

48 gönderilmesi Gerçekleştirme Görevlisinin Kontrolü ve İmzası M.Y.O. Sekreteri Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanıp eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilmesi Ödeme Emir Belgesi ve Ekleri Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri Harcama Yetkilisi Onayı M.Y.O.Müdürü belgesi ve eki belgelerin her ayın 11'ine kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi Evrakın Dosyalanması Son Kontrollerin Yapılarak Muhasebe Birimine Gönderilmesi Tahakkuk Personeli - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Giden Evrak Doğrudan Temin Yoluyla Malzeme Alımı İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Talebin Kayda Alınması Talep Eden Birim Yetkilisi, M.Y.O. Sekreterliği İhtiyaca ilişkin talep yazısının (gerekiyorsa teknik şartname) evrak kayıt Sistemine alınması İhtiyaç Listesi Teknik Şartname Talebin Değerlendirilmesi Müdürlük Makamı Talebin karşılanabilirliğinin incelenmesi Talep Bildirimi Yazısı Yaklaşım Maliyet Tespitinin Yapılması Görevli Personel Müdürlük Makamı İhale Onay Belgesinin Düzenlenerek talebin karşılanabileceği belirlenen alım için Yaklaşık Maliyet tespitinin yapılması Yaklaşık Maliyet Çizelgesi Onay Belgesi, Fiyat Araştırmasının Yapılması Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Doğrudan Temin Onayı alınarak, teklife çıkılıp Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının hazırlanması Teklif Mektubu Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Sipariş verilmesi Görevli Personel Gerçekleştirme Görevlisi Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı sonucu en avantajlı teklif veren firmaya sipariş verilmesi Sipariş formu Malın/Hizmetin Teslimi Yüklenici Firma Yüklenici tarafından malın/hizmetin tamamlanmasını müteakip fatura kesilmesi Fatura Malın/Hizmetin Teslimi Muayene ve Kabul Komisyonu, Taşınır Kayıt ve KontrolYetkilisi Mal/hizmetin Muayene ve Kabulünün yapılarak Komisyonca teslim alınması. Taşınır kayıtlarına alınması ve Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesi MuayeneveKabul Komisyon Tutanağı, Taşınır İşlemFişi Muayene ve Kabul İşlemlerinin Yapılması Görevli Personel M.Y.O. Sekreteri Ödeme Evrakının hazırlanıp kontrolünün yapılarak paraflanıp Gerçekleştirme Görevlisi verilmesi Ödeme Emir Belgesi ve Ek Belgeler Ödeme Emir Belgesinin Düzenlenmesi Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Evrakın Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalanması ve Harcama Yetkilisine iletilmesi Ödeme Emir Belgesi ve Ek Belgeler Ödeme Emrinin Muhasebe Birimine Gönderilmesi Görevli personel StratejiGeliştirme Daire Başkanlığı Onaylanan Ödeme Emri Belgesi ve eklerinin tahakkuk teslim listesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri, Tahakkuk Teslim Liste Taşınır Mal Giriş İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Talebin Alınması Evrak Kayıt Personeli Satın alınan veya hibe yoluyla gelen malların faturası ve onayı ile birlikte muayenesinin yapılıp ambara alınması için kaydedilmesi. Gelen Evrak 47

49 Kaydedilen malın kontrolünün yapılıp ambara Taşınır Malların Ambara Teslimi Müdürlük Makamı konulması, dayanıklı taşınırların numaralarının verilmesi ve cinslerine göre tasnif edilmesi için Gelen Evrak Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine havale edilmesi Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Taşınır Mal Giriş İşlemlerinin Yapılması Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Mal Yönetmeliğinde belirtilen esaslara göre hem fiili hemde Maliye Bakanlığı taşınır sistemi üzerinden taşınır malların ambar giriş işlemlerinin yapılması. Taşınır hibe ise taşınır işlem Fişi üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının muhasebe kayıtlarına Giden Evrak Taşınır İşlem Fişi alınmak üzere daire başkanlığına bildirilmesi Taşınır Mal Çıkış İşlemleri İş Akış Şeması İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Talebin Kayda Alınması Görevli Personel Rektörlük ve bağlı birimlerinden gelen onaylanmış Taşınır İstek Belgesi taleplerinin evrak kayıt sistemine alınması Taşınır İstek Belgesi Talebin Değerlendirilmesi Müdürlük Makamı Talebin karşılanabilirliğinin incelenmesi Talep Bildirimi Yazısı Taşınır Mal Çıkış İşlemlerinin Yapılması Zimmet İşlemlerinin Yapılması Tüketim Çıkış İşlemlerinin Yapılması Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi TKKY, HarcamaYetkilisi, Strateji Geliştirme DaireBaşk. Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malın Taşınır İşlem Fişi ile imza karşılığı teslim edilmesi ve Dayanıklı taşınırlar için zimmet fişinin düzenlenmesi Teslim fişinin bir sureti büroda saklanması. Dayanıklı Taşınırın barkodu yapıştırılarak ilgilisine teslim edilmesi Tüketim malzemeleri için düzenli olarak (üçayda bir) Tüketim Çıkış Raporu alınarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi Stratejik Plan Hazırlama İşlemleri İş Akış Şeması Taşınır İşlem Fişi Zimmet Fişi Zimmet Fişi Tüketim Çıkış Raporu İşlem/İş Akışı Sorumlular Faaliyet Çıktı Rektörlük Makamından Stratejik Plan Hazırlama İç Stratejik Plan Hazırlama Yazısı Müdürlük Makamı genelgesinin gönderilmesi ve stratejik planın Gelen Evrak hazırlanmasının istenmesi Stratejik Plan Hazırlama Komisyonunun Oluşturulması Müdürlük Makamı Stratejik Plan Hazırlama Komisyonunun oluşturulması ve ilgililere bildirilmesi Komisyon Oluru Alt Çalışma Komisyonlarının Oluşturulması Bölüm Başkanlığı M.Y.O. Sekreteri Akademik birimlerin ve idari birimlerinin alt çalışma komisyonlarının oluşturulması Liste M.Y.O. Stratejik plan hazırlama komisyonunca; alt Eğitim Toplantısı Komisyon birim stratejik plan hazırlama komisyonlarına durum analizi yapılması ile ilgili bilgi ve dokümanın Toplantı Tutanağı verilmesi, Stratejik Plan Hazırlama Takviminin Oluşturulması Komisyon Stratejik plan hazırlama süreçlerini kapsayan çalışma programının düzenlenmesi, Takvim Akademik ve İdari Birimlerden gelen Stratejik Akademik ve İdari Birimlere Ait Stratejik Planlarının Hazırlanması Bölüm Başkanlığı M.Y.O. Sekreteri Planların Birim Stratejik Plan Hazırlama Komisyonuna Bildirilmesi ve Komisyonca gerekli değerlendirmelerin yapılarak varsa eksikliklerin Stratejik Plan 48

50 giderilmesi M.Y.O. Stratejik Planın Konsolide Edilmesi Komisyon Akademik ve İdari Birimlerden gelen Stratejik Planlar doğrultusunda M.Y.O. Stratejik Planın hazırlanması ve onay için M.Y.O.Yönetim Kuruluna sunulması Stratejik plan Stratejik Planın Yönetim Kurulunda Görüşülmesi M.Y.O.Yönetim Kurulu Stratejik Plan Hazırlama Komisyonundan M.Y.O. Stratejik Planın Yönetim Kurulunda görüşülerek onaylanması Kurul Kararı Stratejik Planın Bildirilmesi Müdürlük Makamı Yönetim Kurulunda onaylanan Birim Stratejik Planın Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Gönderilmesi Giden Evrak BÜTÜN GÖREVLİ PERSONELİN ORTAK SORUMLULUKLARI Şef kadrosunda görevli bulunan personelin (Bölüm Sekreterliği hariç) birimleriyle ilgili yazışmaların paraflanması suretiyle ilgili konular hakkında bilgi sahibi olunması, birimlerin ve personelin etkin, verimli ve eşgüdüm içinde çalışmasının sağlanması ve koordine edilmesinde M.Y.O. Sekreteriyle işbirliği içinde çalışır. S.N. Bütün Görevli Personelin Ortak Sorumlulukları ve Uyması Gereken Talimatlar 1 Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 2 Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, 3 Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, 4 Kılık Kıyafet Yönetmeliğine ve mesai saatlerine uymak, 5 M.Y.O. Yönetiminin vereceği görevle ilgili diğer iş ve işlemleri yapmak. BÜTÜN BİRİMLER ARŞİVLEME S.N. Arşivleme ve Dosyalama Hizmetleri Islak imzalı olarak saklanması gereken (harcamaya ait tüm evraklar, sınav evrakları vb.) konularına göre 1 tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. Diğer evraklar Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde elektronik olarka tasnif edilerek arşivlenmektedir. 2 İşlemi biten evraklar dosyalanır ve yıl sonunda arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv sorumlusu oalrak 3 görevlendirilen personel görevlisi sorumludur. Standart: 3. Personelin Yeterliliği ve Performans M.Y.O. da çalışan İdari personelin tamamı 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında, Akademik personel ise 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu kapsamında istihdam edilmektedir. İhtiyaca yönelik eğitim faaliyetleri Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü tarafından planlanmaktadır. Yüksekokulumuz kadro cetvelinde 31/08/2013 tarihi itibariyle Müdür, Müdür Yardımcıları ve Meslek Yüksekokulu Sekreteri koordinatörlüğünde 1 Doçent, 6 Öğretim Görevlisi, 5 idari personel ile Yüksekokulumuz akademik ve idari çalışmaları; kanunlar, yönetmelik, yönerge ve genelgelere istinaden yürütülmektedir. Müdürlüğümüz alt birimlerinde görev yapmakta olan personel arasında görev dağılımı yapılırken personelin yeterliliği ve performansı dikkate alınmıştır. 49

51 Bütün bunların yanı sıra 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 10 maddesinde amirlerin maiyetindeki memurlarını yetiştirmekten hal ve hareketlerini kontrol etmekten görevli ve sorumlu olduğu belirtildiğinden, Yüksekokulumuz idarecileri görev alanlarıyla ilgili olarak personelin yeterliliğini sürekli olarak izleyip, personelin yetersiz kaldığı durumlarda personele bilgi ve kaynak sağlayarak ve yol göstererek personelin yetişmesine katkı sağlamaktadır. Standart: 4. Yetki Devri A-) M.Y.O. Müdürünün kimlere yetki vereceği 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununda belirtilmiş olup, Müdür ve diğer idarecilerin yetki devirleri ve vekâletler bu kanun çerçevesinde yürütülmektedir. B-) Yüksekokulumuz alt birimlerinde yürütülen faaliyetlere ilişkin iş akış şemaları hazırlanırken imza ve onay mercileri belirtilmiştir. 2 RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart: 5. Planlama ve Programlama 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9 uncu maddesi hükmüne dayanılarak Devlet Planlama Müsteşarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine istinaden ve yine Devlet Planlama Müsteşarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu gereğince Yüksekokulumuz tarihinde Stratejik Plan Hazırlama Programı çalışmaları ile başlamıştır. Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Yüksekokul tarafından daha önceki stratejik planında belirlenen riskler; dönemi Stratejik Planında belirlenerek amaç ve hedefler doğrultusunda riskler ve önlemleri belirlenip, değişen koşullara göre güncellemeler yapılmıştır. 3. KONTOL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı maddesiyle ve bu kanuna istinaden çıkan ikincil mevzuatla ayrıca 24/12/2005 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu İle Bazı Kanun Ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15 inci maddesiyle Yüksekokulumuzca verilen görevler, Genel Kamu Hizmeti niteliğindedir. Bu hizmetlerin yerine getirilmesi sırasında işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller uygulanmaktadır. 50

52 Standart 8- Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Yüksekokulumuz faaliyetlerine ilişkin olarak birimlerimizde gerçekleştirilen görev ve işlemlerle ilgili olarak süreç akışları belirlenmiş olup çıkarılan iş akış şemaları aşağıda görüldüğü gibi olup aynı zamanda ekte yer almaktadır. Yüksekokulumuz Faaliyetlerine İlişkin İş Akış Süreçleri 1.1Yatay Geçiş Kontenjan Önerisi ve Kayıt İşlemleri İş Akış Şeması 1.2- Ders Muafiyet İntibak İşlemleri İş Akış Şeması 1.3- Sınav Programları Hazırlama, Uygulama ve Değerlendirme İşlemleri İş Akış Şeması 1.4- Mazeret Sınavı İşlemleri İş Akış Şeması 1.5- Tek Ders Sınavı İşlemleri İş Akış Şeması 1.6- Burs İşlemleri İş Akış Şeması 1.7-Öğrenci Temsilcisi Seçimi İşlemleri İş Akış Şeması 1.8- Öğrenci Belgesi-Transkript Düzenlenmesi İşlemleri İş Akış Şeması 1.9- Geçici Mezuniyet Belgesi Düzenlenmesi İşlemleri İş Akış Şeması Diploma Düzenlenmesi İşlemleri İş Akış Şeması Disiplin Soruşturmasıİşlemleri İş Akış Şeması Kayıt Dondurma İşlemleri İş Akış Şeması 1.13-Kayıt Silme İşlemleri İş Akış Şeması Gelen-Giden Evrak İşlemleri İş Akış Şeması M.Y.O. Kurulu/Yönetim Kurulu İşlemleri İş Akış Şeması Öğretim Üyesi Dışındaki Akademik Personel Alımı İşlemleri İş Akış Şeması Akademik Personelin İzin Kullanımı İşlemleri İş Akış Şeması İdari Personelin İzin Kullanımı İşlemleri İş Akış Şeması Hastalık İzin Kullanımı İşlemleri İş Akış Şeması Yurtdışı İzin Kullanımı İşlemleri İş Akış Şeması Maaş Ödeme İşlemleri İş Akış Şeması Ek Ders Ödeme İşlemleri İş Akış Şeması Yurtiçi-Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu İşlemleri İş Akış Şeması Yurtiçi-Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri İş Akış Şeması Doğrudan Temin İşlemleri İş Akış Şeması Taşınır Mal Giriş İşlemleri İş Akış Şeması Taşınır Mal Çıkış İşlemleri İş Akış Şeması Stratejik Plan Hazırlama İşlemleri İş Akış Şeması 51

53 Standart: 9. Görevler ayrılığı Yüksekokulumuz alt birimlerinde görevli personel arasında yapılacak görev dağılımında işlemlerin onaylanması, uygulanması kaydedilmesi ve kontrolünde farklı personel görevlendirilmiştir Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, malî karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar. Hükmü gereğince malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında İç Kontrol Şube Müdürlüğünde görevli herhangi bir personel görevlendirilmemiştir. Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Meslek Yüksekokulumuz birimlerinde görevli personel, görev yaptıkları birimin görev tanımında belirtilen görevleri yine birimlerin iş süreçleri dâhilinde verilen görevlerden görev yaptıkları Meslek Yüksekokulumuz Müdürüne karşı sorumludurlar. Bu süreç içerisindeki her görevli; görev, yetki ve sorumluluklar gözetilerek bir önceki adımda yapılan iş ve işlemleri kontrol etmekle yükümlüdürler. Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Yüksekokulumuz faaliyetlerinin sürekliliğini sağlamak amacıyla görevli personelin yıllık izinli olduğu dönemlerde yerine bakacak personel görevlendirilmektedir. Aynı işle ilgilenen ya da işle ilgili bilgisi olan personellere birlikte izin verilmemektedir. Personel sayımızın yetersiz olması nedeniyle personellerimiz tek alanda uzmanlaşmamış, Yüksekokulumuzda yürütülen işlerin birçoğu hakkında bilgi sahibi olmaları sağlanmıştır. 4. BİLGİ VE İLETİŞİM SANDARTLARI Standart: 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri Meslek Yüksekokulumuzun muhasebe kayıtları Muhasebe, birimimizce Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünce yönetilen Say2000i sistemi üzerinden tutulmaktadır. Sistemin güvenliği ve kontrolü Muhasebat Genel Müdürlüğünce yapılmaktadır. Sistemin işleyişinde karşılaşılan her hangi bir sorun elektronik posta adresine bildirilmektedir. Say2000i sistemine veri ve bilgi girişi yetkilendirilmiş personel tarafından sisteme kullanıcı kodu ve şifre girilerek yapılmaktadır. Sistemde bilgi girişi yapan personel ile işleme onay veren personele ilişkin bilgiler izlenebilmektedir. Yüksekokulumuzun ilgili yıl içerisindeki gerçekleşen bütçe hareket işlemleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yönetilen e-bütçe sistemi (Bütçe Yönetim 52

54 Enformasyon Sistemi) üzerinden yapılmaktadır. Birimimiz tarafından yapılan harcamalar, mali karar ve işlemler sonucunda düzenlenen ödeme emri belgesi veya muhasebe işlem fişi e-bütçe sistemi üzerinden dökülmektedir. Sistemin güvenliği ve kontrolü Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yapılmaktadır. Sistemin işleyişinde karşılaşılan her hangi bir sorun Bütçeve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Proje Uygulama ve Bilgi İşlem Dairesine bildirilmektedir. E-Bütçe sistemine veri ve bilgi girişi yetkilendirilmiş personel tarafından sisteme kullanıcı kodu ve şifre girilerek yapılmaktadır. Personele kullanıcı kodu ve şifre verme işlemleri ve yetki düzeylerinin ne olacağı Yüksekokulumuz tarafından belirlenmektedir. Sistemde bilgi girişi yapan personel ile işleme onay veren personele ilişkin bilgiler izlenebilmektedir. Standart: 13. Bilgi ve İletişim 6 Aralık 2007 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları tebliği kapsamında Müdürlüğümüzce yapılacak olan çalışmalar ve Yüksekokulumuz personelini ilgilendiren görev, yetki ve sorumluluklar konusunda Yüksekokulumuz personeli bilgilendirilmiştir. Yüksekokulumuz, kurum içinden veya dışından gelen yazılar hakkında ilgisine göre görevli personel hiyerarşik yapı içerisinde bilgilendirilmektedir. Yüksekokulumuz birimlerinde görevli akademik personelde diz üstü bilgisayar, her bir idari personelin kullanımında birer adet masaüstü bilgisayar olup bilgisayarların tümünde Internet bağlantısı bulunmaktadır. Bu nedenle görevlerini yerine getirirken gerekli olabilecek güncel bilgilere (Örneğin günlük resmi gazetelere Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayımlanan ya da duyurulan bilgi ve belgelere veya Devlet Planlama Teşkilatınca yayımlanan ya da duyurulan bilgi ve belgelere veya mevzuata Yükseköğretim Kurulunca yayımlanan ya da duyurulan bilgi ve belgelere veya mevzuata Yüksekokulumuz tarafından hazırlanan dokümanlara web sayfasından) ulaşmaları sağlanmaktadır. Yönetim bilgi sistemleri kapsamında Müdürlüğümüzde kullanılmakta olan 4 adet sistem bulunmaktadır. Bunlar Bilgi sistemleri kontrollerinde de bahsedildiği üzere; Bunlar, birimimizin muhasebe kayıtlarının tutulduğu Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünce yönetilen KBS ve HYS otomasyon sistemleri, evrak kayıt (EBYS) ve öğrenci işlemleri sistemleridir. Tüm sistemler; yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak niteliktedir. 53

55 Standart: 14. Raporlama Üniversitemiz ilgili yıla ait İdare Faaliyet Raporunun zamanında oluşturulabilmesi için Adalet Meslek Yüksekokuluna ait faaliyet raporu takip eden mali yılın en geç Şubat ayının başına kadar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelikte yazılı ilkeler ve ekte yer alan format dâhilinde hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilmektedir tarih ve /25839 sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği kapsamında hazırlanacak olan mali tabloların yönetmeliğin 111 inci maddesi gereğince bütünlük, güvenilirlik, kullanışlılık, yöntemsel geçerlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri çerçevesinde; yeterli mesleki eğitimi almış personel tarafından muhasebe kayıtlarındaki verilere dayanılarak ve istatistiksel yöntemler kullanılarak hazırlanmaktadır. Meslek Yüksekokulumuza ait akademik faaliyetler, personel yapımız, eğitim - öğretim ve idari amaçlı kullanılan varlıklarımız hakkında bilgiler kayıtlarımız esas alınarak raporlanmaktadır. Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Üniversitemizde Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) geçildiğinden İdari Birim Kimlik Kodlarının Kullanılma Esaslarına uygun yazışma kodları kullanılmaktadır. YAZIŞMA KODLARI : Adalet Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Hukuk Bölüm Başkanlığı Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm Başkanlığı tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgesinde; Üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik doysa planlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderileceği, mezkûr Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte üniversitelerde kullanılmaya başlanacağı belirtilmiştir. Bu nedenle Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kullanılmaya başlanacaktır. Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Yüksekokulumuz personeli, görevleri sırasında karşılaşmış oldukları, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları söz veya yazı ile en yakın amirden başlayarak silsile yolu ile bildirmeleri, karar verme yetkisi bulunmayan amirlerin hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları silsile yolu ile kendi görüşleriyle birlikte en yakın amirine bildirmeleri gerekmektedir. 54

56 Ayrıca; devlet memurları amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı şikâyetlerini ve kurumları ile ilgili resmi ve şahsi işlerinden dolayı müracaatlarını Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre yapmaları gerekmektedir. Yönetmeliğin 5 inci maddesi gereğince; şikâyetler söz veya yazı ile en yakın amirden başlanarak silsile yolu ile ve şikâyet edilen amirler atlanarak yapılır. Yazılı şikâyetler maksadı en iyi ifade edecek şekilde ve mevzuat hükümlerine uygun olarak yazılan bir dilekçe ile yapılır. Dilekçede tespit edilen eksiklikler ile suç teşkil etmeyen usulsüzlüklerin giderilmesi şikâyeti kabul eden amirlerce sağlanır. Sözlü şikâyetlerde de bu esaslara uyulur. Sözlü olarak yapılan şikâyetler, şikâyeti yapanın istemi halinde yapıldıkları anda şikâyetçi ile şikâyeti kabul eden amir tarafından birlikte imzalanan bir tutanakla tespit olunur ve iki tarafa verilir. Amir de şikâyetin tutanağa geçirilmesini isteyebilir. Şikâyetçi tutanak düzenlenmesinden kaçınırsa şikâyet yapılmamış sayılır. Yönetmeliğin 12. maddesi gereğince; müracaatlar hakkında karar verme yetkisi müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere aittir. Müracaatı kabul eden ancak sorunu çözümleme yetkisi bulunmayan amirler bunların silsile yolu ile müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere 3 gün içinde intikal ettirir. 5. İZLEME STANDARTLARI Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Yüksekokulumuzda görevli personel, yüksekokulumuz faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında uygulanmakta olan iç kontrol sisteminin sürekliliğini sağlamak ve belirlenmiş usul ve esaslara uymaktan sorumludur. Müdür başkanlığında alt birim personelinin katılacağı toplantılarda Yüksekokulumuz iç kontrol sistemi değerlendirilecek, aksayan yönleri görüşülecek ve gerekirse alınacak önlemlere ilişkin eylem planı hazırlanacaktır. Standart: 18. İç denetim İç denetim faaliyetleri İç Denetim Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde Üniversitemiz İç Denetçileri tarafından sağlanacaktır. 55

57 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUMUNU SAĞLAMAK ÜZERE YAPILMASI GEREKEN ÇALIŞMALARA İLİŞKİN EYLEM PLANI Yüksekokulumuz iç kontrol sistemiyle ilgili olarak tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol standartları tebliği uyarınca yapılması gereken çalışmaları yürütmek, hazırlamak üzere Yüksekokulumuzbünyesinde çalışma grubu oluşturulacaktır. Çalışma gurubunda Müdür başkanlığında birimlerimizde çalışan idari personel ve akademik personel görevlendirilecektir. Buna göre 1 başkan 5 üyeden oluşacak çalışma grubunda görevli personel aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. İÇ KONTROL STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU ADI SOYADI GÖREVİ BİRİMİ Başkan Doç. Dr. Vedat ÇAKIR Müdür Adalet Meslek Yüksekokulu Üye Öğr. Gör. Ahmet TÜRKAN Müdür Yardımcısı Adalet Meslek Yüksekokulu Üye Öğr. Gör. M. Esad BOLAT Müdür Yardımcısı Adalet Meslek Yüksekokulu Üye Barış KOÇ Meslek Yüksekokulu Sekreteri Adalet Meslek Yüksekokulu Üye Şef Yüksel AKIN Öğrenci İşleri Adalet Meslek Yüksekokulu Üye Halil ARSLANALP Taşınır Kayıt Yetkilisi / Mutemet Adalet Meslek Yüksekokulu Çalışma grubunda görevli olan personel iç kontrol standartları tebliği kapsamında kendi alt birimde yapılması gereken çalışmaları hazırlayıp yürüterek Meslek Yüksekokulumuz İç Kontrol Sisteminin oluşturulmasını sağlamakla görevlidirler. 56

58 Sayfa No: İÇ KONTROL/ÖN MALİ KONTROL GÖRÜŞ FORMU Tarih : Alımın Niteliği Sıra No Giderin Nevi ve Niteliği Miktarı Ölçeği Mal Alımı Hizmet Alımı Yapım İşleri Giderin Gerekçesi (Hukuki Dayanağı) Bütçe Tertibi Kullanılabilir Ödenek Tutarı Yaklaşık Maliyeti Harcama Tutarı Gerçekleştirme Usulü Piyasa Fiyat Araştırması Sonuçları (Teklif verenler ve Tutarları) Yukarıda belirtilen malın / İşin satın alınması / yaptırılması hususunu onaylarınıza arz ederim. Gerçekleştirme Görevlisi Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası Uygundur ( Ön Mali Kontrol işleminden sonra imzalanacaktır ) Harcama Yetkilisi Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası Ön inceleme yapılmıştır Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası Mali Karar ve işlem uygun görülmemiştir Uygun Görülmeme Gerekçesi Mali Hizmetler Birimi Yöneticisi Adı, Soyadı Unvanı Tarih Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür Mali Hizmetler Birimi Yöneticisi Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası 57