YÜZÜNCÜ YIL ÜNİVERSİTESİ PROJE DESTEK OFİSİ YÖNERGESİ
Amaç Madde 1: Amaç, Yüzüncü Yıl Üniversitesi Proje Destek Ofisi nin oluşumu, organlarının çalışma şekli, görev, yetki ve sorumlulukları ile işleyişi ve hedeflerine ilişkin esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2: Bu Çalışma İlke ve Esasları, ulusal bilim, teknoloji ve yenilik stratejisi kapsamında bilimsel araştırma ve hayat boyu öğrenme kapsamındaki yurt içi ve yurt dışı desteklerin tek bir çatı altında toplanıp, ulusal ve uluslararası bilimsel destek fırsatlarının duyurulması, projelerin başvurusu, alınan projelerin izlenmesi ve mali yönetimlerinin yürütülmesi sırasında karşılaşılan tüm sorunlara üniversite düzeyinde çözümler oluşturarak bir bütünlük sağlanması, araştırma ve geliştirme çalışmaları sürecinin her aşamasında yasal, teknik ve bütçe konularında destek verilmesi, bilimsel araştırmaların teşvik edilmesi ile Üniversitede geliştirilen projelerin, yatırımcılara tanıtılarak, projelerin lisanslanması ve ticarileştirilmesi amacıyla, idari ve hukuki danışmanlık verilmesi konularındaki tüm faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin hükümleri kapsar. Dayanak Madde 3: 2547 sayılı Yüksek Öğrenim Kanunu, 2809 sayılı yükseköğretim kurumları teşkilat Kanunun, Yüksek Öğretimim Kurumu Bilimsel Araştırma Projeleri hakkındaki yönetmelik bu Çalışma İlke ve Esaslarının dayanağını oluşturur. Tanımlar Madde 4: Bu Çalışma İlke ve Esaslarında geçen; a) Üniversite: Yüzüncü YılÜniversitesi ni, b) Akademik Birimler: Üniversitenin; Fakülteleri, Yüksekokulları, Meslek Yüksekokulları, Enstitüleri, Araştırma ve Uygulama Merkezleri ve Rektörlüğe Bağlı Bölümlerini,
c) İlgili Birimler: Üniversite Genel Sekreterliği, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, İdari Mali İşler Daire Başkanlığı, Personel Daire Başkanlığı, Bilimsel Araştırma Projeleri Başkanlığı, Bologna, Erasmus, Leonardo ve Farabi Koordinatörlükleri, Hukuk Müşavirliği ve Y.Y.Ü. Bilim Uygulama ve Araştırma Merkezi ni d) Proje: e, f ve g şıklarında tanımlanan tüm projeleri e) Ulusal Projeler: BAP, TÜBİTAK, DPT, SAN-TEZ, İŞKUR, TTGV, İZKA, KKYD, Farabi, Bakanlık destekli projeler gibi ulusal kaynaklı projeleri, f) Uluslararası Projeler: Hayat boyu öğrenme dahil AB Fonlarından desteklenen tüm projeler ile EUREKA, NSF, OECD, FAO, NIH, EUROSTAR gibi dış kaynaklı uluslar arası projeleri, g) Sanayi Kontratlı Projeler: Ulusal ve yabancı sanayi kuruluşları tarafından fonlanarak desteklenen kontratlı araştırmaları ifade etmektedir. Proje Destek Ofisi Yapısı Madde 5: Üniversite bünyesinde Projeler kapsamında halen öğretim elemanlarına, başvuru ve yürütme süreçlerinin farklı aşamalarında yasal, teknik ve bütçe konularında hizmet vermekte olan ve Madde 4c de belirtilen tüm İlgili Birimler in koordine edilmeleri yoluyla etkin ve kapsamlı hizmet veren bir yapı.
Yönetim Birimleri Yapısı Madde 6: Proje Destek Ofisi Yönetim birimleri: a) Başkan: Rektör, b) Birim Koordinatörü: Rektör tarafından görevlendirilen bir öğretim üyesi, c) Yürütme Kurulu: Projelerin düzenli bir şekilde yürütülmesinden Başkana karşı sorumlu kurul, d) Alt Kurullar: Akademik birimler bünyesinde oluşturulan ve Yürütme Kurulu na sorumlu olan kurullar, e) Dayanışma Kurulu: Geniş tabanlı bir sorun belirleme ve beyin fırtınası grubu, f) Teknik Birimler: Proje Teknik Yönetimi, Proje Mali Yönetimi, Proje Ticarileştirme ve Yasal Danışmanlık birimlerinden, oluşur. İşleyiş Şekli Madde 7: Ofisin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, usulüne göre, Rektörlük tarafından tahsis edilecek kadrolar ile sözleşmeli personel atama esaslarına göre sağlanacak kadrolar veya 2547 sayılı kanunun on üçüncü maddesi gereği Rektör tarafından görevlendirilecek elemanlarla karşılanır. Başkan Madde 8: Proje Destek Ofisi başkanlığını Rektör veya Birim Koordinatörü yürütür. Birim Koordinatörü, gerektiğinde kendisine akademisyen kökenli en fazla iki yardımcı atayabilir.
Başkanın Görevleri: Madde 9: Başkan, a) Proje Destek Ofisinin temsil edilmesi, b) Proje Destek Ofisinin çalışmalarının düzenlenmesi, c) Proje Destek Ofisi Kurullarının toplantıya çağırılması, d) Proje Destek Ofisi ve Üniversitede yürütülen projeler sürecinde görev alan tüm birimlerin, komisyonların, kurulların, proje gruplarının ve idari personelin düzenli ve etkin çalışmasının sağlaması, ile görevlidir. Birim Koordinatörü Madde 10: Birim koordinatörü Rektörün görevlendireceği bir öğretim üyesidir ve Yürütme Kurulunun doğal üyesidir. Birim Koordinatörünün Görevleri Madde 11: Birim koordinatörü, a) Proje lerin yürütülmesinde, Proje Sorumlularının Proje Destek Ofisinin farklı birimlerinden aldıkları hizmetlerin koordinasyonunun sağlaması, b) Proje destek Ofisinin bir yıllık çalışma programını hazırlaması ve Rektörün onayına sunulması, c) Proje Destek Ofisi ve bağlı birimleri, komisyonları, kurulları, proje grupları ve idari personelin düzenli ve etkin çalışmasının sağlaması konusunda Başkan a destek verilmesi, d) Yönetim ve deneyimlerin paylaşımını da içeren proje yönetimi eğitimlerinin yönlendirilmesi ile görevlidir.
Yürütme Kurulu Madde 12: Proje Destek Ofisi nin karar organı Yürütme Kurulu dur. Yürütme Kurulu başkanlığını, Yüzüncü Yıl Üniversitesi Rektörü, Rektörün bulunmadığı zamanlarda Rektör Yardımcısı yapar. Proje Destek Ofisi Yürütme Kurulu, Madde 4c de belirtilen ilgili birimlerin sorumlularından oluşur ve Rektör tarafından atanır. Birim koordinatörü Yürütme Kurulu nun doğal üyesidir. Yürütme Kurulunun Görevleri: Madde 13: Yürütme Kurulu; a) Araştırma, geliştirme, uygulama alt yapı ve danışmanlık projeleri ile hayat boyu öğrenme ve akademik gelişimi destekleme programına ilişkin faaliyetlerin tek bir birim altında yürütülmesi ve öğretim elemanları ile koordinasyonunun sağlaması, b) Araştırma politikalarının, hedeflerinin ve değerlerinin belirlenmesine katkıda bulunmak amacıyla ilgili komisyonların oluşturulmasını sağlaması, c) Projelerin kurum paylarının takibi, ile görevlidir. Kurulun Karar Alma Süreci: Madde 14: Yürütme Kurulu, olağan toplantılarını iki ayda bir yapar. Gerek görülmesi halinde, başkanın çağrısı ile olağanüstü toplanabilir. Ayrıca belirlediği paydaşların temsilcilerinin de katıldığı genişletilmiş toplantılar düzenleyebilir. Proje Destek Ofisi Yürütme Kurulu, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır, toplantıya katılan kişi sayısının yarısından bir fazlası ile karar alır. Oyların eşit çıkması halinde başkanın bulunduğu tarafın kararı geçerli olur.
Birim Alt Kurulları Madde 15: Üniversitenin Akademik birimler inin bünyelerindeki birim (Bölüm veya anabilim dalı) temsilcileri ile her akademik birim kendi Proje Destek Ofisi Alt Kurulu nu oluşturur. Bilimsel Araştırma Projeleri alt Komisyonlarına benzer bir yapıda oluşan bu Alt Kurul, kendi akademik birimleri ile Proje Destek Ofisi arasındaki iletişimi ve hızlı bilgi akışını sağlamak ile yükümlüdür. Dayanışma Kurulu Madde 16: İstişari bir işlevi olan Dayanışma Kurulu, Üniversitenin farklı akademik birimlerinde, ulusal, uluslararası ve disiplinler arası projeleri olan, yayınları ve/veya ödülleri bulunan, araştırma faaliyetlerinde aktif öğretim elemanları arasından gönüllülük esas alınarak Rektör tarafından belirlenen en fazla 50 üyeden oluşur. Dayanışma Kurulunun Görevleri Madde 17: Proje Destek Ofisi Dayanışma Kurulu; a) Proje çağrılarının duyurulması, başvurulması, yürütülmesi konularında karşılan güçlüklerin belirlenmesi, çözüm önerileri üretilmesi, b) Üniversitenin araştırma ve hayat boyu öğrenim konularında önceliklerinin belirlenmesi, araştırma Politikalarının geliştirilmesi ve stratejik hedefler doğrultusunda çalışmaların yürütülmesi, konularında öneriler geliştirme ve fikirler oluşturma görevini yürütür.
Komisyonlar ve Proje Grupları Madde 18: Proje yönetimi, araştırma, geliştirme ve eğitim çalışmalarını iş bölümü çerçevesinde yürütmek üzere Başkanın önerisi ve Rektörün onayı ile ofisin çalışma alanlarında Araştırma ve Uygulama Komisyonları, Birimleri ve Proje Grupları kurulabilir. Teknik Birimler Madde 19: Proje Teknik Yönetim Birimi, Bilimsel Araştırma Projeleri Başkanlığı, Bilgisayar Bilimleri Araştırma ve Uygulama Merkezi,Erasmus Koordinatörlüğü ve Y.Y.Ü. BilimUygulama ve Araştırma Merkezi nin ilgili birimlerinden oluşur. Görevleri: a) Ulusal ve uluslararası araştırma fonları ve çağrılar hakkında bilgilendirme, fonlara ulaşım, ortak bulma, proje oluşturma ve geliştirme, hazırlama, bütçeleme, başvuru ve yürütülmesi hakkında eğitim ve danışmanlık verilmesi, b) Projelerinin kabulü ve yürütülmesi süreçlerinde ilgili birimler ve kurum/kuruluşlarla gerekli yazışmaların yapılması ve koordinasyonu, c) Sanayi projeleri, teknoloji lisanslama ve fikri mülkiyet hakları konularında eğitimler verilmesi ve danışmanlık sağlanması, d) Üniversite öğretim elemanları tarafından yapılan tüm başvuruları, kabul edilen projeler, öğretim elemanları tarafından alınmış Fikri ve Sınai Mülkiyet Hakları gibi konularda Veri Tabanları nın oluşturulması.