ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU 1. EBYS ÜST YÖNETİCİ MODÜLÜ KULLANICI GİRİŞ ve E-İMZA İŞLEMLERİ

Transkript

1 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU 1 EBYS ÜST YÖNETİCİ MODÜLÜ KULLANICI GİRİŞ ve E-İMZA İŞLEMLERİ KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2018

2 İÇİNDEKİLER TABLOSU EBYS KULLANICI GİRİŞİ...3 Kullanıcı Adı ile Giriş...3 E-imza ile Giriş...3 E-İMZA AKTİVASYON İŞLEMLERİ...4 E-İMZA İÇİN KURULMASI GEREKEN PROGRAMLAR...4 Java Kurulumu...5 Akıllı Kart Sürücüsü Kurulumu...7 EBYS NİN GÜVENLİ SİTELERE EKLENMESİ...8 EBYS TEKNİK DESTEK...9 2

3 1.EBYS KULLANICI GİRİŞİ İnternet explorer/mozilla/chrome tarayıcınızı çalıştırınız. Açılan sayfada adres satırına yazarak Elektronik Belge Yönetim Sistemi nin giriş ara yüzüne erişebilirsiniz. Sisteme Giriş Yöntemleri: Kullanıcı Adı ve Şifresi ile Sisteme Giriş E-İmza ile Sisteme Giriş Mobil İmza ile Sisteme Giriş (Kullanılmıyor) Kullanıcı adı ve şifre ile ile giriş e-imza ile giriş Kullanıcı adı ve şifre yazılarak Sisteme Giriş Yap butonuna tıklanarak sisteme giriş sağlanabilir. Sisteme Giriş yapamıyorsanız EBYS Teknik Destek ekibimizden yardım alabilirsiniz. 1.1 Kullanıcı Adı ve Şifresi ile Sisteme Giriş: Kullanıcı Adı kısmına kurum tarafından verilen e-posta den önceki kısmı şifre T.C. kimlik numaranız verilen bilgiler ilgili yerlere yazılarak giriş yapılabilir. örn: kullanıcı adı: mujde.aydogan şifre: T.C. Numarası 1.2 E-İmza ile Sisteme Giriş: E-İmza Kartının Bilgisayara bağlı olması gerekir ve sim kartın kart okuyucusuna doğru bir şekilde yerleştirildiğinden emin olunmalıdır. AKIS Bilgileri geldikten sonra imza kısmına şifre yazıldıktan sonra imzala butonuna tıklanır ve sisteme girişi sağlanır. 2.E-İMZA AKTİVASYON İŞLEMLERİ Üniversitemiz bünyesinde yönetici kadrosunda bulunan Akademik ve İdari personelin e-imza kullanması gerekmektedir. E-imza başvuru işlemleri için Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına müracaat edilmesi ve ilgili formların doldurulması gerekmektedir. İlk defa e-imza kullananlar e-imza aktifleştirme işlemlerini yapması gerekir. İlk olarak adresinden Teknik Destek Sertifika Aktivasyonu yapılmalıdır. 3

4 Giriş: T.C. Kimlik numarası, Resimdeki yazı ve Güvenlik sözcüğü girişi yapıldıktan sonra Giriş butonuna basılarak cep telefonu ile onay ekranına geçilir. Güvenlik Sözcüğü: E-imza başvuru formunda kişinin yazdığı güvenlik sözcüğünü yazması gerekmektedir. Güvenlik Sözcüğümü Unuttum: Kullanıcı eğer güvenlik sözcüğünü unutmuş ise Güvenlik sözcüğünü unuttum butonuna basarak e-imzatr sisteminde kayıtlı olan e-posta adresine güvenlik sözcüğünün gönderilmesini sağlar. Kullanıcı mailine gelen linke tıklayarak yeni güvenlik sözcüğünü oluşturabilir. Tanımladığı yeni güvenlik sözcüğüyle Şifre Giriş işlemlerine tekrar başlayabilir. 3.E-İMZA İÇİN KURULMASI GEREKEN PROGRAMLAR İşletim sisteminizde elektronik imzanın çalışması için sisteminiz üzerinde bazı programların kurulu olması gerekmektedir. Kurulması gereken programlar aşağıdaki gibidir. Windows XP ve 7 için Sürücü Kurulumu Microsoft.NET Framework 4 veya 4.5 Java Yazılımı (Son Versiyon) Akıllı Kart Sürücüsü NOT: Windows 10 işletim sistemi kullanıyorsanız 1. ve 2. adımı atlayabilirsiniz. E-imzanın kullanılacağı bilgisayarın işletim sistemini ve bit türünü öğrenmek gerekir. Masaüstündeki Bilgisayarım simgesine sağ tıklayıp özelliklere tıklayınız. Bilgisayarınızın sistem özellikleri görüntülenir, işletim sistemi ve bit türü öğrenebilirsiniz. 4

5 Ebys giriş ekranında Dokümanlar butonuna tıklayarak E-imza program ve sürücülerine erişilebilir. İlk olarak Net Framework 4.5 programının bilgisayarınızda kurulu olup olmadığını kontrol ediniz. Kurulu değil ise Eklentiler butonundan Net Framework 4.5 programının kurulumunu yapınız ve bilgisayarınızı yeniden başlatınız. 3.1 Java Kurulumu Akıllı kart sürücüsü kurulumundan önce işletim sisteminizin bit türüne göre JAVA yüklenmelidir. Bit İşletim Sistemleri için : 64 Bit İşletim Sistemleri için: Environment-JRE-64-Bit/ _ html 5

6 1. Adım 2. Adım 3. Adım 6

7 4. Adım 3.2 Akıllı Kart Sürücüsü Kurulumu Dokümanlar kısmından e-imza işlemlerine tıklayıp bilgisayarınıza uygun sürücü kurulumu yapabilirsiniz 1. Adım 2. Adım 7

8 Vcredist x86.exe ve Vcredist x64.exe Programlarının Kurulumu 32 bit işletim sistemlerinde vcredist x86.exe programını kurunuz. 64 bit işletim sistemlerinde, hem vcredist x86.exe hem de vcredist x64.exe sürümlerinin kurulumunu yapınız. 4.EBYS NİN GÜVENİLEN SİTELERE EKLENMESİ Elektronik Belge Yönetim Sistemi web tarayıcınızda açık durumdayken güvenilen sitelere ekleme işlemi yapılmalıdır. İnternet tarayıcınızın menü çubuğundan Araçlar menüsünün alt menüsü olan İnternet Seçenekleri seçilir. Gelen internet seçenekleri penceresinden Güvenlik sekmesi seçilir. Güvenilen Siteler simgesi seçilerek Siteler butonuna basılır. Güvenilen siteler penceresinden Elektronik Belge Yönetim Sistemini Ekle butonuna basarak güvenilen sitelere ekleyip Kapat butonuyla pencereden çıkabilirsiniz. 8

9 Programın çalışmasında güvenlik ile ilgili sorunlarla karşılaşılmaması için Bölge güvenlik düzeyinin düşük seviyeye çekilmesi gerekmektedir. Son olarak Tamam ve Uygula butonlarına basılarak işlem sonlandırılır. Bu işlemlerden sonra EBYS sistemine güvenli bir şekilde giriş yapılabilir ve sistem üzerinde elektronik imza işlemleri (imzalama, paraflama) gerçekleştirilebilir. 5.EBYS TEKNİK DESTEK Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile ilgili her türlü teknik destek için Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı EBYS Birimi Müjde AYDOĞAN Dahili Tel: 5432 Namık CEYHAN Dahili Tel: