T.C. BATMAN ÜNİVERSİTESİ ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1-(1) Bu Yönergenin amacı ve kapsamı, Rektörlüğe bağlı olarak görev yapan, Batman Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisinin kuruluşu, görev ve sorumlulukları, işleyişi ile ilgili usul ve esasları düzenlemektir. Dayanak MADDE 2-(1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 4 üncü maddesinin c bendine, Yükseköğretim Kurumlarının Yurt dışındaki Kapsama Dâhil Yükseköğretim Kurumlarıyla Ortak Eğitim ve Öğretim Programları Tesisi Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3- (1) Uluslararası yazışmalarda bu birimin İngilizce adı "International Relations Office" (IRO) olarak geçecektir. (2) Bu Yönergede geçen; a) Alt Birim Koordinatörü: Bölüm/Program/Anabilim Dalı gibi birimlerin ilgili program koordinatörünü, b) Başkan Yardımcısı: Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkan Yardımcısını c) Başkan: Ofis faaliyetlerinin Üniversite adına yürütülmesinden sorumlu öğretim üyesini, ç) Birim Koordinatörü: Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Konservatuar gibi birimlerin ilgili Uluslararası İlişkiler Program Koordinatörünü, d) Komisyon: Batman Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Komisyonunu, e) Koordinatörlükler: Ofise bağlı çalışma birimlerini, f) Rektör Yardımcısı: Batman Üniversitesi uluslararası ilişkilerden sorumlu Rektör Yardımcısını g) Rektör: Batman Üniversitesi Rektörü nü ğ) Rektörlük: Batman Üniversitesi Rektörlüğünü, h) Senato: Batman Üniversitesi Senatosunu, ı) Uluslararası İlişkiler Ofisi: Rektörlüğe doğrudan bağlı olarak, Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının sorumluluğunda, üniversitenin uluslararası ilişkiler faaliyetlerini yürüten birimi, i) Uzmanlar: Ofisin görevleri ile ilgili konularda uzmanlaşmış kişiyi, j) Üniversite: Batman Üniversitesi ni
İKİNCİ BÖLÜM Ofisin Amacı ve Faaliyet Alanları Ofisin amacı MADDE 4-(1) Ofis, Rektörlüğe doğrudan bağlı bir birim olarak faaliyetlerini yürütür. Üniversitenin uluslararası nitelik taşıyan tüm faaliyetlerinin koordinasyonunu ve özellikle Avrupa Eğitim ve Araştırma alanlarına uyumunun sağlanmasına yönelik tüm program ve faaliyetlerin yürütülmesinde bütün birimlere destek vermeyi amaçlar. Ofisin faaliyet alanları MADDE 5-(1) Ofis, bu yönergenin 4. maddesinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur; a) Üniversitenin uluslararası stratejilerini ve politikalarını saptamak ve uygulamak için ADEK (Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu), BEK (Bologna Eşgüdüm Komisyonu) ve Rektörlüğe yardımcı olur. b) Üniversitenin Bologna sürecini takip etmesi ve uygulamasında ADEK, BEK ve Rektörlüğe yardımcı olur. c) Yurtdışındaki yükseköğrenim kurumları ve diğer organizasyonlar ile yapılan işbirliği anlaşmalarının ve protokollerinin hazırlık ve yürütme çalışmalarını yapar. ç) Anlaşmalar/protokoller çerçevesinde (Erasmus Programı gibi) gerçekleşen öğrenci ve personel hareketliliğinde ilan ve seçim aşamasından hareketliliğin organizasyonu, takibi ve sonuçlandırılmasına kadar tüm işlerin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlar. d) Avrupa Birliği Programları da dâhil olmak üzere yurtdışındaki üniversiteler ve bağlı birimleriyle, araştırma merkezleri ve benzeri kurumlarla; 1) Öğretim elemanı değişimi, 2) Ön lisans, Lisans ve Lisansüstü (Yüksek Lisans, Doktora, Tıpta Uzmanlık ve Sanatta Yeterlilik düzeyinde eğitim alan öğrencilerin değişimi, 3) İdari personel değişimini gerçekleştirmek için gerekli girişimleri, sürdürmek ve geliştirmek amacıyla ikili ve çok taraflı işbirliği kurar. e) Yurtdışındaki üniversiteler ve bağlı birimleriyle, araştırma merkezleri ve benzeri kurumlarla; 1) Ortak eğitim programlarının açılmasına, 2) Ortak projelerin gerçekleştirilmesine, 3) Ortaklaşa planlanan konferans, kongre, seminer, çalıştay, sergi, sempozyum ve panel gibi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli çalışmalara destek olmak ve bu amaçla ikili ve çok taraflı işbirliği kurulmasına, bu işbirliğinin sürdürülmesine ve geliştirilmesine katkıda bulunur. f) Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları ile bu programların alt alanlarıyla ilgili olarak Devlet Planlama Teşkilatı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) veya Avrupa Komisyonu tarafından Erasmus+ Hareketlilik ve diğer proje başlıkları konusunda yapılan teklif çağrılarını değerlendirir, başvuruları yapar, sözleşmeleri imzalar ve düzenli olarak ara ve final raporlarını gönderir. g) Avrupa coğrafyası dışında bulunan üniversiteler ve eğitim-araştırma kurumlarıyla iletişim kurar ve işbirliğini sağlar; bu birimlerle değişim programları ve ortak projeler gerçekleştirir ve eğitimle ilgili faaliyetler düzenler.
ğ) Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin ve personelin her türlü başvuru, kabul, karşılama, barınma, yerleştirme vb. işlemlerini yürütür ve takibini yapar. h) Yurtdışına giden öğrenci ve personelin hareketliliği için gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesiyle ilgili prosedürleri uygular, resmi yazıları hazırlar, kişileri yönlendirir ve yol gösterir. ı) Çalışma alanına giren tüm ulusal ve uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer, vb. aktivitelerde Üniversitenin temsilini sağlar. i) Uluslararası organizasyonlar ile ilişkilerde üyelik başvurularını, bilgi güncellemelerini, yazışmaları yapar ve takip eder. j) Yurtdışındaki üniversitelerle yürütülecek olan lisans, yüksek lisans, doktora programlarının hazırlık ve yürütme aşamalarında ilgili birimlere destek sağlar ve koordinasyonunu gerçekleştirir. Yurtdışı ve yurtiçi Uluslararası faaliyet (proje, seminer, sempozyum vb.) başvuruları yapar veya başvuru yapan birimleri destekler. k) Her türlü uluslararası proje çağrı ve duyurularını üniversite öğrenci ve personeline iletir, bilgilendirme toplantıları düzenler, proje hazırlama ve yürütme konusunda destek sağlar. l) Üniversitenin Avrupa Araştırma Alanına entegrasyonunu sağlamak amacına yönelik olarak Avrupa Birliği Çerçeve Programları ve diğer Avrupa Birliği araştırma programlarındaki gelişmeleri takip eder, bireysel/kurumsal girişimlere destek verir ve proje yönetimi konularında rehberlik ve eğitim hizmetleri sunar. Bu konuda üniversitenin araştırma alanında faaliyet gösteren birimleriyle (Bilimsel Araştırma Birimi-BAP, Araştırma Uygulama Merkezleri vb.) koordinasyon içinde çalışır. m) Yürütücü veya ortak olunan uluslararası projelerin yürütülmesine katkıda bulunur ve projelerle ilgili birimlerin koordinasyonunu sağlar. n) Ulusal ve uluslararası ortakları arasındaki işbirliğini destekler, organize ve koordine eder. o) Üniversitenin uluslararası düzeyde tanıtımına yönelik olarak her türlü materyalin hazırlanmasına katkıda bulunur. Uluslararası ilişkiler alanına giren konularda üniversite içinde her türlü duyuru, tanıtım ve bilgilendirmeyi yaparak yazışma, haberleşme, doküman hazırlama konularında teknik destek sağlar. ö) Öğrencilere yurt dışı burs imkânlarını duyurur ve bilgilendirme toplantıları düzenler (Fullbright, Jean Monnet vb.). p) Üniversitesinin uluslararası projelerinden elde edilen makine, teçhizat, sistem, cihaz vb. envanterinin üniversitenin ilgili birimleri ile koordinasyon halinde kayıt altına alınmasına katkıda bulunur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ofisin Yönetim Organları ve Görevleri Ofisin yönetim organları MADDE 6-(1) Ofisin yönetim organları şunlardır; a) Başkan b) Başkan Yardımcısı c) Koordinatörler 1) Bologna (AKTS/DE) Koordinatörü 2) Yabancı Uyruklu Öğrenciler Koordinatörü
3) Mevlana Koordinatörü 4) Farabi Koordinatörü 5) Proje Ofisi Koordinatörü 6) Erasmus Koordinatörü ç) Birim Koordinatörü d) Alt Birim Koordinatörü e) Uluslararası İlişkiler Komisyonu f) Uzmanlar g) Sekreter Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanı MADDE 7-(1) Başkan, Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına görevlendirilir. Görev süresi sonunda aynı kişi tekrar görevlendirilebilir. (2) Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının görev ve yetkileri şunlardır: a) Bu Yönergenin 4 ve 5. maddelerinde belirtilen faaliyetlerin yürütülmesinde yetkili ve sorumludur. Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkan Yardımcısı MADDE 8-(1) Uluslararası eğitimi ve/veya deneyimi olan ve en az bir yabancı dil bilen akademik personel arasından, Başkan ın önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Başkan Yardımcısı tekrar atanabilir. Başkanın herhangi bir nedenle görevinden ayrılmasıyla, Başkan Yardımcısının da görevi sona erer. (2) Başkan Yardımcısının görevleri şunlardır: a) Ofisin çalışmalarında Başkana yardımcı olmak, b) Başkan ın katılmadığı durumlarda toplantılara başkanlık yapmak ve Başkan ı temsil etmek, c) Başkanın vereceği Uluslararası İlişkiler Ofisinin faaliyetleriyle ilgili diğer görevleri yapmaktır. Bologna (AKTS/DE) Koordinatörü MADDE 9-(1) Bologna Koordinatörü, Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının önerisiyle Rektör tarafından en az bir yabancı dil bilen öğretim elemanları ya da alan uzmanları arasından 3 (üç) yıllığına atanır. Bologna Koordinatörü tekrar atanabilir. (2) Bologna Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a) Üniversitenin Bologna sürecini takip etmesi ve uygulamasında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu, Bologna Eşgüdüm Komisyonu ve Rektörlüğe yardımcı olmak, b) Kurumun Bologna süreci stratejisini belirlemek, c) Bologna sürecinin gereklerini, AKTS/DE ilkelerine ve işleyişine karşı kurumun
taahhütlerini yerine getirmesini sağlamak, ç) Kurum içinde ve dışında AKTS/DE nin tanıtımını yapmak, d) AKTS/DE nin pratikte uygulanmasını kolaylaştırıcı önlemler almak, e) Birim/Alt birim koordinatörlerine Bologna Sürecinin uygulamasında yardımcı olmak. f) BEK ve ADEK raporlarının hazırlanmasını sağlamak, g) Kurumdaki AKTS/DE ders bilgi paketlerinin güncellenmesini takip etmek ve arşiv oluşturmak, (3) Bologna süreci ile ilgili görev tanımları ve işleyiş, hazırlanacak olan yönerge ile belirlenir. Yabancı Uyruklu Öğrenciler Koordinatörü MADDE 10- (1) Yabancı Uyruklu Öğrenciler koordinatörlüğü, Batman Üniversitesi nde eğitim almaya devam eden yabancı uyruklu lisans ve lisansüstü öğrenciler ile üniversitemiz dışından eğitim alacak tüm potansiyel öğrencilere rehberlik etmek ve yardımcı olmak amacıyla kurulan bir birimdir. Yabancı Uyruklu Öğrenciler Koordinatörü, Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının önerisiyle Rektör tarafından en az bir yabancı dil bilen öğretim elemanları ya da alan uzmanları arasından 3 (üç) yıllığına atanır. Yabancı Uyruklu Öğrenciler Koordinatörü tekrar atanabilir. (2) Yabancı Uyruklu Öğrenciler Koordinatörünün görevleri şunlardır: a) Üniversitenin uluslararası öğrenci potansiyelinin artırılması için gerekli tanıtım ve iletişim faaliyetlerini yürütmek. b) Üniversitemize gelecek tüm yabancı uyruklu öğrencilere bilgilendirmeleri ve gerekli duyuruları yapmak. c) Üniversitemize gelen yabancı öğrencilerin her türlü başvuru, kabul, karşılama, barınma/yerleştirme vb. işlemlerinin yürütülmesinde koordinasyonu sağlamak. ç) Öğrenciler için gerekli bilgileri içeren broşür ve kitapçıkları hazırlamak. d) Yabancı öğrencilere yerleşke, barınma-yurt ve sağlık hizmetleri hakkında bilgi sağlamak, aynı zamanda oryantasyon programı hazırlamak. e) İlk oturma izni müracaatı için Emniyet Müdürlüğündeki işlemler konusunda rehberlik etmek. f) Kayıtlar sırasında öğrenci topluluklarının temsilcileri ile öğrencileri buluşturarak, yetenek ve ilgi alanları doğrultusunda öğrencilerin topluluklara dâhil edilmesine yardımcı olmak. g) Yabancı öğrenciler için anlamlı olacak günleri saptayarak sosyal, kültürel ve sanatsal etkinlikler düzenlemek. ğ) Öğrencilerin istek ve ihtiyaçları doğrultusunda çözüm üretmelerine katkı vermek. h) Ülkemiz kültürünü tanıtıcı ve sevdirici sosyal etkinlikler hazırlamak. ı) Her fakülte, enstitü ve yüksekokulda yabancı öğrencilerden sorumlu personeller aracılığıyla öğrencilere yardımcı olmak. i) Öğrenciler arasında iletişimi kolaylaştırmak için Uluslararası Öğrenci Topluluğu oluşturmak. j) Yapılacak etkinlikleri üniversitemizin internet sayfasında paylaşmak.
(3) Yabancı Uyruklu Öğrenciler Koordinatörlüğünün görev tanımları ve işleyişi hazırlanacak olan yönerge ile belirlenir. Mevlana Koordinatörü MADDE 11- (1) Mevlana Değişim Programı, yurtiçinde eğitim veren yükseköğretim kurumları ile yurtdışında eğitim veren yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişimini gerçekleştirmeyi amaçlayan bir programdır. Mevlana Koordinatörü, Mevlana Değişim Programının takip, sevk ve idaresini üniversite adına yürütür. Mevlana Koordinatörü, Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Mevlana Koordinatörü yeniden atanabilir. (2) Mevlana Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a) Mevlana Koordinatörlüğü faaliyetlerini, 23.08.2011 tarih ve 28034 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Mevlana Değişim Programına İlişkin Yönetmelik ve Mevlana Değişim Programı Kapsamında Yükseköğretim Kurumlarına Aktarılacak Tutarların Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi, Yapılacak Ödemeler İle İlgili Diğer Hususlara İlişkin Esas ve Usuller kapsamında yürütmek, b) Programla ilgili ilanların duyurulması, bilgilendirmelerin yapılması ve üniversite içinde ilgili birimlerin aktive edilmesinde destek olmak, c) Dünya üniversiteleri ile anlaşmalar yapmak, akademisyen ve öğrenci değişiminin verimli şekilde yapılmasını sağlamak, konu hakkında bilgilendirmeler yapmak ve destek sağlamak, ç) Misafir öğrenci ve akademisyenlerin adaptasyonu, oryantasyonu gibi konularda destek sağlamak, d) Mevlana Koordinatörlüğü nün çalışmalarıyla ilgili, sorumlu Rektör Yardımcısına yılda 2 kez çalışma raporu sunmaktır. Farabi Koordinatörü MADDE 12- (1) Farabi Koordinatörü, Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Farabi Koordinatörü tekrar atanabilir. (2) Farabi Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a) Farabi Koordinatörlüğü faaliyetlerini, 18.02.2009 tarih ve 27145 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik ve Yükseköğretim Kurumları Arasında Yurtiçi Öğretim Elemanı Ve Öğrenci Değişim Programlarının Desteklenmesi Amacıyla Yükseköğretim Kurulunca Yükseköğretim Kurumlarına Aktarılacak Tutarların Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi, Bu Kapsamda Yapılacak Ödemeler İle Diğer Hususlara İlişkin Esas Ve Usuller kapsamında yürütmek, b) Farabi Kurum Koordinasyon Ofisini sevk ve idare etmek,
c) Her eğitim-öğretim yılı için Farabi Değişim Programı ile ilgili ödenek talebinde bulunmak, ç) Farabi Değişim Programının bütün öğrenci ve öğretim üyelerine duyurulması ve katılımcıların belirlenmesine ilişkin işlemleri şeffaflık ve tarafsızlık ilkelerine uygun olarak yürütmek, d) Farabi Değişim Programına ilişkin bilgi, belge ve dokümanları Farabi Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisinde saklamak, e) Farabi Değişim Programı öğrencisi olabilmek için yapılan başvuruları değerlendirmek, eksik belge ve bilgileri tamamlatmak, f) Harcama yetkilisi görevini yürütmek, g) Burs verilecek öğrenci sayısını, YÖK tarafından tahsis edilen ödenek tutarlarına uygun olarak belirlemek, ğ) İmzaya yetkili kılınması halinde Öğrenim Protokolünü imzalamak, h) Yönetmelik ile Esas ve Usullerde koordinatör tarafından yerine getirilmesi öngörülen diğer iş ve işlemleri gerçekleştirmek, ı) Farabi Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisinin faaliyetleri hakkında Ulusal ve Uluslararası ilişkiler koordinatörüne yılda 2 kez çalışma raporu sunmak, i) Özel hesaptan yapılacak ödemelere ilişkin gider gerçekleştirme işlemlerini yerine getirmektir. Proje Ofisi Koordinatörü: MADDE 13- (1) Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Proje Ofisi Koordinatörlüğünde ve Üniversitede yürütülen projelerin süreçleri içerisinde görev alan tüm birimlerin, komisyonların, kurulların, proje gruplarının ve idari personelin düzenli ve etkin çalışmasını sağlar. (2) Proje Ofisi Koordinatörünün görevleri şunlardır: a) Üniversitemizin araştırma ve geliştirme alt yapısını güçlendirmek, b) Proje yapma kültürünü ve kapasitesini arttırmak, c) Üniversitede araştırma yapan öğretim elemanlarının ve öğrencilerin, araştırma projelerine destek sağlayan kurumların kaynaklarından en verimli biçimde faydalanabilmelerini sağlamak, ç) Ulusal ve uluslararası araştırma destek programları hakkında araştırmacıları bilgilendirmek, d) Proje başvuru tarihlerini duyurmak, e) Projelere, destek programına özgü formatın yanı sıra proje konusundan bağımsız olarak; özgün değer, yaygın etki ve yapılabilirlik gibi konularda önerilerde bulunmak, f) Projenin kapsamına en uygun destek programına yönlendirilmesi için araştırmacıları bilgilendirmek, g) Proje önerisi ve değerlendirme aşamasında destek alınacak/alınan kurum ile gerektiğinde iletişim kurmak ve koordinasyonu sağlamak, ğ) Araştırmacıların öncelikle dünyayı ve toplumu ilgilendiren başlıca konularda yenilikçi çözümler bulmalarını hedefleyen proje önerileri sunmaları için farkındalık oluşturmak,
h) Farklı disiplinlerdeki kişileri toplantılar ile bir araya getirerek disiplinler arası çalışmalar yapılması için öncü ve yönlendirici olmak, ı) Proje destek programları hakkında ilgili destek programının temsilcileri tarafından eğitimler düzenlenmesini sağlamak, i) Uluslararası başarı sağlamış yurt içi veya yurt dışındaki bilim insanlarının tamamladıkları başarılı araştırma projelerini ve bu bağlamdaki tecrübelerini aktarmaları için seminerler düzenlemek, j) Proje Ofisi Koordinatörlüğü Yürütme Kurulunu toplantıya çağırmak, k) Yürütme Kurulu kararlarının uygulanmasını sağlamak, l) Her faaliyet dönemi sonunda, Koordinatörlüğün yıllık çalışma raporu ile bir sonraki yılın çalışma programı taslağını hazırlamak ve Yürütme Kuruluna sunmak, m) Proje yönetimi eğitimleri düzenlemektir. (3) Proje Ofisi nin görev tanımları ve işleyişi hazırlanacak olan yönerge ile belirlenir. Erasmus Koordinatörü MADDE 14-(1) Erasmus Koordinatörü, Uluslararası İlişkiler Ofisi Başkanının önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Erasmus Koordinatörü tekrar atanabilir. (2) Erasmus Koordinatörünün görevleri şunlardır: a) Avrupa Eğitim ve Gençlik Programları ile Çerçeve Araştırma Programlarına Üniversitenin aktif bir şekilde katılımını sağlamak; bu kapsamda ilgili tüm program ve projeleri üniversite adına yürütmek, b) Batman Üniversitesi ile Ulusal Ajans arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak, c) İkili Anlaşmalar: Birimlerin talebi doğrultusunda prosedürleri takip etmek, diğer uluslararası ofislerle yazışmalar yapmak, anlaşma formlarının doldurulmasında destek sunmak, imza sürecini takip etmek, anlaşmaların asıllarını saklamak, anlaşmaları posta ile göndermek, ç) İkili anlaşmaların kontenjanlarını ve potansiyel yararlanıcı (öğrenci/personel) sayılarını değerlendirerek Ulusal Ajans teklif çağrılarına istinaden başvuru yapmak ve hibe talebinde bulunmak, d) Erasmus Programını kurum genelinde ve birimler düzeyinde tanıtmak: internet sayfası, e-mail, toplantı, seminer, broşür vs., e) Personel hareketliliği (ders verme/eğitim alma): Planlama, koordinasyon, seçim ve hareketlilik faaliyetlerini takip etmek, f) Öğrenci Hareketliliği (eğitim/staj): seçim takvimini belirlemek, ilanların birim koordinatörleri tarafından hazırlanmasını ve birim panolarında asılmasını koordine etmek, ilanla ilgili internet duyurusunu yapmak, başvuruları toplamak, seçimin organizasyonunu yapmak, öğrenci başvurularında destek sunmak, hareketlilik faaliyetlerini takip etmek, Rektörlük tarafından imzalanacak evrakları hazırlamak ve takip etmek, öğrenim anlaşmalarının birim koordinatörleri tarafından hazırlanmasını sağlamak, g) Hibeler: Hibe dağılımlarını yapmak, ödemeleri hesaplamak ve yararlanıcı ödeme yazılarını Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı na iletmek, ğ) Gelen öğrenci/personel: Erasmus kapsamında gelen değişim öğrencisi ve ziyaretçi öğretim elemanlarının başvuru ve hareketlilik süreçlerini takip etmek, h) Yıllık hareketlilik faaliyetlerine yönelik ara ve nihai raporları Ulusal Ajans a sunmak,
ı) Öğrenci ve personele Erasmus Programı ile ilgili danışmanlık yapmak ve problemlerin çözümlerinde destek sağlamaktır. Birim Koordinatörü MADDE 15-(1) Fakülte/Enstitü /Yüksekokul/Konservatuar öğretim elemanları arasından ilgili birimin yönetimi tarafından belirlenip üç yıllığına görevlendirilir ve yazılı olarak Erasmus Koordinatörlüğüne bildirilir. Birim Koordinatörü, Bölüm/Anabilim Dalı/Program ile Koordinatörlük arasında iletişimi sağlar; birimin uluslararası faaliyetlerini arttırmak ve geliştirmek için çalışmalar yapar. Alt birim Koordinatörleri ile her dönemde en az iki kez olmak üzere toplantı düzenler ve gerekli faaliyetleri koordine eder. Toplantı tutanağının bir örneğini Koordinatörlüğe iletir. Alt Birim Koordinatörü MADDE 16-(1) Alt birim yöneticisinin önerisiyle birim yöneticisi tarafından öğretim elemanları arasından belirlenip üç yıllığına görevlendirilir ve yazılı olarak Koordinatörlüğe bildirilir. Alt birim Koordinatörü, Alt Birim ve Koordinatörlük arasında iletişimi sağlar ve Alt birimin uluslararası faaliyetlerini arttırmak ve geliştirmek için çalışmalar yapar. Değişimlerden faydalanan öğrencilerin Alt birim seviyesinde danışmanlığını üstlenir ve değişimle ilgili işlemlerini yürütür. Alt birim Koordinatörü, yurtdışından gelen veya yurt dışına giden öğrenci intibaklarını hazırlar ve ilgili işlemlerin yürütülmesi için Bölüm/Program Başkanlığına sunar. Uluslararası İlişkiler Komisyonu MADDE 17-(1) Komisyon Ofis Başkanı başkanlığında, Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerin Birim Koordinatörlerinden oluşur. Rektör veya görevlendirdiği Rektör Yardımcısı toplantıya katıldığı durumlarda Komisyona başkanlık eder. Üyelerin, Birim Koordinatörlük görevinin sona ermesi durumunda Komisyon üyelikleri de kendiliğinden sona erer. (2) Uluslararası İlişkiler Komisyonunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Üniversitenin Uluslararası Politika Stratejisini belirlemek için gerekli çalışmaları diğer birimlerle koordinasyon içinde gerçekleştirmek, hazırladığı Uluslararası Politika Stratejisi belgesini ilgili işlemlerin yürütülmesi için Rektörlüğe sunmak, b) Belirlenen Uluslararası Politika Stratejisini uygulamak için atılacak adımları ve eylem planını hazırlamak ve onları uygulamak için diğer birimler arasında koordinasyonu sağlamak, c) Uluslararası ilişkiler konusunda öncelikli alanları belirlemek ve Rektörlüğe sunmak, ç) Anlaşmalar/protokoller kapsamında değişimde bulunacak öğrencilerin (Erasmus dâhil) belirlenmesi için uygulanacak kural ve prensipleri, ilgili kurumların (Ulusal Ajans vd.) yayınladığı sınırlar içerisinde yürütmek, d) Anlaşmalar/protokoller kapsamında değişimde yer alacak öğretim elemanlarıyla ilgili uygulanacak kural ve prensipleri, ilgili kurumların (Ulusal Ajans vd.) yayınladığı sınırlar içerisinde yürütmek, e) Değişimler için öğrencilerin öğrenim/staj programlarını ve personelin öğretim/eğitim planlarını değerlendirmek, f) Ofisin yıllık raporlarının ve diğer uluslararası raporların hazırlanmasına katkıda bulunmak,
g) Uluslararası anlaşma ve protokol dokümanlarının hazırlanmasında Ofise yardımcı olmak, ğ) Üniversitenin uluslararası proje kapasitesini arttırmak için bilgilendirme ve eğitim seminerleri vb. faaliyetlerin düzenlenmesini planlamaktır. h) Komisyon görevlerini yaparken Rektörün onayı ile alt komisyonlar kurabilir. (3) Uluslararası İlişkiler Komisyonu toplantıları aşağıdaki şekilde gerçekleşir: a) Komisyon, önceden belirlenen zamanlarda veya başkanın çağrısıyla toplanır. b) Üyeler toplantılara iştirak etmekle yükümlüdürler. Üye sayısının yarısından bir fazlası toplantı yeter sayısıdır. Mazeretsiz olarak, görev süresi boyunca gerçekleşen toplam toplantı sayısının üçte biri ve fazlasına katılmayan üyenin komisyon üyeliği düşer. Bu üyenin Birim Koordinatörlüğü de düşer ve ilgili birimce en geç iki hafta içinde yeni Birim Koordinatörü görevlendirilir. c) Komisyon, kararlarını oy çokluğu ile verir. Uzmanlar MADDE 18-(1) Başkanın önerisi ile hizmeti yürütecek sayıda Üniversite bünyesinden veya diğer kurumlardan görevlendirilir. (2) Ofise bağlı uzmanların görevleri şunlardır: a) Uzman, Ofisin ve ofise bağlı koordinatörlüklerin görevleriyle ilgili konularda gerekli ön araştırmaları yapmak, b) Yurt içi ve yurt dışı bağlantıların kurulup geliştirilmesinde, Ofisin ve Ofise bağlı koordinatörlüklerin faaliyet planlarının geliştirilmesi ve uygulanmasında Başkana yardımcı olmak, c) Başkanın tavsiyeleri doğrultusunda, ilgili raporların hazırlanmasında Ofis üyeleriyle birlikte çalışmak, ç) Üniversitenin Bologna süreci vb. çalışmalar ile ilgili gelişmelerini takip etmek ve başkanın uluslararası ilişkiler ile ilgili vereceği diğer görevleri yerine getirmektir. Sekreter MADDE 19-(1) Ofisin günlük çalışmalarını yürütmek, Başkana Ofis çalışmaları ve faaliyetlerinde yardımcı olmak, gerekli yazışmaları yapmak ve takip etmek üzere Rektörlük tarafından atanır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi MADDE 20-(1) Ofisin harcama yetkilisi Başkan, gerçekleştirme görevlisi Başkan Yardımcısıdır. Yıllık rapor
MADDE 21-(1) Başkan her yıl Aralık ayında, o yıl Üniversitede gerçekleştirilen bütün uluslararası faaliyetleri rapor haline getirir ve Senatoya sunar. Senato tarafından kabul edilen rapor Üniversite internet sayfasında yayınlanır. Personel İhtiyacı MADDE 22- (1) Ofisin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı koordinatörün önerisi üzerine, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 13/b maddesine göre Rektörün görevlendireceği personel tarafından karşılanır. Bütçe MADDE 23 (1) Ofisin o yıl için planladığı ve önceki yıl yaptığı faaliyetler dikkate alınarak, ofis faaliyetlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde yürütülmesi için Rektörlük makamının takdir edeceği miktarda bir bütçe sağlanır. Hüküm bulunmayan haller MADDE 24- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, Üniversitenin bağlı olduğu mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 25-(1) Bu Yönerge Senato da kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 26-(1) Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür. (Üniversite Senatosunun 05/05/2015 tarih ve 2015/10-7 sayılı kararıyla kabul edilmiştir.)