DIġ ĠLĠġKĠLER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR AMAÇ Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı 03/07/2005 Tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde Malatya Yeşilyurt Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğünün görev, yetki ve Sorumlulukları ile çalışma, usul ve esaslarını düzenlemektir. KAPSAM Madde 2- Bu Yönetmelik Malatya Yeşilyurt Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma, usul ve esaslarını kapsar. KURULUġ VE DAYANAK Madde 3- Yeşilyurt Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere 5393 sayılı Belediye kanununun 15. Maddesi (b) bendi ile aynı kanunun 15.maddesi uyarınca ve 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve bağlı kuruluşları ile mahalli idare birlikleri norm kadro ilke ve standartlarına dair yönetmelik ile 10.04.2014 tarih ve 28968 sayılı Resmi gazetede yayımlanarak yürülüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile mahalli idare Birlikleri norm kadro ilke ve standartlarına dair yönetmelikte değişiklik yapılmasına ilişkin yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur. Ayrıca bu yönetmelik TC Anayasasının 124. Maddesi ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 13-b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR Madde 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında, a) BAŞKAN: Malatya Yeşilyurt Belediye Başkanın b) BAŞKAN YARDIMCISI: Yeşilyurt Belediyesi Başkan Yardımcısını c) BELEDİYE: Yeşilyurt Belediyesini d) ENCÜMEN: Yeşilyurt Belediye Encümenini
e) MECLİS: Yeşilyurt Belediye Meclisini f) MÜDÜR: Yeşilyurt Belediyesi Dış İlişkiler Müdürünü g) MÜDÜRLÜK: Yeşilyurt Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğünü h) PERSONEL: Yeşilyurt Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğüne bağlı çalışanları, İfade eder. ĠKĠNCĠ BÖLÜM TEġKĠLAT, BAĞLILIK, GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI TEġKĠLAT MADDE 5 Dış İlişkiler Müdürlüğü bir Müdür ve yeteri kadar personelden oluşur. A - Müdür B- Dış İlişkiler Birimi BAĞLILIK MADDE 6- Müdürlük Başkan veya görevlendireceği Başkan yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yönetir. DIġ ĠLĠġKĠLER MÜDÜRÜ NÜN GÖREV, YETKĠ VE SORUMLUKLARI MADDE 7-7/1 GÖREVLERĠ 1. Yöneticilerin genel ve ortak görev yetki ve sorumluklarına ilişkin hükümleri yerine getirmek, 2. Birimi yönetmek, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını sağlamak, 3. Gelen giden evrakı incelemek, 4. Birimin Kurumlar ve Müdürlükler arası yazışmalarını yapmak ve bilgi alışverişinde bulunmak, 5. Birim personelinin göreve devam ve devamsızlık durumunu izlemek, 6. Müdürlüğün; çalışma planı, programı ve bütçesini hazırlamak,
7. Görev alanı ile ilgili çalışmalarda düşük maliyet yüksek kalite ve verimlilik hedefleri ile hareket etmek ve personelini bu konuda teşvik etmek, bilinçlendirmek, 8. Sorumluluğu altındaki faaliyetlerle ilgili bilgi akışı, kayıt, rapor ve yazışmaların, ilgili Kanun, Yönetmelik, Kanun Hükmünde Kararname, iç talimat ve kurallara uygun olarak düzenlenmesini, saklanmasını ve gerekiyorsa gizliliğini sağlamak, 9. Başkanlık tarafından belirlenen usul, sınır ve talimatlar çerçevesinde Belediyeyi temsil etmek, verilen görevleri yerine getirmek, 10. Müdürlük personelinin gizli sicil raporlarını doldurmak, 11. Görev ve yetkilerini Belediyenin menfaatlerini ve itibarını koruyacak ve olumlu imajını yükseltecek doğrultuda kullanmak, 12. Birimin ve Belediyenin görevlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilebilmesini sağlayacak, yürütülecek göreve uygun nitelikli, personelin seçilmesini sağlayacak sistemi tespit etmek ve geliştirmek, 13. Personelin kişilik ve özlük haklarını koruyacak, mahiyetindeki memurlara hakkaniyet ve eşitlik içinde davranmak, 14. Hizmet kalitesini yükseltecek kişisel ve mesleki eğitim programları hazırlamak ve bununla ilgili yayın ve bilgi kaynaklarından faydalanılmasını sağlamak, 15. Yetkisini Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerde belirtilen esaslar içinde kullanmak, 16. İşe alınacak personelin niteliklerini ve sınav yöntemlerini tespit etmek, uygulamaları izlemek, 7/2 YETKĠLERĠ : 1. Başkanlık makamınca verilen tüm yetkileri kullanmak, 2. Müdürlüğün tüm görevlerinin yürütülmesinde koordinasyonu sağlamak, personeli denetlemek, çalışmalarda eşgüdümü sağlamak, 3. Personeli arasında çalışma düzeninin sağlanması için görev bölümü yapmak, 4. İşyerinde davranışa ilişkin ilkeleri tespit etmek disiplini sağlayıcı önlemler almak, 5. Geçici olarak görevinden ayrılması halinde yerine vekalet edecek kişiyi belirlemek ve amirine teklif etmek, 6. Personele izin vermek, 7. Müdürlükler ve birimler arası yazışmaları yapmak, 8. Uyuşmazlık ve anlaşmazlıkları çözümlemek,
7/3 SORUMLULUKLARI 1. Yetkili mercileri hesap vermekten, 2. Müdürlüğünün işlemlerinin düzenli ve tam olarak yürütülmesi için gerekli çabayı göstermemekten, ihmal ve ilgisizlikten, yetkilerini ve görevlerini gereği gibi kullanmamaktan ötürü Başkanlık Makamına ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur, DIġ ĠLĠġKĠLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERĠ MADDE 8- Madde 8.1 ĠletiĢim ve ĠĢbirliği 8.1.1-Belediye ile Ulusal ve uluslararası kurum, kuruluş, örgütler, STK lar ve özel kurumlar arasında yeni ilişkilerin kurulmasını ve mevcut ilişkilerin geliştirilmesini sağlamak; bu kapsamda her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikleri düzenlemek; temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliğini sağlamak, 8.1.2-Yerel yönetim alanında karşılıklı olarak fayda sağlayacak yerel, ulusal ve uluslararası stratejik işbirliği çalışmalarının ve anlaşmalarının imzalanmasını sağlamak, 8.1.3-Belediyenin resmi kurum, STK ve özel kurumlar ile işbirliği yapmasını sağlamak, 8.1.4-Uluslararası yerel yönetim kurumları ile yabancı ülkeler tarafından düzenlenen toplantı, seminer, konferans ve benzeri etkinliklere belediyenin katılmasını sağlamak amacıyla çalışmalar yapmak, 8.1.5-Kardeş şehir uygulamaları ile farklı kültürlerin birbirlerini tanıması ve yakınlaşmasını temin etmek için halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek etkinlikler düzenlemek, 8.1.6-Belediyeye intikal eden çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülen tercümesinin yapılması veya yaptırılması için hizmet alınması ve ilgili birime ve kurumlara ulaştırılması,
8.1.7-Belediyenin yerel yönetim alanında faaliyet göstermekte olan uluslararası dernek, birlik, vakıf ve iletişim ağlarına üye olması bu kurumlarla işbirliği yapması ve ortak projeler gerçekleştirmesi için gerekli olan çalışmaların yapılması, 8.1.8-Komşu ve bölge belediyelerin yerel yönetimleri ile işbirliği yapmak, kapasite geliştirme programları düzenlemek, 8.1.9-Dünyadaki ve ülkemizdeki belediyecilik alanındaki gelişmeleri takip etmek, yerel yönetimlerle ilgili iyi uygulamaların belediyeye aktarılmasını sağlamak, 8.1.10- Yeşilyurt Belediyesi sınırları içerisinde yeşil dokunun, sağlıklı yaşamın, ekolojik dengenin ve organik üretim bilincinin artırılması, özendirilmesi hayata geçirilmesi ve Organik pazarların oluşturulması için Projeler hazırlamak, hazırlanan projelerin hayata geçirilmesi için birimler arasında koordinasyonu sağlamak. 8.1.11- Marka Belediye olma yolunda yaşam alanları oluşturmak ve alternatif turizmin hayata geçirilmesi için Yeşilyurt Yeşil Kent Projesini gerçekleştirme çalışmalarının yapılmasını sağlamak. Madde 8.2 Proje Döngüsü 8.2.1-Belediyenin Prestij ve imajına olumlu yönde katkı sağlayabilecek ticari, ekonomik, istihdam sağlayıcı, kültür, sanat, eğitim ve sosyal amaçlı projelerin uygulanabileceği mekân ve alanların belediyemize kazandırılmasını sağlamak için gerekli olan fizibilite çalışmalarının yapılmasını sağlamak, 8.2.2-Uluslararası kurum, kuruluş ve örgütlerin ilgili ve yararlanılabilir çalışma projelerini izlemek, işbirliği kurulmasını sağlamak, ortak çalışma ve projeler hazırlamak, belediyemizde faaliyet göstermekte olan tüm birimlerden destek alarak yürütmek ve sonuçlandırmak, 8.2.3-Sosyal Belediyecilik anlayışının geliştirilmesi için ulusal ve uluslararası programlarda gerekli durumlarda yerinde gözlem, inceleme ve dokümantasyon çalışmaları hazırlamak bu konularla ilgili projeler sunmak, 8.2.4-Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte yardım işleri ile ilgili stratejilerin belirlenmesinde öneriler sunmak, 8.2.5-Belediye adına hazırlanacak olan Projelerin ilgili Programlara uygunluğunun tespit edilmesi,
8.2.6-Belediyecilik faaliyetleri ile ilgili çağdaş dünya örnek, model, deneyim ve projelerin izlenmesi, değerlendirilmesi başkanlığa ve ilgili birimlere öneriler hazırlanması, 8.2.7-Tanınmış ve literatürde bilinen bilim adamı ve konusunda uzman olmuş kişiler ile irtibata geçerek Belediye yararına çalışmalar yaptırmak, 8.2.8-Uluslararası teşkilat, kurum ve kuruluşların, dünya Ülkelerinde yenilik, proje ve girişimcilik kültürünü geliştirmeye yönelik politikalarını, Stratejilerini, faaliyetlerini, teşviklerini, fonlarını, program ve projelerini takip etmek ve buralardan Belediyemizin yararlanabileceği imkânları belirlemek, bu bulgulara bağlı olarak proje teklifi hazırlama, inceleme, proje yönetimi, hibe, fon ve kredi sağlama konularında çalışma yapmak ve yaptırmak, Madde 8.3 Sosyal Projeler 8.3.1-Ulusal ve Uluslararası barışa katkı sağlamak için her türlü insani programa destek vermek, 8.3.2-Faaliyet amaçlarına uygun kütüphane ve müze oluşturulmasına destek vermek, 8.3.3-Yerel yönetim çalışmalarımıza destek almak üzere yerli ve yabancı uzman, bilim adamı, akademisyen v.b kişilerin Belediye çalışmalarına katılımını sağlamak, 8.3.4-Kurum içi iletişimi sağlamak, kurum kimliği ve aidiyetini oluşturmak amacıyla eğitim ve danışmalık çalışmalarını yapmak, 8.3.5-Belediyecilik anlayışı ileri ülkelerin beşeri, fiziki ve teknik kaynakların yerine gidilerek incelenmesi ve belediyemizde uygulanması için gerekli çalışmaların yapılması, 8.3.6-Belediye çalışanlarına yabancı dil kazandırmaya yönelik çalışmalar yapmak 8.3.7-Vatandaş memnuniyetini sağlamaya yönelik çalışmalara katkıda bulunmak, strateji, hedef ve politikalar doğrultusunda planlar hazırlamak, uygulamak, uygulatmak, aksayan yönlere yönelik olarak çözümler üretmek, 8.3.8-Avrupa birliği uyum sürecinde belediyenin ilgili birimlerine destek olmak,
8.3.9-Gelecekteki yerel yönetimlerin sorunlarının çözümüne yönelik hazırlık amaçlı yurt dışına ilgili birimin personelini göndermek ve ihtisas sahibi olmaları için her türlü katkıyı sağlamak, 8.3.10-Yurt içi ve yurt dışı üniversitelerin ilgili bölümleri ile diyaloglar kurulmasını sağlamak, karşılıklı görüş alışverişinde bulunmak, uygulanabilir tezler geliştirmek, uygulamak ve uygulanmasını sağlamak, Madde 8.4 GiriĢim Projeleri 8.4.1-Sanayi ve ticaret alanlarında kurum, kuruluş ve Kobilere yönelik değişim, gelişim ve iş birliğini artırmaya yönelik projeler hazırlamak yoluyla, ilçemiz, ilimiz ve ülkemizin ekonomik gelişimine katkıda bulunmak, ülkeler, şehirler ve belediyeler arasında ekonomi, ticaret, eğitim, bilim ve teknoloji konularında işbirliği yapılmasına yönelik programlar hazırlamak, işbirliği alanlarının genişletilmesine yönelik çalışmalar yürütmek, 8.4.2-Dünyadaki ve ülkemizdeki belediyecilik alanındaki gelişmeleri takip etmek, yerel yönetimlerle ilgili iyi uygulamaların belediyeye aktarılmasını sağlamak, 8.4.3-Belediyeler arasında ekonomi, ticari, eğitim, bilim, teknoloji, sosyal, kültürel ve spor konularında bilgi alışverişini sağlamak, işbirliği alanlarını genişletmek için programlar yapmak, ÜÇÜNCÜ BÖLÜM YÖNETĠCĠLERĠN GENEL VE ORTAK GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI MADDE 9-1-PLANLAMA-PROGRAMLAMA: a) Amaca ulaşmak için birbirini izleyen belli adımlar biçiminde çalışma planları ve programları hazırlatmak,
b) Yetkisi içinde olan plan ve programları onaylamak yetkisi içinde olmayanları bir üst kademedeki yöneticilere onaylatmak, c) Bu çalışmalar sırasında yasaların çalışma ilke ve koşullarını sınırları içinde kalmayı gözetmek, 2-DÜZENLEME: a) İşle ilgili hizmet boşluklarının veya girişimlerinin olup olmadığını araştırmak, bunları giderici tedbirler almak, b) İşin yapılması için gerekli mali kaynak, personel ve malzemenin zamanında sağlanmasını görüp gözetlemek, 3-KOORDĠNASYON: a) İşin yapılması sırasında hangi birimler ile doğrudan doğruya veya dolaylı ilişkiler kurulması gerektiğini ve bu ilişkilerin kapsamını ortaya çıkarmak, b) Bu ilişkileri sağlayıcı düzeni kurmak, kurulan düzeni ilgili personele duyurmak, 4-YÖNETĠMLE ĠLGĠLĠ DĠĞER GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI: Yönetici yönetim ilkelerini de göz önünde bulundurmalıdır. 1. İnisiyatif: Yönetici; kendi biriminin görevine sahip çıkmalı, görevi yerine getirmek için yaratıcı olmalı, önce davranmalı, işi başlatıp sonuçlandırma yeteneği bulunmalıdır. Yönetici görevin yapılışının her aşamasında Yasaların, çalışma ilkesi ve koşullarının çizdiği sınıra kadar ilerlemekten çekinmemelidir. 2. Seçme ve karar verme: Yönetici; görevin her safhasında karar verme, kendisine ulaştırılan değişik çözümler arasında bir seçim yapma, son olarak da bu karar ve seçim yetkilerinin(her konu için) hangilerini bizzat kullanıp, hangilerine üst yönetim kademesine aktarması gerektiğinin bilincinde olmalıdır. 3. Kolaylaştırma: Yönetici; görevle ilgili bütün işlemleri kolaylaştırmak için devamlı olarak çare ve tedbirler aramalıdır. 4. Değiştirme: Yönetici; program uygulamalarında ortaya çıkabilecek değişikliklere uyabilme niteliği taşımalıdır. 5. Eldeki kaynaklardan iyi yararlanma: Yönetici; personel, araç-gereç v.b. kaynaklardan mevcut olanlarının hepsinden tam olarak yararlanmayı amaç bilmeli, ancak bundan sonra yeni kaynak isteğinde bulunmalıdır.
6. Geliştirme: Yönetici; kendi biriminin kuruluşunu, personelini, görevini yerine getirmeyle ilgili ilke, koşul ve işlemlerini sürekli olarak geliştirme yollarını aramalı, modern yönetim ilkelerindeki gelişmeleri izlemelidir. 7. Devamlılık: Yönetici; bütün çalışmaları başından sonuna kadar kesintisiz olarak planlamalı ve düzenlemelidir. 8. Liderlik: Yönetici; tutum ve davranışları ile elemanlarının saygı, itaat ve güvenlerini sağlamalıdır. 9. Moral: Yönetici; elemanlarının sorumluluk duygusunu geliştirmeli, kendilerine olan güven duygularını beslemelidir. 10. Takdir ve ceza: Yönetici; yürürlükteki ilke ve koşullara göre gereğinde takdir etme; gereğinde ceza verme yetkisini çekinmeden kullanabilmelidir. Belli dönemlerde sicil formlarını doldurmakta bu yetkiye girer. 11. Disiplin: Yönetici; amaca düzenli bir yoldan ulaşmayı sağlayacak temel ilke ve koşullara kesinlikle uyulmasını sağlamalıdır. 12. Ortam: Yönetici; görevin yapılması için gerekli ortam, araç ve gereçleri, büro koşullarını da sağlamalıdır. 5.YÜRÜRLÜK 1- Bu yönetmelik hükümleri Yeşilyurt Belediye Meclisince kabul ve yayım tarihinde yürürlüğe girer 2- Bu Yönetmelik Hükümlerini Yeşilyurt Belediye Başkanı yürütür.