İSTANBUL TİCARET ODASI ÇAĞRI MERKEZİ VE SESLİ YANIT SİSTEMİ ALIMI VE KURULUMU İDARİ ŞARTNAMESİ

Transkript

1 İSTANBUL TİCARET ODASI ÇAĞRI MERKEZİ VE SESLİ YANIT SİSTEMİ ALIMI VE KURULUMU İDARİ ŞARTNAMESİ 2016

2 I - İHALENİN KONUSU VE TEKLİF VERMEYE İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 1. İş sahibi idareye ilişkin bilgiler; 1.1. İş sahibi idarenin: a) Adı : İstanbul Ticaret Odası (İTO) b) Adresi : Reşadiye Caddesi Eminönü- İstanbul c) Telefon numarası : d) Faks numarası : İstekliler ihaleye ilişkin bilgileri yukarıdaki adres ve numaralardan İTO İdari İşler ve Satın alma Koordinatörlüğü görevli personeli ile irtibat kurmak suretiyle temin edebilirler. Madde 2. Madde 3. İhale konusu işe ilişkin bilgiler; İhale konusu işin: a) Adı : Çağrı Merkezi ve Sesli Yanıt Sistemi Alımı ve Kurulumu işidir. b) Teslim yeri ve şekli : İstanbul Ticaret Odası İdari işler ve Satın alma Koordinatörlüğü İhaleye ilişkin bilgiler; İhaleye ilişkin bilgiler: a) İhalenin yapılacağı adres: İstanbul Ticaret Odası - Reşadiye Caddesi Eminönü- İstanbul Madde 4. İhale dokümanının görülmesi ve temini ; İhale dokümanının alınabileceği yer: İstanbul Ticaret Odası İdari İşler ve Satınalma Koordinatörlüğü - Reşadiye Caddesi Eminönü- İstanbul Madde 5. Tekliflerin sunulacağı yer, son teklif verme tarih ve saati; a) Tekliflerin sunulacağı yer: Teklifler kapalı zarfta İstanbul Ticaret Odası İdari İşler ve Satınalma Koordinatörlüğü Evrak Kayıt Birimine elden teslim edilecektir. b) İhaleye Son Teklif Verme Tarihi : 14 / 11 / 2016 Saat : 17:00 c) Keşif için Son Talep tarihi : 07 / 11 / 2016 Madde 6. Kısmi Teklif Verilmesi İhaleye kısmi teklif verilemez. 2

3 II - İHALEYE KATILMAYA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 7. İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri; 7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir: Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odası belgesi Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi ve noter tasdikli imza sirküleri Vekâleten ihaleye katılma halinde, istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekâletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi Kuruluş yılı, Sermayesi, Bünyesinde tam zamanlı olarak çalışan personelin dökümü İsteklinin tebligat için kullanılacak adres beyanı İsteklinin ihale dışı bırakılmasına neden olacak 4734 sayılı Kanunun 10.maddesi 4.fıkrasının a,b,c,d,e,f,g ve i bentlerinde sayılan durumlarda olunmadığına ilişkin yazılı taahhütname İsteklinin SGK ya borcu olmadığını gösterir belge Mesleki teknik yeterliliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler; Teklif edilen sistemin ulusal veya uluslararası (TSEK, TÜV, CE,) kriterlere uygunluk belgesi, Teklif veren şirketlerin ulusal veya uluslararası ( TSEK, TSE HYB, ISO) kalite sistem belgeleri, Teknik şartnameye uygunluk taahhütnamesi İsteklinin, teklif ettiği markaya ait sistemleri satmaya, bu sistemler ile ilgili teknik bakım, onarım ve destek hizmetini vermeye, çözüm sunmaya, yetkili olduğunu, bu sistemlerin Ana Dağıtıcısı / Türkiye Temsilcisi konumundaki firmasından almış olduğu Yetkili satıcılık Belgelerini koymak zorundadır İstekli, teklif ettiği çağrı merkezi ürünleri ile en az 3 özel sektör (kamu kurumu olmayan diğer kuruluşlar) veya en az 1 kamu kurumunda çağrı merkezi tedariki, kurulumunu başarılı bir şekilde tamamladığını sözleşmenin onaylı sureti ve iş bitirme belgesi veya fatura. 3

4 III - TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI VE SUNULMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 8. Madde 9. Madde 10. Madde 11. Madde 12. Madde 13. Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi İstekliler tekliflerini Amerikan Doları ( USD $ ) olarak vereceklerdir. Ödeme fatura tarihindeki Merkez Bankası Döviz Satış kurundan kesilecek fatura karşılığı Türk Lirası ( TL ) olarak yapılacaktır. Tekliflerin sunulma şekli 9.1. Teklif Mektubu da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak bu Şartname ile istenilen bütün belgeler bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenecek veya kaşelenecektir. Fiyat teklifi, dosya içerisinde ayrı bir zarf içerisinde (iç zarf) sunulacaktır. Teklif mektubunun şekli ve içeriği Teklif mektupları usulüne uygun şekilde yazılı ve imzalı olarak sunulur İdare önerilen sistem bileşenlerinden istediğini alıp almamakta, önerilen sistem bileşenleri ve/veya konfigürasyona ekleme ya da çıkarma yaparak almakta serbesttir Teklif Mektubunda; a) İhale Şartnamesinin tamamen okunup, her bir maddesinin kabul edildiğinin belirtilmesi, b) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, c) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması, d) Teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması, zorunludur Firmaların teknik kadro yapısı, verebilecekleri teknik destek kapasitesi tekliflerinde belirtilmelidir. Tekliflerin geçerlilik süresi Tekliflerin geçerlilik süresi, ihale tarihinden itibaren en az 60 (Altmış) takvim günü olmalıdır. Teklif fiyata dahil olan masraflar Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, vergi, damga vergisi, resim ve harç giderleri yükleniciye aittir. Geçici Teminat İhaleye girecek olan firmalardan geçici teminat mektubu istenmemektedir. 4

5 IV - TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE SÖZLEŞME YAPILMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 14. Tekliflerin alınması ve açılması 14.1 İstanbul Ticaret Odasına verilen teklif zarflarının açılması, açılma tarih ve zamanı, değerlendirilmesi tamamen İTO Yönetimine aittir. Teklif veren firmalara sonuçlar idarece bildirilecektir. Madde 15. Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesinde idarenin serbestliği İDARE gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların olduğunu tespit etmesi durumunda ihaleyi İTO idari kararı ile iptal edilebilecektir İDARE, verilmiş olan bütün teklifleri sebep göstermeksizin reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Madde16. Madde 17. Madde 18. Madde 19. İhalenin karara bağlanması İhale kararı İstanbul Ticaret Odası Yönetim Kurulu tarafından verilir. İhalede, ekonomik açıdan en avantajlı fiyat teklifi yanında performans ve yeterlilik kriterleri de esas alınacaktır. İstanbul Ticaret Odası 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmadığından, ihaleyi dilediği firmaya vermekte serbesttir. İhale konusu sistemlere ilişkin Teknik Şartnamede belirtilen özelliklere uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır. Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç yedi (7) gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekliye faks yoluyla ve iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adreslerine postalanmak, diğer firmalara e-posta gönderilmek suretiyle bildirilecektir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci (7) gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır. Sözleşmeye davet İsteklinin, bu davetin tebliğ tarihini izleyen yedi (7) gün içinde kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalaması şarttır. İstekli söz konusu yedi (7) gün içinde idare ile sözleşme imzalamaz ise, idare istediği firma ile sözleşme yapmak hakkını haizdir. Kesin teminat Yüklenici tarafından, sözleşme konusu işle ilgili olarak sözleşmenin imzalandığı tarihte ihale bedelinin %10 u tutarında teminat süresiz olarak hazırlanarak (kati ve süresiz banka teminat mektubu, nakdi teminat) İstanbul Ticaret Odası na verilecektir. İş bu sözleşme koşullarına göre süresinde ve eksiksiz olarak taahhüdünü yerine getirdiği anlaşılan Yükleniciye teminat bilahare iade edilir. Yüklenici, sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmezse veya ihlal ederse, İTO usulüne uygun olarak ihtar yapar, bunun üzerine Yüklenici sözleşme belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmezse iş bu teminat irat olarak kaydedilir. 5

6 Madde 20. Madde 21. Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler aşağıda sayılmıştır. a) Tedavüldeki TL, Amerikan Doları veya AVRO b) Kati, süresiz ve gayrikabili rücu (dönülemez) banka teminat mektupları, Her ne suretle olursa olsun, İdarece alınan teminatlar haciz edilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz. İhalenin sözleşmeye bağlanması İdare tarafından ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olarak hazırlanan sözleşme, İTO Yönetimi ve yüklenici tarafından imzalanarak yürürlüğe konacaktır. Sözleşme ve Şartname ihale dokümanlarının ayrılmaz birer parçasıdır Sözleşmenin yapılmasına ait vergi, damga vergisi, resim ve harç giderleri ile diğer sözleşme giderleri yükleniciye aittir. V SÖZLEŞMENİN UYGULANMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 22. Avans Verilmesi ve Ödeme Şartları Teklifi uygun görülen yükleniciye avans adı altında iş başlangıcında hiçbir ödeme yapılmayacaktır. Madde 23. Madde Ödeme, yüklenicinin teklifinde sunmuş olduğu Yazılım, Lisans, Donanım Ürünlerinin eksiksiz teslim edilmesi ve tüm kurulum, yapılandırma işlemlerinin bitimine müteakip İTO ile Yüklenici tarafından geçici kabul raporu hazırlanıp imzalanmasından sonra fatura bedelinin %50 si ödenir. Fatura bedelinin geri kalan kısmı ise geçici kabul raporundan sonraki 1 aylık deneme süresinin sonunda herhangi bir problem çıkmaması durumunda hazırlanacak kesin kabul raporunun imzalanmasından sonra ödenir. Fatura, İSTANBUL TİCARET ODASI na kesilecektir. Vergi Dairesi : Hocapaşa Vergi No : İşe başlama ve bitirme ( sistemin teslim) tarihi Sözleşmenin imzalanmasını müteakip idare tarafından yüklenicinin kendisine veya tebligat için gösterdiği adrese yapılacak işe başlama talimatının tebliğinden itibaren en geç 60 takvim günü içinde İTO tarafından bildirilecek lokasyona teslimat ve kurulum yapılarak sistem tüm fonksiyonları ile çalışır durumda teslim edilecektir. Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları Süre uzatımı verilebilecek haller aşağıda sayılmıştır Mücbir sebepler: a) Doğal afetler b) Kanuni grev c) Genel salgın hastalık 6

7 d) Kısmi veya genel seferberlik ilanı Yukarıda belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi ve süre uzatımı verilebilmesi için mücbir sebep oluşturacak durumun: a) Yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş bulunması, b) Taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, c) Yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş olması, d) Mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün (20) içinde yüklenicinin idareye yazılı olarak bildirimde bulunması e) Yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi, zorunludur. Madde 25. Gecikme halinde alınacak cezalar ve Hukuki Sorumluluk Yüklenici tarafından sözleşme konusu ürünlerin tesliminde gecikilen her takvim günü için ihaleye konu olan sistemin toplam bedelinin %0,5 oranında gecikme cezası uygulanacaktır. Ancak bu gecikmenin 15 (onbeş) günü aşması ve İTO nun ihtarına rağmen aynı durumun devam etmesi halinde, ayrıca protesto çekmeye gerek kalmaksızın kesin teminat gelir kaydedilir ve sözleşme feshedilerek hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Şayet zarar daha fazla ise ayrıca Yükleniciden talep olunur. Oda nın cezai şart talep etmesi ifayı talep etmesini engellemez. İTO nun cezai şart oranını sözleşme bedeli göz önüne alınarak arttırma hakkı saklıdır. Gecikme dahil her türlü sözleşmeye aykırılık halinde, yüklenicinin herhangi bir kusuru bulunmasa dahi cezai şart hükmü geçerli olacaktır. İTO, cezai şartı bakiye alacağından veya teminattan tahsil edebilir. Yeterli olmaması halinde İTO nun fazlaya ilişkin hakları saklıdır Yüklenici firma, ihale konusu işin her aşamasında iş sağlığı ve iş güvenliği hükümlerine uymak zorundadır. Yüklenici firma, çalıştırdığı ekibe yönelik her türlü kaza ve hasardan tek başına sorumludur Yüklenici, sözleşmeye ve İTO nun talimatlarına aykırı fiil ve eylemlerinden, İTO ya ve üçüncü kişilere karşı edimin ifası ile ilgili zararlardan tek başına sorumludur. Madde 26. Fesih Sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi veya bu sözleşme hükümlerinden birini ihlal etmesi halinde Aleyhine iflas takibi başlatılması ve fesh olunması veya tasfiyesi için karar alınması, konkordato için müracaat etmesi veya malvarlığının tamamı veya bir kısmı için kayyım, iflas memuru tayin edilmesi veya malvarlığının kısmen veya tamamen haczedilmesi, devlet tarafından el konulması veya borçlarını ödemekte aczi yete düşmesi halinde Oda, hiçbir süreye gerek kalmaksızın sözleşmeyi feshedebilir ve bu halde Yüklenici İTO nun sözleşmenin feshinden doğan zarar ve kayıplarından sorumludur. Sözleşme konusu işin süreli bir iş olması nedeniyle mücbir sebep hallerinde de Oda nın süre tayin etmeksizin feshetme hakkı bulunmaktadır. Bu halde, İTO nun o ana kadar ödemiş olduğu tutar İTO ya iade edilir. Tüm bu hallerde, cezai şart ve teminata ilişkin hükümler saklıdır. 7

8 Madde 27. Madde 28. Madde 29. İSTANBUL TİCARET ODASI - ÇAĞRI MERKEZİ VE SESLİ YANIT SİSTEMİ Ayrıca Yüklenici, işbu sözleşmeyi ve işbu sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerini İTO nun yazılı izni olmaksızın hiçbir şekilde üçüncü kişilere devretmeyeceğini kabul ve beyan eder. Garanti, bakım ve onarım ile ilgili hususlar Firma teklifinde sunduğu ürünlerin üretici firmanın garantisi altında olduğunu belirten belgeyi sunacak ve bütün ürünlerin garanti süresi 3 (Üç) yıl olacaktır. Ayrıca bakım-onarım ve destek kısmı Teknik Şartnamede detaylı olarak belirtilmiştir. Gizlilik İstekli, işle ilgili olarak elde ettiği her türlü bilgi ve dokümanı özel ve gizli tutacak ve İTO nun önceden yazılı izni olmaksızın şartnameye ait herhangi bir detayı ifşa etmeyecek veya yayınlamayacaktır. Türk yargı mercilerinin kararları saklı kalmak kaydıyla, sözleşmenin amaçları doğrultusunda her hangi bir ifşa veya yayınlama gerekliliği konusunda bir uzlaşmazlık ortaya çıkarsa İTO nun bu konudaki kararı nihai olacaktır. Gizlilik yükümlülüğü, sözleşmenin herhangi bir nedenle sona ermesinden sonra da devam eder. Anlaşmazlıkların çözümü Anlaşmanın tatbikatından doğacak ihtilafların halli için; uyuşmazlığın karşı tarafa yazılı olarak bildiriminden itibaren (30) gün içinde anlaşmaya varılamadığı takdirde, uyuşmazlığın çözümünde İstanbul Ticaret Odası Tahkim Merkezi ( İTOTAM ) yetkili olacaktır. Taraflar arasında çıkacak her türlü ihtilafta Türk Hukuku uygulanacaktır İTO İHALEYİ YAPIP YAPMAMAKTA, SÖZLEŞMENİN İMZALANMASINDAN ÖNCEKİ HERHANGİ BİR AŞAMADA İHALEYİ İPTAL ETMEKTE SERBESTTİR. NOT: Şartnamenin İdari ve Teknik tarafları ile ilgili her türlü sorularınız için aşağıda isimleri ve iletişim bilgileri yazılı personelden bilgi alabilirsiniz. İdari Şartname ile ilgili sorularınız için: Nedim DİNLER nedim.dinler@ito.org.tr Teknik Şartname ile ilgili sorularınız için : Süleyman ENEZ suleyman.enez@ito.org.tr 8