Evrak Fakülte içinden veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi. Fakülte Birimlerini ilgilendiriyor mu? Evet Hayır

Transkript

1 ŞEMA ADI Gelen Evrak İş Akış Şeması Akış No : 01 Harici Evrak Evrakın Posta veya elden Dekanlığa gelmesi Evrak Fakülte içinden veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili Evrak Fakülte Birimlerini ilgilendiriyor mu? İlgili tarafından evrakın kayda sokulması ilgili konu bazında tasnifi Sayı ve dosya numarası verilmesi Dahili ve Harici evrakın Ilgili birimlere iade edilmesi Evrakın Fakülte Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın Dekana veya yardımcılarına gönderilmesi Evrakın Dekan veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime verilmesi İlgili birimin evrakı teslim alması Dahili zimmet defterine teslim edildiğine dair imza alınması

2 ŞEMA ADI Giden Evrak İş Akış Şeması Akış No : 02 Giden Evrakın Hazırlanması Evrakın Memur tarafından kontrolü Fakülte Sekreteri tarafından İncelenmesi ve Dekanlık Makamına arzı Dekan tarafından incelenip imzalanması Fakülte birimlerini ilgilendiryor mu? Dahili giden evrak defterine kaydının yapılması Harici giden evrak defterine kaydı İlgili dahili birime evrağın imza karşılığı teslim edilmesi Evrakın imza karşılığı teslim edilmesi Paraflı Evrakın dosyasına kaldırılması Paraflı evrakın dosyasına kaldırılması

3 ŞEMA ADI Resmi Yazışmalar İş Akış Şeması Akış No : 03 Resmi yazı Gelen Evrak İş Akışı Evrağın havale edilen personele imza karşılığı zimmetlenmesi Cevap yazısı gerekli mi? Havale edilen personelin cevap yazısının yazılması ve paraflanması Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması Cevap yazısının birim amirlerine imzaya sunulması Dekan / Bölüm Başkanı / Fakülte sekreteri onayı iş akışı Giden evrak iş akışı

4 ŞEMA ADI İş Akış Şeması BİMER Bilgi Edinme İş Akış Şeması Akış No : 04 Web üzerinden gelen vatandaş talepleri Fakülte BİMER sorumlusundan dairenin görev alanına giren bilgi taleplerinin web üzerinden konu sorumlusuna gelmesi Talep edilen bilgi dairenin görev alanına giriyor mu? Fakülte Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Talep edilen bilgi, Bilgi Edinme Kanunu kapsamında? mı Fakülte Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Talep edilen bilginin hazırlanması Bilginin e- posta yoluyla veya telefon ile talep edene bildirilmesi

5 ŞEMA ADI Mal Bildirimi İş Akış Şeması Akış No : 05 Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Dekanlığa başvurması Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Dekanlığa verilir. Personel Daire Başkanlığına bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi Dekanlık Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı

6 ŞEMA ADI Senelik İzin Alma İş Akış Şeması Akış No : 06 Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap verilir. Yıllık izin talebinde bulunan personel Dekanlığa başvuru yapar Personelin dosyasındaki İzin İzlenim kartından izin durumunun kontrolü yapılır İdari Görevli Personel, idari personel Yıllık izin hakkı var mı? Sağlık Raporu İdari görevi olan personel (Bölüm Başkanı,Dek. Yard. vb izin konusunda birim amiri ile görüşür. İdari personel (Şef, memur vs ) izin konusunda üst amiri ile görüşür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır. Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak İmzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve gönderilir Sağlık izin formu 2 nüsha olarak doldurulur Dekan Onayı İş Akışı Yıllık İzin İsteği / Sağlık İzin Formu İzin formu PDB gönderilir /Sağlık izin formu PDB gönderilir İzin İsteği ve Onayı / Sağlık izin formu Formunun incelenmesi Bilgiler ve imzalar doğru ve tam mı? Daire Başkanı Onayı İş Akışı Personele, formun eksiklerinin tamamlanması için telefonla bilgi verilmesi İznin personelin izin izlenim için elektronik ortamda işlenmesi yapılır Personelin İzin İsteği ve Onayı / Sağlık izin formu Formu nu Dekanlık tarafından geri alarak eksikleri giderilir A

7 ŞEMA ADI Mazeret İzini İş Akış Şeması Akış No : 07 Mazeretin belirlenmesi ( Doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır. İzin Formu Dekanlık Onayı İş Akışı Yıllık ve Sağlık İzin İş akış Şemasına göre onaylanması İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır.

8 ŞEMA ADI Yurt Dışı İzin Onayı İş Akış Şeması Akış No : 08 Dilekçe Fakülte personelinin yıllık iznini yurt dışında geçirmek için dilekçe ile başvurması Gelen evrak iş akışı Dekanlık Makamı tarafından izin isteğinin kabul edilmesi Yurt dışı izin onayının hazırlanması Rektörlük Makamından olur alınması Rektör onayı iş akışı Olurdan geçen evraka kayıt numarasının verilmesi Bir nüshanın ilgiliye verilmesi Bir nüshanın dosyaya takılması

9 ŞEMA ADI İşe Başlama ve Ayrılmada Yapılacak İş Akış Süreci Akış No : 09 Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Fakültemizde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıştırılır Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim Alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır SGK çıkış işlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, Kadrosu Fakültede ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshası muhasebeye verilir. Naklen Atama Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır.

10 ŞEMA ADI Özlük Dosyası İade İş Akış Süreci Akış No : 10 Fakültemizde görev yapmakta iken emeklilik, nakil, ölüm, istifa ve görevlendirme gibi nedenlerle görevden ayrılma Naklen atamalarda ve kadrosuyla birlikte başka birimlerde görevlendirilen personel için personel nakil bildirimi düzenlenmesi Görevden ayrılış yazısının Rektörlüğe / görevlendirildikleri birimlere gönderilmesi Kadrosu başka birime aktarılan ve o birimde görevlendirilen personel için; İlgiliye ait tüm yazışmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının görevlendirildiği birime iadesi Emeklilik, nakil,ölüm, istifa gibi durumlarda ; İlgiliye ait tüm yazışmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi

11 ŞEMA ADI Doğrudan Temin İle Satın Alma İş Akış Süreci Akış No : 11 Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ödenek var mı? Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklif sonunda yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması Mal ile ilgili ihale onay belgesinin üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale Onay Belgesi İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması A

12 A En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi Muayene kabul komisyonun kurulması Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması Mallar alım için uygun mu? Fatura ile malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Tutanak tutularak malların ambara girişinin sağlanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi

13 ŞEMA ADI Görev Yollukları İş Akış Süreci Akış No : 12 Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında ; - Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, - Personel nakil bildirimi, - Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında ; - Görevlendirme yazısı ( Rektörlük oluru ) veya harcama talimatı, - Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi - Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak " Muhasebe İşlemi Süreç Akış Şeması " na göre yapılır

14 Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış süreci Akış No:13 Her Yılın son ayında sayım komisyonunda yer alacak personelin Dekan tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisi belirlenen personeli onaylaması ile sayım komisyonu oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Dahili Evrak Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Taşınır çıkış işleminin yapılması Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi SGDB Hesapları ile Fakülte taşınır hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hesap tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Taşınır Sayım Tutanağı,Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli,Harcama Birimi Taşınır Yönet,m Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem fişi no'suna ilşkin tutanak hazırlanması Dekan Onayı Harcam Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB'ye onaya gönderilmesi

15 ŞEMA ADI Personel Maaş İşlemleri İş Akış Süreci Akış No : 14/1 Mahkeme İcra İlamları Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgilipersonel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi Mahkeme Nafaka İlamları Lojman Tahsis Bilgileri (İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgilipersonel bazında nafaka Kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi Ay içinde gerçekleşen lojman kira artışlarının veya lojmana giren / çıkan personelin lojman kira kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi Terfi Kararları (Persone Daire Başkanlığı) Ay içinde gerçekleşen terfilerden kaynaklanan alacaklara göre her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi İzin ve Rapor Durum Listesi (Personel Daire Başkanlığı) Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile ilgili yapılacak kesintilerin hesaplanması ve her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi İlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri gelen personelin fark tazminatlarından kaynaklanan kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi A

16 ŞEMA ADI Personel Maaş İşlemleri İş Akış Süreci Akış No : 14/2 A Her ayın da SAY ' 2000 de personel maaş hesaplatma işleminin yapılmas ı KBS den bordro çıktılarının alınması KBS Bordro çıktıları HYS gerekli bilgi girişlerinin yapılması Bordrolarda hata / veya uyumsuzluk var mı? Hatalı bordrolardaki maaş parametrelerinin tek tek incelenmesi ve düzeltmelerinin yapılması Maaşlara ilişkin ödeme emri ve eklerinin Düzenlenmesi ve en az üç nüsha çıktılarının alınması Maaş ödeme emri ve ekleri Dekan onayı iş akışı Belgeler hatasız mı? Düzeltilmesi için İlgili personele gönderilir B

17 ŞEMA ADI Personel Maaş İşlemleri İş Akış Süreci Akış No : 14/3 B Dekan Onayı İmzalanan belgelerin birime gelmesi Belgelerin birer nüshasının Dekanlıkta kalması kaydıyla,diğeri SGDB'ye gönderilmek üzere dosya olarak düzenlenmesi Evrak Teslim Tutanağı düzenlenmesi (Personel Maaşları Ödeme) Emri ve Ekleri İmza karşılığı SGDB ye teslim edilmesi

18 ŞEMA ADI Muayene komisyonu İş Akış Süreci Akış No : 15 Resmi yazı Talebin yazı yolu ile gelmesi Personelin görevlendirilmesi Muayene Kabul Komisyonunun oluşturularak ilgili birime bildirilmesi Resmi yazı Dekan onayı iş akışı Muayene Kabul Komisyonu Üyeleri tarafından alınan ekipman, yazılım / veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Uygun mu? Alınan ekipman, yazılım ve / veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygun hale getirilmesinin istenmesi Alınan ekipman, yazılım ve/ veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygun olduğunun onaylanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı

19 ŞEMA ADI Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama İş Akış Süreci Akış No : 16 Taşınır İstek Belges i/ Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması Talep edilen malzemenin stok durumunun programından kontrol edilmesi Stokta mevcut mu? Olmayan malzemenin alınması için Fakülte Sekreterine bildirilmesi Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmes i üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim raporu Dekan Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı

20 ŞEMA ADI Mal Teslim Alma İş Akış Süreci Akış No : 17 Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Olur u Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine geli r Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre mal girişlerinin yapı lması Harcama Bilgilerinin HYS girilmesi Taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden ( Satınalma Memuru ) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması

21 ŞEMA ADI İş Akış Şeması Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Süreci Akış No : 18 GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Tasınır işlem Fisi Tasınır İşlem Fisi Harcama b rimi Tasınır iş lem f isi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen tasınırların çıkısları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen tasınır islem fisleri muhasebe birimine gönderilmez Muhasebe Yetkilileri, tasınır giris, çıkıs ve değer düsüslerine iliskin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Dekanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmıs tüketim malzemelerinin tasınır II inci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir

22 ŞEMA ADI Ayniyat Sarf Malzeme İş Akış Süreci Akış No : 19 İhtiyaç talepleri İhtiyaç taleplerinin toplanması Hazırlanan talep formunun Müdürlüğe gelmesi Fakülte Sekreterine gönderilmek üzere Dekan tarafından imzalanması Ambar ayniyat sorumlusundan ihtiyaçların temin edilmesi İhtiyaçların personele gönderilmesi

23 ŞEMA ADI Ders Görevlendirmelerinin Yapılması İş Akış Süreci Akış No : 20 Akademik Takvim Bölüm akademik personeli tarafından verilecek ve başka birimler tarafından verilecek olan dersler belirlenir Var Ders verecek öğretim elemanı Dersi verecek bölüm öğretim üyeleri belirlenir Yok Ders görevlendirme listeleri son hali belirlenir Bölüm kurulu kararının alınır ve Dekanlığa bildirilir Dekanlığa derslerle ilgili öğretim üyesi ihtiyacı yazısı yazılır Dekanlık tarafından öğretim üyesi talep ilgili birimlere yazısı yazılır Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Birimlerden gelen görevlendirme yazıları Birimlerden gelen görevlendirme listeleri dış birimlerden gelenlerle birlikte bölüm öğretim üyeleri de dahil edilerek bölümlere tekrar bildirilir Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Görevlendirme listelerinin bildirilmesi Bölümlerden ders görevlendirme listelerinin son hali Dekanlığa ulaşır Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınır. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı Bölüm Başkanları ders sorumlularını Akademisyen bilgi sistemine girer Ders görevlendirmelerinin ÖİDB bilidirilir

24 ŞEMA ADI Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması İş Akış Süreci Akış No : 21 Dış bölümlerden öğretim üyelerinin ders programlarının gelmesi Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır. Haftalık ders programı Haftalık ders programı Dekanlığın onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir

25 ŞEMA ADI Sınav Programlarının Hazırlanması İş Akış Süreci Akış No : 22 Akademik Takvim Ara sınav, fınal ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir Sınav programları bölüm başkanı tarafından onaylanır Sınav programı Öğrencilere sınav programı duyurulur Web sayfasında yayınlanır Sınav programına göre sınavlar yapılır

26 ŞEMA ADI Ders Planlarının ve İçeriklerinin Güncellenmesi İş Akış Süreci Akış No : 23 Öğretim üyesinin yeni ders açılması talebi ve bunu bölüm başkanlığına iletir Yeni dersler ve içerikleri hazırlanır Bölüm kurulu kararı alınır. Bölüm başkanlığı bölüm kuruluna yönlendirir Dekanlığa yazının gönderilmesi Yeni ders iceriği ve bölüm kurulu kararı Bölümden gelen isteğin Fakülte yönetim kurulunda görüşülerek ÖİDB gönderilir. Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe girer Fakülte Yönetim kurulu kararı Yeni dersler ve içerikler öğrenci bilgi sistemine girilir

27 ŞEMA ADI Öğrenci Burs İş Akış Süreci Akış No : 24 Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler burs komisyonuna başvurur Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir

28 ŞEMA ADI Öğrenci Kayıt Dondurma İş Akış Süreci Akış No : 25 İlgili Form İlgili formu kullanarak Fakülteye başvurur. Haklı ve geçerli nedenler kapsamında bölüm kurulu dilekçeyi inceler Olumlu yada olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu? Son Öğrenciye bildirilir Kayıt dondurma Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını yatırır Yıllık kayıt dondurma işlemi yapılır Dönemlik kayıt yenilemede cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını öğrenci yatırmak zorundadır Kayıt dondurma bölüme bildirilir Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir Dönemlik kayıt dondurma işlemi yapılır

29 ŞEMA ADI Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Süreci Akış No : 26/1 Şikayet Dilekçesi Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Dekanlık Makamına iletir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli /şüphelilerin ceza durumu öğrenci işleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Disiplin amiri olan Dekan, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir,dekanlık olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Dekan soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık Makamına gönderilir. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Dekanlık makamına verir Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. A

30 ŞEMA ADI Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Süreci Akış No : 26/2 A Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Verilen ceza ilgili kişinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluşlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir

31 ŞEMA ADI Öğrenci Danışmanlık İş Akış Süreci Akış No : 27 Her öğrenci için kayıtlı oldukları bölüm ba şkanlığınca dersler baş lamadan önce bir akademik danı şman görevlendirilir. Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran ö ğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda da danışmanlık yaparlar.

32 ŞEMA ADI Öğrenci Temsilcisi Seçimi İş Akış Süreci Akış No : 28 Rektörlük tarafından ö ğrenci temsilcisi seçilmesi gerekti ğ ini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara öğ renci temsilcilerinin ö ğ r enci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları olu şturulur ve seçim yapılır. Program temsilcileri arasından n Fakülte temsilcisi adayları belirlenir Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev yapmak üzere Fakülte temsilcisi olarak seçilir

33 ŞEMA ADI Sınavlara İtiraz İş Akış Süreci Akış No : 29 Arasınav, final, bütünleme sınavları değerlendirildikten sonra öğretim elemanları sisteminden bilişim sistemine giriş yapar ve onay verdikten sonra ilan edilmiş olur İlanı izleyen 7 gün içerisinde öğrenci itiraz dilekçesi verebilir Sınav kağıdı dersten sorumlu öğretim elemanı tarafından kontrol edilir Maddi hata varsa düzeltilir ve ilgili bölüme bildirilir. Dekanlığa üst yazı ile gönderilir gönderir Dekanlık ÖİDB

34 ŞEMA ADI Mazeret Sınavı İş Akış Süreci Akış No : 30 Öğrenci belge sağlama sürecinde dilekçe yazar,dilekçe Bingöl Üni.Önlisans ve Lisans Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre dikkate alınır. Fakülte Yönetim Kurulunca görüşülür.red/kabul kararı verilir Öğrenci bilgi sistemine ara sınav,final, bütünleme veya mazeret sınavlarına girecek öğrencilerin bilgileri girilir Karar ilan edilir Evrakın Dekan veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Öğrenci bilgileri bilişim sistemine girildikten sonra öğretim elemanı kendi sisteminde öğrenci bilgileri ve mazeret sınav bilgisi olan dersleri görebilir. Sistemdeki bilgiler dahilninde öğretim üyesine yazı gönderilir. Mazaret sınavı yapar ve sonuçları bilgi sistemine girer Sınav çıktısını ve sınav evrakını öğrenci işlerine teslim eder

35 ŞEMA ADI Bölüm Başkanı Seçimi ve Ataması İş Akış Süreci Akış No : 31 Dekanlık yazısı Bölüm başkanı belirlemek üzere, Dekanlık tarafından bölümdeki anabilim dalı Başkanlarının yazılı görüşleri. istenir Dekan, Anabilim Dalı başkanlarının yazılı görüşlerini dikkate alarak, Bölüm başkanı adayını belirler. Bölüm başkanı atama onayını Rektöre sunar Bölüm başkanı adayının ikinci bir idari görevi var mı? Dekan, Bölüm başkanını atar, atama rektörlük makamına ve bölüme bildirilir Rektörün onayından sonra Bölüm başkanı atanarak, görevine başlar.

36 ŞEMA ADI Aday Memurun Asalet Tasdik İş Akış Süreci Akış No : 32 Aday memur göreve başladığı tarihten itibaren en az 12, en fazla 24 ayını tamamlar. Aday Memur Staj Değerlendirme Formu doldurulur, fotoğraf yapıştırılır Staj Değerlendirme Formu 1. ve 2. sicil amirlerine imzalatılır. Amirlerince doldurulan form, üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir.

37 ŞEMA ADI 2547 Sayılı Kanun un 13/B-4 Madde İle Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 33 Rektörlükten ilgili kişinin 2547 SK un 13 /b- 4 maddesine göre Fakültemizde görevlendirildiğini / başka birimde görevlendirildiğini ve göreve başlama/ görevden ayrılma tarihinin istendiğini belirten yazının gelmesi İlgilinin görevlendirildiği / görevli bulunduğu bölüme yazılması, göreve başlama / görevden ayrılma tarihinin istenmesi Bölümün ilgilinin göreve başlama / görevden ayrılma tarihini bildirmesi Dekanlığın ilgilinin görevine başlama / görevden ayrılma tarihini Rektörlüğe bildirmesi İlgili Fakültemizde görevlendirildiyse dosya açılıp, yazışmaların dosyalanması; başka birimde görevlendirildiyse ilgili belgelerinin görevlendirildiği birime üst yazı ile gönderilmesi

38 ŞEMA ADI 31.Madde İle Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 34 Fakültemizde ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda Öğretim Elemanı bulunmayan derslerin tespiti Görevlendirme talep eden öğretim elemanından dilekçe ve ilgili belgelerin alınması Yönetim Kurulunun kararı olumlu mu? Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı ve diğer belgelerin bilgi formuyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Başvuru İptal Rektörlük Onayı Ders Programına yerleştirilmesi Derslerin Başlaması İlgilinin göreve başlaması

39 ŞEMA ADI 40/b Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 35 Öğretim Elemanının ilgili Üniversiteye 40 /b uyarınca görevlendirme talebine ilişkin başvurusu İlgili Üniversitenin Yönetim Kurulu nda görevlendirme talebinin görüşülmesi Başvuru İptal Görevlendirilmesi uygun mu? İlgili Üniversiteden görevlendirme talebinde bulun kişinin kadrosunun bulunduğu Üniversite Rektörlüğüne yazı yazılması Dekanlığın olumsuz görüş bildirmesi Olumsuz Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birime görevlendirilmesi konusunda görüş sorması Olumlu Görevlendirme yapılmaz Fakültenin Rektörlüğe uygun görüş yazması Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazması İlgili üniversiteden YÖK e gönderilmesi YÖK ten gelen yazının tekrar talepte bulunan kişinin üniversitesine yazılması Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birimden, görevinden ayrılış tarihini istemesi Görevden ayrılış tarihinin Rektörlüğe bildirilmesi

40 ŞEMA ADI 35. Madde Uyarınca Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 36 İlgilinin dilekçe ve gerekli belgelerle Bölüme müracaat etmesi Bölümün ilgilinin dilekçesi ve eklerini üst yazıyla, gerekçe de ekleyerek Dekanlığa göndermesi FakülteYönetim Kurulu toplanır,karar, üst yazıyla ilgilinin dilekçesi ve ekleri Rektörlüğe. gönderilir Rektörlük ilgili yazışmaları yapar Rektörlükten gelen yazının ilgiliye tebliği Görevlendirme uygun görülüyor mu? Rektörlükten gelen yazının tebliği, görevden ayrılış tarihinin istenmesi Konuyla ilgili tüm yazışmaların özlük dosyasına takılması Bölümün ayrılış tarihini bildirmesi Personel nakil bildirimi, maaş nakil bildirimi, kefalet senedinin vs. hazırlanması İlişik kesme belgesindeki I mzaların tamamlatılması Rektörlüğe ilgilinin görevinden ayrılış tarihinin bildirilmesi, ekinde personel nakil bildirimi, maaş bildirimi, kefalet senedi, ilişik kesme, belgesinin gönderilmesi Personel nakil bildirimin bir nüshasının ilgiliye verilmesi

41 ŞEMA ADI Yardımcı Doçent Atama İş Akış Süreci Akış No : 37 Fakülte Dekanlığına gelen taleplerin Rektörlüğe iletilmesi Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanması Aday süresinde başvuru yapmış mı Başvuru iptal Başvuru şartları uygun mu? Yabancı Dil Sınav Jürisinin, yer ve tarihinin belirlenmesi ( 15 gün) Adaya ve jüri üyelerine tebliği Sınav tutanaklarının hazırlanması ve teslimi 3 Kişilik bilim jürisinin oluşturulması ve dosyaların bilim jürilerine gönderilmesi Sınav sonucu başarılı mı? Başarısız Yönetim Kurulu nun olumlu görüşü Rektör Onayı

42 ŞEMA ADI Araştırma Görevlisi Ve Uzman Atama İş Akış Süreci Akış No : 38 Taleplerin tespiti Talepler doğrultusunda Rektörlüğe kadro sayısı bildirme Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanması Adayların müracaatı Ön Değerlendirme Komisyonlarının oluşturulması, Rektörlüğe ve ilgililere bildirilmesi Başvurusu kabul edilmez Aday ilandaki şartlara uyuyor mu ve belgeleri tamam mı? Belirlenen komisyonlarca başvuruların değerlendirilerek en yüksek puandan en düşük puana göre sıralanmış Ön Değerlendirme Formlarının imzalı haliyle Dekanlığa teslim edilmesi Sınav tutanaklarının hazırlanması ve sonuçlarının hazırlanması Yabancı dilden başarılı olanlar ve muaf olanlar için bilim sınavı tarihinin belirlenmesi Sınav tarihinin aday ve jürilere bildirilmesi Sınav tutanaklarının hazırlanması ve sınav sonuçlarının açıklanması İlgili kadroya atanamaz İlgi Bölüm Başkanlığının Görüşü olumlu mu? Dekanlık görüşü ile birlikte Yönetim Kuruluna sunulması Rektör onayı

43 ŞEMA ADI Öğretim Yardımcıları Görev Süresi Uzatımı İş Akış Süreci Akış No : 39 İlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe vermesi ve evrak kontrolu Bölüm Başkanlığı Görüşünün Dekanlık Görüşü ile birlikte Yönetim Kurulu na sunulması Yönetim Kurulu görüşü olumlu mu? Görev süresi uzatılmaz Görüşlerin ve dilekçenin Rektörlüğe gönderilmesi Rektör onayı Gelen onayın muhasebeye verilmesi