Stratejik Plan Çalışmaları Bilgilendirme Sunumu. SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Temmuz 2017

Transkript

1 Stratejik Plan Çalışmaları Bilgilendirme Sunumu SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Temmuz 2017

2 Sunum Özeti Mevzuat Üniversitemiz Stratejik Planları Stratejik Planlama Sürecindeki Aktörler Stratejik Planlama Model Taslağı Hazırlık Programı Taslağı ve Aşamaları Stratejik Planın Diğer Faaliyetlerle İlişkisi Stratejik Plan Hazırlama Takvimi Taslağı Soru-Cevap

3 Mevzuat SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU (Aralık 2003) Stratejik plan: Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı olarak tanımlanmıştır. Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI HAKKINDA YÖNETMELİK (Mart 2006) (Stratejik Plan Yıllık Uygulama Sonuçları) KAMU İDARELERİNDE STRATEJİK PLANLAMAYA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK (DPT-Mayıs 2006) Bu Yönetmelik, stratejik plan hazırlamakla yükümlü kamu idarelerinin ve stratejik planlama sürecine ilişkin takvimin tespiti ile stratejik planların kalkınma planı ve programlarla ilişkilendirilmesine yönelik usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. KAMU İDARELERİ İÇİN STRATEJİK PLANLAMA KILAVUZU 2. SÜRÜM (DPT-Haziran 2006) (1.SÜRÜM 2003) KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK PERFORMANS PROGRAMLARI HAKKINDA YÖNETMELİK (Temmuz 2008) (Stratejik Plan Yıllık Uygulama Programı) KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK STRATEJİK PLANLARA DAİR TEBLİĞ (Nisan 2015) -Stratejik Planların Yenilenmesi veya Güncellenmesi -Stratejik Planların Onuncu Kalkınma Planıyla Uyumu -Stratejik Plan Hazırlama Sürecinde Uyulması Gereken Genel Hususlar ÜNİVERSİTELER İÇİN STRATEJİK PLANLAMA REHBERİ (TASLAK 1.SÜRÜM 2016) (MERKEZ TEŞKİLATLAR İÇİN KİSPK 3.SÜRÜM) KALKINMA BAKANLIĞI DEĞERLENDİRMELERİ (2007 ve 2013 Yılı) VE İÇ DENETİM RAPORLARI KALKINMA BAKANLIĞI TARAFINDAN KURULAN ( WEB SİTESİ

4 Üniversitemiz Stratejik Planları Dönemi ( Dönemi- DPT) Stratejik Planlama Komitesi (Mayıs 2006) Katılımcı bir yaklaşımla hazırlanmıştır. Birim ve kurum bazlı hedefler (kurumsal amaç, hedef ve stratejiler bütüncül değil) Dönemi Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu (Mayıs 2013) İlk stratejik planın aksine katılımcı bir yaklaşımla hazırlanmamıştır (Zaman). Kurumsal amaç, hedef ve stratejiler bütüncül fakat kavramsal eksiklik ve çelişkiler mevcut (oran/sayı). Paydaş analizi çalışmalarının amaç ve hedeflere katkısının belirtilmemesi, performans göstergelerine ilişkin mevcut durumun olmaması vb Dönemi (Hazırlık Programı Hazırlama Aşamasında) Hazırlık çalışmaları Rektörün stratejik planlama çalışmalarının başladığını duyuran iç genelge (İç Genelge 2017/1) ile başlamıştır. Ç.Ü. Stratejik Plan Yönlendirme Kurulu (Rektör Yardımcısı Sn. Prof. Dr. Şeref ERDOĞAN başkanlığında üniversitenin harcama birimi yöneticilerinden oluşturulmuştur.) Ç.Ü. Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu (Rektör Yardımcısı Sn. Prof. Dr. Şeref ERDOĞAN başkanlığında oluşturulmuştur.) Hazırlık programını içeren iç genelge 2 nin duyurulması ve yayımlanması DPT? DPT (KB)? DPT (KB)

5 Stratejik Planlama Sürecindeki Aktörler Rektör Yönlendirme Kurulu (Ç.Ü. Stratejik Plan Yönlendirme Kurulu) Stratejik Planlama Ekibi (Ç.Ü. Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu) Strateji Geliştirme Birimi (SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü) Harcama Birimleri (Ç.Ü. Akademik ve İdari Birimleri)

6 Stratejik Planın Sunulması 1 Çukurova Üniversitesi Stratejik Planlama Süreci (Model) HAZIRLIK PROGRAMININ OLUŞTURULMASI -Stratejik Plan Ekip ve Kurulu -İhtiyaç Tespiti -Stratejik Planlama Sürecinin Aşamaları -Stratejik Plan Hazırlama Takvimi 2 DURUM ANALİZİ Neredeyiz? Kurumsal Tarihçe Mevcut Stratejik Planın Değerlend irilmesi Kuruluş İçi Analiz Mevzuat Analizi Akademik Faaliyetler Analizi Üst Politika Belgeleri Analizi GZFT Analizi Faaliyet Alanları İle Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi Tespit ve İhtiyaçların Belirlenmesi Yükseköğretim Sektörü Analizi GELECEĞE BAKIŞ Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin Belirlenmesi FARKLILAŞTIRMA STRATEJİSİ -Konum Tercihi -Başarı Bölgesi Tercihi -Değer Sunumu Tercihi -Temel Yetkinlik Tercihi Nereye ulaşmak istiyoruz? STRATEJİ GELİŞTİRME -Amaç, Hedef, Performans Göstergelerinin Belirlenmesi -Stratejiler, Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetlerinin Belirlenmesi -Maliyetlendirme STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI -Eylem Planının Hazırlanması İZLEME VE DEĞERLENDİRME Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz?

7 AŞAMA 1.HAZIRLIK PROGRAMININ OLUŞTURULMASI İhtiyaç Tespiti -Eğitim, Danışmanlık ve Veri Stratejik Planlama Sürecinin Aşamaları -Stratejik Plan Hazırlama Takvimi Programın değiştirilmesi

8 AŞAMA 2.DURUM ANALİZİ Neredeyiz? Farklı analizler de yapılabilir Kalkınma Bakanlığı-İç ve Dış Denetim- SGDB raporları / değerlendirmeleri Kalite çalışmalarında yapılan paydaş analizi verileri Durum analizi sonucunda, analiz bulgularının bütünleştirilerek değerlendirilmesi, tespitler ve ihtiyaçlarla ilgili analizin bu çerçevede yapılması beklenmektedir.

9 AŞAMA 3.GELECEĞE BAKIŞ Nereye ulaşmak istiyoruz? Üniversitenin geleceğe bakışını belirlemede birinci derecede sorumlu kişiler rektör ve yardımcılarıdır. Misyonun belirlenmesi -Hangi misyonu (ana görev ve sorumlulukları) yerine getirmek için varız? Vizyonun belirlenmesi (DPT İlk Plan-Kısa Olmalı!) -Uzun vadede başarmak istediğimiz vizyonumuz (idealimiz) nedir? Temel değerlerin belirlenmesi - Misyonumuzu yerine getirip vizyonumuza ulaşmaya çalışırken ne tür bir çalışma felsefesi ve değerlerini esas almalıyız?

10 AŞAMA 4.FARKLILAŞTIRMA STRATEJİSİ Nereye ulaşmak istiyoruz? Farklılaşma stratejisi; üniversitenin yükseköğretim sektöründe konumlandırılması, inşa etmek istediği yetkinliklerinin belirlenmesi, algı ve itibarının nasıl olması gerektiği gibi hususları açığa kavuşturarak görece soyut nitelikte olan misyon,vizyon ve temel değerler ile stratejik planın amaç ve hedefleri arasında bir köprü görevi görür. TEMEL TERCİHLER -Konum Tercihi (Sektör - Eğitim, Araştırma vs.) -Başarı Bölgesi Tercihi (Öncelikler - Akademik birim- Tıp-, Hedef öğrenci kitlesi ve Yerel imkânları önceliklendirme-ziraat- vs.) -Değer Sunumu Tercihi (Hizmet Seti - Yok Et-Lisans prog.kapatılması-, Azalt, Artır, Yenilik Yap) -Temel Yetkinlik Tercihi (Uygulama - Uzmanlaşma: Uzaktan eğitimde güvenilir, kaliteli ve tercih ediliyor olma vs.)

11 AŞAMA 5.STRATEJİ GELİŞTİRME (Amaç, Hedef ve Performans Göstergelerinin Belirlenmesi) Nereye ulaşmak istiyoruz? Amaçlar belirlenirken durum analizi bulgularının bütünleştirilmesiyle oluşturulan Tespitler ve İhtiyaçlar Tablosu kullanılır. İzleme ve değerlendirmenin etkili işleyebilmesi açısından bir hedefin sorumluluğu tek bir harcama birimine verilir.!!! Hedefler belirlenirken, her harcama birimine sorumluluk verilmesi zorunlu değildir. Ancak her birim mutlaka en az bir hedef için, sorumlu veya işbirliği yapılacak birim olarak belirlenir. Danışma, denetim ve destek birimlerinin hepsi kurumsal kapasitenin geliştirilmesi amacı altındaki hedeflerle ilişkilendirilir.

12 AŞAMA 5.STRATEJİ GELİŞTİRME (-Stratejiler, Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetlerinin Belirlenmesi -Maliyetlendirme) AMAÇ 1 En az iki, en fazla beş Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? HEDEF 1.1 Her bir amaca yönelik en az iki, en fazla beş hedef Performans Göstergeleri Stratejiler Riskler ve Kontrol Faaliyetleri Maliyetlendirme (Bütçe) Hedeflere nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar Bir hedef için en fazla üç tane!!! En az iki, en fazla beş performans göstergesi (İzleme ve Değerlendirme!!!). Başlangıç (mevcut) değerleriyle planın her yılına ait hedeflenen değerleri birlikte sunulur.!!! Hedefe ulaşmada karşılaşılabilecek riskler, açıklamaları ve kontrol faaliyetleriyle birlikte tanımlanır. Üniversitenin bütçesi stratejik plandaki amaç ve hedeflerle ilişkilendirilir. (Ek Bütçe Kısıtlama-Program Bütçe!!!) Hedeflerin plan dönemi için tahmini maliyeti tespit edilir. Detaylı maliyetlendirme ise performans programı kapsamında yapılır.

13 AŞAMA 6.STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI Stratejik planda yer alan amaç ve hedefleri gerçekleştirmeye dönük faaliyetlerin uygulanabilmesi için amaç, hedef ve faaliyet bazında sorumluların kimler veya hangi birimler olduğu ve ne zaman gerçekleştirileceği gibi hususların yer aldığı bir eylem planı hazırlanır. Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Eylem planlarının hazırlanması, onaylanması ve uygulanmasına yönelik genel koordinasyon SGDB tarafından sağlanır. Eylem planı hazırlıkları stratejik plan hazırlık süreciyle eşzamanlı bir biçimde yürütülür ve stratejik plan ile aynı dönemi kapsayacak şekilde hazırlanır. Stratejik planın hedef ve performans göstergelerinin belirlenmesi aşamasında Eylem Planı hazırlanmaya başlanır. SGDB koordinasyonunda hazırlanan eylem planları yönlendirme kurulunun uygun görüşünü müteakip rektörün onayına sunulur ve uygulamaya konulur. Eylem planı nihai stratejik planla birlikte Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Eylem planı Her yıl Aralık ayında stratejik planın kalan yıllarını içerecek bir şekilde revize edilerek Ocak ayında uygulamaya konulur. Revize edilen eylem planı Ocak ayı sonuna kadar Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Stratejik planın güncellenmesi durumunda ilgili üniversite eylem planını da en geç bir ay içerisinde güncelleyerek Kalkınma Bakanlığına gönderir.

14 AŞAMA 7.İZLEME VE DEĞERLENDİRME Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz? İzleme ve değerlendirme sürecinde temel sorumluluk rektördedir. Hedeflerin ve ilgili performans göstergeleri ile risklerin takibi, ilgili hedeften sorumlu birimin harcama yetkilisinin; harcama birimlerinden hedeflere ilişkin alınan gerçekleşme değerlerinin toplulaştırılması ve rektöre sunulması ise SGDB nin sorumluluğundadır. İlgili döneme ilişkin raporların (İzleme/İzleme ve Değ.) hazırlanmasıyla birlikte rektör başkanlığında, rektör yardımcıları ve harcama yetkilileri ile SGDB birim yöneticisinin de katılımlarıyla, altı aylık dönemlerde izleme toplantıları, bir yıllık dönemlerde ise izleme ve değerlendirme toplantıları yapılır. Yılsonu izleme ve değerlendirme raporu, nihai hale getirilerek Şubat ayı sonuna kadar Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Faaliyet Raporu İç Denetim Raporları

15 AŞAMA 8.STRATEJİK PLANIN SUNULMASI Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz? Stratejik plan taslağı, rektörün onayını takiben değerlendirilmek üzere Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Kalkınma Bakanlığının değerlendirme raporunda belirttiği hususlar dikkate alınarak planda gerekli düzeltmeler yapılır. Üniversitelerce hazırlanacak stratejik planlar, Kalkınma Bakanlığına değerlendirilmek üzere gönderilecek olanlar ve kamuoyuna açıklanacak olanlar olmak üzere iki farklı şablonda sunulur. 31 OCAK 2018 KB Bu şablonda belirtilenler dışında herhangi bir başlıklandırma yapılamaz. Alt amaçlar, alt hedefler, tedbir ve tema gibi kavramlara yer verilmez.

16 STRATEJİK PLANIN DİĞER FAALİYETLERLE İLİŞKİSİ -İç Kontrol Sistemi -Kalite Güvencesi Sistemi

17 Stratejik Plan Hazırlama Takvimi S.NO AŞAMALAR Haz Tem Ağu Eyl Eki Kas Ara Oca HAZIRLIK PROGRAMININ OLUŞTURULMASI Ekip ve Kurulun Oluşturulması İhtiyac Tespiti Hazırlama Takviminin Hazırlanması Hazırılık Programının Onay ve Yayım Süreci Yöneticilere (Yönlendirme Kurulu Üyeleri) Yönelik Bilgilendirme Toplantısı Stratejik Plan Komisyonuna Yönelik Bilgilendirme Toplantısı 2 DURUM ANALİZİ Kurumsal Tarihçe Uygulanmakta Olan Stratejik Planın Değerlendirilmesi Mevzuat Analizi Üst Politika Belgeleri Analizi Faaliyet Alanları ile Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi (Paydaşların tespiti, Paydaşların önceliklendirilmesi, Paydaşların değerlendirilmesi, Paydaş görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi) Kuruluş İçi Analiz (İnsan Kaynakları Yetkinlik Analizi, Kurum Kültürü Analizi, Fiziki Kaynak Analizi, Teknoloji ve Bilişim Altyapısı Analizi, Mali Kaynak Analizi) Akademik Faaliyetler Analizi Yükseköğretim Sektörü Analizi (Sektörel Eğilim Analizi, Sektörel Yapı Analizi) GZFT (Güçlü ve Zayıf Yönler, Fırsat ve Tehditler) Analizi Tespit ve İhtiyaçların Belirlenmesi Durum Analizi Raporunun Hazırlanması 3 GELECEĞE BAKIŞ Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin Belirlenmesi 4 FARKLILAŞTIRMA STRATEJİSİ Konum Tercihi Başarı Bölgesi Tercihi Değer Sunumu Tercihi Temel Yetkinlik Tercihi 5 STRATEJİ GELİŞTİRME Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi Performans Göstergeleri ve Stratejilerin Belirlenmesi Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetlerinin Belirlenmesi Maliyetlendirme 6 STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI Eylem Planının Hazırlanması 7 İZLEME VE DEĞERLENDİRME 8 STRATEJİK PLANIN SUNULMASI Taslağın Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi Düzeltme, Onay ve Yayımlanma

18 Soru ve Cevap SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Temmuz 2017