BİRİNCİ BÖLÜM. Genel Müdürlük : Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları ile Merkez Birimlerini,

Transkript

1 ET VE BALIK KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 412 SAYILI MAL VE HİZMET ALIMLARI YÖNETMELİĞİNİN 3/c MADDESİ GEREĞİ YAPILACAK ALIMLARA İLİŞKİN UYGULANACAK USUL VE ESASLARA AİT YÖNERGE Amaç: BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, kapsam, dayanak ve tanımlar Madde 1: Bu yönergenin amacı; Kurumun 4734 sayılı kamu ihale kanunun 3 üncü maddesinin (g) bendi kapsamında Kurumumuzca hazırlanarak tarih, sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 412 sayılı İhale Yönetmeliğinin 3/c bendinde belirtilen Kasaplık canlı hayvan ve et alımları ile kanatlı kümes hayvanları ve etleri, balık ve diğer su ürünlerinin yurt içi ve yurt dışından yapılacak alımlarına ilişkin uygulanacak usul ve esasları belirlemektir. Kapsam: Madde 2: Bu yönerge, Kurumun merkez ve taşra teşkilatlarınca yurt içi ve yurt dışından alınacak kasaplık canlı hayvan ve et alımları ile kanatlı kümes hayvanları ve etleri, balık ve diğer su ürünlerinin alımında uygulanacak iş ve işlemlerle ilgili esas ve usulleri kapsar. Dayanak: Madde 3: Bu yönerge, 4734 sayılı kamu ihale kanunun 3 üncü maddesinin (g) bendi ve geçici 4 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmış olan tarih, 412 sayılı yönetmeliğin 3 üncü maddesinin son fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4: Bu yönergede geçen; Kurum Yönetim Kurulu Genel Müdür : Et ve Balık Kurumunu, : Kurumun Yönetim Kurulunu, : Et ve Balık Kurumu Genel Müdürünü, Genel Müdürlük : Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları ile Merkez Birimlerini, İdare Teknik Şartname şartname, Sözleşme : Et ve Balık Kurumu Genel Müdürlüğü veya bağlı işyerlerini, : Alımı gerçekleştirilecek malın teknik özelliklerini belirten : İdare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı, İfade eder. 1

2 GEREKÇE Madde 5: Karlılık ve verimlilik ilkesine uygun olarak, iktisadi alanda ticari esaslara göre faaliyetlerini sürdüren Kurumun ana faaliyet konuları ile ilgili olarak ihtiyaç duyduğu hammaddenin ilan edilen cari alım fiyatları ile karşılanamaması halinde, iç ve dış piyasadan temin edilebilmesi için bu yönergede belirtilen esaslar dahilinde alımı cihetine gidilir. Alıma İlişkin Usul ve Esaslar: Sorumluluk: Madde 6: İKİNCİ BÖLÜM Bu yönergenin kapsamına giren işlerde, kendilerine görev verilen her kademedeki personel üstlenmiş olduğu görev ve yetki çerçevesinde sorumludur. Yetki Limitleri ve yetki devri: Madde 7: Yetki limitleri günün şartlarına göre ilgili birimlerin teklifi, Genel Müdürün oluru ve Yönetim Kurulunun onayı ile belirlenir. Yönetim Kurulu ve Genel Müdür bu yönerge ile kendilerine verilen yetkileri, gerek gördüğünde Kurum birimlerine devredebilir. Temel İlkeler: Madde 8: Satın alma işlerinin temel ilkeleri aşağıda belirtilmiştir. İdare, bu yönergeye göre yapılacak alımlarda, saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. Satınalma Organları: Madde 9: Satınalma organları aşağıda belirtilmiştir. a) Merkezde: Genel Müdür Yardımcısı Başkanlığında, Ticaret ve Pazarlama, Mali İşler ve Muhasebe, Malzeme İkmal ve İmalat Daire Başkanlıklarından Genel Müdür tarafından belirlenecek en az üç kişiden oluşur. 2

3 b)taşra Teşkilatında: Kombina Müdür Yardımcısı Başkanlığında Ticaret, Hayvan alım, Muhasebe ve İşletme Şefliklerinden Kombina Müdürü tarafından belirlenecek en az üç kişiden oluşur. Komisyon üyesi kadar da yedek üye belirlenir. ÜÇÜNCÜ KISIM Satınalma komisyonlarının toplanması Madde 10 : Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır. Komisyon toplantılarına başkan ve üyelerin bizzat katılması esastır. Yedek üyeler ancak asıl komisyon üyelerinin yıllık izinli, raporlu veya resmi görevle il dışında olmaları halinde komisyona katılır. Komisyonlarda kararlar çoğunlukla alınır. Başkan ve üyeler, eşit oya sahiptir. Üyeler, çekimser oy kullanamazlar. Muhalif kalan üye muhalefet sebeplerini karar altına yazarak imzalar. Komisyon Kararı üzerine onay makamı, gerekli incelemeyi yaparak kararı onaylar veya iptal eder. Sekretarya ve görevleri Madde 11: (1) Merkez satınalma komisyonunun sekretaryasını Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı ilgili Şube Müdürlüğü, taşra teşkilatı satınalma komisyonunun sekretaryasını Hayvan alım şefliği yürütür. (2) Sekretaryanın görevleri şunlardır. a) Kurumun et ihtiyacının karşılanması bakımından, ihtiyacın canlı hayvan veya et olarak alınmasına (Piyasadaki mevcut arz-talep durumu ve buna göre ortaya çıkan fiyat dalgalanmaları da dikkate alınarak) yurtiçi ve yurtdışından temini cihetine gidilmesi yönünde gerekçeli bir yazı ile makamdan alınacak olur doğrultusunda satınalma komisyonunun gündemini belirlemek, b) Gerekli incelemeleri yapmalarını sağlamak üzere satınalma komisyonu toplantı bildirisi ile satınalma dokümanlarının birer örneğini, komisyon üyelerine dağıtmak, c) İstekliler tarafından verilen teklif zarflarının evrak kaydına alınmasını ve komisyona teslim edilinceye kadar muhafazasını sağlamak, 3

4 d) İsteklilerin teklif zarflarında bulunan, geçici teminat mektuplarını muhafaza etmek üzere ilgili birime göndermek ve Komisyon tarafından tutulan tutanak ve diğer belgelerin muhafazasını sağlamak, e) Satınalma ile ilgili tüm çalışmaları içerecek şekilde hazırlanan satınalma kararlarını, her yıl birden başlamak üzere sıra numarası verilerek dosyalamak ve ilgili mevzuatlarda belirlenen sürece saklamak, f) Satınalmalarla ilgili gizliliğin korunması için gereken tedbirleri almak, Hayvan satınalma usulleri: Madde 12: Kasaplık canlı hayvan ve et alımları ile kanatlı kümes hayvanları ve etleri, balık ve diğer su ürünlerinin yurtiçi ve yurtdışından temini aşağıdaki şekillerde yapılır. A) Yurtiçi Alımları : 1) Kombina Müdürlüklerince Genel Müdürlük Makamından alınacak onaya istinaden Daimi Alım Komisyon kararına bağlanmak suretiyle Piyasa araştırması yapılarak TL ye kadar yapılacak alımlar; Bu usulle yapılacak alımlarda, kombinalar ihtiyaçlarını yazılı olarak Genel Müdürlüğe iletmelerini müteakip, Genel Müdürlükçe alım kriter ve şartları belirtilmek suretiyle verilen yetkiye istinaden, Daimi Alım Komisyon kararı alınır. Biri veteriner hekim olmak üzere Müdür Yardımcısı başkanlığında oluşturulan 3 kişilik komisyon marifetiyle piyasa araştırması yapıldıktan sonra en uygun fiyat tespiti ile alım gerçekleştirilir. Bu usulle yapılacak alımlarda mal teslimi karşılığı bedelin peşin ödenmesi durumunda sözleşme düzenlenmez. 2) Alım fiyat ve şartlarının önceden ilan edilmesi suretiyle yapılacak alımlar; Bu usulle yapılacak alımlarda; Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığınca Kurumun kasaplık canlı hayvan, kırmızı ve beyaz et, kanatlı kümes hayvanları, balık ve diğer su ürünleri alımları için gerekçeli bir ihtiyaç bildirimine ilişkin makamdan alınan olura istinaden, ihtiyacın yurtiçinden temininde, mal bedelinin peşin veya vadeli olarak ödenmesi durumunda, sözleşme düzenlenmez. Belirlenen fiyata göre birden fazla isteklinin bulunması durumunda, alımın kim veya kimlerden yapılacağına kombina müdürlüğünce karar verilir. Gerektiğinde isteklilere alım için sıra verilebilir. Kombina kararlarına isteklilerin itiraz hakkı bulunmaz. 3) Alım Konusu işle iştigal eden gerçek veya tüzel kişilerden teklif almak suretiyle yapılacak alımlar; İlgili Daire Başkanlığının gerekçeli teklifi ve Genel Müdürün onayı ile İhtiyaçların bu yöntemle karşılanmasına karar verilmesi durumunda, görevlendirilen komisyon marifetiyle piyasa araştırması yapılmasından sonra alım konusu işle iştigal eden en az üç gerçek veya tüzel kişiden alınacak tekliflerin değerlendirilmesi sonucu komisyonca verilen kararın Makam onayından geçmesinden sonra sözleşme yapılarak alım gerçekleştirilir. 4

5 4) Yukarıda belirtilen alımlar dışında kalan mezbuh alımlar; Bu usulde yapılacak alımlarda; gerek Kurum eşhas kesimleri ve gerekse Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından izin verilen işletme, Kombina ve mezbahalarda yapılan kesimlerde; a) Mezbuh etlerin Kurum kalite ve kriterlerine uygun olması, b) Kurum maliyetlerinin altında olması, c) Piyasa şartlarına uygun olması, d) Kurumca pazarlanabilirliğinin olması, şartlarının tespiti için ilgili Kombina tarafından biri Veteriner Hekim olmak üzere 3 kişilik bir komisyon kurulur. Komisyon tarafından yukarıda belirtilen şartların sağlandığının tespit edilmesi halinde, durum Genel Müdürlüğe bildirilir. Genel Müdürlük alım Komisyonu tarafından verilen karar, Makam onayından geçirilerek ilgili Kombinaya talimat verilir. B) Yurtdışı Alımları: İlgili daire başkanlığının gerekçeli teklifi ve Genel Müdürün onayı ile İhtiyaçların yurtdışından karşılanmasına karar verilmesi durumunda alımlar, aşağıdaki şekillerde gerçekleştirilir. 1) Davetiye çıkarılarak yapılacak alımlar: Alınan yetki çerçevesinde ihtiyaçların yurt dışından teminine yönelik olmak üzere ilgili daire başkanlığınca sözleşme taslağı ile alımı yapılacak mala ilişkin teknik şartname eklenerek bu konuda faaliyet gösteren en az beş firma davet edilir. Davet edilen firmalardan tekliflerini en az beş gün içerisinde mal tutarının %3 üne tekabül eden oranda geçici teminatı ile birlikte idareye teslim etmeleri istenir. Kapalı zarf içerisinde idareye teslim edilen bu teklifler, yönergenin 9/a maddesine göre oluşturulan komisyon tarafından değerlendirilir. Birden fazla İstekli tarafından aynı fiyatın teklif edilmesi halinde, eşitlik bozuluncaya kadar eşit teklif sahibi istekliler arasında açık eksiltme yapılır. Bu değerlendirme sonucu alınan karar Genel Müdürün onayına sunulur. Sonuç istekli veya isteklilere yazılı olarak bildirilir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli sözleşmeye davet edilir. Sözleşmeye davetin tebliğ tarihinden itibaren beş iş günü içerisinde istekli sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Süresi içerisinde, sözleşmeyi imzalamayan isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu durumda idare, ekonomik açıdan ikinci avantajlı teklif sahibi istekli ile sözleşme imzalayıp imzalamamakta serbesttir. Sözleşme bedelinin %6 sı oranında kesin teminat alınmadan sözleşme imzalanamaz. 5

6 2) Mahallinde yapılacak piyasa araştırması sonucu teklif alınarak yapılacak alımlar: Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanının teklifi ve Genel Müdürün onayı ile; 1- Alım yapılacak miktar, 2- Alımı yapılacak mala ilişkin azami birim fiyat, 3- Sözleşme yapma konularında, yetki sınırları açıkça belirlenmiş en az üç kişiden oluşturulacak bir komisyon marifetiyle ithalat yapılabilecek ülkelerde, idarece hazırlanmış olan teknik şartnamede belirlenen şartlar çerçevesinde piyasa araştırması yapılmasından sonra en az üç teklif alınmak suretiyle yapılacak değerlendirme sonucu alınan karar doğrultusunda düzenlenecek sözleşmeye istinaden alım gerçekleştirilir. Genel Müdürlükçe oluşturulacak alım komisyonu; Kombinaların ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını teminen, gerektiğinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3. Maddesinin (g) bendinde belirlenen ve her yıl güncellenen alım limiti kadar her Kombina Müdürlüğü adına ayrı ayrı alım işlemlerini yürütebilir. 3) Alım fiyat ve şartlarının önceden ilan edilmesi suretiyle yapılacak alımlar: Bu usulle yapılacak alımlarda; Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığınca Kurumun kasaplık canlı hayvan, kırmızı ve beyaz et, kanatlı kümes hayvanları, balık ve diğer su ürünleri alımları için gerekçeli bir ihtiyaç ve yapılan araştırma sonucu belirlenen alım fiyatına ilişkin makamdan alınan olura istinaden, ihtiyacın yurt dışından teminiyle ilgili belirlenen esaslara göre sözleşme düzenlenir. Belirlenen fiyata göre birden fazla isteklinin bulunması durumunda, alımın kimin veya kimlerden yapılacağına kombina müdürlüğünce karar verilir. Gerektiğinde isteklilere alım için sıra verilir. Kombina Müdürlüğünün vereceği kararlara isteklilerin itiraz hakkı bulunmaz. Alımların ilanı ve duyurulması Madde 13: Gerek yurt içi ve gerekse yurt dışı kasaplık canlı hayvan ve et alımları ile kanatlı kümes hayvanları ve etleri, balık ve diğer su ürünlerinin alımları ile ilgili olarak ihtiyaçların isteklilere; a) Kurumun Internet sayfasında ilan edilerek, b) Yurtiçi ve yurtdışında alım konusu işlerle ilgili faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişilere ve/veya faks yolu ile bildirilerek, duyurulur. 6

7 Sözleşme Düzenlenmesi: Madde 14: 1) Sözleşme düzenlenmesi gereken alımlarda, istekli ile idare arasında yönerge eki olan sözleşme taslağına uygun olarak sözleşme imzalanır. Bu durumda istekliden sözleşme bedelinin %6 sı oranında kesin teminat alınır. Sözleşme süresinin bitiminde, fiyat ve piyasa durumu bakımından fayda görülmesi, yüklenicinin hizmetlerinden memnun kalınması ve teşekkülün sahip olacağı diğer avantajlar da göz önünde bulundurulması kaydıyla yeni bir teklif toplamadan aynı şartlarla sözleşme uzatılabilir. 2) Yüklenici süre uzatımı da dahil olmak üzere sözleşme süresince, sözleşmenin tamamen ifasına kadar vergi, resim, harç ve benzeri mali yükümlülüklerde artış olması veya yeni mali yükümlülüklerin ihdası gibi nedenlerle yüklenici fiyat farkı verilmesi talebinde bulunamaz. Yürürlük: Madde 15: Bu yönerge, Yönetim Kurulunca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 16: Bu yönerge hükümlerini, Et ve Balık Kurumu Genel Müdürü yürütür. 7