T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Sürekli Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlüğü *BEK4395S0* Sayı : 81149457-612.01.01- Konu : İç Kontrol Eylem Planı Öngörülen Eylemler STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA İlgi : 12/09/2018 tarihli ve 31528 sayılı yazınız. İlgi yazınız gereği İç Kontrol Eylem Planı hazırlanarak ekte sunulmuştur. Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim. EK : İç Kontrol Eylem Planı (9 sayfa) e-imzalıdır Doç.Dr. Ercan ÖZEN Müdür Mevcut Elektronik İmzalar ERCAN ÖZEN (Sürekli Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlüğü - Müdür) 27/11/2018 15:28 Bir Eylül Kampüsü İzmir Yolu 8. Km 64200 UŞAK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Diyap TAŞĞIN Tel: 0.276.221 21 72 Dahili: Faks: 0.276.221 21 73 Elektronik ağ:http://usem.usak.edu.tr/ E-Posta: usem@usak.edu.tr Sayfa 1 / 1
T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI SÜREKLİ EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ 1
İÇİNDEKİLER I- GENEL BİLGİLER A- Organizasyon Şeması B- Misyon ve Vizyon C- Yetki, Görev ve Sorumluluklar II- MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜMÜZ PERSONEL YAPISI VE YETERLİLİĞİ A- Personel Bilgisi B- Merkezin Yönetim Organları C- Müdür ve Görevleri/Hassas Görevleri Ç- Müdür Yardımcısı ve Görevleri/Hassas Görevleri D- Personelin Şikâyet ve Müracaat Durumları III- KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ IV- İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI A- İmza-Paraf Düzeni B- EBYS V- MERKEZİN FAALİYET ALANLARI 2
I- GENEL BİLGİLER A- Organizasyon Şeması Prof. Dr. Ömer KARAHAN (Rektör Yardımcısı) Doç. Dr. Ercan ÖZEN (Müdür) Dr. Öğr. Üyesi İdris KAYNAK (Müdür Yardımcısı) Öğr. Grv. Yavuz DEMİRHAN (Müdür Yardımcısı) Sezayi DAŞDEMİR (Şube Müdürü) Diyap TAŞĞIN (Sekreter) B- Misyon ve Vizyon Misyon Üniversitede gerçekleşen bilimsel ve teknolojik gelişmelerden, küçük, orta ve büyük sanayi, ticaret, hizmet, tarım, hayvancılık ve benzeri işletmeler ile kamu ve özel kuruluşların yararlanmalarını, üretim ve verimliliklerini sürekli eğitim programları yoluyla sağlamak, Üniversitenin; diğer kamu ve özel kişi, kurum ve kuruluşların hizmet içi eğitim ile mesleki eğitim taleplerini karşılamak, bu amaçla sınıfta eğitim, uzaktan eğitim, uygulamalı eğitim ve benzeri sürekli eğitim programları düzenlemek, Yeni bilgi ve teknolojileri kullanabilen kurum ve işletmelere ulaşmak için gerekli çalışmaları yapmak, Üniversitenin, kamu ve özel sektördeki uluslararası kuruluşlarla işbirliğini geliştirerek, yerel, bölgesel ve ulusal ölçekte Türkiye nin ekonomik ve toplumsal gelişimine ve ulusal ekonominin küresel ekonomide rekabet edebilmesine katkıda bulunmak. USEM, bu amaçlar doğrultusunda, yeni bilimsel ve teknolojik bilgiyi ve gelişmeleri takip ederek bu yöndeki birikimini talep eden kişi, işletme, kurum ve kuruluşlara aktarır.. 3
Vizyon Merkezimiz vizyonu ise yukarıda açıklanan misyonumuz doğrultusunda, yeni bilimsel ve teknolojik bilgiyi ve gelişmeleri takip ederek bu yöndeki birikimini talep eden kişi, işletme, kurum ve kuruluşlara aktarmak; kuramsal bilgiyi uygulama ile bütünleştirerek toplumun ve ekonominin yararına sunmak ve yeni bilgi ve teknoloji eksikliğinin olduğu ekonomik, yönetsel ve toplumsal sorunlara çözüm üretmek için gerekli faaliyetleri planlamak, düzenlemek ve yürütmektir. C- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Merkezimiz yukarıda açıklanan ilkeler doğrultusunda, ülke ekonomisine hizmet amacıyla, tarım, hayvancılık, sanayi ve ticaret gibi sektörlerdeki işletmelere ve talep eden diğer kişi, kurum ve kuruluşlara mesleki ve teknik eğitim ve üstü yeni bilgi ve teknolojileri sürekli eğitim programları aracılığıyla sunmak; Ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilere meslek içi eğitim, yeni teknoloji-bilgi yoğun mesleki eğitim ve üstü gelişim kursları, konferanslar, seminer, kurs ve sertifika programları ve faaliyetleri planlamak ve düzenlemek, gerektiğinde bu kursları uzaktan eğitim biçiminde vermek; Sürekli eğitim faaliyetleri ile ilgili olarak araştırma ve inceleme, proje yapmak veya yaptırmak; Üniversitenin laboratuvar, kütüphane, akıllı sınıf, dershane, net-dershane ve diğer eğitim imkânlarından yararlanmak; Merkezin amaçları doğrultusunda, yurt içi ve yurt dışı benzeri kuruluşlarla işbirliği yapmak; Üniversitelerde lisans, yüksek lisans ve doktora düzeyinde sürekli eğitim ile ilgili ders, konferans ve seminerler verilmesini, sempozyum ve kongreler düzenlenmesini desteklemek ve katkıda bulunmak; Öğrencilerin sürekli eğitimle ilgili konulara yönelmesini özendirmek ve gerekli desteği sağlamak; Bilişim teknolojileri programları, profesyonel gelişim programları, örgütsel gelişim programları, meslek kazandırma programları, spor ve sanat eğitimi programları, yabancı dil programları ve sınavlara hazırlık programları gibi programlarla sürekli eğitimin devamına ve gelişimine katkıda bulunmak. 4
II- MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜMÜZ PERSONEL YAPISI VE YETERLİLİĞİ A- Personel Bilgisi Müdürlüğümüz; müdür, müdür yardımları, şube müdürü ve bir kişilik idari personelden oluşmaktadır. B- Merkezin Yönetim Organları Merkezin yönetim organı, merkez müdürü ve müdür yardımcılarıdır. C- Müdür ve Görevleri/Hassas Görevleri (1) Merkez Müdürü, Rektör tarafından Üniversitede görevli öğretim üyeleri arasından üç yıl için görevlendirilir. Süresi biten Merkez Müdürü yeniden görevlendirilebilir. Merkez Müdürünün görevi başında bulunmama süresi altı ayı geçtiği takdirde yeni Merkez Müdürü görevlendirilir. (2) Üniversitede görevli öğretim üyelerinden, Merkez Müdürünün teklif edeceği dört aday arasından Rektör tarafından görevlendirilen yardımcısı bulunur. Merkez Müdürünün bulunmadığı zamanlarda müdür yardımcısı veya yardımcılarından biri Merkez Müdürüne vekâlet eder. Merkez Müdürünün görevi sona erdiğinde müdür yardımcılarının da görevi sona erer. (3) Merkez Müdürünün görevleri şunlardır: a) Merkezi temsil etmek, b) Müdür yardımcıları arasında görev paylaşımı yapmak ve yapılan işleri denetlemek, c) Merkezin yıllık faaliyet raporunu her yılın aralık ayında hazırlayarak Rektörün onayına sunmak, ç) Merkezin araştırma ve uygulama faaliyetleri için ortaya çıkan genel ihtiyaçları ve bunlarla ilgili önerilerini Rektöre iletmek. d) İnternet sayfası yönetiminden sorumludur. Ç- Müdür Yardımcısı ve Görevleri/Hassas Görevleri Merkez müdürünün vekâlet, ani ve özel durum gibi hâllerde yönetimde bulunmadığında, müdürlüğün yönetiminden sorumludur. İnternet sayfası yönetiminden sorumludur. D- Personelin Şikâyet ve Müracaat Durumları Müdürlüğün herhangi bir personeline dair talep veya şikâyet öncelikle müdür tarafından kabul edilir ve gereğine yönlendirilir. Müdürün bulunmadığı durumlarda konu, müdür yardımcısının yönetimindedir. 5
III- KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ 1. Rektörlük evrak kayıt veya diğer birimlerden/kurumlardan gelen evrak üzerinde geçerli bir tarih ve sayı olup olmadığı, amiri veya yetkilisi tarafından geçerli bir elektronik veya ıslak imza olup olmadığına bakılarak teslim alınır. 2. Evrakın ekleri varsa kontrol edilir. 3. Merkez Müdürü veya vekâletini bıraktığı Müdürüne götürülerek verilen talimatlar doğrultusunda cevap yazma, ilgili kişiye teslim etme, dosyaya kaldırma işlemleri yapılır. 4. Rektörlük Evrak Kayıt biriminden dış kurumdan gelen tüm evraklar taranmış halde önce EBYS ye düştüğünden evrakların asılları arkalarındaki numaralara bakılarak teslim alınır. 5. İadeli taahhütlü olarak gönderilen evraklar, evrakların posta alındıları üzerindeki numara EBYS üzerinden kontrol edilerek ilgili personele teslim edilir. 6
IV- İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI A- İmza-Paraf Düzeni Genel evrak işleri EBYS yoluyla ilerler. EBYS den gelen evraklar müdür (vekâlet durumunda müdür yardımcısı) tarafından idari personele sevk edilir. İmzalanması gereken evrak, idari personelden üst yazısıyla hazırlanıp elektronik imzaya yollanır. Islak imza gerektiği durumlarda, sevk edilen evrakın üst yazısıyla beraber (varsa) ekleri, müdüriyet ıslak imzasına sunulur. B- EBYS 1. Gelen evrak kontrol edilir. (İçerik, ek, ilgi) 2. İçeriğe göre cevap yazılması gerekli durumda ilgi tutularak cevap verilir, işlem yapılması gerekli durumda işlem yapılır. 3. Sorumlu kişiye sevk olunan belgeler yine mevzuata uygun şekilde veya Müdürün ekrana düştüğü nota göre değerlendirilerek cevap yazma, sonlandırma,başkasına sevk ve iade işlemleri yapılır. 4. Belgede ilgili evrak veya ek olup olmadığına, eklerin ve ilgili evrakın düzenine de ayrıca bakılır. 5. Merkez Müdürü herhangi bir nedenle vekâletini bir başkasına verdiğinde Başkanın vekâlet işlemi EBYS üzerinden ilgili kişiye verilir. Başkanın herhangi bir nedenle görevine erken dönmesi hâlinde ise vekâlet EBYS sistem yöneticileri aracılığı ile kaldırtılır. EBYS sisteminde herhangi bir sorun yaşanması hâlinde duruma imkânlar ve yetkiler dâhilinde müdahale edilir ve sorun düzeltilemezse EBYS sistem yöneticileri ile irtibat kurularak sorunun bir an önce çözülmesi sağlanır. 7
V- MERKEZİN FAALİYET ALANLARI a-bilişim Teknolojileri Programlarımız Bilgisayar işletmenliği Web asarımı AutoCad NetCad SolidWorks b-profesyonel Gelişim Programlarımız Toplantı ve Zaman Yönetimi Çatışma yönetimi Stres Yönetimi İletişim Becerileri Kriz Yönetimi ve Stratejik Yönetim Proje Üretimi ve Yönetimi Liderlik Drama c-örgütsel Gelişim Programlarımız Dış Ticaret Hukuku ve Uygulamaları Toplam Kalite Yönetimi Finans Yönetimi KOSGEB Tabanlı Uygulamalı Girişimcilik Eğitimi Çağdaş Yönetim Teknikleri Örgütsel Kültürü Geliştirme İnsan Kaynakları Yönetimi 8
d-diğer Alanlar ÜDS-KPDS HAZIRLIK Genel İngilizce İngilizce Konuşma ve Yazma ALES Hazırlık Sürekli Eğitim Merkezi olarak belirtilen alanlar dışında da, Merkezimize gelecek olan talepler doğrultusunda farklı alanlarda kurslar, eğitimler ve seminerler verilebilmektedir. Bu tür talepler için aşağıda yer alan iletişim kanallarından herhangi biri ile birimimizle irtibata geçilebilir. 9