İÇ KONTROL SİSTEMİ STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

Transkript

1 İÇ KONTROL SİSTEMİ STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

2 İçerik Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve Eylem Planı Rehberi Eylem Planının Genel Yapısı Eylem Planının Hazırlanmasında ve Değerlendirmesinde Sorumlu Olanlar Bakanlığımız Eylem Planı Çalışmaları Bakanlığımız Eylem Planı II Eylem Planının İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Koordinasyonu Maliye Bakanlığının İç Kontrol Standartlarına Uyum Konulu Genelgesi İÇ KONTROL SİSTEMİ 2

3 Kamu İç Kontrol Standartları tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol Standartları başlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu belirtilmiştir. İç Kontrol Mevzuat\İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar.docx Bu çerçevede, Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile 5 ana başlık (bileşen) altında, 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şarttan oluşan Kamu İç Kontrol Standartları belirlenmiştir. İç Kontrol Mevzuat\Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği.docx İÇ KONTROL SİSTEMİ 3

4 Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde, Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31/12/2008 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. hükmüne istinaden, kamu kurum ve kuruluşlarında Eylem Planı çalışmaları başlamıştır. İÇ KONTROL SİSTEMİ 4

5 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Bu kapsamda, idarelerin iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek için yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarında kamu idarelerine rehberlik yapmak amacıyla Maliye Bakanlığınca Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi hazırlanmış ve bu doğrultuda temel ilkeler belirlenmiştir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 5

6 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Eylem planı formatı, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayımlanmış olan 4/2/2009 tarih ve 1205 sayılı yazı ile belirlenmiştir. Buna göre eylem planında aşağıda belirtilen bilgilere yer verilmesi gerektiği belirtilmiştir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 6

7 Eylem Planının Genel Yapısı Mevcut Durum Bakanlığımızda, Kamu İç Kontrol Standartlarını veya bu standartlara ilişkin genel şartları karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme (idari düzenlemeler dahil) veya uygulamaların bulunup bulunmadığını göstermektedir. Eylem Kod No Kamu İç Kontrol Standartlarından yararlanılarak oluşturulmuş anlamlı kısaltmalardır. - KOS 1; Kontrol Ortamı Standartlarının altında yer alan Etik Değerler ve Dürüstlük ile ilgili 1 No lu standardı ifade etmektedir. - KOS1.1 Kontrol Ortamı Standartlarının altında yer alan Etik Değerler ve Dürüstlük ile ilgili 1 No lu standardın birinci şartını ifade etmektedir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 7

8 Eylem Planının Genel Yapısı Öngörülen Eylem veya Eylemler mevcut düzenlemelerin iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlamada yetersiz kaldığı veya iyileştirilmesi gerektiği sonucuna varılması nedeniyle, yapılacak düzenlemeleri ve öngörülen eylemleri ifade etmektedir. Sorumlu Birim eyleme ilişkin faaliyeti yürüterek süresinde sonuçlandırmaktan ve raporlamaktan sorumlu birimdir. İşbirliği Yapılacak Birim eyleme ilişkin faaliyetin yürütülmesi ve sonuçlandırılması sürecinde, gerçekleştirilecek faaliyet ile doğrudan veya dolaylı ilişkisi bulunan ve sorumlu birimin işbirliği yaparak somut destek talep edeceği birimdir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 8

9 Eylem Planının Genel Yapısı Çıktı/Sonuç eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonucun somut bir şekilde ifadesidir. Bu çıktı/sonuçlara örnek olarak; kanun, genelge, yönerge, rehber, bülten, broşür, el kitabı, şema, rapor, çizelge, form, eğitim programı, kontrol listeleri gibi dokümanlar, web sayfası düzenlemesi veya yazılım gibi hususlar verilebilir. Tamamlanma Tarihi eylemin tamamlanması için öngörülen süreyi göstermektedir. Açıklamalar Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartını tanımlamaya, öngörülen eylemlerin ne olduğu, nasıl yapılması gerektiği hakkında kısa bilgilere yer verilerek eylemin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik ayrıntılı ifadelerin yer aldığı bölümdür. İÇ KONTROL SİSTEMİ 9

10 Eylem Planının Hazırlanmasında ve Değerlendirilmesinde Sorumlu Olanlar Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İÇ KONTROL SİSTEMİ 10

11 Eylem Planının Hazırlanmasında ve Değerlendirilmesinde Sorumlu Olanlar Harcama Birimleri İç kontrol sistemi; eylem planında yer alan eylemlerin gerçekleşme sonuçları, birimdeki iç kontrol sistemi kapsamında yapılan çalışmaların mevcut durumu, bu çerçevede yapılan faaliyetlere ilişkin genel bilgilerin raporlanması gibi sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak, harcama birimleri tarafından yılda en az bir kez değerlendirilmektedir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 11

12 Eylem Planının Hazırlanmasında ve Değerlendirilmesinde Sorumlu Olanlar Strateji Geliştirme Başkanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı, eylem planının hazırlanma ve uygulanma aşamasında birimlere danışmanlık hizmeti verme görevi yanında; İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ile Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun çalışmalarının koordinasyonunu sağlamak, birimlerce gönderilen değerlendirmeleri konsolide ederek İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ile Üst Yöneticiye sunmak ve diğer sekreterya hizmetini yürütmekle görevlidir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 12

13 Eylem Planının Hazırlanmasında ve Değerlendirilmesinde Sorumlu Olanlar Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu Bu Grupta yer alanlar, birim yöneticisinin görevlendireceği kişilerle birlikte, Eylem planı taslağını hazırlamak, Birimlerindeki iç kontrol ile ilgili iş ve işlemlerin koordinasyonunu yapmak, Strateji Geliştirme Başkanlığı ile iletişimi sağlamak, Eylemlerin gerçekleşme sonuçlarını Strateji Geliştirme Başkanlığına zamanında raporlamaktan sorumludur. İÇ KONTROL SİSTEMİ 13

14 Eylem Planının Hazırlanmasında Sorumlu Olanlar İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Bir üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama yetkilileri veya görevlendirecekleri yardımcılarından oluşan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu nun görevleri; Hazırlanan iç kontrol eylem planı taslağı üzerinde görüş bildirmek, değişiklik yapmak ve öneri getirmek, İç kontrol sistemi ile ilgili öneriler geliştirmek, iç kontrol sistemini ve Eylem Planını periyodik olarak izlemek ve görüş bildirmektir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 14

15 Bakanlığımız Eylem Planı Çalışmaları 04/02/2009 tarihinde yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda Bakanlığımızda İç Kontrol Sistemi proje kapsamında değerlendirilmiş ve UBAKİK Projesi 10/03/2009 tarihli Makam Oluru ile hayata geçirilmiştir. Rehber doğrultusunda 10/03/2009 tarihli Makam Oluru ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. UBAKİK Projesinin tanıtımı amacıyla, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 26/03/2009 tarihinde ilk toplantısını gerçekleştirmiştir. Eylem Planı hazırlık çalışmaları 12/05/2009 tarihinde fiilen başlamıştır. İÇ KONTROL SİSTEMİ 15

16 Bakanlığımız Eylem Planı Çalışmaları Mevcut durum analizine dayandırılarak hazırlanan 30/06/ /06/2011 dönemlerini kapsayan Bakanlığımız Eylem Planı I üst yönetici tarafından 01/07/2009 tarihinde imzalanarak işleme konulmuş olup, Maliye Bakanlığı na gönderilmiştir. Bakanlığımız 30/06/ /12/2014 dönemlerini kapsayan Eylem Planı II ise 01/07/2013 tarihi itibariyle uygulamaya alınmıştır. UBAK Eylem Planı-II. SON.V.xls İÇ KONTROL SİSTEMİ 16

17 Bakanlığımız Eylem Planı II Bakanlığımız 30/06/ /12/2014 dönemlerini kapsayan Eylem Planı II kapsamında kamu iç kontrol standartlarının 5 ana bileşenine yönelik hedeflediğimiz 154 adet çıktının dağılımı aşağıdaki gibidir : KOS (Kontrol Ortamı Standardı) : 57 RDS (Risk Değerlendirme Standardı) : 19 KFS (Kontrol Faaliyeti Standardı) : 47 BİS (Bilgi ve İletişim Standardı) : 23 İS (İzleme Standardı) : 9 İÇ KONTROL SİSTEMİ 17

18 Bakanlığımız Eylem Planı II Kontrol Ortamı Standardına (KOS) ilişkin gerçekleştirdiklerimiz: İç Kontrol El Kitabı İç Kontrol Sistemi ve İlkelerine Yönelik Sayfa Görev Tanımları İdare Faaliyet Raporu Öneri Sistemi Birim İç Kontrol Güvence Beyanları Bakanlığımız Misyon ve Vizyonu ile İlgili Görseller, İletiler Birim Organizasyon Şemaları Eğitim Kataloğu İÇ KONTROL SİSTEMİ 18

19 Bakanlığımız Eylem Planı II Kontrol Ortamı Standardına (KOS) ilişkin gerçekleştirdiklerimiz: Hassas Görev Formu Hassas Görev Envanteri Vekalet Dönemi Raporu İşlem Kontrol Standartları Eğitim Kataloğu Hedef ve Beklenti Toplantı Tutanağı Hedef ve Beklenti Değerlendirme Toplantı Tutanağı KOS çıktılarının gerçekleşme oranı % 65 İÇ KONTROL SİSTEMİ 19

20 Bakanlığımız Eylem Planı II Kontrol Faaliyetleri Standardına (KFS) ilişkin gerçekleştirdiklerimiz: İş Akış Şemaları İşlem Kontrol Standartları Birim İşlem Yönergeleri Görevler Ayrılığı Matrisi Hassas Görev Formu Kontrol Değerlendirme Toplantı Tutanağı İş Sürekliliği Planı Görev Dağılım Çizelgesi İş Devir Teslim Raporu KFS çıktılarının gerçekleşme oranı % 54 İÇ KONTROL SİSTEMİ 20

21 Bakanlığımız Eylem Planı II Bilgi ve İletişim Standardına ilişkin (BİS) gerçekleştirilen çıktılardan bazıları: Stratejik Plan Performans Programı Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Faaliyet Raporu Birim İşlem Yönergeleri Faaliyet Raporu Değerlendirme Toplantısı Tutanağı İletişim Rehberi İletişim Formu Öneri Sistemi Rehberi Öneri Veri Tabanı Etik Kurallar Personel El Kitapçığı Anonim Telefon Hattı ( ) BİS çıktılarının gerçekleşme oranı % 53 İÇ KONTROL SİSTEMİ 21

22 Bakanlığımız Eylem Planı II İzleme Standardına ilişkin (İS) gerçekleştirilen çıktılardan bazıları: İç Kontrol Öz Değerlendirme Anketleri İç Kontrol Öz Değerlendirme Anketleri Sonuç Raporu Görev Tanımları İç kontrol Sistemi değerlendirme Toplantı Tutanakları İS çıktılarının gerçekleşme oranı % 55 İÇ KONTROL SİSTEMİ 22

23 Eylem Planının İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Koordinasyonu Eylem Planının İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Koordinasyonu kapsamında; eylem planında yapılması öngörülen eylemlerin yıllık gerçekleşme sonuçları ve birimdeki iç kontrol sistemine ilişkin değerlendirmeler bir sonraki yılın Ocak ayının sonuna kadar belirlenmiş formatta Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmektedir. İÇ KONTROL SİSTEMİ 23

24 Maliye Bakanlığının Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Konulu Genelgesi Maliye Bakanlığının 02/12/2013 tarih ve sayılı Genelgesinin: 8 nci maddesinde ; Hazırlanan eylem planlarının kurumsal nitelik taşıması bakımından taşra teşkilatı olan kamu idarelerinin eylem planı hazırlık ve revize çalışmalarına taşra teşkilatını da dâhil etmesi gerektiği ve bununla birlikte taşra birimlerinin ayrıca bir eylem planı hazırlama zorunluluğu bulunmadığı, hususu belirtilmiş ve bu minhalde taşra teşkilatı olan kamu kurum ve kuruluşlarında iç kontrol sistemi yaygınlaştırma çalışmaları hız kazanmıştır. İÇ KONTROL SİSTEMİ 24

25 İç Kontrol Sisteminin İşleyişi Eylem Planının Güncellenmesi İzleme ve Değerlendirme Sorumlu birimler/gruplar tarafından işlemlerin yapılması Uygulama Hazırlama Grubunda Değerlendirme Üst Yönetici Onayı İzleme ve Yönlendirme Kurulunda görüşülerek kabul/değiştir me İÇ KONTROL SİSTEMİ 25

26 TEŞEKKÜRLER Sabiha İNANIR TOPÇU Mali Hizmetler Uzmanı