Usul çerçevesinde kasa muhasebesi

Transkript

1 Mükellef Bilgilendirmesi Vergi danışmanınızın bir hizmetidir. Usul çerçevesinde kasa muhasebesi Denetçi tarafından satış tahmini yapılmasını engelleyiniz!

2 İçindekiler 1. Giriş Temel Şartlar Kasa defteri, kasa raporu ve elektronik sistemler Genel Kasa defteri Kasa raporu Elektronik sistemler Özel durum: Fazlaların (bakiyelerin) hesaplanması Katma Değer Vergisi ve Nakit işlemler İşletme denetlemeleri...8

3 Usul çerçevesinde kasa muhasebesi 1. Giriş Bir şirketteki kasa hareketlerine ait kayıtlar muhasebenin bir parçasıdır. Bu da özellikle belli bir kapsamda nakit işler yapıldığında çok önemlidir. Maliye dairesi böyle bir durumda kasa defterlerinin usullere uygun tutulup tutulmadığına odaklanır. Cirolarını ağırlıkla olarak nakit işlerden elde eden şirketlerdeki kasa defteri kayıtları (gastronomi, perakende ticaret vs.) hatalara eğilimlidir. Kanunlarda bir kasa defterinin tam olarak nasıl tutulacağına dair talimatlar bulunmamaktadır. Bu konuyla ilgili kurallar mahkemeler tarafından, literatürden ve genel muhasebe yönetmeliklerinden alınmıştır. Yukarıda belirtilen nedenlerden ve durumlardan dolayı, yani kasa kayıtlarının bir vergi danışmanı tarafından değil, vergi mükellefi veya bu kişinin işletmesinde çalışan bir kişi tarafından tutulması gerektiğinden dolayı bu konu genellikle pek ciddiye alınmaz hatta zaman harcayan gereksiz bir formaliteymiş gibi görülür. Ancak kayıtlarda yapılan hatalar, işletme denetlemeleri çerçevesinde pek de zararsız olmayacak tahminlere yol açacaktır. Daha ziyade nakit parayla işletilen işletmelerde denetçiler, kasa kayıtlarını incelemeye alırlar. Bu esnada belge kontrollerin yanı sıra bir denetleme yazılımı da kullanılır. Bu yazılım sayesinde, yapılmış hatalar veya uygunsuzluklar ortaya çıkarılır. Bu problemle mücadele etmek daha da önemli bir konudur. Kasa defteri yönetiminin organize edilmesi ve kayıt (defter) tutma şekli her halükarda vergi mükellefi ile vergi danışmanı arasında görüşülmelidir. 2. Temel Şartlar Muhasebe sadece eğer ticari işlemler güncel, tam ve doğru şekilde kayda geçirildiği takdirde usullere uygun sayılır. 1

4 Usul çerçevesinde kasa muhasebesi Î Not Buna göre kasa giriş ve çıkışları her gün deftere geçirilecektir. Sadece işletmeye has istisnai durumlarda (örn. güvenlik nedenleri) bir sonraki gün bir önceki günün kaydının alınmasına müsaade edilebilir. Bunun dışında defter kayıtları için bir gecikmeye müsaade edilmemektedir (vergi danışmanın bürosunda bile). Günlük olarak tutulması gereken defter kayıtları, sanki kasa her an sayım yapılacakmış gibi tutulacaktır, yani hakiki nakit durumu (gerçek mevcutlar) ile defter kayıtları (olması gereken mevcutlar) her daim aynı olmalıdır. Tutulan kayıtların şeklinden, işletmecinin kasa kapanışı sırasında bir gerçek değer/olması gereken değer karşılaştırması yaptığı anlaşılabilmelidir. Yani her gün, gün sonu kapanış mevcutları tespit edilmelidir. Bunun dışında aşağıdaki diğer esaslar da mutlaka dikkate alınmalıdır: Kasa defteri kayıtları açık, makul, eksiksiz ve zamana göre düzenlenmelidir. Elbette hakikate uygun ve doğru olmaları gerektiğinin ayrıca belirtilmesine gerek yoktur herhalde. Buna göre tutulan defterler üçüncü bir kişi için okunaklı, anlaşılır ve kronolojik olarak düzenlenmiş olmalıdır. Yazıların üzerine yazılmasına, tipeksle üzerini kapatmaya ve yazıların üzerine bir şeyler yapıştırılmasına kesinlikle müsaade edilmemektedir! Giriş ve çıkışlar hakiki tarih sıralamasına göre kaydedilecek ve bunlara ait belgelerde aynı şekilde sıralanacaktır. Î Not Kasadan yapılan tüm para giriş ve çıkışları deftere geçirilecektir (aksi takdirde gün sonunda hakiki kasa değeriyle olması gereken değerler farklı olur). Bu kasa hareketlerine ait belgeler mutlaka saklanacaktır. 2

5 Usul çerçevesinde kasa muhasebesi Bu şekilde kişisel ihtiyaçlar için alınan paralarla kişisel para mevduatlarından alınan paralar, aynı işletmeye ait banka hesabından yapılan giriş ve çıkışlar gibi deftere kaydedilecektir. EC-nakit girişlerinin ve kredi kartı işlemlerinin kasa defterine kaydedilip edilmediği sıklıkla sorgulanmaktadır. Bu işlemler otomatik olarak şirkete bağlı bir banka hesabına alacak olarak kaydedildiğinden dolayı bunların aynı zamanda kasa defterine işlenmesi mecburiyeti bulunmamaktadır. Ancak eğer buna rağmen kasa defterinde tutulmaları gerekiyorsa (örn. günlük satış işlemlerini derhal görebilmek için veya bir elektronik kasada bu otomatik gerçekleştiği için), bunların aynı gün içerisinde banka hesabından para çıkışı olarak gösterilmesi gerekmektedir, çünkü aksi takdirde kasa son mevcudu doğru olmaz. Pratik sebeplerden dolayı ilgili kasa hareketlerine ait belgeler kayıtlara kronolojik şekilde eklenmelidir. Buna ilaveten raporda ilgili tarih ve şirket ismi veya unvan belirtilmelidir. Günlük kayıtlar ne şekilde tutulurlarsa tutulsunlar temel olarak kasa defteri yöneticisinin ismi ve imzasına sahip olmalıdır. Î Not Eğer işletmede birden fazla kasa kullanılıyorsa, her bir kasa için ayrı ayrı defter tutulacaktır. Bu gereksinim başlıca nedenlerinden biri, yukarıda da belirtilen kasaların sayım yapılmasıdır. 3. Kasa defteri, kasa raporu ve elektronik sistemler 3.1 Genel Peki daha önceden teorik olarak belirtilen esaslar nasıl uygulanacaktır? Kayıtlar genel olarak manüel, yani elle bir kağıt üzerinde veya elektronik ortamda tutulabilir. Bunun yanında ayrıca bir de bir ara çözüm bulunmaktadır. 3

6 DATEV eg, Nürnberg Tüm haklar, özellikle de yayınlama hakkı yayınlayıcıdadır. Bu kitap ve içerisindeki tüm yazılar ve resimler telif haklarıyla korunmuştur. Kanuni durumlar dışında bu bilgi ve yazıların DATEV eg nin onayı olmadan herhangi bir şekilde değerlendirilmesi yasaktır. Redaksiyon ve basım: DATEV eg Printed in Germany. Bilgiler için herhangi bir garanti verilmez. Versiyon: Şubat 2010 DATEV-numarası: