2018 amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 6
Ek 6: amfori BSCI Denetimlerinde Kullanılacak Belgeler Bu ekte etkin bir sosyal yönetim sistemi (SYS) geliştirip devam ettirmek için gerekli olan belgelerin bir listesi verilmiştir. amfori BSCI denetimi kapsamında denetçiler bu belgeleri ve diğer ilgili belgeleri gözden geçirecek ve onaylayacaktır. Bu nedenle bu liste değişmez bir liste olarak değil; ancak bir yol gösterici olarak değerlendirilmelidir. Özellikle küçük üreticiler bu belgelerin bir çoğunun kendileri için geçerli olmadığını görecektir. Üreticiler, aşağıdaki tabloda bahsi geçen bilgilerle ilgili belgeli kanıt (bu bilgiler farklı belgelerde bulunsa bile) toplamalıdır. Sertifikalar ve Sözleşmeler 1 amfori BSCI sisteminin uygulanmasının da dâhil olduğu iş tanımları 2 amfori BSCI sistemini uygulamaktan sorumlu olan kişinin yetkinliklerini kanıtlayan belgeler 3 Güvenlik, temizlik ve diğer hizmetleri veren çalışanların sözleşmeleri de dâhil olmak üzere tüm iş sözleşmeleri 4 Yemek hizmetleri sağlayıcıları, ulaşım hizmetleri sağlayıcıları, mümessiller ve iş bulma kurumları da dâhil olmak üzere tüm hizmet sağlayıcılarla yapılan sözleşmeler 5 İşçi sözleşmeleri veya anlaşmaları (iş bulma kurumlarıyla yapılanlar da dâhil) 6 İşçilerin haklarının ve yükümlülüklerinin yazıldığı işçi sözleşmeleri ve/veya posterler 7 Makineler ve ulaşım araçlarıyla ilgili geçerli muayene ve sigorta belgeleri 8 Üretici tarafından satın alınan arazi, tesis ve ekipmanın alış faturaları 9 Faaliyetleri gerçekleştirmek için geçerli işletme ruhsatı ve gerekli olan tüm resmi onay belgeleri 10 İşletme binasının yapılacak işe uygun ve güvenli olduğunu gösteren resmi inşaat sertifikaları 11 Geçerli sertifikalar ve çevre ruhsatları Eğitim 12 İşçiler için bir eğitim takvimi olduğuna ilişkin kanıt amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 6: amfori BSCI Denetimlerinde Kullanılacak Belgeler - 1
13 İşçilere, yönetime ve insan kaynaklarına eğitim verildiğine dair kanıt niteliğinde belgeler (Örneğin eğitim katılımcılarının imzalı listesi) 14 Eğitim verenin yetkinliğini kanıtlayan belgeler 15 İşçilerin iş sağlığı ve güvenliği eğitimi aldığına dair kanıt niteliğinde belgeler 16 Tehlikeli makinelerle çalışan, elektrik tesisatı ve yüksek risk seviyesi nedeniyle özel bir eğitim gerektiren başka faaliyetler gerçekleştiren işçilerin yetkinliklerini gösteren kanıt niteliğindeki belgeler 17 Genç işçilere verilen tüm eğitimlerle ilgili belgeler 18 Dürüstlüğü teşvik etmek ve ödüllendirmek için verilen mesajlar ve düzenlenen eğitimler Kayıtlar ve Raporlar 19 Üretim kapasite planlamasını gösteren kanıt niteliğindeki belgeler 20 amfori BSCI Davranış Kuralları ve Uygulama Koşulları'nın önemli iş ortaklarına dağıtıldığına ilişkin kanıtlar 21 Çiftlikler de denetimden geçecekse, imzalanan amfori BSCI Davranış Kuralları ve ilgili Uygulama Koşulları 22 İş ortaklarının sosyal performansına ilişkin kanıtlar (Örneğin üç aylık raporlar, denetim raporları ve geçerli sertifikalar) 23 amfori BSCI'ın uygulanması için benimsenen sosyal politika ve prosedürlere ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler 24 İşçi temsilcisi seçimlerine ilişkin kanıt niteliğinde belgeler 25 İşçi toplantılarının düzenli olarak yapıldığını gösteren kanıt niteliğindeki belgeler 26 İşçi temsilcileriyle yapılan anlaşmaların kayıtları 27 Çalışma kurallarını açıklayan belgeler 28 Kaydedilen/soruşturulan şikâyetlere ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler (Örneğin doldurulmuş Şablon 8: Şikâyet Mekanizması Takip Aracı) 29 Toplu iş sözleşmesi (mevcutsa) 30 Toplu iş sözleşmesinin yapılmasıyla sonuçlanan toplantıların tutanakları ya da bu toplantılara ilişkin belgeler (mevcutsa) amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 6: amfori BSCI Denetimlerinde Kullanılacak Belgeler - 2
31 İşe alım ve işten çıkarma prosedürü kayıtları 32 Disiplin prosedürleriyle ilgili kanıt niteliğindeki belgeler 33 Disiplin olayları ve verilen disiplin cezalarıyla ilgili kanıt niteliğindeki belgeler 34 İşçi performans değerlendirmeleri ve prosedürlerine ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler 35 Ürün ve hizmetler için yapılan yasal kesintilere ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler 36 Sektöre özgü yasal asgari ücrete ilişkin belgeler 37 İşçiler için ücret pusulaları ve ödemelere ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler 38 Tamamlanmış adil ücretlendirme hızlı taramaları (Şablon 5: Adil Ücretlendirme Hızlı Taraması) 39 Tüm işçiler için (mevsimlik işçiler dâhil) hazırlanan kişisel veri dosyaları 40 Ek yan haklara (varsa ticari sigorta) ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler 41 Sosyal sigorta fonlarına yapılan yeni katkılara ilişkin kanıt niteliğindeki belgeler 42 Parça başına ücret alan işçiler de dâhil olmak üzere tüm işçiler için ücret aralığı listeleri ve hesaplamaları 43 Üreticinin dâhil olduğu sektör için geçerli olan kalıcı yasal istisnaya ilişkin kanıt niteliğinde belgeler 44 Çalışma saatleri kayıtları (yoklama kayıtları) 45 İşçilerle yapılan anlaşmalar da dâhil olmak üzere fazla mesai prosedürlerini gösteren kanıt niteliğindeki belgeler 46 Kazalara ilişkin kanıt niteliğinde kayıtlar 47 Güvenli, sağlıklı ve hijyenik çalışma koşullarıyla ilgili risk değerlendirmeleri 48 Güvenli, sağlıklı ve hijyenik çalışma koşulları sağlamak için aksiyon planı 49 Bulunulan sektör için geçerli iş sağlığı ve güvenliği yönetmelikleri 50 Sağlık ve güvenlik komitesinin seçim sürecini gösteren kanıt niteliğindeki belgeler. 51 Sağlık ve güvenlik komitesi toplantılarının tutanakları amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 6: amfori BSCI Denetimlerinde Kullanılacak Belgeler - 3
52 Yaş doğrulama prosedürleri 53 Çocuk istismarını engellemek için benimsenen prosedürler 54 Çocuk işçiliği tespit edilmesi halinde uygulanan iyileştirme prosedürleri 55 Genç işçileri ve genç kadın işçileri korumak için alınan önlemler kapsamındaki risk değerlendirmeleri ve ilgili eylem planları 56 Genç işçilere ilişkin değerlendirme kayıtları 57 Genç işçilerin yerine getirdikleri görevlerin değerlendirmesi 58 Alt yüklenicilere ilişkin değerlendirme 59 Şirkette verilen staj imkânlarına ilişkin değerlendirme 60 Mevsimlik işçilere ilişkin değerlendirme 61 Çevresel risk değerlendirmesi 62 Üreticinin faaliyet gösterdiği alandaki su kaynakları, nehirler ve/veya göllerin harita üzerinde tespiti 63 Kimyasal tüketimini, kimyasalların geri alınması ve atılmasını gösteren kanıt niteliğindeki belgeler (Malzeme Güvenliği Veri Sayfası da dâhildir.) 64 Bina ve ekipman güvenliğinden emin olmak üzere yapılan; geçerlilik tarihi ve düzeltici faaliyetlerin de belirtildiği resmi denetimlere ilişkin belgeler Denetim Raporları, Bakım Kayıtları, İşletim ve Güvenlik Talimatları 65 Asansörler, elektrikli ekipman ve yüksek basınçlı ekiman da dâhil; ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere tehlikeli makineler 66 Yangın söndürme teçhizatı (Örneğin yangın söndürücülerin üzerindeki muayene etiketleri) 67 Üretim tesisleri ve yatakhanelerdeki içme suyu 68 Sıcaklık, gürültü seviyesi ve ışık dâhil; ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere üretim tesisleri ve yatakhanelerdeki sağlık ve güvenlik koşulları 69 Gerekli finansal kaynaklar ve insan kaynaklarının asgari sosyal ve çevresel gerekliliklere uyacak şekilde hesaplanması amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 6: amfori BSCI Denetimlerinde Kullanılacak Belgeler - 4
70 Yolsuzlukla mücadele politikaları 71 Yolsuzluk risk değerlendirmesi 72 Etik olmayan davranışların araştırılması ve önlenmesi için prosedür amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 6: amfori BSCI Denetimlerinde Kullanılacak Belgeler - 5