İŞ AKIŞ ŞEMASI. Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının ilgili birime ulaşması. Alım şekline karar verilmesi

Transkript

1 ŞEMA NO: /1 ŞEMA ADI: SATINALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının ilgili birime ulaşması Alım şekline karar verilmesi İhaleye tabi Doğrudan temin İhale yönteminin belirlenmesi Temin yönteminin belirlenmesi Pazarlık usulü ihale Açık ihale Doğrudan teminle satın alma Tek kaynaktan satın alma DMO'dan satın alma Pazarlık usulü ihale işlemleri iş akış şeması Belli istekliler arasındaihale işlemleri iş akış şeması Doğrudan teminle satın alma iş akış şeması Tek kaynak satın alma iş akış şeması DMO alımları iş akış şeması

2 ŞEMA NO: /2 ŞEMA ADI: AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın slma yöntemi belirleme iş akış şeması İhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve belgelerin birime gelmesi Harcama Yetkilisi Onayı İhale dökümanlarının hazırlanması İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale komisyonu görevlendirme yazısı İhale işlem dosyasının açılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dökümanını alması Tekliflerin toplanması ve ön değerlendirmelerinin yapılması Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım sözleşmesi

3 ŞEMA NO: /3 ŞEMA ADI: AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmsi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu Mal ya da hizmetin kabulü TİF Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal alımı Satınalmanın türü Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı Hizmet İşleri Kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin Ödeme emri belgesi Harcama Yetkilisi Onayı

4 ŞEMA NO: /4 ŞEMA ADI: BELLİ İSTEKKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akışı İhtiyaç talep yazısı Belli istekler arasında ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin birime gelmesi Ön yeterlilik ve ihale dokümantasyonunun hazırlanmasıı İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale komisyonu görevlendirme yazısı Danışmanlık hizmeti İhalenin hangi tür satın alma için yapıldığının tespiti Diğer mal/hizmet alımı Ön yeterlilik ve ihale dökümanının alınması Ön yeterlilik ve ihale dökümanının alınması Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması ve davetiye ile birlikte ihale dökümanının gönderilmesi Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması Tekliflerin alınıp teknik değerlendirilme ve puanlamanın yapılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dökümanını alması Mali değerlendirme ve puanlarının yapılması ve konsolidasyon Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin yapılması Danışmanlık sözleşmesi Mal/hizmet alımı sözleşmesi

5 ŞEMA NO: /5 ŞEMA ADI: BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı fatuası Mal ya da hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Satınalma türü Mal alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlemesi Hizmet işleri kabul tutanağı Fatuaranın ödenmesi yönelik ödeme emrinin Harcama Yetkilisi Onayı

6 BİRİM: ŞEMA NO: /6 ŞEMA ADI: YARGITAY BAŞKANLIĞI PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın Alma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Pazarlık usulü ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin gelmesi Makam onayının alınması Harcama Yetkilisi Onayı Piyasa fiyat araştırmasının ve yaklaşık maliyet hesaplamasının yapılması İhale dokümanlarının hazırlanması İlanın yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi İlan yapılacak İlan yapılmayacak İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhale işlem dosyasının açılması İhale ilanının verilmesi Davet mektubunun Davet mektubu Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dökümanını alması Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi İsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi

7 ŞEMA NO: /7 ŞEMA ADI: PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Fiyatı da içeren tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve karar alınması İhalenin yapılması Sözleşme görüşmeleri yapılmaı ve sözleşmenin imzalanması Alım sözleşmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının Mal ya da hizmet alımı fatuası Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin faturasının alınması Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Mal ya da hizmetle tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı Hizmet işleri kabul tutanağı Ödeme emri belgesi Faturanın ödenmesi yönelik ödeme emrinin Harcama Yetkilisi Onayı

8 ŞEMA NO: /8 ŞEMA ADI: TEK KAYNAK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerin ihtiyaç talep yazılarının ödeme ile ilgili bölüme gelmesi Talebe konu alımın yapılacağı firmanın tek kaynak olup olmadığının sorgulaması Satınalma yöntemi belirleme iş akış şeması Firmadan fiyat teklifinin alınması Tek kaynak mal ve hizmetlere ilişkin matbu formunun doldurulması Tek kaynak matbu formu Harcama Yetkilisi Onayı Muayene kabul komisyonunun kurulması

9 ŞEMA NO: /9 ŞEMA ADI: BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal Ya da hizmet Alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayenen kabul tutanağının Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu Mal ya da hizmetin kabulu Satın almanın türü Mal alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin Ödeme emri belgesi Harcama Yetkilisi Onayı

10 ŞEMA NO: /10 ŞEMA ADI: DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birim ihtiyaç talep yazılarının ödeme ile ilgili bölüme gelmesi Talep doğrudan temin üst sınırının altında mı? Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması Talep edilen malın veya hizmetin piyasa fiyat araştırması yapacak personelin belirlenmesi Personelin görevlendirilmesine ilişkin yazının hazırlanması Harcama Yetkilisi Onayı Görevlendirilen personelin piyasadan en az 3 teklif alınması Piyasa fiyat araştırma tutanağı En düşük teklif veren firmadan malın alınması İhale onay belgesi Harcama Yetkilisi Onayı Mal veya hizmetin teslim alınması Muayene kabul komisyonunun kurulması

11 ŞEMA NO: /11 ŞEMA ADI: DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI Mal veya hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağaının Mal veya hizmet faturası alım Mal veya hizmet uygun mu Mal veya hizmet faturasının alınması Muayene kabul tutanağı Mal veya hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı Mal veya hizmette tespit edilen eksiklikler ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin Ödeme emri belgesi Harcama yetkilisi onayı

12 ŞEMA NO: /12 ŞEMA ADI: DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun ödeme birimine gelmesi İşlemin ilgili personele havale edilmesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması Malzeme Listesi İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? Satınalma yöntemi belirleme iş akış şeması İhtiyaç katalog da bulunan kod numaralarından oluşan DMO malzeme istem listesi oluşturulması DMO malzeme istem listesi DMO ya kredi açılması Kredinin açıldığında ilişkin muhasebe işlem fişiyle talep formunu/listesini içeren üst yazının DMO'ya gönderilmesi Harcama Yetkilisi Mutemetinin görevlendirilmesi

13 ŞEMA NO: /13 ŞEMA ADI: DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI DMO 'nun hesabına para aktarılması Muhasebe işlem fişi Fatura Malın teslim alınması Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi Mallara uygun mu? DMO ile bağlantı kurulması Ödeme emrinin ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme emri belgesi MİF Harcama Yetkilisi Onayı

14 ŞEMA NO: /14 ŞEMA ADI: SARF MALZEMELERİ TEMİN VE DAĞITIM İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç duyulan sarf malzemesi çeşit ve miktarının belirlenmesi Belirlenen malzeme listesinin satın alınmak üzere satınalma ile ilgili birime verilmesi Satınalma yöntemini belirleme İhtiyaç doğrultusunda düzenlemiş taşınır istek belgesinin gelmesi İlgili birime sevk edilmesi Malzeme depoda var mı? Bir sonraki alımda değerlendirilmesi Malzemenin ilgiliye teslim edilmesi ve Taşınır İşlem Fişinin Depo çıkış icmallerinin 3'er aylık dönemlerde saymanlığa bildirilmesi Depoda kalan malzemelerin dönemler halinde sayımının yapılması

15 ŞEMA NO: /15 ŞEMA ADI: DAYANIKLI TÜKETİM MALZEMESİ DEPO ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Depodan çıkışı yapılacak demirbaş malzeme için çıkış onayının gelmesi / hazırlanması Ekonomik ömrünü dolduran ve kullanım dışı kalan metal aksamlılar Ekonomik ömrünü dolduran ve kullanım dışı kalan ahşap aksamlılar İhtiyaç fazlası havuzuna atılanlar Kullanıma verilenler Komisyon kararı Komisyon kararı Görevliye teslim edilmesi Listelerin hazırlanması Listelerin hazırlanması Teslim tutanağının Kayıttan düşme teklif onay tutanaklarının Kayıttan düşme teklif onay tutanaklarının Zimmet fişinin Milli Emlak Müdürlüğüne teslimi İmha edilmesi Sistemden çıkış işlemlerinin yapılması ve taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişi'nin malzeme gönderilen birime ve muhasebe birimine gönderilmesi Mali yıl sonunda ambar depo sayım tutanağının Harcama birimi yönetim hesabının Kayıtların uygunluğunun kontrol edilmesi

16 ŞEMA NO: /16 ŞEMA ADI: TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın Alınan malzeme ile ilgili belgelerin taşınır kayıt kontrol yetkilisine gönderilmesi Taşınır kayıt kontrol yetkilisinin kontrol etmesi Evraklar tamam mı? Evrakların Eksikliklerine tamamlanması için satınalmaya iade edilmesi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinin kontrol etmesi Faturadaki malzemenin hesap kodu var mı? Harcama birimi taşınır hesap kodu tanımlanması Taşınır net programından taşınır işlem fişi çıkarılarak, ödeme emri belgesine eklenmesi Taşınır net programı ile ilgili personel sisteme girerek kodların açılması TİF Ödeme birimine teslim edilmesi

17 ŞEMA NO: /17 ŞEMA ADI: PERSONEL MAAŞ ÖDEMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Memur maaş bilgileri, sözleşmeli personel maaş bilgileri (4B) geçici personel maaş bilgileri(4c) Her ayın 1-8'i arası personel maaş bilgilerinin toplanması Toplanan bilgilerin saymanlık SAY2000 sisteminde girilmesi Saymanlıktan gelen son bilgilerin kontrol edilmesi Hata var mı? Hataların düzeltilip tekrar saymanlığa gönderilmesi Harcama Yetkilisinin onayına sunulması Harcama Yetkilisinin onayı İmzalanan personel maaşlarının saymanlığa tekrar gönderilmesi Ayın 13'nde bankalara ödeme emri talimatının gönderilmesi Ayın 15'i ile 25'i arası emekli keseneklerinin gönderilmesi

18 ŞEMA NO: /18 ŞEMA ADI: MEMUR FAZLA ÇALIŞMA MESAİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Harcama Yetkilisi Onayı Her yıl Ocak ayında fazla çalışma yapan personele mesai ücreti ödenmesi İçin üst yneticinin onayının gelmesi Günlük puantaj cetvellerinin hazırlanması Her bir ay İçin harcama yetkilisinden onay alınması Harcama Yetkilisinin Onayı Üst yazı yazılarak ödeme birimine gönderilmesi Harcama yetkilisi onayı Ödeme belgesinin

19 ŞEMA NO: /19 ŞEMA ADI: MAL TESLİM ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Fatura ve muayene kabul komisyon oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatua ve muayene kabul komisyonu olurlarının taşınır kayıt kontrol yetkilisine gelmesi Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre mal girişlerinin yapılması Taşnır işlem fişi Taşınır işlem fişinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması

20 ŞEMA NO: /20 ŞEMA ADI: YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Başkanlar kurulunca veya yönetim kurulu tarafından yapılan görevlendirme yazısı Görevlendirme onayı Muhasebe işlem fişi Harcama yetkilisinin onayı Muhasebe işlem fişinin saymanlığa gönderilmesi İlgililere ödeme yapılması Görev dönüşü bildirimlerin ve belgelerin ödeme birimine gönderilmesi Harcama Yetkilisi Onayı Ödeme belgesinin ve MİF''nin kapatılması

21 ŞEMA NO: /21 ŞEMA ADI: YURT DIŞI MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Başkanlar kurulunca veya yönetim kurulu tarafından yapılan görevlendirme yazısı Her ayın son günü açıklanan Merkez Bankası kuruna göre her ayın 1-5 arası yurt dışı maaş bordrosu hazırlama Ödeme emri Harcama Yetkilisinin Onayı Ödeme emrinin saymanlığa gönderilmesi Saymanlıkca Merkez Bankasına aktarılması Merkez Bankasınca ilgilinin hesabına aktarılması