Formal Letter and Templates. (İş Mektubu ve E-posta şablonları)

Transkript

1 Formal Letter and Templates (İş Mektubu ve E-posta şablonları) Mektuplar veya ler, resmi (formal) ve resmi olmayan (informal) olarak iki gruba ayrılır. Bu ders materyalinin konusu, resmi (formal) mektuplar ve lerdir. Günümüzde, iş dünyasında mektup ve yazışması sıklıkla kullanılmaktadır. Bu yazışma araçları, (i) İstek ve taleplerin iletilmesi, (ii) İletilmiş istek ve taleplerin saklanması ve belgelenmesi sağlamaktadır. Bu nedenle, iş yazışmalarının mümkün olduğunca kural ve usullerine uygun yapılması gerekmektedir Mektup veya Formatı Dear..., (Hitabet) Main text... (Konu ile ilgili cümleler) Main text... (Konu ile ilgili cümleler) Thank you. (Teşekkür, nezaket için gereklidir.) Yours sincerely / Yours faithfully/ Best regards, (Saygılarımızla/En iyi dileklerimle) Sender Name (Gönderenin adı) Sender Job title/address/phone. (Gerekli ise mesleki bilgileri, adresi, telefonu..) ÖNEMLİ TAVSİYELER: 1- Yazılan mektup ve 'lerin kelime, gramer hataları gibi yazım hataları içermemesi gerekiyor. Bu nedenle, metnin word'de yazılması ve kelime ve yazım kontrol araçlarının denetiminden geçirilmesi bu tür hataları önemli ölçüde azaltabilmektedir. 1

2 2- Size gelen formal (resmi) bir mektuba veya e cevap verirken, gelen mektupta ve e- mailde kullanılmış olan cümle kalıpları ve hitabet şekillerini kullanmak hem daha kolay hem de daha uygun bir cevap yazılmasını sağlayabilir. Pratik bir tavsiye: Metni yazacağınız word belgesine gelen mektubu yada e-mali kopyalayıp bunun üzerinden cevabınızı oluşturabilirsiniz. Böylece kendi cevabınızı bu şablon yardımı ile daha kolay ve hatasız yazabilirsiniz. 3- Yabancı birine mektup yada yazarken dolaylı ve kibar (indirect and polite) ifadeler tercih edilmesi tavsiye edilir. Çünkü, bazı kültürlerde doğrudan ifade etmek (direct expressions) kabalık olarak algılanabilir. Direct I need a week to complete it. (Uygun değil) Indirect and polite Would it be possible to have a week to complete it? (Daha kibar ve uygun) Direct There will be a delay. (Uygun değil) Indirect I m afraid that there may be a slight delay. (Daha uygun) 2

3 Direct It s a bad idea. (Kaba ve uygun değil) Indirect To be honest, I m not sure if that would be a good idea. (Yumuşak ve kibar. Daha uygun) British Council örneğini inceleyelim: Some Frequent Expressions used in Work Letters and s. *Hitabet için (Yazışma Formatı İçin Önemli) Eğer kişinin adı bilinmiyorsa, Dear Sir, (Sayın Beyfendi) Dear Madam, (Sayın Hanımefendi) Dear Sir/Madam (cinsiyetde bilinmiyorsa, Sayın Beyfendi/Hanımefendi) To whom it may concern (İlgili kişiye) İsmi biliniyor fakat samimi değilseniz yada tanımıyorsanız, soyadı ile hitap edilir Dear Mr. Carper, (Sayın Carper Bey) Dear Mrs. Carper, (Sayın Carper Hanım) Kişiyi tanıyor ve yeterince samimi iseniz, ismi ile hitap edilebilir. Dear Mrs. John, (Sayın John Bey) Note: Dear Mr./Mrs./Miss. Surname ile başlanmışsa, bitişte Yours sincerely daha uygundur. Note: Dear Sir/Madam ile başlanmışsa, bitişte Yours faithfully, daha uygundur. *Yazma Nedeninizi Açıklarken We are writing to you regarding... (... konusunda size yazıyoruz.) We are writing to you regarding the your application for the open position. I am writing to enquire about / ask... (... hakkında bilgi alamak için yazıyorum.) 3

4 I am writing to enquire about the open position that you advertized on the Web site. I am writing to you on the behalf of... (... adına size yazıyorum.) I am writing to you on the behalf of our Human Resource Manager. *Talebinizi iletirken Would/could you please send me... at the address below/above (Lütfen bana... aşağıdaki/yukardaki adrese gönderebilirmisiniz) Would/could you please send me a copy of your notes. I would be very grateful if you could send me this information (Bana bu bilgiyi gönderebilirseniz çok müteşekkür olurum) It is our intention to... (Niyetimiz şu ki...) It is our intention to organize a technical visit for your institution. We carefully considered your proposal and... (Teklifinizi dikkatlice inceledik ve...) We carefully considered your proposal and decided to support your research activity. I am writing regarding to... (...'ya atfen yazıyorum) I am writing regarding to issue that was mentioned in your previous . Please check to the enclosed invoice/document... (Lütfen, ekteki faturayı/dökümanı kontrol ediniz,...) Please check to the enclosed invoice and send a payment order. Could you please take the document attracted this and... ( Lütfen bu e ekli olan dökümanı alınız ve...) Could you please take the document attracted this and continue for our application process. *Onay Verirken I am writing to confirm... (... 'i onaylamak için yazıyorum) I am writing to confirm that we received documents, which you sent us via . *Bilgilendirme İçin 4

5 I am writing to let you know that... ( Sizi bilgilendirmek için yazıyorum ki...) I am writing to let you know that we postponed the meeting planned for the next week. I would like to inform you about... (Size... hakkında bilgi vermek istiyorum) I would like to inform you about the rise of your shares in stock market. I am happy to inform you that... ( Size memnuniyetle bildiriyorum ki...) I am happy to inform you that our institution accepted your application for the position of research assistant. We are sorry/regret to inform you that... (Size üzülerek bildiriyoruz ki) We are sorry/regret to inform you that we rejected your application. *İyi dilek ve tebrikler I want to congratulate you... (Yeni pozisyonunuzu tebrik etmek istiyorum) I want to congratulate you for your new position at the company *Teşekkürler Thanks in advance (Şimdiden teşekkürler) Thank you for your assistance/helps/supports (Yardımlarınız için teşekkür ederim.) *Yardım ihtiyacını sorma, If you need more help, please feel free to contact me. (Eğer yardıma ihtiyacınız olursa lütfen kontak kurunuz) For further information please consult/see/look at/have a glance on our website at... ( Eğer daha fazla bilgiye ihtiyanız olursa websitemiz... 'e bakınız) *Sonuç yada cevap beklendiğinin iletilmesi (Yazışma Formatı İçin Önemli) Cevap veya bir sonuç beklendiğini, mektubun yada in sonunda aşağıdaki kalıpla ifade edilmesi gelenekselleşmiştir. 5

6 Looking forward to kalıbı, mektup ve erin sonlarında yayın kullanılır. I am looking forward to hearing from you (Sizden cevap almayı dört gözle bekliyorum) * Kapanış Cümlesi Yours Sincerely / Yours faithfully/ Best regards, (Saygılarımızla/En iyi dileklerimle) Dikkat: Eğer mektup/ Dear Mr./Mrs./Miss. Surname ile başlamış ise Yours sincerely kullanılmalı. Eğer mektup/ Dear Sir/Madam ile başlamış ise Yours faithfully kullanılmalı Write to apply the following job advertisement ( Aşağıdaki iş ilanına başvurmak için e- mail yazınız) Part-time Campus Job We are looking for a student for part-time laboratory work at center research institute. We need a talented student who can work at least three afternoons in a week in the laboratory. For more information, write Dr. John at [email protected] A possible answer ( Olası bir ) To: [email protected] Subject: About your Part-time Campus Job advertisement Dear Dr. John, I am a second year computer engineering undergraduate student. I would like to apply for your advertisement with the title of Part-time Campus Job. I can work 3 afternoon in a week. I have experience in laboratory works. I am looking forward to hearing from you. Yours Sincerely, Ufuk Tugra Akincioglu Inonu University 6