Hazırlayan: S. DOĞAN 03.03.2014 Onaylayan: C.PERGEL 03.03.2014 Revizyon Revizyon No: Tarihi: Yapılan Değişiklik Değişikliği Yapan Kişi 01 05.01.2016 Alt bilgi kısmındaki adres bilgileri güncellendi. S.DOĞAN 02 20.06.2016 TS EN ISO/IEC 17021-1 e göre düzenlendi. Belgeyi verme, sürdürme, askıya alma geri çekme vs. kararlar Belgelendirme Komitesi nden alınarak Sistem Belge Müdürü ne verildi. Z.OZDİNCER 03 20.01.2017 Belgelendirme Kararları Belgelendirme Komitesine devredildi. Z.OZDİNCER Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla/ İSTANBUL TÜRKİYE
1 AMAÇ Bu prosedürün amacı 3D INCERTA tarafından TS EN ISO/IEC 17021-1 yönetim sistemi belgelendirmesi yapılmış firmaların; denetim süreçlerinin takibinin nasıl yapılacağı, belgelerin sürekliliğinin sağlanmasının, askıya alınmasının veya iptal edilmesinin nasıl bildirileceği konularını açıklamaktır. 2 KAPSAM Bu prosedür Kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerini kapsamaktadır. 3 TANIMLAR 3.1 Açık kalmış denetim: Denetim evrakları veya başka tür evraklarla denetimin yapıldığı ispatlanmadığı durumlara verilen isimdir. 3.2 Sertifika süresinin dolması: Bu süre sertifika üzerinde gösterilen geçerlilik tarihinin dolmuş olması anlamındadır. 3.3 Tolerans süresi: Sertifikaların askıya alınması ve iptal edilmesi için tolerans süresi sertifika geçerlilik süresinden önceki ve sonraki tarihleri kapsar. Bu toleranslar belgelendirme türüne göre değişiklik gösterir. 4 SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından Belgelendirme bölümü personeli sorumludur 5 UYGULAMA 5.1 Ara Denetimlerin Takibi 5.1.1 Firmalar belgelendirildikten sonra yılda bir kez ara denetime tabi olurlar. Belgelendirme Bölümü her ay sonunda, gelecek aya ait bir takip çizelgesi çıkartarak firmaları arar ve denetim tarihi için mutabakata varır. 5.1.2 Veriler için daha önce belgelendirme bölümünde oluşturulmuş veri bankasından yararlanılır. Gelen ara denetimlerle ilgili veriler ve varsa firmalardaki değişiklikler kayıt altına alınır ve gerektiği durumlarda yeni bir teklif hazırlanır. 5.1.3 Bu teklifin onaylanmasından sonra ara tetkik için seçilmiş olan denetim tarihinde denetçiler tarafından denetim gerçekleştirilir. Denetimler TS EN ISO / IEC 17021-1 standardına uygun olarak gerçekleştirilir. 5.1.4 Ara denetimi gerçekleştirilecek firmanın standarda uygun hareket ettiğini ve gerekli şartları yerine getirdiği tespit edilir. Ara denetimler yılda 1 kere yapılır ve tarih olarak belgelendirme tarihi temel alınır. 5.1.5 Ara denetim programı şunları ihtiva eder: - kalite sistemi - iç tetkikler - yönetim gözden geçirme Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla/ İSTANBUL TÜRKİYE
- düzeltici ve önleyici faaliyetler - önceki denetimde bulunan uygunsuzlukların gözden geçirilmesi - müşteri şikayetleri - dokümante edilmiş sistemdeki değişiklikler ayrıca her ara denetimde belgelendirme kuruluşu şunları kontrol etmelidir - şirketin hedeflerini göz önünde tutarak kalite yönetim sisteminin etkinliğinin kontrolü - yönetim ile ilgili prosedürler - sistem performansın sürekli iyileştirmesi ile ilgili planlanan aksiyonları - İç denetimlerden çıkan sonuçların gözden geçirilmesi - Logoların kullanımı - Müşteri şikayetleri ve takipleri (düzeltici ve önleyici faaliyetler) Ara denetimlerde başka yönetim sistemleri ile kombine denetimler yapılabilir. Her ara denetimde mutlaka proses denetçisi veya uzmanı bulunmalıdır. Ara denetimin adam gün hesaplamaları denetim teklifi hesabı talimatına göre yapılır. 5.1.6 Firmanın örneğin ödeme zorluğu, firma yapısının değişmesi gibi geçerli sebepleri öne sürerek belgelerini iptal ettirmek istemeleri aynı şekilde veri bankasında kayıt altına alınır. 5.1.7 Belgelendirme Bölümüne her gün gelen bilgiler veri bankasına kayıt edilir. 5.1.8 Ayrıca belgelendirme, ara tetkik ve yeniden belgelendirme için uyulması gereken takvim mevcuttur. 5.1.9 Yeniden Belgelendirme denetimlerin adam gün hesaplamaları denetim teklifi hesabı talimatına göre yapılır ve belge geçerlilik tarihinden ve 3 yılın tamamlanmasından uygun bir süre önce yapılmış olmalıdır. Yeniden belgelendirme denetiminde şunlar kontrol edilmekte: - Yönetim sistemdeki her maddenin birbiri ile olan etkili etkileşimi - Yapılan değişiklikler ve belgelendirilmiş yönetim sisteminin çalışmasını kuruluşun politikası ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlama durumu - Yönetim sisteminin etkinliği Yeniden belgelendirme tetkik faaliyetleri önemli değişiklikler (taşınma, üst yönetim değişikliği, kapsam değişikliği vs.) için ayrı bir aşama 1 tetkiki gerektirebilir. Böyle özel durumlarda 1. aşama denetimin yapılıp yapılamayacağı belgelendirme bölüm yöneticisi tarafından karar verilir. 3D INCERTA belgelendirmeyi yenileme hakkındaki kararları yeniden belgelendirme tetkiki sonuçlarına belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesine ve belgelendirme kullanıcılarından alınan şikayetlere dayanarak verir. Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla/ İSTANBUL TÜRKİYE
5.1.10 Askıya Alma ve İptal etme Belgelendirme Komite üyelerinden biri her ay listelerde belirlenen müşteri dosyalarını gözden geçirerek askıya alınma ya da iptal kararını verir. Bu kararlar askıya alınma/iptal onay formu ile kayıt altına alınır. Sistem belgelendirme programında tanımlanan Due Date 2. Aşamalı belgelendirme veya yeniden belgelendirme denetiminin son denetim günü itibari ile başlar 1. Ara denetim, ilk belgelendirme denetiminden 12 ayı, 2. aşama denetim de, son denetim günü itibariyle 12 ayı geçmemelidir (süre bitimi -3/+0 ay ). Şayet 1. Ara denetim 12 ay içerisinde gerçekleşmez ise belge askıya alınır. Bu durumda adam/gün, ara denetim ile yeniden belgelendirme denetimi arasında kalan adam/güne yükseltilir. Buna rağmen denetim takip eden 3 ay (süre bitimi +3) içerisinde gerçekleşmemiş veya bu süre içerisinde ise belgelendirme kuruluşu tarafından denetim dokümanları kontrol edilerek onaylanmamış ise belge iptal edilir. Gecikmeli gerçekleştirilen denetim, geçerlilik tarihini etkilemez. 2. Ara denetim toleransı süre bitimi itibaren -3/+1 aydır. Süreç belgelendirme kuruluşu tarafından +3 aya kadar onaylanmış olmalı, aksi takdirde askıya alınır. Şayet +3 ila +6 ay peryodunda gerçekleştirilir ise adam/gün ara denetim ile yeniden belgelendirme arasındaki rakama yükseltilir. +6 ay sürecinde de gerçekleşmemiş veya bu süre içerisinde ise belgelendirme kuruluşu tarafından denetim dokümanları kontrol edilerek onaylanmamış ise belge iptal olur. Ertelenme veya tekrar ziyaret denetim tarihi ana geçerlilik tarihini (süre bitimi) etkilemez. Ara denetim sonunda herhangi bir majör uygunsuzluk veya belgenin askıya alınması veya geri çekilmesine, kapsamının değişmesine sebep olabilecek bir durum yok ise ilave bir gözden geçirme olmaksızın baş denetçinin raporu esas alınarak belgenin devamına karar verilir. 5.1.11 Belgenin Askıya Alınması 3D INCERTA dan belge alan firmalarla ilgili olarak aşağıdaki durumların herhangi biri tespit edilmesinde belge askıya alınır; Denetimler esnasında majör uygunsuzlukların tespit edilmesi ve giderilememesi durumunda, Firmanın gözetim denetimlerini gerekçesiz ertelemesi durumunda Logo kullanım talimatına uyulmaması durumunda. Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin, yönetim sistemi etkili olma şartları dahil olmak üzere, belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması, Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi, Belgelendirilmiş müşterinin gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması. Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2/ İSTANBUL TÜRKİYE
Askıya alınma kararı verildikten sonra derhal bu durum firmaya yazılı olarak bildirilir ve belgenin kullanımı durdurulur. Belgenin askıya alınma durumunun kaldırılması için askıya alınma durumunun giderilmesi gereklidir. Belgenin askıya alma durumunun kaldırılabilmesi için gerektiğinde takip denetimi düzenlenir. Denetim sonucunda baş denetçi raporunu sunar. Bu durum giderildiğinde Begelendirme Komitesi kararı ile askıya alma durumunu kaldırır. Askıya alma durumu temel alınan belgelendirme denetimi tarihinden itibaren 6 ay içinde giderilmezse Belgelendirme Komitesi kararı ile belge iptal edilerek firmaya duyurulur. 5.1.12. Belgenin İptali; 3D INCERTA dan belge alan firmalarla ilgili olarak aşağıdaki durumların herhangi biri tespit edilmesinde belge, Belgelendirme Komitesi kararı ile iptal edilir. Belgesi iptal edilen firmaya bu durum derhal bildirilerek kullanımı önlenir. Bu durumların takibinden sertifikasyon ve planlama koordinatörü sorumludur. Firmanın iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi, Askıya alınma süresinin dolması, Ücretlerin ödenmemesi, Denetimler esnasında yanlış bilgiler verilmesi, Belgenin yanlış kullanımı sonucunda, Belge geçerlilik süresince firmanın kalite yönetim sistemini uygulamaması durumunda, Firmanın tüzel kişiliğin değişmesi durumunda, Firmanın kendi isteği durumunda, Belge üzerinde oynandığının tespiti durumunda, 5.1.14 Sertifikanın iptal edilmesi durumunda müşteri belge ile ilgili herhangi bir reklam faaliyetinde bulunamaz ve orijinal nüshalarını belgelendirme kuruluşuna teslim etmelidir. 5.1.15 İstisnalar: Tolerans süresi geçtiğinde sertifikalar askıya alınır veya süreye göre iptal edilir. Fakat eğer tolerans süresinden önce müşteri belgelendirme kuruluşuna başvurarak geçerli sebeplerini sunarsa, bu durum Akreditasyon Kuruluşu (TÜRKAK) ile görüşülerek onay alınır. 5.1.16 (Baş) denetçinin sertifikanın askıya alınması veya iptal edilmesi halindeki durumu: Sertifika eğer bir (baş)denetçinin gecikmesinden dolayı iptal edilirse sorumlu (baş) denetçinin yetkisi 4 hafta askıya alınır. Bu (baş) denetçi 4 hafta hiçbir denetimde kullanılamaz. (Baş) denetçinin askıya alınması ve süreleri kendi dosyasında arşivlenir. Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2/ İSTANBUL TÜRKİYE
5.1.18 Belge Kapsamının Genişletilmesi/Daraltılması 5.1.19 3D INCERTA dan belge alan bir firma aldığı belge kapsamında genişletme talebinde bulunabilir. Böyle bir durumda Denetim ve Belgelendirme Prosedürü ne göre denetim planlanır ve gerçekleştirilir. Denetimin sonucuna göre Baş denetçinin tavsiyesine göre kapsam genişletilebilir. Ayrıca gözetim denetimi esnasında firmanın talebi olursa kapsam genişletmesi yapılabilir. Bu gibi durumlarda firmaya yeni belge düzenlenir. 5.1.20 3D INCERTA dan belge alan firmaların gözetim denetimi esnasında uygunsuzluğun olması veya firmanın kendi talebi ile kapsamı Belgelendirme Komitesi tavsiyesine göre daraltılabilir. Bu gibi durumlarda firmaya yeni belge düzenlenir. 5.1.21Kısa Süreli Denetimler 3D INCERTA aşağıdaki koşullarda kısa süreli denetimler gerçekleştirir: Belgelendirilmiş kuruluşun müşterisinden gelen kalite şikayetleri, Askıya alınan belgelendirilmiş kuruluşlara yapılabilir, 3D INCERTA tarafından belirlenmiş olan uygunsuzlukların müşteri tarafından kapatılmamış olması, Kısa süreli denetimler gerekli olduğunda aşağıdaki hususlar dikkate alınır : a) Kısa süre içerisinde yapılacak olan ziyaret şartlarını açıklamak ve belgelendirilmiş müşterisine önceden haber vermek, b) Kuruluşların tetkik ekip üyelerine itiraz etmeye imkan bulamayacaklarından dolayı tetkik ekibinin tayine daha fazla önem göstermek. 6 İLGİLİ DOKÜMANLAR Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliği Denetim ve Belgelendirme Prosedürü Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2/ İSTANBUL TÜRKİYE