T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi *BENUJ2PC* Sayı : Konu : İç Kontrol Eylem Planı Öngörülen Eylemler STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA İlgi : 30/12/2016 tarihli, sayılı yazınız. İlgi yazınız doğrultusunda; Başkanlığımıza ait İç Kontrol Eylem Planı yazımız ekinde gönderilmiştir. Bilgilerinizi arz ederim. EK : UÜYÖS İç Kontrol e-imzalıdır Yrd.Doç.Dr. Önder SEZER Ofis Başkanı Mevcut Elektronik İmzalar ÖNDER SEZER (Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi - Ofis Başkanı) 23/01/ :32 1 Eylül Kampusü İzmir Yolu 8.Km 64100/Uşak Ayrıntılı bilgi için irtibat: Ayşe KOÇKAN Tel: Faks: E-Posta: yos@usak.edu.tr Elektronik ağ: Sayfa 1 / 1

2 UŞAK ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ OFİSİ BAŞKANLIĞI

3 İÇİNDEKİLER Ofis Başkanlığımıza İlişkin Genel Bilgiler 1 Görev Ve Vizyonu...1 Alt Birim/Şubelerin Yapısı...1 Organizasyon Şeması...1 Personel Yapısı Ve Yeterliliği...1 Kayıt Ve Dosyalama Sistemi...1 Personelinin Ortak Görev Ve Sorumluluklar...1 Hassas Görevler...1 Ofis Başkanlığımıza Personelinin Görev/ Yetki / Vekalet Ve Sorumlulukları Görev, Yetki Ve Sorumlulukları...2 Müdür Görev, Yetki Ve Sorumlulukları...2 Yönetim Kurulu Görev Ve Sorumlulukları...2 Danışma Kurulu Görev Ve Sorumlulukları...2 Ofis Başkanlığımıza İlişkin Bilgiler Evrak Kayıt Birimi İş Akış Süreci...3 İş Akış Şeması...3 Faaliyet ve Faaliyetlerin Sürekliliği...3 Kayıt ve Dosyalama...4 Bilgi Ve İletişim...5 Raporlama...6 Ek:3 Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci...6 Ek:4 Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı...6

4 I- GENEL BİLGİLER Uşak Üniversitesi Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi, Üniversitenin uluslararası öğrencilerle ilişkilerini sağlamak, yürütmek, geliştirmek ve bu kapsamda yapılacak faaliyetleri koordine etmek amacıyla 2013 yılında oluşturulmuş bir birimdir. Birimde bir başkan ve memurlar görev yapmaktadır. A. Misyon ve Vizyon Misyon Üniversite'nin yabancı uyruklu öğrencilerle ilişkilerini geniş bir alanda sürdürülebilmesi ve tanımlanmasını esas alır. Üniversitenin yabancı uyruklu öğrencilerle ilişkilerinin eğitimsel, kültürel, sosyal ve sanatsal boyutlarının geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili kurumsal düzenlemeleri kapsar. Vizyon Rektörlüğe bağlı olarak görev yapan ve Rektör Yardımcısı'nın yetki ve sorumluluğu altında Üniversite'nin yabancı uyruklu öğrencileri ile ilişkilerini sağlamak, yürütmek ve geliştirmek üzere faaliyet gösteren Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi nin kuruluş ve çalışma esaslarını düzenlemektir. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar a) Üniversitemizde öğrenim görmek için başvuran ve/ veya kayıt olacak öğrenciler ile öğrenimini sürdüren öğrencilere yardımcı olmak. b) Üniversitemiz Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile işbirliği yaparak yabancı uyruklu öğrencilerin başvuruları, kayıtları ve sağlık sigortaları ile ilgili tedbirleri almak ve rehberlik hizmetlerini yürütmek. c) Üniversitemiz Protokol Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü ile işbirliği yaparak yurtdışından gelecek öğrencilerin Üniversitemizi tercih etmesine imkân sağlamak üzere üniversitemizi tanıtıcı yazılı ve görsel materyaller (CD, broşür ve katalog) hazırlamak; Üniversitenin imkânları ile bu materyalleri basmak ve yaymak için çalışmalarda bulunmak. d) Üniversitemizi tanıtmak amacıyla yurtiçi ve yurtdışında düzenlenen toplantılara ve eğitim fuarlarına katılmak ve organizasyonlar düzenlemek. d) Avrupa Birliği Programları da dâhil olmak üzere, yurtdışındaki üniversiteler üniversitelere bağlı birimler, araştırma merkezleri ve benzeri kurumlarla ikili ve çok taraflı işbirliği kurmak; bu birimlerle değişim programları ve ortak projeler gerçekleştirmek ve eğitimle ilgili faaliyetler düzenlemek; e) Üniversitenin faaliyetlerinin yurtdışında daha iyi tanınması ve Üniversitede öğrenim gören yabancı uyruklu öğrenci sayısının artırılması için gerekli stratejileri belirlemek, bu amaçla faaliyet programları planlamak ve bu programları yürütmek,

5 f) Üniversitede öğrenim gören yabancı uyruklu öğrencilerin ihtiyaçlarını tespit etmek ve bunların karşılanması için gerekli eşgüdüm çalışmalarını yapmak; bu öğrencilerin Üniversiteye ve çevreye uyumunu sağlamak için tanıtım programları da dâhil olmak üzere programlar yapıp yürütmek ve faaliyetler düzenlemek; bu öğrencilerin Üniversitedeki çalışmalarını kolaylaştırmak için gerekli stratejiyi saptayıp uygulanmasını sağlamak; g) Web sayfası ve e- posta, sosyal medya gibi yeni teknolojileri de kullanarak, Üniversitedeki eğitim ve öğrenimle ilgili fırsatların yabancı uyruklu öğrencilere duyurulmasını ve tanıtılmasını sağlamak; h) Üniversitemiz ile yurtdışından eğitim kurumlarıyla ortak yürütülecek projelerin planlanmasını ve koordinasyonunu sağlamaktır. ı) Üniversitemizde öğrenim gören veya görmek isteyen öğrenciler yönelik yurtiçinde ve yurtdışında çeşitli kurslar ve etkinlikler düzenlemek. ORGANİZASYON ŞEMASI Rektörlüğe bağlı olarak görev yapan ve Rektör Yardımcısının yetki ve sorumluluğu altında işleyişini sürdüren Ofisin organları Başkan, Başkan Yardımcısı, Uzmanlar, Memurlar ve Sekreterden oluşur. OFİS BAŞKANI Başkan Yrd. MEMUR Ofisin Organları: -Başkan -Başkan Yardımcısı -Memurlar -Uzmanlar -Sekreter Başkan Türk lehçeleri eğitimi ve/veya deneyimi olan akademik personel arasından Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Başkan yeniden atanabilir. Başkanın görevleri şunlardır: a) Ofis i yönetmek ve temsil etmek; b) Başkan Yardımcısı, Memurlar, Uzmanlar ve sekreterle yapılan toplantıların gündemini hazırlamak ve toplantılara başkanlık etmek; c) Rektör gerekli gördüğü takdirde Senato toplantılarına katılmak ve birim çalışmaları hakkında bilgi vermek;

6 d) Başkan Yardımcısı'nın ataması için Rektör'e akademik personel önerisinde bulunmak; e) Ofis in programları, çalışmaları ve etkinlikleri hakkında yıllık rapor hazırlayıp Rektör Yardımcısı'na sunmak; f) Ofis çalışanları arasında eşgüdümü sağlamak; g) Üniversite'nin yabancı uyruklu öğrencilerini ilgilendiren konularda Üniversite birimleri arasında Rektör'ün önerileri doğrultusunda eşgüdüm sağlamak; h) Ofis te görev yapan personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek; i) Personelin, sorumlulukları ve Ofis in amaçları ve/veya programları doğrultusunda çalışmalarını sağlamaktır. Başkan Yardımcısı Akademik personel arasından Başkan'ın önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Başkan Yardımcısı Başkanın önerisiyle tekrar atanabilir. Başkan'ın hangi nedenle olursa olsun görevinden ayrılmasıyla, Başkan Yardımcısı'nın da görev süresi sona erer. Başkan Yardımcısı görevleri şunlardır: a) Ofis in çalışmalarında Başkan'a yardımcı olmak; b) Başkan'ın katılmadığı durumlarda toplantılara başkanlık yapmak ve başkanı temsil etmek; c) Başkan'ın vereceği Ofis'in faaliyetleriyle ilgili diğer görevleri yapmak. Memurlar: Ofis in günlük çalışmalarını yürütmek; Başkan, Başkan Yardımcısı ile Ofis in çalışmaları ve faaliyetlerinde yardımcı olmak; gerekli yazışmaları yapmak ve takip etmek; yabancı uyruklu öğrencilerin başvurularını almak, kayırlarını yapmak, sağlık sigortalarının ve harç işlemlerinin takibini yapmak üzere Rektörlük tarafından görevlendirilir. Uzmanlar : Uzman, Ofis in görevleriyle ilgili konularda gerekli ön araştırmaları yapmak, yurtiçi ve yurtdışı bağlantıların kurulup geliştirilmesinde, Ofis in faaliyet planlarının geliştirilmesinde ve uygulanmasında başkana yardımcı olmak; başkanın tavsiyeleri doğrultusunda üniversitelerdeki yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili gelişmeleri takip ederek ar ge çalışmaları yapmak ve başkanın vereceği diğer görevleri yerine getirmek üzere en az bir yabancı dili bilen akademik personel arasından Rektör tarafından 1 (bir) yıllığına görevlendirilir. Sekreter: Ofis in günlük çalışmalarını yürütmek ve Başkan, Başkan Yardımcısı ile Ofis in çalışmaları ve faaliyetlerinde yardımcı olmak, yurtdışındaki ve yurtiçindeki kurumlarla iletişim kurmak ve gerekli yazışmaları yapmak ve takip etmek, Başkan ve Başkan Yardımcısı nın vereceği diğer görevleri yapmak üzere Rektörlük tarafından idari personel arasından görevlendirilir.

7 İŞ AKIŞ SÜRECİ EVRAK KAYIT 1.Rektörlük evrak kayıt veya diğer birimlerden/kurumlardan gelen evrak üzerinde geçerli bir tarih ve sayı olup olmadığı, amiri veya yetkilisi tarafından geçerli bir elektronik veya ıslak imza olup olmadığına bakılarak teslim alınır. 2.Evrakın ekleri varsa kontrol edilir. 3.Evrak zimmet defterine o günün tarihi yazılarak imzalanmak sureti ile teslim alınır. 4.Ofis Başkanı veya vekâletini bıraktığı Başkan Yardımcısına götürülerek verilen doğrultusunda cevap yazma, ilgili kişiye teslim etme,dosyaya kaldırma işlemleri yapılır. talimatlar 5.Rektörlük Evrak Kayıt biriminden dış kurumdan gelen tüm evraklar taranmış halde önce ebys e düştüğünden evrakların asılları arkalarındaki numaralara bakılarak zimmet defterine günün tarihi ve imza atarak teslim alınır. 6.İadeli taahhütlü olarak gönderilen evraklar, evrakların posta alındıları üzerindeki numara ebys üzerinden kontrol edilerek ilgili personele teslim edilir.

8 1.Gelen evrak kontrol edilir.(içerik, ek, ilgi) E-BYS 2.İçeriğe göre cevap yazılması gerekli durumda ilgi tutularak cevap verilir, işlem yapılması gerekli durumda işlem yapılır. 3.Sorumlu kişiye sevk olunan belgeler yine mevzuata uygun şekilde veya Ofis Başkanının ekrana düştüğü nota göre değerlendirilerek cevap yazma, sonlandırma, başkasına sevk ve iade işlemleri yapılır. 4- Belgede ilgili evrak veya ek olup olmadığına, eklerin ve ilgili evrakın düzenine de ayrıca bakılır. 5.Ofis Başkanı herhangi bir nedenle vekâletini bir başkasına verdiğinde Başkan Yardımcısı vekâlet işlemi ebys üzerinden ilgili kişiye verilir. Başkanın herhangi bir nedenle görevine erken dönmesi hâlinde ise vekâlet ebys sistem yöneticileri aracılığı ile kaldırtılır. 6.EBYS sisteminde herhangi bir sorun yaşanması hâlinde duruma imkânlar ve yetkiler dâhilinde müdahale edilir ve sorun düzeltilemezse EBYS sistem yöneticileri ile irtibat kurularak sorunun bir an önce çözülmesi sağlanır.

9 1. Yabancı Uyruklu Öğrenci Kayıt İşlemleri İş Akış Süreci 2. Kontenjan Önerilerinin Tespiti 3. Senato Gündem Teklifi 4- YÖK e Bildirim. 5. Senato tarafından yabancı uyruklu öğrenci alınmasına karar verilir ise başvuru tarihleri ile kontenjan ve istenen belgeler ilan edilir. 6. Başvuru dosyaları incelenerek başvurusu kabul edilen adayların bölüm kontenjanlarını aşmamak şartıyla tercih sırasına göre yerleştirme işlemleri yapılır. 7. Kayıt hakkı kazanan öğrenciler ile kayıt tarihleri ve kayıt için istenen belgeler ilan edilir ve ilgililere kabul mektupları gönderilir.

10 8. Kayıt İşleminin Başlaması -Öğrenciden kesin kayıt için istenen belgelerde eksiklik olup olmadığı - kontrol edilir. - Kayıt işlemi için aday öğrenciden eksik belgelerin tamamlanması istenilir. - Öğrenci bilgi sistemine ilgili öğrenciye ait bilgiler girilir ve onaylanır. 9. İkametgâh Tezkeresi Onayı. 10. Kesin kayıt işlemi tamamlanan öğrencilere ait bilgiler YÖK e bildirilir. Kadrolar : Üniversite kadrosunda bulunan öğretim elemanları ve idari personel Rektör tarafından 2547 sayılı Kanun'un 13/b-4 maddesine göre Ofis te görevlendirilir. Ofis in eleman ihtiyacı için Başkan'ın Rektör Yardımcısı'na önerisi ve Rektör onayı ile kadro ataması yapılabilir. Rektörlüğe bağlı olarak görev yapan Ofis'in gelirleri şunlardır: a) Üniversite bütçesinden verilen ödenekler; b) Üniversiteye bağlı birimlerden sağlanan destekler; c) Döner Sermaye gelirleri; d) Ulusal Ajans gibi resmi kurumlardan sağlanan destekler; e) Avrupa Birliği veya diğer kurumlar tarafından verilen hibeler; f) Basın-yayım gibi Ofis faaliyetlerinden elde edilen gelirlerden oluşur. Ofis'in giderleri şunlardır: a) Madde 5'te tanımlanan faaliyet alanlarıyla ilgili giderler; b) Temsil, karşılama ve ağırlama giderleri; c) Kırtasiye giderleri; d) Tanıtım ve basın-yayım giderleri; e) Diğer giderler. Harcama yetkisi Rektör'e aittir. Rektör, gerektiğinde bu yetkisini Başkan a devredebilir.

11 Genel Hükümler Yönergede Hüküm Bulunmaması Halinde Bu Yönergede hüküm bulunmaması halinde 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Üniversite mevzuatı ile ilgili proje sözleşmesindeki esaslar uygulanır. Yürürlük: Bu Yönerge, Uşak Üniversitesi Senatosu'nun onayıyla yürürlüğe girer ve Rektör tarafından yürütülür. Hassas Görevler Üniversitemizde öğrenim görmek için başvuran ve/veya kayıt olacak öğrenciler ile öğrenimini sürdüren öğrencilere yardımcı olmak. Yabancı uyruklu öğrencilerin kayıtları ile ilgili gerekli tedbirleri almak ve rehberlik hizmetlerini yürütmek. Üniversitemiz Protokol Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü ile işbirliği yaparak yurtdışından gelecek öğrencilerin Üniversitemizi tercih etmesine imkân sağlamak üzere Üniversitemizi tanıtıcı doküman, broşür, katalog, vb. hazırlamak. Üniversitemizi tanıtmak amacıyla yurt içi ve yurtdışında düzenlenen eğitim fuarlarına katılmak ve organizasyonlar düzenlemek. Esas alınacak politika belgeleri kamu idaresinin faaliyet alanı ve içinde bulunduğu sektöre göre değişmektedir. Ancak örnek olması açısından aşağıdaki politika belgeleri sayılabilir. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Tarafından Hazırlanan Türkiye nin Yükseköğretim Stratejisi Kalkınma Planları ve Yılı Programı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eki Eylem Planı,