T.C. ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI AVANS KREDİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ. Hazırlık

Transkript

1 T.C. ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI AVANS KREDİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ Hazırlık Talep Yazılır, Değerlendirmeye Alınır. Harcama Talimatı Hazırlanır. Piyasa Fiyat Araştırması yapılır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Mutemet atandığına dair yazı yazılır.

2 İşlem Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenir. Ödeme İşlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Gönderilir. Veri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Ön Mali Kontrol için gönderilerek ödemesi sağlanır. ARAÇ SİGORTASI İŞLEMİ Hazırlık Talep Yazılır Değerlendirmeye Alınır. Satınalma Onay Belgesi hazırlanır. Piyasa Fiyat Araştırması Yapılır

3 Hazırlık En Uygun Teklifi Veren Firmaya Sigorta Yaptırılır. Firmadan Gelen Poliçe Ulaştırma Koordinatörlüğüne Gönderilir. Harcama Talimatının Ekine Poliçe Fotokopisi Eklenir. Tahakkuka Başlanır. Ödeme için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına verilir.

4 RESMİ MÜHÜR Hazırlık Talep Yazısı İşleme Alınır. Tüm Birimlerin Mühür Talepleri alınarak kredi işlemi başlatılır. İşlem Evrakların Tamamlanmasından sonra Rektörlüğe Bağlı Birimlerin Talepleri İçin Avans Açılır. Mühür Talep Yazıları YÖK e gönderilir. Bastırılan Mühürler Darphane Genel Müdürlüğü Tarafından Üniversiteye Gönderilir. Rektörlük Tarafında Talep Edilen Birimlere Yazı Ekinde Mühür Gönderilir ve Kredi işlemleri sonlandırılır.

5 DMO İŞLEMİ Hazırlık İlgili birimden talep yazısı ve eki olan DMO stok kodlarının bulunduğu liste gelir. Makama Sunulur. Uygundur talimatı alınır. Harcama talimatı düzenlenir Bütçe mevcuduna göre ihtiyaç varsa bütçenin yeterli olup olmadığı kontrol edilir. Harcama Yetkilisi mutemedi belirlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir.

6 İşlem Muhasebe İşlemi Fişi düzenlenerek kredi açılır. Harcama Yetkilisi Mutemedi eli ile DMO ne para aktarılır. DMO sistemi üzerinden malzeme listesi onaylanır. DMO stok kodunda belirlenen firmalar ilgili birimlere sipariş verilen mal ve malzemeler teslim edilir. Teslim tesellüm belgeleri muayene kabul komisyonuna imzalatılarak irsaliye ile birlikte bir üst yazı ile DMO ne gönderilir. DMO den gelen faturaya istinaden Taşınır İşlem Fişi kesilir. Ödeme emri düzenlenerek açılan kredinin mahsubu yapılır. Kredi kapanması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

7 DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMİ Hazırlık Birimlerden talep gelir. Makamdan uygunluk izni alınır. Onay belgesi hazırlanarak piyasa fiyat araştırması yapılır. Firmanın yasaklı sorgulaması yapılır. İşlem En uygun fiyatı veren firmadan mal ve malzemeler istenir. Firma tarafından mal teslim edilir veya gerekli hizmet işlemi gerçekleştirilir.

8 Muayene kabul komisyonu tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve ilgililere imzalatılır. Tahakkuk belgesi düzenlenir. Ödeme için Strateji geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. GELEN EVRAK İŞLEMLERİ Hazırlık Evrak birimimize ulaşır. Kaydı yapılır. Başkanlık Makamına sunulur. Evrakla işlem yapılacak mı? Hayır ise dosyaya kaldırılır.

9 İşlem Evet ise evrakla ilgili hangi işlemin gerçekleştirileceği belirlenir. Evrak gerçekleştirilecek işlem için ilgili personele havale edilir. Gerekli işlem yapıldıktan sonra ( yazışma, doğrudan temin, ihale, avans, resmi mühür ) evrak dosyaya kaldırılır. YOLLUK İŞLEMİ Görevlendirme yazısı veya oluru yazılır. Yolluk bildirim cetveli hazırlanır. Tahakkuk işlemleri yapılır. İlgiliye imzası attırılır.

10 Ödemenin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. İHALE İŞLEM Hazırlık Birimlerden talep gelir. Rektörlük Makamından ön izin alınır. Yaklaşık Maliyet hesaplanır. İhale Onayı alınır. Elektronik Kamu Alımları Platformuna kayıt yapılır. İhale dokümanı hazırlanır.

11 İlan hazırlanır ve / veya Basın ilan Kurumuna gönderilir. İhale ilan bedeli Kamu İhale Kurumu hesabına aktarılır. İhale ilanı yapılır. İhale saatine kadar ihale dokümanının satışı gerçekleştirilir. İşlem Teklif zarfı alındı tutanağı hazırlanır ve ihale komisyonuna imzalatılır. Teklif zarfları ihale komisyonu huzurunda açılır. İsteklilerce teklif edilen fiyatlar tutanağa bağlanır ve ihale komisyonuna imzalattırılır.

12 İsteklilerin belgeleri kontrol edilir ve belge kontrol tutanağı hazırlanarak ihale komisyonuna imzalatılır. İhale komisyonu ihaleye katılımda yeterlilik olarak istenen belgelerin sunuluşunu ve uygunluğunu kontrol eder. Karar sürecine geçilir. Harcama yetkilisinin onayına sunulmadan EKAP tan 1. Ve 2. Firmanın yasaklı olup olmadığına dair teyit yazısı alınır ve ihale kararının ekine konur. Harcama yetkilisinin onayından sonra ihale kararı yürürlüğe girer. Karar Kesinleşen ihale kararları firmalara bildirilir. İhalede 1. Ve 2. Firmaların EKAP tan teyit yazıları alınır.

13 İstekliye sözleşmeye davet yazısı yazılır. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanır. İstekliye işe başlama yazısı yazılır Yüklenici taahhüdünü yerine getirmesinden sonra Muayene ve Kabul İşlemlerinin yapılması sağlanır. İdare yüklenicinin dilekçesine istinaden muayene kesin kabul işlemini yapar. Muayene komisyonu tarafından muayene raporu hazırlanır ve idareye sunulur. Muayene kabul komisyonunun olumlu raporundan sonra yüklenici alınan mal malzeme veya hizmetin faturasını keser ve idareye iletir.

14 İdarece muayene kabul komisyonu raporu ile birlikte taşınır işlem fişi kesilerek kayıtlara alınır. Yükleniciye ödeme yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına tahakkuk evrakları gönderilir.