EK-1 PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME VE SİCİL ESASLARI BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1 - (1) Bireysel performansın değerlendirilmesine yönelik olarak hazırlanan bu esaslarda oluşturulan kriterler, İş Kanunlarına tabi olarak 4046 sayılı Kanun un 22 nci maddesi ve toplu iş sözleşmesi kapsamında olmayan, bireysel iş sözleşmesiyle çalışan işçi personelin performanslarının ölçümü ve değerlendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Değerlendirme sonuçları; a) Personelin performans ve gelişme potansiyelinin ölçülmesi, b)personelin motive edilerek performanslarının arttırılması ve kişisel yeteneklerinin geliştirilmesinin sağlanması, c) Personelin azami verim temin edileceği birim ve görevlerde çalıştırılması, d) Terfi, eğitim gereksiniminin saptanması, kariyer planlaması ile başarı, üstün başarı ve ödül değerlendirilmesinde kullanılır. Kapsam Madde 2 - (1) Performans Değerlendirme Esasları tta Gayrimenkul A.Ş. Genel Müdürlüğü nde İş Kanunlarına tabi olarak 4046 sayılı Kanun un 22 nci maddesi ve toplu iş sözleşmesi kapsamında olmayan, bireysel iş sözleşmesiyle çalışan işçi personeli kapsar. Dayanak Madde 3 - (1) Bu Esaslar, tta Gayrimenkul A.Ş. Genel Müdürlüğünün 4046 Sayılı Kanun'un 22 nci Maddesi ve Toplu İş Sözleşmesi Kapsamında Olmayan Daimi İşçi Personelinin İstihdam Esasları na dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 2 - (1) Bu Esaslarda geçen; a) Değerlendirme: Performans değerlendirmesini, b) Kuruluş / İşveren: tta Gayrimenkul A.Ş. Genel Müdürlüğü nü, c) Personel: tta Gayrimenkul A.Ş. Genel Müdürlüğünde 4046 sayılı Kanun un 22 nci maddesi ve toplu iş sözleşmesi kapsamında olmayan, bireysel iş sözleşmesiyle çalışan işçi personeli, d) Performans Değerlendirme Dönemi: Performansın değerlendirildiği takvim yılını (01.Ocak 31.Aralık dönemini), e) Performans Değerlendirme Formu: Performansı değerlendirecek sicil amirin, performansı değerlendirilen personeli için doldurduğu ve performans değerlendirme puanını belirleyen formu, (Form A, Form B), f) Performans Değerlendirme Kriterleri Kılavuzu: Performansı değerlendirecek sicil amirini ve performans değerlendirme kriterlerini açıklayan kılavuzu, (Form C), g) Performans Değerlendirme Sonuç Formu: Performansı değerlendirilen personele bilgi verilmesini sağlamada kullanılan formu, (Form D ) h) Performans Değerlendirme Zamanı; Performans değerlendirmesinin yapıldığı yılın Ocak ayını, 1
i) Sicil Amiri: Performans değerlendirme formunu doldurmaya yetkili amir personeli, j) Sicil Amirleri Cetveli: Personelin performansını değerlendirmekle görevli amirlerin görev unvanı olarak belirlendiği cetveli, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Değerlendirmeye İlişkin Usul ve Esaslar Genel Esaslar Madde 5 - (1) Performans değerlendirmenin esas amacı; Kuruluş amaçları doğrultusunda yürütülen görevlerin, belirlenen stratejik plan ve hedeflerin yerine getirilmesinde görevli personelin işindeki başarı düzeyini ölçmek ve personelin mesleki gelişimini sağlayarak Kuruluşun sunduğu hizmetlerinin verimini arttırmaktır. (2) Değerlendirmede açıklık ve şeffaflık esastır. Değerlendiriciler, personelin performansını adil, tarafsız, önyargısız ve doğru bir şekilde değerlendirmek zorundadır. Değerlendirme zamanı Madde 6 - (1) Yıllık değerlendirme, deneme devresindeki personel hariç olmak üzere, 01 Ocak - 31 Aralık tarihleri arası dönemi kapsar. (2) Değerlendirme, değerlendirilecek takvim yılını takip eden yılın Ocak ayı içinde yapılır. sicil amirleri, belirtilen süre içerisinde ilgili personel hakkında değerlendirmesini yapmak zorundadır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Sicil Dosyası ve Sicil Amirleri Sicil dosyası Madde 7 - (1) a) Sicil dosyası, itinalı bir şekilde doldurulur ve muhafaza edilir. Bu dosyada Performans Değerlendirme Formu, alınan ödüller, disiplin cezaları ve nedenleri, soruşturma raporları ile ilgili bilgi ve belgeler bulunur. b) Personelin yeterliliklerinin, yeteneklerinin ve görevlerinde başarı durumlarının saptanmasında özlük dosyaları ile birlikte performans değerlendirme dosyaları da başlıca dayanaktır. Sicil amirleri Madde 8 - (1) Sicil amirleri; birinci (1.) ve ikinci (2.) derece sicil amirleri şeklinde düzenlenmiş olup, EK-2 Sicil Amirleri Cetveli nde yer aldığı şekilde belirlenir. (2) Çalışanların performansları hakkında birinci (1.) ve ikinci (2.) derece sicil amirlerinin vermiş olduğu puanların ortalaması çalışanın o dönemdeki performans değerlendirme notunu oluşturur. İki değerlendiricinin vermiş olduğu puanların ortalaması kesirli bir sayı çıkması halinde bu sayı en yakın tam sayıya tamamlanır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Performans Değerlendirme Formlarının Dağıtılması, Doldurulması, Uygulanacak Not Usulü ve Notların Derecelendirilmesi Performans değerlendirme formlarının dağıtılması Madde 9 (1) Performans Değerlendirme formlarının dağıtılması işlemleri aşağıdaki gibi düzenlenir; a) Performans değerlendirme formları, Ocak ayının ilk haftası içinde Personel Dairesi Başkanlığı tarafından sicil amirlerine gönderilir. 2
b) İlgili formlar, yukarıda belirlenen süre içerisinde sicil amirlerince tanzim olunarak Personel Dairesi Başkanlığı na gönderilir. (2) Performans Değerlendirme Sonuçları Formunda, sicil amirleri, performansı yetersiz (0-59 arası herhangi bir puan) olan personelin performansını ne şekilde geliştirebileceğini ve personelin performansını artırabilmesi için verilmesi gereken eğitimlere ilişkin önerilerini belirtirler. Performans değerlendirme için gerekli asgari süre Madde 10 (1) Haklarında performans değerlendirmesi notları verilecek olan çalışanların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında asgari iki ay çalışmış olmaları esastır. (2) Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya performans değerlendirme notu verecek süre kadar görevde kalmamaları halinde performans değerlendirme notları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından doldurulur. Bu uygulama sonunda çalışana o dönem için performans değerlendirme notu verme imkânı bulunmazsa performans değerlendirme notu, düzenleme döneminde personelin en fazla birlikte çalıştığı sicil amiri tarafından doldurulur. Uygulanacak not usulü ve notların derecelendirilmesi Madde 11 (1) Sicil amirleri, performans değerlendirme formunu kullanarak, çalışanların mesleki, davranışsal ve bireysel tüm ortak özelliklerini değerlendirir. Ayrıca tüm gruplar için onbeş ortak soru ile birlikte, beş adet çalışanları ve beş adet şef ve üstü unvan ve görevdeki personeli kapsayacak şekilde toplamda yirmi soru ve yüz tam puan üzerinden değerlendirme yapılır. (2) Performans Değerlendirme Formunda yer alan kriterler, çalışanın mesleki, davranışsal ve bireysel yeterlilikleri açısından değerlendirilmesine yönelik olup, Performans Değerlendirme Formunda yer alan kriterlerin her biri bir-beş puan arasında puanlandırılacaktır. Değerlendirilen personelin, değerlendirilen kriteri en az sahip olma durumunda alacağı puan bir iken; çok başarılı bir çalışanın da alacağı puan en çok beş olacaktır. Personelin durumuna göre en az bir ve en çok beş puan verilecektir. (3) Performans Değerlendirme Formları doldurulurken yapılacak derecelendirme, aşağıdaki gibi olacaktır. a) ÇOK YETERSİZ (0-34 Puan): İş gereklerini karşılama ve beklenen düzeyde başarı gösterme açısından açıkça yetersizdir. İsin normal görevlerini nadiren, ara sıra, beklenildiği gibi yerine getirir. Ya da çok az sayıda görevi, gereği gibi yerine getirir. b) YETERSİZ (35-59 Puan): İşin gereklerini yerine getirme ve beklenen performansı gösterme açısından ciddi yetersizlikleri vardır. Normal görevlerinin bir bölümünü asgari düzeyde yerine getirir. Diğer görevlerini genellikle beklenildiği gibi yerine getirmez. c) ORTA (Derecede) YETKİN (60-74 Puan): İşin normal gereklerini genellikle yerine getirir. Ara sıra bazı görevleri yerine getirmede zayıflıklar olabilir. Genel olarak, beklenen düzeyde, vasat bir performans gösterir. d) İYİ (Derecede) YETKİN (75-89 Puan): İşin normal gereklerini her zaman yerine getirdiği gibi, ara sıra bazı konularda beklenenin, ortalamanın üzerinde de başarı gösterir. e) ÇOK İYİ (Derecede) YETKİN (90-100 Puan): İşin normal gereklerini her zaman karşılamanın yanında, birçok konuda beklenenin üzerinde çok iyi performans gösterir. Performans bakımından örnek gösterilecek düzeyde başarılıdır. Değerlendirmelerin genel niteliği ve geçerli sayılmayacağı haller Madde 12 (1) Kötü niyet veya özel maksatla personel hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan sicil amirinin değerlendirmesi geçersiz sayılarak personel hakkında varsa diğer amir veya amirlerinin değerlendirmesine göre, yoksa o performans değerlendirme döneminde son üç yılın aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılır. Hizmeti üç 3
yıldan az ise sırasıyla önce son iki yılın ve iki yıl olmaması durumunda ise son bir yılın aritmetik ortalamasına bakılır. Bir yıldan az çalışanların ise son altı aylık performans değerlendirme notları dikkate alınır. Gerçeğe aykırı olarak personel lehine yapıldığı anlaşılan değerlendirmeler de geçersiz sayılır. (2) Kötü niyet veya özel amaçla performans değerlendirme formlarını gerçeğe aykırı doldurdukları anlaşılan değerlendiricilerin cezai sorumlulukları saklıdır. Görevden ayrılış halinde performans değerlendirme formlarının doldurulması Madde 13 (1) Bir görevde iki ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların performans değerlendirme notları, atanmalarından önceki sicil amiri konumundaki amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden onbeş gün içinde doldurulur ve Personel Dairesi Başkanlığına teslim edilir. BEŞİNCİ BÖLÜM Sonuçlarının Değerlendirilmesi Performans değerlendirme notlarının bildirilmesi Madde 14 - (1) Personelin Performans Değerlendirme sonuçları, değerlendirme sonuçları Personel Daire Başkanlığına ulaştıktan itibaren onbeş gün içinde kendilerine bildirilir. Performans notu düşük olanların durumu Madde 15 (1) Performansı yetersiz (0-59 arası herhangi bir puan) olarak değerlendirilen personelin bu durumu Personel Dairesi Başkanlığı tarafından kendisine tebliğ edilir. İki yıl üst üste yetersiz performans gösteren personel yazılı olarak uyarılır ve başka bir birim amiri emrine atanır. (2) Performans değerlendirmesi sonunda Orta Derecede (60-74 arası herhangi bir puan) performans gösteren personel, performans düşüklüğüne sebep olan kriterler de göz önünde bulundurularak, gerekli görülmesi veya diğer birimlerde ihtiyaç olması halinde başka bir birim amiri emrine atanabilir. Görevinde gayret ve çalışması ile Personel Performans Değerlendirme ve Sicil Esasları Sonuçlarına göre iki yıl Çok İyi Derecede Yetkin olarak değerlendirilen personele ünite amirinin teklifi ile Genel Müdür tarafından Teşekkür, üç yıl Çok İyi Derecede Yetkin olarak değerlendirilen personele ünite amirinin teklifi ile Genel Müdür tarafından Takdir verilir. Ödül ve Takdir Madde 16 - (1) Görevinde gayret ve çalışması ile Personel Performans Değerlendirme ve Sicil Esasları Sonuçlarına göre iki yıl Çok İyi Derecede Yetkin olarak değerlendirilen personele ünite amirinin teklifi ile Genel Müdür tarafından Teşekkür, üç yıl Çok İyi Derecede Yetkin olarak değerlendirilen personele ünite amirinin teklifi ile Genel Müdür tarafından Takdir verilir. Performans değerlendirmesine itiraz Madde 17 (1) Personelin, Performans Değerlendirmesine itirazı olması durumunda, tebliğ tarihinden itibaren 7 gün içinde Personel Dairesi Başkanlığına dilekçe vererek itirazını ve gerekçelerini yazar. (2) Performans Değerlendirmesine itiraz, ilgili Genel Müdür Yardımcısının başkanlığında; Personel Dairesi Başkanı, I. Hukuk Müşaviri, personelin 1 inci veya 2 nci sicil amirlerinden oluşan heyet tarafından otuz gün içinde değerlendirilir ve sonuçlandırılır. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli Hükümler 4
Performans değerlendirme notlarının muhafazası Madde 18 (1) Performans Değerlendirme notları, sicil dosyasında muhafaza edilir. Performans Değerlendirme Formlarının korunmasında/saklanmasında üstünde GİZLİ ibaresi bulunan zarfların kullanılması zorunludur. (2) Personelin performansı ile ilgili her türlü yazışma, evrak ve belgelerin sevkinde ve performans değerlendirme raporlarının muhafazasında gizlilik esastır. Performans değerlendirme notlarını muhafaza etmekle görevli çalışanların; gizliliğe riayetleri, edindikleri bilgileri açıklamamaları şarttır. Bu esaslara uymadıkları tespit edilenler bir daha aynı görevlerde çalıştırılamazlar. EK 2 SİCİL AMİRLERİ CETVELİ Birim Görev Unvanı Birinci Sicil Amiri İkinci Sicil Amiri Genel Müdüre Doğrudan Bağlı Birimler Şef Şube Müdürü Diğer Personel Şef Şube Müdürü - Teftiş Kurulu Başkanlığı Şef, Diğer Personel Müfettiş Teftiş Kurulu Başkanı Hukuk Müşavirliği Avukat ve Diğer Personel I. Hukuk Müşaviri - Daire Başkanlıklarına Bağlı Şubeler Mühendis, Muhasebeci, Uzman, Uzman Yardımcısı Şef Şube Müdürü Daire Başkanı Diğer Personel Şef Şube Müdürü İşletme Müdürlükleri Mühendis, Tekniker, Muhasebeci, Uzman, Uzman Yardımcısı, Şef İşletme Müdür Yardımcısı İşletme Müdürü Diğer Personel Şef İşletme Müdür Yardımcısı 5