BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI

Transkript

1 SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI [FAALİYET RAPORU-2008 ]

2 SUNUŞ Başkanlığımızın 2008 yılı Faaliyet Raporunu, kamuoyunu doğru bilgilendirmeyi, topluma karşı sorumluluklarımızdan birisi olarak gören bir anlayış ve titizlikle hazırlanmış bulunmaktayız. Üniversitemiz akademik ve idari birimlerin; eğitim-öğretim programları ve plânları çerçevesinde eğitim ortamlarını, ilgili birimler ve dairemiz işbirliğiyle belirlenmiş standartlara uygun şekilde donatabilmek için, ihtiyaç duyulan bilişim teknolojilerini, sürekli kalite, ve verimlilik anlayışıyla hızlı ve hatasız bir şekilde, teknolojiden en üst düzeyde faydalanarak plânlamak, temin etmek ve birime özel yönetsel ihtiyaçları karşılamak üzere masaüstü veya web tabanlı uygulamalar hazırlamak temel ilkemizdir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 2008 Yılı Faaliyet Raporu nun hazırlanmasında emeği geçen mesai arkadaşlarıma teşekkür ederim. Tolga GÜNGÖRSÜN Bilgi İşlem Dairesi Başkanı 2

3 I GENEL BİLGİLER... 4 I.1 MİSYON VE VİZYON... 4 I.2 YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 I.2.1 Bilgi İşlem Dairesi Başkanı... 4 I.2.2 Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürü... 4 I.2.3 Teknik ve İdari Hizmetler Şube Müdürü... 5 I.2.4 Yazılım Teknolojileri Şube Müdürü... 5 I.3 İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER... 5 I.3.1 Fiziksel Yapı:... 5 I.3.2 Sosyal Alanlar... 6 I Toplantı-Konferans Salonları...6 I.3.3 Hizmet Alanları... 6 I Akademik Personel Hizmet Alanları...6 I İdari Personel Hizmet Alanları...6 I Ambar Alanları...6 I Arşiv Alanları...6 I.3.4 Örgüt Yapısı:... 6 I.3.5 Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar:... 7 I I Yazılımlar...7 Bilgisayarlar...7 I Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar...7 * Üniversite toplamıinsan Kaynakları:... 7 İnsan Kaynakları:... 8 I I Akademik Personel...8 Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı...8 I I İdari Personel...8 İdari Personelin Eğitim Durumu...8 I I İdari Personelin Hizmet Süreleri...9 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı...9 I.3.6 Sunulan Hizmetler:... 9 I Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürlüğü...9 I Teknik ve İdari Hizmetler Şube Müdürlüğü...9 I Yazılım Teknolojileri Şube Müdürlüğü...10 I.3.7 Eğitim Hizmetleri I Bilimsel ve Sanatsal Faaliyetler...10 I.4 YÖNETIM KONTROL SISTEMI: II AMAÇ VE HEDEFLER...12 II.1 İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ II.2 TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER III FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER...13 III.1 MALİ BİLGİLER IV KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ...15 IV.1 ÜSTÜNLÜKLER IV.2 ZAYIFLIKLAR IV.3 DEĞERLENDIRMELER V ÖNERİ VE TEDBİRLER...16 VI EKLER

4 I GENEL BİLGİLER I.1 MİSYON VE VİZYON Sakarya Üniversitesi'nde bilgi teknolojilerini en üst seviyede uygulamak ve bu teknolojilerin yaygın bir şekilde kullanılabilirliğini sağlamak. Bunu yaparken de "Kalite bir yaşam biçimidir" sözünü unutmamak. Hızla artan öğrenci ve personel sayısı ile birlikte ihtiyaç duyulan yazılım, donanım ve diğer bilişim hizmetleri konusundaki gereksinimleri karşılayarak bunların devamlılığını sağlamak, bilgisayar sayısı, ağ ve internet altyapısını geliştirecek faaliyetlerde bulunmak, bu işler için uzmanlaşmış kadroları oluşturmak, bilgisayar teknolojilerinin uygulanma seviyesi açısından en ön sıralarda yer almak ve bu konuda tercih edilen bir Üniversite olmak. I.2 YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamesinde Bilgi İşlem Daire Başkanlıklarının görev ve sorumlulukları şu şekilde belirtilmiştir. 1. Üniversitedeki bilgi işlem sistemlerini işletmek eğitim, öğretim ve araştırmalara destek olmak. 2. Üniversitenin ihtiyaç duyacağı diğer bilgi işlem hizmetlerini yerine getirmektir. I.2.1 Bilgi İşlem Dairesi Başkanı 1. Bilişim teknolojileri ile ilgili gelişmeleri takip edip konu ile ilgili enformasyonu üniversiteye kazandırmak 2. Üniversitenin ihtiyacı olan güvenli ağ alt yapısı ve sunucu ihtiyaçlarını karşılamak 3. Üniversitenin idari birimlere ait iş süreçlerini elektronik ortama aktaracak gereksinimleri karşılamak 4. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının ihtiyacı olan insan kaynağı planlamasını yapmak 5. Eğitim birimlerinin ihtiyacı olan bilgisayar teknolojileri desteğine yönelik insan kaynağı ve altyapı planlamaları yapmak 6. Şube müdürlüklerinin düzenli ve uyumlu çalışmalarını sağlamak 7. Şube müdürlükleri arasında koordinasyonu sağlamak 8. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Hizmet Uygulama Esas ve Usullerini oluşturmak ve yönetimin bilgi ve onayına sunmak. 9. Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. I.2.2 Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürü 1. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Denetim) kullanarak grubun etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak, 2. Yapılacak çalışmalar ile geliştirilecek projelere karar vermek ve bu işlerin gerçekleştirilmesi için grubu sevk ve idare etmek, 3. Diğer birimlerle koordineli olarak yapılması gereken işlerde bu birimlerle gerekli görüşmeleri yapmak, 4. İlgili yerlerde şube müdürlüğünü temsil etmek, 5. Şube içi ve hizmet içi eğitimleri kararlaştırmak, 6. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı içerisinde tertiplenen toplantılarda grubu temsil etmek, 7. Üniversitenin ağ alt yapısını ve IP telefon sistemini planlamak, 8. Yapılan planlar doğrultusunda ağ alt yapısının ve IP telefon sistemini geliştirmek, 9. Ağ aktiflerini kurup konfigürasyonlarını yapmak ve gelişen teknolojiler doğrultusunda güncellemeler yapmak, 4

5 10. Ağ aktif ve pasiflerinin satın alma şartnamelerini hazırlamak, 11. IP telefon sisteminin aktif ve pasiflerinin satın alma şartnamelerini hazırlamak, 12. Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. I.2.3 Teknik ve İdari Hizmetler Şube Müdürü 1. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Denetim) kullanarak grubun etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak, 2. Gelişen teknolojileri takip etmek, kurum için uygun olanları tespit edip, hazırlanacak teknik şartnamelerle bu teknolojilerin satın alınması sağlamak. 3. Yapılacak çalışmalar ile geliştirilecek projelere karar vermek ve bu işlerin gerçekleştirilmesi için grubu sevk ve idare etmek, 4. Diğer birimlerle koordineli olarak yapılması gereken işlerde bu birimlerle gerekli görüşmeleri yapmak, 5. Daire Başkanlığı içerisinde düzenli olarak tertiplenen toplantılarda birimi temsil etmek, 6. İlgili yerlerde grubu temsil etmek, 7. Birim içi ve hizmet içi eğitimleri kararlaştırmak, 8. Yapılan işlerle ilgili gerekli raporları hazırlamak ve Daire Başkanı'na sunmak, 9. Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. I.2.4 Yazılım Teknolojileri Şube Müdürü 1. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Denetim) kullanarak şubenin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak, 2. İdari birimlere ait yazılımların hazırlanması, revize edilmesi için gelen iş taleplerini değerlendirmek, kabul edilen işleri ilgili şube personeline iletmek, işin yürütülme sürecini takip etmek ve talebe yanıt vermek, 3. Yapılacak çalışmalar ile geliştirilecek projelere karar vermek ve bu işlerin gerçekleştirilmesi için personeli sevk ve idare etmek, 4. Diğer birimlerle koordineli olarak yapılması gereken işlerde bu birimlerle gerekli görüşmeleri yapmak, 5. Daire Başkanlığı içerisinde düzenli olarak tertiplenen toplantılarda şubeyi temsil etmek, 6. İlgili yerlerde şubeyi temsil etmek, 7. Şube içi ve hizmet içi eğitimleri kararlaştırmak, 8. Yapılan işlerle ilgili gerekli raporları hazırlamak ve Daire Başkanı'na sunmak, 9. Sorumluluğunda bulunan veritabanı ve uygulama sunucuları ile ilgili şifre ve yetkilendirme işlemlerini takip etmek, şifrelerin bir kopyasını daire başkanına teslim etmek, sunucularının yönetim ve yedekleme işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 10. Bağlı olduğu proses ile ilgili üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. I.3 İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER I.3.1 Fiziksel Yapı: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı destek süreçlerini, Rektörlük İdari binasının 4. Katında toplam 1112 m2 lik kapalı alanda, sunucu hizmetlerini ise SAÜSEM binası zemin katında toplam 80 m2 lık kapalı alanda vermektedir. 5

6 I.3.2 Sosyal Alanlar I Toplantı-Konferans Salonları Eğitim Alanı Toplantı Salonu - 1 Konferans Salonu - - TOPLAM I.3.3 Hizmet Alanları I Akademik Personel Hizmet Alanları Sayı (adet) Alan (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Servis ,71 83, Çalışma Odası ,02 84, Toplam ,73 167, I İdari Personel Hizmet Alanları Sayı (adet) Alan (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Servis ,10 297, Çalışma Odası ,55 105, Toplam ,65 403, I Ambar Alanları Ambar Sayısı: 1 2 Ambar Alanı: 115,50 140,82 I Arşiv Alanları Arşiv Sayısı: 1 1 Arşiv Alanı: 4,77 m2 4,77 m2 I.3.4 Örgüt Yapısı: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 1 daire başkanı ve 3 şube müdürlüğü şeklinde örgütlenmiştir. Daire Başkanı Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürlüğü Teknik ve İdari Hizmetler Şube Müdürlüğü Yazılım Teknolojileri Şube Müdürlüğü Ağ Yönetimi Teknik Hizmetler Sistem Yönetimi İdari Hizmetler 6

7 I.3.5 Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar: I Yazılımlar Yazılımlar Microsoft Kampüs Anlaşması 1 1 Uygulama Programları Anti Virus Programları 1 1 TOPLAM I Bilgisayarlar BİLGİSAYAR SAYISI Masa Üstü Bilgisayar Sayısı Taşınabilir Bilgisayar Sayısı Sunucu Sayısı TOPLAM I Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar CİNSİ İDARİ AMAÇLI (Adet) EĞİTİM AMAÇLI (Adet) ARAŞTIRMA AMAÇLI (Adet) Projeksiyon 1 2 Slayt makinesi Tepegöz Episkop Barkod Okuyucu Baskı makinesi Fotokopi makinesi 1 1 Faks 2 2 Fotoğraf makinesi Kameralar Televizyonlar 1 1 Tarayıcılar 2 2 Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler IP Telefon* ATA Cihazı* Kablosuz Erişim Noktası* Call Manager* 2 2 Kesintisiz Güç Kaynağı 5 6 * Üniversite toplamı 7

8 İnsan Kaynakları: I Akademik Personel Profesör Doçent Yrd. Doçent 1 1 Öğretim Görevlisi 1 Okutman 1 1 Çevirici Eğitim- Öğretim Planlamacısı Araştırma Görevlisi 4 Uzman 13 6 TOPLAM 20 8 KADROLARIN DOLULUK ORANINA GÖRE KADROLARIN İSTİHDAM ŞEKLİNE GÖRE DOLU BOŞ TOPLAM TAM YARI ZAMANLI ZAMANLI I Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde% ,00 50,00 35,00 12,50 5,00 12,50 5,00 12,50 5,00 12,50 I İdari Personel Genel İdari Hizmetler 11 8 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı. Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli 1 1 Toplam DOLU BOŞ TOPLAM I İdari Personelin Eğitim Durumu İLKÖĞRETİM LİSE ÖN LİSANS LİSANS Y.L. VE DOKT Kişi Sayısı Yüzde% 39,13 45,00 39,13 45,00 17,39 5,00 4,35 5,00 8

9 I İdari Personelin Hizmet Süreleri 0 1 Yıl 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % 4,35 5,00 39,13 45,00 26,08 20,00 8,69 5,00 17,39 15,00 1,35 10, I İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % - - 8,70 10,00 26,08 25,00 21,74 25,00 39,13 35,00 4,35 5, I.3.6 Sunulan Hizmetler: Başkanlığımıza bağlı olarak faaliyette bulunan şube müdürlükleri tarafından verilen hizmetler ile ilgili bilgiler aşağıdadır. I Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürlüğü Sakarya Üniversitenin mevcut ağ, sunucu ve IP Telefon sistemlerinin düzenli, verimli ve güvenli çalışmasını sağlamak, Teknolojik yenilikleri takip ederek, sistemde yenilikler yaparak, teknolojiye uygun hale getirmek, Talepler ve ihtiyaçlar doğrultusunda satın alınacak ağ ve sistem ürünleri ile ilgili Teknik Şartnameler düzenlemek. Üniversite bünyesinde çıkan yeni ağ ve sunucu sistemleri ihtiyaçlarına cevap verilmesi konusunda çalışmalar yaparak mevcut sistemin genişlemesini planlamak ve sağlamak. Sakarya Üniversite personeline e-posta hesabı açmak. Çeşitli organizasyonlara ve personele web alanı sağlamak ve destek vermek. I Teknik ve İdari Hizmetler Şube Müdürlüğü SAÜ Demirbaşlarına kayıtlı bilişim ürünlerinin bakım, onarım, kurulumunu yapmak, destek vermek. Talepler ve ihtiyaçlar doğrultusunda satın alınacak bilişim ürünleri ile ilgili Teknik Şartnameler düzenlemek. Bilişim ürünleri ile ilgli muayene ve kabul işlemlerini yapmak, Bakımı, onarımı yapılamayan bilişim ürünlerinin dış piyasa onarımlarını yaptırmak. Arızalı bilişim ürünleri için yedek parça desteği sağlamak. Başkanlığa ait kargo işlerini koordine etmek. Başkanlığa ait bütçe çalışmalarını yapmak. Başkanlık personeline ait görevlendirme işlemlerini koordine etmek. Üniversitemiz merkezi santral hizmetini yürütmek. Bilgi Edine Kanunu kapsamında gelen başvuruları cevaplandırmak. Başkanlık Gerçekleştirme Görevlisi işlerini yerine getirmek. Faaliyet Raporlarını hazırlamak.; Üniversitemiz santralinden (Telefon Görüşmeleri Tespit Formu ile) veya direkt hatlardan yapılan görüşmelerin tespiti ve bu görüşmelere ait tutarlarının takip ve tahsilini sağlamak. 9

10 Talebe istinaden, dahili, sanal ( görüşmelerin faturalandırılması için) veya harici telefon tahsisi ile telefon numarası devir işlemlerini yapmak. Tahsis edilen telefonların Şehir içi, Şehirlerarası görüşmeye açılıp kapatılmasını sağlamak. Resmi görüşme yapmaya yetkili numaraların yetkilendirilme işlemlerini yapmak. Telefon Cihazı Konfigürasyonunun ve Şifre işlemlerinin yaptırmak. Emeklilik, nakil, yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirmeler nedeniyle personelin ilişkisinin kesilmesi 13-b ile görevlendirilen personele ait telefon hizmet durumunun güncellenme işlemlerini yapmak. Türk Telekom ve GSM hatlarıyla ilgili tüm işlemlerin takibi ve gerçekleştirilmesini sağlamak. Üniversitemiz Telefon rehberini düzenlemek ve güncelliğini sağlamak. I.3.7 I Yazılım Teknolojileri Şube Müdürlüğü İdari birimler web sayfası tasarımı yapmak, güncellemek, destek vermek. SAÜ Otomasyonları için teknik destek vermek. (IP-MAC Eşleştirilmesi, Sunucu erişim hakkı, kullanıcı adı ve parola işlemleri, yazıcı tanıtımı, uzak masaüstü bağlantısı vb.) Birimlere özel masaüstü veya web tabanlı yazılımlar geliştirmek, güncellemek ve kullanıcılara kullanım desteği vermek. Satın alınması düşünülen masasütü veya web tabanlı uygulamalar hakkında araştırma yapmak, teknik şartname düzenlemek. Eğitim Hizmetleri I Bilimsel ve Sanatsal Faaliyetler FAALİYET TÜRÜ SAYISI Sempozyum ve Kongre Konferans Panel Seminer Açık Oturum Söyleşi Tiyatro Konser Sergi Turnuva 1 1 Teknik Gezi 5 8 Eğitim Semineri 2 2 TOPLAM 8 11 Başkanlığımız tarafından öğrencilere sunulan teknik ve sosyal hizmetler; Kampüs alanı içersinde kablosuz internet erişimi. E-posta hizmeti Başkanlığımız ile ilgili bölümlerdeki lisans ve önlisans öğrencilerine staj imkanı. Başkanlığımız ile ilgili bölümlerdeki lisans ve önlisans öğrencilerine yarı zamanla iş imkanı. I.4 Yönetim Kontrol Sistemi: Daire Başkanlığımızda yönetim; Şube Müdürü, Daire Başkanı, Genel Sekreter Yardımcısı ve Genel Sekreterin kontrolünde gerçekleşmektedir. Satın alma işlemlerimiz, 4734 ve 4735 sayılı Kamu İhale Kanunu ile Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu gereğince kurulması 10

11 gerekli komisyonlar ve bütçe imkanları doğrultusunda, ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde muhasebe ve iç denetim sistemi uygulanarak İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından yapılmaktadır. Mali kontrol ile ilgili olarak tüm birimlerde bütçe harcama kalemlerinin serbest bırakılma durumlarına göre Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi ve ilgili birim elemanı tarafından kontrol edilmekte ve uygun görülenlerin ödeme işlemleri yapılmaktadır. Karar alma ve işlemlerin gerçekleştirilmesinde Harcama Yetkilisi olarak Daire Başkanı, Gerçekleştirme Görevlisi olarak Şube Müdürü yer almaktadır. Yıllık ödenekler çerçevesinde harcama kalemleri kullanılmaktadır. Demirbaş ve sarf malzeme alımları (büro malzemesi, kırtasiye malzemesi v.b.) ile hizmet alımlarına( doğalgaz, telefon, elektrik v.b.) yönelik e-bütçe sisteminden yapılan tahakkuk evrakları, Rektörlüğümüz Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilerek, ilgili harcama kaleminden ödeme işlemleri gerçekleştirilmektedir. Başkanlığımız TS-EN-ISO-9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde 15 Kasım 2008 tarihinde kurum içi kalite, Kasım 2008 tarihlerinde TSE Gözetim tetkiklerinden başarı ile geçmiştir. Ayrıca Kasım 2008 tarihleri arasında Başkanlığımıza, KALDER tarafından EFQM Dış Değerlendirme saha ziyareti yapılmıştır. 11

12 II AMAÇ ve HEDEFLER II.1 İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığımız; Üniversitedeki bilgi işlem sistemini işletmeyi, eğitim, öğretim ve araştırmalara destek olmayı, Üniversitenin ihtiyaç duyacağı diğer bilgi işlem hizmetlerini ve Üniversitemiz Stratejik Planında İdari ve Destek Süreçleri için tanımlanan hedefleri yerine getirmeyi amaç edinmiştir. Başkanlığımız 2008 yılında, TSE-EN-ISO-9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde; a) Web üzerinden anket oluşturma ve değerlendirme amacıyla CAWIS sistemi altında çalışacak WebAnket adında bir servis hazırlamak. b) Öğrenci başına düşen bilgisayar sayısını bir önceki yıla göre %5 oranında arttırmak. c) SAÜ Esentepe Kampüsünde kapalı alanların %75 ini, açık alanların %90 ını kablosuz ağlar ile internete erişir hale getirmek. d) Üniversite ana internet çıkışı bant genişliğini en az %40 arttırmak ve Esentepe Kampüsü ile yan kampüsler arasındaki bağlantı bant genişliğini en az 5 Mbps e çıkarmak. e) Kampüs Otomasyonu Bilgi Yönetim Sistemi (KOBYS) nin kimlik doğrulama işlemlerinin tek noktadan yapılmasını sağlamak. hedeflerini koymuş ve 2008 yılı sonu itibari ile hedeflerini %100 oranında tamamlamıştır. Stratejik Plan kapsamında başkanlığımız hedefleri EK-1 de verilmiştir. II.2 TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Temel Politikalarımız ve önceliklerimiz Stratejik Planda yer alan misyon, vizyon ve temel değerlerimizdir. 12

13 III FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER III.1 MALİ BİLGİLER 1- Bütçe Uygulama Sonuçları: Daire Başkanlığımıza ait Bütçe Uygulama Sonuçları Tablosu EK-3 de verilmiştir. 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları: Başkanlığımızın ön mali kontrol e giren herhangi bir evrakı yoktur. B- PERFORMANS BİLGİLERİ Faaliyet Bilgileri: Tamamlanan faaliyetler; Sistem Odası KGK, Network Altyapı ve Enerji Panosu Yenileme İşi IP Güvenlik Kamera Sistemi (75 IP Kamera) Kablosuz İnternet Erişimi İşi (226 Lokasyon) Kullanıcı Subdomain Tanımlaması Internet Canlı Yayın Sistemi 600 Bilgisayar Alım İhalesi (500 Adet İhale 100 Adet DMO Alımı) 50 Projeksiyon Cihazı Alım İhalesi 75 Dizüstü Alım İhalesi Network Aktifleri Alım İhalesi Veri Depolama ve Sunucu Alım İhalesi ANTISPAM Donanım Alımı 3 Yıllık Lisanslı Antivirüs Yazılımı Alım İşi 2008 Yılı Microsoft Kampüs Anlaşması Kütüphane Tarama Bilgisayarlarının ThinClient Teknolojine Taşınma İşi SAÜSEM İnternet Erişim Laboratuarı TİB Onaylı Filtreleme Yazılımı Alımı ve Kurulumu İşi 13 Yan Kampüs ün İnternet bağlantı hızlarının Metro Ethernet (Fiber Optik Kablo) ile 5 Mbps hızına çıkarılması (Eski hızlar 1-2 Mbps) Yemekhane Otomasyonuna Geçen Yan Kampüslerde Network Altyapısı Oluşturulması Alifuat Paşa MYO İdari Bina Network Altyapı Kurulumu (40 Data Ucu) Merkez ve Yan Kampüslerin Otomatik IP Sistemi Geçişi (Ağ ve İnternet Kullanımının Kontrol Altına Alınması) İlahiyat Fakültesi Network Altyapısı Kurulumu (46 Data ve UPS Ucu) Eğitim Fakültesi Ek Binasının Mevcut Network Altyapısının Sonlandırılması (81 Data Ucu) Eski Enstitü Binası Network Altyapının Kurulumu (107 Data ve UPS Ucu) Enstitü ve Yabancı Diller Binası Mevcut Network Altyapısının sonlandırılması (645 Data Ucu) Fen Edebiyat Fakültesi Coğrafi Bilgi Sistemi Laboratuarı Network Altyapısı Kurulumu ( 22 Data Ucu) Kırkıpınar MYO Mevcut Network Altyapısının Yenilenmesi (90 Data Ucu) Fen Edebiyat Fakültesi Ek Binası Mevcut Network Altyapısının Sonlandırılması (420 Data Ucu) Kültür ve Kongre Merkezi Mevcut Network Altyapısının Sonlandırılması (150 Data Ucu) İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Ek Binası Mevcut Network Altyapısının Sonlandırılması (110 Data Ucu) 13

14 Mühendislik Fakültesi Plazma Laboratuarı Mevcut Network Altyapısının Sonlandırılması (30 Data Ucu) Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu öğrenci bilgisayar laboratuarlarının bakım ve onarımı Devam eden faaliyetler; Merkezi Veri Depolama Sisteminin Kurulumu Sunucu Sanallaştırma Kablosuz Ağ Yaygınlaştırma IP Telefon Sistemi Güncelleme ve Yaygınlaştırma ANTISPAM Donanımı Kurulumu Güvenlik Kamera Sistemi İlave Kamera Montaj Güvenlik Kamera Sistemi Veri Depolama Kapasite Arttırma Performans Sonuçları Tablosu: Daire Başkanlığımız faaliyetleri ile ilgili performans değerlendirme ve ölçüm sonuçları EK-1 (YÖDEK 11. Maddesindeki performans değerlendirmeleri) ve EK-2 de (TS-EN-ISO- 9001:2000 ölçümleri) verilmiştir. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi: Daire Başkanlığımızın 2008 yılı Haziran-Aralık dönemleri itibariyle proses performansı ölçüm formunda belirtilen kriterler üzerine performans ortalaması % 86,70 çıkmıştır. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Daire Başkanlığımızın performans değerlendirmesi Üniversitemiz İdari birimlerinde uygulanmakta olan TS-EN-ISO-9001:2000 KYS uygulamalarına göre yapılmaktadır. Bu sisteme göre proseslerin performans ölçümleri YGG de görüşülerek değerlendirilmiştir. 14

15 IV KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ IV.1 Üstünlükler 1. Ağ altyapısı ve güvenliği, donanımsal hizmetlerin daire başkanlığı personelimiz tarafından verilmesi. 2. İletişim altyapısının ve internet bağlantısının güçlü ve yaygın olması. IV.2 Zayıflıklar 1. Gün geçtikçe artan iş yükü ve farklı teknolojilerin kullanımdan doğan, kalifiye personel ihtiyacının karşılanamaması 2. Ağ trafiğinin (ses ve data) gerçek zamanlı izlenememesi ve trafiğin kontrol edilememesi IV.3 Değerlendirmeler 15

16 V ÖNERİ VE TEDBİRLER 1. Konusunda uzman personelin, maddi yetersizlik nedeniyle kurum değiştirmesini önlemek amacıyla ek gelir getirici tedbirler alınmalıdır. 2. Bilişim sektöründeki uzman personelin başkanlığımızda görev almayı tercih etmesi için, birimimizdeki çalışanlara cazip imkanlar sunuluyor olmalıdır. 3. Üniversitemiz bilişim teknolojileri konusunda uygulayıcı birimler ile yönetim arasında strateji belirleme, birimler arası koordinasyon ve planlama (insan kaynağı, bütçe, faaliyet, süreç vb.) alanlarında faaliyet gösterecek rektör danışmanlığı seviyesinde yeni bir yapı oluşturulmalı. 4. Gün geçtikçe artan bilişim suçlarına karşı alınacak tedbirler konusunda hukuki ve idari çalışmalar yapılması gerekmektedir. 5. Başkanlığımız personelinin gerekli konularda dış kaynaklı eğitimleri sağlanmalıdır. 16

17 VI EKLER - İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI - TABLOLAR 17

18 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. 25/02 /2009 Tolga GÜNGÖRSÜN Bilgi İşlem Dairesi Başkanı 18

19 YÖDEK 11. Maddesindeki performans değerlendirmeleri EK-1 NO GÖSTERGE ÖLÇME YÖNTEMİ BİRİMİ DEĞERİ ÖLÇME YÖNTEMİ BİRİMİ DEĞERİ Önlisans programlarında öğrenci kullanımına açık bilgisayar sayısı / Önlisans programlarındaki öğrenci sayısı 546 PC Önlisans programlarında öğrenci kullanımına açık bilgisayar sayısı / Önlisans programlarındaki öğrenci sayısı 646 PC 53(x) Öğrenci başına düşen öğrenci kullanımına açık bilgisayar sayısı Lisans programlarında öğrenci kullanımına açık bilgisayar sayısı / Lisans programlarındaki öğrenci sayısı Mutlak Sayı 937 PC Lisans programlarında öğrenci kullanımına açık bilgisayar sayısı / Lisans programlarındaki öğrenci sayısı Mutlak Sayı Öğrenci kullanımına açık toplam bilgisayar sayısı / Toplam öğrenci sayısı 1483 PC Öğrenci kullanımına açık toplam bilgisayar sayısı / Toplam öğrenci sayısı Web ana sayfasının aldığı yıllık ziyaretçi sayısı Sayılacak Mutlak Sayı Sayılacak Mutlak Sayı Maksimum internet bağlantı kullanımı kapasitesi Ölçülecek Mbps 70 Ölçülecek Mbps Ortalama yıllık internet bağlantı kullanım kapasitesi Ölçülecek Mbps 50 Ölçülecek Mbps Ana sunucu Web sitesi büyüklüğü Web sitesi büyüklüğü sunucu üzerindeki dosyaların ve veri tabanlarının Gb olarak büyüklüklerinin toplamı Gb 7,18 Web sitesi büyüklüğü sunucu üzerindeki dosyaların ve veri tabanlarının Gb olarak büyüklüklerinin toplamı Gb 22,49 19

20 TS-EN-ISO-9001:2000 Proses Performansı Ölçüm Sonuçları EK-2 20

21 Bütçe Uygulama Sonuçları Tablosu EK-3 TERTİP KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN TOPLAM ÖDENEK SERBEST BLOK E ÖDENEK GÖNDERME TENKİS TOPLAM ÖDENEK GÖNDERM E KULLANILAB İLİR ÖDENEK GÖNDERME HARCAMA SAYI2000 Bilgi İşleri D. Bşk , ,00 0, , ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,71 729, , ,00 0, , ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,47 227, ,00 0, ,00 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,00 0, , ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,30 64, , ,00 0, , ,00 0, ,00 0, ,00 0, , ,86 KALAN 21