Sayfa 1/6 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı; Yıldız Teknik Üniversitesi öğrencilerine verilecek rehberlik, danışmanlık ve sosyal hizmetlerin amacına, faaliyet alanlarına, işleyişine ilişkin esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu yönerge, Yıldız Teknik Üniversitesi öğrencilerine verilecek rehberlik, danışmanlık ve sosyal hizmetlerin amacına, Merkezin faaliyet alanlarına, YTÜ Öğrenci Rehberlik, Danışmanlık ve Sosyal Destek Merkezi'nin işleyişine, yönetim organlarına, görev ve yetkilerine ilişkin esasları kapsar. Dayanak Madde 3-2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 22., 46., 47. ve 54. maddeleri ve 5102 Sayılı Yüksek Öğrenim Öğrencilerine Burs, Kredi Verilmesine İlişkin Kanun hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Yönergede yer alan; Üniversite: Yıldız Teknik Üniversitesi'ni, Rektörlük: Yıldız Teknik Üniversitesi Rektörlüğü'nü, Merkez: YTÜ Öğrenci Rehberlik, Danışmanlık ve Sosyal Destek Merkezi ni, Merkez Müdürü: YTÜ Öğrenci Rehberlik, Danışmanlık ve Sosyal Destek Merkezi Müdürü nü, Yönetim Kurulu: YTÜ Öğrenci Rehberlik, Danışmanlık ve Sosyal Destek Merkezi Yönetim Kurulu'nu, Rehberlik Uzmanı: Öğrencilere rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetleri sunan personeli ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Merkez Madde 5- Merkez; Yıldız Teknik Üniversitesi'nin Yıldız, Davutpaşa ve Maslak kampuslarında faaliyet gösterir. Merkez faaliyetlerini, Üniversitenin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Mezunlar ve Öğrenciler ile İletişim Koordinatörlüğü, Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü, Fakülteler, Meslek Yüksek Okulları ve diğer ilgili birimlerle birlikte yürütür. Madde 6- Merkez in Görevleri (Form No : 70-000-F-01;:01.03.2012; Revizyon:00)
Sayfa 2/6 Yıldız Teknik Üniversitesi nde öğrenim gören öğrencilere Rehberlik, Danışmanlık ve Sosyal Destek Hizmetleri sunmak ve her türlü sağlanmış destek ile bu desteklerden yararlanan öğrenci bilgilerinin tek merkezde kaydedilmesini ve takiplerini sağlamaktır. Rehberlik Hizmetleri: Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık Hizmetleri olarak sınıflandırılır. Merkez rehberlik hizmetlerini Üniversite nin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Mediko-Sosyal Sağlık Merkezleri ile birlikte yürütülür. Merkeze başvuran öğrencilerin doğru yönlendirilmesi amacıyla Merkez ofisinde tam zamanlı bir psikolog bulundurulur. Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık Hizmetinin takibi Merkez ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Mediko- Sosyal Sağlık Merkezlerince yapılır. Yeterli sayıda Rehberlik Uzmanı (Psikolog, Sosyal Hizmet Uzmanı ve Psikometrisi) Merkez Yönetim Kurulu nun önerisi doğrultusunda Rektörlükçe görevlendirilir. Rehberlik hizmeti sunacak personelin çalışma usul ve şekilleri Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Mediko-Sosyal Sağlık Merkezleri Başhekimi ile koordineli şekilde belirlenir. Danışmanlık Hizmetleri, Üniversite nin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Fakülte ve Meslek Yüksek Okulları Sekreterlikleri ile birlikte yürütülür. Merkez e başvuran öğrencilerin ders, kariyer planlama ve kişisel gelişimlerini takip etmek amacıyla ilgili öğretim üyelerinden alınacak danışmanlık ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ndan alınacak öğrenci bilgileri Merkez tarafından değerlendirilerek öğrencilere danışmanlık hizmeti sunulur. Danışmanlık hizmeti ders başarısı, kariyer planlama ve kişisel gelişim konularını kapsar. Sosyal Destek Hizmetleri, Burs Destek Hizmeti, Yemek Destek Hizmeti, Sosyo- Kültürel Destek Hizmetler ile Ayni ve Nakdi Yardımlar olarak sınıflandırılır. a) Burs Destek Hizmeti: Vakıflar, yardımseverler, gerçek ve tüzel kişilerin yapacakları bağışlardan sağlanan kaynaklar, maddi desteğe gereksinimi olup gerekli başarı düzeyini sürdüren Yıldız Teknik Üniversitesi öğrencilerine tahsis edilir. Bu kaynaklardan faydalanacak öğrencilerin seçimi Yıldız Teknik Üniversitesi Burs Bilgi Sistemi aracılığıyla yapılır. Merkez, Burs Bilgi Sistemi nin işletilmesi için Enformatik Bölümü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile birlikte çalışır. Burs Bilgi Sistemi nin çalışma esasları Yıldız Teknik Üniversitesi Burs Yönetmeliği nde ifade edilmiştir. b) Yemek Destek Hizmeti: Üniversite Yönetim Kurulunca belirlenen Yemek Destek Bursları öğrencilere Merkez tarafından tahsis edilir. İhtiyacı olan öğrenciler Burs Bilgi Sistemi aracılığıyla belirlenir. c) Sosyo-Kültürel Destek Hizmetleri: Merkez, öğrencilerin Yıldız Teknik Üniversitesi'nin zengin kültürel etkinliklerinden yaralanmalarına yardımcı olur; bilimsel, sosyal ve sanatsal konularda seminerler, konferanslar düzenleyerek (Form No : 70-000-F-01;:01.03.2012; Revizyon:00)
Sayfa 3/6 öğrencilerin gelişmelerine katkı sağlar. Yıldız Teknik Üniversitesi dışından gelen öğrencilerin üniversiteyi tanımaları ve daha kolay adapte olabilmeleri için organizasyonlar düzenler. Ayrıca Merkez, Üniversite dışında öğrenci çalıştırılabilecek kurumlarla işbirliği yapar ve isteyen, ihtiyacı olan öğrencileri yönlendirir. d) Ayni ve Nakdi Yardımlar: Merkez bağış yolu ile kendisine ulaştırılan para, gıda, giysi ve kitap gibi yardımları gereksinimi olan öğrencilere ulaştırır. İhtiyacı olan öğrenciler Burs Bilgi Sistemi aracılığıyla belirlenir. Kayıtları Merkez de tutulur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Merkez Organları ve İşleyişleri Madde 7- Yıldız Teknik Üniversitesi Öğrenci Rehberlik, Danışmanlık ve Sosyal Destek Merkezi Organları: a) Yönetim Kurulu: Yönetim Kurulu Başkanı Eğitim-Öğretimden Sorumlu Rektör Yardımcısı dır. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı, Mezunlar ve Öğrenciler ile İletişim Koordinatörü, Halkla İlişkiler Koordinatörü ve Merkez Müdürü diğer üyelerdir. ÖREM Yönetim Kurulu salt çoğunlukla toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Her eğitim yılı en az 2 (iki) kez toplanır. Bunun dışında gerekli görülen hallerde toplanıp kararlar alabilir. b)merkez Müdürü: Rektör tarafından üniversite akademik personeli arasından üç yıllığına görevlendirilir. Müdür, Merkezi temsil eder. Merkez çalışmalarının amacına uygun ve düzenli olarak yürütülüp geliştirilmesi, Merkez çalışanlarının uyum içinde ve verimli çalışmaları için gerekli koşulları sağlar. Merkezde görev alacak idari ve teknik personelin görevlendirilmesi önerisini ÖREM Yönetim Kurulu na iletir; Rektör'ün onayıyla görevlendirme gerçekleşir. c) Rehberlik Uzmanları: ÖREM'de sunulan rehberlik hizmetlerine yetkinlik düzeyine göre katkıda bulunan tam zamanlı çalışan personele Rehberlik Uzmanı denir. Rehberlik Uzmanları, öğrencilerin çok yönlü gelişimlerini destekleyici ve ruh sağlığını koruyucu hizmetler sunar. Bu hizmetler, öğrencilere doğrudan sağlanan rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetleri olduğu kadar, bu hizmetlerin etkin bir şekilde geliştirilmesi ve yaygınlaşması için yapılan eğitsel ve diğer merkezlerle işbirliğine yönelik dolaylı çalışmaları kapsar. Rehberlik Uzmanları, Psikolojik yardım alanlarından birinde (Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık, Klinik Psikoloji, Sosyal Hizmetler veya Psikiyatri programlarında) en az lisans eğitimi görmüş, gençlerle çalışma konusunda ilgi ve deneyimi olan, gönüllü çalışma ruhuna sahip ve ekip çalışmasına uygun kimseler arasından seçilirler. (Form No : 70-000-F-01;:01.03.2012; Revizyon:00)
Sayfa 4/6 d) Merkez İdari Personeli: Merkez faaliyetlerini merkezde kayıt altına alan, Merkez Müdürü yönetiminde kendilerine verilen işleri yapan idari personelden oluşur. ÖREM Yönetim Kurulu nun teklifi Rektörün onayıyla Merkez çalışanları üniversite personeli arasından seçilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görevler ve Sorumluluklar ÖREM Yönetim Kurulu nun Görevleri ve Sorumlulukları Madde 8- Yönetim Kurulu, oluşturulacak gündemi görüşmek üzere her yıl en az 2 (iki) kez toplanarak Merkezin faaliyeti ve yönetimi ile ilgili konuları görüşür ve karara bağlar. Üniversitenin öğrencilerine verdiği hizmetlerin genişletilmesi amacıyla stratejiler oluşturur. Ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda yeni projeler geliştirir, alınan kararların uygulanması için gerekli görevlendirmeleri yapar. Merkez hizmetlerinde görevlendirilecek elemanların saptanması ve görevlendirilmeleri ile ilgili konularda Merkez Müdürü nün teklifini inceler ve Rektörlüğe görevlendirilmek üzere önerilmesine karar verir. Merkezin çalışma programını düzenler. Yıldız Teknik Üniversitesi nde öğrenim gören engelli öğrenciler ile ilgili çalışmaları özellikle takip eder. Merkez faaliyetlerinde, üniversite mensuplarının gönüllü çalışmalarını teşvik eder. Merkez Müdürü nün Görev ve Sorumlulukları Madde 9- a) Merkez faaliyetlerinin düzenli olarak yürütülmesi ve denetlenmesini sağlar. b) ÖREM Yönetim Kurulu na katılır ve Yönetim Kurulu nda alınan kararları uygular-uygulatır. Sorumluluklar 1, ÖREM çalışmalarıyla ilgili, Rektör'e karşı sorumludur ve Merkezi, Merkez dışında temsil eder. 2. ÖREM'deki hizmetlerin amacına uygun olarak sunulması ve geliştirilmesine öncülük eder. 3- ÖREM çalışanlarının birlikte uyum içinde çalışmaları ve kendilerini geliştirmeleri için yardımcı olur. (Form No : 70-000-F-01;:01.03.2012; Revizyon:00)
Sayfa 5/6 4. ÖREM çalışmalarının genel gözetim ve denetimini sağlar. 5. ÖREM çalışmalarının geliştirilmesi için tüm çalışanlar, işbirliği yapabilecek ilgili kişi ve birimler ile hizmeti alan öğrencilerin katılımını sağlamaya çalışır. 7. Diğer birimlerle işbirliği için iletişimi sağlar. 8. ÖREM Yönetim Kurulu toplantılarına katılır. Rehberlik Uzmanları nın Görev ve Sorumlulukları Madde 10- Sorumluluklar 1. Tercihen, gönüllü ya da kısmi zamanlı çalışma deneyimi olması. 2. Çalışma günlerinde ÖREM'de olmadığı zamanlarda gerektiğinde ulaşılabilir olması. 3. Başvuran öğrencilerin ön görüşmelerini yapması, Ön görüşmeler tam zamanlı çalışanlara başvuru sayısına göre haftalık ve eşit olarak dağıtılır. Ön görüşmesi yapılan öğrenciyi en sağlıklı ve kısa zamanda yararlanabileceği ÖREM bünyesindeki hizmetlerden birisine ya da üniversite içi/dışı hizmetlerden birisine yönlendirir ve hizmetin ne olacağını kendisine açıklar. Ön görüşmeyi yapan uzman, öğrencinin ÖREM için gerekli kayıtlarını da tutar. 4. ÖREM bünyesinde yapılan toplantılara katılması, ÖREM çalışanları ekip toplantısı. Üniversite psikiyatrıyla toplantı. 5. Üniversiteyi Tanıma Programı'nın düzenleme çalışmaları ve gerçekleştirilmesi. 6. Öğrencilerin gereksinim duydukları konularda seminer, panel gibi eğitsel çalışmalar düzenlemesi. 7. Kısmi zamanlı ve gönüllü çalışanlara gözetim ve destek sağlaması. 8. Ders / alan çalışması için ya da gönüllü olarak çalışmak üzere gelen Öğrencilere gözetmenlik yapması ve proje yürütmesi. 9. Öğrenci yararına olacak konularda, diğer öğrenci hizmet birimleriyle (bölümler, yurtlar, öğrenci işleri, burs ofisi, mezunlar derneği, vb.) işbirliği yapması. 10. Öğrenci yararına olacak konularda, öğrenci temsilcilik ve kulüpleriyle ilişki ve işbirliğinde bulunması. 11. Rapor ve tutanak yazması. 12. Yapılan çalışmaların değerlendirilmesi ve geliştirilmesi amacıyla veri toplanması, verilerin bilgisayara kaydı, analizi ve yorumu. 13. Öğrenci yararına olacak konularda broşür, elkitabı gibi kaynak yayınlar geliştirmesi. (Form No : 70-000-F-01;:01.03.2012; Revizyon:00)
Sayfa 6/6 14. WEB sayfasının hazırlanması ve güncelliğinin sağlanması ve 15. ÖREM hizmetleri çerçevesinde planlanan ve koşullara göre yapılması gereken her türlü hizmete yetkinliği çerçevesinde katılması. Merkez İdari Personeli nin Görev ve Sorumlulukları Madde 11- Merkez çalışanları Merkez faaliyetlerini, Merkez Müdürü nün verdiği görevler çerçevesinde yürütür. Başvuruda bulunan öğrencileri karşılar ve doğru hizmete en kısa zamanda erişmesine yardımcı olur. Sekreterlik işlerini en kısa sürede tamamlar. Sorumluluklar 1. ÖREM bünyesindeki bireysel ve grup görüşme randevularını ayarlar. Verilen randevuları mutlaka ilgili Rehberlik Uzmanı na yazılı ya da sözlü olarak bildirir. 2. Bireysel görüşme isteğiyle başvuran öğrencilere "başvuru formu" verir, formu doldurması için öğrenciye uygun bir yer gösterir; doldurulan formu hiçbir şekilde incelemeden ön görüşme için randevu verir ve formu sorumlu uzmana teslim eder. 3. Acil görüşme konumunda gelen öğrencileri en kısa zamanda ilgili uzmanla görüştürür. 4. ÖREM yazışmalarını özenle yapar. 5. Telefonla ulaşılması gereken kişileri ulaşıncaya kadar arar. Gelen telefonları ilgili kişinin ismini kaydeder ve ilgili kişiye iletir. 6. ÖREM etkinlikleri (seminer, konferans, okulu tanıma programı, vb.) için yer ayarlar, pankart, ilan verme ve iletişim için gerekli girişimlerde bulunur. 7. ÖREM'deki her türlü dosyalama işini diğer çalışanların da kolayca anlayacağı biçimde düzenler ve bu düzenin korunmasını sağlar. 8. Uzmanların verdiği işleri tamamlanıncaya kadar izler ve sonucunu ilgili kişiye mutlaka bildirir. 9. Haftalık ÖREM toplantılarına katılır. Yürürlük Madde 12- Bu yönerge ile Rektörlüğe bağlı Yıldız Teknik Üniversitesi Öğrenci Rehberlik Danışmanlık ve Sosyal Destek Merkezi (ÖREM) kurulmuş olur. Yönerge Yıldız Teknik Üniversitesi Senato'su tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme Madde 13- Bu yönergeyi Yıldız Teknik Üniversitesi Rektörü yürütür. (Form No : 70-000-F-01;:01.03.2012; Revizyon:00)