ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARININ YAPILMASINA İLİŞKİN USUL

Transkript

1 ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARININ YAPILMASINA İLİŞKİN USUL Hazırlayan Av. Müh. Mehmet Gökhan Alper YALÇIN Ocak 2016 Ankara / Türkiye

2 GİRİŞ Anonim Şirketlerde Genel Kurulların nasıl ve hangi prosedürler gerekerek yapıldığına ilişkin uygulamada bazı usuller olsa da bu usullerin hukuki dayanağı ve uygulanışının doğruluğu tartışma konusudur. Anonim Şirketlerde Genel Kurulların yapılması tarafların toplantıya çağrılması, toplantı gündeminde değişiklik ve ilave edilecek hususların talep edilmesi, genel kurulun yönetilmesi, yönetim yetkisi, iç yönergenin hazırlanması gibi konulardaki usullerin uygulanırlığı açısından uygulamada bazı yanlışlıklar yapılmakta ve bu yanlışlardan ötürü genel kurul karalarının iptalleri çoğu zaman taraflarca istenebilmektedir. Bu gibi sorunların ortaya çıkmasındaki asıl neden genel kurulun toplantıya çağrılma aşamasından bitimine kadar bu konuda uzman olan hukukçuların değil de konuyu hukukçu misyonu ve bilinci ile takip edemeyen mali müşavirlerin genel kurulların düzenlenmesi aşamasında etkin rol almalarıdır. Bu çalışmada anonim şirketlerde tarafların toplantıya çağrılmasından genel kurulun bitimine ve tebliğlere kadar bir genel kurul toplantısının usulen nasıl ve ne şekilde yapılması gerektiğine uygulamadan örneklerle ve uygulama dilekçelerini de içerir şekilde değinilecektir. 2

3 İÇİNDEKİLER 1 ORGAN OLARAK GENEL KURUL GENEL KURUL TOPLANTISI ÇEŞİTLERİ OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISI OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL TOPLANTISI DİĞER GENEL KURUL ÇEŞİTLERİ GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞRI YETKİSİ OLANLAR ÇAĞRIYA YETKİSİ OLANLAR YÖNETİM KURULUNUN TOPLANTIYA ÇAĞIRMA YETKİSİ PAYSAHİBİNİN TOPLANTIYA ÇAĞIRMA YETKİSİ AZINLIK TASFİYE MEMURLARININ GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞIRMA YETKİSİ İFLAS İDARESİ TARAFINDAN GENEL KURULUN TOPLANTIYA ÇAĞRILMASI KAYIM IN GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞIRMASI GENEL KURUL TOPLANTI GÜNDEMİNİN BELİRLENMESİ VE GÜNDEME BAĞLILIK TOPLANTI YERİ ZAMANI VE TOPLANTI ÖNCESİNDE VE TOPLANTI SIRASINDA HAZIR BULUNACAK BELGELER TOPLANTI YERİ TOPLANTI ZAMANI TOPLANTI SIRASINDA HAZIR BULUNACAK BELGELER

4 5 GENEL KURULUN TOPLANTIYA ÇAĞRILMASI USULÜ ÇAĞRILI GENEL KURUL ÇAĞRININ İÇERİĞİ ÇAĞRISIZ GENEL KURUL TOPLANTILARI TEK KİŞİLİK ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTISI VE ÇAĞRI GENEL KURULA KATILMAYA YETKİSİ OLANLAR PAY SAHİBİ HAZIR BULUNANLAR LİSTESİ TEMSİLCİLER DENETÇİLER VE YÖNETİM KURULU ÜYELERİ İNTİFA HAKKI SAHİPLERİ DİNLEYİCİLER VE DAVETLİLER TOPLANTI NİSABI, GEÇERLİLİĞİ BASİT OLAĞAN YETER SAYILAR AĞRILAŞTIRILMIŞ YETER SAYILAR TOPLANTININ AÇILMASI VE YÜRÜTÜLMESİ YETKİLİ KİŞİLERİN OY KULLANMALARI İÇİN TEDBİRLER HAZİRUN CETVELİ VE DİĞER TEDBİRLER TOPLANTI BAŞKANININ SEÇİLMESİ BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN TOPLANTIDA MEVCUDİYETİNİN GEREKLİLİĞİ TOPLANTININ SONA ERMESİ TOPLANTI TUTANAĞI DÜZENLENMESİ

5 9.2 MUHALİF OYLARIN DURUMU TOPLANTI ZAPTI DÜZENLENİRKEN VE İMZALANIRKEN TOPLANTI KOMİSERİNİN SORUMLULUKLARI TOPLANTI ZAPTININ TİCARET SİCİLİ DAİRESİNE VERİLMESİ

6 1 ORGAN OLARAK GENEL KURUL Anonim ortaklıklarda bulunması gereken zorunlu organlar genel kurul ve yönetim kuruludur. Genel kurulun yönetim kurulu karşında TTK kanunu kapsamında herhangi bir üstünlüğü yoktur ancak doktrinde bu konuda pek çok tartışma mevcuttur bu tartışmalar konumuz dışında olduğundan bu tartışmalara detaylıca değinmemekle birlikte sonuç olarak genel kurulun üst kurul niteliğinde olan bir organ olmadığını belirtebiliriz. 1 Genel kurul pay sahiplerinin ve temsilcilerinin belirli bir gündemi görüşmek ve karara bağlamak üzere usulüne uygun bir çağrı ile bir araya geldikleri karar organı niteliğinde bir organdır. Genel kurulun şirket yönetimine ilişkin görev ve yetkisi yoktur ve genel kurul kararlarının dış ilişkiye yansıması, alınan kararların yönetim kurulunca uygulanması, ilan ve tescil edilmesi ile olur ayrıca anasözleşme yoluyla da şirket yönetimine ilişkin kararlar genel kurula bırakılamaz. 2 Bundan dolayı genel kurulun şirket yönetimine ilişkin herhangi bir sorumluluğu yoktur çünkü sorumluluk genel kurulunun aldığı kararları uygulayan icra niteliği olan yönetim kurulundadır. 1.1 GENEL KURUL TOPLANTISI ÇEŞİTLERİ Genel kurul toplantıları pek çok açıdan ayrıma tabi tutulabilir, yapılış zamanı bakımından genel kurul toplantıları; olağan ve olağan üstü genel kurul toplantıları, davet yapılıp yapılmaması bakımından; davetli ve davetsiz genel kurul toplantıları ve toplantının yapılış usulü bakımından; fizikken bir arada olunan ve elektronik ortam aracılığı ile katılınan genel kurul toplantıları şeklinde ayrıma tabi tutulunabilir. 1 KARSLIĞOLU, H. (2007). ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL KARARLARI,. YÜKSEK LİSANS TEZİ, SAYFA21. 2 KARAHAN/HUYSAL. YENİ ANONİM VE LİMİTED ORTAKLIKLAR HUKUKU. SAYFA 495 6

7 1.2 OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISI Olağan genel kurul; TTK de her hesap devresi için ve hesap devresinin sonundan itibaren üç ay içerisinde, yılda en az bir defa olmak üzere, TTK m. 369 da sayılan gündem maddelerini müzakere edip karara bağlamak amacıyla kanunda belirtilen usul ve esaslara göre toplanan genel kuruldur. şeklinde tanımlanmıştır. TTK m. 364/1 uyarınca olağan genel kurul her hesap devresi sonundan itibaren üç ay içerisinde ve yılda en az bir defa yapılır. TTK de hesap devresinin başlayacağı ve biteceği tarih hakkında özel bir düzenleme mevcut olmamakla birlikte, TTK m. 72/3 te iş yılı ifadesi kullanılarak iş yılının en az altı, en fazla on iki ay olabileceği belirtilmiştir. 1.3 OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL TOPLANTISI Olağanüstü genel kurul toplantısı, olağan genel kuruldan farklı olarak, toplantının yapılabilmesi için belli bir zamanı olmayan acil ve mecburi sebepler çıktığı takdirde veya lüzumu halinde yapılan, bununla birlikte gündemini toplantının yapılmasını gerektiren sebeplerin oluşturduğu genel kurul toplantısıdır. Olağanüstü genel kurul toplantıları YTTK 409 uncu 3 maddede ve ETK 355 inci 4 maddesi ve 364 ncü 5 maddesinde düzenlenmiş olup, yeni olağan genel kurul toplantısından temel farkı toplantı zamanının farklı olmasıdır. 3 YTTK MADDE 409- (1) Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır. (2) Gerektiği takdirde genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır. 4 ETK MADDE 355 Murakıplar zaruri ve müstacel sebepler çıktığı takdirde umumi heyeti fevkalade toplantıya davete mecburdurlar. 5 ETK MADDE 364 Umumi heyetler adi ve fevkalade olarak toplanırlar. Adi toplantı her hesap devresi sonundan itibaren üç ay içinde ve en az yılda bir defa olur. Bu toplantıda 369 uncu madde gereğince müzakere gündemine konulması gereken hususlar müzakere olunur. Yılda birkaç kere kazançlarını dağıtan anonim şirketlerde her dağıtma için, umumi heyeti toplantıya davet lazımdır. Umumi heyet, lüzumu halinde fevkalade toplantıya davet olunur. 7

8 1.4 DİĞER GENEL KURUL ÇEŞİTLERİ Diğer genel kurul toplatışı çeşitleri başlıca kuruluş genel kurulu, imtiyazlı pay sahipleri genel kurulu, oydan yoksun pay sahipleri genel kurulu, tahvil sahipleri genel kurulu, intifa senedi sahipleri genel kurulu şeklinde belirtilebilinir. Bu çalışmada yukarıda saymış olduğum genel kurul çeşitlerine, genel kurulun yetkilerine ve genel kurulunun hangi konularda sorumsuzluğunun mevcut olduğuna detaylıca değinmemekle beraber çalışma konumuzun aslını oluşturan Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantılarının Yapılmasına İlişkin Usule yoğunlaşacağız. 2 GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞRI YETKİSİ OLANLAR 2.1 ÇAĞRIYA YETKİSİ OLANLAR YÖNETİM KURULUNUN TOPLANTIYA ÇAĞIRMA YETKİSİ Yönetim kurulu genel kurulu toplantıya çağırma yetkisine sahip olan asli organdır. Yönetim kurulunun genel kurulu toplantıya çağırma yetkisine ilişkin düzenleme TTK 410 m. 6 de yer almaktadır. Ayrıca TTK 410 m. de süresi dolmuş olsa bile genel kurulun yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılabileceği belirtilmiştir ve uygulamada sorun yaratan bu durumunda çözüme kavuşturulmuştur ayrıca Prof. Dr. Ünal Tekinalp te genel olarak bir organın görev süresi sona ermiş olsa da yeni üyelerin seçilmesi ve mevcut işlerin görülmesi amacıyla sınırlı olmak üzere, o organın görevinin devam edeceği görüşünü savunmaktadır. 7 (TEKİNALP- POROY/ÇAMOĞLU) 6 TTK MADDE 410- (1) Genel kurul, süresi dolmuş olsa bile, yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılabilir. Tasfiye memurları da, görevleri ile ilgili konular için, genel kurulu toplantıya çağırabilirler. 7 TEKİNALP-POROY/ÇAMOĞLU. ORTAKLIKLAR VE KOOPARATİFLER HUKUKU. SAYFA

9 Yönetim kurulunun gerektiği halde genel kurulu toplantıya çağırmaması durumunda TTK 553 m. 8 uyarınca sorumluluğu doğmaktadır PAYSAHİBİNİN TOPLANTIYA ÇAĞIRMA YETKİSİ Pay sahibi, payın veya eğer pay senede bağlanmışsa pay senedinin sahibine denir Anonim şirketlerde pay sahibinin şirkete getirmiş olduğu sermaye sayesinde şirket varlığını sürdürmekte olup, pay sahipliği nedeniyle de şirketten doğan bazı haklar pay sahibine tanınmıştır. Pay sahibi gerçek kişi olabileceği gibi tüzel kişi de olabilir. TTK de pay sahibine vermiş olduğu en önemli haklardan birisi oy kullanım hakkıdır Pay sahibi oy hakkını ancak genel kurulda kullanabileceğinden genel kurula katılma hakkı da en az oy hakkı kadar önemlidir. Bunun yanında, genel kurula katılma hakkı şirket işlerine katılarak, şirket iradesinin oluşumuna katkı sağlama açısından da oldukça önemlidir. Ayrıca yönetim kurulunun genel kurulu toplantıya çağıramadığı veya yönetim kurulunun yokluğu nedeniyle TTK 530 m. de belirtildiği üzere organ yokluğu nedeniyle genel kurul toplantılarının yapılamaması durumunda da pay sahiplerinin genel kurulu toplantıya çağırabilmesi söz konusudur AZINLIK TTK 411 m. 9 uyarınca azınlıkların, sermayenin en az onda birini, halka açık anonim şirketlerde ise yirmide birini oluşturan pay sahipleri yönetim kurulundan, yazılı olarak gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulun toplantıya 8 TTK MADDE 553- (1) Kurucular, yönetim kurulu üyeleri, yöneticiler ve tasfiye memurları, kanundan ve esas sözleşmeden doğan yükümlülüklerini kusurlarıyla ihlal ettikleri takdirde, ( ) (2) hem şirkete hem pay sahiplerine hem de şirket alacaklılarına karşı verdikleri zarardan sorumludurlar. 9 TTK MADDE 411- (1) Sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri, yönetim kurulundan, yazılı olarak gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulu toplantıya çağırmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri konuları gündeme koymasını isteyebilirler. Esas sözleşmeyle, çağrı hakkı daha az sayıda paya sahip pay sahiplerine tanınabilir. 9

10 çağrılmasını veya genel kurul toplanacak ise karara bağlanmasını istedikleri konuların gündeme konulmasını isteyebilirler. TKK 412 m. 10 de azınlığın genel kurulu çağrıya ilişkin taleplerinin yönetim kurulu tarafından reddedilmesi halinde pay sahiplerin başvuracakları yola ilişkin düzenlemelere yer verilmiştir TASFİYE MEMURLARININ GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞIRMA YETKİSİ TKK 410 m. 11 uyarınca tasfiye halindeki şirketlerde, tasfiye memurlarının tasfiye işlerine yönelik olarak genel kurulu toplantıya çağırma yetkilerinin mevcut olduğu düzenlenmiştir. Burada şunu belirtmekte yerinde olacaktır, tasfiye halinde şirketin yönetimi ile ilgili yetkiler yönetim kurulundadır. Tasfiye memurları sadece kendi alanlarına ile ilgili konularda şirketi toplantıya çağırma yetkisine sahiptirler İFLAS İDARESİ TARAFINDAN GENEL KURULUN TOPLANTIYA ÇAĞRILMASI İcra iflas kanunu uyarınca, iflas yoluyla tasfiyede, müflis ortaklığın yasal temsilcisi iflas idaresi olduğundan, iflas idaresinin genel kurulu toplantıya çağırma yetkisi vardır. 10 TTK MADDE 412- (1) Pay sahiplerinin çağrı veya gündeme madde konulmasına ilişkin istemleri yönetim kurulu tarafından reddedildiği veya isteme yedi iş günü içinde olumlu cevap verilmediği takdirde, aynı pay sahiplerinin başvurusu üzerine, genel kurulun toplantıya çağrılmasına şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesi karar verebilir. Mahkeme toplantıya gerek görürse, gündemi düzenlemek ve Kanun hükümleri uyarınca çağrıyı yapmak üzere bir kayyım atar. Kararında, kayyımın, görevlerini ve toplantı için gerekli belgeleri hazırlamaya ilişkin yetkilerini gösterir. Zorunluluk olmadıkça mahkeme dosya üzerinde inceleme yaparak karar verir. Karar kesindir. 11 TTK MADDE 410- (1) Genel kurul, süresi dolmuş olsa bile, yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılabilir. Tasfiye memurları da, görevleri ile ilgili konular için, genel kurulu toplantıya çağırabilirler. 10

11 2.1.6 KAYIM IN GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞIRMASI Eğer ki ortaklık yönetim organından yoksun kalmışsa ve mahkemece TMK 426/6 m. uyarınca yönetim kurulu yerine şirket ortaklığının yönetim kurulu yerine kayyım atanmışsa, kayyımda genel kurulu toplantıya çağırma yetkisine sahiptir. 3 GENEL KURUL TOPLANTI GÜNDEMİNİN BELİRLENMESİ VE GÜNDEME BAĞLILIK Geçerli bir genel kurul toplantının yapılabilmesi için, tüm pay sahiplerinin kanunda ve anasözleşme de gösterilen şekilde toplantıya davet edilmesi şarttır. Bu durumun tek istisnası TTK 416 m. 12 uyarınca davetsiz genel kurul toplantılarıdır. Genel kurul toplantı gündemi genel kurul çağrısı ile birlikte taraflara bildirilir. Genel kurul gündeminin belirlenmesi ve genel kurul gündemine konulması istemi ile ilgili düzenlemeler TTK413 m. 13 de belirtilmiştir ayrıca gündeme yeni madde eklenmesine ilişkin düzenlemelere TTK 411/2-3 m. 14 te yer verilmiştir. Genel kurul gündemine ilişkin düzenlemeler TTK 413 m. 15 de düzenlenmiştir. Genel kurul toplantılarında gündeme bağlılık ilkesi geçerlidir. Toplantıya katılsın 12 TTK MADDE 416- (1) Bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. (2) Çağrısız toplanan genel kurulda, gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir. 13 MADDE 413- (1) Gündem, genel kurulu toplantıya çağıran tarafından belirlenir. (2) Gündemde bulunmayan konular genel kurulda müzakere edilemez ve karara bağlanamaz. Kanuni istisnalar saklıdır. 14 TTK 411/2-3- (2) Gündeme madde konulması istemi, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılması tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşmış olmalıdır. (3) Çağrı ve gündeme madde konulması istemi noter aracılığıyla yapılır. 15 TTK MADDE 413- (1) Gündem, genel kurulu toplantıya çağıran tarafından belirlenir. 11

12 yâda katılmasın herkes genel kurulun toplanmasında ki amaç olan genel kurul gündemi ile bağlıdır. Gündeme bağlılık ilkesi sayesinde pay sahipleri genel kurula katılıp katılmama konusunda daha sağlıklı karar verebilecek ve katıldıkları genel kurul toplantılarında daha bilinçli oy kullana bileceklerdir. TTK 409 ve BTY m e göre olağan genel kurul toplantılarında nelerin görüşülebileceğinin asgari içeriği belirtilmiştir. (2) Gündemde bulunmayan konular genel kurulda müzakere edilemez ve karara bağlanamaz. Kanuni istisnalar saklıdır. (3) Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi yılsonu finansal tablolarının müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır. 16 BTY MADDE 13 (1) Olağan genel kurul toplantısının gündeminde sırasıyla şu hususlar bulunur: a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması. b) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi. c) Denetçi raporlarının okunması. ç) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki. d) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası. e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi. f) Yönetim Kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi. g) Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması. ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti. h) Denetçinin seçimi. ı) Lüzum görülecek sair hususlar. 12

13 4 TOPLANTI YERİ ZAMANI VE TOPLANTI ÖNCESİNDE VE TOPLANTI SIRASINDA HAZIR BULUNACAK BELGELER 4.1 TOPLANTI YERİ TTK 339/2a m. 17 da anasözleşme de şirket merkezinin belirtilmesi gerektiği belirtilmiş olup TTK 409 m. 18 ye göre genel kurulun şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanacağı belirtilmiştir. Genel kurul toplantılarının yurt dışında yapılamayacağına ilişkin net bir hüküm olmamakla birlikte, toplantıların yurt dışında da yapılabilmesi sınırlandırılmamıştır. TTK 409/3 maddesi uyarınca toplantının şirket merkezine düzenlemeler mevcut olmakla birlikte toplantının şirket merkezi dışında Türkiye de veya başka bir yerde yapılmasına da olanak tanınmıştır. 19 (KENDİGELEN) 4.2 TOPLANTI ZAMANI Olağan genel kurul toplantısının her hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içinde yapılacağı ve olağanüstü genel kurul toplatışının ise, yapılasını gerektiren durumun ortaya çıktığı zaman yapılacağı, BTY 7 m. 20 de belirtilmiştir. 17 MADDE 339- (1) Esas sözleşmenin yazılı şekilde yapılması ve bütün kurucuların imzalarının noterce onaylanması şarttır. (2) Esas sözleşmeye aşağıdaki hususlar yazılır: a) Şirketin ticaret unvanı ve merkezinin bulunacağı yer. 18 MADDE 409- (3) Aksine esas sözleşmede hüküm bulunmadığı takdirde genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır. 19 (KENDİGELEN) (Yazar burada aslında madde metnine paralel olarak şirket merkezi denilmesi gerekirken, gerekçede hatalı şekilde Türkiye denildiğini ifade etmektedir.) 20 BTY MADDE 7- (1) Genel kurul toplantıları aşağıda belirtilen zamanlarda yapılır: a) Olağan genel kurul toplantısı, her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Buna göre hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde toplantılar yılın ilk üç ayı içinde, özel hesap dönemi olan şirketlerde ise, hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde yapılır. b) Olağanüstü genel kurul toplantısı, şirket için toplantının yapılmasını gerektiren durumların ortaya çıktığı zamanlarda yapılır. 13

14 4.3 TOPLANTI SIRASINDA HAZIR BULUNACAK BELGELER TTK 437 m. 21 de açıkça belirtilmemekle birlikte Finansal tablolar, pekiştirilmiş finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisi, genel kurulun toplantısından en az on beş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde, pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur bu madde uyarınca genel kurul toplantısı sırasında nelerin hazır bulundurulacağını ilişkin çıkarımda bulunula bilinir. 5 GENEL KURULUN TOPLANTIYA ÇAĞRILMASI USULÜ Genel kurulun toplantıya çağrılması ile ilgili düzenlemeler TTK 414 m. 22 de düzenlenmiştir ve genel kurulun toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılacağı bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce iadeli taahhütlü mektupla yapılacağı belirtilmiştir. 5.1 ÇAĞRILI GENEL KURUL Pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına katılmaları, paylarının varlığından dolayı doğan haklarını kullanarak şirketin karar alması aşamasında iradelerini 21 TTK MADDE 437- (1) Finansal tablolar, pekiştirilmiş finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisi, genel kurulun toplantısından en az on beş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde, pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur. Bunlardan finansal tablolar ve konsolide tablolar bir yıl süre ile merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulur. Her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebilir. 22 TTK MADDE 414- (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. (2) Sermaye Piyasası Kanununun 11 inci maddesinin altıncı fıkrası hükmü saklıdır. 14

15 ortaya koymaları açısından son derece önemlidir. Bundan dolayı tüm pay sahiplerinin genel kurul öncesi toplantı hakkında haberdar edilmeleri ve toplantıda konuşulacak konular hakkında bilgilendirilmeleri zorunludur. Çağrılı genel kurul toplantılarında çağrının ne şekilde yapılacağı ve usule ilişkin esaslar TTK 414 m. 23 de ve BTY 10 m. 24 de belirtilmiştir ve davet ilanının toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden itibaren en az iki hafta önce yapılmadır. 25 (ŞENER) Halka açık şirketler bakımından ise çağrı şekli ve uygulanması SerPK 29/1 m. 26 ye göre; Halka açık ortaklıklar genel kurullarını, toplantıya, esas sözleşmede 23 TTK MADDE 414- (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. 24 BTY MADDE 10 (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Ayrıca, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir sayılı Kanunun 11 inci maddesinin altıncı fıkrası hükmü saklıdır. (2) Genel kurulun toplantıya çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. (3) Çağrısı yapılan ilk toplantıda nisabın temin edilememesi halinde, genel kurul aynı usulle yeniden toplantıya çağrılır. İlk toplantının ilan metnine, nisabın sağlanamaması halinde yapılacak ikinci toplantının çağrısına dair konulan hükümler geçersizdir. (4) Azlığın istemi üzerine, Kanunun 420 nci maddesinin birinci fıkrası uyarınca genel kurul toplantısının, toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya ertelenmesi halinde, erteleme kararı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilir ve internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerin internet sitelerinde karar tarihinden itibaren en geç beş gün içinde yayımlanır. Ertelenen genel kurul bir ay sonra yapılmak üzere, çağrı usulüne uyularak tekrar toplantıya çağrılır. 25 (ŞENER), İLANIN BİRDEN FAZLA GAZETEDE YAYINLANMASI DURUMUNDA SÜRENİN HESAPLANMASI, SAYFA 452 İlanın birkaç gazetede yayınlanması durumunda, iki haftalık sürenin en son ilan tarihinden itibaren hesaplanması gerekir s SerPK MADDE 29 (1) Halka açık ortaklıklar genel kurullarını, toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, ortaklığın internet sitesi ve Kamuyu Aydınlatma Platformu ile Kurulca belirlenen diğer yerlerde yayımlanan ilanla çağırmak zorundadırlar. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az üç hafta önce yapılır. Bu fıkraya ilişkin usul ve esaslar Kurulca belirlenir. 15

16 gösterilen şekilde, ortaklığın internet sitesi ve Kamuyu Aydınlatma Platformu ile Kurulca belirlenen diğer yerlerde yayımlanan ilanla çağırmak zorundadırlar: Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az üç hafta önce yapılır. Bu fıkraya ilişkin usul ve esaslar Kurulca belirlenir. Şeklinde düzenlenmiştir ÇAĞRININ İÇERİĞİ Çağrılı genel kurul toplantılarında çağrının içeriğine ilişkin düzenlemeler ve toplantıya çağrıya ilişkin ilanda pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda bulunması gerekenler BTY 11 m. 27 de düzenlenmiştir 5.2 ÇAĞRISIZ GENEL KURUL TOPLANTILARI TTK 416/1 m. 28 de de belirtildiği üzere tüm ortaklar veya temsilcilerinin hazır bulunması durumunda ve aralarından hiç kimsenin itiraz etmemesi durumunda davet usulüne uyulmaksızın toplantı yapılabilir. Bu tür toplantıların yapılması 27 BTY MADDE 11-1) Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda; a) Toplantı günü ve saati, b) Toplantı yeri, c) Gündem, ç) Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri, d) Çağrının kimin tarafından yapıldığı, e) İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı, f) Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, pekiştirilmiş finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu, g) Kanunun 428 inci maddesinde tanımlanan temsilcilerin kimlikleri ve bunlara ulaşılabilecek iletişim bilgileri, belirtilir. (2) Yapılacak ilanda, genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekâletname örneklerine de yer verilir. 28 TTK MADDE 416/1- (1) Bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. 16

17 genelde aile tipi ufak şirket ortaklıklarında görülmekte ve uygulamada çok kolaylıklar sağlamaktadır. Ayrıca çağrısız toplanan genel kurulun gündeminin belirlenmesi ve gündeme madde eklene bilmesi de TTK 416/2 m. 29 da düzenlenmiştir. 5.3 TEK KİŞİLİK ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTISI VE ÇAĞRI Eğer ki anonim şirket tek kişiden oluyorsa ise kural olarak genel kurul çağrısız toplanmadır ancak tek kişiye ait pay ve pay senetleri üzerinde intifa hakkı söz konusuysa yada rehin hakkı kurumuş olupta rehin sözleşmesiyle oy hakkı rehin alacaklısına tanınmışsa, genel kurul toplantısının çağrılı yapılması gerekir. 30 (BAHTİYAR, ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI, 2014) 6 GENEL KURULA KATILMAYA YETKİSİ OLANLAR 6.1 PAY SAHİBİ Pay sahibi; payın ya da pay senedinin maliki olan kişidir. Pay sahibi gerçek kişi olabileceği gibi tüzel kişide olabilir. Pay sahibinin genel kurula katılma hakkının vazgeçilmez hak olduğu TTK 447 m. 31 de Pay sahibinin, genel kurula katılma, asgari oy, dava ve kanundan kaynaklanan vazgeçilemez nitelikteki haklarını 29 TTK MADDE 416/2- (2) Çağrısız toplanan genel kurulda, gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir. 30 (BAHTİYAR, ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI, 2014) PROF.DR. MEHMET BAHTİYAR, ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI, BETA BASIM, 2014, İSTANBUL, SAYFA TTK MADDE 447- (1) Genel kurulun, özellikle; a) Pay sahibinin, genel kurula katılma, asgari oy, dava ve kanundan kaynaklanan vazgeçilemez nitelikteki haklarını sınırlandıran veya ortadan kaldıran, 17

18 sınırlandıran veya ortadan kaldıran ifadesi ile belirtilmiştir ve TTK 452 m. de de vurgulanmıştır. Pay sahibi paydan doğan haklarını kullanmak için, genel kurula kendisi katılabileceği gibi, temsilci aracılığı ile de genel kurula katılabilir. Pay sahibini genel kurulda temsil edecek kişinin pay sahibi olmasına da gerek yoktur HAZIR BULUNANLAR LİSTESİ Hangi pay sahibi genel kurula katılabilir, pay sahibinin genel kurula katılabilmesi için yönetim kurulu tarafından düzenlenen hazır bulunanlar listesinde pay sahibinin adının bulunması gerekir. Yönetim kurulunun hazır bulunanlar listesini ne şekilde hazırlayacağı, TTK 417 m. 32 da payların sahiplerine ilişkin listeyi ifadesi ile düzenlenmiştir. 6.2 TEMSİLCİLER Pay sahipleri genel kurula kendileri katılabilecekleri gibi temsilci aracılığı ilede genel kurulda temsil edilebilirler. Genel kurula katılan temsilci pay sahibi olabileceği gibi pay sahibi olmayadabilir. Pay sahibinin genel kurula temsilci ile katılmasını isteğini zorlaştıran hükümlerin geçersiz olacağı TTK 425 m. 33 de Temsilcinin pay sahibi olmasını öngören esas sözleşme hükmü geçersizdir. ifadesi ile düzenlenmiştir. Temsilcinin pay sahibini ne şekilde temsil edeceğine ilişkin olarak, pay sahibi her bir gündem maddesi için temsilciye ayrı ayrı talimat verebileceği gibi temsilcinin pay sahibinin talimatına aykırı irade beyanında bulunması da temsilcinin oyunu 32 TTK MADDE 417- (1) Yönetim kurulu, Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin listeyi, Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlayacağı pay sahipleri çizelgesi ne göre düzenler. 33 TTK MADDE 425- (1) Pay sahibi, paylarından doğan haklarını kullanmak için, genel kurula kendisi katılabileceği gibi, pay sahibi olan veya olmayan bir kişiyi de temsilcisi olarak genel kurula yollayabilir. Temsilcinin pay sahibi olmasını öngören esas sözleşme hükmü geçersizdir. 18

19 geçersiz sayılmasına neden olmayacaktır. Böyle bir durumun varlığı halinde pay sahibinin temsilciye karşı haklarının saklı tutulduğu TTK 427/1 m. 34 Temsil edilenin temsilciye karşı hakları saklıdır. İfadesi ile düzenlenmiştir. 6.3 DENETÇİLER VE YÖNETİM KURULU ÜYELERİ Denetçilerin genel kurula katılması ile iliği düzenleme TTK 407/2 m. 35 de açık şekilde düzenlenmiştir ve Denetçi ( ) genel kurulda hazır bulunur. Üyeler ve denetçiler görüş bildirebilirler. İfadesi ile belirtilmiştir. 6.4 İNTİFA HAKKI SAHİPLERİ Üzerinde intifa hakkı bulunan paylarda oy hakkının pay sahibine değil, intifa hakkı sahibie ait olacağı TTK 432/2 m. 36 de Bir payın üzerinde intifa hakkı bulunması hâlinde, aksi kararlaştırılmamışsa, oy hakkı, intifa hakkı sahibi tarafından kullanılır ifadesi ile düzenlenmiştir. İntifa hakkı sahibinin üzerinde intifa hakkı kurulmuş olan paya ilişkin irade beyanını ne şekilde ortaya koyacağı TTK 432/2 m. de intifa hakkı sahibi tarafından kullanılır. Ancak, intifa hakkı sahibi, pay sahibinin menfaatlerini hakkaniyete uygun bir şekilde göz önünde tutarak hareket etmemiş olması dolayısıyla pay sahibine karşı sorumludur. ifadesi ile düzenlenmiştir. 34 TTK MADDE 427- (1) Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uyar. Talimata aykırılık, oyu geçersiz kılmaz. Temsil edilenin temsilciye karşı hakları saklıdır. 35 TTK MADDE 407/2- (2) Murahhas üyelerle en az bir yönetim kurulu üyesinin genel kurul toplantısında hazır bulunmaları şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetçi ( ) genel kurulda hazır bulunur. Üyeler ve denetçiler görüş bildirebilirler. 36 TTK MADDE 432/2- Bir payın üzerinde intifa hakkı bulunması hâlinde, aksi kararlaştırılmamışsa, oy hakkı, intifa hakkı sahibi tarafından kullanılır. Ancak, intifa hakkı sahibi, pay sahibinin menfaatlerini hakkaniyete uygun bir şekilde göz önünde tutarak hareket etmemiş olması dolayısıyla pay sahibine karşı sorumludur. 19

20 6.5 DİNLEYİCİLER VE DAVETLİLER Dinleyicilerin ve davetlilerin genel kurula katılmalarına ilişkin TTK net bir düzenleme olmamakla birlikte BTY de (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği) ekinde yer alan iç yönerge örneğine ilişkin; Toplantı Yerine Giriş ve Hazırlıklar başlığı altında ortaklığın diğer yöneticileri, çalışanları, misafirler, ses ve görüntü alma teknisyenleri, basın mensupları gibi kişilerinde toplantı yerine gelmesi öngörülüyorsa bu durumun ayrıca iç yönerge de belirtilmesi gerektiği hükme bağlanmıştır. (BAHTİYAR, ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI, 2014) 37 7 TOPLANTI NİSABI, GEÇERLİLİĞİ Kanunda ve anasözleşme de öngörülen toplantı ve karar nisaplarına uyulması şartı ile anonim ortaklıklarda geçerli toplantı kararları alınabilir. 7.1 BASİT OLAĞAN YETER SAYILAR TTK 418 m. 38 de genel kurulun ne çoğunluk ile geçerli şekilde toplanacağı Genel kurullar, bu Kanunda veya esas sözleşmede, aksine daha ağır nisap öngörülmüş bulunan hâller hariç, sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin varlığıyla toplanır. İfadesi ile belirtilmiştir ayrıca bu belirtilen nisaba ulaşılamadığı takdirde ne şekilde genel kurulun toplanacağı İlk toplantıda anılan nisaba ulaşılamadığı takdirde, ikinci toplantının 37 (BAHTİYAR, ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI, 2014), BETA BASIM, SAYFA53 38 TTK MADDE 418- (1) Genel kurullar, bu Kanunda veya esas sözleşmede, aksine daha ağır nisap öngörülmüş bulunan hâller hariç, sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin varlığıyla toplanır. Bu nisabın toplantı süresince korunması şarttır. İlk toplantıda anılan nisaba ulaşılamadığı takdirde, ikinci toplantının yapılabilmesi için nisap aranmaz. (2) Kararlar toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile verilir. 20

21 yapılabilmesi için nisap aranmaz ifadesi ile belirtilmiştir. Ayrıca genel kurul kararlarının ne şekilde alınacağı da Kararlar toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile verilir ifadesinde düzenlenmiştir. 7.2 AĞRILAŞTIRILMIŞ YETER SAYILAR Türk Ticaret Kanunun Esas Sözleşme Değişikliklerinde Toplantı Ve Karar Nisapları ile ilgili başlığında, TTK 421 m. 39 de genel kurulun bazı konularda karar almasına ilişkin ön görülmüş olan ağırlaştırılmış nisaplardan bahsedilmiştir. Bu yeter sayılarına ulaşılması neticesinde ancak bazı kararların alınabilmesi, alınan kararların niteliği göz önünde bulundurularak karar yeter sayıları ağırlaştırılmıştır. TTK 421 m. de belirtilen nisaplara ulaşılması emredici hukuk kuralı niteliğinde olduğundan, bu nisapların anasözleşme ile dahi değiştirilmesi mümkün değildir. 39 TTK MADDE 421- (1) Kanunda veya esas sözleşmede aksine hüküm bulunmadığı takdirde, esas sözleşmeyi değiştiren kararlar, şirket sermayesinin en az yarısının temsil edildiği genel kurulda, toplantıda mevcut bulunan oyların çoğunluğu ile alınır. İlk toplantıda öngörülen toplantı nisabı elde edilemediği takdirde, en geç bir ay içinde ikinci bir toplantı yapılabilir. İkinci toplantı için toplantı nisabı, şirket sermayesinin en az üçte birinin toplantıda temsil edilmesidir. Bu fıkrada öngörülen nisapları düşüren veya nispî çoğunluğu öngören esas sözleşme hükümleri geçersizdir. (2) Aşağıdaki esas sözleşme değişikliği kararları, sermayenin tümünü oluşturan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin oybirliğiyle alınır: a) Bilanço zararlarının kapatılması için yükümlülük ve ikincil yükümlülük koyan kararlar. b) Şirketin merkezinin yurt dışına taşınmasına ilişkin kararlar. (3) Aşağıdaki esas sözleşme değişikliği kararları, sermayenin en az yüzde yetmişbeşini oluşturan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla alınır: a) Şirketin işletme konusunun tamamen değiştirilmesi. b) İmtiyazlı pay oluşturulması. c) Nama yazılı payların devrinin sınırlandırılması. (4) İkinci ve üçüncü fıkralarda öngörülen nisaplara ilk toplantıda ulaşılamadığı takdirde izleyen toplantılarda da aynı nisap aranır. (5) Pay senetleri menkul kıymet borsalarında işlem gören şirketlerde, aşağıdaki konularda karar alınabilmesi için, yapılacak genel kurul toplantılarında, esas sözleşmelerinde aksine hüküm yoksa, 418 inci maddedeki toplantı nisabı uygulanır: a) Sermayenin artırılması ve kayıtlı sermaye tavanının yükseltilmesine ilişkin esas sözleşme değişiklikleri. b) Birleşmeye, bölünmeye ve tür değiştirmeye ilişkin kararlar. 21

22 8 TOPLANTININ AÇILMASI VE YÜRÜTÜLMESİ Toplantının açılmasına ilişkin BTY 23 m. 40 de (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği) toplantının ne şekilde açılacağı ve kim tarafından açılacağı çağrısı yönetim kurulu tarafından yapılan toplantılar, iç yönergede yapılan belirlemeye uygun olarak, çağrısı yönetim kurulu dışındaki yetkililer tarafından yapılan toplantılar ise iç yönergede bu konuda belirleme yapılmamışsa bu yetkililer tarafından fiziki ve elektronik ortamda açılır. ifadesi ile açıkça düzenlenmiştir. Açılmış olan toplantının ne şekilde yürütüleceği BTY 23/2 m. de Genel kurul, açılışı müteakip bu Yönetmeliğin 14 üncü maddesi uyarınca oluşturulacak toplantı başkanlığı tarafından yönetilir. İfadesi ile düzenlenmiş ve BTY 14 m. 41 ye atıf yapılarak toplantı başkanlığının ne şekilde şekil de belirleneceği de belirtilmiştir. Toplantı başkanlığı ve toplantının yönetilmesine ilişkin olarak TTK 419 m. 42 de düzenlemeler mevcuttur, TTK 419 m. de Esas sözleşmede aksine herhangi bir 40 BTY MADDE 23 (1) Çağrısı yönetim kurulu tarafından yapılan toplantılar, iç yönergede yapılan belirlemeye uygun olarak, çağrısı yönetim kurulu dışındaki yetkililer tarafından yapılan toplantılar ise iç yönergede bu konuda belirleme yapılmamışsa bu yetkililer tarafından fiziki ve elektronik ortamda açılır. (2) Genel kurul, açılışı müteakip bu Yönetmeliğin 14 üncü maddesi uyarınca oluşturulacak toplantı başkanlığı tarafından yönetilir. (3) Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olan toplantılarda bakanlık temsilcisinin, diğer toplantılarda ise toplantı başkanının; şirket esas sözleşmesi ve iç yönergesi ile Kanun ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen hususların yerine getirildiğini ve gerekli nisabın sağlandığını tespit etmesinden sonra toplantıya devam edilir. (4) Tek pay sahipli anonim şirketlerde, bu pay sahibi genel kurulun tüm yetkilerine sahiptir. Tek pay sahibinin genel kurul sıfatıyla alacağı kararların geçerlilik kazanabilmesi için yazılı olmaları şarttır. 41 BTY MADDE 14 (1) Esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa toplantıyı yönetecek başkan ve gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilir. (2) Toplantı başkanı, tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu tayin ederek başkanlığı oluşturur. Ayrıca tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmemişse, bunlara ait görevler toplantı başkanı tarafından yerine getirilir. Elektronik Genel Kurul Sistemindeki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir. Tek pay sahipli şirketlerde tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmesi zorunlu değildir. 42 TTK MADDE 419- (1) Esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa toplantıyı, genel kurul tarafından seçilen, pay sahibi sıfatını taşıması şart olmayan bir başkan yönetir. Başkan tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu belirleyerek başkanlığı oluşturur. Gereğinde başkan yardımcısı da seçilebilir. 22

23 düzenleme yoksa toplantıyı, genel kurul tarafından seçilen, pay sahibi sıfatını taşıması şart olmayan bir başkan yönetir. genel kurulun kim tarafından ne şekilde yönetileceğine ilişkin düzenlemede de bulunulmuştur. 8.1 YETKİLİ KİŞİLERİN OY KULLANMALARI İÇİN TEDBİRLER Genel kurul toplantısında oy kullanacak pay sahiplerinin veya temsilcilerinin oylarını kullanabilmeleri ve sağlıklı bir genel kurul toplantısının yapılabilmesi için genel kurul öncesi bazı hazırlıkların yapılması ve genel kurul devam ederken bazı tedbirlerin alınması gerekmektedir HAZİRUN CETVELİ VE DİĞER TEDBİRLER Hazirun cetveli (EK ) ; genel kurulda toplantı anında hazır bulunan pay sahiplerinin ve temsilcilerinin ad, soyadı, adres ve pay miktarlarını gösteren ve ilgiler tarafından imzalanan listedir. Yeni Ticaret Kanununda Hazirun cetveli toplantının yapılması ile ilgili kısımda, hazır bulunanlar cetveli olarak TTK 417 m. 43 de de pay sahipleri çizelgesi olarak tanımlanmıştır. Hazirun cetveli yönetim kurulu tarafından hazırlanır. Hazirun cetveline nama yazılı pay sahipleriyle, henüz senede bağlanmamış payların sahiplerinin tamamı ve hisse sahiplerinden bir hafta önce anonim ortaklığına veya bir bankaya hisse senedi tevdi ederek adres bırakanlar yazılır. Cetvelin anonim ortaklığı defterlerine uygunlunu yönetim kurulunca onaylanır. (POROY/TEKİNALP/ÇAMOĞLU, 2005) 44 (2) Anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından, asgari unsurları belirlenecek olan bir iç yönerge hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilir. 43 TTK MADDE 417- (1) Yönetim kurulu, Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin listeyi, Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlayacağı pay sahipleri çizelgesi ne göre düzenler. 44 POROY/TEKİNALP/ÇAMOĞLU. (2005). ORTAKLIKLAR VE KOOPARATİF HUKUKU. 10 BASKI: ARIKAN, SAYFA 403, PARAGRAF

24 Hazır bulunanlar cetveli genel kurul toplantısı boyunca hazır bulunanların görebileceği bir yere asılır. 8.2 TOPLANTI BAŞKANININ SEÇİLMESİ Genel kurulu toplantı başkanı yönetir, toplantı başkanı seçilene kadar toplantının yapılması ile ilgili tedbirleri almakla yükümlü olan yönetim kurulu başkanı genel kurula başkanlık yapar. 8.3 BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN TOPLANTIDA MEVCUDİYETİNİN GEREKLİLİĞİ TTK 407/3 m. 45 de TTK 333 m. ye atıfta bulunularak hangi şirketlerin genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisinin hazır bulunacağı açıkça düzenlenmiştir. TTK 407/3 m. emredici nitelikte olduğundan görevli olan bakanlık temsilcisinin hazır bulunmadığı veya toplantıyı terk etmiş olduğu genel kurul toplantılarında alınan kararlar ve bakanlık temsilcinin imzasının bulunmadığı kararlarda yok hükmündedir. 9 TOPLANTININ SONA ERMESİ 9.1 TOPLANTI TUTANAĞI DÜZENLENMESİ Toplantı tutanağının neleri içereceği TTK 422 m. 46 de Tutanak, pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, gruplarını, sayılarını, itibarî 45 TTK MADDE 407/3- (3) 333 üncü madde gereğince belirlenen şirketlerin genel kurul toplantılarında Gümrük ve Ticaret Bakanlığının temsilcisi de yer alır. Diğer şirketlerde, hangi durumlarda Bakanlık temsilcisinin genel kurulda bulunacağı ve genel kurul toplantıları için temsilcilerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar ile bunların nitelik, görev ve yetkileri ayrıca ücret tarifeleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenir. Bakanlık temsilcisinin toplantıya katılma giderleri ve ücretleri ilgili şirket tarafından karşılanır. 46 TTK MADDE 422- (1) Tutanak, pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, gruplarını, sayılarını, itibarî değerlerini, genel kurulda sorulan soruları, verilen cevapları, alınan 24

25 değerlerini, genel kurulda sorulan soruları, verilen cevapları, alınan kararları, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarını içerir. İfadesi ile düzenlenmiştir ayrıca toplantı sonrasında düzenlenen tutanağın ne şekilde geçerli olacağı da aynı madde Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır; aksi hâlde geçersizdir. İfadesi ile düzenlenmiştir. Toplantı sonrasında yazılmış olan tutanağa ilişkin olarak yönetim kurulumunda sorumlukları mevcuttu. TTK 422/2 m. de yönetim kurulunun tutanağı derhal ticaret sicil gazetesinde tescil ve ilan ettirmesi gerektiği belirtmiştir. Kanunda ne kadar süre içerisinde tescil ve ilanın gerçekleşmesi gerektiğine ilişkin herhangi bir ifade bulunmamaktadır. Kanundan ayrı olarak tutanağın ne şekilde düzenlenmesine ilişkin daha detaylı düzenlemeler BTY 26m. 47 de de belirtilmiştir. Ayrıca toplantı tutanağının ne kararları, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarını içerir. Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır; aksi hâlde geçersizdir. (2) Yönetim Kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini derhâl ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür; tutanak ayrıca hemen şirketin internet sitesine konulur. 47 BTY 26- MADDE 26 (1) Genel kurul toplantısında yapılan görüşmeler ve alınan kararlar, toplantı başkanlığı tarafından tutanağa yazılır. Genel kurul tutanağı, toplantı mahallinde ve toplantı sırasında en az iki nüsha olarak düzenlenir. Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisinin katılması gereken toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır. Tek pay sahipli şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur. (2) Tutanakta, Ek-4 teki örnekte olduğu gibi; şirketin unvanının, toplantı tarihinin ve yerinin, şirketin toplam sermayesinin ve pay adedinin, toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin sahip oldukları pay sayılarının toplamı ve grupları ile paylarının itibari değerlerinin toplamı gösterilmek suretiyle toplantı nisabı, genel kurulda sorulan soruların ve verilen cevapların, alınan her karar için kullanılmış olumlu ve olumsuz oy sayılarının, Bakanlık temsilcisi bulunmakta ise bunların ad ve soyadları ile görevlendirme yazısının tarih ve sayısının, çağrıya dayalı toplantı yapılıyorsa çağrının ne surette yapıldığının; çağrısız toplantı yapılıyorsa bu durumun belirtilmesi zorunludur. (3) Toplantıda alınan kararlar, hiçbir tereddütte yer vermeyecek şekilde, olumlu ve olumsuz oyların toplamları da gösterilmek suretiyle tutanakta belirtilir. (4) Toplantıda alınan kararlara muhalif kalarak, muhalefet şerhi yazmak isteyenlerin şerhleri tutanağa yazılır veya yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri tutanağa eklenir. Tutanağa şerh koyan pay sahibinin adı ve soyadı yazılarak, muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir. Tutanağa eklenen muhalefet şerhi de toplantı başkanı ve Bakanlık temsilcisi bulunan toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır. 25

26 şekilde geçerli olacağına ilişkin düzenlemeler BTY nin toplantı tutanağının düzenlenmesi ile ilgili bölüm de BTY 26/5 m. 48 düzenlenmiştir. 9.2 MUHALİF OYLARIN DURUMU Toplantı tutanağında hem muhalif oyların ne şekilde yer alacağına ilişkin düzenlemeler TTK 422/1 m. her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarını içerir. İfadesi ile belirtilmiş ayrıca BTY 26/3 m. de Toplantıda alınan kararlar, hiçbir tereddütte yer vermeyecek şekilde, olumlu ve olumsuz oyların toplamları da gösterilmek suretiyle tutanakta belirtilir. İfadesi ile muhalif oyların toplantı tutanağında ne şekilde yer alacağı hakkında daha detaylı düzenleme yapılmıştır. 9.3 TOPLANTI ZAPTI DÜZENLENİRKEN VE İMZALANIRKEN TOPLANTI KOMİSERİNİN SORUMLULUKLARI Toplantı tutanağına ilişkin BTY de Bakanlık temsilcisinin görev ve yetkileri ile ilgili bölümde BTY 34/1 m. 49 de Tutanağın, Kanun ve bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak düzenlenmesini sağlar ifadesi ile düzenlemede bulunulmuştur. 9.4 TOPLANTI ZAPTININ TİCARET SİCİLİ DAİRESİNE VERİLMESİ Toplantı sonrası usulüne uygun olarak düzenlenen toplantı tutanağının ne şekilde tescil ve ilan edileceğine ilişkin düzenleme TTK 422/2 m. de Yönetim kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini derhâl ticaret sicili müdürlüğüne vermek 48 BTY 26/5- Toplantı başkanının, Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olan toplantılarda Bakanlık temsilcisinin veya tek pay sahipli şirkette hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin imzalamadığı toplantı tutanakları geçersizdir. 49 BTY MADDE 34- (1) Bakanlık temsilcisinin temel görevi, toplantının Kanun, bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat ile esas sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesini gözetmektir. Bakanlık temsilcisi genel kurul tutanağının hazırlanmasına nezaret eder. Tutanağın, Kanun ve bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak düzenlenmesini sağlar. Bakanlık temsilcisi toplantının yapılması ve kararların alınması ile ilgili tespit ettiği hukuka aykırılıkları ve usulsüzlükleri, toplantı tutanağına da geçirtir ve ilgililerle birlikte imzalar. 26

27 ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür; tutanak ayrıca hemen şirketin internet sitesine konulur. İfadesi ile belirtilmiştir. 27

28 KAYNAKÇA BAHTİYAR, P. M. (2014). ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI. İSTANBUL: BETA YAYIN. BAHTİYAR, P. M. (2014). ANONİM ORTAKLIK GENEL KURUL TOPLANTILARI. İSTANBUL: BETA YAYIN. KARAHAN/HUYSAL. YENİ ANONİM VE LİMİTED ORTAKLIKLAR HUKUKU. SAYFA 495 KARSLIĞOLU, H. (2007). ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL KARARLARI,. YÜKSEK LİSANS TEZİ, 21. KENDİGELEN. (tarih yok). İLK TEPİTLER. POROY/TEKİNALP/ÇAMOĞLU. (2005). ORTAKLIKLAR VE KOOPARATİF HUKUKU. 10 BASKI: ARIKAN, SAYFA 403, PARAGRAF 694 ŞENER. (tarih yok). İLANIN BİRDEN FAZLA GAZETEDE YAYINLANMASI DURUMUNDA SÜRENİN HESAPLANMASI. TEKİNALP-POROY/ÇAMOĞLU. ORTAKLIKLAR VE KOOPARATİFLER HUKUKU. SAYFA