TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PR08/KYB

Transkript

1 TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PR08/KYB

2 Sayfa No: 1/7 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığının ihtiyacı olan her türlü mal ve hizmetlerin alımı ile yapım işlerinde uyulması gereken esas ve usulleri belirlemek, kaynakların verimli ve zamanında kullanılması ve hizmetin aksamadan yürütülmesini sağlamak üzere bir sistem tanımlamaktır. Bu prosedür, Daire Başkanlığı tarafından yapılması istenen alımları kapsar. 2. SORUMLULUKLAR Bu prosedür kapsamındaki; Harcama talimatlarının bütçe usul ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde yapılması gereken diğer işlemlerden Harcama Yetkilisi; Kanunların verdiği yetkiye istinaden komisyon marifetiyle yapılan harcamalarda, harcama yetkisi kararından doğan sorumluluktan komisyon; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve uygulama yönetmelikleri çerçevesinde, mal ve hizmet teminini sağlamak üzere ilgili mevzuatın gereklerinin yerine getirilmesinden yüklenici sorumludur sayılı Kamu İhale ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunlarının uygulanmasında görevliler ile danışmanlık hizmeti sunanlar; ihale süreci ile ilgili bütün işlemlere, isteklilerin iş ve işlemleri ile teknik ve malî yapılarına ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgeleri ifşa edemezler, kendilerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamazlar. 3. TANIM ve KISALTMALAR 3.1. Tedarikçi: Mal/ hizmet alımı ile yapım işi ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişiler veya bunların oluşturdukları ortak girişimler 3.2. Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.3. Yüklenici: Üzerine ihale yapılarak sözleşme imzalanan ve Daire Başkanlığına mal ve hizmet temin eden firma, kurum, kuruluş ve benzerleri 3.4. İhale Komisyonu: Çalışma usul ve esasları ile oluşumu 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bunlara dayalı olarak Kamu İhale

3 Sayfa No: 2/7 Kurumu nca düzenlenen yönetmelik, tebliğ vb. ile belirlenmiş olan satın alma işlemlerini yürütecek komisyon 3.5. Muayene ve Kabul Komisyonu: Alımı yapılan malzemenin şartnameye veya ihtiyaca uygunluğunu kontrol ederek geçici veya kesin kabulünü yapan komisyon. Komisyonun çalışma usul ve esasları ile oluşumu 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bunlara dayalı olarak Kamu İhale Kurumu nca düzenlenen yönetmelik, tebliğ vb. ile belirlenmiştir Harcama Yetkilisi: TİTCK da ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevliler 3.7. Şartname: Satın alınacak veya yapılacak her türlü mal, hizmet veya işin genel, özel, teknik ve idari esas usul ve şartları belirleyen doküman 3.8. Teknik Şartname: İstekte bulunan birim tarafından hazırlanan ve satın alınacak malzemenin teknik özelliklerini içeren doküman 3.9. İdari Şartname: İlgili Kurumca hazırlanan mal ve hizmet alımlarında bedel, teslimat, yaptırımlar vb. idari şartları içeren doküman Tedarikçi Mülkiyeti: Teminat mektupları, teklif mektupları, ihaleye sunulan diğer dokümanlar ile kabulü henüz yapılmayan veya uygun bulunmayan her türlü girdi Satın alma Dokümanları: İlgisine göre hem Laboratuvar, hem de tedarikçiler tarafından hazırlanan; laboratuvar hizmetlerinin kalitesini etkileyen ve deneylerde kullanılacak olan tüm malzemelere ilişkin İdari ve Teknik Şartnameler, satın alınacak malzemeye ilişkin tip, sınıf, derece, doğru tanıtım, teknik resimler, kroki, muayene talimatları, deney sonuçlarının onayını içeren diğer teknik veriler, gereken kaliteyi ve üretildikleri yönetim sistem standardı gibi malzemelerin özelliklerini açıklayan ek dokümanları kapsayan her türlü doküman DMO: Devlet Malzeme Ofisi 4. UYGULAMA 4.1. Genel Daire Başkanlığındaki her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ihaleleri, yetki limitleri dahilinde TİTCK Satın Alma Birimi tarafından yapılır.

4 Sayfa No: 3/ Satın Alma Uygulamaları Taleplerin Toplanması ve Onayı Talepler bir önceki yılın sarfiyat miktarları gözetilerek yapılır. Talep yapan birimler ihtiyaçlarını gösteren Malzeme Talep Formunu doldurup nın onayını alarak, satın alma yoluyla temin edilebilmesi için harcama yetkilisinin onayına sunar. Harcama yetkilisince talep uygun bulunmazsa onaylanmaz ve gerekçesi ile iade edilir. Talebin uygun bulunması durumunda; Harcama yetkilisince onaylanarak satın alma işlemlerinin başlatılması için Satın Alma Bölümüne gönderilir. İlgili birimce satın almaya esas tüm dokümanların tamamlanması istenir Şartnamelerin oluşturulması Şartnameler Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı nın PR24/KYB Şartname Hazırlama Prosedürüne göre hazırlanır Satın alma Birinci Grup Alımlar: Bu gruptaki alımlar; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun istisnalar kapsamında değerlendirilen Kamu Kurum ve Kuruluşlarından yapılan alımlardır. Kurum hizmetlerinin zamanında ve aksamadan yürütülebilmesi için yıl içerisinde düzenli olarak yapılması ve temin edilmesi gerekli olan elektrik, su, telefon, yakıt (doğalgaz v.b.), posta hizmetleri, Resmi Gazete ve benzerlerinden oluşmaktadır. Bu hizmetler tekel konumundaki kamu kuruluşlarından fatura karşılığında alınır. Bu alımlar için tedarikçi değerlendirilmesi yapılmaz ve tedarikçi listesi hazırlanmaz. Ayrıca, bu grupta yer alan temizlik malzemesi alımları; taşıt, bilgisayar, fotokopi makinesi, printer, hesap makinesi, scanner, faks cihazı, telefon makineleri, zımba, makas gibi kırtasiye aletleri, laboratuvar hizmetlerinin kalitesini etkilemeyen cihaz alımları ve bunlara ait yedek parça alımları; her türlü masa, koltuk, sandalye, sehpa, dolap, halı ve benzeri alımlar öncelikle Devlet Malzeme Ofisi nden (DMO) yapılır. Alım DMO dan yapılacaksa yazılı teklif istenmez. DMO da bulunmaması veya piyasadan daha ucuza alınabileceğinin tespit edilmesi halinde, maddesi gereklerine uygun olarak piyasadan temin edilebilir İkinci Grup Alımlar: İkinci grup alımlar, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale usulü ile veya doğrudan temin yöntemi ile satın alınacak mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işleridir. Satın Alma yetkilisi tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun;

5 Sayfa No: 4/7 a) Açık ihale usulü, b) Belli istekliler arasında ihale usulü, c) Pazarlık usulü, d) Doğrudan temin İhale usullerinden birisine karar verilerek talep edilen malzemelerin alım hazırlıkları yapılır. Alınacak malzemelerin özellikleri teknik şartname gerektiriyorsa, teknik şartname hazırlama komisyonu tarafından hazırlanır. Gerekli olması halinde, hazırlanan diğer ek dokümanlarla birlikte tedarikçilerden yazılı teklif istenir. İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartnameler, varsa ekleri, Kamu İhale Kurumu nca ayrı ayrı düzenlenen Mal, Yapım, Hizmet ve Danışmanlık Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmelikleri ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununda belirtilen tip sözleşmeler dikkate alınarak hazırlanır. Ancak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine Doğrudan Temin usulüne göre yapılacak alımlarda; ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir. Gelen teklifler İhale Komisyonu tarafından değerlendirilerek alımın yapılacağı yüklenici belirlenir. İhale Komisyonu tarafından alınan kararın ihale yetkilisi tarafından onaylanmasından sonra yüklenici ile sözleşme / protokol imzalanır. İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir Muayene ve Kabul Yüklenici tarafından girdi teslim edildiğinde, girdinin kabulü, Kamu İhale Kurumu nca düzenlenen; Mal Alımları, Yapım İşleri, Hizmet Alımları ve Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliklerine göre oluşturulan Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından, sözleşme, şartnamelere (idari ve teknik) ve diğer satın alma dokümanlarına göre kontrol edilerek yapılır. Uygunluğu henüz doğrulanmayan girdiler; kullanımının önlenmesi için belirlenmiş alanlarda muhafaza edilir ve üzerlerine beklemede etiketi takılır. Kontrol sonucu uygun bulunan malzeme/malın kabulü için, yönetmeliklerde belirtilen Muayene ve Kabul Tutanakları düzenlenir. İrsaliyesi ve faturası olmayan malzemenin kabulü yapılmaz. Garanti Belgesi ile satılması zorunlu mallar için mutlaka Garanti Belgesi istenir.

6 Sayfa No: 5/7 Girdinin kontrolü sırasında sözleşme ve şartnamelere uygun olmayan bir durum tespit edildiğinde, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü gereği; girdiye beklemede etiketi konularak, belirlenmiş alanlarda muhafaza edilerek kullanımları engellenir. Aynı zamanda yüklenici uyarılır ve sözleşmede belirtilen süre içinde eksikliğin giderilmesi istenir. Yüklenici verilen süre içinde eksikliği gideremez ve teslimatı geciktirirse sözleşmede belirtilen cezai yaptırımlar uygulanır. Uygun bulunarak satın alınan malzemeler depoya tutanak ile teslim edilir ve kayıtları yapılır. Depodan malzemeler, talep sahibi birimlere teslim edilir ve kayıt altına alınır. Satın alınan malzeme demirbaş ise, demirbaş kayıtlarına alınır. Satın alma işleminin sona ermesinden sonra, fatura bedeli, TİTCK tarafından yükleniciye ödenir Tedarikçi Değerlendirilmesi ve Tedarikçi Mülkiyeti Laboratuvarların sundukları hizmetin kalitesini etkileyen kritik sarf malzemeleri, reaktifleri ve hizmetleri sağlayan tedarikçilerin değerlendirmesi yapılır. Bu değerlendirme 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu dikkate alınarak, tedarikçilerin satın almaya esas şartname gereklerini, iş tanımlarını karşılamaları ve zaman, maliyet açısından etkinliğini belirleyecek şekilde yapılır. Tedarikçi Değerlendirme Formunda belirtilen satın alma sürecine ilişkin bölümler, alım aşamasından sonra 15 iş günü içinde satın alma görevlilerince doldurulur. Tedarikçi değerlendirmesi yapılacak firma isimleri bir liste halinde satın alma görevlisince her yıl Kasım ayında satınalma talep eden birimlere bildirilir. Talep eden Birimce, tedarikçi değerlendirmesi malzeme/ekipmanın kullanım tarihinden en az 3 ay sonra yapılır. Kullanıcı birim, malzeme/ekipmanın kullanım sürecinde gösterdiği performansı dikkate alarak değerlendirmesini yapar. Birimler Tedarikçi Değerlendirme Formu nun üzerinde belirtilen bölümleri doldurarak yaptıkları değerlendirmelerini Aralık ayında bir yazı ile satın alma bölümü/görevlisine gönderir. Satın alma görevlisince satın alma, kullanıcı verileri dikkate alınarak tedarikçilerin puanları hesaplanır. Değerlendirmelerin sonucunda; değerlendirme puanı 70 ve üzerinde olan yükleniciler güvenilir yüklenici olarak belirlenir ve tedarikçi listesine kaydedilir. Teminat mektupları, (asılları Muhasebe birimleri tarafından muhafaza edilir) teklif mektupları, tedarikçi değerlendirme formları; tedarikçi mülkiyeti kapsamında olup, sözü edilen belgeler dosyalarında kayıt altına alınarak muhafaza edilir Tedarik edilen malzemeler için bir envanter kontrol sistemi kullanılır. Dışarıdan temin edilen hizmetler, malzemeler ve satın alınan mallarla ilgili uygun kalite kayıtları tutulur. Bu kayıtlar reaktiflerin, kontrol malzemelerinin, kalibratörlerin parti numaralarının, laboratuvara kabul tarihini ve malzemenin hizmete alındığı tarihi kapsar Daire Başkanlığının kendilerinden mal veya hizmet satın aldığı tedarikçilerinin veya personelinin Kurumun gizlilik/güvenlik gerektiren bölümlerine/laborauvarlarına girmesi/çalışması gerektiği durumlarda; kendilerine ilgili birim sorumlusunca, gizlilik ve güvenlik kurallarına uyacağına dair Müşteri-

7 Sayfa No: 6/7 Ziyaretçi- Tedarikçi Taahhütnamesi Formu doldurtulur. Özellikle kendilerinden hizmet satın alınan tedarikçilerle yapılan sözleşmelere; Tedarikçi firmanın ve Daire Başkanlığının görevlendirilecek personeli Daire Başkanlığının gizlilik ve güvenlikle ilgili kurallarına uyulacağı, bunun ihlali durumunda Kurumun yükleneceği hukuki, maddi ve manevi zararlardan sorumlu olacağına dair bir madde ilave edilir. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR 5.1. Malzeme Talep Formu 5.2. Teknik şartname ve/veya teknik raporlar 5.3. İdari şartnameler 5.4. Tedarikçi Değerlendirme Formu 5.5. Tedarikçi Listesi 5.6. Muayene kabul ve ret tutanağı 5.7. Sipariş formu 5.8. Mal alım sözleşmesi 5.9. Yaklaşık maliyet cetveli formu Envanter listesi 6. KAYITLAR Bu prosedürün uygulanması sonucu oluşan kayıtlar, kalite kayıtları ve satın alma işlemlerinin tüm aşamalarındaki dokümanlar PRO2/KYB Kayıtların Kontrolü Prosedürü gerekleri uygulanarak kayıt altına alınır ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak ilgili dosyalarda muhafaza edilir. 7. REFERANSLAR 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Maliye Bakanlığının İlgili Birimleri Tarafından Yayımlanan Genelge ve Talimatlar Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Tarihi ve sayılı Resmi Gazete Kamu İhale Kurumu nca Yayımlanan İhale Yönetmelikleri, Muayene Kabul Yönetmelikleri, Tebliğ Ve Mevzuatlar Taşınır Mal Yönetmeliği

8 Sayfa No: 7/7 TS EN ISO 9001:2008 Standardı 7.4 Maddesi TS EN ISO/IEC 17025: 2005 Standardı 4.6 Maddesi

9 REVİZYON İZLEME Sayfa No: 1/1 Birim/Bölüm KYB Doküman Kodu Dokümanın Adı İlk Yayım Tarihi Revizyon Sayısı PR08/KYB Satın alma Prosedürü Yeni Yayım Tarihi/No Revizyon Tarihi/No Değiştirilen Madde No Değişen/Çıkan/ Eklenen Metin Form No: F22/ KYB/ 00