Control Union Gözetim Ve Belgelendirme Ltd. Şti. (CUGB) Sertifikasyon Programına Nasıl Katılabilirsiniz? Global Organik Tekstil Standardı (GOTS) 1.1 Control Union Gözetim Ve Belgelendirme Ltd. Şti. Control Union Gözetim Ve Belgelendirme Ltd. Şti. (Control Union World Group üyesidir) sürdürülebilir üretim yöntemleri için kontroller gerçekleştiren ve sertifika düzenleyen bağımsız ve uluslararası bir kuruluştur. CUGB sürdürülebilir üretim yöntemlerine göre yetiştirilen ürünlerin denetim, analiz, kontrol, değerlendirme ve sertifikalandırma yoluyla uygun bir şekilde tanıtımını sağlar. 1.2 GOTS Logosu CUGB, GOTS logosunun sertifikasyonunu sağlayan bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşudur. Global Organik Tekstil Standardı na göre sertifikalı olan firmalar CUGB tarafından logo kullanımı ile ilgili resmi onay aldıktan sonra logoyu kullanabilirler. Global Organik Tekstil Standardı na göre sertifikalandırılmış olduğu belirtilen ürünler ile GOTS logosu ile sunulan ürünlerin anlamı ham maddenin organik kökenli olduğu ve Global Organik Tekstil Standardı kullanılarak işlendiğidir. Ürünlerin Global Organik Tekstil Standardı na göre sertifikalandırılmış olduğu belirtildiği ya da GOTS logosu ile sunulduğunda, bunun anlamı: a. Ürün elyafları (EEC) No. 834/2007 Yönetmeliğine göre kontrol edilmiş arazilerden ya da NOP ya da IFOAM family standartlarına göre sertifikalı pamuktan gelmektedir. b. Ayrıca, sertifikalandırılan ürün GOTS a uygundur. c. Bir ürün sadece GOTS a uygun olduğunda Global Organik Tekstil Standardına göre sertifikalandırılmıştır ibaresi ya da GOTS logosu ile sunulabilir. GOTS logosu bir sertifikasyon işaretidir. Ticari bir marka değildir. GOTS sertifikalı ürünler Global Organik Tekstil Standardına göre sertifikalandırılmıştır ibaresi ile ayırt edilir. Buna ek olarak CUGB nin yazılı onayı ile sertifikalı firmalar GOTS logosunu kullanabilirler. 2.1 Bir pazarlama aracı olarak Sertifikasyon Sertifikasyon prensipleri toplum içerisinde oynadığı roller yardımıyla açıklanabilir: a. Üreticiler ürün kalitesi ile ilgili olarak rakipler arasındaki ayrımı tercih ederler. b. Alıcılar ürün hakkında güvenilir bilgi ve üründen garantili performans elde ederler. c. Bağımsız ve pazarlama amacı olmayan sertifikasyon kuruluşları; üretim sistemini, anlaşma gereği üreticinin kabul ettiği ve düzenli olarak kontrol edilen bir standarda göre kontrol ederek bu iki grup(alıcı ve üretici) arasındaki bağlantıyı sağlar. Şartnameler ve uygulama alanları bir faaliyet sertifikasında yer alarak alıcıya bilgi sağlanır. 2.2 Sertifikasyon kuruluşlarının Akreditasyonu Sertifikasyon kuruluşları yaptıkları işle ilgili, kimi zaman yasal kayıtlı olarak, tanınmayı(akredite olmayı) seçerler. CUGB, GOTS standardına göre IOAS tarafından akredite edilmiştir. TEXJOIN.L01.TR(09) 2015MAY27 1 / 5
2.3. Uygulamada Sertifikasyon Sürdürülebilir tekstil talebi her geçen gün artmaktadır. Bununla birlikte, organik kalite için yüksek ücret istendiği düşünülürse; bu artış müşteri güvenine bağlı olarak oluşmaktadır. Şimdi, siz, üreticisiniz ve müşterinize bu ürünlerin güvenilirliği ile ilgili nasıl teklif yaparsınız? Akredite olmuş bir sertifikasyon kuruluşu olarak, uluslararası alanda kabul edilen güvenilir kontrol ve sertifikasyonları gerçekleştirerek CUGB size yardımcı olabilir. Sertifikasyon işleminden önce uygulamada aşağıdaki aşamaların tamamlanması gerekmektedir: Bilgi aşaması a. Bir CUGB sertifikasyon programına başvurmak istiyorsanız, lütfen bir başvuru formu doldurup gerekli tüm dokümanlarla CUGB ofisine başvurunuz. b. Daha sonra CUGB başvuru formunuzda belirttiğiniz bilgilere dayanarak size bir teklif yapıp yapamayacağını araştıracaktır 1 ; Kabul ve kontrat aşaması a. CUGB GOTS a göre karar verecektir. CUGB bir takvim yılı üzerinden kontrol ve sertifikasyon teklifi sunacak ve bu teklifi kontrat şartları ile birlikte size gönderecektir. b. Teklifi kabul ettiğinizde yapmanız gereken, teklif mektubunun imzalı bir kopyasını CUGB ye geri göndermektir. Böylece, yaptığınız anlaşmayla CUGB nin sertifikasyon programına girmiş olacaksınız; c. CUGB size yıllık lisans kaydınızın bir dökümüyle birlikte onay mektubu gönderecektir; Kontrol ve sertifikasyon aşaması a. CUGB faturalandırılmış lisans ücretini aldıktan sonra ilk kontrolü planlayacaktır; b. Gerekli tüm kontroller yerine getirildikten sonra CUGB size bir kontrol raporu sunacaktır. Raporda belirtilen bulgular ışığında, CUGB size sertifika verilip verilemeyeceğine karar verecektir. DENETİM Bu belgenin amacı, yeni ve mevcut müşterilere firmalarının yıllık değerlendirmelerinde kendilerinden ne beklendiğinin açıklanmasıdır. 1. Aşağıdaki belgeler ve prosedürler tamamlanmış olmalıdır a. ana denetimden önce Tamamlanmış ve imzalanmış başvuru formu. Tamamlanmış ve kabul edilmiş teklif. Tamamlanmış ve uygun standartlara göre onaylanmış sistem plan formu b. Denetimlerden önce: Fatura ödenmeli. Denetim planı ve lojistik kabul edilmeli. (Bunlar genelde yazılı anlaşılır bir şekilde olur ama sözlüde olabilir). Sertifika kapsamı doğrulandı / tartışıldı. Denetim ekibi tarafından kabul edildi. 1 Başvuran firmanın ekonomik durumunu ve geçmişinde yer alan olası herhangi bir usulsüzlüğü araştırma hakkı CUGB de saklıdır. TEXJOIN.L01.TR(09) 2015MAY27 2 / 5
2. Denetim nedir? Denetim, kanıt elde etmek ve denetim kriterlerinin ne derece yerine getirildiğini değerlendirmek için, sistematik, bağımsız ve belgelenmiş bir işlemdir. CUGB denetçileri yönetim sistemlerinizin başvurulan standarda uyumluluğunu ve yönetim sistemlerinizin sistem planınıza uyumlu bir şekilde uygulanıp uygulanmadığına dair kanıt ararlar. 3. Denetçi nedir? Denetçiler, faaliyetlere bağımsız ve önyargısız halde bakarlar. Denetçiler, bulgular ve sonuçları objektif karşılar ve denetimi objektif düşünceyle tamamlar. 4. Açılış toplantısı. Bu bir denetçi toplantısıdır. Denetçi; Ekibi tanıtır ve gizliliğin korunacağını belirtir. Denetlenenleri kendilerini tanıtmaları için davet eder. Önceden belgelenen, denetimin kapsamını(bölümler, kapsam, derinlik, vb) onaylar. Denetim kriteri olacak dokümanları ve standartları onaylar. Denetim planını açıklar ve kimin neye, ne zaman bakacağını belirtir. Denetimin amacının sistem planın standarda ve kuruluşun kendi prosesleri, prosedürler ve iş talimatlarına uyumluluğuna dair objektif kanıt bulmak olduğunu açıklar. Uygunsuzlukların neleri içerebildiğini, raporlamasını, derecelendirmesini ve majörminör ayrımını açıklar. Denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklar tamamlanana kadar hiçbir organizasyonun "kayıtlı" olarak görünemeyeceğini açıklar. Yerel ayarlamaları (ofis konaklama, yemek, vb.) onaylar. Denetimden personelin haberdar olması ve tesisler ile kayıtlara erişimin sağlanması gerektiğini doğrular. Denetim sırasında işçilerle görüşmenin mümkün olacağını açıklar ve çalışanların listesini ister. İşletmede tur düzenleneceğini belirtir. Kapanış toplantısının amacını, detaylarını ve zamanını açıklar. Denetimdeki bulguların kapanış toplantısında en azından sözlü olarak sunulacağını ama sonrasında bir rapor olarak hazırlanacağını bildirir. Kapanış toplantısından kısa bir süre sonra yazılı bir rapor sunulacağını onaylar. Bulgularla ilgili notların ancak denetimin sonunda (tüm yönetim sistemi denetlendikten sonra) yazılabileceğini belirtir. Denetim ile ilgili herhangi bir soru varsa cevaplandırır. 5. Denetim sırası. Denetçi şirkete yönelik genel bir tanıtım ve sistem planın kısa bir özetini isteyecektir. Bir denetçiden fazlası varsa, takım bölümlere ayrılır ve denetim sırasında düzenli toplantılar yapılır. Denetçiler standarda uygun delil arıyor olacaktır. Denetim sırasında, kapanış toplantısında sunulacak uygunsuzluklara neden olabilecek konuları gündeme getireceklerdir. Sistem planın etkinliğini ve uygulanmasını ve standartlara uyumunu gözden geçiriyor olacaklardır. TEXJOIN.L01.TR(09) 2015MAY27 3 / 5
6. Uygunsuzluklar Ana denetim değerlendirmesi sırasında belirlenen majör uygunsuzluklar: Sistem planda, standardın önemli bir kuralına dair bir eksiklik olduğunda ya da sistem plan etkin bir şekilde uygulanmamakta olduğunda Ya da sistem planın bütünlüğü ve uygulaması ile ilgili olarak karşılaşılacak eksiklikler(bazı standartlarda kaç 'minör' uygunsuzluk 'majör' a neden olacaktır açıklanmıştır). Uygunsuzluk var olduğu süre sertifikasyon tamamlanamaz. Yıllık veya ara dönem değerlendirmesi sırasında belirlenen majör uygunsuzluklar: Uzun bir süre boyunca başarısızlığın devam etmesi. Hatalar sistematik olarak tekrarlandığında. Hatalar üretimi etkilediğinde. Hataların düzeltilmemesi ya da tespit edildikten sonra sorumlu yöneticiler tarafından yeterince yanıt verilmediğinde. Minör uygunsuzluklar: Majör bir gerekliliğin bir kısmında uygunsuzluk olduğunda ya da tanımlı olan KYS de eksiklik olursa. Ayrıca minör uygunsuzluklardan dolayı da sertifika verilmez. 7. Kapanış toplantısı. Denetimi nihai ve profesyonel bir şekilde tamamlamak için son toplantı gerçekleştirilir, eksikleri ve uygunsuzlukları tamamlamak için son tarih ve yapılacaklar belirlenir. Toplantıya denetim ekip lideri başkanlık yapar ve mümkün olduğu kadar açılış toplantısında bulunan şahısların da bulunması istenir. Kapanış toplantısında üst yönetim temsilcisi mevcut olmalıdır. Yardım ve işbirliği için teşekkür edilir. Gizlilik Bildirimi yapılır. Denetimin kapsamının devamı açıklanır ve açılış toplantısında olmayan şahıslar için denetimin amacı, kullanılan metotlar ve denetim ekibi tekrar anlatılır. Denetimde ortaya çıkan olumlu uygunluk çoğunlukta olsa bile sadece uygunsuzlukların raporda yer alacağı belirtilir. Denetim sadece bir örnektir ve tüm uygunsuzlukları denetim sırasında bulmanın mümkün olmadığı açıklanır. Majör ve minör uygunsuzlukların anlamı tekrar belirtilir. Sorular toplantının sonunda sorulabilir. Toplu bir özet ve sonuç verilir. Denetlenenlerin bulunan uygunsuzluklar hakkındaki düşünceleri sorulur ve uygunsuzlukların tamamlanması için son tarih üzerinde anlaşılır. Eğer varsa denetim sonrası yapılacak işlemler açıklanır. Denetim ekibi lideri uygunsuzluk raporunun kopyalarını dağıtır ve son raporu sunar. Bu aşamada rapor elle yazılmış ya da sözlü olabilir. Kapanış toplantısında sunulan final raporu uygunsuzluklar ile ilgili objektif kanıtlarla desteklenmiş bilgileri içerir. TEXJOIN.L01.TR(09) 2015MAY27 4 / 5
8. Sertifikasyon kararı. Kontrol raporu ve diğer ilgili belgeler alındıktan sonra, sertifiker tarafından denetimin objektif ve profesyonel olup olmadığı ve sertifikasyon kararı almak için yeterli olup olmadığı değerlendirilir. Herhangi bir sorun ya da eksiklik varsa, görevli denetçiye danışılır ve sonuçlarını açıklaması istenir. GOTS Standardına göre herhangi majör veya minör uygunsuzluk varsa CUGB sertifika yayınlayamaz. 9. Daha fazla bilgi için Herhangi bir sorunuz olduğunda bizimle irtibat kurmakta tereddüt etmeyiniz. Organik üretim standartlarını ihmal etmeksizin kişisel durumunuza en uygun çözümü bulmak için çalışacağımıza emin olabilirsiniz. CUGB size organik üretim kontrol ve sertifikasyonu konusunda servis vermekten memnun olacaktır. Sertifikasyon programımıza katılmanızı ümit ediyoruz! Control Union Gözetim Ve Belgelendirme Ltd. Şti. Icerenkoy Mah. Firuze Sok. No: 4/2-3-4-5 Ataşehir, Istanbul, Turkey Tel: 0216.469 7557 Faks: 0216.469 7559 Kazımdirik Mah. 372/20 Sok. No:19 Bornova, İzmir, Türkiye Tel: 0232.347 0982 & 347 9920 Faks: 0232.347 0693 Website: www.controlunion.com.tr TEXJOIN.L01.TR(09) 2015MAY27 5 / 5