ARTVİN ÇORUH ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU ÇALIŞMA ESAS VE USULLERİ HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1. a) Bu Yönergenin amacı, gerekli izleme ve yönlendirme planlamalarıyla, Kurumsal çalışmaların düzenli ve ölçülebilir bir şekilde yürütülmesini sağlamak. Kapsam MADDE 2. a) Bu Yönerge, Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Usul ve Esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3. a) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği. Tanımlar MADDE 4. a) Üniversite: Artvin Çoruh Üniversitesini, b) Kurum: Artvin Çoruh Üniversitesini, c) Rektör: Artvin Çoruh Üniversitesi Rektörünü, d) Rektör Yardımcısı: Artvin Çoruh Üniversitesi Rektör Yardımcılarını, e) Üst Yönetim: Artvin Çoruh Üniversitesi Rektörü ile Rektör Yardımcılarını, f) Kurul: Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunu (İKİYK), g) Daire Başkanlığı: Artvin Çoruh Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını, h) Alt Komisyon: Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama ve Revizyon Grubunu, i) Üye: Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Üyelerini, j) Yönerge: Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergeyi,
k) Birim: Artvin Çoruh Üniversitesi teşkilat şemasında bulunan veya şemaya eklenecek birimleri, l) Doküman: Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol çalışmaları kapsamında üretilen veya üretilecek belgeleri, m) İç Kontrol Sistemi: Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin uygulamalarını, İfade eder. İKİNCİ BÖLÜM İç Kontrolün Amaçları, Temel İlkeleri İç Kontrolün Amaçları MADDE 5. a) Kurum gelir ve giderleriyle ilgili yükümlülüklerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi, b) Kurum faaliyetlerinin, kanun ve diğer mevzuata uygun yürütülmesi, c) Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğa mani olunması, d) Kurum varlıklarının korunması, varlıkların kötü kullanımı ve israfının önlenmesi, İç Kontrolün Temel İlkeleri MADDE 6. a) İç kontrol faaliyeti, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür, b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar gözönünde bulundurulur, c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar, d) İç kontrol mali veya mali olmayan bütün işlemleri kapsar, e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken tedbirleri belirler, f) İç kontrolle ilgili uygulamalarda; mevzuata uygunluk, şeffaflık, hesap verilebilirlik, etkinlik gibi ilkeler esas alınır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, Oluşumu, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları Kurulun Oluşumu MADDE 7. a) Kurul; Başkan, Fakülte Dekanı, Enstitü Müdürü, Yüksekokul Müdürü, Meslek Yüksekokulu Müdürü ve Genel Sekreterden oluşur, b) Daire Başkanı, Kurum Avukatı, Şube Müdürü ve Mali Hizmet Uzmanı teknik destek sağlaması amacıyla Kurul Başkanı tarafından toplantılara çağrılabilir. Kurul Başkanı MADDE 8. a) Rektörce görevlendirilen Rektör Yardımcısı Kurul un Başkanı dır, b)kurul Başkanının herhangi bir sebeple görevinde olmaması halinde Kurul üyelerinden biri Rektör tarafından Başkan olarak tayin edilir. Kurul Üyeliğinin Süresi, Sona Ermesi MADDE 9. a) Üyeler, iki yıllık süre ile görevlendirilir, b) Üyeliği sona eren üye yeniden görevlendirilebilir. Kurulun Görevleri MADDE 10. a) Kurul, Üniversitenin İç Kontrol Uyum Eşlem Planında belirlenen genel şartlar ve eylemler çerçevesinde, İç Kontrol Sistemini izlemek, geliştirmek, uyumlaştırmak ve koordine etmek üzere aşağıdaki görevleri yürütür, b) İç Kontrol Sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere, Üniversite İç Kontrol Standartları Eylem Planının hazırlanması veya güncellenmesi konularında, Üniversitenin politika ve uygulamalarına yol göstermek amacıyla danışmanlık yapmak, c) İç Kontrol Uyum Planını hazırlamak ve Üst Yönetime sunmak, d) Daire Başkanlığınca hazırlanıp kurula sunulacak raporları gündemine alarak değerlendirmek, e) Gerekli gördüğü durumlarda çalışma grupları oluşturmak, f) Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olarak, uygulamada ortaya çıkabilecek sorunlu alanları saptamak ve bunlara ilişkin öncelik sıralamasını yapmak, g) Belirlenen sorunlu alanlara ilişkin olarak Kamu İç Kontrol Standartları doğrultusunda ilgili birim ve uzmanların katkısını da alarak çözüm önerilerini geliştirmek, h) Kamu İç Kontrol Standartlarına ilişkin eylemlerin uygulanmasında sorumluluk üstlenmesi gereken birimlerin belirlenmesi ve işbirliğinin sağlanması hususlarında önerilerde bulunmak,
i) Kamu İç Kontrol Standartlarına ilişkin eylemelerin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik birim düzeyinde atılan somut adımları izlemek suretiyle tespitler yapmak, j) Çalışma gruplarının hazırlamış oldukları raporları değerlendirmek, k) İç Kontrol Sisteminin işleyişini izlemek ve gerekiyorsa çalışma gruplarını yönlendirmek, l) Her yıl Ocak ayında, İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı İlerleme Raporunu hazırlayarak Üst Yönetime sunmak, m) Olağan değerlendirme toplantıları ile gelişmeleri izlemek, Haziran ve Aralık aylarında Altı Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporunu hazırlayarak Üst Yönetime sunmak, n) İç Kontrol Sisteminin kurulması, geliştirilmesi, uygulanması konularında eğitim, toplantı ve seminer gibi benzeri etkinliklerin yapılmasını sağlamak, o) Birimlerin İç Kontrol Sistemiyle ilgili dokümanlarını internet sayfasında yayınlanmasını sağlayarak ilgili sayfanın güncel tutulmasını temin etmek, p) İç kontrolün Kurumsal hizmetin işleyişine katacağı faydanın, tüm personelce benimsenmesini, personelin tutum ve davranışına yansımasını sağlamak. Çalışma Grupları MADDE 11. a) Kurul, bu Yönergenin kapsamında yürüttüğü çalışmaları sırasında gerekli görürse, konunun özelliği ve önemine göre ayrıntılı çalışmaların yapılması amacıyla çalışma grupları oluşturabilir, b) Çalışma grupları, Kurul üyeleri arasından seçilecek bir başkan ile en az beş üyeden oluşur, c) Çalışma grubuna, Kurul üyesi olmayan, görev/unvanına göre Kurum içinden başka bir üye de alınabilir, d) Çalışma grupları, Kurul tarafından kendilerine tevdi edilen işlere ilişkin olarak, Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı kapsamında yapacakları çalışmalar sonucu hazırlayacakları raporları Kurula sunar. Destek Grupları MADDE 12. a) Kurul, görevlerini yerine getirirken, Kurula ya da çalışma gruplarına teknik destek sağlamak üzere, Destek Grupları oluşturabilir, b) Destek Grupları, Üniversitenin İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı çerçevesinde faaliyet ve projelerin yürütülmesi, izlenmesi ve değerlendirilmesi konusunda yaptıkları çalışmalar sonucu hazırladıkları raporları, Kurula veya ilgili çalışma grubuna sunar. Kurulun Toplanması, Karar Yeter Sayısı ve Gündem MADDE 13. a) Kurul, her yıl, haziran ve aralık aylarında toplanır. Toplantı gün ve saati başkan tarafından belirlenir ve üyelere duyurulur, b) Başkanın gerekli görmesi halinde, Kurul olağanüstü de toplanabilir, c) Toplantı gündemi Başkan tarafından belirlenir ve toplantı çağrısı ile birlikte üyelere gönderilir. Üyelerin teklifi ile toplantı anında gündem değişikliğine gidilebilir,
d) Bir toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi süre nedeniyle tamamlanmazsa; Başkan olağanüstü toplantı yapılması veya görüşülemeyen maddelerin bir sonraki olağan toplantının gündemine taşınmasına karar verebilir, e) Kurul, üye tam sayısının salt çoğunluğunun hazır bulunmasıyla toplanır ve katılan üye sayısının salt çoğunluğunun oyuyla karar alır. Kurul üyeleri çekimser oy kullanamazlar, f) Kurulun sekretarya hizmetleri; Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yürütülür. Görüşmelerde Usul MADDE 14. a) Kararlar müzakere yapılarak alınır. Konular gündemdeki sıralarına göre görüşülür, b) Kurul Başkanı tarafından gündem maddesinin ve eklerinin okutulmasının ardından müzakerelere, gündem maddesinin oluşturan konu hakkında, eğer varsa çalışma grupları veya Destek grubunun raporunun okunmasıyla başlanır. Gerekli görülmesi halinde, ilgili grupların temsilcilerinden konuya ilişkin ayrıca sözlü açıklama da istenebilir, c) Kurul Başkanı, bir maddenin görüşülmesinde söz isteyenlere bir sıra dahilinde söz verir. Konu üzerinde görüşmeler tamamlandıktan sonra gündem maddesi oya sunulur, d) Kararlar, kabul veya ret için el kaldırmak suretiyle işaretle ve açık oylanır. Karar Tutanakları MADDE 15. a) Alınan kararlar tutanakla tespit edilir ve karar tutanağı ile kararlar toplantı esnasında veya en geç toplantıyı izleyen 5 (beş) işgünü içinde, toplantıya katılan tüm üyeler tarafından imzalanır. Karara muhalif kalan üyeler, muhalefet şerhlerini düşmek suretiyle imzalarlar. Görüş Alma MADDE 16. a) Kurul, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin işletilmesi sürecinde, Üniversite İç Denetim Birimi nden danışmanlık faaliyeti kapsamında görüş alabilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli Hükümler Diğer Hükümler MADDE 17. a) Yönergenin yürürlük tarihinden henüz faaliyete geçmemiş birimlerle, bilahare ihdas edilecek birimler, faaliyete geçmelerini müteakip en geç altı ay içinde bu yönergede geçen esas ve usuller çerçevesinde iç kontrol sistemlerini kurar. MADDE 18. a) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yapılacak uygulamaya ilişkin esaslar, ilgili mevzuata göre Üst Yönetim tarafından düzenlenir. b) Yürürlük MADDE 19. a) Bu Yönerge, Artvin Çoruh Üniversitesi Senatosunda onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 20. a) Yönerge hükümleri Artvin Çoruh Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.