ZKÜ DEVREK MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 ZKÜ DEVREK MESLEK YÜKSEKOKULU YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI Öğr.Gör.Afitap BULUT 2012

2 DERS BİLGİLERİ ÖĞRENME ÇIKTILARI VE YETERLİKLER DERSİN İÇERİĞİ VE DAĞILIMI

3 ÖĞRENME ÇIKTILARI VE YETERLİKLER Sekreterlik Mesleği İle İlgili Temel Kavramları Analiz Etmek Sekreterin Özelliklerini İncelemek Yönetici Asistanlığı İle İlgili Temel Kavramları Analiz Etmek Yönetici Asistanının Özelliklerini İncelemek Yönetici Asistanının Becerilerini Değerlendirmek ve Geliştirmek

4 Dersin İçeriği ve Dağılımı HaftaModüller/İçerik/Konular 1.hafta : Sekreterlik ile ilgili kavramlar, Dünyada ve Türkiye de sekreterlik mesleği, Yönetici asistanının diğer çalışanlardan farkı 2.hafta :Sekreterlik türleri, Sekreterin kişilik özellikleri 3.hafta : Sekreterin mesleki özellikleri 1 4.hafta : Sekreterin mesleki özellikleri 2 5.hafta : Sekreter bürolarında ergonomik tasarım, verimlilik 6.hafta : Sekreterin mesleki uygulamaları (telefon görüşmeleri, randevuların düzenlenmesi) 7.hafta : Sekreterin mesleki uygulamaları (Ziyaretçi kabulü, iş gezisi organizasyonu) 8.hafta : Sekreterin mesleki uygulamaları (toplantı yönetimi, dikte alma becerileri) 9.hafta : Sekreterin mesleki uygulamaları (yazılı iletişim, sözsüz iletişim becerileri, davet organizasyonu) 10.hafta : Nezaket ve görgü kuralları 11.hafta : Ofis otomasyonu 12.hafta : Büro uygulamalarında evrak kayıt, dosyalama, küpürleme sistemleri 13.hafta : Yönetici asistanının organizasyon yapma konusunda sorumluluğu, Yönetsel faaliyetlere yardımcı olmak 14.hafta :Yönetici asistanının verimliliği ve etkinliği

5 1.Hafta (3 saat) A. SEKRETERLİK İLE İLGİLİ KAVRAMLAR 1.Sekreter 1.1 Sekreterin tanımı 1.2 Sekreterlik mesleğinin kapsamı 2.Yönetici asistanı 2.1 Yönetici asistanı tanımı 2.2 Yönetici asistanlığının kapsamı 3. Sekreterlik ve yönetici asistanlık arasındaki fark 4. Sekreterlik mesleğinin kamu ve özel yönetimde yeri 5. Yönetici Asistanlığının önemi B. DÜNYADA VE TÜRKİYE DE SEKRETERLİK MESLEĞİ 1.Dünyada sekreterlik mesleğinin durumu ve gelişimi 2.Türkiye de sekreterlik mesleğinin durumu ve gelişimi 3.Sekreterlik mesleği eğitimi

6 Sekreterin tanımı Sekreter, İngilizce bir kavramdır.ingilizce deki secret (gizli, saklı) sözcüğünden gelir. Secretary sözcüğü ise, sekreter özel katibe, katip, yazman anlamına gelir. TDK sözlüğünde sekreter, özel ya da kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli anlamında kullanılır.bu klasik ve dar bir tanımdır. Uluslararası Profesyonel Sekreterler Birliği ne göre sekreter; büro yeterliliklerinin kendine sağladığı üstünlüklerden yararlanarak, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, tanımlanmış yetki sınırları içinde karar verip bunları uygulayabilen bir yönetici yardımcısıdır. Sekreter Yönetici Asistanı

7 Sekreterin tanımı 2 Fransızcada ise secretaire 13.yy.dan 16.yy. kadar güven anlamında kullanılmıştır. Bu aynı zamanda yönetsel bir terim olarak, bir başkası için yazı yazan ve düzenleyen kişi anlamına da gelmektedir. Samuel Johnson, 1755 tarihli sözlüğünde sekreteri şöyle tanımlamaktadır: İşin yürütülmesi ile görevlendirilmiş kişi; başkası için yazı yazan kişi tarihli Noah Webster de de sekreter başkası için yazı yazan kişi olarak tanımlanmaktadır de, ilk Merriam-Webster Sözlüğünde tanımlar biraz genişletilmiş ve sekreter; bir kamu kurumu, bir şirket ya da bir özel kişi tarafından siparişleri, mektupları, mesajları, özel ve resmi kâğıtları, raporları vb. yazmak için görevlendirilmiş kişi; hükümetin belirli bir bölümünün işlerini yürütmekle görevli kişi olarak tanımlanmıştır yılında ABD de yapılan bir araştırmaya göre yönetici sekreter unvanının kullanılışı, 1992 de % 55,1 iken, 1997 de % 41 olarak bulunmuş, yönetici yardımcısı (asistanı) unvanı ise aynı dönemde % 13,4 den, % 31,6 ya çıkmıştır. Kaynak: Gülsen Ungan, Geçmişten Geleceğe Sekreterlik, 1. Ulusal BYS Eğitimi Kongresi, Antalya, 2000.

8 Yönetici Asistanı Tanımı Yönetici Asistanı; yönetim fonksiyonları konusunda bilgi sahibi, rutin faaliyetlerin yürütülmesinde yöneticisine yardımcı olan, örgütün iç ve dış çevresi arasında etkili ve verimli iletişim kuran, yöneticinin zamanını etkin ve verimli biçimde kullanmasına yardımcı olan, bilgi işleme ve ofis otomasyonu konusunda bilgi sahibi, sır saklama ve temsil yeteneği olan, İnisiyatif kullanabilen ve yabancı dil bilgisi olan kişidir.

9 Çalışan yönetici asistanları arasında yapılan grup çalışmalarında, onların ortaya koydukları Yönetici Asistanı tanımları şu şekilde olmuştur. Çalıştığı bölüm, kuruluş ve yöneticisini; davranış, meslek ahlâkı, eğitim ve becerileri ile en iyi şekilde temsil eden ve en zor anlarda bile kendi doğrularından ödün vermeden yöneticisinin işlerini kolaylaştıran, şirketin önemli bir üyesidir. Yöneticisini en iyi şekilde temsil eden, görevinin bilincinde olan ve yoğun zamanlarda yöneticisine destek veren kişidir. Yönetici asistanı; mesleğini tüm bilimselliği ile ele alan, insan ilişkilerini mükemmelliğiyle taçlandırarak, gerektiğinde yöneticisi adına karar verebilecek, onun sağ kolu olacak şekilde çalışan ve iş disiplinini kendisine prensip edinen kişidir. Her şeyden önce güler yüzlü, yardımsever, anlayışlı ve nazik bir insan, işini severek yapan ve gerektiğinde yöneticisine alternatif olabilin, yöneticinin en yakın çalışma arkadaşıdır. Yöneticinin sağ kolu, sırdaşı, aynı zamanda haber alma istasyonu olabilen, inisiyatif kullanabilen, aktif, prezantabl ve lider özellikli bir kişidir.

10 Çalışan yönetici asistanları arasında yapılan grup çalışmalarında, onların ortaya koydukları Yönetici Asistanı tanımları şu şekilde olmuştur. (2) Yönetici asistanı; sekreter gibi firmadaki diğer kişi ve yöneticilere karşı değil, sadece kendi yöneticisine karşı sorumludur. Bölüm sekreteri gibi yöneticisine işle ilgili konularda değil, özel yaşamı ile ilgili konularda da yardımcı olur. (Ödemeleri, eşinin ajandası, çocukları, annesi, arkadaşları, kulüpleri vb.) Yönetici asistanının, bölüm sekreterine iş verme yetkisi vardır. Zaman zaman diğer müdürlere bile görev aktarımı yapabilir. Bölüm sekreterlerinin sorumlulukları daha geneldir. Kişilere dağıtılabilir. Asistan sorumluluklarını kendisi yerine getirmek durumundadır. Asistanın yaptırımı kuvvetlidir. Yöneticisine ait işleri planlayan, işleri organize eden, koordinasyonda aktif roller üstlenen, yöneticinin yokluğunun en aza indirgenmesini amaçlayan ve diğer kişi ve kuruluşlar arasında köprü görevini üstlenen kişidir. Yoğun ve tempolu iş hayatında, kendi bilgilerini ve sosyal becerilerini kullanarak, müdürünün sağ kolu olma görevini üstlenen, onun iş arkadaşı ve sırdaşıdır. Kaynak:Göral, Gülbin, Yönetimde Armoni, Dharma Yayınları, 2004

11 Sekreterlik Mesleği Sekreterlik mesleği telefonlara bakmak, dosyalama ve arşivleme yapmak, yazışma yapmak, ziyaretçi kabulü ve randevu düzenleme gibi teknik işlerle başlamış, zamanla bilgi iletişim teknolojisinin gelişmesi, yönetim düzeylerinin artması ve dolayısıyla bu düzeydeki işlerin gerekleri nedeniyle düzenleme ve organizasyon gibi işleri, karar ve inisiyatif alma gibi sorumlulukları da kapsayarak değişim göstermiştir. Teknik becerilerden ziyade zihinsel beceriler zamanla ön plana çıkmış ve yönetici asistanlığı kavramı gündeme gelmiştir. Sekreterlik mesleği başta yönetim bilimleri olmak üzere hukuk, sosyoloji, psikoloji, muhasebe-finansman, matematik, pazarlama, halkla ilişkiler, özel olarak da arşiv ve dil bilim dallarıyla yakın ilişkilidir.

12 Geçmişten Günümüze Sekreterlik Önceden sekreterlik insanların yüzünde gülümseme uyandıran bir meslekti. Algılama bu yöndeydi, çünkü bu işin magazini de çok yapılıyordu ama sekreterin zamanla işlevi, görevi her şeyi değişti. Sekreter artık yöneticiyi yöneten kişi haline geldi. Sadece telefona bakmakla yetinmeyip, gerektiğinde toplantılara girdi, onunla birlikte tutanaklar, sunumlar, raporlar hazırladı, istatistikler yaptı; yöneticinin yapması gereken işlerin çoğunu kendi üstüne alarak onun yükünü hafifletti. Sekreterlikte böyle bir şey yoktu eskiden. Sekreterlikten yönetici asistanlığına geçilince sekreter kelimesinin yarattığı kötü düşünceler gitti, bu iş artık bir meslek haline geldi. Şimdi üniversite bitirmiş, master yapmış kişiler yönetici asistanı olarak çalışıyorlar." Bu sözler Çetin Emeç'in de sekreterliğini yapan Nebahat Ercan'a ait. İshak Alaton'un 15 yıldır asistanlığını yapan Hülya Çınar, artık asistanların orta düzey bir yönetici pozisyonunda çalıştıklarını söylüyor: "Önceden bu meslek çok sevimli gözükmüyordu, çünkü yeterli donanıma sahip insanlar yoktu, ama şimdi bir adım öne gidildi, orta düzey bir yöneticinin olması gereken bilgi ve donanımına sahibiz, artık bu meslek dışardan da çok daha saygın gözüküyor. Patronunuzla aynı adımları atabiliyorsunuz ve dışarıya da bu elektriği verebiliyorsunuz." Kaynak:

13 Sekreterlik Eğitimi Türkiye'de Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi meslek liseleri, ön lisans ve lisans ve yüksek lisans düzeyinde veriliyor. Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren ortaöğretim kurumlarının sayısı 147. Önlisans düzeyinde ise 64 üniversiteye bağlı 103 meslek yüksek okulu var, bunların toplam kontenjanı Lisans seviyesinde eğitim veren tek kurum Gazi Üniversitesi bünyesinde bulunan Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü. Türkiye'de görev yapan sekreter sayısı bilinmiyor ama kamu kuruluşlarında görev yapan sekreter sayısının az olduğu tahmin ediliyor. Özel eğitim kurumlarında da sekreterlik ve Yönetici asistanlığı kursları verilmektedir.

14 Sekreterlik Mesleğinin Tarihsel Gelişimi Sanayi Devrimi Makineleşme Yeni organizasyon yapıları İşletme sayısısın artması Yeni iş kolları Çalışan sayısının artması Yeni meslekler Kitle üretim Sekreterlik

15 Sekreterlik Mesleğinin Tarihsel Gelişimi de Christopher Sholes tarafından icat edilen ve 1873 yılında geliştirilen ilk daktilo makinesi Bilgi iletişim teknolojisinin gelişmesi, bilgi işlem makineleri Sekreterin istihdam edildiği ilk yer Paris te bir demir-çelik işletmesi genel müdürlüğü (1933)

16 Türkiye de Sekreterliğin Gelişimi Osmanlı Dönemi:Sır katipliği olarak bilinen sekreterler devlet yönetiminde umumi katip olarak çalışıyordu. Cumhuriyet Dönemi:Bugünkü anlamda sekreterler ilk DSİ ve Karayolları Genel Müdürlükleri nde çalıştılar Ankara da eğitim programı açıldı, diğer illerde programlar açıldı Sekreterlik meslek liseleri açıldı 1980-YAY-KUR bünyesinde MYO lara bağlı Sekreterlik Programı açıldı MYO lar üniversitelere bağlandı, Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı (önlisans) açıldı dan itibaren büro yönetimi ve yönetici asistanlığı olarak isim değiştirdi.

17 Günümüzde. Profesyonel bir yönetici asistanı yöneticisini en iyi yönetendir.

18 2.Hafta (3 saat) 1. SEKRETERLİK TÜRLERİ Büro hizmetleri sekreteri Departman yöneticisi sekreteri Üst düzey yönetici sekreteri (executive asistant) Yönetim kurulu sekreteri (raportör sekreterlik) Hukuk sekreteri Tıp sekreteri Muhasebe-finans sekreteri Basın sekreteri

19 SEKRETERLİK TÜRLERİ 1-Büro hizmetleri sekreteri *Lise mezunu *Telefonlara bakma, dosyalama gibi teknik işlerle ilgilenir *Bir yöneticiye bağlı değildir *Büroda çalışan herkesle ilgili büro işlerini yürütür. *Çok deneyimli ve eğitimli olmasına gerek yoktur.

20 2.Departman yöneticisi sekreteri *İşletmelerde üretim, pazarlama, halkla ilişkiler, insan kaynakları yönetimi, Ar-Ge gibi değişik departmanlar bulunur. Bu departmanların yöneticilerinin sekreterleridir. *Kendi bölümü ile diğer bölümler arasındaki yazışmaların yapılması, raporların hazırlanması gibi işlerden sorumludur.diğer teknik görevleri de vardır. *Eğitimli ve deneyimli olması önemlidir. Bölümün özelliğine göre yabancı dil bilmesi gerekebilir. *Gelişime açık olmalıdır, çünkü üst düzey yönetici asistanı olabilir.

21 3-Üst düzey yönetici sekreteri (executive asistant) *Üst düzey yöneticilere (genel müdür ve genel müdür yardımcıları) asistanlık yaparlar. *Üst düzey yöneticinin önemli kararların vermesi için gerekli bilgilerin, raporların hazırlanması, düzenlemelerin yapılması, toplantı düzenleme, ilerin takibi gibi daha zihinsel çaba gerektiren görevleri vardır. *Özellikle yöneticisinin diğer kurum/işletme yöneticileriyle iletişimini sağlar. *Karar alma ve inisiyatif kullanma becerisinin olması gerekir. *Yöneticisini çok iyi tanır, hatta o istemeden ne isteyeceğini bile tahmin edip gerekli işleri yapabilir. *Yöneticisini en iyi şekilde temsil eder. *Üniversite mezunu olmalı, deneyim önemlidir. *Yabancı dil bilmelidir.

22 4-Yönetim kurulu sekreteri (raportör sekreterlik) *Yönetim kurulları olan büyük örgütlerde (holding, grup şirketler) yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. *Toplantılarda raportör görevini üstlenir, protokol kurallarını, nezaket ve görgü kurallarını çok iyi bilmelidir. *İyi eğitimli ve deneyimli olmalıdır.

23 5-Hukuk sekreteri *Hukuk sekreterleri, avukatlık bürolarında, hukuk müşavirliği bürolarında, barolarda ve adliyede çalışırlar. *Hukuk jargonunu iyi bilmeliler *Adli yazışmaları yapabilmeli, dosyalama ve arşivleme, dosya takibi gibi işleri yürütürler. *Mahkeme celbi, tebligat düzenleme gibi yazışmaları yapabilmeli.ilgili kanunları takip etmeli. *Özellikle güvenilir olmalıdır, sır saklayabilmelidir.

24 6-Tıp sekreteri *Hastane, sağlık ocağı, laboratuar, poliklinik gibi sağlık kuruluşlarında çalışabilirler. *Tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik bölümü mezunu, tıp jargonunu bilen, insan ilişkilerini bilen, vicdanlı, güler yüzlü olmaları gerekir. *Yazışmaları dikkatli yapmalıdır.hasta kabulü, sevki, tedavisi, hasta taburcu işlemleri gibi yazışmaları yaparlar.

25 7-Muhasebe-finans sekreteri *Muhasebe ve mali müşavirlik bürolarında, finans kurumlarında çalışabilirler *Muhasebe-finans jargonunu bilmeli *Gerekli raporların verilerin hazırlanması, işlenmesi gibi görevleri vardır.hem sekreterlik hem de muhasebe bilgisi olmalıdır. *Çok dikkatli çalışmalıdır.

26 8-Basın sekreteri *Basın sekreterliği basın sözcülüğü ile aynı değildir. *Basın sekreterleri gazete, dergi, TV gibi basın organlarında çalışırlar. Muhabirlerin verdiği bilgiler doğrultusunda haber hazırlama, sayfa düzeninin yapılması, muhabirlerle iletişimin yürütülmesi gibi görevleri vardır. *Basın sekreterleri, gazetecilerin yazılarını yazmak, düzenlemek ve sayfa tasarımını (fotoğraflarla birlikte) yapmakla da görevlidir. *Hızlı ve dikkatli olmaları gerekir.

27 SEKRETERİN KİŞİLİK ÖZELLİKLERİ Tutarlılık Güvenilir olma Kararlılık Kendi kendini kontrol (otokontrol) Yeterlilik (sorun çözmede, işbirliği yapmada) Yaratıcılık Kendisiyle barışık olma Hoşgörülü ve güler yüzlü olma Sorumluluk sahibi olma Sır saklama, dürüstlük Dedikodu yapmama Kendine güvenme Empati yeteneğine sahip olma, başkalarına saygılı olma Soğukkanlı olma Dış görünüş zevki ve bakım tercihi Sistemli çalışma, ikna kabiliyeti