EK 1 27.11.2008 tarih ve 2008/198 sayılı Senato Kararı ile kabul edilmiştir. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYATBOYU ÖĞRENME PROGRAMI (LLP) ERASMUS ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ VE YERLEŞTİRME (STAJ) FAALİYETLERİ UYGULAMA YÖNERGESİ AMAÇ VE KAPSAM Madde 1- Bu yönergenin amacı Erasmus programı kapsamında Ondokuz Mayıs Üniversitesi nden Avrupa da bulunan üniversitelere değişim ve staj, Avrupa da bulunan işletmelere staj amacıyla gidecek ve Avrupa da bulunan üniversitelerden Ondokuz Mayıs Üniversitesi ne gelecek önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora ve tıpta ihtisas düzeyindeki öğrencilerle ilişkin konuları düzenlemektir. Madde 2- Üniversite: Ondokuz Mayıs Üniversitesi ni, TANIMLAR Birim: Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulunu, Erasmus: Hayatboyu Öğrenme Programı nın yükseköğretimle ilgili alt programını, Ulusal Ajans: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı nı Üniversitelerarası Anlaşma: Üniversitemiz ile Hayatboyu Öğrenme Programı-Erasmus kapsamında bulunan Avrupa Yükseköğretim Kurumları arasında yapılan öğrenci/öğretim elemanı değişim anlaşmasını, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement): Değişime katılan öğrencilerin gideceği yükseköğretim kurumunu, o kurumda alacağı dersleri, derslerin AKTS (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) kredilerini gösteren ve öğrencinin kendisi, Bölüm/Program Erasmus Koordinatörü ve gideceği yükseköğretim kurumunun Bölüm/Program Erasmus Koordinatörü tarafından imzalanan belgeyi, Erasmus Öğrenci Beyannamesi (Erasmus Student Charter): Erasmus değişim programına katılacak öğrencilere değişime gitmeden önce verilmesi zorunlu olan, öğrencinin değişim programındaki hak ve sorumluluklarını gösterir belgeyi, Öğrenim İzni: Erasmus öğrenci değişim programından faydalanacak olan öğrencilere, ilgili yarıyıl/akademik yıl için birim yönetim kurulu kararı ile verilen izni ifade eder. Madde 3 LLP-ERASMUS PROGRAMININ İŞLEYİŞİ 3.1. LLP-Erasmus Programının işleyişinden aşağıdaki kişilerden oluşan kurul sorumludur. -İlgili Rektör Yardımcısı -Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı -LLP-Erasmus Programı Kurum Koordinatörü -ECTS/DS Kurum Koordinatörü 3.2. Üniversite bünyesinde yer alan Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Konservatuar gibi birimlerde bulunan her bir bölüm/program için birer Erasmus bölüm/program koordinatörü bulunmakta olup bu koordinatörler öğrencilerle ilgili işlemlerde birim ve Erasmus Kurum Koordinatörüne karşı sorumludur. Her Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Konservatuar birim koordinatörü de Erasmus Kurum Koordinatörüne karşı sorumludur. 3.3. Erasmus Programının planlanması ve uygulanması ile ilgili yıllık çalışma takvimi kurul tarafından belirlenir. 3.4. Kurul Yabancı Diller Eğitimi, Araştırma ve Uygulama Merkezi (OYDEM) ile işbirliği yaparak değişim hareketliliğinden yararlanmak isteyen öğrenciler için yapılacak Yabancı Dil Sınavlarının tarihlerini belirler ve Üniversitenin web sayfası ve ilan panolarında ilan eder.
ÜNİVERSİTE BİRİMLERİNİN ERASMUS PROGRAMINDAN YARARLANMA KOŞULLARI Madde 4- LLP- Erasmus Programı kapsamında öğrencilerin değişim programından yararlanmaları için öğrencinin kayıtlı olduğu bölüm/programın öğrenci değişimi yapacağı üniversite ile Üniversitelerarası Anlaşması olması gerekmektedir. Üniversitelerarası anlaşmalar iki nüsha halinde hazırlanır ve Üniversitemiz Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanıp mühürlendikten sonra yürürlüğe girer. Yerleştirme (staj) için üniversitelerarası anlaşma şartı aranmaz. Madde 5-5.1. Öğrencinin; T.C. vatandaşı veya ÖĞRENCİLERİN ERASMUS PROGRAMINDAN YARARLANMA KOŞULLARI Avrupa Birliği ya da Avrupa Ekonomik Alanı üyesi vatandaşı veya Avrupa Birliği ne aday ülke vatandaşı veya Türkiye Cumhuriyeti tarafından mülteci olarak tanınmış, vatansız veya daimi ikamet sahibi olması gerekmektedir. 5.2 5.2.1. Erasmus programından öğrenci hareketliliği kapsamında faydalanacak öğrencinin programa katılacağı akademik yıl itibarıyla yükseköğretimde en az bir (1) yıllık dönemi tamamlamış olması şarttır. (Hazırlık sınıfı bu süreye dâhil değildir) Lisansüstü öğrencilerde bu şart aranmaz. 5.2.2. Erasmus Programından, Yerleştirme (staj) kapsamında faydalanacak öğrencilerde yükseköğretimde bir (1) yılı tamamlama şartı aranmaz. 5.3. Öğrencinin programa başvurduğu tarihten önceki yarıyıl/yıl sonu itibarıyla ağırlıklı genel ortalamasının; lisans öğrencileri için en az 2.00/4.00 ya da 70/100 lisansüstü öğrencileri için 2.50/4.00 ya da 75/100 olması gerekmektedir. 5.4. Öğrencilerin duyurularda belirtilen tarihler arasında, başvurularını gerekli belgelerin tamamını içeren bir dosyayla bölüm/program koordinatörlerine yapmaları gerekmektedir. Yapılan başvurular bölüm/program ve birim koordinatörlerinin incelemesinden sonra Uluslar arası İlişkiler Birimi Başkanlığına gönderilir. 5.5. Öğrenciler yabancı dil düzeyi OYDEM tarafından yapılacak olan Erasmus yabancı dil sınavı ile ölçülür. Madde 6- ÖĞRENCİLERİN PROGRAMA SEÇİLME KRİTERLERİ VE SEÇİM SÜRECİ 6.1. Her akademik yıl başlamadan önce Üniversite ve Ulusal Ajans tarafından ilgili akademik yıla ait Sözleşme imzalanır. Her yıl için öğrenci seçimlerinde bu sözleşmenin ekinde yer alan Erasmus Uygulama El Kitabında öğrenci seçimi ile ilgili yer alan kriterler uygulanır. 6.2. Belirlenen Erasmus takvimi çerçevesinde teklif çağrısında talep edilecek hibenin belirlenmesinde kullanılmak üzere bölüm/programlardan bir sonraki akademik yılda hareketlilik ve yerleştirme kapsamında gönderecekleri öğrenci kontenjanı ve bu kontenjanın üniversitelerarası anlaşmalarına ve yerleştirme için bağlantı kurdukları kuruluşlara göre dağılımı istenir. 6.3. 6.3.1. Hareketlilik kapsamında, her bölüm/program koordinatörü Erasmus takviminde belirtilen zamanda öğrenci kontenjanlarını, öğrenci göndereceği üniversiteleri açıkça belirten ve başvuru tarihlerini içeren bir ilan hazırlayarak bölüm panolarında bir ay süreyle bu ilanın asılmasını sağlar. Öğrenciler başvuru için gerekli belgelerin tamamını içeren dosyaları ile duyuruda belirtilen süre içerisinde bölüm/program koordinatörlerine başvuruda bulunurlar. Bölüm/program koordinatörü başvuruları kontrol ederek başvuru son tarihini takiben 3 (üç) iş günü içerisinde Uluslar arası İlişkiler Birimi Erasmus Ofisi ne gönderir.
6.3.2. Yerleştirme kapsamında her bölüm/program koordinatörü asil, yedek ve toplam kontenjanları, başvuru için gereken şartları ve ölçütleri, başvuru süre ve yerlerini, seçilen öğrencilere ülkelere ve sürelere göre sağlanacak aylık hibe miktarını ve isteyen öğrencilerin maddi destekten feragat edebileceğini belirten bir ilan hazırlayarak bölüm panolarında bir ay süreyle bu ilanın asılmasını sağlar. Kendi bağlantılarıyla staj imkanı sağlayabilecek öğrenciler varsa kontenjan dahilinde kalmak üzere bu öğrencilere de çağrı yapılır. Öğrenciler başvuru için gerekli belgelerin tamamını içeren dosyaları ile duyuruda belirtilen süre içerisinde bölüm/program koordinatörlerine başvuruda bulunurlar. Kendi bağlantılarıyla ile staj yapacak öğrencilerin başvuru dosyalarına potansiyel misafir olacakları kuruluştan aldıkları bir niyet mektubunu da eklemeleri gerekir. Bölüm/program koordinatörü başvuruları kontrol ederek başvuru son tarihini takiben 3 (üç) iş günü içerisinde Uluslar arası İlişkiler Birimi Erasmus Ofisi ne gönderir. 6.4. Başvuruların bitiminden sonra Öğrenciler OYDEM tarafından yapılacak olan Erasmus yabancı dil sınavına girmek zorundadır. Yabancı dil sınavı Yabancı Dil Eğitimi bölümlerinde (İngilizce, Fransızca, Almanca) öğretim gören öğrenciler için ileri (advanced) düzeyde ve eğitimini aldıkları dilde diğer öğrenciler için orta (intermediate) düzeyde ve İngilizce dilinden yapılır. Sınav tüm öğrenciler için dil ve sözcük bilgisi, yazılı anlatım ve sözlü anlatım olmak üzere üç bölüm olarak yapılır. Bu bölümlerin notların hesaplanmasındaki ağırlığı sınavdan önce ilan edilir. 6.5. Öğrencilerin başvuruları Erasmus Ofisi tarafından Erasmus uygulama El Kitabında yer alan seçim kriterlerine göre değerlendirilir, başvuran tüm öğrencilerin sonuçları internet sayfasında ve bölüm panolarında ilan edilir. Sonuçların ilanını takiben bir hafta içinde bölüm koordinatörleri sonuçlardaki sıralamayı ve ilandaki kontenjanları esas alarak hangi öğrencinin ne kadar süreyle hangi ülkeye gideceğini e posta yoluyla Erasmus Ofisi ne bildirir. Sıralamada kontenjan dahilinde yer almasına rağmen gitmekten vazgeçen öğrencilerin bu kararı sonuçlar Erasmus kurum koordinatörüne gönderilmeden önce bildirmeleri gerekmektedir. Madde 7- PROGRAMA SEÇİLEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ 7.1. Öğrenciler en az 3 ay en fazla 12 ay süreyle program kapsamında yurt dışında öğrenim görebilir ya da staj yapabilir. Önlisans programlarında asgari staj süresi 2 haftadır. Her öğrenci öğrenim hayatı süresince yalnızca bir kez Erasmus değişim öğrencisi ve bir kez de yerleştirme öğrencisi olabilir. Hibesiz dahi olsa öğrenci değişimden ya da stajdan ikinci kez faydalanamaz. Öğrenim hareketliliği ve yerleştirme sürelerinin birleştirildiği durumlarda her iki faaliyet ardı ardına yapılır ve yerleştirme de öğrencinin öğrenim hareketliliğini tamamladığı aynı yükseköğrenim kurumunun nezaretinde yapılır. Birleştirilmiş dönemin süresi 3 12 ay arasındadır, bu örneğin 3 aylık yerleştirmeyle 9 aylık öğrenimin birleştirilebileceği anlamına gelir. 7.2. Program kapsamında yurt dışına gidecek öğrencilere yapılacak hibe miktarı, ödeme usulü ve tarihi her yıl Ulusal Ajans tarafından belirlenir, hibeler vergi, sosyal güvenlik, ve/veya diğer sosyal giderler, idari, yönetim veya kayıt ücreti gibi herhangi bir kesintiye tabi tutulmaksızın üniversite aracılığıyla ödenir. 7.3. Öğrencilere hibeleri birincisi öğrenci gitmeden önce, ikincisi öğrenci döndükten sonra olmak üzere iki taksitte ödenir. Taksitlerin toplam hibenin yüzde kaçı olacağı Erasmus Uygulama El Kitabında yer alan oranlarla belirlenir. Öğrenci, hibenin ilk taksidinin ödenmesinden önce Öğrenci Hibe Sözleşmesi ni imzalamakla yükümlüdür. Hibenin ikinci taksidinin ödenmesi için öğrencinin dönüşünde getirmekle yükümlü olduğu tüm belgeleri Erasmus Kurum Koordinatörüne teslim etmiş olması gerekir. 7.4. Öğrenci yurtdışındaki öğrenimini herhangi bir nedenle tamamlayamazsa ya da bırakırsa Üniversite öğrenciye ödenmiş olan hibenin bir kısmının ya da tamamının iadesini talep edebilir. Öğrencinin öğrenim süresini tamamlayıp, sınavlarına girmiş olmasına rağmen derslerden başarısız olması durumunda hibe iadesi talep edilmez. 7.5. Değişime gidecek her öğrenciye gitmeden önce hak ve yükümlülüklerinin yazılı olduğu Erasmus öğrenci Beyannamesi (Erasmus Student Charter) verilir. 7.6. Erasmus Programı kapsamında değişime gidecek her öğrenci yurtdışında olacakları süre boyunca kayıtlı oldukları birim yönetim kurulu kararıyla izinli sayılırlar. Bu öğrencilerden araştırma görevlisi kadrosunda bulunanların görevli/izinli sayılmaları için gerekli idari işlemler de birimleri tarafından yürütülür. Bu kararların birer kopyası Uluslar arası İlişkiler Birimi Erasmus Ofisine gönderilir. 7.7. Değişime katılan öğrencilerin halihazırda almakta oldukları burslar ve krediler yurtdışında öğrenim gördükleri süre zarfında azaltılamaz, kesilemez ve sonlandırılamaz. Ayrıca Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu na bağlı yurtlarda kalmakta olan öğrencilerin yurtta kalma hakları yurtdışında bulundukları süre zarfında saklı tutulur.
7.8. Öğrenciler değişim programına katıldıkları dönemde Üniversite ye ödemekle yükümlü oldukları harçları ödemeye devam ederler. 7.9. Seçilen öğrencilerin değişim süresince alacakları dersler bölüm/program Erasmus koordinatörü ve öğrencinin danışmanı tarafından belirlenir ve ilgili birim kurulu kararıyla onaylanır. 7.10. Öğrenciler gitmeden önce bir Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) imzalamak zorundadır. Bu anlaşmada öğrencinin gideceği üniversite, değişim döneminde alacağı birim yönetim kurulundan onaylanmış dersler, derslerin AKTS kredileri yer alır. Öğrenim anlaşması öğrenci, bölüm/program Erasmus koordinatörü ve gideceği üniversite bölüm/program Erasmus koordinatörü tarafından imzalanır. Öğrencinin yerleştirme (staj) kapsamında değişime gittiği durumda eğer yapacağı staj bölümünün zorunlu stajı yerine sayılacaksa, bu durumu belgeleyen ve ilgili stajın AKTS kredisinin yer aldığı bir belge hazırlanır ve öğrenci, bölüm/program Erasmus koordinatörü ve bölüm başkanı tarafından imzalanır. Zorunlu olmayan staj kapsamındaki yerleştirme (staj) faaliyetlerinin de AKTS kredisi belirlenmelidir ancak bu stajların müfredat kapsamındaki bir çalışma yerine sayılma zorunluluğu yoktur. 7.11. Öğrenim Anlaşmasının imzalanmasından sonra öğrencinin alacağı derslerle ilgili değişiklik olması durumunda, bırakılan ve eklenen dersler Öğrenim Anlaşması belgesinin ekinde yer alan Öğrenim Anlaşmasında Değişiklikler ( Changes to Learning Agreement) bölümü doldurulur ve aynı kişiler tarafından imzalanır. Bu değişikliklerin de ilgili birim kurulu tarafından onaylanması gerekmektedir. Değişiklik öğrencinin gitmesinden sonra meydana gelirse öğrencinin değişiklik formunu doldurup imzalatarak birimine göndermesi ve onaylatması gerekmektedir. Yenilenen formları gönderme süresi öğrencinin gittiği üniversitedeki kayıt süresinin başlangıcından itibaren 15 günü geçemez. 7.12. Öğrencinin gideceği kurumda alacağı derslerin ilgili yarıyıl/akademik yılda üniversitemizde alacağı derslerle birebir örtüşmesi gerekmez, ancak içerik olarak en yakın dersler seçilmelidir. Öğrencinin yurtdışında alacağı derslerin birimindeki hangi derslere eşdeğer sayılacağı öğrenci gitmeden önce belirlenir ve intibak formunda belirtilir. İntibak formu bölüm program koordinatörü ve öğrenci danışmanı tarafından hazırlanarak ilgili birim kurulunun onayına sunulur. İntibak formunun bir kopyası gidişinden önce öğrenciye verilir. Öğrencinin gitmesinden sonra derslerde meydana değişikliklerde, değişiklikle ilgili dokümanın gelmesini takiben yeni bir intibak formu aynı işlemlerden geçerek onaylanır.. 7.13. Öğrencinin yurtdışında aldığı ve başarılı olduğu derslerin notları Üniversitemizdeki not sistemine dönüştürülür ve eşdeğer sayıldıkları derslerin notları olarak öğrencinin transkriptine işlenir. Öğrenci başarısız olduğu derslerin yerine intibak formunda bu derslere eşdeğer sayılan dersleri alır. Yerleştirme öğrencilerinin yurtdışında zorunlu staj kapsamında yaptıkları stajlar ve AKTS kredileri öğrencilerin transkriptlerinde yer alır. Zorunlu olmayan staj kapsamında yapılan yerleştirme (staj)faaliyetleri ise AKTS kredileri ile birlikte Diploma Eki nde belirtilir. 7.14. Erasmus (öğrenim hareketliliği ve yerleştirme) programına katılacak öğrenciler gidecekleri ülkede düzenlenen Erasmus Yoğun Dil Kursu na (Erasmus Intensive Language Course) katılabilirler. Bu kurslara katılmak isteyen öğrenciler başvurularını Erasmus Uygulama El Kitabı nda belirtilen usullere göre ve Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen tarihlerde yaparlar. 7.15. Erasmus Yoğun Dil Kursu na katılan öğrenciler kurs dönemi için de hibeden yararlanabilirler. Madde 8- GELEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ 8.1. Erasmus programı kapsamında Ondokuz Mayıs Üniversitesi nde eğitim görmek üzere gelecek değişim öğrencileri, ilgili Üniversitelerarası Anlaşma daki kontenjan dahilinde olmak üzere, kendi üniversiteleri tarafından seçilirler. Seçilmiş öğrenciler için ayrıca bir değerlendirme ya da eleme işlemi yapılamaz. 8.2. Gelecek değişim öğrencilerinin başvuru için gereken evrakları kendi üniversitesinin Erasmus Ofisi tarafından Üniversitemiz Erasmus Ofisi ne gönderilir. Evraklar daha sonra öğrencinin geleceği bölüm koordinatörlüğüne yönlendirilir. Öğrencinin başvurusu ve Öğrenim Anlaşması bölüm ve kurum koordinatörlükleri tarafından imzalandıktan sonra öğrenciye kabul mektubu gönderilir. 8.3. Gelecek değişim öğrencileri ders seçimlerini kendi üniversitelerindeki bölüm koordinatörü ve Üniversitemizdeki ilgili bölümün koordinatörünün danışmanlığında gerçekleştirirler. Ders seçimi ilgili bölümün güncel AKTS Bilgi Paketi nde yer alan derslerden yapılır, Erasmus öğrencilerine bölümler / programlar tarafından özel dersler açılmaz ancak öğrencilerin derslerini seçme sürecinde İngilizce destek alabilecekleri derslere yönlendirilmelerii beklenir. Öte yandan gelen Erasmus öğrencileri, Erasmus Öğrenci Beyannamesi gereği misafir oldukları kurumun kendi öğrencileri ile aynı muamele ve hizmeti bekleme hakkına sahip olduklarından,
onaylanmış Öğrenim Anlaşması nda yer alan bir derse yalnızca Erasmus öğrencilerinin kayıt yaptırmış olması dersin açılmış kabul edilmesi için yeterlidir. 8.4. Gelen değişim öğrencilerinin kayıtları ilgili bölüm tarafından yapılır. Kayıt sonrasında öğrencilere, öğrenci numarası verilir. 8.5. Gelen öğrencilere öğrenci kimlik kartı verilir. Bu öğrenciler de üniversitenin kendi öğrencilerinin sahip olduğu tüm imkanlardan (sosyal tesisler, spor tesisleri, kütüphane vb.) aynı şekilde yararlanırlar. 8.6. Gelen Erasmus öğrencilerinin katıldığı derslerde de eğitim dili Türkçedir. Ancak dersi veren öğretim üyesinin öğrencinin dersi takip edebilmesini sağlamak amacıyla İngilizce destek sağlaması, öğrencilere sınavlarını ve ödevlerini İngilizce yazabilme hakkını vermesi beklenmektedir. 8.7. Değişim dönemi sonunda öğrenciye, derslerden aldığı notları ve notların AKTS not sistemindeki karşılığını ve derslerin AKTS kredilerini gösteren not döküm belgesi (transkript) ve katılım belgesi verilir. Not döküm belgesi öğrencinin geldiği bölüm tarafından, katılım belgesi ise Erasmus Koordinatörü tarafından hazırlanır. Notların öğrencinin gidişinden sonra belli olduğu durumlarda belgeler öğrenciye posta ile gönderilir. HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER Madde 9- Bu Yönergede hüküm bulunmayan konularda Ondokuz Mayıs Üniversitesi Eğitim-Öğretim ve Sınav yönetmeliği ile Ulusal Ajans tarafından her akademik yıl için hazırlanan LLP-Erasmus Uygulama El Kitabı hükümlerine göre işlem yapılır. YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME Madde 10- Bu Yönerge, Ondokuz Mayıs Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Bu Yönerge Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğü tarafından yürütülür.