SİRKÜLER - CXVIII. Sirküler Tarihi: Sirküler No : 118

Transkript

1 1 SİRKÜLER - CXVIII Focus Denetim ve Y.M.M. Ltd. Şti Maltepe Mah. Edirne Çırpıcı yolu No:5-4 Vatan Residans A Blok Kat:5 Daire:10 Topkapı/İstanbul Tel: Fax: web: info@fokusdenetim.com.tr Sirküler Tarihi: Sirküler No : 118 Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Hakkında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan ve yayım tarihinde yürürlüğe giren "Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ" ile gerçek ve tüzel kişi tacirlerin tutması zorunlu ticari defterlerin tutulması, kayıt zamanı, tasdik-onay yenileme ile açılış ve kapanış tasdik-onaylarının usul ve esasları belirlenmiştir. XCVII sayılı sirkülerimizde "2013 Yılı Yasal Defterleri ve Tasdik Zorunluluğu" konusunda açıklanan hususlar, bu Sirkülerimiz (Sirküler NO:XCVIII) ile tebliğ dikkate alınarak tekrar ele alınmıştır. A-) Tacirlerin Fiziki Ortamda Defter Tutma Yükümlülüğü: Her tacir (gerçek veya tüzel kişi), ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri TTK'na göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içerisinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulmalıdır. Tutulacak defterler: Tacirlerin tutması zorunlu olduğu defterler; Yevmiye, Envanter ve Kebir defterleridir. Bu defterlere ek olarak; - Şahıs şirketleri (Kollektif ve adi komandit şirketler); genel kurul toplantı ve müzakere defteri, - Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri,genel kurul toplantı ve müzakere defteri, - Limited şirketler; pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri ve müdürler kurulu karar defteri de tutmak zorundadır.

2 (Limited şirketlerde, müdür veya müdürler kurulunun yönetim ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedebilirler bu durumda ayrıca müdürler kurulu karar defteri tutulması gerekmez. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde ise açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde; Karar tarihi, Karar sayısı, Toplantıda hazır bulunanlar, Kararın içeriği,üyelerin imzaları'nın kararlarda bulunması gerekir. 1-) Yevmiye defteri: Kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve "madde" halinde düzenli olarak yazıldığı defter olarak tanımlanmıştır. Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olabileceği gibi; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı olarak da kullanılabilir. Yevmiye defterinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi gerekmektedir; a) Madde sıra numarası, b) Tarih, c) Borçlu hesap, ç) Alacaklı hesap, d) Tutar, e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları. 2-) Defteri kebir: Yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemlerin, buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Defteri kebir de ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olabileceği gibi; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı olarak da düzenlenmesi mümkündür. Defterdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir; a) Tarih, b) Yevmiye defteri madde sıra numarası, c) Tutar, ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri. 3-) Envanter defteri: Ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin teker teker kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir. VUK'nun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla envanter, düzenli bir işletme faaliyetinin akışına uygun düşen süre içinde ve her halükarda hesap döneminin sonundan itibaren 3 ( üç ay) içinde çıkarılır ve deftere kaydedilir. Envanter defteri de müteharrik yada müteselsil yapraklı olarak kullanılabilinir. 4-) Pay defteri: Sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay

3 senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilmsi gerekir. Pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir; a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı, b) Pay sahibinin iletişim bilgileri, c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahipleri (ad-soyad/ unvan ile intifa hakkına konu paylar), ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri, d) Payın nominal değeri, e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar, f) Payın tertibi, g) Payın edinme tarihi, ğ) Deftere kayıt tarihi, h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü, ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar. Her pay sahibi defterde ayrı bir sayfada izlenmelidir. Bu durum payı/pay senedini devralan yeni ortak içinde geçerlidir. Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmez ise, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılaması mümkün değildir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar, senede bağlanıp ve sahiplerine teslim edildikleri sonra 10 gün içerisinde defterde konu açıklanmak suretiyle defterden silinmelidir. Limited şirketlerde pay defterine ortakların, adları, adresleri, ortakların esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılmalıdır. 5-)Yönetim Kurulu Karar Defteri: A.Ş.'lerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili aldıkları kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir. Bu defterdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır; a) Karar tarihi, b) Karar sayısı, c) Toplantıda hazır bulunanlar, ç) Kararın içeriği, d) Üyelerin imzaları. Eğer karar, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile alınmış ise (imzaların bulunduğu kâğıt veya kâğıtlar da karar defterine yapıştırılmalıdır) veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılması suretiyle alınırsa bu hususlar da kararda ayrıca belirtilmesi gerekir. Üyeler toplantıya elektronik ortamda katılır ve karar güvenli elektronik imza ile alınır, bu durumun karar metninde yer alması ve fiziki kararın deftere yapıştırılması gerekir. Bazı üyeler fiziki ortamda bazı üyeler ise elektronik ortamda toplantıya katılırsa; karar metni, fiziki ortamda katılanların imzaları ile elektronik ortamda katılanların güvenli elektronik imza ile kararı imzaladıkları belirtilir ve fiziki karar metni de karar defterine yapıştırılır.

4 Alınacak karara muhalif olan yönetim kurulu üyesi, muhalefet şerhinin karar metnine geçirilmesini isteyebilir. Bu talebin reddedilemesi; şerh yazılmasına engel olunması mümkün değildir. 6-)Genel kurul toplantı ve müzakere defteri: Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir. Bu defter, genel kurul toplantısı yapılırken sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi, hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulması da mümkündür. Kollektif ve komandit şirketlerde ise yönetimle görevlendirilen ortak/ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmelidir. Yapılacak kayıtlarda; karar tarihi ve sayısı, toplantıda hazır bulunanlar, kararın içeriği,üyelerin imzaları'nın bulunması da gerekir. Saklama zorunluluğu Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtlara ilişkin belgeler sınıflandırılmış bir şekilde 10 (on yıl) saklamakla yükümlüdür. Süre, defterlere yapılan son kaydın veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. Tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; zıyaa uğrarsa, bu durumun öğrenildiği tarihten itibaren 15 (onbeşgün) içinde, yetkili mahkemeden kendisine zayi belgesi verilmesi istenmelidir. B- Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları 1-) Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı: Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulması gereken defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet dönemi başlamadan, önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur, ancak 2013 yılına aitr defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında Noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmayacaktır. Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onayları her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprak adedi bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı yaptırılmadan kullanılabilinir. Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanması gereken durumlarda, bunları kullanmaya başlamadan önce onay yaptırmalıdır. Onayın şekli: Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir: a) Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı, b) Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),

5 c) İşletmenin merkezi, ç) MERSİS numarası, d) Şirketin faaliyet konusu, e) Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, f) Defterin türü, g) Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi, h) Onay tarihi, ı) Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası. Defterler, sayfalar sıra numarasıyla teselsül ettiği kontrol edilmek ve teker teker sayfar onay makamının resmi mühürü ile mühürlenmek sureti onaylanır. 2-) Kapanış onayı yapılacak defterler ile onay zamanı ve şekli: Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce "Görülmüştür" ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur. C-) Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerde Onay Yenileme: Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilmesi mümkündür. Ancak onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez. 1-)Kapanış onayına tabi defterlerde onay yenilemenin şekli Yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerin kapanış onayında, son kaydın altına "Görülmüştür" ibaresi yazılarak onay yenilemesi yapılır,bu şekilde onay yenilemesinde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek bulunmamaktadır. Ancak onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilerin yer almalıdır: a) Açılış onayında bulunması gereken hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler, b) Defterin kalan sayfa adedi, c) Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi, ç) Onay tarihi, d) Onay makamının resmi mühür ve imzası. 2-)Kapanış onayına tabi olmayan defterlerde onay yenilemenin şekli Defteri kebir ve envanter defterinde onay yenileme son kaydın yer aldığı sayfadan, sonraki sayfaya yapılmalıdır. Bu sayfada yer alacak bilgilere ve onay yenilemenin şekli kapanış onayına tabi olan defterler ile aynıdır. D-) Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerde Kayıt Düzeni; a-)kayıtların Türkçe tutulması: VUK'nun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.

6 b)kısaltma kullanılması: Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları, tereddüt oluşturmayacak şekilde, kesin ve tekdüze olmalıdır.

7 SİRKÜLER - CXVIII c) Kayıt düzeni ve zamanı; Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak ve kayıtlar, arada boşluk bırakılmadan ve satır atlanmadan yapılmalıdır (Ciltli defterde, sayfalar ciltten koparılamaz, tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz, yırtılamaz). Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun, muhasebenin düzen ve açıklığını bozmayacak bir zaman zarfında en çok 10 gün içinde kaydedilmesi gerekir. Yapılan kayıtlar, devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürütülüyor ise işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmünde olur, bu durumda dahi kayıtlar, defterlere 45 gün içinde kaydedilmelidir. d) Kayıtların düzeltilmesi ve değiştirilmesi: Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar sadece muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Bir yazım veya kayıtın, içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemesi ve değiştirilemesi mümkün değildir. E-) Diğer Önemli Hususlar: 1-) Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili olarak; 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanacaktır. 2-) Gerçek kişi tacirlerden VUK'na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar işletme hesabı esasına göre defter tutabileceklerdir. 3-) Hali hazırda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunması kaydıyla ve yukarıda açıklanan bilgilerden eksik olanların yazılarak tamamlanması halinde, açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir. 4-) Ltd. Şti.'lerde kullanılmakta olan, Ortaklar kurulu karar defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam edilebilir. Saygılarımızla, Focus Denetim Sağlıklı çözümlere ODAKlanır Sirküler içeriği ve detayı hakkında ek bilgi ihtiyacı halinde (212) numaralı telefondan ya da info@fokusdenetim.com.tr adresinden Zihni KARTAL ile kontakt sağlamanızı rica ederiz