GENEL TEDARİKÇİ (KISA LİSTE) PROSEDÜRÜ 1.AMAÇ VE KAPSAM İşbu Genel Tedarikçi (Kısa Liste) Prosedürü, Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. bünyesinde yapılan mal/hizmet/yapım işleri ve tüm alımlarında yüklenici ve tedarikçi tespiti ve değerlendirmesi usullerini kapsar. Bu prosedür 25.05.2016 tarih 29722 sayılı Resmi Gazetede Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu tarafından yayımlanan ELEKTRİK DAĞITIM ŞİRKETLERİNİN SATIN ALMA-SATMA VE İHALE PROSEDÜRLERİNİN HAZIRLANMASI VE UYGULANMASI YÖNETMELİĞİ nin 8. ve Geçici 2. Maddesine istinaden hazırlanmışve 05.06.2018 tarinde ilgili yönetmelikte yapılan değişikliğe göre revize edilmiştir. 2.SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. ilgili birimleri sorumludur. 3. TEDARİKÇİLERİN SINIFLANDIRILMASI Tedarikçiler aşağıdaki biçimde sınıflandırılmış olup seçme ve değerlendirme kriterleri ve puanlamaları farklılık göstermektedir. Ana Kategoriler: -Mal Tedarikçileri -Hizmet Tedarikçileri, -Yapım Tedarikçileri Tablo1: Ana Kategoriler Bazında Tedarikçi Alt Sınıfları Hizmet Yapım Mal Tedarikçileri Tedarikçileri Tedarikçileri Elektrik Malzemeleri İletişim hizmetleri OG-AG Elektrik Tesis Yapım İşleri Hırdavat malzemesi Sarf (Kırtasiye, kartuş, vb.) malzeme BT, Donanım (IT) ve yazılım tedarikçileri (*) Temizlik malzemesi tedarikçileri Personel çalıştırmaya dayalı hizmet alım (*) Yemek hizmeti (*) Basım hizmeti (*) Kamera ve Alarm Sistemleri (*) Sayfa 1 / 5 İnşaat, Bakım- Tadilat Yapım İşleri Mekanik Teçhizat Yapım İşleri
Mobilya tedarikçileri İş Güvenliği Malzemesi tedarikçileri Taşıt, İş makinası ve diğer Makine Teçhizat tedarikçileri (*) Kamulaştırma, İmar Plan Tadilatı, Orman Geçiş İzni, Proje Hizmeti (*) Taşıt Kiralama, Nakliye, Personel Taşıma (*) Ortak Sağlık Güvenlik Birimi Elektrik Malzemeleri Bakım-Onarımı (*) (*) İşaretli Tedarikçi Alt Sınıflarında mal ve hizmetin cinsine göre bir alt gruplandırma yapılacaktır. İhtiyaç duyulması halinde ilave tedarikçi alt sınıfları oluşturulabilir veya çıkartılabilir. 5. SEÇME VE DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ 5.1.Başvuru Esasları Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. nin ihtiyaç duyacağı Satın Alma-Satma ve İhale işlerinde mal, hizmet, yapım tedarikçisi olmak isteyen istekliler ilgili kategorilerde belirtilen belgeleri tamamlayarak başvuruda bulunacaklardır. Kamu ihalelerinden yasaklı olan firmalar diğer tüm yeterlilikleri sağlasa bile tedarikçi listesine alınmayacakları gibi kamu ihalelerinden yasaklandığı tarih itibarı ile tedarikçi listesinden çıkartılacaklardır. Yeni başvuruların değerlendirilmesi, Mayıs ve Aralık aylarında olmak üzere yılda en az iki (2) defa yapılır. Başvuru sonuçları, değerlendirme sürecini takip eden ay içerisinde bildirilir. 5.2.Başvuru Belgeleri Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. nin ihtiyaç duyacağı Satın Alma-Satma ve İhale işlerinde mal, hizmet, yapım tedarikçisi olmak isteyen isteklilerin temel olarak aşağıda sıralanan belgeleri sunmaları gerekmektedir: 1.Referansları (İş Deneyim Belgesi), 2.Sahip olunan ilgili belgeler/sertifikalar, 3.Mali Durumu tevsik eden belgeler (Banka Referans Mektubu), 4.İmza Sirküleri, 5.Ticaret Sicil Gazetesi kayıtları, 6.Ticaret Odası Kaydı, 7.TSE, ISO vb. Kalite Belgeleri, 8.Kamu İhalelerinden Yasaklı Olmadığına Dair Belge Sayfa 2 / 5
5.3.Mal Tedarikçileri Seçme ve Değerlendirme Kriterleri Çalışmaya başlanacak olan mal alım tedarikçileri seçimi aşağıdaki kriterlere göre yapılacaktır; 1. Malzeme Kabul Prosedürü doğrultusunda yer alan üretici firmalar ve bayileri, 2. Referansları (İş Deneyim Belgesi), 3. Uzman Personel, 4. Sahip olunan ilgili belgeler/sertifikalar, 5. TSE, ISO vb. Kalite Belgeleri, 6. İmalatçı ise Kapasite Raporu, 7. Daha önceki projelerde çalışılıp çalışılmadığı, 8. Ticari Kurul Görüşü Mal Tedarikçileri Yeniden Değerlendirme Kriterleri: Çalışılan malzeme tedarikçileri Mayıs ve Kasım Aralık aylarında olmak üzere yılda en az iki (2) defa yeni başvurularla birlikte Satın Alma Direktörlüğü aşağıdaki 1. Zamanında teslim, 2. Kalite, 3. İstenen şartları sağlaması, 4. Satış sonrası hizmetleri. Dağıtım şebekesinde kullanılacak malzemeler için Malzeme Kabul Prosedürü hükümleri uygulanır. 5.4. Hizmet Yüklenicileri Seçme ve Değerlendirme Kriterleri: Çalışmaya başlanacak olan hizmet alım seçimi aşağıdaki kriterlere göre yapılacaktır; 1. Referansları (İş Deneyim Belgesi), 2. Uzman Personel, 3. Sahip olunan ilgili belgeler/sertifikalar, 4. TSE, ISO vb. Kalite Belgeleri, 5. Bakım/Tamir/Basım gibi Hizmetler için Kapasite Raporu, 6. Daha önceki projelerde çalışılıp çalışılmadığı, 7. Ticari Kurul görüşü Hizmet Yüklenicileri Yeniden Değerlendirme Kriterleri: Çalışılan hizmet Mayıs ve Kasım Aralık aylarında olmak üzere yılda en az iki (2) defa yeni başvurularla birlikte Satın alma Direktörlüğü aşağıdaki 1. Zamanında teslim 2. İstenilen ürün/hizmet şartlarına uygunluk 3. Karşılıklı iletişim 4. Hizmet sonrası bilgilendirme 5.5. Yapım Yüklenicileri Seçme ve Değerlendirme Kriterleri: Çalışmaya başlanacak olan yapım seçimi aşağıdaki kriterlere göre yapılacaktır; Sayfa 3 / 5
1. Referansları (İş Deneyim Belgesi), 2. Uzman Personel, 3. Sahip olunan belgeler/sertifikalar, 4. TSE, ISO vb. Kalite Belgeleri, 5. Makine, Teçhizat ve Ekipman Listesi, 6. Daha önceki projelerde çalışılıp çalışılmadığı, 7. Ticari Kurul görüşü Yapım Yüklenicileri Yeniden Değerlendirme kriterleri: Çalışılan yapım Mayıs ve Kasım Aralık aylarında olmak üzere yılda en az iki (2) defa yeni başvurularla birlikte Satın alma Direktörlüğü aşağıdaki 1. Zamanında teslim, 2. Kalite, 3. İstenen şartları sağlaması, 4. Yapım sonrası hizmetler 5.6. Seçme Uygulaması ve Skalaları Yeni çalışılacak olan tüm aday tedarikçiler için, tedarikçi tipine göre seçme kriterleri baz alınarak Tedarikçi Değerlendirme Formu doldurulur. Tüm kriterlerin puanlarının ortalaması alınır ve sonuç puanı verilir. Değerlendirme kriteri için skala ve puanlama: Yanıt Puanı Yetersiz 0-69 Yeterli 70-100 Değerlendirilme sonucunda 70 ve üzeri puan alan tedarikçiler Tedarikçi Listesi ne alınırlar. 5.7. Yeniden Değerlendirme Uygulaması ve Skalaları Bu prosedürün yürürlüğe girdiği tarihte çalışılan tüm tedarikçiler ile çalışılmaya devam edilir, yapılacak yeniden değerlendirmelerde bu tedarikçilerde değerlendirmeye tabi tutulur, yeni başvuran tedarikçiler için, tedarikçi tipine göre Tedarikçi Yeniden Değerlendirme Formu doldurulur, tüm kriterlerin puanlarının ortalaması alınır ve sonuç puanı verilir. Değerlendirme sonucu tedarikçiler aşağıdaki sınıflardan birisine dahil edilir. Sınıfı Açıklama Puan Aralığı A Firma ile çalışılmaya devam edilir. 70-100 puan B C Firma ile Ticari İlişkiler askıya alınarak istenilen şartları sağlaması halinde tekrar değerlendirilebilir. Firma Tedarikçi Listesinden çıkarılır. 40-69 puan 0-39 puan Sayfa 4 / 5
Tedarikçi listesi Mayıs ve Kasım Aralık aylarında olmak üzere yılda en az iki (2) defa bu puanlama kriterlerine göre güncellenecektir. Dağıtım şebekesinde kullanılacak malzemeler için Malzeme Kabul Prosedürü hükümleri uygulanır. 6. UYGULAMA ESASLARI Bu prosedürün yürürlüğe girdiği tarihte çalışılan tüm tedarikçiler ile çalışılmaya devam edilir ve tedarikçi listesine alınır. Tedarikçi listesine girmek isteyen firmaların talepleri için veya ihtiyaç duyulan yeni bir malzeme, hizmet türü, acil alım, vb. nedenlerle yeni bir tedarikçiyle çalışılması gerektiği durumlarda 5.maddede belirtilen süreler beklenmeksizin; Satın alma Direktörlüğünce, Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. Malzeme Kabul Prosedürü hükümlerini de dikkate alarak tedarikçi değerlendirme formunu hazırlayarak Ticari Kurul a sunar. Değerlendirme sonucunda 70 puan ve üzerinde değerlendirme puanı alan tedarikçiler Ticari Kurul tarafından onaylanmasına müteakip tedarikçi listesine alınır. 7. TEDARİKÇİNİN YENİDEN DEĞERLENDİRİLMESİ Tedarikçilerin yeniden değerlendirilmesi Mayıs ve Kasım Aralık aylarında olmak üzere yılda en az iki (2) defa yapılacaktır. Kısa listede yer alan Tedarikçilerden, yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirmeleri istenir. Yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen Tedarikçiler kısa listelerden çıkartılır. Ayrıca yıl içerisinde birimlerden gelen geri dönüşler (tedarikçinin işi zamanında yapmaması, eksik, hatalı, şartnamelere uygun olmayan mal teslimi veya istenilen ticari şartları sağlayamaması, eksik işler, vb.) doğrultusunda yeniden değerlendirme yapılabilir. Yeniden Değerlendirme Formu, Satın alma Direktörlüğünün denetiminde Satın alma yetkilisi tarafından hazırlanarak; ilgisine göre Malzeme Kabul Komisyonuna veya ilgili Teknik ve Ticari Kurul un onayına sunulur. Onaya Müteakip Tedarikçi Listesine alınır veya çıkartılır. Bir önceki değerlendirmede tedarikçi listesine giremeyen firmalar için gerektiğinde yeniden değerlendirme yapılarak tedarikçi listesine alınabilir. Sayfa 5 / 5