ERASMUS PERSONEL HAREKETLİLİĞİ PROGRAMI

Transkript

1 ÖĞRETİM PROGRAMI/İŞ PLANI OLUŞTURMA ERASMUS PERSONEL HAREKETLİLİĞİ PROGRAMI Gidilecek kurumun akademik takvimi incelendikten sonra, ilgili kişi ile yazılaşılarak ziyaret edilecek tarih ve ders verilecek/eğitim alınacak konu belirlenir. Yazışacağınız kişiler genelllikle Uluslararası İlişkiler Ofisi çalışanları olacağı için, sizin konunuzda size yardımcı olabilecek ilgili Erasmus bölüm koordinatörü veya ilgili öğretim elemanına yönlendirebilir. AB Merkezimizden temin edilecek isimler ve mail adresleri sizlere bu konuda yardımcı olacaktır. Yazışmalarınızda, lütfen Erasmus Programı staff mobility kapsamında bu kuruma 5 günlük (1 hafta iş günü) ziyarette bulunmak istediğinizi, ders verebileceğiniz/eğitim alacağınız ilgi alanlarınızı ve tarih önceliklerinizi belirtin. Aynı kurum ile kontenjan fazlası personelin yazışmasını önlemek amacıyla, lütfen başvuru formunuzda belirttiğiniz ilk tercihiniz ile yazışınız; değişiklik durumu varsa AB Merkezi ne (abmerkezi@yasar.edu.tr) bildiriniz. Kontenjan kontrölü yapıldıktan sonra tercihlerinizi değiştirebilir, başka bir kuruma ders verme/eğitim alma ziyaretinde bulunabilirsiniz. Ziyaretinizin uygun bulunması durumunda, öğretim planı/iş planının imzalanabilmesini vize için resmi kabul mektubu na ihtiyacınız olduğunu belirtin. Ders verme için mutlaka Erasmus anlaşmamız bulunan üniversitelerle yazışmanız gerekir. Eğitim alma için, alanınızda eğitim alabileceğiniz ve Avrupa da bulunan bir kuruma yazabilirsiniz (anlaşma zorunluluğu yoktur). Eğitim alma için, bir üniversite ziyaret edilecekse bu üniversite ile de Erasmus anlaşmamızın bulunması gerekir. Sizlere sunduğumuz ÖĞRETİM PLANI/İŞ PLANI belgesi gidişiniz öncesinde imzalanmalıdır. Belgenin hem karşı kurumdan hem de bizim kurumumuzdan (AB Merkezi) imzalı ve mühürlü olması gerekmektedir (Scan copy veya fax kabul edilmektedir ) GENEL BİLGİLER Ders verilecek/eğitim alınacak alan mutlaka personelin yetkin olduğu bir konu üzerinde olmalıdır. Avrupa da bulunan birçok ünversite kendi ulusal dilinde eğitim vermektedir. Bu nedenle dersinizi İngilizce vereceğinizi belirtiniz. Programın en temel gereği, anlaşacak düzeyde yabancı dil bilgisine sahip olmak değil, ders verebilecek/eğitim alabilecek düzeyde dil yeterliliğine sahip olabilmektedir. Ziyaretlerinizi gerçekleştirebileceğiniz son tarih 30 Eylül 2013 dur. Ziyaretiniz dönüşü karşı üniversiteden getireceğiniz sertifikada en az 5 saat ders verildiği/eğitim alındığı ifadesi yer almalıdır. Ödemeler yurt dışında en az 5 saat ders verme/eğitim alma koşuluyla, sertifikanızda belirtilen kalış günü üzerinden hesaplanmaktadır. Faaliyetin gerçekleşmesi için ideal süre 5 gündür. Ancak en az 5 saatlik faaliyet, 5 iş gününden daha kısa sürede de gerçekleştirilebilir. Bu durumda ödeme miktarları faaliyetin gerçekleştirildiği ve sertifikada yer alan kalış gün sayısına göre belirlenir. 1/4

2 Sertifika örneği ekte sunulmuştur. Karşı okulun vereceği sertifika da ilgili bilgileri içermesi koşulu ile kabul edilmektedir. Herhangi bir sorunuz olduğunda adresine yazabilirsiniz. Yazışmalar yapılırken, bazen karşı üniversite çeşitli gerekçelerle (genellikle akademik takvim veya Bologna sürecine ilişkin düzenlemeler) başvurunuzu kabul etmeyebilir. Bu durumda mümkün olabilecek bir diğer üniversite ile yazışmaya başlamak üzere AB Merkezi ni bilgilendiriniz. Gideceğiniz ülkenin vize başvuru süreci için ilgili bir an önce Konsolosluğa başvurunuz. Tüm personelimiz için hizmet pasaportu (gri) da alınabilmektedir. Hizmet pasaportuna ilişkin bilgi ofisimizde görevli Melike Yüceer den (5014) alınabilir. Bazı ülkeler yeşil pasaporta da vize uygulamaktadır. Lütfen kontrol ediniz. Gideceğiniz üniversite ve şehir hakkında lütfen önceden bilgi edinin. AB Merkezi mizden de bu konu hakkında destek alabilirsiniz. Kalacak yere ilişkin düzenlemeler faaliyete katılacak personelin kendi sorumluluğundadır. Ancak yazışmalarınızda ziyaret edeceğiniz üniversiteden bu konuda sizlere uygun seçenekler hakkında bilgi vermelerini ve yardımcı olmalarını talep edebilirsiniz. Ziyaretiniz öncesinde Merkezimizden içerisinde üniversitemizi tanıtıcı broşürlerin bulunduğu paketi almayı unutmayınız. ZİYARETİNİZ SONRASINDA ERASMUS SERTİFİKANIZI KARŞI ÜNİVERİSTEDEN ALMAYI UNUTMAYINIZ. SERTİFİKALARIN İMZALI VE KASELENMİŞ OLMASINA DİKKAT EDİNİZ. Ziyaretiniz dönüşünde lütfen personel hareketliliği rapor formu nu eksiksiz olarak doldurup imzaladıktan sonra AB Merkezi ne teslim ediniz. HİBE ÖDEMESİ Seyahat masrafları Faydalanıcının yurtdışına gitmeden önce aldığı biletine ilişkin faturayı AB Merkezi ne teslim etmesi durumunda seyahat ve harcırah giderleri toplamının %80 ni faaliyet öncesinde de personelin adına açılmış Avro hesabına ödenir. Hibenizin geri kalan % 20 si ziyaretinizi tamamlayıp, sertifika, uçuş/boarding kartlarınız ve personel hareketliliği rapor formu nu AB Merkezi ne sunulduktan sonra yapılabilecektir. Vize, ve yurt dışı çıkış harcı masrafları belgelendirildikten sonra seyahat masrafları bütçe kaleminden size geri ödenebilecektir. Seyahat sağlık sigortası vize masrafları içinde kabul edilmemektedir. Faaliyetin gerçekleşmemesi durumunda yapılan tüm ödemeler yararlanıcıdan geri alınır. Erasmus hibe ödemesinin yapılabilmesi için lütfen herhangi bir bankadan adınıza Euro hesabı açtırın (Garanti Bankası ndan açılması durumunda EFT ücreti alınmayacaktır). Program kapsamında, 400 Avro ya kadar uygun seyahat giderlerinin tamamı, 400 Avro yu aşan bölümün ise %50 si oranında bir ödeme yapılır. Ulaşım masraflarının en ekonomik tercihler doğrultusunda yapılması gerekmektedir Faaliyetin başlangıcı ve bitiş günlerine ilişkin bulunduğunuz şehirden gideceğiniz şehre kadar olan ulaşımında gerek ülkeler gerek şehirlerarası toplu taşıma araçlarına ait ulaşım giderleri ulaşımın ekonomik sınıflarda gerçekleştirilmiş ve belgelendirilmiş olması şartı ile ödenir. Bunun dışında kalan şehiriçi ulaşıma ait seyahat giderleri karşılanmaz. Kişi bu giderlerini kendisine verilen günlük/haftalık hibeden karşılamak durumundadır. Toplu taşıma araçlarını kullanmayıp, kendi özel aracı ile ulaşımını sağlayan personele fatura karşılığında benzin ücreti ödenmez. Eğer varsa ilgili noktalar arasında ulaşımı sağlayan öncelik sırasına göre en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti ücreti uygun seyahat gideri olarak kabul edilir. 2/4

3 Araç kiralama giderleri uygun gider değildir. Araç kiralayan yararlanıcı icin ilgili noktalar arasında ulasımı sağlayan oncelik sırasına gore en ekonomik tren/otobus/ucak bileti ücreti uygun seyahat gideri olarak kabul edilir. Toplu taşımanın mümkün olmadığı durumlarda, gerekçelendirilmiş ve faturalandırılmış olması şartı ile taksi ücretleri uygun gider olarak kabul edilebilir. Erasmus hareketliliğinden faydalanan personel, bulunduğu şehirden gideceği şehire seyahati sırasında gerekiyorsa farklı ülke ya da şehirlerde aktarma yapabilir. Ancak, uçuşun gerektirdiği bir durum olmadığı sürece aktarma yapılan noktada konaklama yapılmaz. Üniversitemiz tarafından herhangi bir görevlendirme olmadıkça (aynı tarihlerde çakışan farklı bir seminer/konferansa katılım) veya uçuşun daha ekonomik ücretlerde gerçekleşeceği belgelendirilmedikçe, mücbir bir sebep olmadığı sürece seyahatinizin İzmir den varış noktasına şeklinde gerçekleşmesi, farklı ülkeler üzerinden yapılmaması gerekir. Seyahat giderinin ödenebilmesi için personelin aşağıdaki belgelerden kendisi ile ilgili olanları ofise teslim etmesi gerekir: o Seyahat bilet/biletlerin orijinali o Uçuş kartlarının orjinalleri o Fatura, makbuz vb ilgili ödeme belgelerinin orijinalleri Günlük/Haftalık Hibe Miktarları (Harcırah) Ödemeleri 5.2. Günlük/Haftalık Hibe Miktarları Günlük/haftalık hibe miktarları gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır. Tabloda gösterilen miktarlar Avro cinsindendir. Bu miktarlar seyehat ve vize ücretini kapsamamaktadır. Ülkeler Günlük Hibe Miktarı İki Haftalık Hibe Miktarı (Avro) (Avro) Avusturya Belçika Bulgaristan Çek Cumhuriyeti Almanya Danimarka Estonya İspanya Finlandiya Fransa İngiltere Yunanistan Macaristan İrlanda İtalya Litvanya Luksemburg Letonya Malta Hollanda /4

4 Polonya Portekiz Romanya İsveç Slovenya Slovak Cumhuriyeti haftalık süre 7 gün olarak tanımlanmaktadır. Ders verme/eğitim alma hareketliliğinden faydalanan personele verilen harcırah, kalınacak yer, yeme içme masrafları, iletişim giderleri, sigorta masrafları ve yerel seyahat giderlerini kapsar. Öğretim/İş planında ders verme/eğitim alma hareketliliği ile ilişkili olarak karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyet yapıldığı görünen günler ve gidiş/dönüş günleri için (o günlerde faaliyet yapılmasa bile, 2 günden fazla olmamak koşulu ile) günlük hibe ödemesi yapılır. Faaliyette bulunulmayan günler için günlük hibe ödemesi yapılmaz. Seyahat edilen günlerin dışında, ders verme/eğitim alma hareketliliğinden faydalanan personele günlük hibe ödemesi yapılabilmesi için personelin bahsi geçen günde tam gün ya da tam güne yakın faaliyette bulunduğu öğretim/iş programında görülmeli ya da katılım sertifikası ile belgelendirilmelidir. Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da ders verme/eğitim alma hareketliliği ile ilgisi bulunmayan faaliyetlerin gerçekleştirildiği günler için hibe ödemesi yapılmaz. Faaliyet gerçekleştirilen günün hafta sonuna gelmesi durumunda da ilgili gün içim hibe ödemesi yapılmaktadır. Faaliyetten faydalanan personelin dönüşünü takiben, kalan ödemenin yapılabilmesi için, öğretim/iş planı ile birlikte karşı üniversiteden temin edilen katılım sertifikası dikkate alınır. Öğretim/iş planında ve/veya katılım sertifikasında faydalanıcının en az 5 saat ders verdiği/eğitim aldığı açıkça görünmediği takdirde hibe ödemesi yapılmaz. Harcırah ödemeleri vergi kesintilerine tabi tutulmaksızın ve Avro olarak yapılır. Erasmus Programına gösterdiğiniz ilgi ve desteğe teşekkür ederiz. 4/4

5 Seyahat Öncesi CHECKLIST Bağlı bulunduğunuz akademik bölümden izin alındı, görevlendirme yapıldı. Vize için görevlendirme yazısı alındı. (Bölüm sekreterliğinize bilgi veriniz) Ziyaret edilecek kurum ile yazışma yapıldı (tarih ve ders konusu üzerinde anlaşma sağlandı) Başvuru formunda belirttiğiminden farklı bir kurumla yazışma yapıldıysa AB Merkezi ne çakışma olmaması için bilgi verildi, onay alındı. Öğretim/İş Planı hazırlandı, imzalandı, AB Merkezi ne teslim edildi. Euro Hesabı açıldı (Mümkünse Garanti Bankası nda) Hesap bilgisini lütfen a bildiriniz. Toplam ödemenizin ilk %80 lik kısmı hesabınıza aktarıldı AB Merkezi nden Erasmus sözleşmenizin bir kopyası alındı. Pasaport süresi kontrol edildi. Gerekli ise hizmet pasaportu için AB Merkezi nden evraklar alındı. (Evraklardan biri Fakültenizden getireceğiniz görevlendirme yazısıdır) Görevlendirme yazınız için ve ayrıca vize almak gerekli ise karşı üniversiteden davet yazısının aslı talep edildi. Davet mektubunun bir kopyası AB Merkezi ne sunuldu. Uçak bileti faturası, varsa vize bedeli dekontu AB Merkezi ne teslim edildi AB Merkezi nden tanıtım paketi alındı Seyahat Sonrası AB Merkezi ne teslim edilecek belgeler İmzalı ve mühürlü Katılım Sertifikası Varsa tum eksik seyahat faturalarının (tren, otobüs, yurt dışı çıkış harcı dekontu) orjinalleri Rapor Formu Uçuş/boarding kartları 5/4