İNÖNÜ ÜNİVERSİTESİ TURGUT ÖZAL TIP MERKEZİ YÖNETİM SİSTEMLERİ YÖNERGESİ

Transkript

1 İNÖNÜ ÜNİVERSİTESİ TURGUT ÖZAL TIP MERKEZİ YÖNETİM SİSTEMLERİ YÖNERGESİ Senato Karar Sayısı: 2011/9-11 Tarihi: BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı; İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezinde sunulan bütün hizmetlerin ve faaliyetlerin, Toplam Kalite Yönetimi anlayışı ile; kalite, iş sağlığı ve güvenliği, yüksek verim, motivasyon, süreklilik, rekabet, ekip anlayışı ve kalite kültürü içinde yürütülmesine ilişkin usûl ve esasları belirlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezi (T.O.T.M. olarak anılacaktır) ve bu kurumda görev yapan sağlık meslek mensupları ile hizmete katılan diğer bütün personeli kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları Kalite Yönetimi Hizmet Yönergesi ile İnönü Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu Yönergesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu Yönergede geçen; a) Yönetim Sistemleri; T.O.T.M. de görev yapan bütün personelin katılımı ile süreçlerin ve hizmetlerin sürekli iyileştirilmesi ile kaliteli hizmet sunmak suretiyle hasta, hasta yakınları ve personelin sağlık, güvenlik ve konfor ihtiyaçlarının karşılanması için standartlar tarafından tanımlanan hizmet yapısını oluşturmaya çalışan yönetim biçimini, b) Misyon: Misyon, kuruluşun varlık sebebini; ilkeler, kuruluşun çalışma felsefesini, standart ve ideallerini, personel tarafından benimsenen değerler ve inançları, c) Vizyon: Kuruluşun ideal geleceğini tanımlayan ifadeleri, d) Birim: T.O.T.M. nin bütün servis veya bölümlerini, e) Süreç: Bir mal veya hizmetin üretilmesinde üretimin başlangıcı ile bitişi arasında yapılan bütün eylem ve işlemleri, f) Yönetim Sistemleri Başkanı: Başhekim tarafından belirlenen (atanan) bir Başhekim Yardımcısını, g) Yönetim Sistemleri Kurulu (YSK): Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen ve Tıp Fakültesi Dekanlığı tarafından onaylanan en az iki Öğretim Üyesi, Hastane Başmüdürü veya Hastane Müdürü veya Hastane Müdür Yardımcısı, Kalite Yönetim Temsilcisi, İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Temsilcisi, Teknik Hizmetler Müdürü, Hemşirelik Hizmetleri Müdürü, İnsan Kaynakları Müdürü, İç Hizmetler Müdürü, Başeczacı ve Çalışan Temsilcisinden oluşan kurulu, Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 1

2 h) Kalite Yönetim Temsilcisi: Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen ve Başhekim tarafından onaylanan kişiyi, ı) İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yönetim Temsilcisi: Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen ve Başhekim tarafından onaylanan kişiyi, i) Çalışan Temsilcisi: Kurum bünyesinde çalışanları temsil eden en fazla üyeye sahip sendika temsilcisi, j) Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi; T.O.T.M. de Yönetim Sistemleri Başkanına bağlı olarak Kalite Yönetim Temsilcisi Başkanlığında Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen en az üç kişilik ekibi, k) Risk Analizi Ekibi: Yönetim Sistemleri Başkanına bağlı olarak İSG Yönetim Temsilcisi Başkanlığında Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen en az üç kişilik ekibi, l) Eğitici Ekip: Kalite Yönetim Temsilcisinin önerisiyle, Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen kurum çalışanlarından oluşturulan, kurumdaki bütün personelin hizmet içi eğitimi ile görevli en az iki kişilik ekibi, m) Kalite Çemberleri (Problem Çözme Ekipleri): Personelin yönetim süreçlerine katkı ve katılımlarını sağlamak amacıyla hizmet süreçlerinde yaşanan problemleri tespit edip çözüm geliştirmesi için Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından oluşturulan en az üç kişilik geçici ve değişken ekibi, n) İç Tetkik Ekibi: Bu işlevi gerçekleştirmek üzere iç tetkik eğitimini tamamlayarak ilgili sertifikayı almış (Yönetim Sistemleri Kurulu nun uygun görmesi durumunda Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi üyeleri arasından seçilebilir) Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen en az üç kişilik ekibi, o) Dokümantasyon Ekibi: Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen arşiv, istatistik, veri toplama konusunda tecrübeli kişilerden oluşan en az üç kişilik ekibi, ö) Kalibrasyon Ekibi: Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen, kalibrasyon eğitimi sertifikasına sahip en az üç kişilik ekibi, p) Halkla İlişkiler ve Anket Yönetimi Ekibi: Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen Anket Yönetim Ekibi ve Sosyal Hizmetler Müdürlüğüne bağlı Halkla İlişkiler Birimi, r) Birim Kalite Sorumluları: Birimler tarafından önerilen ve Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen temsilcileri, ifade eder. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 2

3 İKİNCİ BÖLÜM Yönetim Sistemleri Uygulama Esasları Uygulama Esasları Madde 5- T.O.T.M.de yönetim sistemleri uygulamaları ile ilgili faaliyetler, aşağıda belirtilen esaslar çerçevesinde yürütülür. a) Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından, hizmet kalitesi için gerekli ve uygun olan, standardı oluşturulmuş yönetim sistemleri uygulamaları konusunda bir plan geliştirilmesi, b) Kurum hizmetlerinden yararlananların memnuniyetlerini sağlayıcı tedbirlerin alınması, c) Personelin katılımını sağlayarak, ekip ruhunu oluşturacak planlama ve uygulamaların yapılması, d) Yönetim sistemleri uygulamaları çerçevesinde kaynakların etkili ve verimli kullanılması, e) Hedeflere ulaşmak amacıyla hizmetlerin sürekli ölçülmesi, f) Faaliyetlerin kayıt ve dokümante edilerek, sonuçların tüm personele duyurulması, g) Sistemin sürekli gözden geçirilmesi, geliştirilmesi, iyileştirilmesi ve bu amaca hizmet etmesi için uygun ve gerekli olan yönetim sistemlerinin uygulanması, h) Personelin potansiyelini kullanabileceği çalışma ortamının sağlanması, ı) Kurumda tüm hizmet veren ve alanların sağlığı ve güvenliği için gerekli olan tüm tedbirlerin alınması ve risklerin yok edilmesi, i) Yönetim sistemleri ile ilgili değişim ve gelişmelere paralel olarak, hizmet kalitesinde sürekliliğin sağlanması amacıyla, personelin sürekli öğrenmesine yönelik bir sistem getirilmesi ile personel niteliğinin yükseltilerek, hizmet kalitesinde mükemmelliğin yakalanmaya çalışılması, j) Personele çözümün bir parçası olmak anlayışının benimsetilmesi, k) Hizmet sunumunda iş görenlere, yönetim sistemlerinin geliştirilmesinin bütün personelin işi olduğu anlayış ve yaklaşımının benimsetilmesi, l) Kurumsal ve bireysel amaçlar arasında denge sağlayarak iş tatmininin göz önünde bulundurulması, m) Kurumda kalite kültürünün oluşturulması. Yönetim Sistemleri Eğitimi Madde 6- Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından tespit edilecek eğitim programı çerçevesinde uygulamasına yeni geçilecek yönetim sisteminin ilk aşamasında ilgili anabilim dallarına, laboratuvar, ameliyathane, v.s. birimlerin amirlerine ilgili yönetim sistemi konusunda gerekli eğitim verilir. Yönetim sistemleri uygulaması kapsamında yer alan eğitimler öncelikle Yönetim Sistemleri Kurulu ve Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi üyelerinden başlanarak, diğer birim yöneticilerine yönelik olarak devam eder. Ayrıca kurum içinden seçilecek bir grup "Eğitici Ekip" olarak eğitilir ve kurum içerisinde yürütülen eğitim faaliyetleri bu ekip tarafından sürdürülerek yaygınlaştırılır. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 3

4 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yönetim Sistemleri Kurulunun Oluşturulması, Görev ve Sorumlulukları Kurul ve Ekiplerin Belirlenmesi ve Organizasyon Yapısı Madde 7- Başhekim tarafından görevlendirilen, Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından oluşturulan Yönetim Sistemleri Kurulu Planlama ve politika belirlemeden sorumludur. Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi, koordinasyon, organizasyon, inceleme, araştırma ve uygulamaları hayata geçirmekten sorumludur. İSG Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda hasta ve çalışan güvenliği açısından tesis içerisindeki tehlikelerin belirlenmesi ve risklerin analiz edilmesinden Risk Analizi Ekibi sorumludur. Kalite Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda ve Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi önderliğinde, oluşturulan Eğitici Ekip eğitim planlama, organizasyon ve takibinden sorumludur. Teknik tıbbi altyapının sistematize edilmesi ve takibi Kalibrasyon Ekibi sorumluluğundadır. Yönetim Sistemlerinin standartlara göre dokümante edilmesi ve takibinden ise Dokümantasyon Ekibi sorumludur. Kurum çalışmalarının sonuçlarının izlenmesi ve sonuçlarının tüm çalışanlara ve hizmet alanlara duyurulmasından Halkla İlişkiler ve Anket Yönetimi Ekibi sorumludur. Sorunları ortaya koyan ve çözümler üreten ekip ise Kalite Çemberleri dir. Yönetim Sistemleri Kurulu (YSK) Madde 8- Yönetim Sistemleri Kurulu; T.O.T.M. Başhekim inin, Başhekim Yardımcıları arasından belirlediği (atadığı) Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından oluşturulur. Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen ve Tıp Fakültesi Dekanlığının onayı ile en az iki Öğretim Üyesi, Hastane Başmüdürü veya Hastane Müdürü veya Hastane Müdür Yardımcısı, Kalite Yönetim Temsilcisi ve İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Temsilcisi, Teknik Hizmetler Müdürü, Hemşirelik Hizmetleri Müdürü, İnsan Kaynakları Müdürü, İç Hizmetler Müdürü, Başeczacı ve Çalışan Temsilcisinden oluşur. Kararlar, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır. Oylarda eşitlik halinde başkanın bulunduğu taraf çoğunluğu sağlamış sayılır. Kalite Yönetim Temsilcisinin seçilmesi Madde 9- Yönetim Sistemleri Başkanının belirlediği, Başhekimin onayladığı Kalite Yönetim Temsilcisi, Yönetim Sistemleri Kurulunun daimi üyesidir. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yönetim Temsilcisinin Seçilmesi Madde 10- Yönetim Sistemleri Başkanının belirlediği Başhekimin onayladığı İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Temsilcisi, Yönetim Sistemleri Kurulunun daimi üyesidir. Çalışan Temsilcisinin Seçilmesi: Madde 11- Kurum bünyesinde en fazla üyeye sahip yetkili sendika temsilcisi, Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından kurula görevlendirilir. Yönetim Sistemleri Kurulunun daimi üyesidir. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 4

5 Yönetim Sistemleri Kurulunun Toplanması Madde 12- Yönetim Sistemleri Kurulu, ayda en az bir kez toplanarak kurumun yönetim sistemleri politikalarının belirlenmesini, belirlenen bu politikaların uygulamaya geçirilmesini ve uygulamalardan elde edilen sonuçları izleyip değerlendirerek hizmetlerin sürekli iyileştirilmesini sağlar. Yönetim Sistemleri Kurulunun (YSK) Görev ve Sorumlulukları Madde 13- Yönetim Sistemleri Kurulunun görev ve sorumlulukları şunlardır: a) Kurumun misyon, vizyon ve ilkelerini belirleyerek, hizmet sunumuna yönelik politikalar geliştirir ve bu politikalara uygun stratejik planlamaları yapar. b) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, kurumun kaynaklarını, belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda harekete geçirir, uygulamaya koyar, izler ve yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirleri alır. c) Hasta, hasta yakınları, ve çalışanların güvenliğini ve sağlığını tehdit eden unsurları yok etmeye yönelik çözümler geliştirir ve uygulanmasını sağlar. d) Çalışmalardan elde edilen düzeltici/önleyici faaliyetler sonucunda ulaşılan çözümleri standartlaştırarak uygulamaya koyar. e) Kurumun kaynakları ve potansiyelini göz önüne alarak, Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin hazırlamış olduğu faaliyet planını inceleyerek, onaylar ve çalışmalara başlama kararını verir. f) Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin yapacağı çalışmalara destek verir, kaynaklarını temin eder ve çalışma ortamını sağlar. g) Gerekirse Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi içinden seçilen kişilerden oluşan Eğitici Ekibin faaliyetleri konusundaki çalışmaları başlatır. Gerekli eğitimleri almalarını sağlar. Bunun için gerekli kaynak ve imkanları harekete geçirerek çalışma ve uygulama ortamı sağlar. h) Bütün çalışanların bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesi, yönetime katılımın sağlanması, iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonun sağlanması ve çalışanlar arasında güvene ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın yaratılmasını sağlar. ı) Bütün çalışanlar tarafından, analiz, problem çözme ve karar verme tekniklerinin sistematik bir şekilde kullanılması ve verilerle yönetim anlayışının kurumda yerleşmesini sağlar. i) Yapılan çalışmaları değerlendirir ve sonuçlar konusunda kurum çalışanlarına bilgi verir. j) Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi ve Eğitici Ekip ile üç ayda bir toplanarak kurum uygulama planında ulaşılan son noktayı tespit eder ve sonuca göre yeni kararlar alarak uygulamaya koyar. k) Yönetim Sistemleri ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve gerekli dokümanların hazırlanmasını sağlar. l) İç tetkikler ile yönetim sistemleri faaliyetlerini denetler. m) Yönetim sistemleri uygulamalarına ilişkin maliyetleri denetler. n) Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi ve Eğitici Ekibin yaptığı bütün toplantı sonuçlarının toplantı tutanağına kaydedilmesini ve ilgili raporların hazırlanmasını sağlar. o) Kurumun yönetim sistemleri uygulama planıyla ilgili gelişmelerini en az yılda bir kez rapor halinde Başhekimliğe bildirir. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 5

6 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM YÖNETİM SİSTEMLERİ EKİPLERİ Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi: Madde 14- T.O.T.M. de Yönetim Sistemleri Kuruluna bağlı olarak Kalite Yönetim Temsilcisi Başkanlığında Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen en az üç kişilik ekibi ifade eder. Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin görevleri şunlardır: a) Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi, ilk toplantısında ekibin çalışma ilkelerini belirleyerek, Yönetim Sistemleri Kurulunun belirlediği politika ve stratejiler çerçevesinde, gerekli araştırmaları yaparak, kurumun malî, teknik, fizikî ve sabit altyapı, hizmet sunumu, insan kaynakları ve eğitim konularındaki durumunu tespit eder. Kalite modeli, eğitim, uygulama, çalışma takvimi, maliyet gibi kurumun durumuna en uygun yönetim sistemleri uygulama planını hazırlayarak Yönetim Sistemleri Kurulunun onayına sunar. b) Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi hazırladığı planın Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından uygun görülmesinden sonra çalışanları harekete geçirecek, etkin çalışmayı sağlayacak gerekli kararları alır ve yönetim sistemleri uygulamaları konusunda gerekli çalışmaları başlatır. c) Eğitici Ekibi oluşturarak, bu ekip tarafından hazırlanan kurumdaki personelin eğitilmesine yönelik planları onaylar ve sonuçları değerlendirir ve eğitime yönelik etkinliği sağlayacak gerekli tedbirleri alır. d) Kalite çemberlerini oluşturur ve onlara çalışmalarında destek verir ve hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol eder. e) Kalite çemberlerinin çalışma raporlarını değerlendirir ve görev tamamlandığında kalite çemberlerinin sona erdirilmesi ve ihtiyaçlar doğrultusunda yeni kalite çemberlerinin oluşturulması ile ilgili çalışmaları yürütür. f) Yönetim sistemleri uygulama sürecinde gerekli gördüğü hususlara müdahale ederek iyileştirilmesini sağlar. g) Yönetim sistemleri uygulamalarına ilişkin çalışmalardan elde edilen ve Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından onaylanan sonuçları standartlaştırarak, uygulanmaya hazır hale getirir. h) Ayda en az bir kez toplanarak, yapılan çalışmaların analiz ve değerlendirmesini yapar, hedeflerin gerçekleşme düzeyini belirler ve sonuçlara göre yeni kararlar alır. i) Kalite çemberlerinin ve Eğitici Ekibin hazırlamış olduğu sonuçlara ilişkin aylık raporları inceler ve değerlendirir. j) Üç ayda bir kurumun ulaştığı noktayı gösteren bir rapor hazırlayarak Yönetim Sistemleri Kuruluna sunar. k) Kurumun yönetim sistemleri çalışmalarına ilişkin kayıtlarını tutar. Gerekli dokümanları hazırlayarak Yönetim Sistemleri Kuruluna sunar, uygulama sonuçlarına göre dokümanları güncelleştirir. l) Bütün işgücünün çemberlere üye olması, yönetim sistemleri bilincinin kuruluşun her noktasında hissedilmesini ve herkes tarafından anlaşılmasını sağlar. m) Kuruma yönelik yapılan çalışma sonuçlarına göre Yönetim Sistemleri Kuruluna tekliflerde bulunur. Risk Analizi Ekibi Madde 15: Yönetim Sistemleri Kuruluna bağlı olarak İSG Yönetim Temsilcisi başkanlığında Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen en az üç kişilik ekibi ifade eder. Risk Analizi Ekibinin görevleri şunlardır: a) Tesis içerisindeki hasta, hasta yakını, çalışanların güvenliğini ve sağlığını tehdit eden tehlikeleri tanımlar. b) Tespit edilen tehlikeler ile ilgili risk değerlendirmesi yaparak önleyici faaliyetleri başlatır. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 6

7 c) Tesis içerisinde meydana gelen kazalar ve olaylar ile ilgili kayıt tutar ve bunların sonucunda önleyici tedbirleri planlar. d) Potansiyel risk olan teçhizatların (asansör, basınç kazanları vb.) bakım kayıtlarını kontrol eder ve zamanında yapılmasını sağlar. e) Çalışanların iş sağlığı güvenliği ve meslek hastalığı konusunda eğitim ihtiyacını tespit eder ve Eğitici Ekibe bildirir. f) Yapılan tehlike tanımlamalarını ve risk analizlerini Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibine sunar. Eğitici Ekip Madde 16- Kurum içinde, Kalite Yönetim Temsilcisinin önerisi, Yönetim Sistemleri Başkanının belirlemesiyle Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin sorumluluğunda ve gerekirse Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi üyelerinin de içinde olduğu bir Eğitici Ekip oluşturulur. Eğitici Ekibin üye sayısı Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi tarafından ihtiyaçlar doğrultusunda tespit edilir. Eğitici Ekibin görev ve sorumlulukları şunlardır: a) Ekibin oluşturulmasından hemen sonra ekip üyelerinin yönetim sistemleri konusunda gerekli eğitimi alması sağlanır. b) Eğitim ihtiyacı tamamlanan ekip, kurumun durumuna uygun eğitim planını hazırlayarak, Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin onayına sunar. c) Hazırlanan planın kabul edilmesinden sonra gerekli çalışmaları başlatır. d) Faaliyetleri ile ilgili çalışmaları toplantı tutanağına kaydeder ve aylık olarak Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibine sunar. e) Hizmet kalitesinin sürekliliğinin sağlanması amacıyla, kurumun ihtiyaçları doğrultusunda ve gelişmelere paralel olarak yeni eğitim planları geliştirir ve Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin onayını aldıktan sonra uygulamaya koyar. İç Tetkik Ekibi: Madde 17- Kurum içinde; yönetim sistemlerinin uygulanması ve uygulamalardan alınan sonuçların etkinliğini geliştirilen belirli kriterlerle doğrulamak, hizmet dağıtım ve kalite sunumunun devamlılığını sağlamak amacıyla periyodik olarak kurum içinde tetkik edilen alandan bağımsız olarak inceleme ve değerlendirme yapan gruptur. Kalite Çemberleri (Problem Çözme Ekipleri) Madde 18- Hizmet süreçlerinde yaşanan problemleri tespit edip, çözüm geliştirmesi için Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından oluşturulan en az üç kişilik geçici ve değişken gruplardır. Grup üyeleri problem çözme, istatistiksel kalite kontrolü ve grup süreçleri üzerinde eğitime tâbi tutularak Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin gözetim ve denetiminde çalışmalarına başlar. Kalite çemberleri faaliyet kapsamına giren problemlerin çözümünde şu usûl ve esasları takip eder: a) Problemlerin belirlenmesi, b) Problemlerin önem derecesinin belirlenmesi ve önem derecesine göre sıralanması, c) Problemlerin temel sebeplerinin bulunması, Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 7

8 d) Problemleri ortadan kaldırmak amacıyla faaliyetlerin planlanması, sorumluların tayin edilmesi ve yürütülmesi, e) Problemin sebebinin ortadan kaldırılmasına yönelik çözümler üretilmesi, f) Bulunan çözümün uygulanması ve deneme sonuçlarının alınması, karşılaşılabilecek muhtemel aksaklıkların giderilmesi, g) Problemin çözümüne yönelik teklifin Yönetim Sistemleri Kurulunun, Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin ve ilgili birim sorumlularının katıldığı bir toplantıda sunulması ve tartışılması, h) Çözüm önerisinin, Yönetim Sistemleri Kurulu tarafından onaylanarak, ilgili birimin de görüşü alınarak uygulamaya geçirilmesi. Çözüm teklifinin kabulü ve uygulamaya geçirilmesi ile kalite çemberinin görevi sona erer. Kalite çemberlerinin görev süresi, problemin derecesine, kurumun imkân ve ihtiyaçlarına göre değişir. Kurumun imkân ve ihtiyaçları doğrultusunda, Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibinin kontrol edebileceği kadar kalite çemberi oluşturulabilir. Dokümantasyon Ekibi Madde 19- Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından belirlenen arşiv, istatistik, veri toplama konusunda tecrübeli kişilerden oluşan gruptur. a) Dokümantasyon politikalarını belirler. b) Dokümantasyon planını hazırlar. c) Diğer ekiplerle birlikte kurumun kapasitesini ve faaliyetlerini göz önüne alarak dokümanları (plan, prosedür, talimat, vs.) hazırlar. d) Kurumun süreçleri ile ilgili gerekli formları hazırlar. e) İlgili birimlerle görüşür ve verileri toplar. f) Gelen verileri standardın istediği formata uygun olarak düzenler. g) Yönetim sistemleri ile ilgili el kitabını hazırlar. h) Gerekli değişiklikleri izler ve revizyonları yapar. i) Yıllık, aylık ve haftalık rapor hazırlar ve Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibine sunar. Halkla İlişkiler ve Anket Yönetimi Ekibi Madde 20- a) Halkla ilişkiler ve anket yönetimi konusunda plan ve programı hazırlar. Öncelik sırasına göre uygulamaya koyar. b) İlgili birimleri bilgilendirir ve yönlendirir. c) Memnuniyet ölçümlerine ilişkin politikaları belirler, ilgili planı ve anketleri hazırlar, güncelleştirir, uygulamaya hazır hale getirir. d) Memnuniyet ölçümleri ile ilgili uygulamaları gerçekleştirir. e) Aylık ve yıllık sonuç raporları hazırlayarak Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibine sunar. f) Sonuçlara göre belirlenen politikalar çerçevesinde hastane faaliyet kitabı, pano vs. yayınlanmasını sağlar. g) Kurumun halkla ilişkiler konusundaki diğer konularına ilişkin ihtiyaçları belirlemek üzere çalışmalar yapar ve öncelik sırasına göre uygulanması ile ilgili gerekli planlamaları yapar, uygulanmasını sağlar. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 8

9 Kalibrasyon Ekibi Madde 21- a) Kurumun kalibrasyon konusundaki ihtiyaçlarını belirler ve ilgili sorunların giderilmesini sağlamak üzere Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibine bildirir. b) Kalibrasyona tabi cihazların mevcut durumunu belirler ve kayıt altına alır. c) İmkanlar ölçüsünde kalibrasyonlarını yapar veya kalibrasyon için hizmet satın alınması ile ilgili planlamayı ve görüşmeleri yapar. d) Kalibrasyon ile ilgili sertifikaların kontrolünü ve takibini yapar. e) Tesis içerisindeki yangın söndürme cihazlarının bakımını takip ve kontrol eder ihtiyaçları belirler. f) Hastane içerisinde kullanılan suların analizini yapar. g) Aylık ve yıllık rapor hazırlar ve Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibine sunar. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yönetim Sistemleri Yönergesi Madde 22- T.O.T.M. mevcut branşlarına, personel durumuna ve iş yoğunluğuna göre kendi Yönetim Sistemleri Yönergesi ni hazırlar ve Rektörlüğün onayını takiben yürürlüğe koyar. Yürürlük Madde 23- Bu Yönerge Rektörlük onayı ile yürürlüğe girer ve Turgut Özal Tıp Merkezi toplam kalite yönetimi yönergesi yürürlükten kalkar. Yürütme Madde 24- Bu Yönerge hükümlerini Başhekim yürütür. Turgut Özal Tıp Merkezi Yönetim Sistemleri Başkanlığı Sayfa 9